记录控制程序
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1、目的
通过规范与管理体系运行相关记录的管理，客观、真实、准确地反映管理活动符合预期要求和管理体系的运行情况，为管理体系的保持和持续改进提供依据。
2、适用范围
适用于工程项目和管理体系运行相关记录的控制，包括供方的记录。
记录包括电子文件形式的记录。
3、职责
3.1 QHSE管理部负责记录的管理控制。
3.2 各部门负责各部门内和管理体系相关的书面记录的填写、标识、保存、保护、检索和处置。
3.3 行政部资料室负责工程项目的书面记录的标识、保存、保护、检索和处置。
3.4 行政部负责公司所有电子记录的标识、保存、保护、检索和处置。
4、工作程序
记录是指阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据文件。
只要具有证明产品、过程、和体系与要求的符合性及验证体系是否有效运行作用的记载，包括书面记载和电子媒体文件，都属于记录。
记录具有追溯、证实作用，同时依据记录可以采取纠正和预防措施。
电子记录作为一种特殊的记录形式，由行政部参照书面记录的要求对公司所有电子记录进行管理。
以下内容主要是针对书面记录进行的，对电子记录的管理参照书面记录的要求来进行。
4.1 记录填写要求
记录填写应保持页面整洁、标识明确、字迹清晰、易于识别、内容真实、完整，文字表达要准确、简练，不得用铅笔填写。
填写错误的记录应重新填写和签名，或者由填写人圈掉或划掉错误处，在其周围空白处注明正确的内容，并签上姓名和日期。
不得以直接在原始记录上
涂改的方式进行更改。
4.2 记录的标识
各部门和管理体系相关记录的标识采用编号M R☆☆☆★★¤来区别，当同一记录编号有不同的对象时，根据使用者的经验进行标识。
例如设备维修保养记录的编号只有一个，但是可以使用在不同的设备上，这时我们可以将部门内的设备维修保养记录保存在一起，用设备维修保养记录的编号来标识，针对不同的设备，我们使用设备名称和/或设备编号来进行标识。
当记录独立于管理体系文件时，该记录可能不存在编号，这时并不影响记录表格的使用，但是应该注意使用适宜的标识，例如使用记录的对象、时间、编号等来进行标识，具体标识由记录表格的填写人远来确定。
各具体施工小组负责各工程项目记录的标识。
这些记录首先采用工程项目名称来标识，然后由现场负责人根据具体情况决定是否有必要采用其它的方法来进一步标识，以及决定采用什么方法来记录进一步标识。
一般可以根据工程内容、施工位置和系统、日期、工程结果以及作业人员等具体情况来进行标识。
所有的工程项目的记录完成后由行政部统一汇总保存，这时采用工程项目名称来标识记录，同时根据工程项目的签定合同日期顺序来进行编号。
同一个工程项目的所有记录汇总后按照一个记录来管理。
4.3 记录的保存
QHSE管理部编制《管理记录清单》，明确记录的保管部门和保存期限。
各部门的记录应由部门经理指定专人负责收集、保存。
一般来说，部门经理就是该部门记录的责任保管人。
当记录较多时，可以指定相应人员对相应记录进行管理，例如行政部可以指定相应人员对文件和资料的发放、文件借阅、年度培训计划、人员培训记录等进行管理。
仓库的记录保存在仓库或者办公室里，具体情况由仓库管理员确定；工程项目的现场记录在施工期间由项目负责人在施工现场保存，工程完工后按照QHSE 管理部编制的记录清单规定由相关部门保存；各部门的记录（含管理体系
运行的记录）一般保存在办公室里。
记录保管人员每年都需要至少对其保管的所有记录整理汇总一次，并编制记录统计清单，时间一般安排在每年的一月份对上一年的记录进行一次整理汇总。
所有的记录保存条件应适宜，要求要防火、防潮、防湿、防淋、防晒、防丢失、防蛀、避免损坏且便于存取，电子记录还需要防止受到强磁场、强辐射的破坏，并进行适当的备份（例如刻录光盘、机械电子拷贝等），以防丢失。
4.4 记录的保护
保护记录是每一个记录保管人员的基本职责。
所有记录都是公司的机密文件，防止记录的泄密是每一个员工的基本职责，每一个公司员工都要从维护公司利益出发来保护公司的记录已防泄密，记录保管人员对其保管的记录外泄具有保管责任。
任何记录都不得给予公司内/外任何无关人员查阅，公司内/外的所有无关人员查阅记录时都需要得到总经理的口头认可。
记录保管人员应不定期对记录进行整理，一般来说，每年应该至少整理一次，考虑到年底时的记录已经累积到一定程度，且当年的工作基本已经完成，所以建议在每年十二月份安排一次资料整理工作。
因工作需要，需查阅记录时，在《管理记录借阅登记表》上进行登记经部门负责人同意后在本部门内查阅。
一般来说，记录不允许外借，如合同要求时，记录可提供给顾客或其代表评价时查阅。
4.5 记录的检索
各记录的保管人员根据具体情况决定是否需要编制索引，以便于记录的检索。
一般来说，当记录数量较少时，可以不必编制索引。
是否需要编制记录索引应以记录检索是否方便为原则，由记录保管人员确定。
编制的记录索引应该参照国家通行的标准要求，同时要考虑公司的具体情况来编制。
编制时应该尽量删繁就简，不必受国家标准要求的制约。
索引编制
应该以简单实用为原则。
4.6 记录的保存期限
QHSE管理部在其编制的《管理记录清单》中应明确记录的保管期限。
保存期限是根据记录的特点来决定的。
当法规和/或合同对保存期限有具体要求时，我们将采用法规和/或合同要求以及《管理记录清单要求中的较长时间为准，并在《管理记录清单》换版时予以修订。
4.7 记录的处置
已超过保管期限和无保存价值的记录，由保管人员提出处置要求，经管理者代表同意后，由记录保管人员和管理者副代表共同销毁，并予以记录。
记录销毁将采用碎纸机或烧毁方式，严禁直接扔弃或变卖。
销毁时间一般集中在每年十二月份。
5、支持/相关文件
6、管理记录
MR42401B管理记录清单
MR42402B管理记录借阅登记表。
