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X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X版本：X Q/X X X.Q B-807系统集成项目实施控制程序编制：审核：批准：20XX-XX-XX发布20XX-XX-XX实施XXXXXXXX 发布1 目的为规范公司系统集成项目管理，特制定本程序。
2 适用范围适用于公司系统集成项目的实施控制。
3 定义无。
4 职责4.1 市场部负责系统集成项目的售前技术支持、投标、组织合同评审、合同签订及客户关系维护。
4.2 工程部负责项目施工组织方案、深化设计方案的编写、项目实施及控制管理、售后运行维护。
5 程序系统集成项目主要阶段为立项、投标、合同签订、施工组织设计、工程实施、工程验收、结算审计、质保期运行维护等，工作流程如下图：商务主管项目立项报告市场部评估审批总经理是否否项目结束是售前项目组市场部商务跟进技术支持是否招标投标负责人市场部否投标签订合同否是项目前期准备项目实施项目验收售后服务结算审计档案移交5.1 立项由市场部根据项目情况，指定项目前期商务主管，由市场部编制《项目立项申请书》，提交公司进行立项评审，并留下评审记录。
立项评审也可采用会签的方式进行，在《项目立项会签表》中签署评审意见，评审确认立项后成立售前项目组。
售前项目组由商务主管负责，协调用户和售前技术支持工作。
5.2 投标对需进行投标的项目，由市场部根据招标公告或招标邀请书，组织开展投标工作。
投标工作主要由市场部负责，投标文件及投标报价编制完成后需进行投标文件评审，通过后方可投递，评审记录文件存档（投标文件需经相关领导及部门主管复核后方可投递）；所有投递的文件均需在市场部存档1份完整的复印件和电子文件。
5.3 合同签订中标或商务洽谈完成后，由市场部组织相关人员进行合同评审，直至与用户签订合同。
评审记录及合同原件均存档市场部。
5.4 施工组织设计阶段（施工准备阶段）5.4.1 项目经理任命项目合同签订后，市场部向工程部移交项目前期所有文档资料：招标文件、投标文件、技术方案、项目合同等，同时对工程部进行项目技术交底。
文件控制程序范本一、目的本文档旨在规定公司文件控制程序，以确保文件的完整性、准确性和一致性。
通过明确责任和流程，我们将确保所有文件都能得到妥善管理和使用，从而为公司提供稳定、可靠的信息来源。
二、范围本文档适用于公司内所有文件的控制，包括但不限于行政管理文件、人力资源文件、财务文件、采购文件、销售文件等。
三、职责1、行政部门：负责文件的审核、批准、发放、存档和废止。
2、使用部门：负责文件的接收、使用、保管和保密。
3、监督部门：负责对文件控制程序进行监督，确保程序的执行。
四、程序1、文件编制：使用部门根据工作需要向行政部门提出编制文件的需求，并提交相关材料。
行政部门审核后，交由编制部门完成编制工作。
编制完成后，文件需经行政部门审核，最终由公司领导批准后生效。
2、文件发放：生效的文件由行政部门负责发放，需按照公司规定进行编号、盖章、登记，确保文件的合法性和唯一性。
各部门应按照规定的范围和数量领取文件，并妥善保管。
3、文件使用：各部门在使用过程中应遵守文件的使用规定，注意保护文件的完整性和保密性。
使用完毕后，应将文件及时归还行政部门或存档部门。
4、文件修改与更新：当文件需要修改或更新时，使用部门应向行政部门提出申请，经审核批准后由编制部门进行修改或更新。
修改或更新后的文件需重新审核、批准和发放。
5、文件废止：当文件不再适用或需要更新时，行政部门应宣布废止该文件，并通知各部门停止使用。
废止的文件需进行存档或销毁处理。
6、文件存档：所有生效的文件均需进行存档管理，以便日后查阅和使用。
行政部门应建立完善的存档制度，确保文件的完整性和安全性。
7、监督与检查：监督部门应对文件控制程序进行定期检查和评估，确保程序的执行和文件的合法性。
如发现违规行为，应及时纠正并追究相关责任。
五、附则1、本程序自发布之日起生效，如有未尽事宜由行政部门解释并制定补充规定。
2、本程序最终解释权归公司行政部门所有。
一、目的本文档旨在规定和描述公司文件控制程序，以确保文件的统一性、完整性和准确性，并促进公司内部信息交流和协同工作。
工程项目中的信息管理与文档控制在现代工程项目中，信息管理和文档控制是非常重要的环节。
它们对于项目的顺利进行、质量保证以及后期运维都具有重要的作用。
本文将探讨工程项目中的信息管理与文档控制，以及如何有效地进行管理与控制，以提高项目的效率和质量。
1. 信息管理在工程项目中，信息管理是指对项目相关的信息进行有效地收集、记录、传递和利用。
这些信息包括设计图纸、工程计划、施工日志、质量检测报告等等。
在信息管理方面，需要注意以下几点：1.1 信息的收集和记录项目中的信息来源广泛，包括设计单位、施工单位、监理单位等多个参与方。
各方需要准确地收集和记录相关信息，确保信息的准确性和及时性。
1.2 信息的传递和沟通信息在项目中的传递和沟通非常重要，特别是不同参与方之间的信息交流。
需要建立有效的沟通渠道，确保信息的传递及时、准确，并解决信息传递过程中可能出现的问题。
1.3 信息的利用和共享有效地利用和共享信息，可以加强协作、提高效率。
在项目中，可以利用信息进行决策、优化工程方案等。
此外，合理使用信息技术工具，如项目管理软件，能够更好地管理和利用信息。
2. 文档控制在工程项目中，涉及大量的文件和文档，如设计文件、施工图纸、合同文件等。
文档控制是对这些文件进行管理和控制，保证文件的完整性、可靠性和安全性。
在文档控制方面，需要注意以下几点：2.1 文档的编制和审核编制和审核文档时，需要确保文档的准确性和规范性。
编写文档时要遵循相关的规范和标准，如绘图标准、编制规范等。
审核人员要对文档进行仔细审查，确保文档的质量。
2.2 文档的分发和存档分发是指将文档传递给相关人员，确保他们能够及时获取所需的信息。
存档是指将文档妥善保存，以备将来需要使用或查询。
在文档的分发和存档中，需要确保文档的完整性、安全性和可追溯性。
2.3 变更控制在项目中，文档的变更是常有的事情。
需要建立变更控制机制，确保文档的变更符合规定，并记录变更过程和原因。
变更控制的目的是保证文档的一致性和可控性。
如何在与上级沟通中管理信息与文档控制在与上级沟通中，管理信息与文档控制是非常重要的一项技能。
有效的信息管理和文档控制可以确保上级对项目的了解和控制，并保证工作的顺利进行。
本文将分享一些在与上级沟通过程中管理信息和文档控制的实用技巧和方法。
一、建立良好的信息管理系统良好的信息管理系统是管理信息和文档控制的基础。
首先，我们需要建立一个清晰的文件目录结构，使得每个文件都能被正确归档和检索。
文件夹的命名应该简洁明了，能够准确反映该文件夹的内容。
其次，我们可以利用电子文档管理系统来管理和跟踪文件的版本和变更历史。
这将使得上级能够随时查看最新的文件版本，并了解到每一次的修改和更新。
另外，一个良好的信息管理系统应该能够帮助我们快速筛选和提取所需的信息。
可以利用搜索功能或标签来定位具体的文件或信息，提高信息的获取和利用效率。
二、及时准确地共享信息在与上级沟通时，我们应该及时共享相关的信息和文件。
对于项目进展、问题和解决方案等重要信息，应该通过适当的方式及时传达给上级。
这可以通过会议、报告、电子邮件等方式进行。
同时，在共享信息时，我们应该确保信息的准确性和完整性。
在提交文件或报告之前，我们应该仔细检查文件的内容和数据的准确性，并保证所有相关信息都被完整地包含在内。
这可以避免因为信息不准确或不完整而导致的误解或错误决策。
三、建立有效的沟通机制与上级的沟通应该是双向的，我们需要积极倾听上级的意见和建议，并及时反馈自己的想法和观点。
建立一个良好的沟通机制可以有效地管理信息和文档控制。
在沟通过程中，我们应该用清晰简洁的语言表达我们的观点和意图。
避免使用过于专业化的术语，以免导致上级的误解。
另外，我们应该尽量使用可视化的工具来辅助我们的沟通。
图表、表格和图形可以更直观地传达信息，帮助上级更好地理解我们的意图和提供的数据。
四、妥善管理文档变更和版本控制文档的变更和版本控制是信息管理和文档控制的关键环节。
在与上级沟通时，我们应该清楚地记录和跟踪文档的修改和更新。
XXXX热电联产项目XXXX热电联产项目信息与文档管理计划程序编号：XXXX-00-IND-DC-JBF-006版号/修改号: ____________编制/日期：_______________审核/日期：_______________批准/日期：_______________发布日期：2017年3月实施日期：XXXX热电有限公司基建部目录1. 概述 (1)2. 适用范围 (1)3. 引用文件 (1)4. 项目文件定义 (1)4.1建设单位 (2)4.2项目档案 (2)4.3资料 (2)4.4文档 (2)4.5文档管理 (2)4.6外来文件 (2)4.7内部文件 (2)4.8存档 (2)4.9归档 (2)5. 组织与管理 (2)5.1信息与文档管理的原则和目标 (2)5.2信息与文档管理的组织 (3)5.3职责 (3)6. 信息与文档控制管理规定 (5)6.1一般原则 (5)6.2各类信息与文档的控制方法 (5)6.3项目文件编制的基本准则 (6)6.4项目文件编制质量要求 (6)6.5文件编制要求 (6)7. 项目信息与文档管理的内容和重点 (6)7.1受控文件资料 (6)7.2项目归档文件 (7)7.3项目文件的收集及其责任 (7)8. 项目信息与文档管理程序 (7)8.1项目文件编码 (7)8.2项目文档流转 (7)8.3项目文件查阅 (8)8.4宣贯与培训 (8)8.5管理手段 (8)8.7各类型文件的管理要求 (9)1. 概述为了规范XXXX热电联产项目的信息与文档（文档/数据传递）工作流程及其相关的数据结构，明确信息与文档管理各方面的特定需求，对项目信息与文档管理的目标、组织和职责、使用范围、信息安全、信息集成与交换、信息交付、文档管理与维护、培训等以及文件编码、格式、传输、存档、借阅等作出具体规定，建立方法和职责，明确管理责任，确保项目文件接收、发放、借阅、保管存档、立卷归档、流转、交付和交流等一系列工作的可控性、可追溯性和有效性，以实现对XXXX热电联产项目执行期间产生的信息与文档以及项目过程文件实施有效控制，并使其成为项目管理档案建立的依据。
【标题】软件开发控制程序文件
【正文】
一、引言
软件开发是一个复杂的过程，涉及到众多的工具、技术和流程。
为了确保软件开发项目的顺利进行和高质量的交付，控制程序文件
成为了不可或缺的一部分。
本文将介绍软件开发控制程序文件的重
要性以及如何编写和管理这些文件。
二、控制程序文件的定义
控制程序文件是一系列记录和指导软件开发过程的文档。
这些
文件通常包括项目计划、需求分析、设计文档、测试策略、变更管
理文档等。
控制程序文件的目的在于记录开发过程中的决策、变更
和进展，并提供指导和参考，以确保开发过程的顺利进行。
三、控制程序文件的重要性
1. 保证项目的可管理性：控制程序文件提供了一个结构化的框架，使得软件开发项目易于管理。
通过这些文件，项目经理和开发
团队可以了解项目的当前状态、进度和风险，并及时采取措施来解决问题。
2. 提高开发效率和减少错误：控制程序文件提供了一份清晰的指导，使得开发人员可以按照统一的流程和标准进行开发工作。
这有助于减少开发人员之间的沟通成本，提高开发效率，并降低出现错误的概率。
3. 促进团队合作和知识共享：控制程序文件是一个团队内部共享知识的平台。
通过编写和管理这些文件，团队成员可以互相学习和借鉴，促进团队合作和知识共享，提高整个团队的绩效。
4. 改进软件质量和可维护性：控制程序文件还包含了对软件质量和可维护性的要求和检查，例如定义了测试策略、代码审查和变更管理流程等。
这些文件的存在可以确保软件开发过程中的各个环节都经过了充分的考虑和验证，从而提高软件的质量和可维护性。
四、控制程序文件的编写和管理。
项目公司的项目信息和文档管理项目信息和文档管理是项目公司中至关重要的一项任务。
有效地管理项目信息和相关文档，对于项目的顺利进行和成功交付具有重要意义。
本文将介绍项目公司在项目信息和文档管理方面的相关要点和方法。
一、项目信息管理项目信息管理是指对项目相关信息进行采集、存储、更新和传递的过程。
它包括项目计划、项目进展、项目成本、项目风险等各种信息的管理。
1. 信息采集与存储项目公司应确保从项目启动开始，将项目的所有重要信息进行全面且准确的采集。
这些信息包括项目的背景资料、目标、范围、进度计划、资源需求等。
采集的信息可以通过会议记录、访谈、调研等方式得到。
而存储则可以通过建立项目管理信息系统（PMIS），或者利用云存储和文档管理工具等方式进行。
2. 信息更新与传递项目信息应随着项目的进行进行及时更新和传递。
项目经理应及时记录项目的进展、问题和决策，并在团队内部进行共享，以确保每个团队成员都能了解项目的最新情况。
此外，项目经理还应及时向相关利益相关者报告项目的进展和重要信息。
二、文档管理项目文档是项目过程中产生的各种文件和记录，包括计划书、需求文档、设计文档、测试报告等。
文档管理是指对这些文档进行分类、存储、检索和控制的过程。
1. 文档分类与版本控制项目文档应按照一定的分类方式进行管理，以便于后续的检索和使用。
例如，可以按照项目阶段、文档类型或者功能模块进行分类。
同时，对于文档的版本也应进行控制和管理，确保每个文档版本的一致性和追溯性。
2. 文档存储与检索项目公司应建立统一的文档存储库，确保文档的安全性和可靠性。
存储库可以采用数字化的方式，通过云存储或者内部服务器进行存储。
此外，针对不同的文档需求，可以设置权限和访问控制，以避免敏感信息的泄漏。
在检索方面，应建立起便捷的检索系统，使团队成员能够快速找到所需文档。
3. 文档审批与变更控制在项目执行过程中，难免会出现文档的修改和变更。
项目公司应建立相应的审批机制和变更控制流程，确保文档的合规性和变更的可追溯性。
EPC项目文件及信息管理规范1. 引言本文档旨在制定EPC项目中文件及信息的管理规范，以确保项目运行的顺利进行和信息的安全性。
本规范适用于所有参与EPC 项目的相关人员，包括项目经理、工程师、合同管理人员和其他相关人员。
2. 文件及信息的分类为了便于管理和查找，所有EPC项目中的文件和信息应根据其性质和用途进行适当的分类。
以下是文件和信息的主要分类：2.1 设计文件设计文件是EPC项目中至关重要的一部分，包括项目设计概念、工程图纸、技术规范、设计计算等。
设计文件应按照项目阶段和专业分类进行整理，确保项目团队能够及时访问相关设计信息。
2.2 合同文件合同文件是项目合同的重要组成部分，包括招标文件、合同协议、变更通知、合同支付证明等。
合同文件应按照合同执行顺序和内容进行分类存档，以便随时查阅和审查。
2.3 项目进度文件项目进度文件是跟踪和监控项目进展的重要依据，包括项目计划、工作安排、里程碑表等。
项目进度文件应按照时间顺序和任务分类进行存档，以便及时掌握项目进度。
2.4 质量文件质量文件是确保项目工作符合标准和要求的重要文档，包括质量管理计划、检验报告、质量控制记录等。
质量文件应按照质量管理过程和测试阶段进行分类存档，以便随时核查质量要求的达成情况。
2.5 风险文件风险文件是对项目风险进行评估和管理的关键资料，包括风险分析报告、风险应对计划、风险登记表等。
风险文件应按照风险级别和应对措施进行分类存档，以便及时应对可能的项目风险。
2.6 会议记录会议记录是项目沟通和决策的重要依据，包括会议议程、会议纪要、会议决议等。
会议记录应按照会议日期和主题进行归档，以便回顾和核对会议内容。
3. 文件及信息的管理流程为确保文件及信息的安全和可靠性，以下是EPC项目中的文件及信息管理流程：3.1 文件的编制与归档所有文件应按照规定的格式、内容和版本进行编制，并经过审查和批准后归档。
文件的归档要保证文件存档位置的安全性和易查性，并及时更新文件索引。
项目文档管理制度和流程范文项目文档管理制度和流程范一、引言项目文档是指在项目启动、规划、执行和收尾期间所产生的各种信息和文件记录，包括项目计划、需求文档、设计文档、测试报告等。
项目文档的管理对于项目的顺利进行和后续的项目维护具有重要意义。
本文档旨在制定项目文档管理制度和流程范，以确保项目文档的有效管理和维护。
二、项目文档管理制度1. 项目文档分类及命名规范为方便项目文件的管理和检索，应对项目文档进行分类，一般可分为计划文档、需求文档、设计文档、测试文档、验收文档和变更文档等。
在进行文档命名时，应该遵循一定的命名规范，以确保文档的易读性和一致性。
命名规范应包括项目名称、文档类别、版本号和日期等要素。
2. 项目文档管理责任人项目文档的管理责任应明确分工，项目经理负责项目文档的整体管理，包括文档管理策略的制定、流程的实施和评估，以及文档存档和文档权限的管理。
各个部门的负责人应负责监督本部门文档的管理和维护。
3. 项目文档管理策略项目文档的管理策略应包括以下方面的内容：- 文档的归档：项目文档应按照类别进行分类，并设立统一的文档存档位置，确保文档的完整性和安全性。
- 文档的备份：项目文档应定期进行备份，以防止文档的意外丢失或损坏。
- 文档的版本管理：项目文档的修改应进行版本控制，确保每个版本修改的可追踪性和审计性。
- 文档的权限管理：项目文档应设定相应的权限，以确保只有授权人员才能进行修改和访问。
- 文档的评审和审批：重要的项目文档应经过相应的评审和审批程序，确保文档的质量和准确性。
- 文档的共享和传递：项目文档应方便地进行共享和传递，以便项目成员和相关方及时获取和使用。
- 文档的保密与传播：项目文档应根据需要进行保密处理，并遵守相应的信息传播规定。
4. 文档变更管理项目文档的变更管理是指对文档中的变更进行跟踪和控制，确保文档的变更与变更请求的一致性和合理性。
对于文档的变更应有相应的变更流程，包括变更请求、审批、实施和验证等环节。
项目信息管理和文档控制在项目管理过程中，项目信息的管理和文档控制是非常关键的环节。
通过有效的项目信息管理和文档控制，可以确保项目团队之间的沟通顺畅，信息传递准确，有助于项目的顺利进行和取得成功。
一、项目信息管理项目信息管理是指对项目相关信息进行搜集、分类、整理和传递的过程。
它包括以下几个方面的内容：1.信息搜集：项目信息搜集是指通过各种渠道获取项目相关的信息，包括项目目标、需求、计划、进展情况等。
搜集信息的途径可以包括面对面会议、沟通、电子邮件、电话等多种形式。
2.信息分类和整理：搜集到的项目信息需要进行分类和整理，以便于后续使用和查阅。
可以按照项目的不同阶段、不同模块或者不同功能进行分类，将信息整理成清晰、易读的格式。
3.信息传递和共享：项目信息需要及时传递给相关人员，以确保项目团队之间的沟通畅通无阻。
可以通过会议、报告、工作台、项目管理软件等方式进行信息传递和共享。
二、文档控制文档控制是指对项目相关文档进行管理和控制的过程。
它包括以下几个方面的内容：1.文档编制和更新：项目涉及到大量的文档，包括项目计划、需求文档、设计文档、测试文档等。
这些文档需要由相关人员编制和更新，确保与项目的实际情况保持一致。
2.文档版本控制：对于重要的项目文档，需要进行版本控制，以避免出现版本混乱或者冲突的情况。
版本控制可以通过文件命名规范、版本管理工具等方式实现。
3.文档审查和批准：在项目过程中，需要对关键文档进行审查和批准，确保其质量和准确性。
审查可以由项目负责人或者项目团队成员进行，批准则需要由相关的领导或者决策者进行。
4.文档存储和查阅：项目文档需要进行存储，以便于项目团队成员随时查阅。
可以使用文件服务器、云存储等方式进行文档的存储和管理，同时可以建立文档索引或者文档库，方便查找和检索。
三、项目信息管理和文档控制的重要性项目信息管理和文档控制在项目管理中扮演着重要的角色，具有以下几个重要性：1.保证信息的准确性：通过信息的搜集、整理和传递过程，可以确保项目信息的准确性和完整性，避免信息传递错误或者遗漏的情况发生，提高项目的执行效率和准确性。
XXXX项目信息与文档控制程序文件编号：目录1. 目的 (1)2. 适用范围 (1)3. 定义 (1)4. 信息与文档的接收与发放 (1)4.1 接受管理 (1)4.2 发放管理 (2)5. 信息与文档的借阅管理 (3)5.1 借阅审批工作程序 (3)5.2 文档借阅管理要求 (3)6. 信息与文档保管存档管理 (4)7. 信息与文档立卷归档管理 (5)7.1 文档的归档范围 (5)7.2 归档文档的质量要求 (5)8. 信息与文档流转管理 (6)8.1 信息与文档流转指导 (6)8.2 代发文件处理流程 (6)9. 信息与文档交付管理 (6)9.1 信息与文档交付范围、数量及时间 (6)9.2 信息与文档交付要求 (6)9.3 交付要求 (8)10. 信息与文档交流管理 (8)10.1 内部交流 (8)10.2 外部交流 (9)附表1 外部文件资料分发一览表 (10)附表 2 IPMT联合管理团队内部文件资料分发一览表 (11)附表 3 档案借阅登记表 (17)附表 4 合同类文件归档范围及数量 (18)附表 5 长周期设备文件归档范围及数量 (19)附表 6 文件归档范围 (20)附表 7 建设项目文件资料归档范围和保管期限表 (22)附表 8 各类性文件归档份数及时间 (24)附表 9 归档电子文件登记表 (25)附表10 文件传送单 (26)1.目的为规范XXXX项目信息与文档的过程管理，明确管理责任，确保项目信息与文档接收、发放、借阅、保管存档、立卷归档、流转、交付和交流等一系列工作的可控性、可追溯性和有效性，并使其成为项目管理档案建立的可靠保证，特制定本程序。
2.适用范围本程序适用于XXXX项目信息与文档接收、发放、借阅、保管存档、立卷归档、流转、交付和交流。
3. 定义下列术语和定义适用于本程序。
信息与文档：主要指XXXX项目执行过程形成的各种形式（如纸质、电子、音像等）的信息记录资料。
文件：是指用于项目管理的一系列过程控制资料。
中间资料：指由于项目管理的要求，职能部门或者参建单位需提供给其他职能部门或者参建单位供询价、厂家选择、调研等用途的资料。
供审查用的文件：指在正式出版前，按规定需审查的文件。
4.信息与文档的接收和发放信息与文档的接收及发放由各部门文档人员统一归口管理。
其他人员代替接收的相关文件，必须及时移交项目文档人员，不得扣留和擅自处理。
文档人员收到信息与文档（包括行政文件、会议纪要、技术文件资料等）后，根据签署的意见按流程进行接收和发放，登记相应台账。
在项目定义阶段，技术部确定项目信息与文档的发放范围（见附表1和附表2）和发放份数，要保证所有使用文件的人员得到有效版本，文档人员应确认所发放文档的编号和签署的完整性与正确性，并办理发放登记与签字手续。
对外发放的文件，由技术部（副）经理或被授权人签署后，方可发放。
文档人员负责追回应收回的文件。
4.1接收管理接收传输流程，包括文件的签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等工作，收文传输流程见表1。
接收管理要求：●文档人员应对文件资料的来源、种类、内容、数量、完整性等情况进行核实，符合以下要求后签字接收；●所有收文必须于1个工作日内，完成登记录入、送审、分发。
表1 接收传输流程图4.2发放管理发放传输流程，包括文件的拟稿、送批、签发、编号、用印、登记、发送，发放传输流程见表2.发放管理要求：●批准后的文件，文档人员应在1个工作日内送到主管领导或上级部门；●所有文件必须先登记后发送；●对发往公司外的文件应根据实际需要加盖专用章；●文件发送应严格按照文件标注的发送范围发送；●发文回执确认。
●发往公司外的文件，应填写《文件传送单》见附件一。
●对传真发送的文件，应在文件上标记签收处，由收件人及时签收并传真回执。
发放资料明细参照《分发一览表》，见附表1和附表2。
表2发方传输流程5. 信息与文档借阅管理5.1借阅审批工作程序5.1.1借阅文档必须严格按照文档借阅管理程序办理相关手续，填写《档案借阅登记表》（见附表3），经技术部经理审核、批准后方可借阅。
5.1.2内部人员借阅文档，原则上限于查阅其所在部门与本人工作有关的文档并需经本部门领导同意；查阅非本部门或非业务范围的文档，须经本部门领导和文档所属部门领导同意方可借阅。
5.1.3其他人员查阅本项目管理部文档，必须持有个人身份证，并经技术部经理批准同意方可查阅，但一律不外借。
5.1.4查阅“机密”级、“绝密”级文档须经技术部经理领导审核后，报XXXX项目指挥部批准。
5.1.5会计档案查阅一般只限于财务、审计工作人员，其它人员确因工作需要查阅，须经商务部经理批准。
5.2文档借阅管理要求5.2.1文档借阅人未经文档管理人员同意，不得擅自进行查找和翻阅。
5.2.2查阅文档的人员要严格遵守保密规定，按照批准范围查阅，未经同意不得随意翻阅其它文档资料。
5.2.3文档资料原则上不准外借，借阅人一般只限在文档中心阅览室内，在文档中心管理人员的陪同下查阅文档。
确因工作需要外借的，借出文档一般为文档的副本或复制本，特殊情况需外借文档正本的，必须经技术部经理同意。
5.2.4文档资料孤本一律不外借，确因工作需要外借的，由文档管理人员制作复制本借出。
5.2.5绝密实物档案、重要的照片、底片、缩微胶卷等存档资料一律不外借。
5.2.6外借的文档资料要限期使用，按期返还，借档期限一般不得超过7天，不得转借他人，如确需延期借用，须办理续借手续。
5.2.7借出的文档资料要在规定期限内完整归还。
档案借出和归还时，双方要当面清点检查、签字确认。
发现丢失或损坏要及时上报。
5.2.8借阅者必须爱护文档资料，不得圈划、涂改、折卷、剪裁、增删、抽页或拆毁，不得私自抄录、翻拍、复制，不得擅自公布，承担借阅文档资料完整和保密全责。
违者必须予以经济赔偿并追究其相应责任，情况严重的按照国家《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》予以追究法律责任。
5.2.9本项目文档不得带出项目管理部以外场地，如确需外出携带的，必须经过技术部经理批准，对外带的文档必须保证其安全。
5.2.10利用绝密、机密文档以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁提供利用。
5.2.11文档、外供图纸和技术文件的复制，统一由文档管理人员严格按照审批手续提供，对于擅自向外转借、提供图纸资料和技术文件等文档材料者，追查责任，严肃处理，依法追究责任。
5.2.12凡员工调离前，应清还借阅的文档资料，由文档管理人员在调离手续单上签字后，方可办理调离手续，脱产学习或外借工作时间较长的员工，在离开前也必须清还所借文档资料。
6. 信息与文档保管存档管理项目信息与文档的保管存档由文档管理员统一归口管理。
在项目执行过程中形成的信息与文档，适时或定期整理好移交和归档。
文件应由各部门文档人员保管存放，做到分类有序，利于查找。
其中勘察设计文件和工程设计文件应按项目、专业分类整理；文件应按照文件编码的降序存放，即按反时间顺序排列，后到的文件放在上面，方便存放、利用及查找。
对尚在办理中的文件，应先存放于临时文件夹/柜；办理完成的文件应及时整理存档。
电子文件保管期限参照纸版文件材料保管期限的有关规定执行。
电子文件的背景信息和数据的保管期限应当与纸版文件内容信息的保管期限一致；应在电子文件的机读目录上逐件标注保管期限的标识。
电子文档采用只读光盘存储，存储电子文件的存储介质上应贴有标签，标签上应注明载体序号、名称、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。
电子文件归档时，必须填写《归档电子文件登记表》（见附表9），《归档电子文件登记表》一式两份，一份由技术部保存；一份由移交单位保存。
7. 信息与文档立卷归档管理7.1文档的归档范围原则上凡是反映工程项目建设及其管理活动的对业主和社会具有保存价值的各类载体的文档均属收集归档范围。
归档范围以归档原件和不重复归档为原则，归档文件范围参考《文件归档范围》（见附表6）和《建设项目文件资料归档范围和保管期限表》（见附表7）（内容包括且不仅限于此范围）。
7.2 归档文档的质量要求●归档的文档应符合以下质量要求：●各种载体的文档内容必须准确反映工程建设及其管理活动的真实情况；●各种载体的文档要齐全、完整；●项目执行过程产生的纸质版文档一般存原件，接收的外来文档在无法提供原件的情况下，以最初接收的文档视为原件，字迹及线条应清楚，具有可复制性；●项目文件归档范围见《建设项目文件资料归档范围和保管期限表》（见附表7）, 要求进行整理，保证信息齐全、完整；必须用蓝黑墨水或碳素墨水，不得使用红墨水、纯蓝墨水，不能有铅笔、圆珠笔等书写的字迹，字迹应清晰可见。
●归档文档的份数要求一正一副。
8. 信息与文档流转管理8.1信息与文档流转指导1）文件起草人按照项目相关模板起草文件。
2）文档收发人员按照《XXXX项目定义阶段文件编号规定》的要求，为文件确定一个文件编号。
3）文件起草人员打印文件并提交签署。
4）文档人员扫描签字版的硬拷贝并按规定存储，并将签署后的硬拷贝原件存档。
5）文档人员按文件注明的收件人和抄送清单以及文件分发单上注明应增发的人员清单进行电子文件分发。
6）必要时向收件人提供纸版文件。
8.2 代发文件处理流程8.2.1委托单位/部门填写《资料发放单》，注明文件编号、名称、类型、份数及收件人等相关信息，《资料发放单》编号由文档收发人员编写。
8.2.2委托单位/部门将《资料发放单》和需发放的纸版文件或电子文件交给委托代发部门的文档人员，电子文件以邮件形式直接发送到文档人员。
8.2.3文档人员收到发放单及文件后，将在规定时间内通知相关单位/部门文档人员到场领取，如有急需发放文件请相关人员在填写发放单时注明。
8.2.4文档人员将按照部门归类发放单，并每周公布一次发放单扫描件。
8.2.5文档人员不保存代发文件，委托单位/部门自行留存归档。
9. 信息与文档交付管理9.1 信息与文档交付范围、数量及时间项目文件归档范围、数量及时间见《合同类文件归档范围及数量》（见附表4）、《长周期设备文件归档范围及数量》（见附表5）、《文件归档范围》（见附表6）、《建设项目文件资料归档范围和保管期限表》（见附表7）、《各类型文件归档份数及时间》（见附表8）。
9.2信息与文档交付要求9.2.1交付时间文件的交付时间应严格遵守规定，没有明确规定交付时间的应以项目进展需要的时间为准，此时间需双方共同约定。
9.2.2硬拷贝文件1）硬拷贝文件到达接收部门文档人员时必须外观完好，没有缺失。
2）硬拷贝的递交份数根据规定确定，包括：管理文件（含信件、传真、会议纪要、各类报告、程序、计划等）；采购文件的请购书、订单/合同、随机资料原件、复印件；技术文件（含各类设计文件及技术标准）。
