信息交流程序(含表格)

信息交流控制程序1、目的为规范质量、环境及职业健康安全管理信息交流与协商渠道，确保体系的有效运行，特制定本程序。

2、适用范围本程序适用于公司质量、环境与职业健康安全管理体系的信息交流与协商。

3、职责3.1 经理办公室负责公司质量、环境、职业健康安全管理体系方面的信息交流工作。

3.2 工会组织作为公司员工利益的代表，参与相关职业健康安全管理事务的处理。

3.3 各职能管理部门负责相应业务范围内的内、外部信息交流。

3.4 紧急状态下的交流与协商由产生单位直接传递公司主管领导和政府部门。

3.5 管理者代表负责重大信息处理的审批，并与总经理进行信息交流。

5、工作程序5.1 信息交流分为内部信息交流和外部信息交流。

5.2 信息交流与协商的途径可以是口头或书面文件以及一切可以利用的宣传工具。

5.3 内部信息交流的主要内容是：5.3.1 QEOHSMS方针、目标、指标、管理方案；5.3.2 重大环境因素和信息；5.3.3 重大危险因素和信息；5.3.4 职责和权限的信息；5.3.5 培训信息；5.3.6 监测、测量信息；5.3.7 不符合与纠正信息；5.3.8 内、外审、管理评审信息；5.3.9 相关法律法规及其他要求的信息；5.3.10 紧急状态及应急的响应信息；5.3.11 员工的抱怨信息等；5.3.12 QEOHSMS事故及其处置信息。

5.4 外部信息交流的主要内容是：5.4.1 质量、环境与职业健康安全方针通告相关方；5.4.2 QEOHSMS法律法规和其他要求的信息；5.4.3 QEOHSMS监测与测量的信息；5.4.4 认证与监督检查的信息；5.4.5 顾客对产品质量的抱怨或要求、相关方的投诉等信息；5.4.6 来自上级公司、行业、协会的信息；5.4.7 其他外部相关方的信息。

5.5 信息提出者可以是相关方，公司内部的所有员工或职能部门。

5.6 内部信息交流管理5.6.1 公司的QEOHSMS方针、QEOHSMS有关要求、知识，相关部门和单位可用多种形式（例如文件、手册、画册、电子网络、张贴于门前、写于外围墙）传达到每个员工，增强员工健康安全及环保意识。

0.0 修订记录1.0 目的:为了规范公司管理体系信息交流工作，确保体系的有效运行，特制定本程序。

2.0 范围:本程序适用于公司内、外部信息交流的管理。

3.0 定义:无4.0职责:4.1各部门负责工作范围内的企业内外部的信息收集和整理。

4.2 工程研发中心负责与产品质量相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。

4.3 营销中心负责与市场动态相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。

4.4 行政中心负责与企业管理相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。

4.5 总经理负责对信息收集、统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。

5.0 程序内容：工作流程：沟通内容（信息）之分类→信息的收集→信息重要度分级→信息沟通→沟通效果评价→沟通改进→沟通内容（信息）的归档与保存5.1 沟通内容（信息）之分类5.1.1 外部信息5.1.1.1 与产质量量有关的外部信息A、客户、产品检查机构、质量技术监督机构、认证机构等检查或监测结果及反馈的信息。

B、产品标准类信息。

C、市场动态、行业动态（包括竞争对手）中与质量相关的信息。

D、供应商的质量信息及投诉等。

D、其它外部与产质量量相关的各类信息。

5.1.1.2 与企业管理相关的外部信息A、政府及有关部门颁布的与企业运作有关的信息，如法律、法规、条例等。

B、市场、行业动态（包括竞争对手）中与企业管理相关的信息。

C、与企业有合作关系的社会机构、团体、企业的相关反馈信息。

5.1.2 内部信息A、体系运行情况、质量方针目标的实施情况、生产过程情况、产品检查情况等。

B、员工对有关产品质量的建议和意见等。

C、企业规章制度的建立、推行、运作效果等相关情况。

D、财务、人事、行政、后勤、安全、卫生等情况。

E、员工有关企业内部管理的建议和意见等。

5.2 信息的收集信息（数据）每月收集、分析、传递、汇总至少一次，各部门按部门职能和各运行程序的规定收集和整理相关的信息。

5.3 信息沟通5.3.1 沟通方式：例行性会议、临时性会议6.0 参考文件：6.1《信息交流程序》6.2《纠正和预防措施程序》6.3《顾客满意度测量与处理程序》7.0 相关表格：。

信息交流沟通控制程序（ISO9001 -2015）1.0目的：运用有效的沟通方式,使公司全体员工在和谐、友好的氛围中开展工作,为更好地完成和实现公司工作任务与既定发展目标而达成共识,通力协作并有效地与相关方进行沟通协作以实现组织目标。

2.0范围：适用于公司内部各部门或各人员及本公司对外部（如客户、供方、环保机构等）的信息交流。

3.0定义：3.1内部信息交流：在本公司内部就质量、危害物质、环境管理工作方面的内容而进行的多种形式的交流与沟通。

3.2外部信息交流：是指有关涉及外部相关方的信息交流或传递。

包括与政府机构、社区居民和合同方等外部信息的收集与反馈。

3.3外部关系人：泛指公司顾客、供应商、政府机构、社区及一般社会大众。

4.0权责：3.1人事行政部：负责公司内横向、纵向的沟通协调工作；以及与政府、社会大众有关的资讯沟通。

3.2市场部：市场部负责客户对产品要求及产品中环境因素有关的资讯沟通。

3.3品质部：负责客户抱怨、供货商材料不良处理及内部各部门之间的沟通。

3.4采购部：负责与供应商有关的资讯沟通。

3.5紧急状态下内外沟通：当有危急状况和重大事故出现时，由发现人第一时间通知人事行政部主管，再由其马上报告厂总经理和联系外面有资质的机构（环保、消防等部门）进行救援和处理。

5.0内容：5.1公司组织内部工作性沟通应遵循的以下原则:5.1.1为确保工作人员之沟通的有效性，组织内应推行实施平行沟通,杜绝越位沟通的原则。

5.1.2 同级争议由上级裁决的沟通原则。

5.1.3 例常性的工作内容，以当面口头交流、电话沟通、电子邮件沟通为主的原则。

5.2 有效沟通模式构建:公司制定组织内部的以下模式框架:5.2.1 构建成管理系统之文件体系,建立内部沟通的基础性标准框架.5.2.2 建立管理例会机制,确保对管理系统运行状况实施定期的有效沟通. 5.2.3流程执行过程的即时沟通,主要以召集即时会议或书面性联络的协调方式,确保能有效沟通。

信息交流和沟通控制程序
（IATF16949-2016/ISO9001-2015）
1.0 目的
规定内、外部沟通的渠道，以加强信息交流，确保质量管理体系运作的有效性。

2.0 适用范围
适用于公司内、外不同部门和不同层次人员之间的各种信息的沟通。

3.0 职责
3.1管理者代表负责协调质量管理运作中各部门之间的沟通，确保沟通的顺畅。

3.2办公室负责协助管理者代表督查内部信息沟通及处理。

3.3质管部为外部信息的归口管理部门，接收部门负责传递顾客的信息反馈，研发中心负责工艺、工装等技术方面的处理；质管部负责质量问题反馈的处理，质管部负责所有顾客反馈信息的统计、归类、跟踪验证工作。

4.工作程序
4.1外部沟通及信息管理
5.2内部沟通及信息管理
6.相关文件
纠正和预防措施控制程序 会议管理及汇报制度 记录控制程序 7.质量记录 工作联络单
工作联络单.xl s
会议纪要
会议纪要.d oc
外部质量信息传递登记表
质量信息反馈单 (2).d oc 质量信息分析传递
处理单.d oc
顾客反馈问题清单。

HSE协商与信息交流管理程序1目的为了完善采油厂内外部的HSE信息交流与协商机制，明确内外部的交流渠道，及时了解有关HSE方面的最新信息，以指导HSE管理工作，确保职工对HSE 管理工作的参与，特制定本程序。

2适用范围适用于采油厂所属各部门及单位内外部协商与信息交流的管理。

3术语3.1HSE内部信息交流：是指采油厂内部各层次间的交流，如HSE例会、科室之间的日常联络、指令、常规报表、各种信息、通报、各科室之间的行文等。

3.2HSE外部信息交流：是指采油厂与外部相关方（包括承包方、供应方、其他合作方、外来人员、有关政府机构、团体、所在社区、社会公众等）之间的各种信息的交流。

4职责4.1安全环保技术科是本程序的归口管理部门，负责编制、修订本程序。

4.2各科室及单位负责相应业务范围内的HSE管理信息交流与记录。

4.3物资供应站负责与供应商的协商与信息交流。

4.4基建工程管理中心、设备管理科负责与承包商之间的协商与信息交流。

5工作程序5.1协商与信息交流内容分类5.1.1国内外的HSE管理信息。

5.1.2国家、地方政府和上级有关HSE的方针、政策、法律法规、标准和指令。

5.1.3采油厂内部的HSE标准、制度和规定。

5.1.4有关HSE的基础数据（隐患项目治理情况表、事故统计报表、职业病情况登记表等）。

5.1.5HSE管理体系的运行信息（内外审结果，重大危害和环境因素识别与评价结果,目标指标和管理方案及实施情况，HSE绩效信息等）。

5.1.6合作者和用户有关HSE的要求或投诉。

5.2协商与信息交流的实施5.2.1内部协商与信息交流1)各科室在检查和监督过程中产生的不符合信息应及时向相关单位发布，相关单位应采取措施纠正不符合项。

2)HSE管理目标指标及管理方案的监测、检查和效果验证等信息，每季由安全环保技术科收集汇总并通报到相关科室。

3)安全环保技术科及时维护、更新HSE安全、环境、健康网页内容，及时发布HSE信息。

信息交流与沟通程序（IATF16949/ISO9001-2015）1.0目的ISO9001质量管理体系相互间的协调与联系，让社会各界知道我们在质量管理工作上所作有努力，交流质量管理新技术、新方法，为提高产品质量提供信息。

收集内外相关方的意见及建议，并及时反馈以求质量管理和产品的完善。

2.0范围适合公司各职能部门对内、对外的质量和产品方面的交流活动。

3.0职责3.1 高层领导与各职能部门间的沟通。

3.2 各相关职能部门之间和相互协调与联系。

3.3 技术质量部及综合部负责质量交流的管理。

4.0管理程序4.1内部交流沟通4.1.1各部门间采用电话、碰头会、例会、邮件等方式进行沟通；4.1.2高层领导采用电话、会议、文件、邮件等方式利用公司的组织架构与下属沟通；4.1.3 采用邮件方式发布重要信息；4.1.4每次会议由相关人员整理会议纪要，并分发各部门、相关人员，以使其全面了解相关内容；4.1.5综合部以会议、培训等内部形式各种方式向公司员工宣传公司的质量方针、目标及指标、相关的质量法规、政策及公司在质量和产品方面的绩效；4.1.6公司员工对公司在质量方面的任何意见和建议，可填写《质量信息表》交综合部处理；也可通过总经理邮件反映。

4.1.7综合部在收到《质量信息表》后，应及时处理并登录于《质量信息一览表》后，必要时应及时组织召开由管理者代表参加的专题会议进行讨论解决；4.1.8综合部对处理结果及时向管理者代表报告，同时将处理结果以书面形式反馈出来；4.1.9综合部负责质量信息交流的效果确认工作；4.2外部信息交流管理4.2.1外部质量交流信息的收集与处置；4.2.1.1综合部负责外部相关方质量信息的收集，如政府部门、主管机关、集团公司及供方、客户、经销商等所提供的信息；4.2.1.2对收集到的书面信息，在《质量信息一览表》上进行登记，非书面形式收集的质量和环境信息，由收集者填写《质量信息表》，然后在《质量信息一览表》上登记；4.2.1.3综合部接收质量信息后，对信息进行分类，并落实到相关部门处理，并及时反馈给信息提供者，对质量和政策、法规方面的信息，应及时传达到相关部门和人员；4.2.1.4综合部认为对质量体系改善确实有作用的信息，涉及重大因素的信息应提交管理评审会议讨论；4.2.2外部质量信息的传达4.2.2.1综合部利用接待来访、外出开会等方式，对外交流中宣传公司的质量管理方针、目标和绩效；4.2.2.2销售部在与客户交往中宣传公司的质量方针，以提高公司的形象；及时收集客户有关产品方面的要求；4.2.2.3采购部将公司的质量方针、政策及有关文件规定传达给供方，取得供方的积极配合，对现有质量不符合公司要求的，向供应商及承包方提出改进；4.2.2.4公司通过集团网页及其它沟通方式向集团内各厂传达公司的管理绩效，并进行资源共享。

信息交流与沟通控制程序（ISO45001-2018/ISO14001-2015）1、目的和范围建立有效的信息交流与沟通渠道，确保内、外部信息得到及时、有效地传递和交流。

本程序适用于公司有关环境与职业健康安全内、外部信息的收集、处理、反馈以及与外部相关方的信息交流。

2、引用文件下列文件中的条文通过在本标准的引用而成为本标准的条文。

凡是注日期的引用文件，其随后所有修改（不包括勘误的内容）或修订版均不适用本标准。

凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

《法律法规获取与更新控制程序》《不符合、纠正预防措施控制程序》《记录控制程序》3、术语和定义本程序无新术语。

4、职责4.1管理者代表4.1.1负责协调处理环境与职业健康安全重要信息。

4.1.2负责环境与职业健康安全重要信息与外部（包括上级主管部门、新闻媒体）的沟通与交流。

4.2员工代表负责收集员工职业健康安全方面的意见和建议，并及时将有关信息反馈到公司工会。

4.3公司工会4.3.1负责将员工代表反映的意见和建议进行收集、汇总，报管理者代表或技安环保处协调处理。

4.3.2参加职业健康安全方面问题的协调、处理。

4.4公司办公室负责对上级或地方主管部门有关环境与职业健康安全方面的文件进行收集、传递。

4.5各相关职能部门负责本部门职责范围内环境与职业健康安全方面信息的收集和交流，并及时将有关信息反馈到各对口管理部门。

5、工作流程5.1信息的分类5.1.1外部信息a）上级主管部门下发的文件、检查或监测结果；b）各相关职能部门接收到的有关法律法规和其它要求；c）来自相关方（如供方、工程合同方、社区居民等）的投诉、抱怨；d）其它外部信息，如各相关职能部门直接从外部获得的有关环境、健康安全等方面的信息。

5.1.2内部信息a）公司环境与职业健康安全方针完成情况和管理体系运行情况；b）环境与职业健康安全目标、指标和管理方案完成情况及检查结果；c）环境与职业健康安全监测和测量结果，内部审核报告以及事故、事件、不符合、纠正和预防措施等；d）其它内部信息，如员工建议等。

----------------------------精品word文档值得下载值得拥有----------------------------------------------3 版本号：C版保密等级： B级第1页共4 页1.0 目的为使本公司内部各层次和职能部门间的内部信息、与外部相关方间的信息交流建立一条畅通的渠道，保证公司的质量/HSF/环境方针、目标、管理方案、重要环境因素、相关法规以及客户要求等为公司全员及相关方了解，并获取内部、外部的相关要求和合理改善方案。

2.0 适用范围适用于本公司各层次、各职能部门以及与相关方的信息交流。

3.0 职责3.1 人事部：负责公司内部的意见处理与回复，内部信息的传达。

3.2 品管部：负责外部环保法规的收集，整理和传递；内部信息如质量/环境/HSF方针、目标的制订与宣传。

3.3 业务部：客户环保信息、要求之收集、处理、传达。

3.4 各职能部门：负责工作权责内的相关信息的传递与沟通。

4.0 相关文件4.1 《文件及记录控制程序》4.2 《订单评审程序》4.3 《客户沟通管理程序》4.4 《内部审核程序》4.5 《管理评审程序》4.6 《纠正与预防措施程序》4.7 《产品危害物质管理标准》5.0 定义5.1 内部沟通：指公司组织内部所有人员对于质量/HSF/环境之信息沟通。

5.2 外部沟通：指与质量环境相关的组织机构、政府主管部门、邻近的公司、居民以及其它相关方等进行的信息沟通。

5.3 供应商：指为本公司提供产品之材料或承包本公司零件加工之厂商。

6.0 程序内容6.1 内部沟通方式可以是以下几种方式，但不局限于此：A 宣传栏、公告栏；B 电话；C 会议；D 改善活动；----------------------------精品word文档值得下载值得拥有-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------精品word 文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- 3 版本号：C 版 保密等级： B 级 第 2 页 共 4 页 ----------------------------精品word 文档 值得下载 值得拥有---------------------------------------------- ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- E 内部审核；F 管理评审；G 培训、日常报表和汇总报表等。

信息交流控制程序（ISO9001/ISO14001-2015/QC080000-2017）1.0目的为及时、准确地收集，传递及反馈有关信息，作好信息的管理，确保内部沟通与外部沟通的有效性。

2.0适用范围适用本公司内、外部沟通及信息交流。

3.0引用文件3.1《纠正及预防措施程序》3.2《文件系统控制程序》3.3《记录控制程序》3.4《环境法律、法规及其它要求程序》4.0定义：无5.0权责见程序要求6.0程序6.1信息分类及对应窗口6.1.1外部信息a).环境法律、法规、行政管理条例及产品标准信息等------环境推行小组；b).环境申报、商检局、认证机构、环保局、监测站等监测或检查结果及反馈的信息------环境推行小组；C).市场方面环境要求，(如:客户问询、合同订单处理、满意抱怨沟通等)------业务部、营业部；d).行业组织-------品质部；e).相关方：供应商------采购部、货仓部工程合同方、运输公司-------行政部废物收购方、消防局/防疫站的紧急通知等------后勤部相关方投诉及要求（社区、邻居、劳动局）-------环境推行小组6.1.2内部信息及对应窗口a).系统正常运作时过程中的信息：环境方针为公众所获取------环境推行小组指标、检验、监测记录、内部审核和管理评审、环境信息、产品符合性信息------各部门主管b).其它内部信息如：员工建议。

6.2信息收集及处理6.2.1外部信息收集，除公司管理系统规定以外，各部门可根据需要收集相关信息。

并作如下要求：a).营业/业务部、品质部为客户沟通的主要部门。

必要时，经业务部经理级以上同意或授权可由相关部门直接向客户沟通。

当出现环境方面的信息时，须通知环境推行小组协助处理。

b).采购部为与供方沟通的主要部门,并对供方施加环境影响。

必要时，货仓部、也可直接与供方沟通。

c).客户投诉、客户满意度分析、退货等品质事故由营业部、业务部与客户进行沟通处理。