办公室主任主要职责与工作任务

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主要职责与工作内容----葛建军
岗位职责
1、对本部门工作全面负责,并保证分工明确,使各项职责落实到具体岗位;
2、协助总经理贯彻落实公司决定,督促检查各部门各项工作执行情况;
3、负责各子公司、各部门之间的综合协调工作;
4、负责组织本公司主要工作报告、计划总结材料的编审;
5、负责文件和的管理控制工作,组织实施办公室系运行工作,对主责程序运行情况进行检查、监控;
6、组织安排分公司全面性会议的筹备工作;
7、负责公司交通工具及通讯设备的管理和调度;
8、负责组织落实公司人力资源发展规划及人力资源之基本制度;
9、负责制订办公室年度、月度工作目标、工作计划经批准后执行;
10、组织起草公司行政文件,负责审核对外发文。

11、掌握办公室的整体工作情况及公司重大会议、活动情况,汇总分析各项检查结果,定期为总经理提供公司工作汇报;
12、组织做好公司印鉴、介绍信使用保管、函电收发和报刊征订分发工作。

负责公司印章监管,合理合法使用公司印信。

13、做好来客来信工作,处理重要信函,接待重要客人;
14、督办公司有关证照,办理公司的法律事务;
15、负责对车辆的统筹管理,监督检查车辆定点维修;
16、做好本部门各项行政事务处理工作,提高工作效能,增强团队精神;
17、代表公司与外界有关部门和机构联络并保持良好合作关系。

工作范围及内容
一、完善和建设公司制度并监督执行:
考勤制度;办公设备维护制度;人事管理制度;车辆管理制度及行政人事管理其他相关制度。

二、工作计划:
1、根据公司管理需要制订部门每周工作计划
2、分解计划到部门员工,并审核员工个人工作计划
3、根据部门计划及员工个人计划内容,组织员工实施计划
4、计划执行过程中,随时与员工沟通计划执行情况并根据实际需要调整计划实施步骤。

三、行政管理:
1、公司相关管理制度贯彻执行及检查;
2、违反管理制度惩罚的执行;
3、员工日常行为规范的监督管理;
4、办公设备维护及低值易耗品管理
5、公司安全防范、清洁卫生管理
6、公司来访客人的接待及对外关系管理
7、公司在用物资的管理、租赁、调拔、购置
8、临时性管理及协调工作。

四、人事管理:
1、公司各部门的人员的招聘、配备
2、人员入职手续的办理
3、人员离职手续的办理
4、公司职员人事档案的管理
5、员工养老保险、工伤保险的办理、劳动合同的签署和保存
五、团队建设:
1、指导员工相关业务工作;
2、对员工制度遵守情况负责;
3、部门内部培训
六、车辆管理:
1、公司车辆安全、保养、年检、保险等车辆相关管理和办理
2、公司车辆使用管理
七、后勤和工程物资采购:
1、根据每月计划对低值易耗品的采购,或临时采购
2、根据公司需要对相关长期采购物品(苗木)进行比价。

八、低值易耗品管理:
1、建立员工使用物品台帐,对相对不易耗物品进行登记
2、根据物品发放,建立部门低值易耗品费用统计
3、建立低值易耗品库存,保证员工正常办公使用
九、固定资产的管理:
1、配合建立固定资产台帐,对固定资产的去向及使用不良状况进行登记
2、制做固定资产的保养维护计划,督促维修工人定期维护
3、固定资产委外维修联系及登记。

十、业务跟踪:
1、负责工程招标信息收集,及时报名;
2、负责组织人员进行招标文件的编制和参与投标活动;
3、负责组织项目工程材料的询价和收集工作;
4、负责跟踪工程进度与工程质量监督;
5、负责工程款的催要与回收。