秘书实务课件——秘书机构设置原则

事业单位之——江苏师范大学校长办公室秘书机构设置校长办公室工作职责一、负责校长办公会、行政办公会等会议的组织、记录及会议纪要的整理发布，督促、协调会议决定及其他重要决策的贯彻落实；二、根据校领导的指示和授权，协调行政各部门、各院（系、所）的工作关系及有关事宜，做好督办督查工作；三、起草学校的重要行政文件和校长的重要讲话，负责校行政公文的收发管理及保密工作，指导校内各行政单位的公文处理工作；四、负责校行政印鉴的管理和使用，以及校内单位公章刻制、启用、回收等管理工作；五、组织、协调学校重大事项和重大活动；六、负责学校的对外联络和来宾接待工作；七、做好校领导的服务及工作条件保障工作；八、做好群众来信来访的接待、协调、处理工作、"校长信箱"的管理工作和安排校领导接待日相关工作九、负责编纂《大事记》、《信访简报》等；十、负责学校综合统计工作；十一、负责校办车辆的调度及管理工作；十二、完成上级部门和校领导布置的其他工作，配合其他部门做好相关工作。

校长办公室秘书机构设置校长办公室主任工作任务分工蔡国春主任：1．主持校长办公室全面工作；2．校党政办公会、校长办公会、行政例会有关行政工作决议的督办和反馈；3．学校规划、计划工作的参与；4．学校重大活动的联络、组织、协调；5．来文处理、印鉴管理；6．行政信访、校领导接待日的安排及相关事宜的协调处理；7．学校综合统计工作及有关专项统计工作的协调；8．教学、科研、师资、学科建设、研究生培养等事务的协调工作；9．完成校领导交办的其他工作。

联系领导：任校长、杨校长、刘校长分管人员：王璐、吴丁玲王作权副主任：1．分管对外联络和接待工作；2．车辆的日常调度和管理；3．协助主任做好学校重大活动的联络、组织与协调；4．安全保卫、后勤基建、计划生育、爱国卫生、校体委等事务的协调工作；5．完成校领导和主任交办的其他工作。

联系校领导：何校长、郑校长、方校长分管人员：郝达、姜南、马苏春钱向农副主任：1．文件、文稿的办理；2．校领导及办公室行政、内勤事务、设施设备管理；3．财务“一支笔”；4．学校信息公开、行政办公网管理及办公自动化系统；5．校园信息化、学生教育管理（包括研究生）等事务的协调工作；6．完成校领导和主任交办的其他工作。

二、秘书机构设置的组织模式
由于秘书工作内容任务不同，其机构设置的数量和组织形 式也不一样。
有的秘书机构——办公厅，其下设的部门齐全，层次分明， 分工细致，人员众多，如党中央、国务院办公厅，下面还 设置有秘书局、档案局、信访局、后勤管理局等；
有的机关却事无巨细，由一个秘书机构或一两个人包揽， 如乡镇政府或较小单位只设置一个办公室，总理各种综合 性服务工作。
秘书基础与实务
什么是秘书 什么是秘书工作
协助领导人处理综合情况、调查研究、联系接 待、办理文书和交办事项的人
第一章 商务秘书概论 第一节 秘书、秘书机构
一、秘书机构的含义与名称 二、秘书机构的组织形式 三、秘书机构的设置原则
一、秘书机构的含义和名称
秘书机构亦称秘书部门，是从属于各级领导机关，直接为各 级领导机关提供综合辅助性服务的办事机构。它是各级机关、 单位的重要组成部分。有广义和狭义之分。
这些差异性是由机关级别的高低，所负职责大小，工作任 务的繁简难易等因素决定的。
反映在秘书机构设置的组织模式上就有 综理制和分理制的区别：
综理制与分理制
（一）综理式：不采用分部门办公形式，而由秘书部门——办 公厅（室）统一分派人员办理机关的一切秘书事务。这适合工 作量不大的机关单位。如大多数企事业单位和市县人大、政协 办公厅。
又分工合作；既不疲劳又不空闲；能在必要的时间完成规定 的各种任务；做到纵向层次尽量少；横向幅度可适当加大。 （二）有序高效原则：根据服从并服务于领导工作需要和 外来人员办事联络需要以及秘书活动范围、工作流程顺序来 合理设计。做到各办公室的位置排列科学、房屋的面积适当、 室内空间适度、座位同向次序排列，合理有序，以免相互干 扰，以提高工作效率。 （三）分级管理原则：凡有权力独立负责某项事务的单位， 凡有一定数量的工作人员和收发文数量，都会设置秘书机构。 如人大、政协、政府、政党、军队等。秘书机构是分级管理， 即各级秘书机构只受直接的领导机构管理，形成封闭的“块 块”关系，而不会也不能形成垂直的“条条”关系。

（⼀）秘书组织设置的原则
1.分级管理原则
2.精⼲原则
第⼀，要根据国家的有关规定，要按需设置秘书组织，合理配置、因事（岗位）选择秘书⼈员。

第⼆，要按系统、科学的原则，对秘书组织进⾏合理分⼯，并且明确各⾃的职责。

第三，各秘书组织之间要相互协调，形成合⼒，以实现共同的⽬标。

3.效益原则
秘书组织的效益来⾃于两个⽅⾯：
⼀是组织设置和组织⼈员要精⼲（如上所述）
⼆是纵向上的层次和横向上的幅度要适当
（⼆）秘书组织的结构
秘书组织的结构，是指秘书组织中各部分排列组合的形态。

1.秘书组织的管理结构
如某市政府系统的秘书组织实⾏两层管理结构：
⼜如某省政府系统的秘书部门实⾏三层管理结构：
2.秘书组织的领导结构
3.秘书组织的业务结构
4.秘书组织的⼈员结构
其科学组合应遵从以下两个原则：
⼀是"异质结合"的原则
⼆是分⼯合作的原则。

协调政府统计工作。
▪ 史料组：编写官方史料。 ▪ 主管科学的官员：负责对制定科研计划和推广发展政策提
供意见和建议。
▪ 管理和人事局：负责文官的管理、培训、录用等工作。
第二章 秘书机构
半权力化办公机构的特点：
▪ 对首脑机关负责，为首脑机关提供综合性公务服务，主要
服务对象为首脑机关群体；
▪ 其权力和影响力往往通过安排首脑机关决策性会议议程，
▪ 阿根廷总统府计划秘书处，除了参与制定各部的政策外，
还是国家在教育、文化、经济、社会、科学、技术以及劳 工方面进行国际合作的联络处，管理全国的科学技术工作。
第二章 秘书机构
这一类型秘书机构的共同特点： 1、参谋辅助活动是全面的、综合的，而管理工作是局部的
专门性的，是极为关键的，影响全局的； 2、参谋辅助活动围绕首脑和首脑机关各项施政要务展开，
▪ 协助总统处理日常事务； ▪ 负责总统与国会两院的联系； ▪ 负责协助总统与政府各部、各独立机构、及各社会团体进
行联系、磋商，拟定有关政策。
第二章 秘书机构
权力化办公机构的特点： ▪ 贴近首脑，其权力和影响力是首脑权力和影响力的延伸； ▪ 其权力和影响力一般要通过参谋咨询、辅助决策、协调控
制及办文办会办事等办公事务体现出来；
例如：
▪ 英国内阁秘书处，负责准备内阁会议议程，在具体操办内
阁办公事务中进行铺垫性参谋辅助。
▪ 德国联邦总理府秘书处负责准备内阁会议，对内阁决策进
行铺垫性参谋辅助；另有国务秘书委员会，其任务是对即 将提交内阁回已讨论的问体进行预备性磋商，或者讨论涉 及某一部门的专门性问题。
第二章 秘书机构
▪ 铺垫性参谋辅助活动的意义
第二章 秘书机构
第二节 秘书机构的任务

任何事物都是大小不一的系统 信息系统：由若干个运动着的子系统构成并 信息系统： 相互连接、相互作用，形成信息回流、 相互连接、相互作用，形成信息回流、回路的工 作系统 办公自动化（ ）：研究如何有效地将计 5）办公自动化（OA）：研究如何有效地将计 算机技术、通信技术、 算机技术、通信技术、系统科学与行为科学应用 于数据信息与非数据信息的办公活动 三方面： 三方面：①人 ②信息 ——机工程 机工程： ③人——机工程：科学的工作程序 与先进的办公设备
4）以所属机关与专业性质同时命名的办公室： ）以所属机关与专业性质同时命名的办公室： 直属部门， 是直属部门，而非秘书机构 如：国务院台湾事务办公室 一度曾是高等分管职能部门 国务院工（工交）、 如：国务院工（工交）、 农（农林）、 农林）、 计划）、 计（计划）、 财税）、 财（财税）、 教科文卫） 教（教科文卫）字办公室 5）社会团体秘书工作机构：秘书处 秘书工作机构： ）社会团体秘书工作机构 采用分理制 有挂靠单位 6）临时性（会议等的）秘书工作机构：秘书处 ）临时性（会议等的）秘书工作机构： 采用分理制或综理制 下可设组
二
秘书工作机构的地位与性质
1.秘书工作机构的地位 1.秘书工作机构的地位 1）分类
①中央、省市党政秘书工作机构：组织严密、 中央、省市党政秘书工作机构：组织严密、 人员设施齐全、工作既分工又合作的相对独立的 人员设施齐全、 工作机构（秘书工作机关） 工作机构（秘书工作机关） ——承首脑机关之命具有一定权力 ——承首脑机关之命具有一定权力 ——规范指导秘书工作 ——规范指导秘书工作
第三章 秘书工作机构 的职能与工作要求
一
秘书工作机构的设置
1.秘书工作机构的设置原则 1.秘书工作机构的设置原则 含义： 1）含义：行政组织内的综合办事机构与参赞 性机构 设置： 2）设置：党政机关与企事业单位普遍设置 原则： 3）原则：①精简 ②纵向层次尽量少 ③横向幅度可适当加大

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制定工作流程
03பைடு நூலகம்
遵守工作规范
建立规范的工作流程，包括文件 传递、会议安排、信息报告等环 节，确保工作高效有序。
秘书机构成员需严格遵守工作规 范，包括保密要求、礼仪规范等， 展现专业素养。
信息沟通与保密措施
建立信息沟通机制
秘书机构应建立有效的信息沟通机制，确保与领导、 同事之间信息畅通，及时反馈工作进展。
分工协作
根据秘书工作的性质和特点，合理分工，明确各自的职责范围和工作任务，实现工作的有序进行。
人员选拔与培训
选拔方式
通过考试、面试、考察等多种方式选拔 优秀的秘书人员，确保人员的专业性和 能力。
VS
培训内容
针对秘书工作的特点和要求，开展业务培 训、技能培训、心理素质培训等，提高秘 书人员的综合素质和工作能力。同时，加 强职业道德教育，培养秘书人员良好的职 业操守和道德品质。
强化保密意识
成员需具备强烈的保密意识，对涉及机密的信息严格 保密，遵守保密规定。
采取保密措施
制定并执行保密措施，如加密传输、定期销毁机密文 件等，确保信息安全。
绩效评估与激励机制
设定绩效评估标准
明确绩效评估标准，包括工作质量、效率、创新能力等方面，确保 评估公正客观。
定期进行绩效评估
定期对秘书机构成员进行绩效评估，了解工作表现，及时发现并改 进问题。
秘书机构的人员配置
人员数量与素质要求
人员数量
根据机构规模、业务需求和工作量，合理配置秘书人员数量，确保工作的高效 运转。
素质要求
秘书人员应具备较高的政治素质、业务素质、心理素质和身体素质，能够胜任 各项秘书工作。
人员结构与分工
人员结构

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（二）接待工作
接待工作是秘书部门常见的事务工作。
接待工作的质量直接关系到组织的声誉和领导者的形象，也直接关系到 工作的效率。因此，必须加强对接待工作的规范化管理，切实把接待工 作做好。
接待工作的主体是做好对接待对象的服务工作。接待对象相当广泛，有 外宾、有内宾，有集体的、有个人的，有主动邀请的、有未经邀请而自 行到来的。对于这些不同的情况，应根据不同的要求，分别做好对他们 的接待工作。
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三、秘书机构的组织形式
（二）分理制
分理制条件下的秘书机构，是一种职能分工型模式，是为适应现 代管理日趋复杂、分工渐细而又需各部门相互协调而形成的秘书 机构组织形式，这种形式能充分发挥职能部门专业管理的作用。
采用职能分工型模式，将领导集团的办公需要分解成若干方面， 分别交由各职能部门或有关人员办理，不仅适应了职能分工复杂 的局面，也有利于秘书个体发展专业及综合才能。
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三、秘书机构的组织形式
（二）分理制 分理制秘书机构的特点在于，将秘书工作职能化整为零，各负其
责，各司其职，以充分发挥各职能部门的作用。 分理制主要适合于管理面较宽，或驻地相对分散，且工作联系面
又广，需处理的公文又比较繁多的大中型机关组织。分理制的形 式多种多样，不同类型的社会组织可视不同的情况具体考虑。
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（四）社会团体的秘书机构
社会团体的秘书机构，通常也采用综理制，直接命名为“秘书 处”。比如“中国高等教育学会秘书学专业委员会秘书处”。
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（五）临时性秘书机构
临时性秘书机构指各级社会组织在实际工作需要时设置的非常设 性秘书机构。主要有两种情况。

精简原则
秘书工作机构的设置应遵 循精简、高效的原则，避 免机构臃肿、人浮于事。
统一原则
秘书工作机构的设置应统 一领导、分级管理，确保 各项工作协调一致、高效 运转。
秘书工作机构类型
办公厅（室）
各级政府及政府部门的综合性 办事机构，协助政府和政府部
门领导处理日常事务。
秘书处（科）
机关、团体、企业事业单位的综 合性办事机构，负责文书处理、 机要保密、信访接待等工作。
争取支持
积极争取上级秘书工作机构的理解、支持和帮助，为下级秘书工作机构的发展创造有利条 件。
协调好与同级秘书工作机构关系
相互尊重
尊重同级秘书工作机构的职权和 地位，不干涉其内部事务，维护 彼此之间的友好关系。
加强沟通
定期与同级秘书工作机构交流工 作情况、经验和问题，共同探讨 解决方案，促进双方工作的顺利 开展。
主动思考建议
秘书应主动思考工作中遇到的问题，提出建设性意见和建议，为领导 决策提供参考。
积极为领导分忧解难
协助处理日常事务
秘书应积极协助领导处 理日常事务，如安排会 议、接待来访者等，减 轻领导的工作负担。
主动承担责任
秘书应主动承担责任， 积极解决工作中遇到的 问题和困难，为领导排 忧解难。
提供信息和建议
进度监控与反馈
绩效评估与奖惩
对各项任务的完成质量进行评估，根 据评估结果进行奖惩，激励员工积极 完成任务。
对各项任务的完成情况进行实时监控， 及时向领导反馈进度和结果。
03 秘书工作机构人员要求
政治素质要求
坚定的政治立场
秘书人员必须具备高度的政治觉悟，始终保持正 确的政治方向。
敏锐的政治观察力
能够准确把握政治形势，对政策变化有敏锐的洞 察力。

建立完善的考核评估体系，制定科学合 理的评估标准，反馈工作效果和不足之 处。
秘书机构的改革和创新
改革原因
随着社会的发展和需求的变化， 秘书机构需要不断改革创高工作质量 和效率。投入高科技手段，提 高信息处理和管理能力。
改革效果
秘书机构改革创新取得了显著 成效，工作效率和质量大幅提 升，为组织提供了更好的服务。
经验分享
成功案例分享
我们邀请多位优秀组织的负责人分享秘书机构的工 作经验，助您更好地管理组织。
经验总结
本次课程将深入分析秘书机构的优势和不足之处， 总结经验，帮助您更好地理解和掌握秘书机构的工 作方法。
结束语
总结
本次课程简要介绍了秘书机构的设置原则、职责和制度，并分享了经验和成功案例，希望能 对您的工作有所帮助。
秘书机构的设置
秘书机构是组织的重要部分，本次课程将深入介绍秘书机构的设置、职责和 制度，帮助您更好地管理组织。
什么是秘书机构？
秘书机构是由专业人员组成的部门，负责组织管理工作。其作用是管理组织 日常事务，促进决策和信息沟通，并为领导层提供建议和支持。
秘书机构的设置原则
简单明了
设置应当简单明了，避免出现冗余和重叠职责。
秘书机构的组成和分工
主席团秘书处
主要负责会议筹备和决策跟进，协调各部门间的合 作，提高组织效率。
常务秘书处
主要负责日常管理、文件管理、信息交流等工作， 支持并协助领导层完成工作目标。
部门秘书处
主要负责各部门的日常管理和协调工作，促进各部 门间的信息共享和协作。
秘书机构管理制度
1 决策流程
2 内部管理制度
3 外部表现和形象
制定科学合理的决策流程， 保证决策公正透明。

说话得体
• 某天上班时间内，老总走到策划部主管高 慧的身边突然问了一个莫名其妙的问题： “小高，我问问你，‘美眉’是什么意思?” 高慧忍不住地笑了：“您是不是也想找个 美眉?”“哪里，美眉是什么玩意儿我都不清 楚，我找它干什么?”老总说，“我在家老听 我孩子说美眉什么的，我问他什么意思， 他只朝我傻笑不告诉我，今天我听见我的 秘书在我办公室也说‘美眉’这个词，所 以好奇，问问你。”
2、秘书工作机构的性质
• 秘书工作机构由其职能据顶具有机密性、 辅助性、综合性、服务性四种特性。
• （1）机密性 • 秘书部门掌管机密文件（政治机密、经济
机密或者人事机密、商业机密、科技机 密），组织和参加各种会议（必然有部分 内容是涉及机密的），承领导之命办理各 种事务，负责组织内部的安全、保卫工作， 因此，首先具有机密性。
• 纵向层次少，横向幅度大，灵活性、自由 度大，上下沟通方便。
2、秘书工作机构的名称与组织形式
• （1）名称：我国的秘书工作机构有广义和 狭义之分，广义的是指秘书长或办公厅主 任领导下的办公室，其名称由机关、单位 或首长名称加秘书机构名称组成，如国务 院办公厅、四川省人民政府办公厅、郫县 人民政府办公室等；
• 狭义的则是以“秘书”命名的局、处、科、 室、股等部分，统辖于机关、单位或办公 厅之下，只负责文书、会务、联络、接待 工作。
注意
• ◆我们要分清两个误区： • ——并非所有的"办公室"都属于秘书机构。
如:外事办公室、侨务办公室、征兵办公室、 台湾事务办公室、工业交通办公室等就不 是秘书机构。因为这些机构所承担的职能 并非秘书机构的职责。
• 大家原以为办公室主任和副主任都是能干的、高 学历的年轻人，办公室的工作一定会更上一层楼，

秘书机构的概念：广义的秘书机构，是指负责综合行政工 作的办公厅（室），包括其下属的文书、接待、档案、 机要、外联、宣传、信访、调研、警卫等部门的统称； 狭义秘书机构，仅指各级办公厅（室）中的秘书部门。 本书介绍的是广义的秘书机构。
二、秘书机构设置的原则
(一) 必要性原则 1.组织工作的必要 2.领导工作的必要 3.综合事务的必均设正副秘书长和办公厅，办公厅设 正副主任。办公厅工作由秘书长直接领导。设置下属 机构采用分理制的形式，办公厅与省属部、委、局平 行，厅下设处、室、设、科、组。
县委和县人民政府均设办公室，办公室设正副主任，下 设科、股、组等。
省、市、县级的人民代表大会、政治协商常委会，按相 应级别分别设办公厅或办公室。设置下属机构均采用 综理制的形式。
一、各级各类秘书机构
根据我国党政组织系统的级别层次，秘书机构自 上而下为办公厅、秘书处、秘书科、秘书股等。
(一)国家机关的秘书机构 中共中央、国务院办公厅在设置下属机构方面，
由于党和国家最高领导机关的职责、工作任务 的需要，采用分理制和综理制两种形式设置所 属秘书机构。 分理制，采用分部门办公的形式。中共中央和国 务院实行的都是这种形式，内部下设局级机构， 局级以下设处、室或科等。 综理制，采用不分部门办公的形式，由秘书工作 机构综合管理领导机关的综合日常工作。全国 人大常委会、中央军委、全国政协常委会实行 的便是综理制这种机构设置形式，由秘书长领 导办公厅负责综合管理，承办日常工作，办公 厅下设若干局、处、室等。
(三) 基层单位的秘书机构
基层单位的秘书机构通常只设办公室，不再设置下 属机构，由办公室的人员各分管某项秘书工作。
城市的社区办事处和农村乡镇一般设办公室或秘书 股，根据较少的业务量和简单的工作程序，或设 专职秘书或兼职秘书。

六、秘书机构的建设 （一）队伍建设 1、保持相对稳定 2、 提高综合素质 3、 优化队伍机构 （二）制度建设 1、秘书工作制度 2、管理制度：一是秘书的录用、考核、奖励、 升降、培训、交流等制度； 二是按工作岗位 制定工作责任制；目标管理制度。

第二节 各级各类秘书机构




三、秘书部门的基本特征 秘书机构的特殊地位，决定了秘书机构具有以下3个方面的 基本特征： 1，从属性 秘书机构在整个机构体系中属于综合性的辅助部门。所从 事的工作属辅助性、服务性工作。秘书人员可以向领导提出 解决问题的意见和方法，但这些意见和方法只有经领导认可 后，作为领导机构的决定、决议执行，而不是作为秘书部门 的决定去执行。 2．中介性 在党政机关、企事业单位内，领导层是决策机构，职能部 门是执行机构。秘书机构既不是决策机构，也不是执行机构， 而是介于二者之间起中介作用的部门，是领导层与职能部门 之间的桥梁和纽带。 3．综合性 在机关的内部机构中，秘书机构不承担任何具体业务工作， 但有些无法分解到具体业务部门的工作，如在全局范围内给 领导提供服务、综合协调、处理事务等，都要由秘书机构承 担。而且，秘书机构的主要活动是围绕领导层的活动而展开 的，活动内容涉及面广，大至大政方针的制定，小至车辆交 通、接待来访，均需秘书部门的参与和办理，因而属于综合 性机构。
一、各级秘书机构 （一）中央机关的秘书机构 中央机关与国务院机关实行的是分理制 分理制：采用部门办公的形式 全国人大常委和全国政协常委会实行综理 制，由秘书长领导办公厅、综合办理日常 工作。 （二）省、市、县级的秘书机构 （三）基层单位的秘书机构





联合国秘书长执行任务时只对联合国负责，不受任何国家政府指使，联 合国秘书处还设有副秘书长若干人及其他从事文书工作的工作人员。其 机构之大、权力之重、工作人员之多在各国中莫过于此。其它一些国际 组织亦多设有类似的对该国际组织负责的秘书长行使职权。如美洲国家 组织（Organization of American State）是常设的中央机构，由秘书 长领导，负责执行大会委托的各项任务。非洲统一组织（Organization of African Unity）的秘书处，下设政治、法律、经济、社会、文教、 出版和新闻、礼宾及行政等部门。阿拉伯国家联盟（Arableague）的 秘书长需经会员国三分之二多数表决，由理事会委派。再如北大西洋公 约组织（North Atlantic Treaty Organization），设国际秘书处，秘书 长也是部长理事会、防务计划委员会核计划小组的主席，地位十分重要。 秘书这一扶持性工作，按世界的分类概念分为：①行政秘书，指的是为 上级行政官（高级官员或总经理）工作的秘书。这类秘书协助领导人推 进工作，没有打字的任务，往往是单位团体所委派的，向秘书行政管理 人或领导人进行汇报；②通信秘书，这类秘书执行打字的职责，向信息 处理中心汇报。信息处理中心主管人帮助管理人进行日常业务、信息反 馈、培训、人事以及未来计划等工作。有时行政秘书称为政务助手，但 传统上这种职称和秘书这个职称并不一样，它用来指较高级的职责。在 某些组织机构中，办公室的低级工作人员从事口授、笔录、抄写、打字 以及执行办公室的事务工作称为速记员（Stenographer）不能称秘书， 往往比秘书要受更多的监督。

第四章秘书机构第一节秘书机构设置的原则一、秘书机构的含义秘书机构即秘书部门，也就是秘书人员在其中从事秘书工作的地方。

二、秘书机构设置的原则(一)设置秘书工作机构有三个原则：1.凡独立单位必须设置秘书机构2.精简、合理、高效的原则3. 纵向层次尽量少,横向幅度可适当加大4.秘书机关与所属机关在工作性质上必须相适应（二）秘书工作机构的名称与组织形式1.我国的秘书工作机构有广义与狭义两种：广义：是指秘书长或办公厅（室）主任领导下的办公厅或办公室，其名称由机关、单位或首长名称加秘书机构名称两部分组成。

狭义：是以“秘书”命名的局、处、科、室、股等部门，统辖于机关、单位或办公厅（室）之下，只负责文书、会务、联络、接待等工作。

2.秘书工作机构组织形式也有两种：分理制是指秘书工作机构内部下设分理机构，承办分工的具体事宜。

综理制是指所有秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理，下面不再分社部门。

这适合于秘书工作量不太大的机关或单位。

3.秘书机构的名称：中央的秘书级构称“办公厅”，这类“厅”是部级机构，采用分理制（即下面再设部门，以处理各种不同的秘书工作）。

省、部的秘书工作机构也称“办公厅”，这类“厅”是厅局级机构，也采用分理制，下设秘书处、机要处、信息处等。

省辖市、厅、局、区、县、乡镇和企事业单位的秘书工作机构都称为“办公室”，但级别也不同。

除了乡镇办公室为股级，下不再分设。

再大的企业的秘书机构只能称作“办公室”，而不能冠名为“办公厅”。

有些部门以所属机关和专业性质同时命名的办公室，则不属秘书工作机构，而是直属部门，如国务院台湾事务办公室等。

社会团体的秘书工作机构，通常直接命名为“秘书处”，采用综理制，如“中国高教秘书学会秘书处”。

还有一种临时性的秘书工作机构，也叫“秘书处”，视其规模大小、工作多少，采用综理制或分理制，如大会秘书处之下的联络组、宣传组、后勤组等。

第二节各级各类秘书机构一、秘书机构的层次和类型（一）中央机关的秘书机构例：国务院办公厅设3个秘书机构，具体名称和职责如下：1.秘书一局。