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254388 商务秘书实务 PPT课件[167页]

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秘书实务 课件

秘书实务 课件

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• 办会
•
会议是管理工作和领导活动的方式之一，会 议是民主精神的体现。如何组织好会议、如何做好 会议中的会务服务工作、如何提高开会的效率都是 秘书工作者需要考虑、研究的问题。 包括值班、电话事务、接待、为领导安排日 程、调查研究、为领导决策提供参考性方案、信息 服务、查办工作、信访工作、保密工作。

（二）秘书的职业道德规范 文明礼貌、爱岗敬业、诚实守信、办事公道、 勤劳节俭、遵纪守法、 团结互助、开拓创新。
六、秘书实务工作的规律和方法





（一）秘书实务的规律的内容 1、不同行业的秘书工作有各自的特殊规律 2、不同工作范畴有各自的特殊规律 3、经常性工作规范化、程序化的规律 4、领导授意与秘书忠实、完整、准确表达相一致 的规律 （二）秘书实务的工作方法 1、抓主要矛盾的方法 2、妥善处理各种工作的方法 3、从群众中来到群众中去的方法
• （三）秘书实务的具体内容
• 1、“参与政务”、“掌管事务”（分清楚主次）
•
2、办文、办会、办事
办文包括办发文、办收文以及文件管理。办发 文是指由单位起草，发往外单位的文件，包括牛皋、 审核、发文登记、打印、校对、装订、装封、发出、 注发等一系列程序；办收文是指办理外单位发往本 单位的文件，包括签收、拆封、登记、传阅、批办 等一系列程序；文件管理即把办理完毕的收文、发 文科学地存放起来，以备领导随时查询，并定期向 档案部门移交工作。
秘书学的产生
秘书作为古老的职业门类，在我国有着悠久的发展历史， 但秘书学作为一门科学，是80年代以后才在我国兴起。80 年代初出现秘书学理论研究的热潮，主要标志： （1）秘书教育大发展 初步形成了我国多层次，多渠道，多形式的秘书人才培养的 网络。 （2）秘书工作组织的成立 从中央到地方建立学术团体、各种秘书协会。 （3）秘书刊物的出版发行 中共中央办公厅《秘书工作》 上海大学：《秘书》

(中职) 商务秘书实务(第二版)第一章教学课件

(中职) 商务秘书实务(第二版)第一章教学课件

2022/10/25
23
新上任的秘书要做好以下准备（2）
第三，了解自己所担任工作的范围、性质、特点、职 素和技能，通过向同行同事请教，总结自己以往工作 的经验教训，做到心中有数，逐步地跟上整个企业的 工作节奏和规律，使各项工作规范化、制度化、程序 化，最终达到科学化。
第四，加强时间管理，将自己的一切工作环节纳入有 序的控制，以统筹平衡急缓、主次，使一切事务的处 理更为高效化 。
2022/10/25
10
2
、 商 务
秘 书 工 作 的 主 要 内 容
2022/10/25
（1）日常事务性工作
环境管理、办公用品管理、时间管理、流程管理、 电话工作、接待工作、文书信函工作、信息工作、
保密工作、档案工作、信访工作等。
（2）上司指派性工作
辅助决策工作、协调沟通工作、督促检 查工作、会议工作、差旅准备工作、操 办事务、应对突发事件等。
2022/10/25
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秘书的面试技巧（3）
第五，准备好自己的学历、工作经历等材料，尤其是 申请的职位相关的材料事先要准备好。 第六，准备好适宜的面试服装，面试前，花一些时间 和精力进行一下自我修饰，整理好仪表和服饰，女秘 书一般一定要穿深灰浅棕系列的职业套装，衣服款式 要力求端庄大方，尽量去掉装饰物，面部、颈部、手 部都要注意卫生，要化些淡妆，配饰如颈链、戒指、 耳钉、耳环等要尽量少带，鞋子的样子要精致大方， 以中跟为好，使人看上去得体、大方、庄重、沉稳。
第二，要事先整理自己的思路，确定如 何表达自己的学历、资格、能力、特点 和爱好，所陈述的内容应和简历上的完 全一致
2022/10/25
20
秘书的面试技巧（2）
第三，预先准备好对方可能提出问题的应对答案，特别要想好如 果对方问及“你对原来的上司如何评价？”“如果你未来的上司 是一个脾气比较急躁，喜欢苛求下属的领导，你将怎么 办？”“你们原来的公司规模较大，而我们的公司规模较小，你 会不会感到不适应？”等许多棘手、敏感的问题时，要注意回答 的技巧，因为这些问题是要考察你的人际关系技巧和心理素质， 所以要深思熟虑，不要简单回答是否对错，要辩证全面地陈述你 对问题的认识。 第四，事先要了解时下涉外秘书人才市场的薪水标准，因为涉外 秘书的薪酬标准常常和人才市场的供需状况和大的经济形势密不 可分。面试时当对方提及薪酬问题时，可以根据自己的实力，有 的放矢地提出，但注意不要随便说：“给多少都没关系”或“我 认为我原来的薪酬是某某千元，这次无论如何要高出原来某某千 元。”之类的话，以免雇主认为你对自己的实力缺乏自信，或者 你自以为是，盲目抬高身价等等。

秘书实务 精品课件

秘书实务 精品课件

（3）对待强求自信型 按照领导计划好的去做就行，但领导想法很多， 效率要求高，你的工作压力大，应有心理准备。 （4）对待性格粗犷型 领会这种领导的意图较容易，但秘书要比较细心， 做工作计划要详尽。 （5）对待作风细腻型领导 要长期观察，慢慢领会领导意图，最重要的方法 是观察。 （6）对待理想型领导 秘书做好本职工作即可。
秘 书 职 业 道 德
现 代 秘 书 实 务 的 规 律
秘 书 实 务 的 工 作 方 法
第三章 领会领导意图
一、了解你的领导 （一）了解你的领导的类型 1、不同管理风格的领导 （1）专制型领导 要求下级绝对服从和忠诚 （2）交易型领导 信奉公平原则，赏罚分明
（3）威慑型领导 “善用兵者，杀卒之半。”这种领导是残酷无情 的冷面杀手，很有权威。 （4）民主型领导 领导发动下级讨论，共同商议，集思广益，然 后决策。 （5）放任型领导 领导者撒手不管，下级想怎么干就怎么干，爱 干什么就干什么，完全自由。
案例阅读：
面试
某公司正在招聘新员工，面试只有一道题目，就是让每位参加面试的新人 谈谈自己对责任的理解。 对于这样一个问题，应聘者们都认为简单得不能再简单了。他们一个接一 个地出来，大家看上去都是胸有成竹的样子。 最后的结果终于出来了。但是出乎所有人的意料：谁都没有被录用，大家一起 落选了。 经理对前来查询的人说出了其中的原因：“其实，我们也很遗憾，我们很 欣赏各位的才华，你们对问题的分析是层层深入，语言简洁畅达，各位考官非 常满意。但是，我们的面试题不是一道，而是两道。遗憾的是，另外那道题你 们谁都没有回答。” 众人哗然：“还有一道题？什么题啊？” “对，还有一道题。你们看到躺在门边上的那个扫帚了吗？有人从上面跨过去， 有人甚至往旁边踢了一下，但就是没有一个人肯把它扶起来。” 经理最后说：“对责任的理解远不如做一件体现责任的小事，后者更能体现出 你的责任感。”

秘书学与秘书实务教材(PPT 254页)

秘书学与秘书实务教材(PPT 254页)

• 由于“秘书”一词原义是指文献，故后 来便将以掌典图书，著书立说为职责的官职 称之为“秘书监”、“秘书丞”、“秘书 郎”、“秘书令”。秘书寺和秘书省均属国 家机构，内设秘书监、秘书郎等职，负责收 集、校阅、编修、保管图书。由此可见，我 国古代以“秘书”一词命名的官职或官署， 并不真正从事现代意义上的秘书工作，故不 能同现代秘书人员和秘书机构相提并论。
三、秘书的定义
• 秘书是以综合处理信息和事务的方式直 接辅助领导者实施管理的人员。
（一）秘书活动的根本对象是领导者
• 秘书活动的对象分解成两个相互联系的层 次：第一个层次是外围的、直接的对象，即秘 书人员每一次具体的实务操作所直接作用的信 息和事务；第二个层次是内核的，也是最根本 的，对于秘书活动具有本源意义的对象——领 导活动。离开了领导活动，秘书活动就失去了 核心和方向，因而也就丧失了其存在的必要性 和可能性。 • 结论：没有领导活动，就没有秘书活动。
•结 论：
•
一是古今“秘书”一词所代表的概念
具有明显的区别，古代“秘书”一词指物，现
代“秘书”一词则指人，即为领导者提供特定
服务的人员；
•
二是古今“秘书”概念之间存在内在
的联系。“秘书”一词由“秘”和“书”二字
组成。“秘”即秘密、神秘的意思。我国古代
“书”一字指一般图书外，还包括版图、律令、
户籍、族谱等文书和档案，这同现代意义上的
• 第二，秘书作为一种特定的职务，不再 以掌管一般意义上的图书典籍为主要职责， 而真正具有了现代意义的秘书职能。
二、国外对秘书概念的解释
• ●Secretary最早是指英王身边的辅臣 • ●今天，一切辅助主管人员从事行政和业
务管理的人员都可以称为secretary

《秘书实务电子教案》课件

《秘书实务电子教案》课件

《秘书实务电子教案》课件第一章：秘书实务概述1.1 秘书实务的定义与意义解释秘书实务的概念阐述秘书实务在现代企业中的重要性1.2 秘书实务的基本原则与要求介绍秘书实务的工作原则分析秘书实务工作的具体要求1.3 秘书实务的职业技能与素质探讨秘书应具备的职业技能讲解秘书实务工作中所需的素质第二章：秘书日常工作任务2.1 文件管理讲解文件管理的具体工作内容分析文件管理的重要性2.2 会议组织与协调介绍会议组织的基本步骤分析会议协调的要点与技巧2.3 电话接听与沟通技巧讲解电话接听的基本规范探讨沟通技巧在电话工作中的应用第三章：商务礼仪与沟通技巧3.1 商务礼仪的基本要求介绍商务场合中的礼仪规范分析商务礼仪在实际工作中的应用3.2 商务沟通的基本原则讲解商务沟通的重要性探讨商务沟通的有效方法与技巧3.3 商务洽谈与演讲技巧介绍商务洽谈的基本流程讲解演讲技巧在商务场合中的应用第四章：商务写作技巧4.1 商务写作的基本要求讲解商务写作的标准与规范分析商务写作的特点与要求4.2 商务信函与商务报告的写作介绍商务信函的写作技巧讲解商务报告的写作要点与结构4.3 商务提案与商务合同的写作探讨商务提案的写作方法与步骤讲解商务合同的写作要点与注意事项第五章：秘书实务案例分析5.1 秘书实务案例解析分析实际工作中的秘书实务案例讲解案例中的问题与解决方法5.2 秘书实务案例讨论组织学生对实务案例进行讨论引导学生从案例中汲取经验与教训5.3 秘书实务案例演练设计模拟场景进行实务案例演练讲解演练中的技巧与注意事项第六章：办公室管理与办公设备使用6.1 办公室环境管理讲解办公室环境布置的原则和方法分析办公室环境管理对员工工作效率的影响6.2 办公设备的使用与维护介绍常见办公设备的功能和使用方法讲解办公设备的维护保养要点6.3 办公用品的管理阐述办公用品的分类和管理流程分析办公用品管理的重要性第七章：信息收集与处理7.1 信息收集的基本方法讲解信息收集的途径和技巧分析各种信息收集方法的优缺点7.2 信息处理与分析介绍信息处理的基本流程讲解信息分析的方法和技巧7.3 信息资料的整理与归档阐述信息资料整理的意义和原则讲解信息资料归档的方法和注意事项第八章：时间管理与个人效率提升8.1 时间管理的基本原则讲解时间管理的重要性阐述时间管理的原则和方法8.2 个人效率提升的策略介绍提高个人工作效率的技巧分析个人效率提升的方法和注意事项8.3 时间管理工具的应用讲解时间管理工具的功能和优势分析时间管理工具在实际工作中的应用第九章：危机管理与应对策略9.1 危机识别与评估讲解危机识别和评估的方法分析危机识别和评估的重要性9.2 危机应对策略介绍危机应对的基本原则讲解危机应对的具体方法和步骤9.3 危机处理后的善后工作阐述危机处理后善后工作的重要性讲解危机处理后善后工作的方法和注意事项第十章：秘书实务拓展与职业发展10.1 秘书实务的拓展领域讲解秘书实务拓展的方向和途径分析秘书实务拓展的意义和价值10.2 秘书职业发展规划介绍秘书职业发展的前景和趋势讲解秘书职业发展规划的制定方法和步骤10.3 秘书职业素养与能力提升阐述秘书职业素养的重要性讲解提升秘书职业素养的方法和技巧重点和难点解析：重点环节1：文件管理文件分类与归档方法电子文件与纸质文件的管理差异重点环节2：会议组织与协调会议策划与议程设置会议室布置与设备检查重点环节3：商务礼仪与沟通技巧商务场合着装与仪态要求跨文化交流中的礼仪注意事项重点环节4：商务写作技巧商务报告的结构与内容要求商务信函的格式与措辞规范重点环节5：危机管理与应对策略危机识别与评估的方法危机应对团队的组建与分工难点环节1：信息收集与处理非结构化信息的数据分析信息处理的实时性与准确性难点环节2：时间管理与个人效率提升优先级设定与时间分配个人时间管理工具的定制化应用难点环节3：秘书实务拓展与职业发展秘书角色转变与技能更新秘书职业发展规划的个性化制定全文总结和概括：本教案涵盖了秘书实务的各个方面，从基础的文件管理到复杂的危机应对，每个章节都包含了具体的工作流程和技能要求。

商务秘书实务第二章商务礼仪PPT课件

商务秘书实务第二章商务礼仪PPT课件

西装穿着的规矩：“三个三”
第一个三：三色原则 第二个三：三一定律 第三个三：三大禁忌
A.袖子上的商标要拆除 B.穿西装必须打领带
三一定律： 即男人在穿西装的 时候，鞋子、腰带 和公文包应该是一 个颜色，而且应当 首选黑色。
C.袜子与西装要配套
3、男商务秘书着装要领
（1）西装的穿法和礼仪 （2）领带的选择 （3）穿着西装的程序
递送自己的名片一定要用双手呈上名片的字迹要面向对方不要以手指夹着名片给人上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作出来的汇报的内容是否真实汇报的数据是否准确汇报的用语是否恰当三接待礼仪一接待工作的基本原则1诚恳热情2讲究礼仪3细致周到二接待准备上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作出来的汇报的内容是否真实汇报的数据是否准确汇报的用语是否恰当三接待礼仪1亲切迎客2热忱待客开门礼仪外开门客先入内开门己先入敬茶礼仪3礼貌送客上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作出来的汇报的内容是否真实汇报的数据是否准确汇报的用语是否恰当四电话礼一礼貌1微笑接听2使用礼貌语3礼貌呼应4电话处理5结束礼节上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作出来的汇报的内容是否真实汇报的数据是否准确汇报的用语是否恰当二准确何人何时何地何事何因如何做六何上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作出来的汇报的内容是否真实汇报的数据是否准确汇报的用语是否恰当三高效四处理上司的电话1挡驾2处理上司正在开会外出时的电话上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作出来的汇报的内容是否真实汇报的数据是否准确汇报的用语是否恰当电话礼仪1打电话时间适宜内容简练语言规范文明礼貌要秉行尊敬对方的意念上司的判断和决策在很大程度上是根据秘书的汇报作出来的汇报的内容是否真实汇报的数据是否准确汇报的用语是否恰当电话礼仪1打电话时间适宜内容简练语言规范文明礼貌嘴与话筒之间要保持大约三厘米的距离讲电话时如果发生掉线中断等情况应由打电话方重新拨打并抱歉

商务秘书知识点 ppt课件

商务秘书知识点 ppt课件

六、合资年限为Ｘ年，即Ｘ年Ｘ月－Ｘ年Ｘ月。
七、合资企业其他事宜按《中外合资法》有关规定执行。
八、双方将在各方上级批准后，再行具体协商有关合资事宜。
本意向书一式两份。作为备忘录，各执一份备查。
ＸＸ厂（甲方）
ＸＸＸＸ公司（乙方）
代表：
代表：
Ｘ年Ｘ月Ｘ日
商务秘书知识点
中国黑龙江国际经济技术合作公司（甲方）
二、总投资Ｘ万（人民币），折Ｘ万（美元）。ＸＸ部分投资Ｘ万（折Ｘ万）；ＸＸ部分投资Ｘ万（折 Ｘ万）。
甲方投资Ｘ万（以工厂现有厂房、水电设施现有设备等折款投入）；
乙方投资Ｘ万（以折美元投入，购买设备）。
三、利润分配：各方按投资比例或协商比例分配。
四、合资企业生产能力：……
五、合资企业自营出口或委托有关进出口公司代理出口，价格由合资企业定。
五、合资年限为20年，即2004年1月1日至2024年1月1日。
六、合资企业其他事宜按《中外合资法》有关规定执行。
七、未尽事宜，在签订正式合同或协议书时再予以补充。
特别提示：
分条款写明达成的意向性意见，可参照合同或协议的条款排列；语言要准确， 表达要清楚。
“未尽事宜，在签订正式合同或协议书时再予以补充”是正文中的结尾部分，
商务秘书知识点
协议是指当事人双方对设立企业或进行经 济合作的某些要点、原则达成一致意见， 确定双方权利、义务及违约仲裁的书面文 件，与合同同样有法律约束力。
格式：１企业各方的名称、性质。２企业 经营范围（项目、产品）。３各方出资额、 出资方式、比例。４企业的组织机构，各 方席位安排。５产品销售（各方比例）。 ６技术引进（补偿办法）。７利润分配方 式。８违约、仲裁。９合作期限。１０各 方代表签字、时间、地点。

秘书实务第三章 PPT课件

秘书实务第三章 PPT课件
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第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 一、办公室环境的构成
3、开放式与封闭式办公室的优缺点比较 （2）开放式缺点 ❖缺少单独办公的机会 ❖难于集中工作的注意力 ❖办公区域噪音太大 ❖难于保密
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第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 一、办公室环境的构成
3、开放式与封闭式办公室的优缺点比较 （3）封闭式优点 ❖可满足单独办公和无噪音办公环境的理想办公要求 ❖易于集中注意力 ❖保密性强
5）文件架书籍分门别类摆放，桌子上凌乱不代表你
有较高的工作效率。
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第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 二、秘书对办公责任区的管理
主动清洁、整理本人参与的公用区域 1）经常清理、整理参与使用的复印机、打印机等设备 2）烟灰缸、一次性水杯及时清理，保证第二批客人到 访时，无废弃物，水渍，茶具清洁 3）经常清理参与使用的文件柜、书架、物品柜等家具 4）保证安全通道畅通无阻
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第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 一、办公室环境的构成
3、开放式与封闭式办公室的优缺点比较 （4）封闭式缺点 建筑成本和能源成本高，费用大 办公空间的浪费较大 不易于管理层监督和指导下属 影响了员工之间的交流，使其缺乏了解
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第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 一、办公室环境的构成
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第三章 办公室日常事务管理
第一节 办公室环境的维护和管理 二、秘书对办公责任区的管理
自觉整理上司的办公区域
1）经常清洁、整理上司的办公桌，把文件放整齐，文 件柜、书架、百宝阁和各种陈设要经常清洁，地面和字 纸篓要经常打扫和清倒

商务秘书实务第一章PPT课件

商务秘书实务第一章PPT课件
三、即使江经理没有和她联系，她也应该主动打 电话去问一问是否顺利。（积极主动）
2020/11/13
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案例分析
一天上午，某公司经理突然收到一封非常无礼的 信，信是一位与公司交往很深的代理商写来的。 经理怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，让秘 书记录自己口述的回信：我没有想到会收到你这 样的来信，尽管我们之间已经有那么长时间的往 来，但是，事到如今，我不得不中止我们之间的 一切交易，并且按照惯例，我要将这件事公之于 众！信的内容大致是这样，经理命令秘书立即将 信打印寄走。
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2、商务秘书的类型
从能力特长分类 参谋型 秀才型 办事型 公关型 操作型 翻译型
从职务性质分类 从பைடு நூலகம்职长短分类
行政秘书
专职秘书
专业秘书
兼职秘书
2020/11/13
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按其责任的大小和能力素质的高低划分
助理文书级秘书，也常被称为“见习秘书” （reception） 文书级秘书，也常被称为“正式秘书” （secretary） 执行级秘书，它包括业务秘书、行政秘书等。
2020/11/13
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报考时间：
每年两次 5月和11月
考试科目：
商务秘书理论与实务、商务英语和商务电脑实务。 英语过国家四级者可免考商务英语，国家计算机 水平二级通过者可免考商务电脑。
2020/11/13
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就业前景
随着我国市场经济的迅速发展，商务秘书人员以惊 人的速度增长。商务秘书已成为市场经济条件下兴 起的社会职业群体，他们是商务活动中重要的不可 缺少的辅助力量。随着我国改革开放特别是中国加 入世贸组织，对商务秘书人员的要求是越来越高， 他们从官职型向职业型、复合多能型转变。商务秘 书要求是复合型人才，不仅要有企业管理、营销、 人力资源方面的基本理论与知识，而且有商务公关、 谈判、外语、经济法规运用的基本技能，能在涉外 经济贸易部门、外资企业及政府机构和各种企业从 事实际业务、管理、调研和宣传策划工作。

秘书实务第四章接待工作ppt

秘书实务第四章接待工作ppt
会场布置（大中型会场布置中的要求）
会标：一般用红底贴白字的横式布幅制成 会徽：悬挂在主席台的天幕中央，形成会议视觉中心 标语：醒目，一般不超过13个字 旗帜：主席台上多选用红旗悬挂在会徽两侧；会场上红旗、彩旗交叉悬挂 花卉：主席台前摆放我国原产的兰花、梅花、牡丹、月季等，大量绿叶植物
小型会议会场座次排列
按照实际情况演练替上司进行“挡驾”的基本方法。
四、实训提示 1．除开个别极为特殊的情况，上司在办公室时应该向上司
请示，不要仅仅根据自己个人的判断，就将客人回绝掉，说上 司不在。在那些被秘书“看不上眼”客人身上，很可能就有上司 所需要的信息。
2．即使是在拒绝对方时，也应该注意礼节，说话要留有余 地，说不定以后还有机会。由于代表的是上司，如果秘书举止 得体，就会在无形中增加客户对公司的好感。
1.迎候客人 2.引导客人 3.灵活处理 4.送别客人 （三）无约接待 1.了解来意 2.分流处理 3.送别客人 （四）相关事宜 1.交换名片 2.做好记录
实训1：迎接招待客人
一、实训目标 通过本实训掌握迎接招待客人的一般方法。
二、实训背景 一天，张洁正在整理下周开会的资料，总经理打电话
请她到公司门口去迎接一位重要客户。张洁在公司门口迎 到客人，请客人坐电梯到公司所在的十六楼，并将客人带 到会客室，为客人倒茶，请客人看公司的宣传材料。 三、实训内容
宴请的三个环节
（1）排好菜单 （2）定好形式 （3）排好座次
宴请座次排定图
1.桌次排列： 主桌位置，圆厅居中为上，横排以右为上，纵排以远为上（指的是距离门的位置），有 讲台
时临台为上。其它以离主桌位置的远近确定定，近高远低，右高左低。
（桌数较多时，要摆桌次牌、通常安排每桌10人）。 2.座次排列： 只有一位主人时，1号来宾坐在主人右侧，2号来宾坐主人左侧，其余人员依次就坐。 当有两位主人时， 1号来宾坐第一主人的右侧，2号来宾坐第一主人的左侧，3号来宾坐
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助理级秘书
助理级秘书也常被称为 “见习秘书”,包括接 待员、打字员等,其主 要工作内容是打字、接 待、电传、管理办公用 品、管理办公环境、处 理电话、分送信函、预 定约会等。
文书级秘书
执行级秘书
文 书 级 秘 书 也 常 被 称 为 执行级秘书包括业务秘 “正式秘书”,其主要工作 书、行政秘书等,在一些 内容是起草、打印文稿,收 企业中被称为助理、专 发、处理文书,完成上司临 员、专务等。其工作内 时交办的事项,笔录口授文 容主要是协助上司做办 件,负责会议的记录,为上 公室和业务部门的有关 司的报告和文件的撰拟收 工作 集和组织材料,等等。
二、商务秘书的知识结构
(一)知识构成层次
1.基础知识 基础知识是秘书知识大厦的根基,只有根基坚实宽厚, 才有可能谈到创新能力和应变能力等展现综合素质的 东西。基础知识主要包括社会文化基础知识和自然科 学基础知识。
2.相关之四海 相关知识包括金融投资、财务处理、税务处理、国际贸 易、企业战略决策、企业资本运作、企业经营管理、企 业法律法规运用、企业危机管理、企业人力资源管理、 商务沟通、商务谈判等方面的知识,还包括经济学等方 面的知识。
利益性
商务活动的任何一方都是以 追求和实现经济利益为目标 和归宿的,离开了经济利益, 商务活动就失去了存在的价 值。
竞争性
商务活动的竞争性要求商务秘 书熟悉和运用商业原则,准确 地掌握商务秘书的工作内容、 职业技能和职业规范,卓有成 效地将专业知识、综合能力和 实践经验整合运用于商业运作 之中。
第一节 商务秘书与商务秘书工作
行政级秘书 行政级秘书包括办公 室主任、行政经理、 行政总监、经理私人 助理等。其主要工作 内容包括参与决策,监 督检查,辅助管理,设 计工作岗位,制定工作 流程,等等。
第一节 商务秘书与商务秘书工作
一、商务秘书工作
(一)商务活动的基本特点
交易性
各类组织由于各自的需要 而产生交易的愿望,所谓 交易,即买卖商品。
3.自主独创性工作 自主独创性工作主要是指秘书运用创造性、主动性和积极 灵活的工作态度与方法来帮助上司。
第一节 商务秘书与商务秘书工作
一、商务秘书工作
(三)商务秘书工作的特点 1.辅助性 在商务活动中,秘书的全部活动都必须在上司的授权和监 督之下。 2.中介性 商务秘书是处于决策部门与业务部门、本职能部门与其他 职能部门、本公司和外公司之间位置上的辅助管理人员, 起着承上启下、联系左右、沟通内外的作用。 3.综合性 秘书部门是综合办事部门,商务秘书是为上司的各种商业 事务工作服务的,因此商务秘书工作的内容和活动方式必 然涉及商业事务工作的各个方面,内容具体而繁杂,因而具 有鲜明的综合性。 4.机要性 机要性是指秘书工作的机密性和重要性。因为工作需要, 秘书必须了解和掌握这些工作内容,甚至在有些必要的场 合,还要代替上司临时实施管理和展开商务活动。
3.专业知识
专业知识是指商务秘书的业务知 识和与所在组织归属行业有关的 专业知识。
第二节 商务秘书的素质要求与行为规范
二、商务秘书的知识结构
(二)获取知识的渠道 商务秘书处于今天这样一个变化快且情况复杂的时代,善于学习显得比任何时期都重要。不善于学习的人无法成为合 格的秘书。获得知识的渠道有个人自学、组织性学习和培训。
1.个人自学
秘书自学的方式有两种:第 一是读书,第二是实践。
2.组织性学习 和培训
所谓组织性学习,是指在组织中学习新的知识、 理论和价值观,并加以应用。
第二节 商务秘书的素质要求与行为规范
三、秘书的能力素质
(一)表达与沟通能力 商务秘书要有极强的表达和沟通能力。《全美秘书协会章程》中规定商务秘书必须做到: (1)像心理学家一样善于观察和理解他人。 (2)像政治家一样有灵敏的头脑。 (3)像外交家一样有潇洒的风度。 (4)有调查各种棘手问题的丰富经验。 (5)有良好的速记能力及文字功底。 (6)熟悉各种商业往来的法律关系。 (7)能熟练地使用各种办公自动化设备。 (8)具备相当的金融和税务知识。 (9)能熟练地对各种文件资料进行整理归类。
一、商务秘书
(一)商务秘书的定义
所谓商务秘书,是指在各种从事商务活动的组织中,协助投 资者、经营者、企业管理者处理各种商务性事务,负责组 织行政事务处理,并辅助上司做好决策工作和信息工作,担 任上司的近身参谋、助手和工作伙伴的工作人员。
第一节 商务秘书与商务秘书工作
一、商务秘书
(二)商务秘书的分类
第二节 商务秘书的素质要求与行为规范
一、商务秘书的职业道德
(二)职业道德的内容
1.爱岗敬业忠于职守,自觉履行自己的职责 2.诚实守信,恪尽职守,把握分寸 3.积极主动,当好参谋助手
4.遵守纪律,严守秘密,守时守信 5.谦虚谨慎,团结互助,踏实细致 6.实事求是,勤奋好学
第二节 商务秘书的素质要求与行为规范
第二节 商务秘书的素质要求与行为规范
一、商务秘书的职业道德
(一)商务秘书职业道德 所谓职业道德,是指人们从事的特定的职业范围 内所需遵守的一切行为规范的总和,包括职业责 任、职业情感、职业纪律和职业能力。职业道德 是事业成功的基础,也是人们得到全面发展的重 要条件和机遇。因此,从事特定的职业活动的过 程,同时也是对人们能力和品格训练的过程。
一、商务秘书工作
(二)商务秘书工作内容的分类 商务秘书的工作内容十分繁杂,我们在参考西方有关商务 秘书工作内容分类的基础上,可以将其主要分为以下三种 类型。
1.常规事务性工作 常规事务性工作主要是指秘书在没有上司指示、授意和监 督的情况下进行的常规性工作。
2.指派性工作 指派性工作主要是指上司临时交办的事项,这些工作大多 时间紧、要求高,无惯例可循,综合性强。
商务秘书实务
21世纪职业教育规划教材
中国人民大学出版社
目录
➢第一章 商务秘书概述 ➢第二章 商务秘书礼仪 ➢第三章 办公室日常事务管理 ➢第四章 商务文书运转管理 ➢第五章 会议管理工作 ➢第六章 档案管理与信息工作
第一章 商务秘书概述
第一节பைடு நூலகம்商务秘书与商务秘书工作
“秘书”一词源于拉丁文的“secretarius”,意即“可靠 的职员”。英语中的秘书(secretary)与秘密(secret)有 着密切的联系。国外“秘书”的概念形成于资产阶级工业 革命时期,是工业社会的产物。20世纪中叶以来,随着科技 的迅速发展,秘书工作在工具、技术、内容和管理方式等 方面都发生了深刻的变革。在经济全球化、信息化、一体 化的今天,秘书的培养教育模式正在逐步实现科学化、规 范化、系统化和现代化。