公务接待流程细则
- 格式:docx
- 大小:18.41 KB
- 文档页数:8
第一条前期准备工作
、接待任务下达后,由行政部长选定接待组具体成员,并部署相关接待任
务;
二、由行政部接待专员负责收集、核对下列信息:
一)来宾单位、人数、性别、职务、住宿天数、抵达时间;二)主宾饮食忌口及生活习惯;三)会务是否公开(是否需要拍照或录像)四)与各部门做好沟通,要求各部门做好配合(包括在接待期间减少噪音、
走动等方面)。
三、由行政部会务专员负责根据来宾情况制作公司PPT汇报材料并收集相关数据,汇报材料选择:
一)对外披露型材料及数据;二)发展预测型材料及数据。相关材料必须送董秘审
核、主要接待领导批
准;
四、由行政部材料专员负责制作如下材料:
一)来访客人行程单,包括会务、用餐、住宿、参观、欢送等方面的具
体时间安排及接待保障人员的通讯方式;
(二)接机/车地的迎接牌,正面为“XX单位XX领导等一行”或者“XXX(姓
名)”,反面为来宾的航班号、车次及联系电话;
三)会议席卡;四)制作欢迎词标牌五)准备好公司宣传册。
五、由行政部后勤保障专员负责准备、采购以下方面的内容:
一)按照要求预订用餐点、餐标;
预订住宿酒店客房; 预订会议室或接待室;
根据需求采购酒水、香烟、水果、糕点、糖果、鲜花、茶叶、饮用水 按要求采购礼品。
六、由行政部驾驶班负责保障好接送车辆:
一)车辆清洗; 二)车辆状况检测; 三)车辆加油; 四)接送点现场及线路踏勘。
七、由行政部保洁组负责对公司大楼进行清洁。
八、由行政部职工餐厅做好工作餐的各项准备, 包括采购和餐具、 热毛巾等 方面的准备,包房清洁、灯光及设备检查等。
第二条 接机 /接车
、由行政部长牵头组织好现场接机 / 接车的领导及陪同人员; 、全体接待人员统一按要求着装: 一)相关领导着正装;行政部接待人员着工作服; 二)驾驶员着西服、系领带、黑色皮鞋、带白手套。
三、驾驶员及接待车辆的要求:
一)来宾携带随从的,应当派遣 2 辆以上车辆迎接; 二)集团公司中高档车辆应当服从调遣和调配;
四)
等;
五) 根据需求准备好餐具、茶具等接待保障用品;
六) 准备好日常用药品及急救包;
三)驾驶员不得在车内吸烟或做无关事宜,车辆音响音量不得超过
四)根据来宾的人数备好饮用水,其中, 12月份至次年 2 月期间的接待,
应当为客人备常温及热饮, 7至 9月应当为客人备常温及冰饮;
五)主要来宾应乘坐于驾驶员后排位置, 主陪领导应坐于副驾驶座后排位
置,行政部接待专员应坐于副驾驶位置;
六)迎接客人上车时,应当尽可能将车的左侧面对客人,以便客人上车; 七)客人上车时,驾驶员应当下车为客人开启车门并防止客人进车时撞头; 八)因道路原因车辆右侧面对客人时, 驾驶员应当下车引导车人从车辆后
侧绕到上车位置;
九)行政部接待专员要负责将来宾行李放至车辆后备箱内; 十)两辆以上车辆接送客人的, 首车驾驶员应当放慢车速, 照应后车距离,
尽可能形成车队行驶。
1、后车不得超越首车行驶;
2、凡遇红灯,首车驾驶员预估后车无法通过的,应当在停车线等候;
3、一旦后车掉队,首车驾驶员应当放慢车速,等候后车跟上;
4、凡遇交通拥阻,驾驶员不得随意插档、变换车位,应当保证车辆行驶平 稳及车队队形完好。
四、现场接机 / 接车时的工作标准:
一)由行政部接待专员持迎接牌在旅客出口等候客人, 接待员站立位置应
当在领导右后侧 1 步距离;
二)宾客抵达时,迎接领导应主动上前握手并作自我介绍,规范用语是:
“XX 领导,欢迎来到上海。我是上海中技桩业股份有限公司
XX 职务XX 姓名, 您一路旅途辛苦了,请允许我为您此次行程服务。 ”;
三)行政部接待员应主动上前帮助来宾拿行李,并尾随领导步行;10标
刻;
四)上车后,行政部接待专员应在自我介绍后,向来宾递交行程单;
五)车队从机场/ 车站出发后,由行政部接待专员通过手机短信将来宾情
况报告行政部接待组。
第三条迎接来宾进入公司
、由行政部后勤保障专员负责对大院车辆进行清场,严禁一切车辆不按规
定停放,公司大门口不得停放机动车和非机动车;要事先对楼梯、走道及会议室
全部检查一遍;
、由行政部材料专员将欢迎词板放置于公司 1 楼大门口;
三、接待接机/ 车人员反馈的信息后,接待组通知相关领导进行现场迎接:
一)根据宾客规格,相关迎接人员应当着正装在一楼等候来宾车辆;
二)来宾车辆停靠后,由驾驶员负责为来宾开车门,并防止客人下车时撞
头;
三)公司主要接待领导上前与来宾打招呼,特别重要的来宾由行政部接待
员负责上前送花;
四)公司接待领导应在在来宾右后侧方位,距来宾半步距离,并负责引导
来宾进入公司;
五)公司前台应在客人来访前将大厅中的灯光打开,调节空调的温度,营
造光亮舒适的环境;当宾客进入大门时,要站立向来宾鞠躬致意,并使用规范用语:“欢迎莅临中技桩业!”
六)接待来宾期间,总部各部门员工应当减少楼道内走动,正面遇到来宾时,应主动为来宾让路,并侍立向来宾半鞠躬,同时使用规范用语:欢迎光临中技桩业”;
七)行政部接待专员在来宾下车时应当提前进入大楼,以提前一层的速度
为来宾开路、开门;
八)进入会场或贵宾室时,应当指引来宾进入主座。主座应面对大门。
第四条会务接待
、由行政部后勤保障专员负责在客人来访前将鲜花、席卡、水果、糖果、
糕点、热毛巾、香烟、饮用纯水、茶叶茶杯以及公司宣传册等准备好。相关物品的摆放要整齐统一。宾客未到前应准备茶头,茶水到至杯子七分之一位置左右。
此外,要提醒我方领导携带的名片。
二、来宾入座时,现场倒茶,茶水倒至7 分满。行政部接待人员根据来宾规格予以现场茶水保障,原则上首次 5 分钟续水, 1 小时内每15 分钟续水,加水实际情况根据来宾饮水习惯作适当调整。加水人员应当站立于宾客的左手位置。
重要贵宾,行政部应派 2 名接待员应现场侍立保障,侍立位置为会场对角线, 1 人保障来宾,1 人保障公司领导。
三、信息部器材保障人员应根据接待规格和领导要求,做好现场器材的管理及摄录工作。
四、行政部总裁秘书根据领导要求负责汇报材料的点击。
第五条接待用餐
、根据行程确认单确定用餐标准、用餐地点(公司餐厅/ 外部餐厅)、用餐
时间、用餐人数、酒水和饮料数量、香烟数量等;
二、提前预定餐厅包房,如就餐人员较多,包房尽量选择紧邻的位置,方便席间走动沟通;
三、菜单确定根据来宾不同口味、风俗习惯、生活忌讳和特殊需要进行菜品选择;
四、接待人员在来宾入席前半小时检查用餐用品是否准备齐全:餐具、水杯、红酒杯、白酒杯、餐巾、小毛巾、烟缸、牙签筒,以及酒水饮料、烟、茶等
五、用餐期间注意环节
一)来宾入席
1、当来宾进入餐厅时,接待人员主动协助迎宾员安排访客入座;