人事档案收集工作制度

人事档案管理制度人事档案管理制度一、制度目的：为规范企业人员管理，建立完善的人事档案管理制度，完善公司的人力资源管理体系，推动公司发展。

二、适用范围：本制度适用于公司所有员工的人事档案管理工作。

三、档案收集范围1、人事档案收集的内容：员工的个人基本信息、教育背景、工作经历、家庭情况、职业资格证书、员工考勤记录、工资福利记录等。

2、人事档案收集程序：员工入职时由人事部门收集档案资料，资料包括申请表、身份证、毕业证、员工手册、签证等相关证明。

人事部门按照标准流程审核资料后，开具员工工牌并录入电脑系统。

在员工离职时，再根据《关于归还员工资料有关规定》的规定，将员工档案开出并交由人力资源部门归档。

四、档案保管原则：1、档案数据的安全性原则：人事档案必须存放在专门的档案室中，禁止任何未经授权的人员进入。

2、档案保密原则：保护员工的隐私信息，不能向其他员工或单位泄露。

3、档案防火防盗原则：档案室应有防火、防盗设施，并定期进行检查。

五、档案检索原则：1、以员工姓名和员工号码作为检索主要内容，检索时需提出书面申请和合法授权。

2、禁止在未经授权情况下，私自查阅、删改等行为，一经发现，严肃追究责任。

六、档案保留期限：1、在岗档案永久保留，不得随意销毁。

2、启动离职准备程序的员工档案应保留至员工离职的5年之后销毁，这期间可以查询和使用，如涉及涉密资料则在公司相关政策下执行。

七、档案销毁程序：1、员工离职或者因其他原因需要销毁时，必须经过申请，并经过以上原则的审批后方可销毁。

2、销毁时需要进行备案，并严格执行销毁程序，销毁前必须对档案进行清点，并由专人监督销毁过程。

以上就是企业人事档案管理制度的相关内容，希望可以帮助到有需要的企业和个人，通过建立完善的人事档案管理制度，有效提高企业的管理水平和效率，推动企业的长期发展。

人事档案收集工作制度一、档案收集范围1. 公司员工的人事档案，包括但不限于员工的基本信息、教育背景、工作经历、技能专长、奖惩记录等。

2. 公司员工的社会保险、公积金等相关信息。

3. 公司员工的招聘、培训、考核、离职等过程中产生的文件资料。

二、档案收集程序1. 各部门应按照公司规定，定期将员工的人事档案和相关资料整理齐全，移交至人事部门。

2. 人事部门应对接收到的档案进行审核，确保档案的真实性和完整性。

如有缺失或错误，应及时通知相关部门进行补正或更正。

3. 对于新入职员工，人事部门应在员工入职后的一周内，为其建立人事档案，并及时更新相关信息。

4. 对于离职员工，人事部门应及时将其离职资料归入其个人档案，并妥善保管。

三、档案收集责任人1. 各部门负责人应负责监督本部门员工的人事档案收集工作，确保档案的及时性和准确性。

2. 人事部门负责人应负责监督和指导人事档案的收集、整理、审核和保管工作，确保档案的安全性和完整性。

四、档案分类标准1. 按照员工的入职时间、离职时间、部门归属、岗位等级等标准对档案进行分类。

2. 对于需要特别标识的档案，如涉及重大奖惩、重要职务变动等，应单独标识并分类存放。

五、档案保管方式1. 人事部门应设立专门的档案室，并配备必要的防火、防盗、防潮等设施，确保档案的安全。

2. 对于电子档案，应建立完善的备份制度和安全防范措施，防止信息泄露或损坏。

3. 对于纸质档案，应定期进行清理和整理，保持档案的整洁和有序。

六、档案利用制度1. 员工因工作需要查阅本人或他人档案时，需经过上级领导审批同意方可查阅。

2. 人事部门应对查阅档案的员工进行登记和监督，确保档案的安全和完整。

3. 在查阅完档案后，应及时将档案放回原位，保持档案的有序存放。

七、档案销毁制度1. 对于无需长期保存的档案，如离职员工档案等，可按照规定进行销毁。

2. 进行档案销毁时，应经过公司领导审批同意，并按照相关规定进行。

3. 在销毁档案前，应对档案进行彻底清点和核对，确保无遗漏或错误。

干部人事档案管理工作八项制度一、干部人事档案材料收集制度1.严格按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》，明确收集范围，认真做好干部人事档案材料的收集与补充工作；2.档案工作人员要积极主动地与干部人事档案材料形成部门、干部本人取得联系，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动地索要应归档的人事档案材料；3.干部人事档案材料的形成部门或干部本人，应在形成正式材料后的一个月内，将材料送交____归档；4.档案工作人员对收集的干部人事档案材料，要认真进行核对，对缺少的材料要逐一进行登记，及时催要，对不符合归档要求的材料，要及时通知形成档案材料部门或干部本人补送材料或补办手续，形成材料的部门要按规定认真办理；5.对不属于归档的材料要及时退回材料形成部门或干部本人。

二、干部人事档案材料鉴别、归档制度1.严格把好干部人事档案材料“入口关”，对收集的档案材料要认真鉴别，严格审核；2.归档材料必须是办理完毕的正式材料；3.归档材料必须齐全完整、真实、文字清楚、对象明确、手续完备，有承办单位的签章或个人署名，有形成材料的日期；需经____盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入档案；4.残缺不全、头尾不清、不符合归档要求的材料，不能归入档案，不属于归档范围的材料不得擅自归档；5.干部人事档案材料应统一使用16开纸(19____26.5厘米)，材料左边应留出2—2.5厘米的装订边，不得使用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写，不得用计算机打印签名；6.凡属于应归入干部档案的材料，应按照中组部《干部档案整理工作细则》进行整理立卷，零星档案材料每两年装订入卷一1 次。

三、干部人事档案查(借)阅制度1.查(借)阅干部人事档案必须是____党员，并填写《查阅干部档案审批表》，由查阅单位负责人签字，档案工作分管院领导审批后，方可查(借)阅；2.任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案；3.查(借)阅档案时，档案工作人员应根据规定，确定是否提供或是确定提供材料的范围，凡与查阅内容无关的材料，不得翻阅，并对提供查阅的档案进行登记；4.查阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外散布档案内容；5.查阅人员未经许可，不得擅自摘录或复制档案内容；6.查阅人员必须爱护档案，严禁在档案材料上涂改、圈划、批注、抽取、增添、撤换、损坏档案；违反者应视情节轻重，予以批评教育，直至纪律处分；假公济私者，按违反《____档案法》处理；7.档案一般不外借，特殊情况须借用时，要说明理由，经档案工作分管院领导批准，严格履行借阅手续，方可借出，借阅档案一般不超过____天，并不准擅自复制、抄录及转借他人；不准携带档案材料进入公共场所参观、游览、探亲访友。

某单位人事档案收集工作制度某单位人事档案收集工作制度第一章总则第一条为规范某单位的人事档案收集工作，提高档案管理效率，保障员工档案的完整性和安全性，制定本工作制度。

第二条本制度适用于某单位的所有员工的人事档案收集工作。

第三条人事档案收集工作是指对员工的基本信息、入职、离职及其他相关信息进行采集、整理和存档的工作。

第四条人事档案收集工作的目标是确保员工档案的准确、完整、及时、安全和可访问，便于管理和查询。

第五条人事档案收集工作由人力资源部门负责实施，其他部门负责积极配合。

第二章人事档案收集程序第六条入职前，新员工须填写《员工个人信息登记表》并提供相关材料，包括身份证、毕业证、就业协议等。

第七条人事部门在验收新员工提供的材料后，将《员工个人信息登记表》归档，并将材料复印件存入员工个人档案。

第八条在员工入职后，人事部门负责收集员工个人信息的变动情况，如婚姻状况、户口地址、联系方式等，并及时更新档案。

第九条离职前，员工须填写《离职申请表》并提供相关材料，包括辞职信、工作交接材料等。

第十条人事部门在办理员工离职手续时，将《离职申请表》归档，并将相关材料存入离职档案。

第十一条人事部门应及时更新员工的离职原因、离职日期等信息，并通知相关部门进行档案变更。

第三章档案归档和维护第十二条人事部门按照员工的入职时间顺序，对员工档案进行编号、归档和存储。

第十三条每个员工的档案均应封存，并标明员工的姓名、编号、入职日期和存储位置。

第十四条档案室应定期进行档案整理工作，确保档案的完整性和有序性。

第十五条档案室应建立档案借阅和归还登记制度，对所有借阅档案的人员进行记录。

第十六条档案室应配备专人负责对档案进行保管、维护和更新，确保档案的安全性和可访问性。

第四章档案查询和利用第十七条任何部门需要查询员工档案的，应向人事部门提出书面申请，并提供合理的理由和查询范围。

第十八条人事部门对查询申请进行审批，并在规定的时间内提供相应的档案复印件或相关信息。

第一章总则第一条为了加强和规范人事档案管理工作，确保人事档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度及细则。

第二条本制度及细则适用于本单位所有员工的人事档案管理。

第三条人事档案管理工作应当遵循以下原则：1. 完整性原则：人事档案应当全面、准确地反映员工的个人情况和变动情况。

2. 准确性原则：人事档案内容应当真实、准确，不得伪造、篡改。

3. 安全性原则：人事档案应当采取有效措施，确保档案实体和电子档案的安全。

4. 保密性原则：人事档案涉及员工个人隐私，应当严格保密。

5. 利用性原则：人事档案应当方便查询和利用，提高工作效率。

第二章档案管理组织与职责第四条成立人事档案管理领导小组，负责人事档案管理工作的统筹规划、组织实施和监督检查。

第五条人事档案管理领导小组职责：1. 制定人事档案管理制度及细则；2. 组织实施人事档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作；3. 指导、监督各部门人事档案管理工作；4. 处理人事档案管理中的重大问题。

第六条人事档案管理员职责：1. 负责人事档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作；2. 负责人事档案的检索、查询和借阅工作；3. 负责人事档案的安全保密工作；4. 负责档案管理系统的维护和更新；5. 完成人事档案管理领导小组交办的其他工作。

第三章档案收集与整理第七条人事档案收集范围：1. 员工的身份证、学历证书、资格证书等个人证件；2. 员工的劳动合同、岗位说明书、绩效考核材料等劳动关系材料；3. 员工的职务、职称、工资、福利待遇等变动材料；4. 员工的奖惩、培训、调动等人事变动材料；5. 其他与员工个人相关的重要材料。

第八条人事档案整理要求：1. 按照档案分类和编号规则进行整理；2. 按照时间顺序排列，确保档案的连续性；3. 档案材料应当整齐、规范，便于查阅；4. 档案袋、文件夹等应当清晰标注档案名称、编号、日期等信息。

人事档案归档制度范文第一部分：引言1. 目的和背景本制度的目的是规范和管理公司的人事档案，确保其完整、准确和安全。

人事档案是公司的重要资产，它包括员工的个人信息、工作记录和其他与雇佣关系相关的文件。

良好的人事档案管理可帮助公司合规运营，提高劳动力管理效率，并便于进行绩效评估和人力资源规划。

2. 适用范围本制度适用于公司的所有员工档案管理工作，包括但不限于任职、离职、转岗和晋升等情况下的档案处理。

所有相关人员必须遵守本制度的规定，确保档案管理工作的规范性和一致性。

第二部分：相关定义1. 人事档案指公司对所有员工的个人信息、工作记录、考勤记录、任职文件、培训记录等进行整理和存档的文件。

2. 档案管理员指负责管理人事档案的专门人员或部门，负责档案的收集、整理、归档、保管和销毁。

3. 归档指将员工的相关档案文件按照一定的规范和流程进行整理和存储的过程。

归档必须确保文件的完整性、准确性和安全性。

4. 电子档案指将纸质档案以电子形式进行存储和管理。

第三部分：档案管理流程1. 档案收集（1）公司应在员工入职时要求员工提交个人资料，包括身份证、学历证书、工作经验证明等。

员工应如实提供相关资料。

（2）公司应在员工离职时收回员工的员工证件和相关文件，并进行整理和归档。

2. 档案整理（1）档案管理员负责对收集到的档案文件进行分类、整理和标记，确保文件的清晰可辨认。

（2）档案管理员应定期检查档案，确保其完整性和准确性。

3. 档案归档（1）对于纸质档案，档案管理员应按照编制的目录和分类将档案文件归档。

（2）对于电子档案，档案管理员应将文件以规范的格式和命名方式存储在电子存储设备上，并备份至安全的网络服务器。

4. 档案保管（1）档案管理员应对归档的档案进行妥善保管，确保档案的安全性和机密性。

（2）档案管理员应定期检查档案存储设备和服务器的运行状况，确保其正常工作。

5. 档案查询和提取（1）员工或相关部门需要查询或提取档案时，应向档案管理员提出申请，提供相关证明文件。

一、总则为加强和规范人事档案管理工作，确保人事档案的真实性、完整性和安全性，提高人事档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。

二、职责1. 人事档案管理部门职责（1）负责本单位人事档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

（2）制定人事档案管理制度，组织实施档案管理工作的各项规章制度。

（3）负责对人事档案进行定期检查、鉴定和统计工作。

（4）负责对人事档案的数字化、网络化建设，提高档案管理效率。

（5）负责对人事档案管理人员进行培训、考核和奖惩。

2. 人事档案管理人员职责（1）严格遵守国家有关档案管理的法律法规，认真执行人事档案管理制度。

（2）负责人事档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

（3）对人事档案进行分类、编号、登记，确保档案的完整性、准确性和安全性。

（4）负责档案的数字化、网络化建设，提高档案管理效率。

（5）定期对人事档案进行整理、归档，确保档案的有序性。

（6）协助人事档案管理部门进行档案检查、鉴定和统计工作。

3. 用人单位职责（1）严格执行国家有关档案管理的法律法规，建立健全人事档案管理制度。

（2）为档案管理部门提供必要的设施、设备和工作条件，保障档案管理工作的顺利进行。

（3）加强对档案管理人员的培训和考核，提高档案管理水平。

（4）加强对人事档案的利用和保密工作，确保档案信息安全。

（5）对违反档案管理规定的单位和个人，依法进行查处。

三、人事档案的收集与归档1. 人事档案的收集（1）用人单位应按照国家有关档案管理的法律法规，对员工的人事档案进行全面收集。

（2）档案收集应包括员工的基本信息、工作经历、培训经历、奖惩情况、劳动合同、离职证明等。

（3）档案收集应真实、准确、完整，不得遗漏重要信息。

2. 人事档案的归档（1）档案归档应按照档案管理的要求，对收集到的档案进行分类、编号、登记。

（2）档案归档应确保档案的完整性、准确性和安全性。

一、目的为规范我单位人事档案管理工作，确保人事档案的完整、准确、安全，提高人事档案管理水平，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于我单位全体员工的人事档案管理。

三、职责1. 人事部门负责制定、实施和监督本制度，负责档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。

2. 各部门负责人负责本部门人事档案的收集、整理和报送。

3. 员工本人负责提供真实、完整的人事档案材料。

四、档案管理要求1. 人事档案材料应真实、准确、完整，不得有虚假、伪造、篡改等现象。

2. 人事档案材料应按照规定分类、编号、归档，确保档案的有序性。

3. 人事档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，应遵循保密原则，确保档案安全。

4. 人事档案的保管期限，根据国家档案管理法规和单位实际情况确定。

五、档案收集与整理1. 档案收集：人事部门负责收集员工入职、离职、调动、晋升、考核、奖惩等过程中形成的人事档案材料。

2. 档案整理：按照档案分类标准，对收集到的档案材料进行分类、编号、装订，编制目录。

3. 档案归档：将整理好的档案材料按照归档时间、顺序，分别归入档案柜。

六、档案保管与利用1. 档案保管：人事部门负责档案的日常保管工作，确保档案安全。

2. 档案利用：员工本人、单位领导、有关部门和个人因工作需要查阅档案时，应向人事部门提出申请，经批准后方可查阅。

3. 档案借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅单，经批准后方可借阅，并按时归还。

七、档案销毁1. 档案销毁应严格按照国家档案管理法规和单位实际情况执行。

2. 档案销毁前，应进行鉴定，确认档案已失去保存价值。

3. 档案销毁应指定专人负责，确保档案销毁过程中的安全。

八、监督检查1. 人事部门对档案管理工作进行定期检查，发现问题及时整改。

2. 单位领导对档案管理工作进行监督，确保档案安全、完整。

九、附则1. 本制度由人事部门负责解释。

2. 本制度自发布之日起施行。

一、制度目的为确保公司人事档案的完整性、准确性和安全性，便于档案资料的有效利用和管理，特制定本制度。

二、制度适用范围本制度适用于公司所有员工的人事档案管理。

三、档案管理职责1. 人事部门负责公司人事档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

2. 各部门负责人负责对本部门员工的人事档案进行监督和管理。

四、档案管理流程1. 档案收集（1）新员工入职时，由人力资源部负责收集其个人简历、身份证、学历证书、资格证书等相关资料。

（2）员工离职时，由人力资源部负责收集其离职申请、离职证明等相关资料。

2. 档案整理（1）按照档案类别对收集到的资料进行分类整理。

（2）对档案资料进行编号、登记，确保档案的完整性和可追溯性。

3. 档案归档（1）将整理好的档案资料按照规定时间、规定顺序归档。

（2）归档过程中，对档案资料进行再次检查，确保档案的准确性。

4. 档案保管（1）档案库房应保持通风、干燥，防止档案资料受潮、霉变。

（2）档案资料应按照类别、编号进行存放，便于查阅。

（3）档案资料应定期进行清理、消毒，确保档案的清洁卫生。

5. 档案利用（1）员工本人需查阅档案时，应经本人申请，经部门负责人审批后，由人力资源部提供。

（2）非员工本人需查阅档案时，应经本人申请，经部门负责人审批后，由人力资源部提供。

6. 档案销毁（1）档案资料达到销毁期限或无保存价值的，由人力资源部提出销毁申请，经部门负责人审批后，进行销毁。

（2）销毁档案资料时，应采取焚烧、碎纸等方式，确保档案信息不被泄露。

五、档案管理要求1. 严格遵守国家档案管理的法律法规，确保档案的完整性和安全性。

2. 档案管理人员应具备一定的档案管理知识和技能，提高档案管理水平。

3. 各部门负责人应加强对本部门档案管理的监督，确保档案资料的真实、准确、完整。

4. 档案管理人员应定期对档案进行清理、检查，确保档案的整洁、有序。

六、奖惩措施1. 对在档案管理工作中表现突出的个人，给予表彰和奖励。

档案整理制度
一、凡是本单位工作活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的属于归档范围的材料均需及时归档。

二、档案整理的原则是:遵循形成的自然规律保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

三、归档的文件材料及相应的电子档案均应齐全完整;每份文件的正件与附件、印件与定稿、转发文件与被转发文等必须分别作为一件进行归档，不得分开。

四、为了规范干部人事档案材料收集归档工作，确保为公道正派地选人用人提供真实、全面的档案信息，为维护干部的合法权益提供依据，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国公务员法》、《党政领导干部选拔任用工作条例》和《干部档案工作条例》等法律法规，制定本规定。

五、干部人事档案材料收集归档工作遵循真实、全面、及时、规范的原则，重点收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并根据经济社会发展和组织工作的需要，不断充实完善干部人事档案的内容。

六、干部人事档案材料形成部门和干部人事档案管理部门，必须认真贯彻执行有关的法律、法规和组织人事等工作的政策、规定。

收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。

人事档案收集工作制度一、制度目的：为了规范人事档案收集工作，保障员工信息的安全和完整性，提高人事管理的效率和质量，特制定本制度。

二、适用范围：本制度适用于公司所有部门的人事档案收集工作，包括员工入职、离职和变动等各个环节。

三、工作责任：1. 人事部门负责设计、制定和调整人事档案收集工作规程，明确收集流程和标准。

2. 各部门人事岗位负责人负责组织并监督本部门的人事档案收集工作。

3. 员工应配合人事档案收集工作，如如实提供个人信息和资料，并按要求主动提交相关证明文件。

四、操作流程：1. 入职阶段：员工须在入职当日或者前一天向人事部门提交个人基本信息和入职所需证明文件，如身份证、学历证书等。

2. 离职阶段：员工离职前应主动向人事部门提交离职申请和必要的离职证明文件，如离职申请表、交接清单等。

3. 变动阶段：员工如发生职称、职务、薪酬等变动，须及时通知人事部门，并提交相关变动证明文件。

五、保密注意事项：1. 人事档案涉及员工的个人信息，包括但不限于身份证号、联系方式、家庭地址等，所有收集、存储和使用都应遵守相关法律法规，严格保密。

2. 任何人员不得擅自查阅、泄露或篡改他人人事档案信息，如有违反，一经发现，将严肃追究责任。

六、档案管理：1. 人事档案应建立电子档案和纸质档案并行的管理模式，确保档案信息的保存和查阅安全。

2. 档案管理员负责对电子档案进行备份和存储，对纸质档案进行分类、编号和妥善保管。

七、违纪处罚：对于违反本制度规定，影响人事档案管理工作的行为，将按照公司相关规定给予相应的处罚，情节严重者可能追究法律责任。

八、其他：1. 本制度须每年进行一次审查和更新，并在公司内部进行宣传和培训。

2. 公司应按照本制度建立相应的档案收集工作考核和奖惩机制，鼓励和规范员工的行为。

以上为人事档案收集工作制度的基本内容，希望能够得到各部门的支持和配合，确保人事档案工作的顺利进行。

第一章总则第一条为了规范人事部门档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高人事档案管理的科学化、规范化水平，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于我单位人事部门所有人事档案的管理工作。

第三条人事档案是单位重要的信息资源，是单位历史、现状和发展的重要见证。

人事档案管理工作应遵循真实性、完整性、准确性、保密性和安全性的原则。

第四条人事部门应设立专门的档案室，配备必要的档案管理设备和设施，确保档案的存放、查阅、利用等工作顺利进行。

第二章档案收集与整理第五条档案收集1. 人事部门应按照国家有关法律法规和单位规章制度，及时收集各类人事档案材料。

2. 档案收集应包括以下内容：职工个人基本情况、学历、工作经历、培训、考核、奖惩、工资、福利、退休等资料。

3. 档案收集应确保材料的真实、完整、准确。

第六条档案整理1. 档案整理应按照国家档案管理的标准和要求进行，确保档案的系统性、完整性和可利用性。

2. 档案整理应包括以下内容：（1）编制档案目录，明确档案的分类、编号、存放位置等；（2）对档案材料进行分类、归档、编号；（3）对档案材料进行整理、装订、粘贴；（4）编制档案卡片，详细记录档案的基本信息。

第三章档案保管与利用第七条档案保管1. 人事部门应建立档案保管制度，确保档案的安全、完整和保密。

2. 档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防霉等设施，确保档案的物理安全。

3. 档案保管人员应定期对档案进行检查、清理、维护，确保档案的整洁、有序。

第八条档案利用1. 档案利用应遵循合法、合理、安全的原则，确保档案的保密性。

2. 查阅档案需经单位领导批准，并填写《档案查阅登记表》。

3. 查阅档案时，应遵守以下规定：（1）不得擅自复制、摘抄、借阅档案；（2）不得在档案上涂改、涂抹、折损；（3）不得将档案带出档案室；（4）查阅完毕后，应及时归还档案。

第四章档案销毁与归档第九条档案销毁1. 档案销毁应按照国家档案管理的法律法规和单位规章制度执行。

认真做好人事档案材料收集归档工作一、背景介绍人事档案材料的收集与归档工作是企业人力资源管理中至关重要的一环。

人事档案是企业员工的基本信息资料，包括入职、转正、晋升、调动、离职等各个阶段的信息。

做好人事档案的收集和归档工作对于企业的管理和发展具有重要意义。

本文将从收集、整理、归档和保密等方面，探讨如何认真做好人事档案材料的收集与归档工作。

二、收集人事档案材料的流程1. 入职阶段员工入职时，首先要进行基本信息的采集，包括个人身份证、学历证明、户口本、体检报告、照片等材料。

同时还需要签订劳动合同、制定个人工资账号并确定其他个人档案材料的需求。

2. 在职阶段员工在职期间，需要及时更新个人档案资料，包括工作变动、晋升晋级、奖惩情况、培训学习记录等。

同时要及时梳理员工所提交的各种证明材料，确保员工个人档案的完整与准确。

3. 离职阶段员工离职前，需要整理其在职期间的各种资料，包括离职申请、工作交接材料、终止劳动合同、经济补偿协议、离职报告等。

对员工的档案资料进行清点、核对，确保档案信息的完整性与准确性。

三、整理人事档案材料的规范1. 规范命名在整理人事档案材料时，要规范命名档案文件，按照员工的姓名、工号、部门、岗位等信息进行命名。

这样可以方便日后查询和管理，提高工作效率。

2. 分门别类将人事档案材料按照入职资料、在职资料、离职资料等阶段进行分门别类，便于后续的管理与使用。

同时在文件夹内设置清晰的目录结构，使得查阅和归档更加便捷。

3. 信息录入将整理好的人事档案材料逐一录入电子档案系统，确保纸质档案与电子档案的同步更新。

同时要注意信息的录入准确性，及时更新员工的档案资料。

四、归档人事档案材料的安全保密1. 安全存储人事档案材料是企业的重要资产，需要妥善保管。

可以借助专业的档案柜、保险柜等设备进行存储，同时要充分考虑避免火灾、水灾、盗窃等风险。

2. 严格权限控制对人事档案系统进行权限管理，确保只有经过授权的人员才能进行档案的查阅和修改。

人事档案接收制度人事档案接收制度一、凡接到“催调干部人事档案通知单”后，应按规定将流动人员人事档案正本(或副本)及时送交流动人员人事档案的管理部门。

二、送交档案时，应检查核对材料与目录，防止张冠李戴或缺少材料，凡是人事档案材料不齐全或不清楚，要补齐或弄清楚后，再办理有关手续。

三、送交的档案必须按规定经过整理，对不合格的，可退回原单位重新整理，限期报送。

四、流动人员人事档案管理部门在收到档案材料后要逐一登记，并及时办理接收手续。

五、对送交的档案、档案材料，要按中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》要求，认真鉴别，严格审查，防止不符合归档要求的材料进入档案。

对伪造档案材料、涂改档案内容的，一经发现，要予以清除，并根据情节轻重，对当事人给予党纪政纪处分，构成犯罪的，要依法追究刑事责任。

流动人员人事档案材料收集归档制度一、严格按照中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》(组通字[1996]14号)规定的范围收集流动人员人事档案材料，及时将全面反映德、能、勤、绩的档案材料收集归档，充实档案内容。

二、形成流动人员人事档案的部门，在形成材料后的一月内，按要求将材料送交人事档案的.管理部门归档。

三、流动人员人事档案管理部门，应掌握形成人事档案材料的信息，建立联系制度，及时向有关部门收集新形成的流动人员人事档案材料。

四、流动人员人事档案管理部门，发现有关部门送交归档的材料不符合要求时，应及时通知形成材料的部门补送或补办手续。

形成流动人事档案材料的部门，有责任按规定认真办理。

流动人员人事档案鉴别归档制度一、归档的材料必须是正式材料。

材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。

二、归档的材料、凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料(如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等)，一般应有本人的签字。

特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。

人事档案收集制度（通用10篇）人事档案收集制度 1第一章总则第一条为了加强干部人事档案建设，做好档案材料的收集归档工作，为组织干部人事部门历史地、全面地考察了解干部和正确选拔使用人才提供依据，为国家积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》和《干部档案工作条例》等法规制定本规定。

第二条干部人事档案材料收集归档，要本着实事求是的原则，着重收集反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等材料充实档案，有效地为干部人事工作服务，为人事决策工作服务，为社会主义现代化建设服务。

第三条干部人事档案材料形成部门和干部人事档案管理部门，必须认真贯彻执行有关的法律、法规和党的组织干部人事等工作的政策、规定。

收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。

第二章收集范围第四条在干部人事工作中形成的履历表、简历表、各类人员登记表等材料。

第五条自传和属于自传性质的材料。

第六条考察、考核干部工作中形成的有关材料：民主评议干部的综合材料，组织审定的考察材料，定期考核材料，年度考核登记表，鉴定材料，后备干部登记表(提拔使用后归档)等材料。

第七条审计工作中形成的有关材料：主要涉及干部个人的审计报告或审计意见材料，离任审计考核材料。

第八条国民教育、成人教育(大中专)、党校、军队院校学生(学员)登记表，考生登记表，学习成绩表，毕业生登记表、鉴定表，授予学位的材料，学历证明书；培训结业成绩登记表，学习鉴定、学员思想小结(结业)，博士后研究人员工作期满登记表等材料。

第九条评审(考试)专业技术职称(资格)和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料：专业技术职务任职资格评审表，专业技术资格考试成绩合格登记表，评审高级专业技术职务人员情况简表，业务自传，评审专业技术职务任职资格申报表，聘任专业技术职务审批表，套改和晋升专业技术职务审批表等材料。

第十条创造发明、科研成果鉴定材料，各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录。

干部人事档案管理工作八项制度一、制度概述干部人事档案管理工作是组织管理干部队伍的重要环节，为了规范和提高干部人事档案管理工作，制定了以下八项制度。

二、档案建设制度1.档案收集制度规定各级组织部门必须定期收集干部人事档案，并确保档案资料的真实、完整、有效性。

2.档案归档制度明确档案归档的程序和要求，确保档案资料按照规定的分类和管理体系进行归档，保证档案的整洁有序。

3.档案保管制度规定档案管理人员要定期检查和维护档案仓库，确保档案的安全、完好和防火防灾。

4.档案利用制度明确具体的档案利用程序和权限，确保档案的合法、规范使用，同时加强对档案利用的监督和检查。

三、档案检索制度1.档案目录编制制度要求对档案资料进行目录编制，确保档案目录的准确性和规范化。

2.档案检索制度规定档案管理人员必须按照规定的程序和要求进行档案检索，确保档案的快速、准确检索。

1.档案整理流程制度明确档案整理的工作流程和责任部门，确保档案整理的有序进行。

2.档案整理规范制度规定档案整理的具体要求和标准，确保档案整理的科学性和规范性。

五、档案安全制度1.档案保密制度明确档案保密的范围和标准，规定档案保密的程序和要求，保障档案的信息安全。

2.档案防火防灾制度规定档案仓库和办公室必须配备必要的防火设施和灭火器材，制定灾害预防和应急处理措施，确保档案的安全。

六、档案借阅制度1.借阅申请制度规定借阅档案的申请程序和要求，明确借阅档案的目的和期限。

2.借阅审批制度明确借阅档案的审批程序和权限，确保档案借阅的合法性和规范化。

七、档案移交制度1.档案移交流程制度规定档案移交的工作流程和责任部门，确保档案移交的有序进行。

明确档案移交的具体要求和标准，确保档案移交的科学性和规范性。

八、档案销毁制度1.档案销毁申请制度规定档案销毁的申请程序和要求，明确销毁档案的依据和流程。

2.档案销毁审核制度明确档案销毁的审核程序和权限，确保档案销毁的合法性和规范化。

以上是干部人事档案管理工作八项制度的概述，通过制定和落实这些制度，能够有效提升干部人事档案管理的规范性和科学性，保障档案信息的安全和有效使用。

一、总则为了规范公司员工档案管理工作，保证档案的完整性和安全性，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。

三、档案管理职责1. 人事部负责员工档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。

2. 各部门负责人负责对本部门员工的档案进行审核、报送。

3. 员工本人负责提供真实、准确的档案材料。

四、档案收集与归档1. 新员工入职时，由人力资源部负责收集以下档案材料：（1）身份证、户口本、学历证书、专业技术资格证书等原件及复印件；（2）劳动合同、入职登记表、试用期考核表等；（3）近期免冠彩色照片。

2. 员工在任职期间，根据工作需要，人事部负责收集以下档案材料：（1）员工奖惩记录；（2）员工晋升、调动、离职等相关手续；（3）员工培训、考核、绩效等材料。

3. 员工离职时，人事部负责收集以下档案材料：（1）离职证明；（2）离职手续办理单；（3）离职原因说明。

五、档案整理与保管1. 人事部按照档案类别对档案进行分类整理，并建立档案目录。

2. 档案应按照时间顺序排列，保持档案的连续性。

3. 档案应采用防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保档案安全。

4. 档案保管期限根据国家档案法律法规及公司实际情况确定。

六、档案利用1. 员工本人有权查阅、复制本人的档案材料。

2. 非员工本人查阅档案，需经本人同意或公司领导批准。

3. 查阅档案时，应遵守保密规定，不得泄露公司秘密。

七、奖惩1. 对在档案管理工作中表现突出的个人，给予表彰和奖励。

2. 对违反本制度，造成档案丢失、损坏、泄露等后果的，依法依规追究责任。

八、附则1. 本制度由人事部负责解释。

2. 本制度自发布之日起施行。