基于https://www.doczj.com/doc/6214955803.html,的会议管理系统Meeting Management System
目录
摘要 (3)
Abstract (4)
1 绪论 (5)
2 可行性分析 (5)
3 需求分析 (6)
3.1系统设计目标分析 (6)
3.2系统用例分析 (7)
3.3系统功能分析 (8)
3.4 数据流图 (9)
3.4.1 顶层数据流图 (9)
3.4.2 0层数据流图 (9)
3.4.3 1层数据流图 (10)
3.5 数据字典 (11)
4 系统总体结构设计 (12)
4.1系统功能设计 (12)
4.1.1系统菜单结构设计 (12)
4.1.2 会议查询功能设计 (13)
4.1.3 会议室管理功能设计 (13)
4.1.4 用户管理功能设计 (13)
4.1.5系统异常捕获设计 (13)
3.4 数据库设计 (16)
3.4.1概念结构设计 (16)
3.4.2逻辑结构设计 (19)
3.4.3物理结构设计 (19)
5 系统详细设计 (21)
5.1 功能描述 (21)
5.2 系统功能模块图 (22)
5.3 电子会议系统模块设计 (22)
5.3.1 会议管理模块设计 (27)
5.3.2 会议管理功能设计 (22)
5.2.3 用户管理 (22)
5.2.6 会议室管理模块 (25)
添加会议室功能 (27)
摘要
针对现时拥有大量人力资源的公司，却常为会议室分配紧张而烦恼问题，本系统应运而生。企业会议室的合理分配，不仅有利于公司资源最大程度的利用，而且有利于提高会议质量。解决因公司资源竞争而产生的一系列问题，避免不同部门间冲突。加强各部门合作，是企业得以长久生存的保证。
本系统是利用VS2005作为开发工具、SQL server2000作为数据库开发出来的会议管理系统。会议管理系统主要有用户管理，会议室管理，会议室查询，会议信息的发布和安排，会议管理，会议查询六大模块。系统使用对象有系统管理员，部门管理员，普通员工。系统管理员对所有的用户信息添加，修改和删除；对全体会议信息发布并对已经召开的会议管理。部门管理员可以对本部门的会议信息发布和管理，对已召开会议查询。普通员工可以对全体会议和本部门会议信息安排实时查询，也可对已召开会议按条件查询。
整个系统各操作界面清新、大方，操作方便,信息化处理是当今社会不可避免的趋势，单一的手工记录操作已不能满足规模日益增大的企业。此时，该系统将是你最优的选择.
【关键词】管理信息系统，浏览器/服务器模式，SQL server 2000
Abstract
【Abstract】At present the company owns a large manpower resource allocation, but often worry for the meeting, the nervous system. The reasonable distribution of the conference, the enterprise is not only helpful for company resources to the greatest extent of use, and to improve quality of meeting. Because the company resources to solve a series of problems arising competition between different departments, to avoid conflict. To strengthen cooperation, each department is the guarantee for enterprise survival。
This system is developed by VS2005 as server2000 SQL database tools, as the meeting management system is developed. Meeting management system are mainly user management conference rooms, management, information query, meeting the release and arrangements, meeting management, meeting inquires. Six modules, System using object have administrator, the department manager, ordinary employees. System administrators to all user information to add, modify and delete, For all the meeting of information and has been meeting management. Department manager can department meeting information release and management, to have meetings inquiries. Ordinary employees to meeting and the department meeting information query, also can be arranged for real-time already meeting press condition.
The whole system is pure and fresh, easy operation interface, easy operation, information processing is inevitable trend in today's society; single manual recording operation already cannot satisfy increasing the scale of the enterprise. At this time, the system will be your best choice.
Key words:maragement infomoation system，B/S module, sql server 2000
1绪论
系统背景介绍
当今社会竞争日益激烈，公司单位内部会议也不断增多，会议信息量也逐渐增大。公司内部需要经常通过会议沟通，问题解决以及决策的制定。而现在公司的会议管理工作繁重且处于无系统流程状态。手工作业效率很低，不便于管理，而且容易出错。
因此，提高会议效率，发挥会议功能，避免人力物力财力浪费，降低经营成本、达到人力资源效率化，是领导者们推动企业效率的重要课题，他们急切需要有效的“会议管理”。
本会议管理系统应运而生，公司会议室的合理分配，不仅有利于公司资源最大程度的利用，而且有利于提高会议质量。解决了因资源竞争而产生的一系列问题，避免不同部门间冲突。加强各部门合作，是企业得以长久生存的保证。
会议管理系统主要有用户管理，会议室管理，会议室查询，会议信息的发布和安排，会议管理，会议查询六大模块。整个系统各操作界面清新、大方，操作方便,信息化处理是当今社会不可避免的趋势，单一的手工记录操作已不能满足规模日益增大的企业。此时，该系统将是你最优的选择.
目的
1.系统地研究会议管理系统的需求分析、总体设计和数据库设计过程。
2.系统地进行程序设计，重点研究应用C#和数据库技术进行基于B/S系统的发。
3.应用https://www.doczj.com/doc/6214955803.html,技术和WEB开发技术以及数据库等相关知识进行动态网页设
计。
范围
系统包括的范围：用户管理，会议查询，会议管理，会议显示，会议室查询，
会议室管理。
2 可行性分析
1.可行性研究的目的：是用最小的代价在尽可能的时间内确定问题是否能够解决。由
于本系统管理的对象单一，都是公司各个部分的会议，且每个数据变化性频繁，计算并不难。因此，容易于采用数据库管理。
2.在运行上可行：本系统为局域网的B-S小型的系统，所耗费的资源非常的小，运行
速度快，整体反应，更新等性能好。在基于https://www.doczj.com/doc/6214955803.html,为基础的开发前台的基础上我
选择了SQL Server2000数据库。通过https://www.doczj.com/doc/6214955803.html,控件来实现C#和SQL之间的连接和编辑功能。
3.开发平台及运行环境：
工具环境分析
(1)体系架构：应用系统功能处理系统数据库
(2)模式：b/s(浏览器/服务器模式)
(3)总体构成：功能处理系统，数据库,功能处理系统分为前台，后台。
硬件平台
(1)CPU：Inter Core（TM）2 Duo T8100 @ 2.10GHz
(2)内存：2.00GB
(3)硬盘：160G
软件平台
(1)操作系统：Microsoft Windows XP Professional
(2)数据库：SQL Server 2000
(3)开发工具：Microsoft Visual Studio 2005
(4)开发环境：Microsoft .NET Framework SDK V3.5
（5)开发语言：C#语言
3 需求分析
3.1系统设计目标分析
针对现时拥有大量人力资源的公司，却常为会议室分配紧张而烦恼问题，本系统应运而生。企业会议室的合理分配，不仅有利于公司资源最大程度的利用，而且有利于提高会议质量。解决因公司资源竞争而产生的一系列问题，避免不同部门间冲突。加强各部门合作，是企业得以长久生存的保证。
信息化处理是当今社会不可避免的趋势，单一的手工记录操作已不能满足规模日益增大的企业。此时，该系统将是你最优的选择。
系统坚持标准化和可行性；保证系统的安全和稳定可靠；操作简便、。系统从总体到部分，层次分明，会议管理，系统管理是主体，下属中各部门间互相协作则细化了管理规则，而添加，查询，删除，更新是所有用户惯于使用的基本功能。
3.2系统用例分析
通过现实数据的研究，我们了解到会议系统存在着如下的信息交互，我们以用例图（活动图）来分析系统业务流程，
管理员
普通员工
会议室管理模块用例
部门管理员
员工
会议管理用例图
3.3系统功能分析
经过调查企业和相关资料，结合自己的经验可以得出以下功能：
（1）用户管理模块：系统管理员可对部门管理员添加，修改，删除；也可对普通员工添加，修改，删除。
（2）会议室管理模块：系统管理员和部门管理员可对会议室进行添加，修改，删除，查询。（3）会议信息显示模块：部门管理员只能添加部门会议安排及显示；系统管理员添加全体会议并显示出来。
（4）会议信息管理模块：对会议信息进行发布，修改和删除。
（5）会议查询模块：对已经召开的会议按照条件查询。
3.4 数据流图
3.4.1 顶层数据流图
3.4.2 0层数据流图
3.4.3 1层数据流图
3.5 数据字典
会议数据字典如表（表1-4 meeting表项）
会议室数据字典（表2-3 meetingroom表项）
用户数据字典（表2-5 user表项）
4 系统总体结构设计
4.1系统功能设计
4.1.1系统菜单结构设计
●功能描述
系统菜单结构的设计主要是为了实现系统多模块入口管理，以方便用户对功能模块的选取操作
●功能页面说明
按照系统功能层次图的设计，系统页面设计采用标题行菜单和左侧导航菜单相结合的方式。如图
图3-1系统模块菜单设计
●页面操作说明
用户通过点击页面左边导航树，获取相应节点进入相应处理页面。
4.1.2 会议查询功能设计
●功能描述
该功能主要是为了解决用户快速查询到指定会议信息
●页面说明
角色权限：经理/其他与会者。
输入：查询条件按时间，内容，会议名称查询。
输出：返回符合条件的会议。
●页面操作说明
当用户进入到查询页面时，右边网页上选择查询条件，文本框内可输入查询内容，若查询命中，预约管理表里会出现符合查询条件的信息。
4.1.3 会议室管理功能设计
●功能描述
会议室管理模块功能是实现会议室的增、删、改、查功能。一般用户（秘书，会议室管理员）有增加，删除，修改，查询会议室的权限。
●页面说明
输入操作：增加会议室的名称，地址，容纳人数，会议室状态。
输出效果：以表格显示会议室的信息。
输入操作：修改操作。修改会议室的名称，地址，容纳人数，会议室状态。
输出效果：以表格显示修改会议室的信息。修改会议室的信息用页面弹出对话框。
输入操作：删除操作。
输出效果：更新表格，被删除会议室消失。
输入操作：查询会议室名称
输出效果：以表格显示查询会议室的信息。编号置0时输出全部表单。
●操作实现流程图（流程图）
4.1.4 用户管理功能设计
●功能描述
本模块主要进行用户的操作，可以添加，删除，修改用户。对部门管理员删除，修改，添加。用户可修改密码。部门管理员不能对一般用户进行操作。
●页面说明:
4.1.5系统异常捕获设计
●功能描述
用户恶意假装以管理员身份登陆系统时，若连续输入多次错误账号密码，则拒绝用户再次访问此页面，并上报系统，捕获异常。
●页面说明
输入操作：在登陆框内输入账号密码
输出效果：密码错误，若连续输入多次，则自动退出。
输入操作通过界面进行。
●页面操作说明
用户在登陆页面中尝试输入账号密码，但连续输入多次均失败，系统提示操作失败，拒绝再次访问，自动关闭页面，并上报系统。
●操作实现流程图（流程图）
图3-6用户登陆界面
3.4 数据库设计
3.4.1概念结构设计
数据模型是数据库的核心和基础。根据应用目的的不同，数据模型分为两类，它们分别属于不同层次。一类是概念模型，它是按用户的观点对数据和信息建模；另一类是数据模型，如网状模型、层次模型、关系模型等。概念模型的表示方法很多，传统的最常用的方法是实体联系方法，这种方法用E-R 图来描述概念模型，称为E-R 模型，即实体联系模型。在这个模型中，实体定义为可标识的对用户重要的事物，具有同一类型的实体构成实体型，一个特定的实体称作实体实例。实体有描述其特征的属性，一个或多个属性表征一个实体。
联系是指实体之间的关联，E-R 模型清楚地定义了联系，每个联系都有名字。联系的元是参加联系的实体的数目，大多数联系是二元的，二元联系有三种类型：一对一联系、一对多联系和多对多联系。在E-R 图中，实体用长方形表示，联系用菱形表示，属性用椭圆表示。E-R 建模的中心思想是通过实体和它们之间的联系合理地体现一个组织的数据模型系统分E-R图
（1）用户
图3--？？？用户信息表E-R图
（2）部门
部门信息表E-R图（3）会议室
会议室信息表E-R图（4）会议信息
会议信息表E-R图系统总E-R图
3.4.2逻辑结构设计
关系模式：
根据需求分析和E-R图,得到以下关系模式
用户信息表（用户编号，用户名称，用户类型，部门编号，备注）
部门表（部门编号，部门名称，备注）
会议室信息表（会议室编号，会议室名称，地址，容纳人数，状态，备注）
会议信息表（会议信息编号，会议信息名称，会议室编号，主要参加人员，联系人，开始时间，结束时间，主持人，部门编号，会议类型，主要内容，会议状态，
会议记录）
关系模式与表的转换：
经过范式分析和优化[8]后，得到如下关系表（带下划线的为主键）：
用户信息表（用户编号，用户名称，用户类型，部门编号，备注）
部门表（部门编号，部门名称，备注）
会议室信息表（会议室编号，会议室名称，地址，容纳人数，状态，备注）
会议信息表（会议信息编号，会议信息名称，会议室编号，主要参加人员，联系人，开始时间，结束时间，主持人，部门编号，会议类型，主要内容，会议状态，
会议记录）
3.4.3物理结构设计
根据需求分析和E-R图,确定了系统有哪些数据表及其关系，就可以开始设计每个表的具体结构。结合对功能实现的方便，出于对数据库结构精简、合理性、易维护等因素的考虑，总共需建立5个表格: 用户信息表，部门信息表，会议室信息表，会议信息表，用户类型表。
表1-1 user(用户信息）
表1-2 department(部门信息表)
表 1-3 usertype(用户类型表)
表1-3 meetingroom（会议室信息表）
中文英文数据类型可否空初始值说明会议室编号mtr_id int 否主键会议室名称mtr_name varchar 是
地址mtr_addr varchar 否
容纳人数mtr_numb varchar 是
会议室状态mtr_state varchar 是空闲备注mtr_note text 是
表1-4 meeting (会议信息表)
大型企业商务会议会务接待流程完全手册 一、会务工作总体思路 （一）任务分解：将会务工作分解为各专项任务，明确分工、保证质量。 （二）责任到人：每项任务均有专人负责。 （三）周密计划：每项任务均须制订周密的工作计划。（四）逐项落实：计划的每个环节、步骤均须严格落实。二、会前准备 （一）成立会务组 1.会务组组长：总体负责。 2.文秘材料小组：负责组织、收集、整理、编印会议材料，会议记录（及录音录像）、会议纪要与总结起草。 3.后勤保障小组：负责会议的会场、吃饭、住宿（烟、酒水、饮料、水果等）等后勤保障事宜。 备注：任务分解后形成《会务接待方案》。 （二）明确会议概况 1.全体办会人员应明确会议概况，了解以下基本内容：（1）会议主题 （2）级别与规模 （3）参会人员（与会人员的姓名、单位、职务） （4）会期与日程安排（会议日期、天数、议程、活动安排等）
注：日程安排形成会务指南。 （5）会议经费申批：根据会议概况，按照神东电力公司本部有关标准预算会议经费，签报领导批准。 （三）下发会议通知、登记代表名单 1.责任人：文秘材料小组。 2.责任：在落实以上各项工作后，起草会议通知、报领导批准后下发或以其他形式通知各参会单位。通知内容应包括：（1）会议主题 （2）参会人员 （3）会期安排 （4）会议地点与联系电话 （5）会务组联系人与联系电话 （6）报到日期 （7）有关事项（如要求自带有关材料、物品等） （8）会议回执（附表2） （9）会址交通导引 3.落实：会议通知以传真（可包括电子邮件）、原件邮寄方式传达各参会单位。 会议通知下发后，会务组联系人负责按会议回执登记报名情况，形成《会议代表登记表》（附表3），制作会议名册。登记内容应包括： （1）单位
会议管理及信息发布解决方案 一）前言 随着现在科技的发展,网络越来越表现出其重要性,人们对商务的要求越来越高。繁忙的人们不满足于现状,而寻求更便捷的方式,利用网络的空间和便捷,实现会议的网上公布、安排用户的招待工作。为了实现全国各地的人可以实时了解各地召开的会议,踊跃参加自己感兴趣的会议,关注社会。充分利用网络工具来实现更快、更便捷的网上报名参加会议。 围绕着会议的人、事、物，要让会议的组织工作更有效率，通过一套软件系统把它们管理起来是一个不错的办法。而这就是会务管理系统设计目标。 会务管理系统是整个会议系统的粘合剂，它让各个会议子系统不再孤立运作。会务管理系统也是会议系统的大脑，它将会议事务为主线，智能地安排各个系统相互协作。它能使整个会议过程自动化、智能化，这对减少会议组织的工作量、提高工作效率有很大的帮助。 二）功能需求分析 会议场所是各行业进行沟通交流活动的重要场所，大力推进会议系统智能化建设，充分利用技术和信息手段提高会议系统的服务水平，这是时代发展赋予会议系统的新要求。怎样生动、形象地将会议介绍给来访的客人；怎样将各种信息
直观、清晰、有效地告知与会者；怎样提供优质、公开、高效的信息服务，是时代发展赋予会议系统的新要求。“会议管理及信息发布”的需求由此应运而生。 会议管理及信息发布系统独有的分布式区域管理技术真正实现了同一系统中不同终端区分受众的传播模式。通过该系统，用户可以轻松地构建网上多媒体信息发布和播放系统，提供高质量的会议多媒体服务。会议管理及信息发布系统将会议室管理、会议室预约、会议设备控制、会议信息发布及视频、有线电视、音频信号、PPT、FLASH、Word、Excel、图片信息和滚动字幕等各类组合的多媒体通过网络传输到媒体播放端，然后由播放端将组合的多媒体信息在相应的显示终端设备上（如液晶、等离子、PDP、液晶电视、背投、LED等）播出。这种信息发布模式融合了多媒体信息的多样性和生动性，还能实现信息发布的远程集中管理和内容的随时更新，使得新闻、图片、天气预报、通知等各类即时信息的随时插播成为可能，能够在第一时间将最新会议信息及会议室的使用情况发布到各个信息点。 三）系统建设目的 “会议管理及信息发布系统”建设的目的是为了提高会议系统无纸化、智能化、自动化水平；提高会议系统综合信息服务的质量和效率；提高会议召开质量和会议室的使用效率；对外提供更直观、更清晰、更生动、更人性化的优质信息服务。 “会议管理及信息发布系统”在会议系统具体实施目标：在活动厅室、出入门、电梯厅等相关部位安装多媒体音视频系统线路接口，与中心机房实现互通互联。根据活动任务的需要在不同地点安装各种类别的移动或固定的音视频设备，可以显示文字、图片和视频信息。针对会议系统每天举办活动的不同特点，各音视频设备既可以统一发布信息，也可以按个性发布信息，还可以按编组发布
会务工作总结范文大全 本届迪加等离子烤火炉经销商座谈会已经完满结束了。作为迪加的一员，我是幸 运和幸福的，曾经和同在筹备战壕的兄弟姐妹们一起奋斗，一起喜悦，一起悲伤，最 终一起收获成功的战果。这样的经历丰满了我的生活，更加深了我对公司，对科技产 品无比情意。现在我需要回忆，需要拾撷起一个月前那些让我疯狂的点滴，作为会务 组的工作小结，以为今后迪加更好的发展。 2020年11月底公司安排我担任这次座谈会会务组的工作。这包括：会场确定、 会场布置和人员安排以及发送会议邀请函等琐碎工作（因为在确定会场的过程中经历 了一翻波折，我觉得有必要单列一项总结经验），下面分别总结。 一、会场确定 这里需要确定的是分会场、圆桌会议和展台展板区的位置。在11月初关于会场位置，我们想到学校新建的会议中心。那里有很好的环境，如果会议和展台展板都放在 会议中心，可以集中管理，也便于参会人员学术交流，所以会议中心一直是我们首选 的会议场所，但是由于会议中心在开会前尚未完工，让我们不得不考虑学校的学术交 流中心和教学楼，经过几番周折，最终我们选择知津楼的3层的2个教室作为会场。 这样我们解决了集中管理服务以及环境的问题，但每层只有两个会场，展台展板区又 离有些会场较远，不便于交流，有失遗憾。 关于会场的确定上，此次会议最大的问题是确定会场的时间太晚。一直到11月中旬我们才最终确定下来，那时距离开会只有一周左右。原因有三，其一是学校可供开 国际会议的场所很少，现有的会议中心尚未完工，而学术交流中心教室小，可利用率低，只能进行开闭幕式，这让我们在学校选择开会场地非常有限。其二是会议中心在 会议筹备前期给予完工承诺，以便我们顺利开会，但是之后一再拖沓工作进程，让我 们处于被动等待状态。其三是学校涉入会议事务较晚，学校各职能部门筹备运作较慢，会场一直存在着不确定性。但庆幸的是，最终校领导给我们提供逸夫楼的空闲场地， 使得会议正常进行并最后圆满结束。 二、会场布置 主要包括分会场、圆桌会议、展台展板区的布置。展台和展板是由组委会后勤组 的蔡德龙同学负责，他联系的会展公司专业布置展台展板区，这为我们省了很大精力，我们的重点放在分会场和圆桌会议的布置上。由于我们使用的逸夫楼的几间房间，只
医院学术会议交流管理规定 为加强医院学术活动的管理，提高科研学术水平，进一步活跃学术交流气氛，特修订学术会议交流管理规定。本规定适用于医院人员参加和举办各类学术会议的管理。 一、外出参加学术会议管理程序 （一）参会条件 1．医院原则上只认可由中华系列学会、中西医结合系列学会等中国科协下设并在国家民政部正式注册的学会举办的一、二级学术会议及专业学会、协会会议、卫生行政部门会议。 2．为扩大对外交流，获取科技信息，对承担省部级及以上科研课题者，如被国内外的学术会议选中该课题论文的均可放宽条件，其费用从课题经费中支付。 3．凡医院需要开展的新技术、新项目研讨会，经分管院长审批后方可参会，但各学术杂志、本地区以外的省地市举办的研讨会不予批准。 4．引进的特殊人才，有突出贡献的专家，各级拔尖人才，学科带头人，医院中青年学术带头人及博士在参加学术会议及新技术、新项目学习等，同等情况下给予优先支持。 5．在国内召开的正式国际性学术会议，大会发言的正式代表准予参会。 6．境外召开的正式国际会议，被邀请的正式代表，经科教科审批后报分管院长，并经院长办公会研究同意后方可参加会议。 7．一篇论文只能参加一次学术会议并只限一名作者参加；同一科室的同一学术会议上有数篇论文入选，只能派代表参加。已发表的论文原则上不得再参加学术会议交流。 8. 国家级学会组织召开的学术会议，同一会议参会人数原则上医院派员不超过2人；本市医学会组织召开的学术会议，同一会议参会人数原则上不超过3人。各专业分会的换届会议可适当放宽参加会议的人数。 （二）审批程序
参加上述学术会议，必须坚持专业对口的原则，且本人为大会发言或有文章交流者，先在科教科领取并填写“外出参加学术会议申请表”，持“申请表”、开会正式通知或邀请函，经科主任初审同意后，至少提前一周报科教科审查、登记。按照程序经科主任、科教科和分管院长审核签字后方可参加会议。 临床、医技科室专业技术人员经医院同意参加学术会议后，离院前须到医务部登记备案，以便统筹安排医疗业务工作。党务、行政、后勤人员参加学术会议时须经各部门负责人和各职能部门分管院领导签字同意后，按照上述程序办理。 （三）费用审核和报销程序 凡参加学术会议者，回院后应将参会资料、会议论文等报科教科审核备案，并附上已签字批准的“外出参加学术会议申请表”后方可办理报销手续。 财务科根据会议通知规定的费用审核，按照医院差旅费报销办法进入报销程序（详见差旅费报销办法）。报销费用原则上计入科室支出，如有重点学科、科研项目等专项经费的从专项经费支出。 凡超过差旅费报销办法中乘坐交通工具规格的人员，必须在离院前经院长批准同意后方可报销。如有重点学科、科研项目等专项经费支出的可适当放宽报销额度。 （四）效果评价 外出参会人员应将会议情况、学术动态、新技术、新项目等向所在科室汇报或开展学术讲座，有重要内容者可在院内举行学术报告会。 外出参加学术会议后不到科教科备案会议论文资料，或不在科室内传达会议精神；或借开会之机参加与学术会议无关的活动者，一经查实不予报销外出参加会议的相关费用，并取消其两年内外出参加学术会议的资格。二、举办学术会议管理程序
公司越做越大，怎么保证市场活动板块不掉队？ 活动可以带来意想不到的惊喜和收获，这一点毋庸置疑，线上的线下的，凡能有效果者皆可取之为我所用，成为公司从创业初期到发展成熟必然不可缺的板块。那么问题来了，早已适应了小型活动组织的这些公司，对于从未涉足也毫无经验可言的大型会议活动如何平静应对？ 非单是企业，在那些快速发展的行业组织、学会、协会，以及教育、科研领域的事业单位，自身规模越做越大，活动的规模自然也是一年一个层级。正是随着消费者对活动的参与兴致越来越高，同一行业领域内的会议活动逐渐增多，竞争也随之加大，所以在产品、品牌影响力、客户（会员）数量增长快速的时候，企业还不能轻视线下活动这只能创造突破效益的“奇兵”，用足够吸引力的噱头 所谓得其当者才能有所为，吸引力十足的噱头、炫丽多彩的表现形式并不能成为活动的核心，作为活动的策划者、组织者和得利者，企业更多的注意力依然需要关注在活动的运营模式，就好比你投入巨大精力绘制的“商业模式”，找到了运营和盈利的关键所在，才能打通“任督二脉”，为企业从活动中获取更大的收益。 “毛细血管”级的活动运营 称现代会议活动为“毛细血管”级一点也不为过，因为活动中涉及因素实在太多，笼统地说包括了前期的策划筹备、会中的现场管理和服务、以及后期的总结反馈，细说开去仅前期筹备就有活动方案、广告、报名、门票、收费、酒店场地多达十数项工作要完成，小编曾有一张图可以简要概括该阶段内的任务： 看到这里我们也就明白了活动“毛细血管”级的要义，尽管活动有大有小、有复杂也有简单，但万变不离其宗，总是有据可循的。只不过大型的会议活动要考虑到人数规模大、人员复杂、会场多、时间长、日程逻辑紊杂等特点，在运作方案上尽可能细化，如果是借助于系统化工具，那这类会议对逻辑复杂度、流程精细度的要求则必须远非一般性工具所能应付。 因此，从简单的活动到越是复杂的大型活动，所运用的工具也必然要适应活动运营的变化和极为琐细的特征，因地适宜地灵活地解决活动中遇到的问题。 兼顾规模和效率的平衡 整个流程和所有的细节都是在活动前期策划好的，然而工程之浩大投入再多的人力也于事无补，到头来承担起这份大责大任的活动主导者市场部身心俱疲且不说，众多细节未能及时兼顾也给管理者带来了困扰：活动执行怎样，效果又如何？ 公司越做越大，学会、协会、行业组织的发展更是快速，新产品发布会、经销商会议、各类客户活动，以及行业论坛、协会活动的举办变得非常频繁，规模的增长往往伴随着效率的下降，细心的管理者会发现：资源一旦投入，效率却下降了。 这是规模扩张中必然遇到的瓶颈，规模与效率的失衡造成大量资源的浪费，而要破除却显得异常困难。
做好大型会议会务工作的五个要点
做好大型会议会务工作的五个要点 发布日期：2015-07-14 浏览次数：514 字号：[ 大中小] 一、提前谋划，精心制定会议方案 会议方案是会议组织安排的总纲，制定会议方案应当注意以下几个方面。一是周密细致、程序规范。会议方案要紧紧围绕大会总体的工作目标任务，明确会议日程安排及各项议程之间内在的逻辑关系，合理安排会议议程，使各场次会议能顺利衔接，避免出现死角和盲区。方案一般应包括会议名称、时间地点、出席人员、会议任务、议程、工作组设置及文件起草工作、会务秘书工作、组织人事工作、宣传报道工作、后勤服务工作、安全保卫工作等内容。二是加强沟通，统筹协调。一方面，要加强对上的沟通请示工作。大型会议规格高、影响大、议题重要，中央机关举行的大型会议一般还邀请中央领导同志出席会议，具有重要的政治意义。为使会议效果达到有关要求，在组织筹备会议的过程中，必须加强与本单位领导和上级领导的沟通请示工作。另一方面，要加强横向的沟通衔接工作。大型会议的顺利开展，是会务组织部门与文件起草、组织人事、宣传报道、后勤服务、安全保卫等部门密切配合、相互协作的结果，因此在会议筹备期间，必须加强与上述部门的横向沟通衔接工作，合理调整工作进度，加强配合，共同推进筹备工作全面有序进行。三是细化分工、倒排
工序。要逐项细化分解任务、确定职责分工，使各部门明确会议每个阶段、每个环节的职责和分工，避免出现推诿扯皮的现象。要采取倒排工序方式对承担的工作任务进行合理安排，进一步细化方案的工作分工、时间节点，夯实岗位职责，使各单位能依据倒排时间表，认真对照检查，确保按时完成，实现无缝对接。 二、把握细节，认真做好会前演练 一是对会议细节进行逐项演练。会前要对每场大会的每项任务和分工进行逐项推演，对可能出现的情况和问题提早研究解决办法，在此基础上制定详细的分工明细表，使每个人都清楚自己的任务，并了解其他人的任务，确保工作没有漏洞、任务没有漏项、人员没有漏位。二是在会场住地进行实地演练。随着会期临近，会务组织者应深入会场、住地，根据大会日程一项项地对会务细节进行实地演练，按照“提前一天”“提前两个小时”“提前一个小时”的标准做好会议场地布置工作，即每一个会场提前一天布置完毕，每一项活动提前一天部署到位；会务工作者提前两个小时到达会场，一切准备工作提前两个小时就绪；全体会议时组织会议代表和列席人员提前一个小时入场。三是临近会议前的重点环节演练。牵牛要牵牛鼻子，筹备大型会议也要善于抓住其中的重点关节，如果大会的重点环节出现瑕疵，整个大会的效果就会大打折扣，甚至出现无法挽回的不良影响。对待重点环节，要加强会前演练，做到思想上高度重视、精力上重点倾斜、细节上重点
培训安排会议流程 针对我以后经常组织大型会议，根据这次培训班经验总结有关流程，以备参考。 一、人员分工明确 1、确定总负责人：临场负责突发事情，检查监督各项分工的进行。 2、确定会场布置负责人： （１）会标：会议名称。字体规范、排列整齐、粘贴结实、悬挂端正。 （２）就坐安排及台牌：主讲台就坐安排。 （３）讲台按座位摆放面巾纸，矿泉水，台下摆放一次性口杯。 （５）音响准备：北戴河办公室人员提前对会场音响效果、灯光进行全面测试，确保灯光、音响、投影仪设备正常。投影仪和电脑（讲师自带）务必调试好。并且留有专人保证整个培训过程完整进行。 （６）桌椅及室内卫生：会场桌椅要摆放整齐，卫生要打扫干净。 3、确定材料负责人： （１）会议指南，网络传各区一份，自行打印。 （２）领导讲话。人手一份。 （３）会议主持词。包括会前、会中、会后讲话稿。 （４）其他参会人员发言材料。 （５）会议材料袋若干。 对于领导讲话、会议议程等相关材料务必于会议召开前一天打印、分装完毕。要求：纸面干净、字体清晰、装订整齐、无错别字。 4、确定会场服务负责人： （１）签到发材料。签到时告诉与会者座次。 （２）茶水。安排若干名服务人员倒水，保证会议供水充足。 （３）空调。根据天气情况开放，但要事先调试好。
（4）提出会议纪律要求 （5）会议记录。做好摄影留念。 5、确定用餐负责人： （1）用餐编组（地区式、自定式） （2）专家、领导用餐 （3）备用数量（人员增减） （4）专家餐后休息处 （5）早、晚自助餐用餐人数 （6）宴请的位置摆放、酒水、香烟。 6、确定宾馆接洽负责人： （1）宾馆业务接洽： （1）接待能力符合会议要求 （2）会议相关设施考察一遍、 （3）食宿收费标准 （4）就餐方式：自助、桌餐 （5）菜单模式与基本标准 （6）会议室标准 （7）付费结帐事宜： （8）结算方式 餐：按餐卷，注意人数提前确定，或者按照餐券收费，按桌，或者每个人的标准确定 宿：按实际、按预定，退房时间允许延迟2个小时 （9）热水供应 （10）娱乐活动
图书馆会议室使用管理规定 为加强对图书馆会议室的管理，充分发挥作用，提高利用率，现对学院会议室的使用作如下规定： 一、图书馆 212 会议室由图书馆办公室管理协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理和维护。 二、校级会议党政领导联席会议、院长办公会和办公室牵头承办召 开的各类会议，由办公室负责做好各项会前准备、会中服务和会后整理事宜。 三、部门承办会议或分管院领导组织的会议，须由承办部门或分管 校领导指定人员，在会议前两个工作日与学院办公室联系（内线电话2494），办理会议室的使用预约手续。 四、办公室按照“系部、处室会议服从院级会议，先定先使用”的 原则统一安排，并做好有关准备工作，保证会议准时召开。 五、使用会议室时，未经办公室和技术部的同意，不得改变会议室 设备、家具的位置，不得将会议室物品携出室外，不得擅自动用室内音响、功放、投影等设备，如需使用应在预约时一并申请，由办公室派技术部人员开启调试。 六、会议室为会议和接待来宾常规备有饮用开水，内部会议一律不 配茶叶、纯净水和纸杯；承办重要会议需要茶水等，须在预约使用会议室时一并申请；有其他需要则自行准备。部门会议请自行做好会务服务
工作。在会议室悬挂、张贴标语条幅，需在办公室专人指导下开展，并在用后及时清除，以保持墙面整洁。 七、会议期间会议室的卫生、照明、空调、设备的使用由承办部门 负责，使用时要爱护各种设施，如有损坏，按照规定赔偿。 八、会议承办部门应提前到达会场，做好会场布置及准备工作。 九、会议所需的笔记本电脑等设备由图书馆技术部提供，也可以由 会议承办部门准备。 十、凡使用会议室的承办部门负责人即为会议期间的防火负责人。 若出现安全问题及其他隐患，学校将追究使用部门的责任。 十一、会议期间请自觉保持室内清洁，会后应及时清理会场，关好 门窗、空调等设备，通知办公室查验设备，并由承办部门办理登记手续。 十二、对于未按规定要求预约、使用会议室的部门，学院办公室有 权不予适用，并提出批评或通报。 十三、本规定自下发之日起执行，由图书馆办公室负责解释。 二O—五年七月二十日会议室现有设备：音响设备一套，投影设备一套。开启顺序是：进门电闸，灯，夏季和冬季可以开空调（温度一般设定为 26 度），投影仪，连接电脑设备，打开音响。 关闭的顺序：音响设备，投影仪，电脑设备，空调，灯，电
数字化学术会议解决方案 在刚刚结束的31会议2019年用户和伙伴年会中，31会议的小哥哥详细的讲述了学术会议数字化解决方案，受到了大家的一致好评。 不知道是被我们的小哥哥折服，还是被我们在学术会议上的专业服务和丰富经验所吸引，近日，31会议400小姐姐接到的学术会议需求特别多，当然作为数字会务的头牌，我们有信心相信各位客户大大是看实力的。 因此，本文，我们针对学术会议特性，详解学术会议解决方案。搞定学术会，就要这样做！ 学术会议的4大特征 1.注册信息多、流程长 学术会议会前注册报名通常会持续6-12月，工作周期漫长，流程繁琐、易出错，所涉及参会者注册报名、付款缴费等流程较为繁琐，统计工作压力巨大。 2.日程多、管理复杂 学术会议通常会持续3-5天，1000到1500名演讲嘉宾，1000到2000条日程内容，但演讲嘉宾变更频繁，日程排布及更改需要耗费大量时间和精力。 3.论文征稿、评审，过程复杂 学术会议中最突出的特征是需要进行征文和审稿。数量众多主题不一的论文如何征集，又如何将征集来的论文自动分配到指定类别的评审专家？ 4.分论坛多，嘉宾类型多 大学术会议一般包含一个主峰会和多个分论坛，而且不同参会嘉宾的类型多样，VIP嘉宾、VVIP嘉宾、贵宾、评审嘉宾、工作人员等不同群体有不同的权限该如何有效处理？ 学术会议数字化的解决方案
针对以上问题，31会议提供包含会前数字化的展示、邀约、注册、征文管理、日程管理、酒店预订以及现场的接待管理、签到管理、学术交流、PPT管理、电子壁报、图片直播及视频直、点播管理，还包含会后的多样化多维度的数据的统计和分析以及数据的再营销等学术会议全流程数字化的解决方案，其中智慧日程管理、征文系统和现场管理是核心，本文为大家一一解释。 1.智慧日程管理 38页2米长的日程，在31这都不是事。31会议一键式多功能日程管理系统，能够实现集嘉宾和嘉宾库管理、嘉宾邀约、嘉宾行程管理、征文快速生成日程以及日程管理于一体。日程管理系统可按时间、论坛等不同形式展示会议日程，可实现日程冲突自查功能，当日程安排出现冲突（会场冲突、讲题冲突、嘉宾时间冲突）时系统会自动提示并弹出红色叉子表示冲突。 日程管理系统可以内置于网站和微站系统中。参会嘉宾也可根据自己感兴趣的议题和演讲嘉宾名字进行搜索，以实现参会嘉宾在有限时间内接收到最感兴趣的议题内容。
《会议管理系统》需求说明书 小组成员：朱家萍，桑成艳，吴志月，刘玲玲，舒佩 组长：王梦茹 1.1 编写目的 本文详细说明会议管理系统最终需要满足的条件和限制，为了进一步设计和实现提供依据。本文档将用户的需求用文字的形式固定下来，是与用户沟通的成果，也是用户验收项目时的参考。 1.2 背景 需求背景：随着我国经济的发展，学术会议，产业会议等越来越多，会议的规模及流程也越来越复杂，对实现会议的电子化管理有着迫切的需求。 系统用途：本系统利用网络平台，搭建通用的会议管理模板工具，帮助会议主办方更加电子化、智能化地管理各项会议工作，从而大大减少人工的参与。 系统使用范围：本系统主要面向参会人数在三十人以内的会议。 1. 3 用户 会议管理系统主要是面向参加会议人数在30人以内的会议。
2 任务概述 2.1目标 由于大多数在会议的流程上具有一定的相似性，本系统的目的是希望减少其中的重复工作，减轻不必要的负担，提高工作的正确性和效率。系统的目标是将人工参与的工作量减少百分之五十，效率提高百分之三十，同时能够使会议管理工作规范化、程序化。 2.2 系统的特点 本系统的最终用户可能是经常举办和承办各种会议的组织机构，中、小型企业等。操作人员必须熟悉计算机的基本操作，维护人员应该在电脑方面有所专长。如果本系统开发成功，可用性极强。基于国家目前会议数量和规模的递增趋势，在一般的企事业单位中，本系统的预期使用频度应在十五天，即平均每隔十五天就会有使用该系统的需求产生。 2.3 非技术要求 本系统的开发周期为三个月左右。开发流程为：需求分析→设计→编码实现→单元测试→集成和系统测试→交付，其中需求分析的更新穿插于整个开发过程。 要交付的工作产品有：需求规格说明书、设计说明书、测试报告、用户手册、源代码、可执行程序。
医院关于外出参加学术会议的管理规定 第一章总则 第一条专业技术人员外出参加学术会议是了解、掌握国内外 最新知识及学术动态、交流临床经验的重要途径。为合理利用医院的继续教育经费，达到既节约开支，又能收到继续教育的目的，现结合我院实际，制定《关于外出参加学术会议的管理规定》。 第二章参加会议人员资格 第二条有良好的政治素质，能完成本职工作任务，业绩突出者。 第三条原则上在本院工作 5 年及以上的专业技术人员，取得中级职称（含中级职称）或硕士学位获得者。 第四条有以下问题者不予批准参加学术活动或短期学习 1、有较严重的医德医风问题，给医院造成经济损失及恶劣影响者。 2、因工作责任心不强，服务不到位，引致纠纷给医院造成损失和影响者。 3、院内培训学分不达标者。 4、年度三基考核不达标者。 第三章参加学术会议范围 第五条由中华医学会总会及中华医学会各学科分会主办的全国性学术会议；由中华医学会各学科分会与地方医学会（或学科分会）合作主办的全国性学术会议。此类学术会议的通知上必须盖有中华
医学会公章（学术会务部章）或者中华医学会各学科分会公章；中华医学会各分会公章以及地方医学会公章（学术会务部章）或者地方医学会各学科分会公章。 第六条由省市级医学会／医师学会各学科分会主办的医学年 会或学术会议。此类会议的通知上必须盖有省级或市级学会各学科分会公章。 第七条行管及工勤管理人员所参加的学术会议必须是中华医 院管理学会及中国医院管理学会的各专业学会举办的学术会议，或对应的本省（市）学会在本省内召开的学术会议。 第八条上述各级医学会／医师学会召开的委员（理事）工作会议；继续医学教育项目会议属继续医学教育范围内的可获继续医学教育学分的会议，医院报销会议费用。 第九条由国家、省、市或同级卫生行政主管部门组织（包括专科医院）的法定或指定培训。 第十条担任医学学术刊物的编委会成员（编委委员及以上职务）可参加该杂志召开的学术会议。 第十一条获省级重点专科的科主任（学科带头人）三年可参加一次境外国际学术会议。出国（境）参加国际会议者，必须持正式国际邀请函和大会发言通知，视专业发展需要情况，经医院审核同意后，方能参加。 第十二条原则上不批准参加短期培训班。根据医院的学科建设规划及重点人才培养计划，可有选择地批准相关人员参加短期培训
会议管理系统整体解决方案4 会议管理系统解决方案 2017年 目录 1. 项目概述.......................................................................................................... .....................- 1 - 1.1. 现状概述.......................................................................................................... .....- 1 - 1.1.1. 企业直接经济成本效益分析.......................................................................- 1 - 1.1. 2. 企业效率提升效益分析...............................................................................- 2 - 1.1.3. 企业文化普及效益分析...............................................................................- 2 - 1.1.4. 企业整体管理效益分析...............................................................................- 3 - 1.2. 需求分
关于外出参加学术会议、短期培训班的管理规定 讨论稿 为加强我院专业技术人员参加学术会议和短期培训的管理，形成一套规范、统一、高效的管理和办事程序，根据我院实际情况，特制定如下规定。 一、参加人员资格 外出参加学术会议、短期培训的人员，须是取得中级技术职称以上（含中级）的在职在岗人员，且参加学术会议、培训班内容与本人所从事的专业一致；参加各级学术年会的人员必须是该学会的委员（参加国家级学会年会必须是该学会的省委员或以上）。 ㈠学术会议、短期培训班的类别 卫生专业技术人员所参加的学术会议必须是中华医学会、中华护理学会、中华中医药学会、针灸学会、康复学会等国家一级学会举办的三级学科以上的学术会议、中南六省学术会议及湖北省医学会在本省举办的学术会议，且属继续医学教育范围内的可获得继续教育学分的会议。短期培训班须是国家、省、市级继续医学教育项目。 ㈡每年参加学术会议和培训班次数 1、正高级专业技术职务人员参加学术会议和培训班一般1年不得超过1次（凡担任省级以上专业委员会委员及以上职务者，或学术刊物的编辑委员及以上职务的可酌情增加会议次数，下同）； 2、副高级专业技术职务人员参加学术会议和培训班一般2年不得超过1次；
3、中级专业技术职务人员参加学术会议和培训班一般3年不得超过1次； 4、担任医学学术刊物的编委会成员（编委委员及以上职务）可参加该杂志社召开的学术会议。 5、重点专科参加国家中医药管理局要求参加的会议如协作组成员单位会议、重点专科工作会议，另作具体安排。 二、申请及报销程序 ㈠申请程序：医务人员外出参加学术会议，须持会议通知或培训班邀请函，经医务科或护理部同意，业务院长审核，再到科教科备案，报分管领导、院长审批。 ㈡报销程序：经费的报销经所在科室主任同意，科教科核实，分管院长、院长审批同意，财务科根据财务制度办理报销手续。 三、内容相同或者相似的会议或者培训班，原则上1次只派1人参加。在本省、本市举办的学术会议或者培训班参加人次数可适当放宽。 四、差旅费报销项目不得超标，交通不得绕道，严格按照会议日程返回。 五、会议结束回院一周内，应向所在科室及科教科提交一份书面报告。书面报告包括学习内容、学习收获及体会、继续医学教育学分复印件。必要时向科内或者全院作反馈报告。 六、未尽事宜由科教科和财务科负责解释。 七、本规定从公布之日起生效，原《外出参加学术活动的暂行规定》自行废止。
学术会议策划方案 关于学术会议策划方案格式是怎么样的，要怎么写呢，以下是学术会议策划方案格式及范文供大家参考。 学术会议策划方案格式【1】 ~营销策划书目录(一)饭店概况与任务 (二)市场分析 (三)竞争分析 (四)饭店优势、劣势和机会、威胁分析 (五)市场营销目标 (六)饭店营销策略 (七)营销预算 (八)营销计划的实施和控制 (一)饭店概况与任务达华宾馆位于延安西路918号，介于市中心和虹桥开发区之间，交通便利，适合商务、都市旅游活动。 延安路高架江苏路出入口就在饭店旁边，给饭店带来了便利的交通条件。 饭店楼高10层。 客房总数96间套，其中标房88间、套房8套;多功能会议厅一个，可容纳80个座位;零点餐厅1个;咖啡屋1个。 饭店硬件按三星级标准配置。 饭店内部装饰布置由美国著名设计师乔奇设计。
客房内的装饰很有特点:房顶大胆地饰以蓝色圈边，与深蓝色间白色图案的地毯遥相呼应，给人以宁静的感觉;所有家具呈棕色，床头挂有富有中国特色的水彩画。 所有客房配置:一台冰箱、二部电话、一台信息彩电、e-mail插口。饭店为客人提供的主要服务有:24小时客房服务。 叫醒服务。 洗涤、熨烫衣服。 商务中心服务时间:6:00至24:00 预订机票、代叫出租车。 零点餐厅营业时间:7:00至22:00 咖啡屋营业时间:7:00至24:00 饭店于19xx年开始对外营业。 由于受饭店建筑结构的影响，以及目标市场的反复多变，饭店开业至今，尚未建立起一个明确的市场形象，也没有稳定的购买客源。19xx年，饭店改制为锦江国际管理公司教育培训中心实验饭店，同时用一年的时间，停业对饭店进行了全面装修改造。 改制后的饭店除了完成经营指标外，还要承担起公司中层管理人员的培训见习任务。 要实现改制后的目标，饭店的管理方式必须符合公司的管理模式，服务水平必须能体现公司的水准，而这些“必须”，同时也为饭店赢得顾客、完成经营指标提供了机遇和条件。 19xx年重新开业的饭店，给顾客以全新的形象。
大型会议流程安排方案 大型会议往往会比较复杂，前期需要做的工作也多。那么一份大型会议流程安排方案就必不可少了。 xx大型会议策划方案范文1 一、活动宗旨： 沟通创造价值、勇气谱写意义、合作通往成功、学习引领成长 二、活动概要： 星期六： (1)团队拓展训练活动(上午空中项目;下午地面项目) ----昆仑生态园 (2)晚宴及篝火晚会(西夏城：黄河金岸) (3)住宿：体育运动训练管理中心宾馆 星期日： 上午集体浏览灵武水洞沟： (1)参观史前旧石器时代的考古遗址博物馆 (2)亲近芦花谷风光美景 (3)抚摸明长城苍桑岁月 (4)浏历大峡谷如入仙景 (5)坐看红山湖，静观水岸城 (6)坐驴车，骑骆驼，享山野风情 (7)外敛内诡“藏兵洞”，古今中外“红山堡” 中午在龙泉山庄吃午饭，午饭后乘车返回
二、全体人员必须遵守的重要规定： (一)着装统一： 上衣：由市场部提供的统一的白色或蓝色T恤 裤子：为保证第一天的拓展训练，必须选择舒适、便于活动的 运动裤;女同志第一天不得穿裙子 鞋子：第一天必须穿便于运动的运动鞋 (二)运输工具：两辆豪华大巴(标识为“一号车”和“二号车”) 一号车共36人：主负责人1名、副负责人1名、分片召集人5名 二号车共35人：主负责人1名、副负责人1名、分片召集人3名 因工作需要自驾3人：必须在上午8:00前到达拓展训练基地 (三)时间纪律：活动期间全程实行军事化管理，请大家严格遵 守时间和纪律： (1)上午全体人员必须在上午6:15前准时集合，点名后将准时 于6:30出发，迟到不候。 迟到者将会影响所在单位在本次活动的成绩评价。 (2)上午8:00准时在拓展训练基地开始拓展活动。 (3)拓展活动期间必须严格服从教练要求，除活动允许豁免的情况外，任何队员不得以任何借口逃避活动要求。 违反者将视情况扣除其所在单位在本次活动中的成绩评价。
医院学术会议管理办法（试行） 为规范医院学术会议流程，提高医院学术研究水平，扩大医院的学术影响力，特制定本办法。 一、举办（承办）学术会议的相关规定 （一）医院鼓励各部门积极举办（承办）各类具有重要学术影响的学术会议。学术会议是指同行专家一致公认的、由权威学术机构组织的、具有较高学术价值的全国性或国际性专业学术会议。如中华学会及其各专业委员会等组织的学术会议、专题研讨会，以及国外、境外学术机构在国内举办的学术会议或全国性的医学继续教育项目。 （二）面向全国的大型学术会议，由医院统筹举办（承办）；各专业方向的学术会议由医院办公室统筹，各部门牵头举办（承办）。 （三）举办（承办）学术会议需提前3个月持学术会议举办或者承办的书面函，填写《医院举办（承办）学术会议申请表》经主管院领导审批，报医院办公室备案，提交至医院党政联席会议讨论决定。 （四）学术会议由办公室负责向学校等相关部门进行会议报备、场地协调、接待安排等工作；宣教科负责会议宣传。学术会议的其他工作由申请部门全权负责。 （五）学术会议相关费用参照《会议费管理办法》及相关规定执行。 二、邀请专家讲座 （一）医院鼓励各部门根据业务需求每半年邀请1位国内外知名专家举办学术讲座，在每年3月1日、9月1日前填写《医院专家讲
座申请表》，经主管院领导审批，以部门为单位向宣教科备案，报医院党政联席会议讨论决定。临时性的专家讲座需要提前7天由所在部门负责人向主管领导提出申请，经医院党政联席会议讨论决定。 （二）审批确定的学术讲座由科室按照《医院专家讲座宣传素材模板》提供材料，办公室负责专家接待安排，宣教科负责场地联系、宣传工作、人员组织，所在部门负责专家协调联系和具体接待工作。 （三）学术讲座相关费用参照《会议费管理办法》及相关规定执行。 讲课费标准（税后）： ①副高级技术职称专业人员每半天最不超过1000 元； ②正高级技术职称专业人员每半天最不超过2000 元； ③院士、全国知名专家每半天一般不超过3000 元。 其他人员讲课参照上述标准执行。 三、教职工参加学术会议管理规定 （一）医院鼓励教职工参加各种具有重要学术影响的专业学术会议。这类会议是指同行专家一致公认的、由权威学术机构组织的、具有较高学术价值的全国性或国际性专业学术会议。如中华学会及其各专业委员会等组织的学术会议、专题研讨会，以及国外、境外学术机构在国内举办的学术会议。 （二）凡收取高额会务费的会议以及在各旅游点举办的各类高收费培训班或学习班，一般不派员参加。特殊情况需要参加会议的，由院党政联席会讨论决定。
会议组织流程图 相关负责人 综合部 参会人员 确定会议主题 安排议事日程 确定参加 发布会议信息 安排会议场所 准备参会材料 确定参会人选 信息存档 形成决议 整理会议记录 主持会议 审批 下发会议纪要 执行
一、公司级会议的组织工作 会议分为：大、中、小 大型会议一般较少，以年终总结会议为代表 中型会议以竞岗、办公会议等为主 小型会议最多，以领导班子会议为代表 如何组织大型的会议呢？ 绝大多数是在会前的工作：会议的前期，参加会议的人都会关注会场环境、温度、灯光、音乐、位次等等，所以，会议前要做很多的工作。 1、前期的筹备： 1.1 会前通知： 有2大工作：一是通知，二是反馈 1.1.2 先说通知，方式有： 书面：一般是大的、时间长、参加人员多的会议； 口头：小型的、小范围的会议。 内容：时间、地点、参加人员、会议内容、要求（笔记等） ???注意：通知时要：通知、再落实（跟踪到底） 如果通知作不好，哪就是公司的大事了（哦，是某某部门没有通知到呀！）） 所以，下通知一定要下到人！这要切记！另外，下通知必须设立记录本，及时记录、查阅。“好脑子不如个烂笔头！” 1.1.3 准备会议需要的资料： 设立接待处，一般在进场入门处， 讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份） 会议日程安排表 铅笔和纸（或是其他本笔，这些可以和礼物等一同给与会代表） 签到表，一般小型的技术性会议，如果是社会性大会议，可以不用。 横幅（会议的题目，大约提前3-5天制作） 1.2 会议的日程：中型以上会议： 1、主持人 2、讲话人 3、发言人是谁？ 4、发奖人是谁？ 一定要书面的第一、第二、三、四…… 时间……某某作什么…某某做什么…… 如对主持人有特别的要求（如公司领导的特殊要求），也可以委托 讲话人：总经理或其他分管领导主持。 另外，要对演讲稿进行审核，特别是各类代表的。讲话稿要起草、上报、修改、上报……一直到最后的确认，必须我们什么，特别是大会、年会等。 如有发言人必须要挑选、是门店的必须与店长或其上级主管沟通、推荐后，我们再排查！ 排查内容：1、发言稿件2、仪容要求3、声音4、是否能行 选好后再安排召集所有发言人开会，提出要求、干什么、什么事、代表谁发言、发言从那些角度写、应该写什么、什么时间稿子上报审核——稿件必须要审核！ 1.3 会场的布置 1.3.1 会（徽）标：（必须要体现出本次会议的内容）、 1.3.2 主席台的安排：谁？、几个人？、怎样安排？是否需要铭牌？位置如何安排、会
项目管理在大型学术会议组织中的应用 成果简介 大型学术会议是一项具有交流专业性的系统化项目管理活动。近年来，随着我院综合实力的日渐提升，行业学术影响力也随之提高，因此举办学术会议成为我院为加强科研成果研讨、促进科研学术水平提升、展示科技成果和将科研成果回馈社会的途径之一。 大型学术会议项目管理具有一般项目管理的特征，但同时具备管理形式上的独特性。其独特性主要体现在：会议的形式多样化、主体内容抽象性强、涉及的管理范围较分散、流程开放式管理等方面。举办大型学术会议需要有效利用及整合人力资源和其他资源：以达到预期学术效果、提高会议经济效益、增强科研凝聚力、增强社会影响力为目标，促进行业学术研讨可持续发展为愿景。本手册运用项目管理中的工作分解结构Work Breakdown Structure(WBS)方法,将举办大型学术会议的工作项目进行结构分解、细化，提前筹划需交付成果对应的分项项目元素：细部任务、时间节点、组织分工、完成情况、跟进情况等。由于会议项目具有管理范围较分散，整体效果要求高的特点，每个细部任务都十分重要，会议项目的筹划过程可以作为检验项目成功与否的重要判断依据。 本手册以《低碳生态城市和绿色建筑论坛》（以下简称《低碳论坛》）和《第十二届全国建筑物检测鉴定与加固改造学术交流会》（以下简称《检测加固交流会》）为例，解析如何将WBS方法应用于大型学术会议项目管理。 本手册不仅适用于大型学术会议项目管理，同时适用于中小型学术会议及作为举办多种形式类型会议的工作指引手册。为我院实现企业转型升级塑造更强的技术服务能力、科学管理能力、自主创新能力等内在核心竞争力。
一、项目管理模式应用于大型学术会议的必要性 大型学术会议是一项具有交流专业性的系统化活动，在筹备过程中需要配合协调好多方力量，统筹规划、更需要胆大细心，疏而不漏。如何更有效的筹办好大型学术会议是衡量会议成功与否、是否能达到预期效果，同时还能取得经济效益的关键。由于经常面临工作分配不合理、人力资源有限、会议预算限制等问题，举办大型学术会议经常面临诸多挑战。项目管理是通过运用专门的知识、技能、工具和方法，使项目能够在有限资源限定条件下，实现或超过设定的需求和期望。因此，将项目管理模式应用于大型学术会议管理，提高办会质量、效率和效益是非常必要的。 现代社会，科学技术已不仅仅是单一的知识体系，其发展更不应再局限于某种固定的模式，“学术会议”是将科学技术、生产知识通过社会活动进行动态的交流。随着我院业务覆盖领域的扩展、发展形式日益的多样化，我们十分需要这种动态的交流平台，将我院的科研技术成果、新材料应用等推向更广阔的市场，达到推动行业技术进步、促进行业健康有序发展的目的，也为我院树立行业技术权威地位和探索高端的市场开拓模式提供有效途径。 我院自2012年以来共举办近50场学术交流会，其中，大中型学术会议共23场（表1），正在筹备中的大型会议1场（表1）。通过经验总结可看出：我院举办的大中型学术会议经常面临内容专业面广、参加人员多、筹备时间短、工作量大、管理组织经验不足、现场突发情况多等很多问题。将项目管理应用于大型学术会议的组织，有效提高举办大型学术会议的组织能力，合理调配工作量，有效整合和使用资源，将会议组织管理纳入标准化的管理模式，提升会议组织质量和效率，强化时间和成本的管控。