档案登记和统计概述

第六章档案登记和统计案例：××服装公司的档案室保存有公司的文书档案、设计档案、经营档案、设备档案、音像档案等。

由于该档案室忽视了档案日常管理过程的监控，一些管理环节没有进行必要的登记和记录，导致存在下列问题：一、档案收进、入库、销毁等变化情况心中无数。

一次，总经理检查档案室工作，询问到相关情况时，档案室主任拿不出确切的数字汇报，而只能凭借记忆和经验说出大概的情况。

总经理对此很不满意，并指示档案室改进工作，加强日常管理和监督。

二、档案借阅、利用等情况不明。

一次，公司营销部主任向档案室调阅关于前两年销售工作的文件，在案卷目录上查到了相关文件的条目，但是在库房中却找不到案卷。

后几经查找，才发现有关的案卷已被设计部的××设计师借阅。

三、档案管理业务状况无从查考。

例如：档案室对库房中档案的保存位置进行调整、对损坏的档案进行修复、对库房设备进行维护等，这些活动档案室都没有做相关记录，造成事后出现问题时无法查考核实工作质量及追究责任。

总经理对档案室的这种情况提出了批评，并指示他们完善各个环节的登记制度，印制登记表格等文件，加强过程的监控。

简析：档案工作的进展和质量一方面是通过制度和标准来检验；另一方面就是依靠登记和统计的手段进行记录与反馈。

这个案例告诉我们：档案登记和统计工作贯穿于档案管理活动的各个环节，可以直接准确地反映问题、责任人员等各方面情况。

做好它，可以对管理质量进行全程监控。

第一节档案登记和统计概述一、档案登记和统计的一般概念:（一）档案登记：档案登记，是对档案管理活动中所有重要的事实、行为和数据进行随时记录的工作。

登记有两种类型：一种是带有司法行为性质的认证性登记，如婚姻登记，商标、专利、工商营业执照的注册登记等等；一种是在各项日常管理活动中对各种事实、行为的工作记录性登记，如会客登记、出入库登记等。

本章所讲的档案登记是属于第二种类型的工作记录性登记，这种登记的目的与作用在于对管理活动中发生的种种较为重要的事实、行为、现象、数字等进行随时记录，以把握整个管理工作的进程与状态。

档案的统计制度1目的与适用范围为了进一步完善对档案的管理,特制定本制度。

本制度适用于公司的档案管理,2工作内容2.1挡案的统计工作由档案人员具体负责,并要认真研究和熟悉档案统计工作的内容。

2.2档案管理的统计工作必须以原始记录为依据,不得弄虚作假,尽量做到准确、可靠。

2.3对档案机构、人员、时也等的统计,档案数量的统计要全面,对档案的利用情况及其效果的统计也力求全面。

2.4认真做好档案统计的基础工作,对档案的收进、移交、销毁、库存、利用及档案机构、人员、设备等统计项目,做好平时的记载工作,建立健全统计台帐。

2.5档案室要定期向办公室及分管档案的负责人汇报档案统计工作的具体情况,发现问题及时解决。

档案的统计制度（2）是指对机构、企事业单位以及个人档案进行统计管理的一套制度体系。

该制度包括以下主要内容：1. 统计目标与指标：明确统计目标，确立统计指标，包括机构、企事业单位档案总量、分类档案数量、档案利用率等。

2. 统计主体：确定档案统计的主体，如机构、企事业单位的档案管理部门、统计部门等。

3. 统计工作组织与流程：建立档案统计工作组织体系，明确各级档案管理部门的职责、权限和合作关系。

制定统计工作的流程，包括数据采集、报表填报、数据汇总等工作环节。

4. 统计数据采集与管理：确定统计数据采集的方法和工具，建立档案统计数据库，确保数据的及时、准确、完整。

5. 统计报表与分析：制定档案统计报表的格式和内容，定期进行统计报表的填报和汇总，进行数据分析和评估。

6. 统计监督与评估：加强对档案统计工作的监督和评估，确保统计数据的真实性和准确性。

及时发现和解决统计过程中的问题和困难。

档案的统计制度对于科学、规范地管理和利用档案具有重要意义，可以为机构、企事业单位提供决策、评估和监督的依据，促进档案管理工作的持续改进和发展。

档案的统计制度（3）是指对档案资源进行统计管理的一系列规范、规定和操作程序，旨在确保档案的整体管理和利用效益。

档案统计制度1、档案统计要符合《中华人民共和国统计法》及其他有关法规、规章要求。

2、档案统计包括登记和统计两个部分。

档案室要建立档案工作统计台帐，档案人要认真细致地做好档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、抢救、清理、保管的数量、状况及结构的登记和统计，还要做好档案检索、编研和利用情况的登记和统计。

3、档案统计内容与指标要保持一致性、稳定性和连续性,不得随意更改。

4、统计数字要准确无误，情况要真实，结论要正确，各项数字一律用阿拉伯数字书写，字迹工整、清楚、不得潦草和模糊。

5、及时、准确向档案行政管理部门填写单位档案工作统计年报及其他档案调查统计表，统计表要由领导签字盖章后方能上报或归档。

6、坚持做好温湿度记录、掌握库房温度变化情况，定期分析研究，采取科学的降温去湿措施，使库内温湿度控制达到国家和本省规定的标准。

7、档案室要定期对档案统计资料进行归纳整理，定期对统计数据进行必要的综合、分析和研究，从而及时发现问题，纠正错误，更好地认识和了解机关档案管理的现状，掌握发展规律，分析发展趋势，提高管理水平。

档案鉴定销毁制度一、档案是各项活动的真实记录和历史凭证，是党和国家的宝贵财富。

确定其存毁是一项严肃、细致的工作，必须严格执行制度。

2、档案的鉴定分为檀卷鉴定和销毁鉴定两种。

三、檀卷鉴定由专职档案员和归档部分领导负责。

四、案卷鉴定会可在档案材料移交档案室时进行。

档案经鉴定合格后，应及时登记归档。

五、销毁鉴定应根据档案保管期限由销毁鉴定小组按档案的性质，吸收有关部门负责人和档案工作主管领导参加。

六、档案销毁前要假造销毁清册，重要档案要逐份登记，一般档案可只写明其形成年份、字号、内容、数量。

七、对从档案中剔除的已经落空保存代价的檀卷，凡有卷内目录的可只登记檀卷标题，将卷内目录附后，代替销毁清册。

无卷内目录和从档案中剔除的单价档案材料，要逐份登记。

八、销毁档案，必须经所领导审查，并签字同意后方可销毁。

9、销毁档案时应由两名专、兼职档案干部押运监销，严禁将其作废纸出售。

档案统计制度
一、认真做好统计工作，为综合分析和科学研究提供可靠依据。

二、统计单位
１、一般纸质档案按“卷”统计；未装订按件装盒的一盒赋于一个卷号，按一卷统计。

２、照片档案按“张”统计。

３、底图按“自然张”统计，包括硬底图、透明纸底图、聚乙脂薄膜底图、胶片底图等。

４、计算机磁带、录音带、录像带、光盘、软盘等按“盘”统计。

５、锦旗、奖杯、奖牌、奖章、印章等按“件”统计。

６、库存资料按“卷”或“册”统计，合订的报纸、期刊每合订本按一册统计。

７、&127;档案排架长度指档案叠放排列的厚度总和，&127;按“米”统计。

三、档案管理各项统计数据以原始记录为准。

１、建立各类档案资料统计台帐，当档案资料收进、移出或销毁时，均要及时登记变化情况。

２、建立档案资料借阅登记本，详细登记每次借阅情况。

一个利用者查档时间在一天以内登记一次；一个利用者若干
天查档，一天登记一次；一个利用者将档案借走若干天，按一人次计算。

复制档案资料按原件页数登记。

档案利用情况一月汇总一次，填在借阅登记本第一页汇总表中。

３、建立档案事业基础设施统计台帐，详细记录档案装具、办公家具、技术装备、馆室面积增减情况和现存总量。

４、建立档案工作人员情况登记表，详细登记工作人员基本情况、岗位变更情况、人员变动情况等。

四、认真填报国家档案局统计局制发的《档案室基本情况年报》，于每年一月十日前报
局档案管理部门，由局档案管理部门汇总上报上级档案管理部门。

五、定期和不定期对各项统计数据进行综合分析。

档案鉴定情况统计表模板摘要：一、档案鉴定情况统计表概述二、档案鉴定情况统计表的构成要素1.基本信息栏2.档案编号与名称栏3.鉴定意见栏4.鉴定依据与过程栏5.鉴定结果栏三、如何填写档案鉴定情况统计表1.基本信息填写注意事项2.档案编号与名称填写规范3.鉴定意见的具体表述4.鉴定依据与过程的详实记录5.鉴定结果的准确描述四、档案鉴定情况统计表的实用案例分析五、总结与建议正文：一、档案鉴定情况统计表概述档案鉴定情况统计表是用于记录档案鉴定过程中各项信息的一种表格工具，它可以帮助档案管理部门对鉴定工作进行系统、全面的整理和分析。

通过统计表，我们可以清晰地了解档案鉴定的具体情况，为今后的档案管理工作提供有力支持。

二、档案鉴定情况统计表的构成要素1.基本信息栏基本信息栏主要包括鉴定单位、鉴定人员、鉴定时间等要素。

在填写时，应确保信息的准确性和完整性。

2.档案编号与名称栏在此栏中，应填写档案的编号和名称，以便于与其他档案进行区分和识别。

3.鉴定意见栏鉴定意见栏主要记录鉴定人员对档案真伪、完整性、保密性等方面的评价。

填写时应明确、简洁，突出重点。

4.鉴定依据与过程栏此栏应详细记录鉴定所依据的法律法规、标准规范以及鉴定过程中的具体操作。

填写时要注意条理清晰，层次分明。

5.鉴定结果栏鉴定结果栏主要描述鉴定后的档案状况，如真伪、完整性、保密性等。

填写时应准确、客观，避免主观臆断。

三、如何填写档案鉴定情况统计表1.基本信息填写注意事项在填写基本信息时，要确保各项内容真实、准确、完整。

如有变更，应及时更新。

2.档案编号与名称填写规范档案编号应遵循统一的编制规则，便于管理。

档案名称要简明扼要，反映档案内容的核心。

3.鉴定意见的具体表述在鉴定意见栏中，要根据实际情况进行具体、明确的表述。

如：“档案真实性无异议”、“档案完整性受损程度为轻度”等。

4.鉴定依据与过程的详实记录在鉴定依据与过程栏中，要详细列举所依据的法律法规、标准规范及具体操作步骤，以便于审核和查阅。

全国档案事业调查统计制度
全国档案事业调查统计制度是指在全国范围内进行档案事业的相关数据和信息收集、统计和分析的一套规范和制度。

该制度的目的是为了全面了解和掌握全国档案事业的发展情况，为政府制定相关政策和规划提供依据，并促进档案事业的科学管理和持续发展。

该制度包括以下方面内容：
1. 调查对象：确定调查的对象范围，包括各级档案机构（国家档案馆、省级档案局等）、档案馆、档案室以及其他与档案有关的机构和单位。

2. 调查指标：明确需要收集和统计的数据和指标，包括档案馆的基本情况（人员、场地、设施等）、档案资源的数量和类型、档案服务的情况、档案数字化建设情况等。

3. 调查方式：确定采用何种方式进行调查，可以包括问卷调查、实地走访、在线填写等多种形式，根据不同的情况灵活选择。

4. 数据汇总和报告：对收集到的数据进行整理、汇总和分析，生成统计报告，反映全国档案事业的发展情况，包括总体情况和各地区、各级档案机构的情况。

5. 制度评估和改进：根据统计结果对现有制度进行评估，发现问题和不足，并提出改进意见和措施，推动档案事业的健康发展。

通过全国档案事业调查统计制度，可以对全国范围内的档案事业进行全面了解和分析，为相关决策提供科学依据，促进档案事业的规范管理和创新发展。

档案工作统计情况汇报近期，我们对公司档案工作进行了全面的统计和汇总，旨在全面了解档案管理情况，为今后的工作提供参考和指导。

经过统计，我们得出了以下几点情况汇报：一、档案数量统计。

截止目前，公司共计档案数量为XXXX份，其中包括电子档案和纸质档案。

电子档案占总数的XX%，纸质档案占总数的XX%。

在电子档案中，各部门均有相应的档案管理系统，便于查阅和管理；而纸质档案主要存放在公司档案室，需要定期整理和清点。

二、档案存储情况统计。

针对档案存储情况，我们进行了详细的统计和分析。

目前，公司档案存储主要分布在档案室、各部门办公室和电子存储系统中。

其中，档案室内的纸质档案存储整齐，标注清晰；各部门办公室内的档案存储较为分散，存在一定的整理和归档问题；电子存储系统中的档案管理较为规范，但也存在一些重复、混乱的情况。

三、档案利用情况统计。

针对档案的利用情况，我们进行了调查和统计。

通过统计数据分析，发现公司档案利用率较高，各部门在工作中都能够积极利用档案资料，提高工作效率。

但也有部分档案长期未被利用，需要及时清理和整理，以节约存储空间。

四、档案管理问题分析。

在统计汇报中，我们也发现了一些档案管理方面的问题。

首先，纸质档案管理相对混乱，存在整理不及时、归档不规范的情况；其次，电子档案存储系统需要进一步完善，避免重复存储和混乱管理；最后，档案利用率高低不均，需要进一步推动档案利用工作，提高档案的使用价值。

五、档案管理改进建议。

最后，针对以上问题，我们提出了一些档案管理改进建议。

首先，建议加强对纸质档案的整理和归档工作，制定档案管理规范；其次，建议优化电子档案存储系统，建立统一的档案管理平台；最后，建议加强档案利用的宣传和推广工作，提高档案的使用率。

总结，通过此次档案工作统计情况汇报，我们全面了解了公司档案管理的现状和存在的问题，也为今后的档案管理工作提供了重要参考。

我们将结合实际情况，进一步完善档案管理制度，提高档案管理水平，为公司的稳步发展提供有力支持。

第一部分档案管理基础理论第一章：档案概述1、档案定义：档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录。

2、档案开成的条件：办理完毕；有保存价值；集中保存；3、档案的形式：载体；内容记录；4、档案的价值和作用：（1）凭证价值；参考价值；（2）行政参考作用；业务参考作用；文化传承作用；法律凭证作用；宣传教育作用。

5、档案的种类：（1）按时间分：中华人民共和国成立前档案（旧政权档案；革命历史档案）；中华人民共和国成立后档案。

（2）按内容分：文书档案；科技档案；专门档案。

第二章：档案工作概述1、档案工作的内容：从广义上说：包括档案管理工作、档案行政管理工作、档案教育工作、档案科技研究工作、档案宣传工作、档案国际合作和交流工作。

从狭义上理解：指档案馆（室）的业务工作，即用科学的方法管理档案实体，为党和国家的务项事业服务，为社会公众服务。

2、档案管理工作的内容：收集、整理、保管、检索、利用、编研、鉴定、统计。

3、档案工作的性质：（1）档案工作的管理性；（2）档案工作的服务性；（3）档案工作的政治性；（4）档案工作的科学性；（5）档案工作的文化性。

4、档案工作的基本原则：“档案工作衽统一领导，分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。

这一原则，确立了档案工作的组织原则和管理体制——统一领导，分组管理国家全部档案；提出了档案管理的基本要求——维护档案的完整与安全；体现了档案工作的根本目的和评价标准——便于社会各方面的利用。

5、档案机构：（1）档案行政管理机构；（2）档案实体管理机构：档案室；档案馆；新型档案管理机构。

档案事业管理体制类型：（1）分散式：英国式、瑞士式、美国式。

（2）集中式：中国式、法国式、瑞典式第三章：档案收集与鉴定1、档案收集工作的内容：（1）机关档案室，收集本单位文书部门或业务部门需要归档的案卷；（2）档案馆按规定接收现行机关具有长远保存价值的档案；（3）档案馆接收撤销机关的全部档案；（4）档案馆接收和征集中华人民共和国成立以前的各个历史时期形成的档案；（5）档案馆之间相互交接的档案。

档案管理学第一章、档案概论一、档案的定义和属性1、档案的定义（1）档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

（2）档案与文件的关系：文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是档案的基础，档案是文件的精华；文件是档案的素材，档案是文件的组合。

（3）档案定义的基本含义：①档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的②档案是保存备查的文件③档案内容的记录方式和载体是多种多样的④档案是原始的历史记录（4）文件形成档案的条件：①办理完毕的文件才能成为档案②对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的现行文件，才有必要作为档案保存。

③按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案。

∙档案的知识属性和信息属性（1）档案是储存和传播知识的一种形式，是一种重要的信息资源。

（2）档案信息具有原始性和回溯性特点。

二、档案的作用及其规律1、档案的一般作用档案在行政管理、生产建设、政治斗争、科学研究、宣传教育和维护国家、集体、个人权益方面的作用。

2、档案的基本价值档案的基本价值可以概括为凭证价值和参考价值。

对档案真实性和可靠性要加以辩证的理解。

3、档案发挥作用的规律档案作用的时效律和扩展律；档案机密性递减律和社会性递增律；档案行政作用的弱化律和科学作用强化律；档案发挥作用的程度取决于档案利用实践、社会发展水平、社会档案意识和档案管理水平等方面的条件。

第二章、档案工作概论一、档案工作的内容和性质1、档案工作的内容档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用服务、统计工作。

∙档案工作的性质和意义档案工作是一项管理性的科学性的工作；档案工作是一项服务性的条件性的工作；档案工作是一项政治性的工作。

二、我国档案工作的基本原则1、统一领导、分级集中的管理国家全部档案统一领导、分级集中的管理国家全部档案，是档案工作的组织原则和管理体制。

档案登记制度一、概述档案登记制度是指对机关、团体或个人档案信息进行收集、登记、查询、借阅、维护等管理的一种制度。

档案登记制度是档案管理工作的重要组成部分，它对于信息化时代的档案管理来说具有不可替代的作用。

本文将从档案登记制度的必要性、档案登记流程设计、档案登记制度的管理和档案登记制度的实用性四个方面进行阐述。

二、档案登记制度的必要性在信息化时代，各行各业都大量产生着不同形式的文件和资料，内容琳琅满目，类型不一，它们的管理与维护也成为了学界和实践中的重要问题。

档案登记制度的建立能够有效地解决以下几个问题：1.数据化：档案登记制度能够将传统纸质档案进行数据化管理，将档案电子化，实现档案信息高效的检索、查询、存储和管理。

2.保密：档案登记制度可以为机关、团体或个人提供安全保密保障，防止档案被恶意泄露，保护相关机构和个人的隐私安全。

3.规范：档案登记制度能够帮助机关、团体或个人规范自己的档案管理，使得机构、个人的日常工作规范化，标准化。

4.管理：档案登记制度在档案管理过程中能够发挥着有效管理作用，实现人、事、物等档案信息对接、互助、互动，从而实现档案管理过程的透明化、可视化和高效化等目标。

以上四点都十分重要，因此建立完善的档案登记制度尤为重要。

三、档案登记流程设计档案登记制度的建立需要考虑档案登记流程的设计，明确档案的登记、存储、检索、借阅、归档等各个环节。

1. 档案信息的登记要建立档案登记制度，必须考虑机关、团体或个人档案信息的登记问题。

首先应建立档案登记表格，明确其内容规范，囊括必要的档案信息，如文件名称、机构、团体或个人名称、存放位置、使用人员、档案种类、档案存放期限等。

2. 档案信息的存储档案登记制度建立后，机关、团体或个人的档案信息可以进行存储。

针对档案种类和数量的不同，可选择不同形式的存储模式。

例如，少量文件可以采用文件夹、盒子、柜子等存储；大量档案可以使用数据库、云端存储等方式。

3. 档案信息的检索档案登记制度建立后，机关、团体或个人的档案信息可以被检索。