文 件 发 放 和 回 收 记 录

学校办公室收发文管理制度范文引言在学校办公室工作中，高效地管理收发文工作是确保学校各项业务正常运行的重要一环。

为了规范办公室收发文的流程和提高工作效率，制定一套科学合理的收发文管理制度是非常必要的。

本文将围绕学校办公室收发文管理制度，详细介绍其内容和要求，以期提供一个参考范本供学校制定和优化相关制度时使用。

一、收文管理1. 收文登记1.1 办公室收到来自学校内部和外部的各类文件，应立即进行登记。

登记内容包括：文件标题、发文单位、文件字号、收文日期等。

1.2 收文登记表应按照时间顺序进行编号，并进行存档备查。

同时，应制定电子收文登记系统，实现电子化管理和查询。

2. 收文分发2.1 收到文件后，办公室应根据文件的紧急程度和内容进行分类。

2.2 分发给相关部门时，要根据文件的要求和需要，注明办理期限，并在指定的时间内进行跟踪督促。

3. 收文处理3.1 办公室收到文件后，应及时进行初步审阅，了解文件内容、要求和影响范围。

3.2 针对不同类别的文件，制定相应的处理办法，如：会议通知要及时通知相关人员，行政文件要进行归档等。

二、发文管理1. 发文申请1.1 需要办公室发文的单位或个人，应填写发文申请表，并提交给办公室。

1.2 发文申请表包括：文件标题、发文单位、文件字号、申请人、紧急程度等信息。

2. 发文审核2.1 办公室收到发文申请后，应按照规定的程序进行审核。

2.2 审核主要包括发文的合法性、针对对方单位的陈述是否准确、发文内容是否完整等。

3. 发文登记3.1 审核通过后，办公室应对发文进行登记，并进行编号。

3.2 发文登记表应包括：文件标题、发文单位、文件字号、发文日期等信息。

4. 发文传递4.1 发文传递需要按照指定的方式进行，如：邮寄、传真、电子邮件等。

4.2 发文传递后，办公室应及时进行记录，并将传递情况反馈给相关部门。

三、存档管理1. 文件归档1.1 文件归档应按照一定的分类和编号规则进行。

1.2 归档时，应注明文件的存放位置、归档人员和归档日期。

收文管理发文管理制度一、总则为了规范文书管理工作，提高效率，明确工作职责，依法依规开展文书管理工作，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于本单位所有收文和发文管理工作。

三、收文管理1、收文登记（1）收文登记应及时、准确、完整。

在收到文件之日起2个工作日内，将文件转至收文登记处，由专人进行登记。

（2）收文登记内容包括：文件标题、单位及部门、文号、发文时间、页数、密级、委文号、紧急程度、主办人、办理时限等。

（3）密级的收文要严格保密，不得外传。

2、分发管理（1）根据文件内容，及时分发给相关部门或个人，做到目标明确、责任明确。

（2）在分送时应注明相关备注以便于后续查阅。

3、办理时限管理（1）对于紧急文件，应当按照规定时限办理，确保工作及时、高效完成。

（2）对于一般文件，也应当尽快办理，确保提高办事效率。

四、发文管理1、发文申请（1）发文申请应当提供发文单位、发文内容、页数、密级等必要信息。

（2）发文申请应当由单位领导或者授权的负责人签字批准。

2、发文审批（1）发文审批应当由相关负责人审核，确保发文的合法性、合规性。

（2）对于涉及到重要事项的发文，应当由单位领导批准。

3、发文备案（1）发文备案应当及时、完整、准确。

（2）发文备案内容包括：发文单位、文件标题、文号、发文时间、页数等。

五、文书保存1、文件归档（1）所有收文和发文均应当按照文件的顺序编号，分类归档。

（2）文件归档应当按照密级、保管期限进行区分。

2、文件保管（1）文件保管应当采取防火、防潮、防盗措施，确保文件安全。

（2）密级较高的文件应当存放在专用保险柜内，严格保密。

3、销毁处理（1）过期的文件应当依照规定的程序进行销毁处理。

（2）销毁的文件应当严格按照要求进行碎纸处理，确保信息不泄露。

六、责任追究对于违反收文管理和发文管理制度的人员，根据情节轻重，追究相应的法律责任。

七、监督检查定期对收文管理和发文管理制度进行检查，确保制度的落实和执行情况。

程序文件质量记录清单
文件目录
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编制：日期：
文件发放、回收记录
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文件借阅、复制记录
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文件更改申请单
文件销毁申请单
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咨询人士学习成长与交流平台文件移交清单
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外来文件目录
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登记人：日期：本资料由皮匠网收录，更多免费资料下载请点击：/
文件、记录检查表
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文件销毁、保存记录
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管理评审计划
管理评审记录
记录人：日期：
管理评审签到表
四川航XX鑫玄武岩实业有限公司质量体系
管理评审报告
单位(盖章):
最高管理者: 管理者代表: 评审时间:
管理评审报告
一、评审目的：
二、评审时间：
三、评审范围：
四、评审内容：
管理评审改进措施。

建筑公司文书归档管理制度第一条：为增加公司文书管理力度，使文书归档规范化、格式化，特制定本制度。

第二条：公司公文是指公司在施工、生产、经营、管理和政治活动中形成的文件、电报、信函、会议记录、纪要、工作计划、总结和有关合同、协议、决议以及报表、图书、照片与其他有保存价值资料。

第三条：公司设立档案室，并由专职文书进行管理。

第四条：归档的文件材料按年度立卷，公司内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第五条：公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存），结案后及时交文书管理员归档。

工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第六条：遵守部门收集、管理文件材料制度。

各部门均应设专人（兼职文书）负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定，人员变动应及时通知档案室管理员。

第七条：凡公司缮印发出的公文（含一份打印的正件和附件、批复、请示、转发文件等）一律由档案室统一收集管理。

第八条：一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。

会议文件由会议主办部门收集归卷。

1、公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参与上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料交到档案室管理员处办理归档手续，档案管理员签字认可后计划财务部才给予核报差旅费。

2、本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料等向档案管理员办理归档手续，档案管理员签字认可后计划财务部才给予报销相关费用。

第九条：各部门兼职文书的职责：1、了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门文件材料。

2、认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好签收手续。

3、承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

‎‎‎‎档案接收制‎度为加强‎机关档案工‎作建设，实‎现机关档案‎工作规范化‎，保证档案‎信息资源安‎全保管、合‎理利用，规‎范档案移交‎各环节工作‎，特制定本‎制度。

‎‎一、档案接‎收范围。

各‎部门凡在本‎部门公务活‎动中形成的‎具有保存、‎查考价值的‎各种门类和‎载体的文件‎材料，都应‎按规定及时‎向中心移交‎。

‎二‎、档案接收‎程序。

‎‎1、移交‎部门向中心‎提出移交申‎请。

‎‎2、中心工‎作人员在公‎务网上检查‎拟移交档案‎的电子文件‎，检查电子‎文件有无缺‎号、跳号，‎数量、附件‎是否正确。

‎将需整改的‎情况反馈至‎移交部门，‎督促其尽快‎修改。

‎‎3、中心‎工作人员到‎移交部门查‎看拟移交档‎案，进行初‎步检查，并‎进行业务指‎导及答疑。

‎‎4、‎拟移交档案‎实体进中心‎，由中心工‎作人员逐件‎逐卷进行检‎查。

‎‎5、检查结‎束后，将检‎查结果以及‎需整改的情‎况反馈给移‎交部门，督‎促其尽快修‎改。

修改结‎束后，办理‎移交手续，‎档案整理入‎库上架。

‎‎三、档‎案接收要求‎。

移交的档‎案资料，要‎保证按照归‎档要求，做‎到整理规范‎，档号编制‎规范，编目‎清晰，移交‎的档案必须‎齐全、完整‎，对于不完‎整、不准确‎以及不符合‎归档要求的‎档案，中心‎有权要求有‎关部门和人‎员进行补交‎或者重新整‎理后再移交‎。

‎四、档案移‎交时，交接‎双方应认真‎核对目录及‎档案，确认‎无误后双方‎在档案交接‎单上签字。

‎档案交接单‎一式两份，‎双方各执一‎份。

档案目‎录与档案一‎并移交。

‎‎五、凡‎接收进中心‎的档案，中‎心工作人员‎应及时做好‎统计，消毒‎杀虫，入库‎排列上架。

‎‎六、‎对档案接收‎、移交、利‎用的情况要‎认真登记，‎为档案统计‎和移交进馆‎工作作好准‎备。

‎档案接‎收制度‎(二)：‎档‎案接收制度‎档案‎接收制‎度为加‎强机关档案‎工作建设，‎实现机关档‎案工作规范‎化，保证档‎案信息资源‎安全保管、‎合理利用，‎规范档案移‎交各环节工‎作，特制定‎本制度。

保密工作规章制度保密工作制度篇一第一条为保守公司秘密，维护公司发展和利益，制定本制度。

第二条全体员工都有保守公司秘密的义务。

第三条在对外交往和合作中，须特别注意不泄漏公司秘密，更不准出卖公司的秘密。

第四条公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。

公司秘密包括下列秘密事项：1、公司经营发展决策中的秘密事项；2、人事决策中的秘密事项；3、专有生产技术及新生产技术；4、招标项目的标底、合作条件、贸易条件；5、重要的合同、客户和贸易渠道；6、公司非向公众公开的财务、证券情况、银行帐户帐号；7、其他董事会或总经理确定应当保守的公司秘密事项。

第五条属于公司秘密的文件、资料，应标明“秘密”字样，由专人负责印制、收发、传递、保管。

第六条公司秘密应根据需要，限于一定范围的员工接触。

第七条非经批准，不准复印、摘抄秘密文件、资料。

第八条记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管。

如有遗失，必须立即报告并采取补救措施。

第九条接触公司秘密的。

员工，未经批准不准向他人泄露。

非接触公司秘密的员工，不准打听、刺探公司秘密。

第十条对保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表扬、奖励。

违反本规定故意或过失泄露公司秘密的，视情节及危害后果予以行政处分或经济处罚，直至予以除名。

第十一条信息室、档案室、计算机房等机要部门，非工作人员不得随便进入，工作人员也不能随便带人进入。

保密工作制度篇二为了加强公司员工的保密行为，切实维护公司的利益及研究成果安全，特制订以下保密制度：一、公司秘密分为机密、保密二种，其具体范围包括：a、机密资料是公司的重要秘密，泄露会使公司的利益受特别严重损害。

其范围：1、公司股东、董事会资料，会议记录。

纪要。

保密期限内的重要决定事项。

2、公司中层以上职员人事考核、涉嫌违法违纪调查。

未公布的人事任免。

奖惩决定。

3、公司的年度工作总结。

财务预算决算报告，缴纳税款。

营销报表和各种综合统计报表。

三体系标准要求形成的文件与记录文件与记录管理程序1、目的通过对管理体系文件的严格控制管理，确保其文件使用的有效性、保管和更改的规定。

并对质量记录其完整性、准确性、清晰、保管等予以控制。

以证明产品三体系满足规定要求、管理体系有效运行，并为实现可追溯性、证实作用以及采取纠正和预防措施提供依据。

2、适用范围适用于本公司所有管理体系文件及相关资料记录的管理与控制。

3、职责与权限ISO综管部负责公司管理体系文件的收集、分类编号、整理、存档保管、发放及与管理和控制有关的其他工作。

各部门负责本部门在用文件的管理和控制。

4、程序内容管理体系文件的分类、编制、审核、审批按下列规定执行：管理体系文件的编号、归口、分类、4.2.1公司编制的各级管理体系文件均由综管部归口、分类并统一编号，其文件编号规定。

4.2.2文件受控分类管理体系文件分为受控原版、受控副本、非受控副本：1)受控原版是不须加盖受控文件印章，由综管部保存，仅作为复制用途。

2)受控副本为受控原版的复印件，其上加盖红色“受控本”印章发放，作为公司内使用的合法文件，公司内不允许使用“受控本”变黑的非法复印文件，以确保文件更新时能够从发放或使用场所撤出失效或作废的文件。

3）非受控副本为受控原版的复印件，其上加盖红色本公司名印章作为提供给客户或公司以外的人员使用的合法文件。

公司内部不允许使用加盖红色本公司印章名的体系受控文件。

4.2.3文件版次规定为确保公司管理体系文件的有效性能够得到控制，对其采用版次来控制最新有效版次。

版次采用“A”+第几次版本,文件经过一次修改后进行换版，版本号增高一位（如：A0首次发行版本、A1第一次修改、A...n第n次修改文件的发放与记录4.3.1综管部根据管理手册、程序文件、效率记录制定并及时登录《受控文件总表》；根据质量记录表格制定并及时登录《质量记录总表》，确保各部门使用最新有效的文件。

根据统一分发号加盖红色“受控”印章发放，收件人应当场核对页数，页码和分发号无误后，在《文件发放与回收记录》上签收。

档案管理规章制度及借阅流程档案管理规章制度及借阅流程：档案借阅管理制度及流程档案、物品借阅管理制度及流程集团的各项档案资料是集团行政办公和经营活动中不可缺少的要素。

为配合集团档案管理工作并保证基建工程事业部档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

一、档案借阅管理制度1、凡借阅本部门档案室档案资料，须经本部门分管领导签字批准后到档案管理员处办理借阅手续。

2、严格履行档案管理手续，并应在《档案借阅登记表》上注明借阅文件名称、编号、借阅人、借阅日期等。

3、查阅档案资料，必须在基建办公室内，不得带出室外，不得转借他人传阅，随意摘录和复制；因特殊情况必须将档案资料带出室外，必须经相关领导签字批准。

4、借阅人必须按借阅期限及时归还所借阅资料。

5、借阅人员要强化保密意识，严禁擅自翻阅、抄录和复印秘密文件资料要爱护所借阅档案资料，确保档案资料的完整与安全，不准折叠、勾画、涂改、抽撕、拆卷，不准在查阅档案时抽烟、喝水。

6、对于招标人员暂规定：每份招标文件交押金100元，每份图纸交押金2000元。

开标后，未中标者在未损坏图纸的情况下退还全部押金；中标者从工程押金中扣除。

对于工程押金规定：10万-50万的工程交押金5万；50-100万的工程交押金20万；100万以上的工程交押金40万。

7.对于损坏图纸的人员，按图纸损坏程度进行扣款：损坏不严重、可修复的，给与批评；损坏10%-50%的，扣除押金的1%；损坏50%，扣除押金的5%；损坏60%，扣除押金的10%；损坏70%，扣除押金的15%；损坏80%以上的，扣除押金的20%。

8.对于外部人员借阅图纸需经部门领导批示签字并填写借阅单后方可出借。

二、档案借阅流程：三、物品借用管理制度1、需借用基建部物品时候，必须经基建工程事业部领导同意后方可到仓库管理员处办理出借手续。

2、严格履行物品借用手续，在借阅统计台账上登记，并在物品借阅清单上签字，此单一式两份，一份存档一份借用人保管，归还物品时一并上交。

发文登记1. 概述发文登记是指在组织机构或企事业单位中，对于发出的文件进行记录和管理的过程。

通过发文登记，可以确保文件的安全性和可追溯性，方便后续查阅、审批和归档。

2. 发文登记的目的发文登记的目的主要包括以下几个方面： - 确保文件的合法性和规范性：通过对发出的文件进行登记，可以确保文件符合相关法律法规和组织机构内部规章制度，避免违法行为和失误的发生。

- 维护文件的安全性：通过登记，可以对文件进行编号、分类、密级等处理，提高文件的安全性，并防止丢失或被篡改。

- 方便查阅和审批：通过登记记录，可以方便地查阅已发出的文件，并及时进行审批流程管理。

- 实现归档管理：登记记录可以作为归档管理过程中不可或缺的一环，确保文件能够按照一定规则进行整理、存储和检索。

3. 发文登记流程3.1 文件准备在进行发文登记之前，需要先准备好要发出的文件。

这包括撰写正式内容、制定文件标题、确定文件密级等。

在准备文件时，需要注意文件的格式要求和发文要求。

3.2 登记信息录入在登记信息录入环节，需要将发文相关信息录入系统或登记表格中。

常见的登记信息包括： - 文件标题：简明扼要地描述文件内容。

- 文件类型：根据文件性质进行分类，如通知、公告、报告等。

- 发文日期：记录文件发出的具体日期。

- 文件编号：为每个发出的文件分配唯一的编号，便于后续查阅和管理。

- 密级：根据文件内容的保密程度，确定相应的密级。

- 发文单位：记录发出该文件的单位或部门名称。

- 收文单位：记录接收该文件的单位或部门名称。

3.3 签批和审批在发文登记过程中，可能还需要进行签批和审批环节。

签批是指对于发文内容进行审核和确认，确保符合相关规定。

审批是指对于签批通过的文件进行最终审查，并决定是否可以正式发出。

3.4 分发和归档经过签批和审批后，已登记并通过审核的文件可以进行分发。

分发可以通过邮件、传真、快递等方式进行，并记录分发日期和方式。

同时，在完成分发后，还需要将已发出的文件进行归档管理。