公司文件编号规则【范本模板】
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文件编号规则
1。
目的
加强公司文件的标准化管理,便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转.
2。
适用范围
适用于公司文件的编号管理和控制。
a)技术类文件:是指在公司的研发、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料.
b)其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等;
c)编号文件包括纸介文件以及电子文件。
3. 编号办法
3。
1 公司名称约定
公司全称：
简称：
3.2 日期表示格式：yyyy—mm-dd或yyyymmdd
yyyy：年份：用四位数字表示公元年份，如2012表示公元2012年.
mm月份：用两位数字表示月份，不足两位时，用零补齐，如03表示第3月。
dd 某日:用两位数字表示当日，不足两位时，用零补齐，如05表示第5日。
例如: 2012-10—12或20121012 表示(2012年10月12日）
3。
3 文件版本编号
下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：
起草版本的编号为0.1，0。
2, 0。
3，。
., 0。
10。
版本编号可以根据项目需要延伸到若干层,例如，0.1，0.1。
1，0。
1。
1。
1。
一旦文件版本得以确认后，即正式版本编号应该始自1。
0，版本编号不断变化为：1。
0, 1.1, 1.2, 。
..，1。
10。
项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，
2.1，2。
2 等。
3.4 技术文件命名格式：FIRST-AA—NN-YYYYMM
FIRST：公司名称缩写
AA：项目名称
NN：版本号,参见3.3节
YYYYMM:年月
3.5 其他文件的编号
3。
5。
1 公司规章制度和管理文件
公司规章制度和管理文件的编号格式为：FIRST（—DN）—TT—nnn—dd —YY
DN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件,适用于公司全体人员，该部分编码省略；
如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号,表示该制度由部门内部使用.相应的部门代号如下：
综管部：ZG
采购部：CG
生产部：SC
销售部:XS
财务部：CW
TT文件类型：①规章制度—RR,指公司颁布执行的各种规章制度；
②质量管理文件—QS，公司运转过程中的各类文件和记录。
nnn:文件流水号
dd：文件版本号
YY：年份
例如:考勤管理制度的文件编号为：FIRST—RR—001—1。
0—12,表示2012年发布的1。
0版考勤管理制度,适用于公司全体人员的规章制度。
3。
5。
2 合同协议
合同协议的编号格式为：FIRST -yyyymmdd—T—nnn
yyyymmdd：签订合同的年月日
T：合同类型
XS—销售合同CG-采购合同HZ-合作协议LD-劳动合同QT-其它合同
nnn:合同流水号
3.5.3 传真
发出的传真编号结构为：FIRST—AA -R/S-BB—yyyymmdd- nnn
AA:人员姓名
R表示收到传真,S表示发出传真
BB：传真的主题（不超过15个汉字）
yyyymmdd：表示日期
nnn：传真流水号
传真属于临时文件，一般不做长期保存，如需要保存，则应对其复印,并以外来文件的命名规则进行命名,并且与外来文件一起管理。
例如：FIRST—张三-R—宁波下月订单的回复-20121012—01 (表示在2012年10月12日收到从宁波发来的传真,主题为“下月订单的回复”。
3。
5.4 电子邮件的命名规则
电子邮件需要归档管理时，按传真的命名规则命名。
3.5.5 外来文件
外来文件结构为：FIRST —AA—BB - nnn—yyyymmdd
AA：项目名称
BB：文件来源
nnn:文件流水号
yyyymmdd：发文年月日
例如: FIRST-采购订单-佳岛—01-20121012
3.5。
6 对外发文
指公司发给公司外部的通知、公函等.
其格式为:yyyymmdd FIRST（外)文字第nnn号
yyyymmdd:发文的年月日
nnn：文件流水号
3。
5。
7 会议纪要
指公司内部会议的记录等，格式：FIRST—（DN）-yyyymmdd—AB—nnn DN：部门（若为公司全体部门参加的，则可省略）
yyyymmdd:日期，详见3。
2日期表示
AB：会议主题（不超过15个汉字）
nnn:文件流水号
例如：FIRST-20121015—周例会-001
3。
5.8 其它文件
周工作计划:FIRST—yyyymmdd —周计划—AB—nnn
工作任务单：FIRST—yyyymmdd -任务单- AB-nnn
出差报告单:FIRST—yyyymmdd —出差报告- AB—nnn
工资单：FIRST-yyyymm -工资单—CW-nnn
yyyymmdd：日期，详见3.2日期表示
AB:人员姓名
CW：财务部
nnn：文件流水号
例如：FIRST-20121015—周计划—张三-001
3.5.9 文件附件
所有文件，如另外附有文件附件、相应表格、补充文件等，采用在原有文件编号后附加：- Xnn-NA
X为附加内容类别：T表格，A附件，S补充文件
nn：附件流水号
NA:附件名称
例如:考勤管理制度的编号为：FIRST—RR-001—1.0—12，该制度有附件考勤表，则附件的编号为:FIRST-RR—001-1.0—12—T01—考勤表
4。
编号管理
所有文件由综管部统一编制和管理。
除附件流水号起始值为01外，其余文件流水号起始值均为001。
所有文件流水号在每年1月1日自动归零。
