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文件档案管理制度流程(7篇)文件档案管理制度流程(7篇)在社会经济不断繁荣富强的今天,无论是什么工作的管理,都少不了规章制度的制定。
那么,你真正懂得怎么制定制度吗下面是由小编给大家带来的文件档案管理制度流程7篇，让我们一起来看看！文件档案管理制度流程篇1一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理1、公司的归档资料实行季度归档及年度归档制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。
各主管部门经理应积极配合与支持。
3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。
凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的分类与归档1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。
秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。
公司档案及文件管理制度7篇公司档案及文件管理制度（篇1）第一章：总则一、为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情景，特制订本制度。
二、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。
三、切合公司实际，根据不一样的制度资料编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。
四、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。
第二章：职责范围一、办公室管理人员直理解行政人事主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。
二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。
三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项事务有序开展。
四、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展供给相应的服务。
五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。
六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。
七、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，如:名片印制、收发传真等。
第三章：工作规范一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。
二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。
第四章：办公室事务管理一、文书管理制度文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自我的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。
本制度中，文件特指公司内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。
档案是文书基础上构成的，档案是文书的延续。
现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。
(一)文件管理制度第一条：管理要点1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
公司内部文件管理规章制度7篇公司内部文件管理规章制度第一篇：公司内部文件管理规定一、文件管理的基本原则1.1 文件管理的目的是确保公司内部文件的安全、完整和准确性，提高工作效率和协同性。
1.2 文件管理应遵循合法、规范和保密原则，确保文件的合规性和可靠性。
1.3 文件管理应注重信息化手段的运用，提高文件管理的便捷性和可追溯性。
二、文件的分类与编号2.1 根据文件内容和用途，将文件分为行政文件、工作文件和专业文件等不同类别。
2.2 每个文件都应当有唯一的编号，方便检索和归档。
编号规则应明确，并按照统一标准执行。
三、文件的起草和审核3.1 文件的起草应由负责人或授权人员完成，并明确起草时间和文件目的。
3.2 文件的审核应由相关部门负责人或专业人员进行，确保文件的合规性和准确性。
3.3 多人参与起草或审核的文件，应进行审定并签字确认。
四、文件的保存与归档4.1 文件的保存应采用电子文档和纸质文档相结合的方式，确保文件的可靠性和防护性。
4.2 文件的归档应按照一定的分类和时限原则进行，确保文件的快速检索和长期保存。
第二篇：公司内部文件存档管理制度一、内部文件的存档目的1.1 内部文件的存档是为了方便未来查阅和审计，保护公司的合法权益。
1.2 存档管理还可以促进信息共享和知识传承，提高公司的综合竞争力。
二、内部文件的存档程序2.1 文件起草完成后，应根据文件的分类和重要性进行存档决策。
2.2 存档决策应由文件的负责人或审核人员负责，并填写相应的存档记录表。
2.3 存档记录表应包括文件名称、编号、存储位置和存储时限等信息，便于管理和检索。
三、内部文件的存储形式3.1 电子文档存储应采用合适的保存格式，确保文件的安全和可访问性。
3.2 纸质文档存储应采用防潮、防尘和防火的条件，确保文件的完整性和保存性。
四、内部文件的保密管理4.1 对于涉及商业机密或个人隐私的文件，应加强保密措施，限制访问权限和外部传递。
4.2 内部文件的传递和借阅应记录，并确保文件的安全和追溯性。
文件管理制度【通用5篇】（经典版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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公司文件管理制度及流程精选1七篇篇1：公司文件管理制度一.总则第一条为减少发文数量，提升办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据有关规定，结合企业实际情况，特制订本制度。
第二条文件管理内容主要包含：上级函、电、来文、同级函、电、来文、企业上报下发的各种文件、资料。
二.收文的管理第三条公文的签收1.凡接收公文均由秘书登记签收后分别转交相关部门，在签收和拆封时，秘书均需注意检查封口和邮戳。
对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
2.对政府部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告有关部门，并登记差错文件的文号。
第四条公文的阅批与分转1.凡正式文件均需由秘书根据文件内容和性质阅签后分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理亲自阅批后分送承办部门阅办。
为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
2.一般函、电单据等，由秘书直接分转处理。
如涉及几个单位会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。
3.为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到总经理办公室，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天。
第五条文件的传阅与催办1.传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借给其他人阅看。
对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2.阅读文件应抓紧时间，当天阅读完后应在下班前将文件交秘书处，阅批文件一般不得超过两天，阅后签名以示负责。
如有总经理“批示”、“拟办意见”，秘书应责成有关部门和人员按文件所提要求和总经理批示办理有关事宜。
3.阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
4.文件阅完后应送交秘书，切忌横传。
5.行政秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。
公司内部文件管理规章制度7篇公司内部文件管理规章制度7篇公司内部文件管理规章制度是企业为力求得最大效益,在生产管理实践活动重指定的各种带有强制性义务,并能保障一定权力的各项规定或条例,下面是小编为大家整理的关于公司内部文件管理规章制度，如果喜欢可以分享给身边的朋友喔!公司内部文件管理规章制度篇1第一条管理要点1、为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。
2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。
3、办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。
4、办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。
第二条制度规范1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。
2、办公用品购置应遵循以下程序:每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室，行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主管批准，财务部签字后方可采购。
对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但务必经部门主管批准。
3、根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。
4、各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录;因特殊状况急需领用未填表登记，事后须及时补填。
5、任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。
6、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。
7、办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。
8、管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。
公司内部文件管理规章制度篇2第一条为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，结合公司的实际状况，特制订本制度。
第二条文件管理资料主要包括：上级函、电、来文，公司上报下发的各种文件、资料。
档案管理制度范文安全文件和档案管理制度1.目的为了规范安全生产文件档案的管理，确保文件档案的完整性、合理性、科学性，使其为今后工作开展提供参考资料和文献，特制定本制度。
2.适用范围本制度适用于公司与安全生产有关的文件档案的管理。
3.职责3.1.安全档案文件由公司行政管理部对安全档案的管理，并负责监督检查和考核。
____公司行政管理部安全管理人员负责公司安全管理文件档案的收集、归档和保管。
4.内容4.1.安全生产文件档案内容如下：4.1.1.国家有关安全生产法律法规、标准规范及其他要求。
4.1.2.上级主管部门安全生产文件、批复文、领导指示材料及会议资料等。
4.____公司安全生产文件、安全生产管理制度、安全操作规程、安全会议记录材料、安全学习资料、领导指示材料等。
4.1.4.安全生产工作计划、总结、报告等。
4.1.5.各种安全活动记录、安全管理台账、事故报告、安全通报等。
4.1.6.供应商、承包商相关材料。
4.1.7.安全设施检测、校验报告、记录等。
4.1.8.安全、职业卫生评价报告。
4.2.归档流程4.2.1.文件资料应根据其相互联系、保存价值分类立卷，保证档案的齐全、完整，能反映安全生产主要情况，以便保管和利用。
4.2.2.应根据文件资料的重要性，案时间永久、长期和短期等三种进行时间整理，分类归档。
4.____公司在每年____月底前对上年度的文件资料进行归档，统一保存。
4.2.4.各种文件资料按一定特征进行排列和系统化，应层次分明，编写页码，填写卷内文件资料目录。
4.2.5.不同价值，不同性质的文件资料应当区别管理，单独立卷。
4.3.档案保管4.3.1.档案应入柜上架，科学排列，避免暴露和捆扎堆放。
4.3.2.应采取防潮、防虫措施，防止档案损坏。
4.4.档案借阅4.4.1.文件资料档案借阅，必须借阅手续，借阅当案要注意保护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还，到期不能归还者，要说明情况，并办理续借手续。
文件管理制度文件管理制度篇一1、总经办设专人负责文件的管理工作，对收到的`公文做到及时拆封、分类、编号登记和传阅。
一般文件收到后应在当日内或次日中午前送批，紧急文件或会议通知收到后立即拆封送阅。
2、一般通知、便函等可由总经办直接送至有关部门办理；其余文件均应交公司领导批示后，再由总经办专人按批示范围进行送阅，严禁个人、部门之间自行横传。
3、凡本公司外发的文件，应严格按照上级有关公文处理的办法及公文格式进行草拟、批发、打印、盖章、报出；要求做到一文一事，按级上报，用词及格式规范，严禁多头主送，并由总经办统一进行登记编号。
4、部门或个人借阅文件，应办理借阅手续，总经办定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年终大清退一次，清退的文件按文书档案管理有关规定分类整理，装订成册，归档。
5、严格遵守保密制度，对有密级的文件应严加管理，办理完毕后应立即退回，并核点份数，随时存档。
绝密文件，仅限于直接有关人员经领导批准后在文件保管处阅读。
6、如文件丢失或违反保密制度，发生泄密的，除及时报告组织人事部外，还须向有关领导报告，情况严重的应提交领导给予责任人必要的处理。
文件管理办法篇二一、公司各职能部门设有专人负责文件的`发放、存档工作；二、文件起草打印完毕，需经本部门主管审核签字，报公司总经理审批签字后，方可下发。
三、建立文件发放登记表，登记表将记录文件名称、发放时间及各部门、收件人等内容。
四、发文部门持所发文件及文件发放登记表，由各部门收件人签字后领取文件。
五、文件登记表与所发文件一并存档。
六、各部门建立本年度各类文件文件夹，文件根据文号编排顺序放入文件夹。
七、每月对文件夹内的文件进行整理，如有遗漏，尽快与发文部门联系补齐。
八、年底将所有文件夹内的文件整理、分类、装订成册，存入文件柜备查。
九、公司重要文件按年度、类别装订造册，存入文件柜中，在文件柜门上附有柜内文件目录。
十、凡借阅重要文件者，经部门负责人同意签字后，到办公室打借条，办理借阅手续。
公司文件资料管理制度公司文件资料管理制度随着社会不断地进步，我们每个人都可能会接触到制度，制度是在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范。
那么什么样的制度才是有效的呢？以下是小编整理的公司文件资料管理制度（通用7篇），仅供参考，希望能够帮助到大家。
公司文件资料管理制度11目的为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，对公司的文件的格式、编制、编号、审批、发布、归档等文件管理的工作流程和作业标准作出明确规定，实现公司文件管理的规范化、制度化、提高公司文件管理的有效性和适应性。
结合公司实际工作情况，特制定本制度。
2适用范围适用于公司各类文件的起草、审查、审批、发布、执行、修改、废止和备案。
3定义3.1文件：公司文件是在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关活动的重要依据和工具。
3.2受控文件：需要对文件的分发、更改、回收进行控制。
随时保持有效版本的文件。
3.3非受控文件：不受更改/修订的控制，其封面或正文页面无“受控”标识，文件更改/修订后不必通知文件持有人。
3.4外来文件：指来源于公司之外的与公司各项工作开展和进行相关活动有关的文件(法律、法规、标准、行业规范、客户要求等)。
4职责4.1公司人事行政部是公司文件管理的归口部门，负责文件管理制度的制定、修订的起草及制度的宣贯、发放、废止工作，并负责在全公司范围内对制度执行的指导及监督。
4.2各部门产生的内部使用的文件由部门负责人或者指定人员负责文件的收录、发放、归档、废止的管理。
4.3文件编制、审批、发布的权责4.3.1各部门负责制定部门职责范围内的制度文件。
4.3.2管理者代表负责组织相关部门和人员负责组织制定公司体系文件、程序文件、管理文件。
4.3.3人事行政部为公司文件规范化统筹管理部门，负责公司文件立、改、废的审核(核稿)、发布、汇总。
5文件分级分类5.1文件分级5.1.1一级文件：公司战略规划具有长期指导性、规范组织行为的概述性文件或制度汇编类文件等的系统文件。
文件档案管理制度条例制度,是大家约定俗成的规矩,对于公司的文件档案管理,人员的工作管理需要依靠制度的规范执行。
那么,大家知道制度的格式吗?下面是由作者给大家带来的文件档案管理制度条例7篇，让我们一起来看看！文件档案管理制度条例篇1为使公司安全生产文件管理制度化、规范化、科学化，使得每次安全生产检查能够有确切可以查阅的资料和记录，充分发挥各项安全记录文件在安全生产中的重要作用，根据国家相关规定，结合公司实际情况，特制定本制度。
安全文件管理目标及内容：1、安全管理各项台账要有专门的存放地点，并由专门人员进行管理。
2、要对文件的内容、份数、标题等逐一核对，如发现不符应及时向上级报告。
3、应及时送交领导，不要挤压。
4、应及时登记编号、分类整理并存档，做好详细记录。
5、保存时，要保持文件的完整性。
6、需上报的文件必须经过负责人及法人的审核、签字批准后方可上报，文件上必须详细写明文件标题、主送单位、经办人等。
7、存档人员应及时分类整理、存档，并统计编号、编制目录等，以方便查阅。
8、存档时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。
9、传阅文件应严格遵守传阅范围和详细规定，不得将有密级文件带回家里阅读或随身携带到公共场所。
10、借阅时要明确责任人借阅时间和归还时间。
借阅人必须做好保密管理，不得翻印和复印，不能转借他人。
11、对于不具备存档和存查价值的文件应填写《文件销毁清单》，经安全科长批准后，可以销毁。
文件档案管理制度条例篇2(一) 质量文件包括各类文件、手册、作业指导书,有关标准、规范、规程,试验检验质量活动记录等。
(二) 建立收发文件记录,建立质量体系文件清单,及时收集整理质量活动记录(样品台帐、试验记录、试验报告、试验台帐等)。
(三) 质量文件由资料员建立档案分类妥善保管。
(四) 工程试验检测资料,由资料员随着工程进展及时整理并负责归档保管,工程竣工后移交技术部门统一归档上缴项目部。
文件管理规程7篇【导语】文件管理规程怎么写受欢迎？本为整理了7篇优秀的文件管理规程范文，为便于您查看，点击下面《名目》可以快速到达对应范文。
以下是我为大家收集的文件管理规程，仅供参考，盼望对您有所关心。
名目第1篇a管理处文件资料管理工作规程第2篇某物业公司外来文件管理规程第3篇某购物中心部门文件资料管理规程第4篇z物业工程部文件交接管理规程第5篇保洁中心文件资料管理规程第6篇物业公司质量体系文件和资料管理作业规程第7篇物业公司文件档案资料管理规程【第1篇】保洁中心文件资料管理规程保洁中心文件资料管理规程1.目的完善资料留存及合同管理2.范围适用于公司各类行文及合同3.职责由保洁中心文员负责执行4.操作规程工作流程图说明记录1、由保洁中心文员负责收、发文工作。
2、全部文件分类留存。
3、全部合同进行编号留存,并填写《合同统计表》。
4、年底对本年度的文件及合同进行分类装订。
《合同统计表》yz-zg/bbj-f01-01【第2篇】物业公司文件档案资料管理规程物业公司文件、档案资料管理规程1目的规范分公司档案资料的管理工作。
2适用范围适用于分公司全部档案资料的管理工作。
3职责3.1行政部负责分公司的文件、资料的打印、归类、发放及登记工作,并保存分公司在管理服务活动中形成的各类档案。
3.2各部门负责管理本部门在管理服务活动中形成的各类档案。
3.3分公司总经理负责上报分公司文件、对外公开文件的发放审批工作。
3.4分公司总经理负责审批已过保存期档案资料的销毁工作。
4实施程序4.1归档保存的文件4.1.1分公司在管理服务或公务活动中形成的工作方案、外来文件、报告、质量记录及与工作有关的图表、统计资料等。
4.1.2在工作中形成的图纸、操作说明书等技术档案。
4.1.3在特地业务活动中形成的各种档案,如:会议纪要、声像档案、工作记录等专项档案。
4.2文件、资料归档的要求。
4.2.1归档的文件资料必需字迹清晰工整,纸张及文件格式符合国家标准。
4.2.2归档的文件材料要完整齐全。
4.2.3每类建设工程竣工必需有兼职资料档案管理员参与,对其文件材料(含有关图纸等)完整性、精确性、系统性进行鉴定和验收。
4.2.4保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编号。
4.2.5案卷题名应准确反映卷内文件内容,并区分保管期限。
4.3档案资料的保管。
4.3.1全部档案资料均由资料管理员管理。
4.3.2存放档案必需有专用柜架,在排列上架时,应根据类别和保管部门的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底图除修改、送晒外,不得外借。
修改后的底图入库时,要仔细检查其修改、补充状况,并在档案资料盒内的面层上注明修改状况。
4.3.4存入胶片、照片、录像带、软盘、磁带要用特制的密封盒和特地的卷盒,按编号挨次排列在胶片柜或防火资料柜内。
必要时实行复制、拷贝。
4.3.5每年一季度,对上一年度的各种资料档案进行归档,并对库藏档案进行清理核对和质量检查工作,做到完好、齐全。
对破损或载体变质档案,要准时进行修补和复制,发觉档案发霉或虫害要准时消杀。
4.3.6档案资料柜需做好防盗等设施。
4.3.7质量记录保存期为二年。
4.4档案资料借阅管理。
4.4.1分公司全部人员都有爱护档案、借阅档案的权利和义务。
4.4.2分公司员工查阅档案资料,必需办理登记手续。
4.4.3在借阅档案资料时,应做到以下几点:4.4.3.1按规定办理登记手续,定期归还;4.4.3.2要爱惜档案资料,不得丢失;4.4.3.3所借档案不得随便折叠和拆散,不得对档案随便更改、涂写;4.4.4借出和归还档案时,应办理清点手续,由资料档案员和借阅者当面核对清晰。
4.4.5档案如有丢失、损坏或泄密,要马上追究当事者责任。
4.4.6调离或辞职的人员,必需办理文档移交后方可办理调离手续。
4.5档案鉴定和销毁4.5.1档案鉴定工作由档案鉴定小组负责进行,鉴定小组由分公司总经理、各部门经理、资料档案员和有关业务管理人员组成,日常的鉴定工作由行政部资料档案员负责。
4.5.2档案鉴定小组的任务:4.5.2.1负责制订档案保管期限表;4.5.2.2对到期档案提出存、毁看法。
4.5.3确定保管期限原则4.5.3.1对有长远利用价值(如技术图纸、操作说明书等),并能反映分公司职能活动和历史面貌的档案应永久保存。
4.5.3.2凡是在肯定时间有利用价值的档案分别为长期或短期保存。
4.5.4鉴定工作应当每年进行一次,由资料管理员在每年1月初提出。
4.5.5鉴定中发觉档案不精确、不完整,应准时责成有关人员负责修改和补充。
4.5.6销毁档案的程序包括:4.5.6.1鉴定小组应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告分公司总经理审批,销毁清单及报告要保存。
4.5.6.2档案销毁时,由行政部经理进行监销并在销毁清册上签名。
4.5.7销毁档案资料时,要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中消失失密或对分公司造成损失的,将依据有关规定进行处理。
5相关文件和质量记录表格5.1《档案管理制度》5.2《保密规定》5.3《文件发放登记表》5.4《文件借阅登记表》【第3篇】某购物中心部门文件资料管理规程营运管理类标准指引制定部门:营运部购物中心部门文件资料管理规程1.目的为规范资料(包括电子版资料)管理,有效收集、妥当保管和高效利用部门资料。
2.范围适用于各项目及各部门文件资料建立与管理。
3.职责3.1部门员工负责自己板块的工作资料,保证资料的齐全完整以及密级资料的平安。
资料管理工作由部门经理统一领导。
3.2各板块员工在部门经理指导下进行资料整理工作,其主要职责是对板块内产生的资料准时进行整理。
定期对全部已归档的资料进行检查。
接受部门经理对资料管理工作的监督和指导,并提出合理化建议。
3.3各板块资料可存放于各相关板块员工自行保管,其余资料原则上由文员集中保管。
自行保管资料员工对其所保管的资料信息(包括电子版)负有全部责任。
4.作业内容4.1整理方法装订:归档资料应按件装订,每份资料作为一件。
分类:归档资料采纳“保管期限/年度”进行分类。
排列:归档资料应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。
4.2保管期限:分为永久、长期、短期。
4.3公司领导、部门负责人借阅非密级资料可通过资料管理人员/文员办理借阅手续,直接提档。
4.4部门负责人以下员工借阅资料时,需经部门负责人批准,填写《资料使用申请表》,并办理借阅手续。
4.5借阅部门资料须按规定办理相关手续,不得擅自扩大查阅范围,未经许可不得私自抄录或复制。
如确属工作需要摘录和复制,须经分管领导或总经理审批方可摘录和复制。
查阅“一般”级资料,须经部门负责人审批。
查阅“密件”级资料,须经分管领导审批。
查阅“绝密”级资料,须经总经理审批。
外借资料必需在规定时间内准时归还。
4.6借阅、使用资料必需爱惜,保持干净,严禁涂改,留意平安和保密。
如有资料遗失,根据资料的重要轻重程度进行惩罚。
4.7任何个人未经允许不得随便销毁部门资料。
4.8针对保管期限已满的资料,通过鉴定对无保存价值的档案进行销毁。
销毁前必需填写《资料销毁清单》,经资料管理负责人、部门经理审批后,由二人以上对比《资料销毁清单》检查资料,确认无误后在指定地点监销。
监销人员事后应在销毁清单上注明“已销毁”字样、日期并签名。
4.9资料管理人员要仔细填写、编制销毁清单,资料销毁清单需长期保存。
如有个别资料和文件未被批准销毁,尚需保存,则应在销毁清单上做出适当说明。
为了防止错销,对已批准销毁的资料除特别状况外,一般均应“暂缓执行”,待保存半年以后,确认已无利用价值时再行销毁。
4.10若按规定需要销毁时,凡属密级资料须经总经理批准后方可销毁,一般内部资料,须经部门负责人批准后方可销毁。
4.11因个人缘由导致资料遗失,依据资料等级进行相应惩罚4.11.1一般级资料:记过失一次,且按公司相关奖惩规定进行现金惩罚,部门内部通报批判。
4.11.2重要级资料:记重大过失一次,且按公司相关奖惩规定进行现金惩罚,在绩效考核中建议hr扣除相应绩效分值并上报公司,公司内部通报批判。
4.11.3以上状况在一年中消失两次以上,按以上条例并处双倍及以上惩罚。
5.支持性文件6.相关记录【第4篇】a管理处文件资料管理工作规程1 工作目标1.1确保文件、资料得到妥当保管,准时传递各类信息,满意信息沟通的需要;确保管理处日常事务性工作的正常开展。
1.2适用于**康城管理处文件资料的管理,包括对外收发文、档案管理、创优资料、合同协议、质量记录等各类文件资料的编目、归档、保管和借阅、复印掌握工作。
2 工作职责2.1管理处经理是管理处文件资料管理的全面负责人,负责实施文件资料管理工作规程。
2.2管理处文件资料管业助理是文件资料管理工作的详细实施人。
2.3管理处各员工应乐观支持、协作开展文件资料管理工作。
3 工作指引3.1管理处发文3.1.1按公司统一格式打印文件,填写《发文拟稿纸》,经管理处经理签发后盖章。
3.1.2填写《文件发放登记表》,按文件发放范围发放,并要求收文人在《文件发放登记表》上签名。
《文件发放登记表》保存期限10年,按编号次序存放,装入专用文件夹统一保存。
3.1.3将文件复印件连同《发文拟稿纸》存档,《发文拟稿纸》与所附文件保存同样期限。
3.2管理处收文3.2.1外来文件收到后,首先填写《收文登记表》及《收文处理专用纸》,交经理批阅。
《收文登记表》保存期限10年,按编号次序存放,装入专用文件夹统一保存。
3.2.2依据经理阅办看法,将文件送相关人员传阅、处理并签名。
3.2.3将传阅、处理后的文件准时收回并连同《收文处理专用纸》存档,《收文处理专用纸》与所附文件保存同样期限。
3.3档案管理3.3.1档案分系统进行管理,用档案局统一印制的档案盒保存,每个档案盒应清晰标明所存档案的名称。
3.3.2每个档案盒内应有一份卷内名目,并随时依据存档状况变化予以调整。
3.3.3查阅档案应具体填写《档案借阅登记表》,文件资料管业助理应仔细检查所归还的档案,在确认无任何损坏后方可接收,对有损坏现象的,需进行修补。
如无法补救的文件,上报管理处经理。
《档案借阅登记表》保存期限10年,按年度进行统一编目、归档,每年装订成一本,制作封面。
封面内容包括表格名称、日期、保管期限。
3.3.4质量手册、程序文件的复印由申请人填写《文件复印申请表》,写明复印缘由、复印份数、发放范围,经管理处经理批准后,由文件资料管业助理负责复印,必需加盖受控文件章后下发。
同时填写《质量文件发放范围清单》和《质量记录表格发放范围清单》,并将《文件复印申请表》存档。
《质量文件发放范围清单》和《质量记录表格发放范围清单》均为保存期限10年,按年度进行统一编目、归档,每年装订成一本,制作封面。
