秘书实务作业ppt课件

（二）时间表 –年 – 季度 –月 –周 –日
周工作安排表
时间安排
地点 内容
日期 具体时间
周一
周二
周三
周四
周五
周六
参加的领导 负责科室 备注
注：若有变动，请以通知为准。 ×××公司 年月日
（三）工作日志
提前了解、符合意图、双份、一早确认、信息完整、及时更新、协助执行、保 密
姓名 记录分类
工作
上
内容
第一节 办公室日常管理
一、环境管理
（一）整洁简约 （二）有序有效
1、开放式布局 2、封闭式布局 （三）平等科学 1. 办公桌：同一方向、光线来自左侧、通道1.5米、桌距1米
以上、高度700-760毫米（打字桌660毫米） 2. 办公椅：座高400-460、座宽大于380、靠背90-120度倾
斜，扶手高度200-250 3. 文件柜等：高度 4. 公共空间
（五）保管：专人负责、接印登记、不得代取代用、安全、洗刷 （六）使用：批准、监督、登记、位置（骑缝章、更正章、骑边章、
密封章、急件章、钢印） （七）停用：发文宣布、上交 、登记注销：存档或销毁(印模存档)
编号 用印时间 用印部门 用印内容 用印数 批准人 经办人签名 归存处所 备注
八、邮件
（一）分类分送 – 私人（亲启、私人、保密） – 公务：重要（机要、急件、快递、保价、挂号、 带回执、落款）、普通
午
下 午
问题描述
建议或说明事 项
填表人签字
部门 工作项目记录
日期
1 2 3 1 2 3
解决方法
星期
工作权重 工
工作 完成 度(%)
部门主管审核
六、值班
（一）形式：常设性、间歇性、临时性

• 由于“秘书”一词原义是指文献，故后 来便将以掌典图书，著书立说为职责的官职 称之为“秘书监”、“秘书丞”、“秘书 郎”、“秘书令”。秘书寺和秘书省均属国 家机构，内设秘书监、秘书郎等职，负责收 集、校阅、编修、保管图书。由此可见，我 国古代以“秘书”一词命名的官职或官署， 并不真正从事现代意义上的秘书工作，故不 能同现代秘书人员和秘书机构相提并论。
三、秘书的定义
• 秘书是以综合处理信息和事务的方式直 接辅助领导者实施管理的人员。
（一）秘书活动的根本对象是领导者
• 秘书活动的对象分解成两个相互联系的层 次：第一个层次是外围的、直接的对象，即秘 书人员每一次具体的实务操作所直接作用的信 息和事务；第二个层次是内核的，也是最根本 的，对于秘书活动具有本源意义的对象——领 导活动。离开了领导活动，秘书活动就失去了 核心和方向，因而也就丧失了其存在的必要性 和可能性。 • 结论：没有领导活动，就没有秘书活动。
•结 论：
•
一是古今“秘书”一词所代表的概念
具有明显的区别，古代“秘书”一词指物，现
代“秘书”一词则指人，即为领导者提供特定
服务的人员；
•
二是古今“秘书”概念之间存在内在
的联系。“秘书”一词由“秘”和“书”二字
组成。“秘”即秘密、神秘的意思。我国古代
“书”一字指一般图书外，还包括版图、律令、
户籍、族谱等文书和档案，这同现代意义上的
• 第二，秘书作为一种特定的职务，不再 以掌管一般意义上的图书典籍为主要职责， 而真正具有了现代意义的秘书职能。
二、国外对秘书概念的解释
• ●Secretary最早是指英王身边的辅臣 • ●今天，一切辅助主管人员从事行政和业
务管理的人员都可以称为secretary

会议安排——会前筹备工作：
确立议题：（多由领导定）主题、内容、时间、会期、 方式、组织、范围、主办、主持人、筹备组等。 选择场地：大小会场、食宿地、级别标准、活动地等。 发送请柬和通知。 准备资料 ：会议日程、各类文件、声像资料、广告、 报导、证件类、表格、材料袋等。 会务工作：会场布置、设备物资准备、车辆安排、报 到登记、餐饮安排、安全保卫等。 经费预算：来源、计划、审批等。
目的----反映会议情况、进程，介绍会议讨论、争论的 问题，摘录会议发言 要点（规模大、会期长的常编发简报以交流信息） 类别-- 摘要式—将有代表性、有启发性的发言摘录整理， 让其他组了解。 概括式---根据会议记录分析综合，概括大会、小组 情况，供与会者阅。 综合式---包容上两式，加上其他，如上级指示、贺信、 会中花絮等。
会议 简报写作
快---抢时间，不拖拉，边听、边记、 边分析、边整理，满足时限性。 新---提出新情况、新问题、新经验， 引人注目，满足交流性和指导性。 实---内容真实、准确、可靠，数字、 事实核对清楚，不夸大缩小。 短---行文简明扼要，开门见山，朴实无华， 一语中的，不过千字。
七、信息管理
- 国家机构、社会组织、个人从事政、军、经、 科、技、文、宗等活动中直接形成的对国家、 社会有保存价值的各种文字、图表、声像记录
（行政管理类、经营管理类、科研类、工艺技术 类、法律类、财会金融类、 基建设备类、人事类等）
信息管理
档案特点--1、社会实践中的原始记录； 2、是有条件转化来的文件 3、 来源广泛、内容丰富、形式多样 档案作用--1、凭证作用； 2、参考及情报作用
信息管理——档案业务6个环节
1、 收集工作---获取积累档案的手段，统

2. 报告
❖ 这里的报告，是指向上级（部门）汇报工作、反映 情况、提出意见或建议、答复询问时使用的有一定 篇幅而内容又比较重要的公文。
3. 备忘录
❖ 备忘录是一种录以备忘的公文，一般用来提醒、督
促对方或就某个问题提出. 意见或看法。
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二、从内容上分
❖ 企业公文从内容上可分为行政性公文、社交性公 文、运营性公文和商务性公文四大类。
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二、不过分拘泥于形式
❖ 企业公文由于需要追求时效性，不过分拘泥于形式 ，格式比较灵活。
❖ 所以，企业公文没有必要也不可能像行政机关公文 那样拘泥于形式。
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第四节 企业公文的基本要求
一、内容正确
❖ 企业公文如果内容不正确，不仅会没有效果，而且 有可能导致混靠、准确无误。
❖ 直接材料又叫第一手材料，是秘书直接从日常工作中经历或 观察了解得来的。
❖ 秘书写作中的间接材料，多是从报纸、杂志、书籍、网络当
中收集来的，如事例、概述、. 数字、经验、成果等。
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第二节 构思阶段
一、立意选材
❖ 立意就是确立主题，主题是一篇文章的灵魂和统帅 。
1. 主题的确立
❖ 主题就是公文的中心思想，它是作者对自己所写的 客观事物持有的基本观点、态度和评价。
（3）新鲜生动
❖ 新鲜生动的材料能更好地表. 现思想和主题。
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二、材料的剪裁
❖ 剪裁就是根据主题的需要，对选定的材料确定主次 、详略，进行加工处理。
❖ 总之，剪裁材料要根据主题的需要，该详则详，该 略则略，详而适当，略而不苟，有详有略，相互配 合。
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三、谋篇布局
❖ 所谓谋篇布局，就是对材料排列组合，即通常所说 的“搭架子”、安排结构。