物业档案资料管理制度

一、前言随着我国城市化进程的加快，物业管理行业日益发展壮大，物业管理档案作为物业管理活动的重要记录和凭证，对于保障物业管理活动的顺利进行、维护业主权益、促进物业管理行业健康发展具有重要意义。

为加强物业管理档案管理，提高档案管理水平，特制定本物业档案管理制度。

二、制度目标1. 建立健全物业档案管理制度，确保档案的完整、准确、系统、安全。

2. 提高档案管理效率，方便查询和利用。

3. 加强档案管理队伍建设，提高档案管理人员的业务素质。

4. 促进物业管理档案信息化建设，实现档案资源的共享。

三、管理范围本制度适用于本物业管理区域内所有物业档案的管理工作，包括但不限于以下内容：1. 物业项目审批、建设、验收等文件；2. 业主大会、业主委员会会议记录及决议；3. 物业服务合同、收费标准、物业服务费收缴等文件；4. 物业维修、养护、更新改造等工程资料；5. 物业安全管理、消防管理、绿化管理等资料；6. 业主个人信息、物业服务人员信息等。

四、管理职责1. 物业管理部门：负责物业档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

2. 档案管理人员：负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档、保管、查询、统计等。

3. 物业服务人员：负责提供档案资料，协助档案管理人员做好档案管理工作。

五、档案收集与整理1. 收集范围：按照国家档案管理法规和本制度规定，收集各类物业档案资料。

2. 收集方式：通过查阅、复制、扫描、拍摄等方式收集档案资料。

3. 整理要求：- 档案资料应分类整理，按照时间顺序排列；- 档案资料应编号，便于查询和管理；- 档案资料应标注清楚，包括档案名称、编号、日期、页数等信息。

六、档案保管与利用1. 保管要求：- 档案资料应存放在安全、干燥、通风的档案室；- 档案资料应按照分类和编号进行存放，方便查找；- 档案资料应定期进行检查、清理，确保档案的完整、准确、安全。

2. 利用要求：- 查阅档案应办理借阅手续，并登记借阅信息；- 查阅档案应遵守档案保密规定，不得擅自复制、泄露档案内容； - 查阅档案应爱护档案资料，不得损坏、污损。

物业公司档案管理制度(六篇)物业公司档案治理制度篇一加强档案治理，标准公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、精确性和系统性。

供应符合公司需求和保证治理体系有效运行的证据。

1、公司内部经营形成的各种资料。

2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。

1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业治理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

2、档案治理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、供应利用等活动。

1、行政部：1）负责公司档案的集中治理和制度执行及检查工作，并负责催促指导部门档案治理；2）建立健全公司档案治理制度，指导、监视和检查执行状况；3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4）负责公司档案的利用和销毁治理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案治理工作；5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6）负责组织学习和培训档案治理方法、使用学问。

2、其他各部门相关人员：1）负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并准时通知行政部； 2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务治理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；3、各部门档案主管人员1）负责部门档案的治理。

4、各部门负责人1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；2）负责对本部门档案治理的监视检查。

5、各公司总监/副总1）负责对档案治理监视检查报告的审批。

1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进展收集，并编制部门《文件（合同）治理记录名目》。

2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进展整理，并编制《移交名目》，每季度向行政部移交。

一、总则为了规范物业管理部档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。

二、档案管理的原则1. 完整性原则：确保档案内容的完整性，不得遗失、损毁或篡改。

2. 准确性原则：档案内容必须真实、准确，符合实际情况。

3. 安全性原则：采取有效措施，确保档案实体和信息安全。

4. 利用性原则：充分发挥档案的作用，为物业管理提供有效服务。

三、档案管理范围1. 物业管理部各类文件、图表、照片、录音、录像等资料；2. 物业管理合同、协议、会议记录、规章制度等；3. 物业管理项目验收、维修、改造等资料；4. 物业管理部内部管理制度、岗位职责、培训资料等；5. 物业管理部与其他部门、单位之间的往来文件、函件等；6. 其他需要归档的资料。

四、档案管理职责1. 物业管理部档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作；2. 各部门负责人对本部门产生的档案负有收集、整理、归档的责任；3. 物业管理部领导对档案管理工作负有监督、检查和指导的责任。

五、档案管理流程1. 档案收集：各部门在产生档案时，应及时将档案资料报送档案管理员；2. 档案整理：档案管理员对收集到的档案进行分类、编目、归档；3. 档案归档：按照档案分类，将档案资料分别归入相应档案柜（架）；4. 档案保管：档案管理员负责档案的保管工作，确保档案实体和信息安全；5. 档案利用：档案管理员根据档案利用者的需求，提供档案查询、复制等服务；6. 档案销毁：档案管理员按照规定程序，对超过保管期限或无保存价值的档案进行销毁。

六、档案保管要求1. 档案柜（架）应放置在通风、干燥、防潮、防虫、防尘、防鼠、防高温、防低温等适宜的环境中；2. 档案资料应按照分类、编号、时间等顺序摆放整齐；3. 档案管理员应定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理；4. 档案管理员应定期对档案进行消毒、防霉处理。

第一章总则第一条为加强小区物业资料档案的管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，根据国家有关档案管理的法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本小区所有物业资料档案的管理工作。

第三条物业资料档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理，规范运作；（二）集中管理，分级负责；（三）安全保密，服务业主；（四）科学管理，持续改进。

第二章档案分类与内容第四条物业资料档案分为以下几类：1. 业主档案：包括业主基本信息、购房合同、租赁合同、装修申请等；2. 公共设施设备档案：包括各类设备安装、维修、更换记录，设施设备使用说明书等；3. 物业管理档案：包括物业管理规章制度、工作计划、会议记录、业主委员会会议记录等；4. 财务档案：包括物业费收缴、维修基金使用、公共收益分配等财务报表；5. 安全保卫档案：包括门禁系统使用记录、巡查记录、安全检查报告等；6. 绿化养护档案：包括绿化养护计划、实施记录、病虫害防治记录等；7. 其他档案：包括业主投诉、表扬、纠纷处理等。

第五条档案内容应包括以下方面：1. 文字材料：包括各类文件、通知、报告、记录等；2. 图像材料：包括照片、图纸、图表等；3. 音像材料：包括录音、录像等。

第三章档案收集与整理第六条档案收集应遵循以下要求：1. 及时收集，确保档案的完整性；2. 分类收集，按照档案类别进行归档；3. 严格审查，确保档案的真实性和准确性。

第七条档案整理应遵循以下要求：1. 按照档案类别、时间顺序进行排列；2. 对档案进行编号、分类、编目；3. 对破损、褪色的档案进行修复和保护。

第四章档案保管与利用第八条档案保管应遵循以下要求：1. 专人负责，确保档案的安全；2. 采取防潮、防霉、防火、防盗等措施；3. 定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。

第九条档案利用应遵循以下要求：1. 严格审批，确保档案的保密性；2. 为业主提供档案查询、复制等服务；3. 不得擅自借阅、复制、外传档案。

第一章总则第一条为加强物业公司的内部管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有内部管理资料档案的管理工作，包括各类文件、记录、图表、影像等。

第三条本制度遵循集中统一管理、分级负责、安全保密、便于利用的原则。

第二章管理职责第四条公司档案管理部门负责制定档案管理制度，监督、指导各部门档案管理工作。

第五条各部门负责人为本部门档案管理的第一责任人，负责组织实施本部门的档案管理工作。

第六条档案管理员负责具体执行档案管理任务，包括档案收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等。

第三章管理内容第七条档案收集范围：1. 公司内部管理制度、工作流程、操作规范等；2. 各部门业务档案，如工程档案、业主档案、财务档案、人力资源档案等；3. 公司重大活动、项目、会议、培训等资料；4. 公司与外部单位签订的合同、协议、函件等；5. 公司其他具有保存价值的资料。

第八条档案整理要求：1. 按照档案分类、编号、编目等规定进行整理；2. 保持档案的原始性、完整性、连续性；3. 档案装订、封装应符合规范要求。

第九条档案保管要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗等；2. 档案资料应分类存放，便于查找和利用；3. 档案资料应定期进行消毒、杀虫处理。

第十条档案借阅要求：1. 借阅档案需填写借阅单，经批准后方可借阅；2. 借阅者应爱护档案资料，不得损坏、涂改、擅自复制；3. 借阅期限不得超过规定时间，逾期未还者按相关规定处理。

第四章管理制度第十一条档案管理制度：1. 制定档案管理制度，明确档案收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等各个环节的要求；2. 定期对档案管理工作进行检查、总结，发现问题及时整改；3. 加强档案人员培训，提高档案管理业务水平。

第十二条档案保密制度：1. 档案资料涉及公司机密、商业秘密、个人隐私等，应严格保密；2. 档案管理人员应遵守保密规定，不得泄露档案内容；3. 借阅者应遵守保密规定，不得擅自传播档案内容。

第一章总则第一条为加强物业部门档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我物业部门实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于我物业部门所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。

第三条物业部门档案管理工作遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 完整性、准确性、安全性原则；3. 效率性、实用性原则；4. 依法依规、规范有序原则。

第二章档案分类与归档第四条物业部门档案分为以下类别：1. 产权档案：包括物业项目权属证明、土地使用权证、建筑工程规划许可证等；2. 管理档案：包括物业管理规章制度、业主大会及业主委员会会议记录、物业服务合同、物业维修基金使用记录等；3. 财务档案：包括财务报表、收支凭证、银行对账单等；4. 人事档案：包括员工招聘、培训、考核、薪酬、奖惩等记录；5. 技术档案：包括物业设备设施维护保养记录、工程图纸、施工验收报告等；6. 安全档案：包括消防安全、治安保卫、安全生产等方面的记录；7. 业主档案：包括业主基本信息、业主大会及业主委员会会议记录、业主投诉处理记录等；8. 其他档案：包括物业部门各类活动记录、宣传资料、客户服务记录等。

第五条档案归档应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行分类；2. 档案编号应当清晰、规范；3. 档案归档应当及时、准确；4. 档案归档前应当进行整理、鉴定、剔除；5. 档案归档应当进行备份，确保档案安全。

第三章档案保管与维护第六条物业部门应当设立档案室，负责档案的保管工作。

第七条档案室应当具备以下条件：1. 满足档案存放要求，具备防火、防盗、防潮、防虫蛀等设施；2. 设有专职或兼职档案管理人员；3. 档案室环境整洁、安全、便于查找；4. 档案室应当配备档案柜、档案架等设施。

第八条档案保管应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行存放；2. 定期检查档案的保管条件，确保档案安全；3. 对破损、霉变、虫蛀的档案进行修复、消毒；4. 对重要档案进行加密保护；5. 对档案进行定期盘点，确保档案的完整、准确。

第一章总则第一条为加强小区物业业主档案的管理，确保档案资料的安全、完整、准确，提高物业管理水平，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本小区实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于本小区所有业主的档案资料管理。

第三条业主档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保业主档案资料的完整性，不得随意丢弃、损坏或销毁。

2. 准确性原则：确保业主档案资料的准确性，不得篡改、伪造档案资料。

3. 安全性原则：确保业主档案资料的安全，防止丢失、泄密。

4. 可查性原则：确保业主档案资料的查阅便利，方便业主及相关人员查阅。

第二章业主档案管理范围第四条业主档案管理范围包括：1. 业主基本信息：姓名、性别、身份证号码、联系电话、家庭住址等。

2. 业主身份证明：身份证、户口簿、房产证等。

3. 业主购房合同、租赁合同等。

4. 业主装修申请、验收报告等。

5. 业主维修基金缴纳记录等。

6. 业主投诉、表扬、奖励等记录。

7. 业主参与小区活动记录等。

第三章业主档案管理职责第五条物业管理部门负责业主档案的管理工作，具体职责如下：1. 负责建立业主档案，对业主档案资料进行收集、整理、归档。

2. 负责业主档案资料的保管、查阅、借阅等工作。

3. 负责业主档案资料的保密工作，防止档案资料泄露。

4. 定期对业主档案资料进行整理、归档，确保档案资料的完整性、准确性、安全性。

5. 对业主档案资料进行数字化处理，提高档案资料的查阅便利性。

第六条业主对自身档案资料享有以下权利：1. 查阅权：有权查阅本人档案资料。

2. 修改权：有权要求修改本人档案资料中的错误信息。

3. 复印权：有权要求复印本人档案资料。

第四章业主档案管理流程第七条业主档案管理流程如下：1. 收集：物业管理部门负责收集业主档案资料，确保档案资料的完整性。

2. 整理：对收集到的业主档案资料进行分类、整理、归档。

3. 归档：将整理好的业主档案资料按照规定进行归档。

4. 查阅：业主或相关人员需查阅档案资料时，需向物业管理部门提出申请，经审核批准后方可查阅。

物业管理档案资料管理制度一、总则1. 为规范物业管理公司的档案资料管理工作，确保档案资料的完整性、安全性和可追溯性，特制定本制度。

2. 本制度适用于物业管理公司及其下属各部门和项目管理处。

二、档案资料分类1. 档案资料分为行政管理档案、财务管理档案、工程管理档案、客户服务档案、安全管理档案等类别。

2. 各类档案应按照其性质和用途进行详细分类，并设立相应的档案编号。

三、档案资料的收集与整理1. 各部门应指定专人负责档案资料的收集、整理和归档工作。

2. 档案资料应定期进行整理，确保资料的准确性和时效性。

四、档案资料的保管1. 档案资料应存放在干燥、通风、防火、防潮的环境中，避免阳光直射。

2. 档案室应配备必要的安全设施，如防盗门、报警系统等。

五、档案资料的借阅与使用1. 档案资料的借阅应遵循“谁借阅、谁负责”的原则，借阅人需填写借阅登记表。

2. 借阅期限一般不得超过一个月，如需延长，应提前办理续借手续。

六、档案资料的更新与维护1. 档案资料应定期进行更新，确保信息的准确性和有效性。

2. 对于过时或作废的档案资料，应及时进行标识、隔离，并按照规定程序进行销毁。

七、档案资料的保密1. 档案资料涉及公司机密和业主隐私，应严格保密，不得泄露给无关人员。

2. 对于涉及敏感信息的档案资料，应采取额外的安全措施。

八、档案资料的电子化管理1. 鼓励将纸质档案资料转化为电子档案，以提高管理效率和资料的可访问性。

2. 电子档案的存储和备份应符合信息安全的要求。

九、违规处理1. 对于违反档案资料管理制度的行为，物业管理公司应视情节轻重给予相应的处罚。

2. 造成档案资料丢失、损坏或泄露的，应追究相关人员的责任。

十、附则1. 本制度自发布之日起生效，由物业管理公司负责解释。

2. 对本制度的修改和补充，应经过物业管理公司的审议和批准。

请注意，这是一个简化的模板，具体内容应根据物业管理公司的实际情况和法律法规的要求进行调整和完善。

物业档案室管理制度物业档案室管理制度1档案室管理规定一、归档制度1、归档范围公司在物业管理服务、内部各项管理工作中形成的各种文字、图表、帐册、模型、样品、实物、照片、影片、录音、录像、磁盘,光盘等料子。

2、归档要求归档文件应原件（特别情况下可用复印件替换）,要完整、准确、系统、各种签证手续完备,字迹清楚。

3、归档时间:输完毕后,应立刻归档。

4、归档份数:各类文件料子一般归档一式一份。

5、文件料子的归档,必需办理移交手续,由档案室填写一式二份归档文件登记表,按登记表清点料子,移交双方签字后,各存一份,以备查考。

二、保管制度1、归档的`文件料子,应保持文件料子之间的历史联系,进行科学分类、立卷和编目、编号。

2、存放档案要有专用柜架。

档案上架时,应依照类别和保管单位的次序,自左向右,自上而下地排列。

3、定期对库存档案进行清进核对,做到帐物相符。

4、档案室应有防火、防盗、防光、防尘、防有害气体、防有害生物等防护措施。

5、档案室保持适当的温度、湿度,一般温度保持在14～24摄氏度,相对湿度保持45～60%的规定范围内。

6、档案的移出、外借必需履行登记手续,借出的档案查阅后须尽快归还。

归还档案应放原处。

7、公司对档案进行定期或不定期的检查,如存在管理混乱、档案破损或遗失现象,可视情况分别对管理人员处以批判、罚款、直至辞退处理。

三、档案借阅、复印程序提出申请——>有关领导批准——>档案室办理手续——>使用档案——>归还档案室具体要求:1、借阅、复印档案应先批准,再办理登记手续；2、要爱惜档案,：不得丢失；3、借阅、复印人不得将档案随便拆散、涂改、抽调、剪裁档案；4、借阅、复印人不得将档案随便传看,携带外出（除工作外）,以防丢失、泄密；5、办理完毕,应立刻归还,如有过错,应追究当事人责任；6、调离本公司的员工,必需将所借档案料子还清后,方可办理调离手续。

物业档案室管理制度2一、总则1.1 本制度是为了规范物业档案室的管理，保证档案的安全、完整、有效利用，提高档案管理效率，满足业主、员工和相关部门的需求。

一、总则为加强物业管理资料的管理，确保物业管理资料的真实性、完整性和有效性，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于本物业管理区域内所有物业管理资料的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

三、档案管理组织1. 成立物业管理资料档案管理小组，负责物业管理资料档案的管理工作。

2. 物业管理资料档案管理小组由物业经理担任组长，各部门负责人为成员。

3. 物业管理资料档案管理小组负责制定档案管理制度，组织实施档案管理工作，对档案管理人员进行培训和考核。

四、档案收集1. 收集范围：物业管理合同、业主委员会文件、物业服务合同、物业服务协议、物业维修基金使用情况、物业服务费用收支情况、物业设施设备台账、业主投诉及处理记录、物业维修记录、物业管理区域规划图纸、物业管理区域平面图、物业管理区域周边环境资料等。

2. 收集要求：（1）收集的资料必须真实、准确、完整，符合国家法律法规和行业标准。

（2）收集的资料应分类存放，便于查阅和管理。

（3）收集的资料应定期更新，确保资料的有效性。

五、档案整理1. 整理原则：按照时间顺序、类别、重要性等进行整理。

2. 整理方法：（1）分类：将收集到的资料按照类别进行分类，如合同类、协议类、费用类、设备类等。

（2）编目：为每份资料编制编号，便于查阅和管理。

（3）装订：将整理好的资料装订成册，并附上目录。

（4）归档：将整理好的资料按照类别、时间顺序等要求归档。

六、档案保管1. 保管地点：物业管理资料档案应存放在安全、干燥、通风的专用档案室。

2. 保管要求：（1）档案室应配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施。

（2）档案管理人员应定期检查档案的保管状况，确保档案安全。

（3）档案管理人员应定期对档案进行整理、归档，保持档案的整洁和完整。

（4）档案管理人员应定期对档案进行备份，确保档案的完整性和安全性。

物业管理档案管理制度第一条总则为了加强物业管理档案的管理工作，规范物业管理档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等环节，根据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等法律法规，结合本物业管理区域的实际情况，制定本制度。

第二条档案管理机构及职责1. 物业管理公司应当设立专门的档案管理机构，负责物业管理档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

2. 档案管理机构应当配备相应的档案管理人员，负责档案的日常管理工作。

3. 档案管理人员应当具备一定的档案管理知识和业务能力，经过专业培训并取得相应的资格证书。

第三条档案的收集和整理1. 档案收集范围：（1）物业管理的规章制度、工作计划、总结、报告、请示、批复、通知、会议记录等文件材料；（2）物业项目的招投标文件、合同协议、工程验收报告、维修记录等文件材料；（3）物业服务合同、物业费收缴记录、业主大会决议、业主委员会决定等文件材料；（4）物业服务质量评估报告、投诉处理记录、突发事件应急预案等文件材料；（5）物业管理公司及员工的相关资质证明、培训记录、人事档案等文件材料；（6）其他与物业管理相关的文件材料。

2. 档案整理要求：（1）档案应当分类清晰，编号准确，便于查找和利用；（2）档案应当采用耐久、防磁、防水和防火的材料，确保档案的安全和完整；（3）档案的装订、折叠、装盒等应当符合档案保护的技术要求；（4）档案的目录应当详尽，包括档案的编号、名称、形成时间、形成单位、内容摘要等；（5）档案的整理工作应当由专业人员进行，确保档案的质量和安全。

第四条档案的归档和保管1. 归档要求：（1）档案应当及时归档，不得拖延或者遗漏；（2）归档的档案应当经过审核，确保档案的真实、完整、准确；（3）归档的档案应当标明档案的名称、编号、形成时间、形成单位等基本信息；（4）归档的档案应当采用统一的档案袋或者档案盒，标明档案的名称、编号、形成时间、形成单位等基本信息。

2. 档案保管要求：（1）档案应当存放在通风、干燥、防盗、防晒、防高温、防潮、防虫、防霉、防有害气体和防有害生物的环境中；（2）档案存放的地方应当设立专门的档案室或者档案柜，实行封闭式管理；（3）档案室或者档案柜的钥匙应当由专人保管，不得随意借出；（4）档案的保管工作应当建立日志，记录档案的存放位置、数量、查阅人员等信息；（5）档案的保管工作应当定期进行巡查和检查，确保档案的安全和完整。

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【第1篇】物业管理公司档案管理制度8物业管理公司档案管理制度(八)依据《中华人民共和国档案法》,结合企业实际情况,确保档案的完整和安全,特制定本制度。

一、档案工作的基本原则档案实行集中管理与分散管理相结合,即分别为公司、部门管理,专人负责档案管理工作。

公司各部门在各项活动中所形成的具有参考价值的文件、材料,由承办单位、经办人负责将办完的文件、资料及时归档。

二、文件资料点收、整理和归档1、文件结案移送归档时,检查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,应立即追查归入。

2、文件如经过抽查,应有部门主管领导的签认。

3、文件的处理手续必须完善,如有遗漏,应立即退回承办人。

4、做好收件登记、编号、运转、催办工作,按规定程序符合立卷标准要求,及时分类、立卷、归档。

三、档卷管理1、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查,发现问题及时采取补救措施,确保档案的安全。

2、做好相关的防范措施,注意保密工作。

3、保持档案室清洁,随时擦拭档案橱、架,并采取防虫蛀腐朽工作。

4、每年按规定清理一次,已到保管期限,确定销毁的档案材料必须列册登记,经领导审批后作销毁处理。

四、档案调、借阅1、严格履行调、借阅登记、审批手续,一般仅限在档案室查阅。

确因工作需要带出复印或摘抄文件,须经领导批准。

2、借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案。

3、档案归还,经档案管理人员检查无误后,立即归入档卷。

【第2篇】物业管理公司档案管理制度9物业管理公司档案管理制度(九)第一条总则1.为规范公司档案管理,更有效地为公司的各项工作的顺利开展服务,特制定本制度。

2.本制度的档案指公司日常工作中发生的重要书面文件、音像资料,包括:国家政府部门重要公文、工程技术档案、财务档案、法律文书、各种文书档案及其他专门档案(人事档案等)。

一、总则为加强物业管理办公室档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于本物业管理办公室所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。

三、档案管理职责1. 物业管理办公室负责人对本单位档案工作全面负责，组织实施本制度的执行。

2. 档案管理员负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

3. 各部门负责人对本部门产生的档案负责，确保档案的完整、准确和安全。

4. 全体员工应积极配合档案管理工作，遵守档案管理制度。

四、档案收集1. 档案收集应遵循全面性、真实性和及时性原则。

2. 档案收集范围包括：物业管理合同、物业验收报告、业主资料、物业服务方案、财务报表、维修记录、投诉处理记录、会议记录、规章制度等。

3. 档案收集方式：由档案管理员负责，通过查阅、复制、接收等方式进行。

五、档案整理1. 档案整理应遵循系统性、规范性和科学性原则。

2. 档案分类：根据档案的性质、内容和用途，分为永久、长期、短期档案。

3. 档案编号：采用统一编号，编号格式为“年份-类别-顺序号”。

4. 档案装订：按照档案类别、编号顺序装订，确保档案整齐、便于查阅。

六、档案保管1. 档案保管应遵循安全、保密、防潮、防虫、防尘、防鼠、防火、防盗原则。

2. 档案库房：设置专门的档案库房，配备防火、防盗、防潮、防虫等设施。

3. 档案存放：按照档案类别、编号顺序存放，确保档案整齐、便于查阅。

4. 档案查阅：档案查阅需经档案管理员批准，登记查阅人、查阅目的和查阅时间。

七、档案利用1. 档案利用应遵循合法、合理、及时原则。

2. 档案查阅：查阅人需出示有效证件，填写查阅申请，经档案管理员审核批准后方可查阅。

3. 档案复制：查阅人需填写复制申请，经档案管理员审核批准后方可复制。

4. 档案借阅：经档案管理员批准，可办理档案借阅手续。

第一章总则第一条为了规范物业管理档案的管理工作，确保物业管理档案的完整、准确、安全，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业管理公司的实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于本物业管理公司所有物业管理档案的管理工作。

第三条物业管理档案是物业管理活动的重要记录，是物业管理工作的依据和凭证。

加强物业管理档案管理，对于维护业主权益、保障物业管理活动的正常进行具有重要意义。

第四条物业管理档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）完整、准确、安全；（三）便于查阅，提高效率；（四）依法保密，确保安全。

第二章档案分类与归档第五条物业管理档案分为以下类别：（一）行政管理档案；（二）财务管理档案；（三）物业管理服务档案；（四）业主委员会档案；（五）房屋维修基金档案；（六）其他应归档的资料。

第六条档案归档范围：（一）物业管理公司的组织机构、人员配备、工作职责等；（二）物业管理项目的立项、审批、验收、移交等；（三）物业管理服务合同、协议、规章制度等；（四）物业管理项目的维修、养护、改造等；（五）物业管理费用的收缴、使用、审计等；（六）业主大会、业主委员会会议记录、决议等；（七）房屋维修基金的管理、使用、审计等；（八）其他应归档的资料。

第七条档案归档时间：（一）行政管理档案：自形成之日起30日内归档；（二）财务管理档案：自形成之日起30日内归档；（三）物业管理服务档案：自形成之日起30日内归档；（四）业主委员会档案：自形成之日起30日内归档；（五）房屋维修基金档案：自形成之日起30日内归档；（六）其他应归档的资料：自形成之日起30日内归档。

第三章档案保管与利用第八条档案保管：（一）档案室应配备必要的档案保管设施，如档案柜、档案架、温湿度计、灭火器等；（二）档案应分类存放，标识清晰，便于查阅；（三）档案应定期检查，发现问题及时处理；（四）档案的借阅、复制、摘抄等，应按照相关规定办理手续。

一、总则为了加强物业工程资料档案的管理，确保档案资料的安全、完整、准确，提高物业工程管理水平，特制定本制度。

二、档案管理范围1. 物业工程项目的规划、设计、施工、验收、保修等全过程的技术文件、图纸、报告、照片等资料。

2. 物业工程项目的合同、协议、会议纪要、验收报告、质量保证书、保修卡等法律文件。

3. 物业工程项目的设备、材料、构件的合格证明、检验报告、采购合同等。

4. 物业工程项目的各类验收记录、检查记录、维修记录、改造记录等。

5. 物业工程项目的各类技术标准、规范、规程等。

三、档案管理制度1. 档案资料应按照统一分类、统一编号、统一保管的原则进行管理。

2. 档案资料应当由专人负责收集、整理、归档和保管。

3. 档案资料的收集应当及时、准确、完整，确保档案资料的真实性和有效性。

4. 档案资料的整理应当分类清晰、编号规范、目录完整。

5. 档案资料的保管应当采取防潮、防尘、防虫、防火、防盗等措施，确保档案资料的安全。

6. 档案资料的借阅应当经主管领导批准，并做好借阅记录。

7. 档案资料的销毁应当经主管领导批准，并按照规定程序进行。

四、档案资料管理职责1. 物业工程部门负责人负责档案资料管理的总体工作，确保档案资料的安全、完整、准确。

2. 档案资料管理员负责档案资料的收集、整理、归档、保管、借阅等工作。

3. 物业工程部门其他人员应当积极配合档案资料管理工作，确保档案资料的收集和整理。

五、档案资料管理要求1. 档案资料应当按照规定的时间、内容、格式进行收集、整理、归档。

2. 档案资料应当实行电子化、数字化管理，提高档案资料的管理效率。

3. 档案资料的收集、整理、归档、保管、借阅等工作应当记录在案，便于查询。

4. 档案资料管理人员应当定期对档案资料进行清理、整理、更新，确保档案资料的准确性。

六、奖惩措施1. 对在档案资料管理工作中表现突出的个人和集体给予表彰和奖励。

2. 对违反档案资料管理规定的个人和集体给予批评教育，情节严重的，依法予以处理。

物业档案管理制度一、总则第一条为了加强xxx的档案管理工作，确保档案资料的完整、准确、及时和保密，根据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等法律法规，结合本小区实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于xxxx物业管理范围内所有档案资料的管理。

第三条物业档案管理工作的目的是为了更好地服务于小区业主，提高物业管理的质量和效率。

第四条物业档案管理工作应遵循真实性、完整性、及时性、保密性的原则。

二、档案管理流程2.1 档案收集与整理物业管理服务档案的收集包括对各类物业管理合同、业主信息、设备维修记录等相关文件的收集。

整理过程中，应按照文件的种类、时间顺序等进行分类和整理，确保档案的完整性和易查性。

2.2 档案分类与归档根据物业管理的不同部门和业务范围，将档案进行分类，如人事档案、财务档案、设备档案等。

在归档过程中，需要制定明确的归档规范和标准，确保档案的有序存放和易于查找。

2.3 档案借阅与归还为方便物业管理人员的工作，需要建立档案借阅制度，明确借阅手续和借阅期限。

借阅人应填写借阅登记表，并按时归还档案，以确保档案的安全和完整。

三、档案管理职责档案管理人员负责档案管理工作，负责档案的收集、整理、归档、保管、查询等工作。

档案管理人员：xxxxxxxxxx。

档案管理人员应履行以下职责：3.1 负责档案的收集、整理、归档、保管、查询等工作；3.2 定期对档案进行检查、维护，确保档案的完整、准确、及时；3.3 负责档案的保密工作，不得泄露档案内容；3.4 负责档案的查阅、借阅、复制等工作，按照相关规定办理；四、档案查阅与借阅4.1 业主或其他相关人员需要查阅、借阅档案时，应向档案管理人员提出申请，并说明查阅、借阅的目的和范围。

4.2 档案管理人员收到查阅、借阅申请后，应进行审核，确认申请人具备查阅、借阅资格。

4.3 档案管理人员应按照申请人的要求，提供相应的档案资料。

申请人不得擅自复制、摘抄档案内容。

4.4 档案管理人员应做好档案查阅、借阅的记录，并按照相关规定进行保管。

物业档案室资料管理制度
1. 物业档案室的资料那可都是宝贝呀，得有严格的管理制度才行！就好比你家的贵重物品，你不得好好保管呀？比如每次有人借阅资料，都得登记好，这就像你借朋友东西也要打个招呼一样。

2. 咱这物业档案室资料得分类存放呀，这多重要啊！就像超市里的商品得分类摆放，不然找起来多费劲！像那些重要的文件，就得单独放一处。

3. 资料的保管期限一定要明确呀，总不能啥都一直留着吧！这就像食物有保质期一样，过期了就没用啦！比如一些过时的通知，到时间就该清理掉。

4. 物业档案室得有人专门负责呀，这可不能马虎！这就好像一个团队得有个队长一样，得保证一切都井井有条的，不然资料丢了咋办？
5. 进入档案室可得有规矩呀，不能随便乱翻乱拿！这就跟进别人房间要先敲门一个道理呀！没有规矩不成方圆嘛。

6. 资料的借阅得按流程来呀，不能谁想借就借！这就好比去银行办事，得按程序来，不然不乱套啦？比如得经过领导审批啥的。

7. 对于损坏资料的行为，那必须得严惩呀！这就像你心爱的东西被人弄坏了，你不生气呀？所以一定要保护好这些资料。

8. 档案室的环境也很重要呀，得保持干燥整洁！这就跟你希望自己的房间干干净净一样，不然资料受潮损坏了咋办？
9. 定期对资料进行检查核对，这可不能忘呀！这就像你定期检查身体一样，及时发现问题呀，比如有没有缺失的资料。

10. 大家都要重视物业档案室资料管理制度呀，这可关系到我们每个人！这就像大家都要爱护小区环境一样，这是我们共同的责任呀！
我的观点结论：物业档案室资料管理制度非常重要，只有严格执行这些制度，才能保证资料的安全、完整和有效利用，大家都应该认真遵守。