电子文档管理办法

电子文档归档与管理办法电子文档归档与管理办法一、目的与背景为了保护组织的重要电子文档和数据，并确保其合法、安全、高效地保存与管理，制定本办法。

二、适用范围本办法适用于所有部门和员工。

三、归档管理要求1. 统一归档规范：所有电子文档必须按照统一的规范进行命名和归档，包括文档类型、日期、作者等信息。

2. 归档分类：根据电子文档的性质和用途，划分归档分类，如合同文件、财务报表、项目文档等。

3. 归档权限控制：对于机密、重要的电子文档，进行权限控制，只有授权人员才能访问和修改。

4. 定期备份：定期对归档文件进行备份，确保数据安全和可恢复性。

5. 归档标签：对归档文件进行标签，以便快速搜索和检索，提高工作效率。

6. 归档文件保留期限：根据法律法规和组织规定，确定各类归档文件的保留期限，超过期限自动删除或归档至长期存储。

7. 归档文件销毁：定期对保留期限已满或失效的归档文件进行销毁，确保数据的安全和合规性。

四、操作流程1. 归档前准备：a) 对电子文档进行整理和分类。

b) 为电子文档命名，并补充必要的信息。

c) 进行权限控制，确保只有授权人员可以修改和访问。

d) 对重要的电子文档进行备份。

2. 归档方式：a) 将电子文档保存在统一的文件夹或数据库中，确保易于查找和管理。

b) 对归档文档进行标签，并建立索引，以便快速搜索和检索。

3. 归档后管理：a) 定期备份归档文件，确保数据的安全和可恢复性。

b) 对归档文件进行权限管理，确保只有授权人员可以访问和修改。

c) 根据归档文件的保留期限，及时进行销毁或归档至长期存储。

d) 定期对归档文件进行检查和整理，保证档案的完整性和可用性。

五、责任分工1. 部门负责人：a) 确保本办法的有效实施。

b) 指定专门人员负责电子文档归档与管理。

c) 监督和检查部门的归档工作。

2. 归档专员：a) 负责电子文档的整理、归档和管理工作。

b) 编制归档规范和流程，并进行培训和指导。

c) 定期检查归档文件的完整性和可用性，并进行必要的维护和修复。

公司电子文件归档与电子档案管理办法(第一篇)此文档协议是通用版本，可以直接使用，符号*表示空白。

第一条设立目的为使电子文件归档与电子档案管理规范化，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理，为本公司经营与进展供应服务，特制订本方法。

其次条负责部门电子文件的形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，由**部门进行指导与监督。

部门领导统一协调，指定特地人员负责，保证管理工作的连续性。

第三条电子文件的收集与归档一、电子文件的收集1．收集方法（1）准时根据要求制作备份。

（2）需在登记表中登记。

（3）登记表应与备份一同保存。

（4）登记表假如制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。

（5）电子文件性质代码：R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。

2．详细收集流程（1）记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。

当正式文件是纸质时，假如保管部门已开头进行向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可依据实际条件或需要，由***确定是否保留。

（2）保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件建立精确、牢靠的标识关系。

（3）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的电子文件，应实行更严格的平安措施，保证电子文件不被非正常改动。

同时必需随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质等硬拷贝件保留。

（4）用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性；用扫描仪等设备获得的图象电子文件，应将相关软件一并收集。

（5）用计算机帮助设计（CAD）或绘图等获得的图形电子文件，收集时应留意其对设备的依靠性，以及易修改性等问题，不行遗漏相关软件和各种数据。

电子文档管理办法
目的:随着公司办公自动化、无纸化的普及，公司内外部文件交流逐渐使用电子文档形式，为促进和规范公司办公自动化、商务电子化的进程，确保所使用的电子文档的充分性、适用性和有效性，并对电子文档进行有效控制，特制订电子文档管理办法。

1. 适用范围:适用于公司服务器上部门共享的电子文档、办公自动
化系统中的电子文档以及个人计算机上的电子文档。

2. 职责
(1)综合管理部负责公司服务器、各部门计算机、办公自动化系统及网络系统使用的技术支持及维护。

(2)各部门负责本部门内的电子文档管理。

3. 工作程序
(1)各部门在公司服务器上共享文件的管理。

部门在公司服务器上共享文件的存放地址为:“//netserver/部门名称/文件夹名称” (2) 电子文档的更改文件的修改、修订由文件的原制定部门负责，由原批准人员或授权人员批准，修改后的文件应通知所有使用该文件的人员，收到通知的人员应及时更新各自计算机上保留的相应文件。

(3) 电子文档的防护
对存放电子文档的公司服务器、部门计算机应采取相应的病毒防范措施，防止电子文档的意外损坏、丢失。

在公司服务器上的电子文档防护工作由综合管理部负责;部门计算机上的电子文档防护工作由该部
门计算机用户负责，计算机出现故障应及时向综合管理部反馈。

(6)电子文档的移交
当发生工作调动或更换计算机时，要做好电子文件档的移交工作。

特别是因工作调动时，需向交接人员说明电子文档存放情况，并做好电子文件档的移交工作。

(7)电子文档的定期清理
公司计算机用户须定期清理各自计算机上的电子文档，及时将过
期、无效文件删除。

综合管理部
2009年7月23日。

1.0目的：电子文档是当今财务传输信息的主要形式，为便于对电子文档的阅读、理解、查询、归档、保存等，现对财务电子文档统一规范如下：
2.0格式要求：
2.1电子文档图标名称：由主题名称与编制日期组成。

2.2主题名称：突出文件中心内容，用精简的文字表述； 2.3编制日期：统一格式为：年-月-日 或 年月日 例：
3.0制作要求：
3.1WORD 电子文档制作：要有标题，文档结尾处要标注编写人姓名及日期，文档一般宜用宋体四号或小四号字，具体可根据文档内容的多少而定；文档超过2页，要求插入页码，页码位置可以是页下中或右下脚（可参照集团《文件资料管理规定》中的文档格式及要求）。

3.2EXCEL 电子文档制作：
3.2.1任何表格都要有标题、所属日期，如表中可统一单位的，表格上方右上角要标有“单位：**” ，如表中不能统一单位的，则在表中单个的小标题栏中标识；如是报表类，表的上方左上角则标注“编制单位：***” 3.2.2表中数字要求：表中数字一般用不小于10号字来填列，负数统一用“-** ”表示，表中数字不宜用红字表示负数。

3.2.3如果文档超过2页，要求插入页码，页码位置统一为右下脚。

3.2.4电子表制作完后，表的底部要标注：“制表人：*** 日期：年 月 日 3.2.5PPT 文档与PDF 文档，除其图标名称按本规定要求外，其他可参照执行。

此“规范”经确认后，从14年5月25日开始执行。

电子文档管理办法1 目的对与质量管理体系有关的电子文档实施控制，确保电子文档及其载体的使用、更改、删除按规定的要求进行。

2 适用范围本程序规定了受控文档的输出、使用、归档的管理办法。

本办法适用于公司内受控电子文档的规范化管理。

3引用标准Q/JSP001-2003《文件和记录控制程序》4术语和定义4.1 电子文档—指通过计算机录入、保存、下载或输出的文件和资料。

4.2 受控电子文档—指对产品质量有重要影响或涉及企业技术机密，具有保存或保密价值的电子文档。

5职责5.1 公司组织系统部为受控电子文档的归口管理部门，负责全公司归档受控电子文档的管理。

5.2 各部门负责本部门受控电子文档的日常管理，并负责本部门受控电子文档的确认和归档工作。

5.3 各部门资料员负责本部门电子文档的整理和定期归档工作。

5.4 各计算机操作员为所操作计算机的直接责任人，负责所录入或下载受控电子文档的保护和管理工作。

5.5 计算机中心对各部门受控电子文档的整理，下载和归档负指导责任,并对各部门计算机的正确使用和安全运行负指导责任。

6程序6.1 各部门或个人在计算机上制作的程序、文件、图样及其它文档制作完毕并审定后，应报部门领导或归口部门确认是否受控。

6.2 对确认为受控的电子文档应设立专用受控文件夹，以便于查找、调阅、修改和保管。

6.3 受控电子文档的录入与使用按Q/JSP001-2003《文件和记录控制程序》执行。

6.4 各部门应建立受控电子文档目录（推荐在计算机中建立备份），将计算机中的受控电子文档逐一登录在《受控电子文档目录》中，文档存放路径可采取在该文档属性中将该文档存放路径复制，再粘贴到《受控电子文档目录》中去的方式。

6.5 建立在计算机中的《受控电子文档目录》文档，应设置打开权限，权限密码由部门授权资料管理员和部门主管共同掌握。

6.6 新成文的电子文档被确认为受控文档后，应在三天内将文档用软盘备份(无复制功能的计算机可通知计算机中心协助)，并携同文档打印稿或复印稿一份，交公司档案室备案。

电子文件归档与电子档案管理办法（经典版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。

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大学电子文件归档及管理方法随着信息技术的快速进展，大学的电子文件管理越来越多而杂。

本文旨在介绍一些大学电子文件归档及管理方法，为大学文件管理供给一些引导建议。

一、电子文件归档原则1.归档文档必需有明确的名称和编号一个清楚，直接和简洁的名称和编号是特别紧要的。

这可以确保文件的唯一性以及在需要时快速找到它们。

归档文档编号应当包含文档的类型，创建日期和所属部门信息。

2.归档文档必需在正确的位置归档文件必需存储在正确的位置。

必需考虑到存放电子文件的设备、空间和安全性等问题。

此外，为了保证文件的安全，可以采纳加密的方法进行存储。

3.文档归档责任明确每个部门必需有人负责归档文件。

这可以避开多个人都在归档同一份文件的情况发生。

在确定责任人时，必需考虑到他们的本领和学问水平。

二、电子文件归档及管理的流程1.文档创建阶段在文档创建阶段，必需依照规定格式命名和编号。

全部新文档都必需经过归档负责人的确认和授权，才能进行下一步操作。

在文档归档阶段，全部文档都应在数据库中进行相应的归档操作。

除了命名和编号信息之外，每个归档文件都应当有一个认真的记录，包括创建日期，最后的编辑日期，归档负责人和其他相关信息。

3.文件存储阶段在文件存储阶段，归档文件存储在指定的服务器上。

4.文档检索阶段在需要检索归档文件时，可以通过系统的搜索功能进行文件的检索。

三、电子文件归档及管理的技术手段1.角色权限管理在设定角色权限时应先设定归档文档创建权限。

并规定必需由部门内部归档负责人进行文件归档。

2.数据库管理平台数据库平台是目前大学电子文档管理的主流方式之一、通过搭建数据库平台，大学可以将各部门的文档统一整合起来，便利文档的存取和检索。

3.关键词搜索为便利用户查找文档，可以采纳关键词搜索的方式。

在归档的时候就应当对文档的关键要素进行标识，以便利用户的查找。

四、电子文件归档及管理的注意事项在文档归档的过程中，必需对该文档进行审查，确保文档没有错误，并且文档的命名和编号正确。

XX公司电子文档管理办法XX/XX0001-XX1.目的为建立健全文件控制机制，提高工作运作效率，保证电子文件数据的安全性、可靠性、有效性，防止数据丢失，提高效率和降低成本。

2.职责2.1 XX部、XX部负责对此办法的修订及运行监督；2.2各部门负责本部门文件上报；2.3XX部负责对上报的文件进行归档。

3.电子文档类型3.1 需要生成书面形式，并按流程审批后加盖相应公章生效的：3.1.1管理类：财务报表、会计记账、原始凭证、员工工资福利明细、董事会及经理办公会的会议纪要及决议、红头文件、上行文、质量体系管理文件、各类批示、上级部门要求上报的书面资料；3.1.2生产类：库房领取料单、验收单、采购订单、产品超差让步单、物资临时需求申请单、产品试装单、产品质量追溯单、供应商评价档案、采购合同及协议、装车计划、入库计划、生产报表、月生产计划预报表、月生产计划调整通知单；3.1.3技术类：技术图纸、技术文件更改单、技术联系单；3.1.4销售类：代理商档案、销售合同及协议、各类发车单据；3.2可不打印，通过计算机网络实施电子版传递的电子文档：各种常项工作产生的电子文档。

4.电子文档的传递4.1电子文档需要加盖印章或领导签字的正式文件，应转换成电子印鉴的加密格式，按《电子签章使用管理办法》加盖相关领导电子签章，接收者在验证后打开1浏览使用，保证文件在传递的过程中不被篡改。

4.2技术文档的拷贝需要经过主管领导的审批方可进行传递。

4.3需要公示的管理类文件，公司外主管部门要求提供的，需要经过公司主管领导的审批方可打印发放，电子版用PDF格式在网上公示（例如：质量管理体系文件等），归口部门负责其正确性和有效性。

4.4其余电子文档的传递可使用OA或XX平台进行传递。

5电子文档的归档5.1 各部门的常项工作电子文档,统一保存在大共享上并需每周更新一次。

5.2 XX部定期对各部门上报的电子文档进行存储归档。

6 电子文档的更改6.1各部门的常项工作电子文档由部门自行更改。

公司电子文档管理办法一、总则(一)为适应公司信息化建设的需要，规范电子文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，结合公司的实际情况，制定本制度。

(二)本制度所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。

(三)本制度所称的电子文件归档与管理是指在各项活动中产生并具有保存价值的电子文件（含电子公文）的形成、积累、鉴定、归档、保管、使用和统计的过程。

(四)本办法适用于本公司范围内的所有部门。

二、电子文件管理体系(一)行政管理部建立与各部门、各单位档案管理人员、数据管理人员的指导和联系制度，保证及时沟通、解决在电子文件归档与管理中出现的问题。

(二)为保证电子文件的安全性，防止因灾难、病毒、意外等可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本实行双套保存（电脑保存和移动载体保存）。

有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件，同步归档保存。

(三)一般电子文件的分类：1．文字型电子文件；2．图像电子文件；3．音频电子文件；4．影像及多媒体音像数据。

三、电子文件的收集与保存(一)电子文件在形成、接收时就要制作备份。

在文件流转的每一个环节，只要发生过信息变化的，都必须制作备份，并在文件内容中注明：初稿、修订稿、定稿。

如需多次修改的文件还需标注：修改1稿、修改2稿、以此类推并注明修改人姓名和修改时间。

(二)对已经定稿完毕的电子文件及时交由行政人事部进行统一编号发布，无论有没有归档，都要定期制作备份。

(三)电子文件登记表（附表）应当与电子文件同时保存。

(四)文件来源分类是收文单位对所收到的文件按其来源进行的分类。

归档分类可以分两类；就是内部和外部文件。

外部文件划分成可以是“机构+日期”模式。

内部进行的分类部门的需用部门名称、项目需使用项目名称+日期以文件夹或压缩文件打包。

中国华电集团公司电子文件管理办法（暂行）第一章总则第一条为加强中国华电集团公司（以下简称“集团公司"）电子文件的管理，实现公司总部和系统各单位电子文件的规范化和制度化，促进公司系统电子文件交换的应用及公司系统的信息资源共享，提高工作效率,依据《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产党机关公文处理条例》及国家相关规定,制定本办法。

第二条本办法所称电子文件是指通过集团公司办公自动化系统(以下简称“OA系统”)及其认可的子系统显示或流转并通过公司统一配置的公文传输系统处理后形成的具有特定效力和规范格式的电子数据。

第二章基本原则第三条电子文件处理应遵循以下原则：（一）最大效用原则。

公司系统文件处理采用电子文件方式。

(二)全程管理原则。

对电子文件的形成、识别、存储、传输、归档等实行全程管理，以保证电子文件质量.（三）完整性原则。

电子文件的内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后仍能与处理前状态保持一致，无任何缺损.(四）可读性原则。

电子文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理后能够以可以识读、可以理解的方式输出。

（五)安全保密原则。

电子文件处理必须采取严格的安全防护技术措施和严格执行国家和集团公司的有关安全保密规定.第三章职责第四条集团公司总经理工作部负责组织实施本办法。

系统各单位的总经理工作部（办公室)是电子文件处理与交换的管理机构，主管本单位的电子文件处理与交换工作，指导、检查和督促下级单位的电子文件处理与交换工作。

信息技术部门是OA系统的技术支持和保障部门.第五条总经理工作部(办公室）职责:（一)制定OA系统电子文件处理与交换的具体工作规范及管理制度。

(二）征询各使用单位的意见和建议,研究、协调解决各使用单位在电子文件处理与交换中出现的问题，并提出处理意见.(三)审查、认定电子文件处理流程的调整方案，电子文件类型的变更和增加。

（四）负责使用人员的权限管理。

第六条信息技术部门的职责:(一）负责系统OA的运行维护,确保网络畅通和OA系统正常运行，做好OA系统安全管理工作，按时备份数据.（二)根据相应审批手续，受理修改电子文件处理流程、系统用户注册、名称变更、撤销等相关申请.（三)组织和提供OA系统的技术支持，解决运行过程中出现的技术问题,制订OA系统运行的应急方案和技术管理规范。