档案管理--重点笔记

第一章1.档案实体管理：档案实体管理是指针对处于实体状态的档案（广义上来说，包括档案及其复制品）所进行的一系列管理工作。

（根据事物现实存在的状态及情况对其实施管理。

）2.档案：档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的原始信息。

档案的构成，一般地讲有两个部分，即载体与内容。

3.档案实体管理的原则：来源原则；全宗原则；有机联系原则；保管和利用方便原则。

4.来源原则：来源原则就是把同一机构、组织或者个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。

第二章1.档案保管期限表：是用表册形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的一种指导性文件。

2.档案价值：档案价值是指档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和情报作用，而表现出的有用性及有用程度。

3.档案价值的鉴定工作：就是档案馆（室）按照一定的原则、标准、和方法，判定档案的价值，确定档案保管期限的一项工作。

简单的说，就是判定档案的价值、决定档案存毁（生死存亡）的工作。

4.影响档案价值的因素：其中的主体是指从事社会实践活动，以各种方式和手段认识改造世界的人（个体、团体、人类、社会），客体则是主体进行的社会实践活动所指向和把握的客观对象。

承载知识、信息的档案——客体，也只有与主体的需要发生关系才能产生或表现出价值。

主、客体之间是一种满足与被满足、需求与被需求的关系。

档案的价值不是由单方面决定，而是相互作用的产物，即取决于档案客体的属性和主体的需要这两方面的统一，二者缺一不可。

5.鉴定档案价值的原则：必须从国家和人民的整体利益出发，分析主体和主体本身的需要，用全面的、历史的、发展的、效益的观点，判定档案的价值。

1.从国家和人民的整体利益出发去衡量档案的价值。

2.分析主体和主体本身的需要。

3.全面的观点。

4.历史的观点。

5.发展的观点。

6.效益的观点6.论述档案价值鉴定的标准：一、档案属性标准（一）档案的来源标准1.分析文件的价值，应站在本机关的角度。

档案管理学复习重点第四章档案的收集：★指档案馆（室）接受与征集档案及有关文献的活动。

P62档案收集工作的基本要求：加强调查研究，丰富馆藏，积极推行入馆（室）档案的标准化，保证归档和进馆档案的齐全完整，维护全宗和全宗群的相对完整性。

P62归档制度：★对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何人不得据为己有。

P65归档制度主要包括四个方面：1，归档范围。

2，归档时间。

3，归档文件的质量要求。

4，归档手续。

P65会计档案归档时间：一般是在会计年度结束之后，暂由企业会计部门保管一年，期满后移交给档案部门。

P66人事档案归档时间：一般在办理完后的10天或者15天内向档案部门归档。

P66第五章档案整理的目的：将处于零乱或零星状态，需要进一步条理化的档案，进行分类、组合、排列和编目，使之系统化以便于档案的管理和查找利用。

1，管理上的需要。

2，对外服务的需要。

P75档案整理工作的步骤：★区分全宗全宗内档案的分类文件的归类、组卷案卷（件）的排列、装订编制案卷（件）目录编写全宗历史考证装盒P76档案整理工作原则：1，必须保持文件之间有机的历史联系。

2，档案的整理要便于管理和利用。

3，档案的整理应充分利用原有基础。

P79全宗分类规则：1，排它规则2，同一规则3，效用规则P88分类方案的编制要求：1，保证档案分类方案类目体系的严整性。

2，档案分类方案类目体系应具有可包容性。

3，档案分类方案类目体系应具有相对稳定性。

P90案卷内科技文件的排列：1，图样的排列2，文字材料的排列3，图文混合文件的排列P109科技档案号：1，分类式科技档案号2，累计式科技档案号P110档号：全宗号、案卷目录号、案卷号、件号的合称。

P111第六章档案鉴定工作内容：★1，制定鉴定档案的有关标准2，具体鉴别档案材料3，挑出无保存价值和保管期限满的档案，按规定进行销毁或做相应的处理。

P117档案鉴定工作意义：1，档案鉴定是决定档案存亡的基本手段2，档案鉴定是优化馆藏、提高档案管理效益的重要手段P118鉴定档案价值的原则：1，从国家和人民的整体利益出发鉴别档案的价值2，从全面的、历史的、发展的、效益的观点鉴别档案的价值鉴定档案价值的标准：★●1，来源标准：（1）档案形成者的地位，级别，作用等直接影响其所形成档案的价值（2）文件可以是本单位生产的，也可以是由上下级或平级的来文，其来源是不同的（3）立档单位产生的文件价值受其形成者在本单位的作用，职能等的影响P1202，内容标准：（1）档案内容的重要性（2）档案内容的典型性、代表性与独特性（3）档案内容的时效性P1213，形式特征标准（1）文种（2）形成时间（3）文本（4）文件的外形特点P1224，社会需要标准：P1225，其他标准（1）档案内容的重复程度（2）所存档案的完整程度（3）各全宗档案的重复性P123档案鉴定工作程序：1，文书或业务部门鉴定2，档案室鉴定3，档案馆鉴定价值鉴定的方法：1，直接鉴定法2，间接鉴定法3，抽样鉴定法档案的销毁：★●1，编制档案销毁清册2，撰写“销毁档案内容分析报告”3，审查批准手册4，销毁档案的方法P132第七章档案保管工作含义：对已整理好并存入库房及其柜架中的档案进行的日常维护、保护性管理工作以维护档案的完整与安全。

档案管理学------知识点总结第一章档案概论第一节档案的历史沿革一、档案的起源：结绳记事、刻契记事、原始图画（理解）。

二、我国档案的演变：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、胶磁档案、电子档案（理解）。

三、档案的定义及其含义。

档案“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。

”四、档案含义的四个方面（1）档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的；（2）档案是保存查备的文件；（3）档案内容的记录方式和载体是多种多样的；（4）档案是原始的历史记录。

五、档案种类划分按照档案的载体形式标准，可分为金石档案、甲骨档案、泥板档案、简牍档案、缣帛档案、羊皮档案、纸质档案、胶片档案、磁带档案等等；按照记录信息方式可分为文字档案、图片档案、音像档案、电子文件。

音像档案又分为照片、录音、录像、影片档案。

六、国家全部档案的概念归国家所有、由国家统一管理的全部档案的总和。

七、档案的作用1、行政管理的查考凭据2、生产建设的参考依据3、政治斗争的必要工具4、科学研究的可靠资料5、宣传教育的生动素材6、维护国家、集体和个人权益的法律书证八、档案的基本价值1、档案的凭证作用2、档案的参考作用3、对档案真实性的辩证理解第二章档案工作概论一、我国档案工作的基本原则统一领导、分级集中地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。

第三章档案的收集一、档案收集工作的内容1、对本单位需要归档文件的接受工作。

2、对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。

3、对历史档案的接收和征集工作。

二、单位内文件的归档（见老师复印资料）第四章档案的整理一、档案整理工作的定义和内容定义：档案的整理工作，就是将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。

档案管理的知识点整理档案管理是指对组织或个人在业务活动中产生的各种纸质或电子档案进行规范、有序、安全地管理与利用的一种综合性工作。

下面是档案管理的一些知识点整理：一、档案管理的基本原则：1.法律性原则：遵守国家有关档案管理的法律法规，明确档案管理的法律地位和档案利用的法律条件，维护档案的合法权益。

2.整理性原则：对档案进行系统化、有序化的整理，使其资料能够快速检索、查询和利用。

3.统一性原则：确保档案管理工作的统一性，统一组织、统一编制、统一管理档案，避免重复归置、交叉档案等问题。

4.安全性原则：严格保护档案的完整性、真实性和安全性，采取一系列措施，包括档案储存、防火、防潮、防虫、防盗等。

5.经济性原则：节约档案管理的成本，合理规划档案空间，提高档案利用率，实现经济效益。

二、档案管理的基本流程：1.档案筹建：确定档案的种类、范围和内容，并编制档案年度计划。

2.档案采集：收集各类档案材料，包括纸质档案、电子档案、图像档案等。

3.档案整理：对采集到的档案材料进行分类、整理、鉴定和登记编制，构建档案目录和目录系统。

4.档案保存：选择合适的储存方式，采取必要的措施确保档案的安全保存，包括环境控制、防火防潮、防虫防尘等。

5.档案利用：提供给机关或个人需要的档案材料，办理档案借阅、复制、调阅等业务，并保障档案的安全性和隐私保护。

三、档案管理的主要内容：1.档案编制与整理：对收集到的档案材料进行分类、整理、鉴定和编制目录，建立档案系统，方便日后的检索和利用。

2.档案保存与保管：选择合适的储存方式，建立档案库房，提供必要的环境控制和安全保护措施，确保档案的完整性和安全性。

3.档案利用与服务：提供各类档案服务，包括档案查询、档案复制、档案借阅等，满足各方面的需求。

4.档案销毁与注销：按照规定的程序和标准，对无继续利用价值和法定保存期限已满的档案进行销毁和注销。

四、档案管理的技术支持：1.档案数字化：将纸质档案和电子档案进行数字化处理，方便存储、传输、查询和利用。

1．档案是单位中（最原始、最可靠）的信息，主要有单位文件、手稿、书信、合同、凭证、账簿、报表、图表、照片、录音、录像等，发挥着凭证和参考作用。

2．档案必须具有的三个基本要素：（形成者、具有查考价值、载体和形式的多样性。

）3．一档案的定义（一）档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录。

概括地说，档案是原始的历史记录。

（二）档案是再现历史真实面貌的原始文献。

二档案定义的含义档案定义包括了以下基本含义：1、档案是直接形成的历史记录。

2、档案的形成者。

3、档案来源于文件。

4、档案的形式多种多样。

5、档案的本质属性。

4．一、档案与图书1、不同方面A 目的不同：档案并非是有意识地编写、杜撰的；图书是作者为了某种目的，有意识地撰写的。

B 数量不同：档案往往是原稿原件，一般只保存几件或一件（孤本），失而不可复得；同一种图书往往印刷成千上万册。

C 作用不同：档案是历史的原始记录（并非全是真实记录），绝大多数档案具有信证作用，同时在社会生活各个方面都产生重要作用；图书一般没有法律信证作用，在许多方面不如档案作用重要，图书的作用是传播知识。

D 保密性不同：少部分档案含有一定的机密，不能向社会随意开放（但并不排斥向某些人开放）；图书基本上是公开发行，不需要保密。

（但并不排斥有些"内部交流"之类）。

E 形式不同：档案以单份和卷宗的形式为主，并且手写体较多；而图书主要是一本本装订完好的，印刷体占绝大多2、相似之处A 两者目前都以文字记录为主B 都记载了人类社会的知识，都包含了一定的信息量，都是属于信息资源的范畴。

C 在一定条件下，两者可以互相转化，互相弥补。

（如利用一些档案资料写成图书，由于种种原因，原档案不见了，就可用所写的图书代为档案）。

5．二、档案与情报1、情报的本质属性是：A、情报的根本属性之一是知识。

B、有一定利用价值的知识才具有情报价值。

档案管理学 孟世恩老师第一章 档案的收集第一节 档案收集工作概述一 档案收集工作和档案收集工作的特定概念1 档案收集工作：按党和国家的规定，把分散的各机关、组织、个人手中的档案和散失在外的档案，有计划地集中到有关机关的档案室（馆），实现集中统一管理。

2 收集：是指对档案管理具体活动的描述，我们所谓的档案收集是按档案的形成规律把分散的材料接收、征集和集中起来。

二 档案收集工作的内容1 针对机关档案室：机关档案室对本机关需要归档档案的接收工作。

2 针对档案馆：档案馆对各现行机关和撤销单位的具有长久保存价值档案的接收。

3 针对历史档案：对历史档案的接收和征集。

★ 三 档案收集工作的重要性（意义）收集工作是档案管理工作中的重要业务环节重要地位的体现：1是档案室（馆）积累档案的手段，为档案工作提供物质对象，是实体管理工作的起点。

2 是实现档案集中统一管理的重要方法和措施，我国档案工作的基本原则要求把具有长久保存价值的档案集中保存在机关档案室或者国家档案馆。

3 收集工作的质量影响档案的整理、鉴定及提供利用等环节。

重视档案收集工作的质量是贯彻收集工作始终的重要问题。

4 收集工作是档案部门与外界产生联系的重要环节，是取得档案的首要。

5是贮存档案信息的重要途径。

6 促进档案学理论的发展。

7 维护党和国家真实历史面貌的重要手段。

四 收集工作的要求1 归档和进馆档案应齐全完整：保证归档和进馆档案的齐全和完整是贯穿档案收集工作始终的重要要求。

2 加强馆（室）外的调查和指导：在收集工作中重视馆（室）外的调查，掌握应收入档案馆（室）档案的分散、流动等方面的信息，对形成档案的种类、内容、保存价值及整理、保管等情况有清楚的了解，统筹安排，宏观指导。

3 保持全宗与全宗群的不可分散性。

全宗是立档单位档案的有机整体，保持全宗的不可分散性，是档案管理的基本原则。

4 推行入馆档案的标准化。

档案工作的标准化，是档案管理现代化的基础。

第二节 丰富档案馆（室）收藏档案的内容与门类一 丰富馆（室）藏是档案馆（室）的首要任务档案馆（室）工作成就取决于档案馆（室）藏量的多少及完整程度和质量的高低。

档案管理的知识点整理归档制度的定义：主要包括归档范围、归档时间、归档案卷的质量要求、归档手续等内容。

归档文件的定义：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

件的定义：归档文件的整理单位。

一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

全宗的定义：全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的档案整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。

档案的属性：原始记录性是基本属性；信息属性；知识属性原始记录性对做好档案工作的指导意义：a.便于划清档案与图书、报刊等资料的界限。

b∙有利于维护档案的真实面貌档案信息的特点：a∙档案信息是原始的固定信息。

b.档案信息是直接信息和间接信息的统一，处于“中介状态”。

c.档案信息面广量大，内容丰富。

d.档案信息是回溯性信息。

档案知识的特点：1、原型性。

2、孤本性。

3、继承性。

档案的分类：1、按照档案的形成时间标准分类：可分为中华人民共和国时期的档案和中华人民共和国成立前的档案两大部份2按照档案的来源标准分类：a∙按档案形成机关的级别和地区标准分为中央机关档案和地方机关档案b.按档案形成机关的政治性质，分为革命政权档案（革命历史档案）和旧政权档案3、按照档案的内容标准分类：a∙二分法：文书档案、科学技术档案（简称科技档案）b.三分法：文书档案、科技档案和专门档案（人事档案、会计档案、诉讼档案、教学档案、艺术档案等）。

档案的价值：a.档案的凭证价值。

b.档案的参考（情报）价值档案的作用：a.档案是机关工作的查考材料。

b.档案是生产活动的参考依据。

c∙档案是政治斗争的有力手段。

d.档案是科学研究的可靠资料。

e∙档案是宣传教育的生动素材。

档案发挥作用（价值实现）的规律性：a.价值时效性和价值扩展律b.机密程度递减律和社会性递增律c.行政作用弱化律和科学文化作用递增律d.价值实现的条件律：社会发展水平；社会制度；社会档案意识；档案管理水平档案事业管理工作：（1）国家档案局——全国档案事业的最高领导机关；（2）地方（省、地、市）档案局档案室的地位：首先，档案室是机关工作的必要组成部分，为各项工作提供档案文献信息服务；同时，档案工作是一种辅助性条件性的工作，不是主要职能部门，应该服从于机关工作的开展而不能以自我为中心。

第五章档案鉴定工作
档案界通常所从事的档案鉴定，主要是指档案保存价值的鉴定。

档案的保存价值是由档案自身的特点和社会利用的需求两个方面的阴虚决定的。

社会利用需求是决定档案保存价值的主要因素。

档案内容是决定档案特有价值的重要因素。

档案地重复性大致有两种情况：1、重复文件，2、文件内容重复。

重复文件可以通过各机关内部立卷分工等措施来解决。

文件内容重复通过划定不同的保管期限来决定文件的取舍。

档案保管期限表供全国各机关、团体、企事业单位鉴定档案使用。

保管期限是根据各类档案地保存价值确定的。

按国家档案局第8号令规定，文书档案地保管期限分为永久和定期两种。

永久为30年以上。

定期一般分为30年、10年。

专业档案保管期限另行规定。

会计档案保管期限分为永久和定期两种，其中定期又细分为3年、5年、10年、15年和25年。

档案保管期限的年限是从文件产生后的第二年开始算起。

本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复批示，重要的报告、总结、综合统计报表属于永久保存；同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与机关的复函、批复等文件材料属于永久保存。

一般问题的定期保管。

第一章档案概论档案的定义：档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。

档案的基本含义：1.档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的。

2.档案是保存备查的历史文件3.档案信息的记录方式和载体是多种多样的4.档案是原始的历史记录档案的形成者的类型：官方性质的种种机关单位，半官方的或非官方性质的社团组织；某些个人。

档案来源于一定的基本单位，形成于特定的历史活动。

复杂的社会实践，决定了档案来源的广泛性和档案内容的丰富性以及一定的来源与内容的档案材料之间具有内在的联系性。

文件转化为档案一般需要具备的条件：1.办理完毕（或叫处理完毕）的文件才能作为档案。

（所谓办理完毕是相对而言的，主要是指完成了文书处理程序）2.对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件,才有必要作为档案保存3.按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案档案的信息和载体是构成档案的两上基本因素。

档案是原始的历史记录。

这是档案的主要特点和本质属性1.档案不同于一般的历史遣物，它是以具体内容反映其形成机关或人物特定活动的历史记录物，具有很强的记录性。

2.档案不同于一般的信息资料，它是特定的形成者在当时当地直接使用的原始文件转化物，因而具有原始性的特点。

档案则以兼具原始性和记录性二者于一体的特点，区别于其他资料档案的一般属性：知识属性和信息属性1.档案是贮存和传播知识的一种形式2.档案是一种重要的信息资料档案是人类认识和改造世界的智慧的结晶，它记载了人们社会实践活动中大量有知识价值的事实、数据、成果和理论档案不仅有贮存的功能，当它被人们利用时又可以发挥传播知识的功能。

档案信息又具有自身的某些特性，主要表现为原始性和回溯性信息可分为原始信息和加工信息。

对原始信息进行不同的加工处理即成为加工信息。

档案的种类：1.按来源标准：分为国家机关档案、党派团体档案、企业档案、事业单位档案、名人档案等2.按内容标准：一直接分为党务档案、行政档案、诉讼档案、军事档案、外交档案、科学技术档案、会计档案等多种门类。

第一章1.何谓档案的实体管理答：档案的实体管理是指针对处于实体状态的档案所进行的一系列管理工作。

这一概念相对于针对处于虚拟状态的档案信息所进行的一系列管理工作而言的。

档案实体管理的基本特点是，根据事物实现存在状态及情况对其实施管理。

2.档案实体管理的原则是什么？答：档案实体管理过程中应遵循来源原则、全宗原则、有机联系原则以及保管和利用方便原则。

3.简述档案实体管理的方法。

答：档案实体管理的方法：历史的方法和逻辑的方法一、历史方法与逻辑方法的不同1、历史的方法：又称客观或自然的方法。

其优势主要在实践领域，尤其是档案实体管理的实践领域，2、逻辑的方法：就是对档案实体管理进行概念和抽象的管理。

它具有对档案实体进行宏观管理的巨大优越性，但要有其他的方法与其配合才能发挥更大的作用，其中应用最多的就是历史的方法。

二、历史的方法是由档案本质特性决定的档案的本质：社会活动和社会生活的原始记录，其根本价值在于真实地记录并再人类社会生活的历史。

三、历史的方法在档案实体管理中的应用必须注意：1、尊重和突出档案的本质特性，遵循档案的形成规律，维护档案的有机联系，从而维护历史本来面貌的历史主义思想，应该作为一种基本的管理思想贯彻于档案管理工作的方方面面。

这是档案实体管理的基本立足点与出发点。

2、历史的方法较多适用于档案实体管理，逻辑的方法较多适用于档案内容信息发利用这一基本结论，是从宏观与总体上而言的，并不是绝对的、无条件的。

第二章：1.档案为什么要进行鉴定？鉴定工作有何作用？答：档案鉴定一般是指区别与判定档案真伪和档案价值的鉴定。

档案鉴定是对价值的评价和预测。

档案价值的鉴定工作们就是档案馆（室）按照一定的原则、标准和方法，判定档案的价值，确定档案的保管期限的一项工作。

简单的说就是判定档案的价值。

决定档案存毁（生死存亡）的工作。

它是档案工作的业务内容之一，是档案馆（室）的一项专门业务。

档案鉴定工作的主要目的在于正确的确定需要保存的档案，提高保存档案的质量，从而更充分的发挥档案的作用。