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会务组织部门工作流程及注意事项《会务组织那些事儿》
嘿，大家好呀！今天咱来唠唠会务组织部门的那些工作流程和得注意的事儿。
咱先说说工作流程吧，搞会务就像搭积木，一块一块得放稳咯！首先，你得明确这次会务是要干啥，知道目标就像知道前进的方向，不然那不就瞎转悠嘛。
然后呢，就是找场地，这可得好好挑，要交通便利、大小合适的地儿，别找个鸟不拉屎的地方，到时候参会的人都找不到门。
接下来就得准备各种物资了，笔啊、纸啊、水啊啥的，这都不能少。
你想想，要是大家正讨论得热火朝天呢，没水喝了，那多尴尬呀！再然后就是布置场地了，桌椅得摆得整整齐齐，宣传资料得放得妥妥当当。
可别小瞧这布置场地，有时候一点小细节就能决定一次会务的成败。
有一回，我们布置好了场地，结果发现投影仪的线没拉好，差点就闹出大笑话。
再来说说注意事项，这可是重中之重啊！前前后后的细节你都得照顾到。
比如说时间安排，可不能拖拖拉拉，也不能心急火燎的。
还有人员安排，你得确保每个人都知道自己该干啥，不能到时候乱糟糟的。
有一次我们组织一个大会，结果有个工作人员睡过头了，差点耽误大事，你说这可多闹心啊！另外，和参会人员的沟通也很重要，得随时保持联系，万一人家有啥特殊情况呢。
在会务组织部门工作，那真是既紧张又刺激。
有时候忙得脚不沾地，但看到一场会务顺利结束，大家都满意，心里那叫一个美呀！虽然会遇到各种小状况，像设备突然出问题啦，参会人员临时有变动啦，但咱都得沉着应对，不能慌了神。
总之呢，会务组织部门的工作看起来简单，做起来可不容易。
但是只要咱们用心，把每一个细节都考虑到，把每一个环节都做好，那就肯定能让会务顺顺利利的。
哈哈，大家加油干吧！。
会务管理的流程和细节
会务管理是指组织和协调会议、展览、活动等各类活动的全过程。
具体包括以下几个方面的流程和细节：
1. 确定会议目的和主题。
根据公司或组织的需要，明确会议的目的和主题，确定与之相关的议题和内容，为后续的策划和组织工作做好准备。
2. 确定参会人员。
根据会议的目的和主题，确定需要邀请哪些人员参加。
包括嘉宾、演讲嘉宾、代表等。
需要提前制作名单，并通过正式渠道发送邀请函或电话通知。
3. 确定会议时间和地点。
根据会议的规模和主题，确定时间和地点。
需要考虑到参会人员的出行安排和会议设备等要求，并保证会场的充分准备。
4. 策划会议日程。
根据会议的主题和目的，制定相应的议程和流程，同时确定相关人员的演讲和发言时间。
5. 安排餐饮和住宿。
对于需要参加多天会议的人员，需要安排相应的住宿和餐饮。
需要提前预定饭店，制定菜单，并安排餐厅、酒水等。
6. 准备物资和设备。
根据会议的需要，准备相应的物资和设备，包括会场布置、宣传品、签到表、笔记本电脑、幻灯片等设备。
7. 现场协调管理。
在会议现场，需要安排专业人员进行现场协调和管理，保证会议顺利进行，并解决各种突发问题。
8. 后期回访和整理。
会议结束后，需要对会议进行回访和整理。
包括整理会议记录，收集反馈信息，分析反馈结果，并对下一步的会议策划和组织工作进行改进。
会议会务工作流程清单在组织会议时，会务工作是至关重要的环节，它直接关系到会议的顺利进行和参与者的满意度。
为了确保会务工作的高效进行，我们需要制定一份清单，以便在会务工作中做到有条不紊、不遗漏任何细节。
以下是会议会务工作流程清单，希望能够对您有所帮助。
1.确定会议主题和目的。
首先，要明确会议的主题和目的。
主题是会议的核心内容，目的是为了达到什么样的效果。
只有明确了主题和目的，才能为会务工作提供明确的方向。
2.确定会议时间和地点。
确定会议的时间和地点是会务工作的基础。
时间要合适，地点要方便，这样才能让参与者能够准时到达，并且能够有一个舒适的环境进行会议。
3.制定会议议程。
制定会议议程是会务工作的重要一环。
议程要合理安排，包括会议的开场白、主题发言、讨论环节、总结等内容，要确保每个环节都能充分展开，不要出现时间不够的情况。
4.邀请参与者。
根据会议的主题和目的，确定需要邀请哪些人参加会议。
在邀请时，要注明会议的时间、地点和议程，以便参与者能够提前做好准备。
5.准备会议材料。
根据会议的议程，准备好相应的会议材料，包括PPT、文件、资料等。
确保会议材料的完整性和准确性，以便在会议中能够顺利使用。
6.安排会议设备。
在会议现场需要相应的设备支持，比如投影仪、音响设备、会议桌椅等。
要提前确认设备的完好性，并且安排好现场布置，以确保会议进行顺利。
7.安排餐饮服务。
如果会议需要安排餐饮服务，要提前与餐饮服务商联系，确定菜单和用餐时间，以确保参与者能够在会议期间得到合理的休息和营养补充。
8.会前检查。
在会议开始前，要对会议现场进行全面的检查，确保会议材料、设备、餐饮等各项准备工作都已经就绪，以避免在会议中出现意外情况。
9.会后总结。
会议结束后，要及时对会议进行总结，包括会议的效果、参与者的反馈等内容。
总结的结果可以为下次会议的筹备工作提供参考。
以上就是会议会务工作流程清单，希望能够对您在会务工作中提供一些帮助。
在会务工作中，要做到有条不紊、周密细致，才能确保会议的顺利进行和参与者的满意度。
会议室会务管理工作流程1.会议室预订：首先，有需要使用会议室的员工或部门会向会务管理人员提出预订申请。
会务管理人员会收集相关信息，包括预订日期、时间、会议室大小、设备需求等，并确认会议室是否可用。
然后，会务管理人员会根据预订情况在会议室预订系统中记录预订信息，并向申请人发送确认邮件。
2.会议室准备：在会议举行前，会务管理人员会提前准备会议室。
这包括根据预订要求提供所需设备，如投影仪、音响系统、白板等。
会务管理人员还会检查会议室的卫生状况，确保桌椅摆放整齐，垃圾桶清空等。
3.会议室使用：在预订的日期和时间，申请人会启用会议室。
会务管理人员会在会议室门口张贴会议室使用牌，以确保其他人员不会进入会议室。
会议开始前，会务管理人员会在会议室门口提供签到表，以记录与会人员的签到情况。
在会议进行过程中，如果遇到设备故障或其他问题，申请人可以及时向会务管理人员求助。
4.会议室整理：会议结束后，申请人会将会议室恢复到原来的状态，包括将桌椅摆放整齐、清空垃圾桶、关闭设备等。
会务管理人员会对会议室进行检查，确保一切都整理妥当，并记录会议室使用情况，如使用时长、设备损坏情况等。
此外，会务管理人员还需要定期检查会议室的设备和设施状况，确保其正常运行。
对于常规的会议，会务管理人员可以在会议室预订系统中设置自动化的预订流程，减少手动操作的工作量。
总而言之，会议室会务管理工作流程包括会议室预订、会议室准备、会议室使用和会议室整理。
通过有效的预订和管理流程，可以提高会议室的利用率和效率，方便员工进行会议和协作。
大型会议会务工作流程一、前期准备1. 策划会议会议前期策划非常重要，需要根据会议主题、规模、时间等因素确定会议的场地、参会人员、议程、嘉宾、财务预算等。
此时需要与各相关单位合作，制定详细的策划方案。
2. 确定场馆场馆是会议成功的关键因素之一。
选择场馆时需要考虑到场馆的容纳人数、交通便捷程度、场馆硬件设施等多方面因素，并且需要提前与场馆方沟通并签订合同。
3. 预算计划预算计划是一个完整的财务预算，需要考虑到各项开支，例如场馆租金、餐饮、礼品、设备租赁、人员费用等。
此时需要根据预算计划制定预算报告，并向会议组织者报送相关报告。
二、会议准备1. 会前宣传为了吸引更多的人参加会议，需要对会议进行宣传。
此时需要通过各种方式进行宣传，例如通过媒体宣传、名片、宣传单等方式，向目标受众传达会议的时间、地点、主题等信息。
2. 物资准备物资准备是会议准备的重点之一，需要考虑到会议所需的各种物品，例如会议资料、签到表、餐具、音响设备等。
此时需要提前将这些物品准备好，并做好相应物品的记录和编号等工作。
3. 确定议程议程的制定需要考虑到会议的时间、地点、参会人员等因素，制定议程时需要与各部门协调，确定会议的时间表和议程方案，并将议程与会议组织者进行核实和确认。
4. 人员安排人员安排是会议准备工作中不可忽视的因素之一。
人员安排需要根据会议宣传、物资准备、议程确定等多个因素确定，需与各部门提前沟通，确定好各个区域的人员和职责。
5. 安全保障安全保障是会议准备的必备之一，需要考虑到会场安全、参会人员身体健康等问题。
此时需要提前与安保人员、医护人员等相关人员进行沟通，并做好安保、医疗等措施。
三、会议执行1. 会前检查会前检查是确保会议顺利进行的重要步骤之一。
此时需要对会议现场进行安全性、物资配置等方面的检查，避免会议中出现任何安全问题或设备故障等。
2. 人员引导在会议现场，需要安排专业的人员进行指引参会人员到达指定场所，并引导参会人员完成了签到、领取资料、餐饮等信息。
会务会议工作流程清单会务会议是组织者根据目的和要求为参加者安排的一系列活动。
为了保证会议的顺利进行，需要有一个清晰的工作流程来指导组织者的工作。
以下是一个1200字以上的会务会议工作流程清单，包括策划、准备、执行和总结等多个环节。
一、策划1.明确会议目的和主题：确定会议的目标和主题，明确会议的宗旨和理念。
2.制定会议日程：根据会议的主题和目的，制定详细的会议日程安排，包括开幕式、主题演讲、分组讨论、座谈会等环节。
3.确定参会人员：确定需要邀请的参会人员群体，包括主题演讲嘉宾、专家学者、行业领导以及相关业务人员等。
5.制定预算：根据会议的规模和内容制定预算，包括场地租赁、设备租用、餐饮费用等。
6.策划会议内容：根据会议的主题和目的，精心策划会议的内容，确保能够达到预期的效果。
7.确定会议时间：确定会议的具体举办时间，确保与主要参会人员的时间安排相符。
8.与合作方洽谈：如果会议需要与其他机构合作，需要提前与合作方进行洽谈，达成合作意向。
9.确定活动形式：确定会议的活动形式，包括报告、座谈、讨论、展览等。
二、准备1.邀请发放：根据确定的参会人员名单，发送邀请函或邀请邮件，并跟进确认参会情况。
3.场地布置：根据会议日程和活动形式，对会议场地进行布置，设置演讲台、座位、展台等。
4.准备会议材料：根据会议的内容和日程，准备会议所需的资料、文件等，包括会议议程、讲稿、名片等。
5.设备准备：根据会议的需求，准备所需的音响设备、投影仪、灯光等设备，确保正常运行。
6.食品餐饮准备：根据会议日程和参会人数，准备会议期间的餐饮服务和点心茶水等。
7.安全保障准备：制定紧急处理预案，确保会议期间的安全和秩序。
三、执行1.会议现场布置：根据会议日程安排，提前安排好会议现场的布置工作，包括桌椅摆放、背景板搭建等。
2.参会人员签到：安排工作人员负责参会人员的签到工作，确保参会人员信息的准确和完整。
3.会议主持：指定专人担任会议主持人，统筹安排会议的进行，推动会议的秩序和效果。
物业管理公司会务组织工作程序物业管理公司的会务组织工作是保证公司内部各类会议的顺利进行的重要一环。
为了确保高效运作，物业管理公司需要建立一个明确的会务组织工作程序。
本文将详细介绍物业管理公司会务组织工作的步骤和流程，以确保各类会议的顺利召开。
步骤一：确定会议目的和类型在开始组织任何一场会议之前，首先要明确会议的目的和类型。
根据不同的目的和类型，会议的组织方式和内容也会有所不同。
常见的物业管理公司会议类型包括：•公司年度总结会议•项目进展汇报会议•员工培训会议•公司内部沟通会议•业主大会等会议的目的和类型决定了参会人员的范围、会议的议程安排以及所需准备的材料等。
步骤二：确定会议时间和地点确定会议时间和地点是确保会议能够按计划进行的关键。
会议时间应尽量避开公司内部重要的工作节点和员工集中休假期，同时要考虑到重要参会人员的时间安排。
会议地点应根据参会人员的数量和会议的规模来确定，确保场地能够容纳所有参会人员，并提供必要的设施和设备支持。
步骤三：确定参会人员和邀请函发出根据会议目的和类型，确定参会人员名单并发出邀请函。
邀请函应包含会议的目的、时间、地点、议程安排以及所需准备的材料或报告等。
确保邀请函提前发出，并向参会人员确认是否能够参加会议。
会务组织人员应及时做好参会人员名单和邀请函的跟进工作，确保邀请函的发送和确认工作按时完成。
步骤四：制定会议议程安排和准备材料制定会议议程安排是确保会议能够有条不紊进行的关键。
会议议程应包含每个议题的时间安排和内容概要，确保会议能够按时完成，并充分讨论各项议题。
根据议程安排，准备会议所需的材料，如报告、PPT演示文稿、会议纪要模板等。
准备材料时应尽量简洁明了，以方便参会人员理解和讨论。
步骤五：会前准备工作在会议开始之前，有一些必要的会前准备工作需要进行。
首先，会务组织人员需提前到场验收会议场地，并确保会场布置符合会议需求。
其次，会务组织人员需要核实所有准备材料的完整性，包括参会人员名单、议程安排和准备材料等。
会务办理流程和规范会务办理流程和规范会务办理是一项复杂的工作，需要严格遵循一定的流程和规范，以确保会议的顺利进行。
以下是会务办理流程和规范的详细说明。
一、会务办理流程1.确定会议类型和主题：会务办理的第一步是确定会议的类型和主题，这有助于为会议选择合适的场地和会务服务。
2.预定场地和设备：确定好会议类型和主题后，就需要预定适合的场地和设备。
在确定场地和设备时，需要考虑会议的规模、地理位置、交通便捷性以及设施配备等因素。
3.确定会议时间和日程表：为会议确定时间和日程表，确保会议进程的顺利进行。
在安排日程时，需要考虑主题演讲、分组讨论、展览、休息时间和餐饮安排等因素。
4.招募志愿者：为了支持会议的顺利进行，需要招募一些志愿者为会议服务。
志愿者可以提供帮助和建议，确保会议的顺利进行。
5.宣传和招募参会人员：宣传是非常重要的，需要得到广泛的关注和支持。
通过各种渠道进行宣传和招募参会人员，扩大会议的影响力和参与度。
6.会议筹备和组织：在会议开始前，需要进行一系列筹备工作和组织工作，如制定会议材料、安排附属活动、预定餐饮等。
7.会议现场运营：在会议现场，需要安排严密的运营和管理，保障各项服务的顺利进行。
这包括接待参会人员、安排座位、控制时间、处理突发事件等。
8.会后总结和总结报告：会议结束后，需要进行总结和评估工作。
这包括汇总反馈意见、撰写总结报告、回顾会议的成功之处和需要改进的地方，以便下一次会议更好的执行。
二、会务办理规范1.按时开会：严格接受预定的时间表，确保会议按计划进行。
2.遵守会议流程：按照会议日程表，严格遵守会议流程，确保会议的正常顺序进行。
3.提供优质服务：提供高质量的会务服务，满足会议组织者和参会人员的需求，确保会议的顺利举行。
4.注意安全：尤其在火灾、地震等紧急情况下，紧急预案需要及时实施，确保会议人员的安全。
5.遵循经费规定：会务费用的使用应遵守相关法规和规范，确保经费使用的合理性和透明度。
会务服务流程会务服务是指为各类会议、活动提供全方位的服务，包括会场预订、设备租赁、餐饮服务、人员安排等。
一个完善的会务服务流程，对于保证会议活动的顺利进行至关重要。
下面将介绍一套完整的会务服务流程，以供参考。
首先，确定会议需求。
在会务服务开始之前，首先需要明确会议的目的、规模、时间、地点等基本信息，以便后续的服务能够有针对性地进行安排。
其次，进行会场预订。
根据会议规模和需求，选择合适的会场进行预订。
会场的选择需要考虑到交通便利性、设施设备、空间大小等因素，以确保会议能够顺利进行。
接下来，进行设备租赁。
根据会议的具体需求，租赁所需的设备设施，包括投影仪、音响设备、麦克风、会议桌椅等，以保证会议进行时的设备设施完备。
然后，安排餐饮服务。
根据会议的时间安排，提供合适的餐饮服务，包括茶歇、用餐等，以满足与会人员的需求，同时也要考虑到食品安全和卫生标准。
紧接着，进行人员安排。
安排专业的工作人员进行现场协调，包括接待、引导、签到等工作，以确保会议进行时的秩序井然。
最后，进行会后总结。
会议结束后，进行会务服务的总结和评估，包括对服务质量、客户满意度等方面进行评估，以便对今后的会务服务工作进行改进和提升。
在整个会务服务流程中，需要各个环节之间的紧密配合和协调，以确保会议活动能够顺利进行。
同时，也需要不断地对会务服务流程进行优化和改进，以适应不同类型会议的需求。
总之，一个完善的会务服务流程，能够为会议活动提供全方位的支持和保障，为与会人员提供良好的体验，也是会议成功举办的关键之一。
希望以上介绍的会务服务流程能够为您的会议活动提供一些参考和帮助。
会务部工作流程包括以下五个方面：接会；会前的策划工作;会前的准备工作;会中服务;会后服务。
下面是我对会务部工作流程及注意事项的总结。
一、接会1、通过相关渠道获取会议信息可以通过医学会，熟人介绍，媒体网络等2、拜访达成合作意向3、汇总各方面信息估算会议的盈余情况预算中包含交通费，餐费，住宿费，参会费，专家车费和讲课费，会场租赁费，印刷费，邮寄费，通讯费等4、签订承办合同和委托协议明确双方权责及利益分成，以及会议的亏损承担等二、会前的策划工作：一个吸引人的会议要做到以下几点1、标题大气且主题明确如“国际脑瘫康复与矫形技术论坛”2、有国家继续教育学分，最多的10分，如学分五分以下则不写具体分数3、有知名的国内外专家助阵，即使最后某个专家没来，也可写进通知进行宣传4、举办城市有特色旅游景点5、在相关门户网上挂上会议通知5、有欧亚这样的专业会务公司对会议进行策划和包装三、会前准备工作：1、会前赞助：赞助商多是看重和医院的现有合作关系，或是将来可能的合作，主办方在拉赞助方面起很重要作用。
医院提供赞助商名单我方谈具体合作和确定赞助金额，通过其他途径得到的厂家，也要让医院参与提高成单率。
2、酒店的选定1）要选一个在当地知名的星级宾馆如果是异地办会,酒店的位置一定要在交通方便的市区,方便采购和制作会议临时用品。
如果当地参会人员较多，还要考虑酒店的停车位。
2）最重要的是宾馆内要有功能齐全的会议室会议室最好是没有柱子的，旁边要有休息室供专家使用，如异地开会，要谈好让酒店免费或是以较低价格提供：鲜花、绿植、条幅、投影、茶水等3）根据会议回执情况，提前预定房间，谈一个协议价位跟主办方沟通以往的参会人数，在此基础上预定房间，合同尽量我方做，要把退房时间谈到晚上六点，我方不承担空床费，不承担住不够数量的费用。
4）查看酒店标间是否有窗户5）会议室需要有足够的照明设施和通风口使用投影的时候，视光线决定是否拉上窗帘。
6）周围无施工等干扰定酒店前，要了解清楚酒店在会议期间是否有装修，周围有无大规模的施工，如果选择的是国宾馆还要了解酒店被征用的几率。
7）与会者能否在较短时间内疏散8）会场周围是否有洗手间可用，如洗手间标志不明显可要求做指示牌9）费用控制在预算之内会议档次和收入决定酒店档次。
2、会前专家邀请及行程：1）外籍专家邀请可让总部崔素娟和院方协助，其他专家会务部专人定期与其保持联系，提前一个半月要回专家的100字简介和讲义，为了好印刷，word格式比ppt好。
2）提醒专家按课表提前到达并掌握其具体行程，以便安排接送站、房间安排和返程票预定。
3、会前通知的发放：1）大型会议为三轮通知，信函通知为两轮，中间穿插一轮电话通知2）第一轮信函通知范围大、广撒网；随着传真和邮箱的普及，有的会议只发电子版通知了。
专家的邀请函要用快递保证都能收到。
3）第二轮电话通知是在第一轮电话通知基础上筛选并确定科室主任姓名4）第三轮通知在前两轮通知基础上向参会者传达更多会议信息，确定会议日程。
4、会前讲义及通知的印刷：1）确定合作后即开始通知设计和制作。
2）讲义由与专家联系的会务部人员专程跟踪，早提醒专家准备讲义，以免行程冲突无法提供3）讲义确保于会议前7天印刷完毕；5、会前印刷品准备：1）代表证，专家证，参展证，会务组证2）会议须知细化工作人员的分工，让参会代表知道有事可找谁3）参展商须知细节同上4）条幅5）拱门氦气球投影仪租赁6）幕墙印刷以上物品需要会前提前到位或是确定租赁商，涉及具体尺寸的要亲自陪供应商去丈量，并讲好要求5、准备会议材料及按会议要求准备所需物品：1）学员文具主要是笔和本子（如讲义上留空白，可不买本子）2）墨盒，粉红和白色打印纸3）至少三台电脑会场一台，一台固定打印，一台输入资料4）会议通知有的参会者可能缺少某一轮用于审批的通知5）礼品包括给学员的和给专家的6）财务用品报销表，收据，开票机等7）投影仪提前跟酒店协商看是否有备用8）资料袋如不印刷可用透明文件袋代替6、工作人员服装的购买根据我方与院方在会议上服务的人数购买7、会议交流：包括与同事的交流和与主办方，酒店等的交流，随时了解会议需求、变化及时掌控会议动态，合力解决突发事件。
四、会中管理服务：1、报到安排1)人员工作安排：专人负责登记，收费和资料发放做到微笑服务，耐心细致2)酒店及房间协调：1协调酒店提前做好大堂告示，摆好宣传品2及时通报我方负责人房间的使用总量和单出的房间数量以便随时排房；根据参会代表的住宿天数安排房间，如只住一晚，可让其单独住。
3提醒参会者检查房间物品是否与酒店提供明细有出入4提前协调好每天预留的房间数量和房型；5提前协调好参会代表提前入住和延迟撤离的房费标准6协调好退房时间和午休房的收费⑦要提醒3)接送站安排：1要具体列出行程表，具体到每一个时刻专家的活动安排；2班次和时间要在火车出发前两小时和车站确认，飞机起飞我方人员才可以出发，避免车辆调不回来耽误后面接送。
3提前做好接站牌4确保租用车辆通过安检，一定要叮嘱接站人，看好车辆油量，避免司机在加油上做手脚。
5安排好备用车，做好车辆的计调工作4)会议注册：1登记准确的参会代表资料，如涉及到办学分证，表格的信息要同时包含办学分证的信息；2通讯录上要同时印上专家名单、主办方工作人员联系方式，我方所有工作人员联系方式。
3负责登记的同事要在报道的当天晚上把用于办学分的表格和用来印刷通讯录的表格加班录入完毕，并传给主办方和印刷厂5)收费安排：了解收费标准和明细，安排财务提前调试好开票机、准备收据和零用现金，并保证资金安全。
6)资料分发：1清点好会议资料，根据不同代表及时分发不同材料；2在参会者面前再次确认每个资料袋中都有相应证件。
7)旅游预订：1提前确定好旅行社，并让旅行社准备好详细的宣传资料跟通知一起发出2在统计回执信息时问是否参加旅游；8)返程票预订：1根据专家行程，提前确定是否需我方订票；2因资金大都是我方提前垫付，所以尽量跟专家沟通如果方便坐动车的就不要坐飞机。
3因订票会占用我方资金而且有退票的风险，原则上参会代表我方只负责提供订票电话，不负责具体预定。
2、会场布置:1）在报到当天晚上20:00之前,要安排相关供应商把会场布置好,包括鲜花，幕墙，条幅，课程易拉宝，音响设备，投影仪等并通知主办方检查。
2）会议召开前1个小时再次进行复查，确保麦克、电脑、投影、音频线、同声传译设备正常工作。
3）会前半小时确保酒店工作人员到位。
检查主席台是否摆上席签、讲台是否是在主席台右上角并摆上低矮绿植、横幅、会场指示牌等布置情况。
3、照相，摄像一般开幕式后都会安排合影，会议期间安排摄像1）提前与摄影公司谈好照片尺寸和价钱2）实地考察酒店集体合影时是否需要搭架子，如需要要提前确保搭架子的场地不被占用。
3）与主办方协商好需要摄像的时长，用来确定需要光盘的容量。
4、开幕式安排1）会前三天与主办方确定出席开幕式的领导名单和次序并打好席签2）开幕式上的投影图像提前设计并于会前调试确保正常使用3）与主办方沟通好出席开幕式的领导是否有感谢费并提前准备好5、餐饮安排1）第一次用餐前，让主持人宣布就餐地点，就餐过程中安排专人全程跟踪，以便发现饭菜问题，并及时与酒店协商解决。
1）根据会议主办方的要求与会前定好用餐标准并和酒店协商用餐菜品，注意菜品口味和质量，以及特殊客人和会议主要领导的用餐安排，提前让会议主办方签字确认下一餐的用餐菜单。
2）做好每次用餐的统计工作，包括工作人员的工作餐统计和预定3）提前与主办方确定参展商和赞助商的用餐标准。
6、晚宴1）提前与酒店协商好晚宴地点并与晚宴前挂上条幅2）酒水提前采购好，一般为有当地特色的白酒和红酒，并让供应商当天下午送到酒店3）主持人，主持词，节目单，抽奖礼品，抽奖箱，抽奖券会前确认4）音响设备晚宴前一小时调试确认正常运行，如果有5）如果有领导唱歌，要考虑到他是否能记住歌词，是否需要屏幕显示。
6）一定要有专人引导入座，保证一桌坐满了再开另外一桌7）晚宴的用餐人数参考之前用餐的最大人数8)晚宴如果有抽奖一定要让一等奖在最后一个节目后抽，以保证人数，而且工作人员的奖券不要多发。
7、会场服务:1）专人负责看守会议室入口，凭证入内2）引导与会人员就座3）茶歇时提醒与会者带好个人物品以防错拿，专人提醒代表不要把食品带到会议室吃，以免污染桌子。
4）我方主要负责人要经常巡视，发现问题及时解决5）专人负责协调上一个讲课专家和下一个讲课专家的衔接，1包括安排下一个讲课专家在固定位置就座，给主持人准备好专家简介，简介用塑料皮封一下；要控制好卫星会厂家的时间，以免耽误会议的进程。
2拷贝课件看课件与电脑是否兼容，如想扩音需接上音频线；3换席签；4调试麦克，音响，投影等设备6）茶歇的摆放。
1承包给厂家，越丰富越好2若我方负责，只用裸装食品，以防被带出会场7）闭幕式的安排1提前做出闭幕式投影画面2提醒主办方提前准备好闭幕词8、旅游安排1）找有信誉的旅行社，提前签订合同，我们收取差价（要考虑我方代开发票的成本）2）根据旅游出发时间适时安排参会者的叫早服务，和早餐安排3）确保旅游车辆通过了相关的安全检查2）出发前一小时确认导游和车辆到位五、会后服务工作：1）发放学分证及通讯录。
2）会务服务的总结、评估、会议代表的意见反馈及处理工作3）提前列出清单与酒店核对详细消费明细后，列知所有消费明细与会议主办方核对，做好费用的结算工作。
4）欢送代表，安排返程分享：。
