公务接待流程细则
第一条前期准备工作
一、接待任务下达后，由行政部长选定接待组具体成员，并部署相关接待任务；
二、由行政部接待专员负责收集、核对下列信息：
（一）来宾单位、人数、性别、职务、住宿天数、抵达时间；
（二）主宾饮食忌口及生活习惯；
（三）会务是否公开（是否需要拍照或录像）；
（四）与各部门做好沟通，要求各部门做好配合（包括在接待期间减少噪音、走动等方面）。
三、由行政部会务专员负责根据来宾情况制作公司PPT汇报材料并收集相关数据，汇报材料选择：
（一）对外披露型材料及数据；
（二）发展预测型材料及数据。相关材料必须送董秘审核、主要接待领导批准；
四、由行政部材料专员负责制作如下材料：
（一）来访客人行程单，包括会务、用餐、住宿、参观、欢送等方面的具体时间安排及接待保障人员的通讯方式；
（二）接机/车地的迎接牌，正面为“XX单位XX领导等一行”或者“XXX（）”，反面为来宾的航班号、车次及联系；
（三）会议席卡；
（四）制作欢迎词标牌
（五）准备好公司宣传册。
五、由行政部后勤保障专员负责准备、采购以下方面的容：
（一）按照要求预订用餐点、餐标；
（二）预订住宿酒店客房；
（三）预订会议室或接待室；
（四）根据需求采购酒水、香烟、水果、糕点、糖果、鲜花、茶叶、饮用水等；
（五）根据需求准备好餐具、茶具等接待保障用品；
（六）准备好日常用药品及急救包；
（七）按要求采购礼品。
六、由行政部驾驶班负责保障好接送车辆：
（一）车辆清洗；
（二）车辆状况检测；
（三）车辆加油；
（四）接送点现场及线路踏勘。
七、由行政部保洁组负责对公司大楼进行清洁。
八、由行政部职工餐厅做好工作餐的各项准备，包括采购和餐具、热毛巾等方面的准备，包房清洁、灯光及设备检查等。
第二条接机/接车
一、由行政部长牵头组织好现场接机/接车的领导及陪同人员；
二、全体接待人员统一按要求着装：
（一）相关领导着正装；行政部接待人员着工作服；
（二）驾驶员着西服、系领带、黑色皮鞋、带白手套。
三、驾驶员及接待车辆的要求：
（一）来宾携带随从的，应当派遣2辆以上车辆迎接；
（二）集团公司中高档车辆应当服从调遣和调配；
（三）驾驶员不得在车吸烟或做无关事宜，车辆音响音量不得超过10标刻；
（四）根据来宾的人数备好饮用水，其中，12月份至次年2月期间的接待，应当为客人备常温及热饮，7至9月应当为客人备常温及冰饮；
（五）主要来宾应乘坐于驾驶员后排位置，主陪领导应坐于副驾驶座后排位置，行政部接待专员应坐于副驾驶位置；
（六）迎接客人上车时，应当尽可能将车的左侧面对客人，以便客人上车；
（七）客人上车时，驾驶员应当下车为客人开启车门并防止客人进车时撞头；
（八）因道路原因车辆右侧面对客人时，驾驶员应当下车引导车人从车辆后侧绕到上车位置；
（九）行政部接待专员要负责将来宾行放至车辆后备箱；
（十）两辆以上车辆接送客人的，首车驾驶员应当放慢车速，照应后车距离，尽可能形成车队行驶。
1、后车不得超越首车行驶；
2、凡遇红灯，首车驾驶员预估后车无法通过的，应当在停车线等候；
3、一旦后车掉队，首车驾驶员应当放慢车速，等候后车跟上；
4、凡遇交通拥阻，驾驶员不得随意插档、变换车位，应当保证车辆行驶平稳及车队队形完好。
四、现场接机/接车时的工作标准：
（一）由行政部接待专员持迎接牌在旅客出口等候客人，接待员站立位置应当在领导右后侧1步距离；
（二）宾客抵达时，迎接领导应主动上前握手并作自我介绍，规用语是：“XX 领导，欢迎来到。我是桩业股份XX职务XX，您一路旅途辛苦了，请允许我为您此次行程服务。”；
（三）行政部接待员应主动上前帮助来宾拿行，并尾随领导步行；
（四）上车后，行政部接待专员应在自我介绍后，向来宾递交行程单；
（五）车队从机场/车站出发后，由行政部接待专员通过手机短信将来宾情况报告行政部接待组。
第三条迎接来宾进入公司
一、由行政部后勤保障专员负责对大院车辆进行清场，严禁一切车辆不按规定停放，公司大门口不得停放机动车和非机动车；要事先对楼梯、走道及会议室全部检查一遍；
二、由行政部材料专员将欢迎词板放置于公司1楼大门口；
三、接待接机/车人员反馈的信息后，接待组通知相关领导进行现场迎接：
（一）根据宾客规格，相关迎接人员应当着正装在一楼等候来宾车辆；
（二）来宾车辆停靠后，由驾驶员负责为来宾开车门，并防止客人下车时撞头；
（三）公司主要接待领导上前与来宾打招呼，特别重要的来宾由行政部接待员负责上前送花；
（四）公司接待领导应在在来宾右后侧方位，距来宾半步距离，并负责引导来宾进入公司；
（五）公司前台应在客人来访前将大厅中的灯光打开，调节空调的温度，营造光亮舒适的环境；当宾客进入大门时，要站立向来宾鞠躬致意，并使用规用语：“欢迎莅临桩业！”
（六）接待来宾期间，总部各部门员工应当减少楼道走动，正面遇到来宾时，应主动为来宾让路，并侍立向来宾半鞠躬，同时使用规用语：“欢迎光临桩业”；
（七）行政部接待专员在来宾下车时应当提前进入大楼，以提前一层的速度为来宾开路、开门；
（八）进入会场或贵宾室时，应当指引来宾进入主座。主座应面对大门。
第四条会务接待
一、由行政部后勤保障专员负责在客人来访前将鲜花、席卡、水果、糖果、糕点、热毛巾、香烟、饮用纯水、茶叶茶杯以及公司宣传册等准备好。相关物品的摆放要整齐统一。宾客未到前应准备茶头，茶水到至杯子七分之一位置左右。此外，要提醒我方领导携带的名片。
二、来宾入座时，现场倒茶，茶水倒至7分满。行政部接待人员根据来宾规格予以现场茶水保障，原则上首次5分钟续水，1小时每15分钟续水，加水实际情况根据来宾饮水习惯作适当调整。加水人员应当站立于宾客的左手位置。重要贵宾，行政部应派2名接待员应现场侍立保障，侍立位置为会场对角线，1人保障来宾，1人保障公司领导。
三、信息部器材保障人员应根据接待规格和领导要求，做好现场器材的管理及摄录工作。
四、行政部总裁秘书根据领导要求负责汇报材料的点击。
第五条接待用餐
一、根据行程确认单确定用餐标准、用餐地点（公司餐厅/外部餐厅）、用餐时间、用餐人数、酒水和饮料数量、香烟数量等；
二、提前预定餐厅包房，如就餐人员较多，包房尽量选择紧邻的位置，方便席间走动沟通；
三、菜单确定根据来宾不同口味、风俗习惯、生活忌讳和特殊需要进行菜品选择；
四、接待人员在来宾入席前半小时检查用餐用品是否准备齐全：餐具、水杯、红酒杯、白酒杯、餐巾、小毛巾、烟缸、牙签筒，以及酒水饮料、烟、茶等
五、用餐期间注意环节
（一）来宾入席
1、当来宾进入餐厅时，接待人员主动协助迎宾员安排访客入座；
