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浅谈文档一体化管理思路摘要:目的:浅谈文档一体化管理思路。
方法:参考文献并结合个人经验进行归纳总结。
结论:文档一体化强调电子文件全过程管理的连续性和信息记录的完整性,目的是确保有保存价值的电子文件,自生成开始到生命周期活动过程结束的全过程,信息能够获得完全的记载和一致的保存。
关键词:文档一体化管理思路计算机的普及,电子文件的产生,各种办公自动化系统的推广和应用,使文档一体化管理真正成为可能。
一套新的管理思想、技术和方法将取代过去的管理模式。
文件档案一体化管理是文件生命周期理论和p1 管理过程的互动性文档一体化最重要的特点是:将现行业务系统的工作与档案工作实现互动与交叉。
一方面使档案工作者从文件生成之日起就能够开展鉴定、归档及归档后的管理,通过前端参与和过程控制,加强为社会积累财富的执行力;另一方面也使得开展现行业务活动的工作人员增强了对档案的认知程度,不仅认识到,只有将有价值的文件完整归档并移交给档案部门进行保管才能算相应的工作真正结束,同时还要意识到,在开展现行业务系统的过程中,要责任明确、注意积累,记录电子文件活动全过程中所有重要的和有价值的信息,确保电子文件的真实性和完整性。
管理过程的互动性加强了多方人员工作中的交流与沟通,对形成和积累有价值的、完整的、真实记载社会活动记录的电子档案具有非常重要的社会意义。
2 应用系统的统一性文档一体化管理模式的实现是文件和档案共同依赖统一的管理信息系统,并运行于同构的网络、服务器、数据库管理平台,采取相同的数据、文件存储格式,不同的是管理文件与档案工作人员对信息系统的操作权限有所不同。
在文件的生成、处理、会签、审批等各业务工作处理阶段,业务工作人员拥有对文件的增加、修改p3 工作流程的集成性在传统的文件管理过程中,文件的形成、归档和作为档案保管与提供利用等环节,都将文件生命周期清楚地划分为三个相对独立的过程,即现行期、半现行期和非现行期,并通过现行业务工作部门、机构档案室和档案馆三个物理位置不同的部门分别完成各自的工作。
近五年来高校文档一体化研究综述摘要:随着办公自动化和档案管理信息化的普及,越来越多的学者将目光投向高校文档一体化管理的研究。
本文对近五年来高校文档一体化研究的几个主要问题进行了论述,主要包括文档一体化的理论基础,高校实行文档一体化管理存在的问题、必要性、可行性,以及高校实行文档一体化管理的对策和措施等。
关键词:高校文档一体化研究综述随着高校校园网的普及以及现代化办公设备的广泛应用,产生了越来越多的电子文件,传统的文书以及档案管理模式已不能适应新形势下的客观需要,越来越多的学者开始将目光投向高校文档一体化管理模式的研究。
文档一体化是在信息时代背景下提出的一种新型管理模式,是从文书管理和档案管理的全局出发,将公文处理与文件归档有机的结合起来,对文件从生成、办理到归档进行全过程管理,实现公文处理、文书立卷、档案保管的一体化。
笔者在网上对近五年来研究高校文档一体化的相关文章进行了搜索,首先在中国期刊全文数据库中,选择时间为2005到2011年,并以题名为“文档一体化”及“高校”进行逻辑与检索,得到检索结果21篇。
在万方数据库中以同样方式查得35篇。
对检索结果进行整理,剔除重复文章以及与主题关系不密切者,共得到文章30篇。
现将相关内容综述如下。
1 文档一体化的理论基础1.1 文件生命周期理论文件生命周期理论最早是由欧美档案学者提出的,即指文件从形成到销毁或永久保存是一个完整的生命运动过程,具有连续性、一致性,文件与档案是分处于文件生命周期的不同阶段的同源一体的事物。
张勇在《基于网络环境下的高校文档一体化管理初探》中指出:“这一理论以普遍联系和运动发展的眼光来审视文件从现行机关产生直到进入档案馆转化为档案的整体运动过程。
其基本内容是:文件形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程;文件的运动过程由于文件价值形态的变化划分为若干阶段;文件在不同阶段与服务对象、保存场所和管理方式之间存在内在的对应关系”[1]。
王燕在《高校实施文档一体化管理的理论与实践》中说到:“吴宝康先生曾经指出,文件生命周期理论传入我国的意义,在于它使我们的文件与档案管理一体化的理论观点具有更为坚实的理论依据,可以说,文档一体化首先要解决的问题就是对这样一个过程进行规划、控制,而文件生命周期理论正好为这种过程控制提供了理论指导”[2]。
现代档案管理工作的发展趋势阐述作者：周宝华来源：《办公室业务》 2017年第2期【摘要】本文主要阐述现代档案管理工作发展的四个趋势：一体化、数字化、纸质档案与电子文件的长期并存、由档案实体管理向档案信息组织与管理发展。
【关键词】档案管理；发展趋势一、档案管理模式的变革——文档管理的一体化和图书、情报、档案管理的一体化（一）文档管理的一体化。
文档管理的一体化是指，从文书和档案工作的全局出发，实现从文件的制发到归档管理的全过程管理，将文件管理和档案管理融为一体。
即将现行文件的产生、归档及档案管理纳入一个管理系统，采取统一的工作制度、程序和方法，而不再将文件管理和档案管理视为两个相互独立、界限分明的管理系统，从而有效地减少了重复劳动，提高了文档管理工作的效率。
文档一体化具体应包括：1.文档实体生成一体化。
即对公文、档案从生成、流转、归档形成档案直至被销毁为止的整个生命周期进行全面管理。
2.文档管理一体化。
从管理体制、组织机构、人员配备等方面保证一体化的实现。
3.文档信息利用一体化。
可直接通过文档检索系统查找所需要的文件或档案。
4.文档规范一体化。
文档一体化要求在公文办理和档案管理中实施统一协调的规范和要求。
文件生命周期理论是文档一体化的理论依据。
文件生命周期理论认为，文件从其产生到最终销毁或进馆永久保存是一个完整的生命运动过程，档案与文件并没有本质的区别，实质上是同一事物，两者只不过处于不同的生命阶段而已。
因此将文件与档案纳入一个统一的管理系统，实行一体化的管理，遵循了文件运动的客观规律。
文档一体化系统是实现电子文件全过程管理和前端控制的重要平台。
在文档一体化系统中，可以对电子文件的产生、运转、归档管理或销毁的全过程实施控制和管理，更为重要的是，档案人员可以从系统的设计之初就介入其中，使系统的设计和实施能够体现文件的档案化管理思想，这对于保证电子文件的真实性和完整性极为重要。
（二）图书、情报、档案的一体化管理。
文档一体化在文书档案信息化管理中的实施发布时间：2021-06-28T02:45:03.700Z 来源：《现代电信科技》2021年第3期作者：李多林[导读] 文书档案在多种档案类型中能够为单位管理工作的开展提供可靠的决策依据，有效落实文档一体化工作，对文书类型进行进一步梳理，能够更好地整合会议纪要、政策文件、公文文件、工作方案以及其他类别的文件资料，为后期使用和检索提供可靠的依据。
（哈尔滨市第一专科医院黑龙江省哈尔滨市 150000）摘要：在信息化管理应用模式中，逐步纳入文书处理和档案管理工作这两种既相互独立又有联系的工作即文档一体化，将文书处理和档案管理工作无缝衔接，能够提高档案管理工作效率。
文档一体化作为一种系统化的工作方法，要想在管理使用的整个周期中实现对文书档案的有效管控和利用，就需要其他业务部门的支持和配合。
鉴于此，本文就文档一体化在文书档案信息化管理中的实施展开探讨，以期为相关工作起到参考作用。
关键词：文档一体化；文书档案；信息化管理1.文档一体化的必要性1.1便于档案利用，是为单位决策提供重要依据的必然要求文书档案在多种档案类型中能够为单位管理工作的开展提供可靠的决策依据，有效落实文档一体化工作，对文书类型进行进一步梳理，能够更好地整合会议纪要、政策文件、公文文件、工作方案以及其他类别的文件资料，为后期使用和检索提供可靠的依据。
此外，文档一体化工作的落实，能够建立文书档案管理台账，尽可能缩减台账中记录的内容，提高管理工作效率。
1.2实现信息数据共享，是避免重复劳动的内在要求在过去的很长一段时间里，一些单位在开展文书档案管理工作中尽管投入了大量的人力、物力以及财力，但是都没有取得相应的成效。
导致这种现象出现的主要原因是在对文书档案进行归档、加工以及整理的过程中存在着重复劳动的现象，然而，文档一体化模式就能够有效避免这种问题的出现，借助文档一体化体系，可以实现对文书档案以及相关数据的“一次输入、多次使用”的效果[1]。
对文档一体化管理的思考
随着企业的不断发展，文档管理也在不断升级。
传统的文档管理方式已经不能满足企业的需求，文档一体化管理成为了趋势。
文档一体化管理指的是将企业内的各种文档进行归档、分类、管理和共享的一种管理方式。
这种方式可以有效地提高企业的工作效率和信息共享效率。
对于文档管理的思考，我们需要从以下几个方面入手：
1. 建立文档管理体系。
文档管理体系包括文档管理政策、规范、流程和工具等方面，建立健全的文档管理体系是文档一体化管理的基础。
2. 实现文档数字化。
将纸质文件数字化可以有效地提高文档管理的效率，避免了人工管理的繁琐和错误。
3. 文档分类管理。
将文档按照不同的类别进行分类管理，可以方便文档的查找和使用。
4. 文档共享。
将文档进行共享可以避免重复制作和浪费时间，提高工作效率。
5. 文档安全保密。
对于一些敏感的文档，需要采取相应的措施进行保密，防止泄露造成的损失。
综上所述，文档一体化管理是企业管理的一个重要方面，建立健全的文档管理体系、实现文档数字化、文档分类管理、文档共享和文档安全保密等都是实现文档一体化管理的重要手段。
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浅谈办公室文档一体化管理作者：李昕然来源：《报刊荟萃（上）》2018年第03期摘要：随着科学技术的不断发展，计算机技术在很多领域已经得到应用和普及，对于办公室工作中的文件档案管理来说，文档一体化管理是一种趋势和必然。
本文主要从当前文档管理工作的现状出发，结合文档一体化管理中存在的问题，阐述开展文档一体化管理的必要性以及在办公自动化系统中如何实现文档一体化。
关键词：文档一体化；办公室管理；办公自动化一、文档一体化管理概述文档一体化管理是从公文处理和档案管理的连续性和整体性出发，以文件生命周期理论为依据，借助计算机及网络技术，实现从文件生成到归档管理的全过程控制。
推行文档一体化管理就是要实现文件工作和档案工作的无缝衔接，达到对文件档案工作的前端控制，使文档实现管理流程一体化、系统设计一体化、信息利用一体化，最终实现文件工作与档案工作信息共享的目的[1]。
二、目前文档一体化管理存在的问题（一）无法确定档案的完整性档案部门尚未建立有效的措施来完整、全面地收集文件，文件在归档之前分散在各个部门的办公室，档案部门只能在文件办理完毕后被动的接收文件。
文件收集的完整性完全依赖于办公室文件管理人员的工作是否认真负责、专业素养是否高，具有很大的主观性，这就使归档文件的完整性缺乏保证并最终影响档案工作的质量。
（二）办公室工作与档案工作发展不平衡办公室由于具有职能权力，其文件工作与现实利益有直接联系，因此更重视文件工作而忽视档案工作。
档案部门没有实权，许多管理制度得不到实行，虽然已实现办公自动化但对归档工作的监督指导毫无实质性。
（三）部分文件工作与档案工作具有重复性一方面，在OA办公系统中生成或流转的文件形成之初就进行过著录却不能直接与档案管理系统挂接。
另一方面，OA系统中流转电子文件的纸质文件归档后再进行数字化扫描也是重复的劳动。
三、办公室实现文档一体化管理是必然趋势（一）文件工作与档案工作的内在联系要求实行文档一体化文件管理是办公室工作中必须采用的一种突破时空的基本管理方式，办公室每天都会产生许多文件，其中有些文件在完成一项工作后就失去了作用，可以立即销毁；而有些文件在今后的工作中还具有参考或凭证价值，需要对其进行归档和妥善管理。
office opertions办公室业务・秘书园地12办公室业务2012・10文／山东省精神卫生中心王红珊办公现代化趋势下的文档一体管理分析【摘要】办公现代化趋势下的文档一体管理要求我们充分利用网络资源,采用结合文书和档案的方式进行一体化管理,使档案工作尽快实现自动化以求提高办公效率。
此外,要做好文档一体化管理，还必须充分调动起档案工作人员的工作积极性和提高现代化先进的管理水平,厘定一系列的管理制度。
【关键词】办公现代化；文档一体；管理分析在办公现代化进程的日益发展环境下，档案管理部门不仅只是接受档案，而且要参与文书管理的过程，这样才能保证为实现办公现代化的各项工作得以顺利实施下去。
因此，在文案一体管理中，应用当代先进的科学技术作为处理核心，采用科学的档案管理体制和管理方法，提高管理人员的职业素质已成为办公现代化管理的必然趋势，充分利用网络资源，推进文档一体化管理进程，使档案工作基本实现现代化，是公司企业管理面临的一个重要问题。
一、文档现状工作的特点最初文书处理和档案管理是两分的局面，它们是分别隶属两个不同的职能部门，文书部门负责文书处理工作，而档案管理负责有关档案的工作。
文书和档案管理部门各不相干，各自履行各自职责，可是一旦如此分工，一来不能充分发挥档案资源应有的作用，二来不能稳妥保证档案文书的质量，使得文书处理和档案归档的同步性得不到保障，加以原始耗时费力的手工管理，文书处理、档案的归档效率和质量均不能得到有效的保证。
二、文档一体化管理的必然性在科技发展迅猛的今天，管理方面的工作为了保证较高的工作效率，引进领先的管理手段和投入高新技术俨然是必然之路，随着计算机技术、网络技术为核心的新技术的普及推广，办公自动化和信息化将作为今后的发展趋势。
当下的文书档案保存和管理手段仍旧存在很多急需改善的地方，年代久远的档案更是已出现了褪变现象，对档案特别是重要的历史档案造成了严重的破坏性毁损，需要用现代化管理手段提高档案管理质量，因此需要用当下先进的计算机技术对档案进行修复和保存。
文档一体化趋势与文件中心本文以文件生命周期理论为线索对文档一体化和文件中心进行分析指出了在我国进行文档一体化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。
同时用文件生命周期理论对二者进行比较进而指出文件中心是文档一体化之下当文件运动到暂时保存阶段时研究其保管方式、存放地址时的一种有益补充它不能也决不是实现文档一体化的一种具体模式、方法。
文档一体化是必由之路文件中心应在文档一体化的思路指导下建设。
一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性所谓文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。
文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。
国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。
笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。
文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。
而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。
要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。
从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。
依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。
于是文件中心这一机构便应运而生了。
国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。
文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。
文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥参考服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的降低。
随着我国高新技术的发展文件档案的计算机管理提上了议事日程。
文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。
档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。
最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。
我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。
然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。
从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。
二、文档一体化与文件中心比较文档一体化与文件中心是有区别的对其分别进行研究是目前档案工作改革的两条思路同时二者又是有联系的但这种联系并不是将文件中心简单地作为文档一体化实现的一种方法模式。
一文档一体化与文件中心比较从文件生命周期理论角度来分析文档一体化是将文件生命运动阶段中相对分离的第二、三阶段统一起来将以前分离的两个工作环节作为一个整体系统有序地结合起来使文件在生命运动的各个阶段都能得到连续的、统一的、标准化的管理。
文档一体化要求在一个统一的行政管理体制下、在一个统一的组织机构内有统一的制度、统一的互相衔接的工作程序和方法有统一的控制中心。
把现行文件和半现行文件纳入统一的管理体系将原本相对独立的、具体环节互相雷同的两种管理体系揉合在一起加强文件的超前控制走信息开发一体化的道路不仅适合于纸质等载体形式的实体档案也适应电子时代信息化的需要。
就现在而言机关档案室的职能从收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、编研利用等８个环节来说都有其实际工作内容实行文档一体化以后档案工作独立的职能将渗入到文件的第一、二阶段形成一个不可分割的整体，加强了对文件整体宏观的控制它的功能将更侧重于信息的开发利用而非保管。
而文件中心的建立是坚持将文件生命运动的第三个阶段作为独立环节对多个单位处于暂时保存阶段的文件进行集中管理从文件生命运动的整体性来说它使文书处理和档案管理更加分散独立。
近年来我国在永靖等地进行了建立文件中心的具体实践探索取得不少成绩但有些作法也值得进一步研究和完善。
其中有两个很明显的问题一是文件中心人员没有深入各机关工作独立于各机关之外在对各机关文件形成不太了解的基础上进行整理分类组卷势必影响案卷质量。
本来由于一个机关文书与档案成为两个相对独立分散的环节而致使文档一体化迫在眉睫而今将一个机关内部的两个相对独立分散的环节扩大到更大范围的机关外这势必对文档一体化提出更高的要求。
这也要求研究工作者不能把文档一体化和文件中心作为两条平行的思路来研究在研究文件中心管理方式的时候要更多地考虑到应适应文档一体化的要求。
其次可能增加更多的账外文件。
一个机关内部就已出现很多档案部门收集不到的账外文件当档案集中到文件中心后由于交通、距离、通讯等方面条件的限制机关归档时会将使用频繁、价值较高的文件留待自用而拒不归档。
由于文档的分散文件中心又对各机关具体工作办理不了解，因而会出现机关不交文件而中心又不知的情况会形成更多的账外文件造成重要价值档案的流失造成国家档案财富的损失。
通过分析我们也可以看出目前一些文章中将建立文件中心作为文档一体化实现的一种方式是不正确的。
文档一体化强调的是文件生命运动的第二、三阶段文件管理和档案管理实现统一有序强调文件在其生命运动各阶段应保持连续统一将相对独立的、环节雷同的两种管理体系交融起来关注档案工作的提前介入。
而文件中心只是文件生命运动第三阶段即暂时保存阶段文件的存放与管理方式二者是有区别的。
只有当文档一体化的研究涉及到文件保管与存放的时候文件中心才能作为除机关档案室外的一种有益补充形式出现。
文件中心的研究始终是研究文件生命运动的一个阶段与强调研究文件整个生命运动过程整体统一协调的文档一体化相比较文件中心只是文档一体化总棋师手下的一枚棋子。
文件中心只能是按照文档一体化思路进行改革时选择半现行文件管理地点和管理方式时的一种选择它不能取代文档一体化也不是其一种模式简单建立文件中心并不能解决文档一体化问题文件中心只是文档一体化模式中的一个环节。
而文件中心的建立也应在文档一体化的思路指导下进行不能简单地在第三阶段即暂时保存阶段建立文件中心要注意联系文件的第一、二阶段研究文件中心如何与机关文书工作相结合避免一个机关内的文档分离扩大到更大范围的机关外。
二文档一体化与文件中心的适用范围对文档一体化与文件中心如何衔接文件中心如何成为文档一体化的有益补充的问题笔者认为文档一体化是总趋势是全方位无范围限制的是任何单位都应该推行的，而文件中心适合在档案工作薄弱的基层和特定的范围内实行具体为现行大中型机关具有健全的档案管理机构当务之急是进行文档一体化。
内部档案机构健全规模较大人员和管理条件、管理设施等配备齐全档案管理制度化、规范化的大中型企事业机关单位机关档案室工作稳定成熟日趋完善没有必要撤销重建文件中心当务之急是在机关内推行文档一体化以克服文档分离的现状。
从法律法规、规章制度管理标准、行政管理体制、组织机构、工作环节原则程序和工作方式等方面加以改革同时研究使用成熟的文档一体化软件使档案工作及时介入文件形成之始并且在网络化电子文件方面深入研究文件档案的连续性和一体化管理以迎接非传统载体形式虚拟档案对文件管理的挑战。
中小型企事业机关单位可从经济节约的角度出发建立文件中心。
分为两种情况:一是大中城市中一些新兴的中小型企事业单位可采用文件中心的形式就近建立文件中心二是地县级以下的一些规模小、档案工作不健全的单位和工作性质大体相同或同一系统的机关集中起来建立文件中心。
值得注意的是在以上特定范围建立文件中心的时候要始终贯彻文档一体化思想。
为避免简单建立文件中心而造成文件生命运动中第二、三阶段文件更大范围的分离避免文件中心对档案质量、档案价值造成负面影响必须加强文件中心与各机关文件工作各环节的紧密联系。
必须强化文书部门立卷制度使之制度化、法规化，并可以考虑将现有档案室的职能分解。
各文件形成机关要负责原档案的分类、组卷、整理、案卷排列、鉴定等职能工作以充分发挥各机关文书处理人员熟悉文件形成过程的优势确保档案案卷质量即将原机关档案室的职能一分为二一部分由机关负责一部分由文件中心负责真正保证案卷质量保证形成案卷的环节仍在原机关而文件中心更多的是一个保管和日常利用的场所。
因此这就要求参联机关仍需保证至少有兼职的文件管理人员负责接受文件中心或档案馆的业务培训和业务指导在文件的管理、平时归卷、分类、排列等业务工作方面与文件中心及档案部门协调将文档一体化的思想贯彻到参联机关和文件中心之中。
建立文件中心并不意味着参联机关不再有文件管理和档案管理的职责而是对其提出了更高的要求和更严格、更规范、更标准的工作内容。
