中兴通讯股份有限公司因公出国(境)管理办法

前言为了加强中兴通讯股份有限公司因公出国（境）管理工作，使之更加规范化、系统化，并有计划地保证每批因公出国及赴港澳团组的顺利出行，根据我国对外方针政策和《护照法》等相关法规，结合公司的具体情况，特制定本规定。

本标准的附录A、B是规范性附录。

本标准由公司人事行政体系北京分部负责解释和修订, 公司直属机构质量部归口管理。

本标准起草部门：人事行政体系北京分部业务一部。

本标准主要修订人：郭蓉。

本次标准审核人：陆丽春、何小欧。

本次标准发布批准人：刘健。

本标准自实施之日起代替Q/ZX 75.1998-2009《因公出国（境）管理规定》。

本标准于2007年8月首次发布，2009年2月第一次修订，2010年2月第二次修订。

将历次修订记录保留如下：错误！未找到引用源。

1范围本规定适用于中兴通讯股份有限公司及各控股子公司、关联公司。

本规定所指的因公出国（境）是指根据工作需要，具有明确的公务目的出国（境）活动，包括：工作、考察、访问、交流、会议、洽谈业务、培训、和其他公务活动。

本规定所涉及的因公出国（境）业务内容包括：因公护照办理、因公护照的签证办理、因私护照的签证办理、因公护照出境证明办理、因公赴港澳通行证办理、因公赴港澳签注办理、APEC商务旅行卡办理、验证办理、公证办理、贸促会证明办理、认证办理、副部级（不含副部级）以下普通外籍人士来华邀请业务办理及上述业务的管理工作。

因公护照、持因公护照申请签证、因公护照出境证明、因公赴港澳通行证、持因公赴港澳通行证申请赴港澳签注等业务的办理范围仅适用于中兴通讯股份有限公司及各控股子公司、关联公司的中国籍正式员工，外单位人员一律不予代办。

APEC商务旅行卡的办理范围仅适用于中兴通讯股份有限公司因工作需要经常往返两个以上APEC 国家的四层及以上级别中国籍领导。

第二本临时因公护照的办理范围仅适用于中兴通讯股份有限公司因频繁出国无法及时办理签证的三层及以上级别中国籍领导。

持因私护照申请签证、验证、公证、贸促会证明、认证等业务的办理范围适用于中兴通讯股份有限公司及各控股子公司、关联公司的正式员工、因公务目的邀请的客户、外包商等外单位人员。

副部级（不含副部级）以下普通外国人来华邀请业务仅适用于中兴通讯股份有限公司及各控股子公司、关联公司的业务需要。

2管理机构设置及职责分工2.1管理机构设置人事行政体系北京分部对公司因公出国（境）办理业务实施管理职责。

公司因公出国（境）办理业务实行外事专办员管理制度，人事行政体系北京分部业务一部外事科（以下简称外事科）对外称公司外事办公室，对各国驻华使、领馆等的证件办理工作统一接口管理，各部门指定专（兼）职外事接口人负责与外事科的工作接口。

2.2职责分工外事科对公司因公出国、赴港澳人员的材料审核、整理、上报外交部、省市外办、港澳办审批；申请因公护照、因公赴港澳通行证、APEC商务旅行卡；申请因公护照签证及因公赴港澳通行证签注；申请因私护照签证；开具因公护照出境证明；邀请副部级（不含副部级）以下普通外籍人士来华；验证；公证；认证；贸促会证明等有关业务实行归口管理。

各体系办公室主任及营销事业部办公室主任为本体系或营销事业部外事负责人，负责本体系或营销事业部外事工作。

各部门外事接口人负责与外事科的工作接口，负责本部门因公出国（境）业务的咨询解答、办理资料的收集整理及初步审核、资料及时送达外事科等工作，严格把关本部门员工因公出国（境）各项工作。

3因公出国（境）的审批程序3.1申请因公护照的审批员工因公务出国需要申请因公护照，在公司外事IT平台上提交申请，由申请人所属部门四层领导审批。

四层以上（含四层）领导申请因公护照由上级主管领导审批。

3.2持因公护照办理签证的审批3.2.1员工持因公护照办理签证，在外事IT平台上提交申请，审批程序同3.1。

3.2.2员工参加外单位因公团组申请因公签证，提供外单位《出国任务通知书》及《出国任务批件》原件，审批程序同3.1。

3.2.3各部门因公出国团组中邀请中兴通讯股份有限公司及各控股子公司、关联公司以外的人参团时，在外事IT平台上提交申请，并在申请中明确写明外单位名称、人数及出国经费来源，由组团部门四层领导审批。

由外事科出具《出国任务通知书》、《出国任务批件》，组团部门将此通知书送交外单位办理有关手续，然后将外单位的《出国任务确认件》、《政审件》和因公护照、签证申请资料一并送交外事科办理签证。

如所组团组为“双跨团组”（参团单位与我公司为跨行业、跨地区），还须由我公司向参团单位出具《双跨团组征询意见函》。

3.3持因私护照办理签证的审批3.3.1员工用因私护照办理签证，在外事IT平台上提交申请，审批程序同3.1。

3.3.2各部门因公务目的邀请客户、外包商等外单位人员出国而办理因私护照签证，由邀请部门在外事IT平台上代提交申请，并在申请中明确写明外单位名称、人数及出国经费来源，审批程序同3.1。

3.4申请因公护照出境证明的审批员工前往因公护照免签国家而需要办理出境证明时，在外事IT平台上提交申请，审批程序同3.1。

3.5申请因公赴港澳通行证及签注的审批员工因公务出境需要申请因公赴港澳通行证及赴港、澳签注，在外事IT平台上提交申请，审批程序同3.1。

3.6办理验证、公证、贸促会证明的审批员工因办理签证需要而办理验证、公证、贸促会证明等材料，只需在外事IT平台上提交验证、公证、贸促会证明申请，无需领导审批。

3.7 办理认证的审批3.7.1 员工因办理签证需要而办理相关文件的民事认证，在外事IT平台上提交申请，审批程序同3.1。

3.7.2 各部门因公司业务需要而办理相关文件的商业认证，在外事IT平台上提交申请，由部门四层领导审批。

3.8 申请APEC（亚太经济合作组织）商务旅行卡的审批公司四层以上领导因工作需要经常往返APEC国家而申请APEC商务旅行卡，在外事IT平台上提交申请，由申请人主管三层领导及主管二层领导逐层审批。

3.9 邀请副部级（不含副部级）以下普通外国人来华的审批各部门邀请来公司进行考察、厂验、培训以及参加其它公务活动的外籍员工或其他普通身份外籍人士来华，由邀请部门在外事IT平台上提交申请，并写明外国人姓名、国籍、职业、来华目的、停留地点等信息，审批程序同3.1。

4因公证件管理4.1由公司办理的因公护照、因公赴港澳通行证、APEC商务旅行卡，统一由外事科驻北京、深圳、上海等地外事专办员保管，员工出国、赴港、澳前领用因公护照、因公港澳通行证、APEC商务旅行卡，需在外事IT平台上提交相关业务申请，经过领导审批后，因公护照、因公港澳通行证用五百元押金换领，APEC商务旅行卡用一千元押金换领，完成公务回国后，须在15天内归还外事科外事专办员，返还押金。

4.2在因公护照、因公赴澳港通行证和APEC商务旅行卡有效期内，公司有权收回或作废有效出境证件。

4.3海外代表处需设专人统一妥善保管所在国（境）负责范围内所有员工因公护照、因公港澳通行证、APEC商务旅行卡等因公出国证件，降低因员工随身携带因公出国证件而造成的证件丢失或损坏风险。

员工在出国（境）期间，如因特殊原因需要本人携带因公出国证件时，需妥善随身保管，不能将因公出国证件与现金、笔记本电脑、手提箱等物品放置一起，以避免造成证件被盗、被抢。

4.4 员工在国（境）外，因私出国证件如有丢失，当事人须立即书面向我国驻当地使、领馆或驻港、澳公署报告，使、领馆或驻港、澳公署经核查后按有关规定程序补发回国证件或新照。

如果是因公护照遗失，当事人需参照《护照办理流程》附录A的规定，区分不同情况进行办理，同时还需要写情况说明经主管领导审批后报送外事科，按要求提供相关资料，外事科办理挂失手续；如果是因公赴澳港通行证遗失，当事人书面向我国驻港、澳公署报告，同时需要写情况说明经主管领导审批后报送外事科，按要求提供相关资料，外事科办理挂失手续；如果是APEC商务旅行卡遗失，需要写情况说明经主管领导审批后报送外事科，按要求提供相关资料，外事科办理挂失手续。

4.5在境内遗失因私出国证件（因私护照或因私港澳通行证），当事人须立即向当地派出所报案挂失，按照有关程序补办新照；如果是因公护照、因公赴澳港通行证或APEC商务旅行卡遗失，当事人在向公安机关报案挂失的同时，需要写情况说明经主管领导审批后报送外事科，按要求提供相关资料，外事科办理挂失手续。

4.6 因公护照、因公赴澳港通行证和APEC商务旅行卡无论因何种原因丢失，押金不予退回，并处以一千元罚款，罚款从当月工资中扣除。

4.7 中兴通讯股份有限公司及各控股子公司、关联公司的员工离职办理离职手续时，必须交回因公护照、因公赴港澳通行证和APEC商务旅行卡才能通过人事审批。

中兴通讯股份有限公司及各控股子公司、关联公司的因公护照、因公赴港澳通行证和APEC商务旅行卡由外事科统一管理，员工离职前，中兴通讯股份有限公司各部门及各控股子公司、关联公司的外事接口人负责上述因公出国证件的离职催缴及办理换领押金手续。

5因公出国（境）注意事项5.1员工申请办理各项因公出国（境）证件，必须严格遵守审批流程，无审批手续不予办理。

5.2各部门应提前做好派员出国（境）计划，提前做好审批手续及准备申请资料，保证出国证件的及时办出及出国工作的有序进行。

5.3在一次行程中出访多个国家时，严禁同时使用因公、因私两本护照办理多国签证及同时携带两本护照出国，否则可能出现在出入境国海关无法出入境、遭受扣留等严重情况。

5.4出国签证申请资料要求真实可信、填写整洁规范，严禁弄虚作假，否则可能遭拒签，严重情况会影响公司的整体出国（境）业务的办理。

5.5申请需要本人到驻华使、领馆进行面试的签证，申请人应主动与外事科外事专办员沟通，外事科专办员对签证资料进行审核、对申请人进行面试注意事项的培训，保证签证的顺利办理。

5.6办理了外国长期居留证、外国国籍、香港、澳门永久性居民身份证的员工，不能办理因公护照、因公港澳通行证及APEC商务旅行卡。

员工不得隐瞒身份办理上述因公出国证件。

5.7员工出国（境）前，部门外事接口人或专办员应对员工进行出国(境)注意事项的培训。

出国人员应遵守所在国的各项法律法规，尊重当地的风俗习惯。

5.8严禁使用因公出国（境）证件在国（境）外从事与工作无关的活动。

5.9员工违反上述规定，一经查出，给予公司内部通报批评，并由所属部门做出处罚处理；如果造成严重后果，由本人及所属部门承担相应责任。

5.10本规定涉及各项外事证件办理流程，详见《外事证件办理流程》系列标准。

《外事证件办理流程》系列标准：a)《护照办理流程》代替Q/ZX 00325.1 《护照办理流程》b)《出境证明办理流程》代替Q/ZX 00325.2 《出境证明办理流程》c) 《签证办理流程》代替 Q/ZX 00325.3 《签证办理流程》d) 《验证办理流程》代替 Q/ZX 00325.4 《验证办理流程》e) 《公证办理流程》代替Q/ZX 00325.5 《公证办理流程》f)《贸促会证明办理流程》代替Q/ZX 00325.6 《贸促会证明办理流程》g)《领事认证办理流程》代替 Q/ZX 00325.7 《领事认证办理流程》h)《因公港澳通行证及因公港澳签注办理流程》代替Q/ZX 00325.8 《因公港澳通行证及因公港澳签注办理流程》i)《普通外籍人士来华邀请函办理流程》代替Q/ZX 00325.9 《普通外国人来华邀请函办理流程》j)《APEC商务旅行卡办理流程》代替Q/ZX 00325.10 《APEC商务旅行卡办理流程》k)《特急、特需外事证件办理流程》代替Q/ZX 00325. 11《特急、特需外事证件办理流程》附录 A（规范性附录）外事接口人职责及考核办法根据公司因公出国（境）管理规定，中兴通讯股份有限公司及各控股子公司、关联公司各单位需指定专（兼）职外事接口人负责与外事科的工作接口。