01 文件控制程序 G3(3)

更改记录1目的对质量管理体系文件进行控制，确保各相关场所得到文件的有效版本。

2范围适用于质量管理体系所有文件的控制。

3职责总经理负责质量手册的批准、发布；人事部负责所有质量管理体系文件的管理；各部门负责本部门质量体系文件和质量记录格式的编制。

4 程序（工作流程详见第6页）4.1文件的编号规则4.1.1质量体系文件的编号（详见文件编号规则）4.2文件的编制、审核、批准4.2.1质量手册由人事部组织有关人员编写，总经理审核批准，人事部负责发放、登记。

4.2.2程序文件由各部门相关部门人员编写，总经理审核批准。

4.2.3管理性三层文件由责任部门编制，总经理审批；4.2.4技术文件由工程技术部编制，总经理审批；4.2.5质量记录的编制执行《质量记录控制程序》。

4.2.6文件的编制、审核、批准由相应的人签字。

不得代签。

4.2.7所有文件在发布前要经评审后才能发布。

4.3文件的归档4.3.1人事部将编好号、签字批准后的文件列入《受控文件清单》。

受控文件的类别有：a质量手册、质量体系程序；b手册和程序的支持性文件；c作业指导书、检验指导书等技术类文件；d企业法规、行业标准、管理标准、顾客提供的技术、质量、管理资料等外来文件。

4.3.2文件的原稿归档，在原稿的文件夹或档案袋上做好标识，原稿文件封面不盖“受控文件”印章，也不能分发。

4.4文件的发放回收4.4.1文件分发范围规定4.4.2人事部根据使用需要复制文件，做好受控状态、分发号等标识，填写《文件发放（回收）记录表》。

4.4.3人事部将文件发放给相应的使用人员，发放时，要求领用人在《文件发放（回收）记录表》上签字。

4.4.4人事部应及时收回原有失效文件，并在《文件发放（回收）记录表》回收栏内做好记录。

4.5文件的受控本公司的文件分“受控”和“非受控”两类。

受控文件主要是指与质量管理体系运行密切相关、在公司内部使用的文件。

主要控制文件的编制、发放、修改、收回、作废等；所有受控文件发放时应在其封面或首页面加盖“受控文件”印章，并在封面注明分发号。

QEM-Ⅱ-01 文件控制程序1目的对与QEM体系有关的文件和资料实施有效控制，确保在各相关场所可获得并使用适宜的文件，确定QEM体系有效运行。

2适用范围适用于与QEM体系有关的文件的控制，包括于QEM体系有关的外来文件控制。

3职责3.1品保部负责《QEM手册》及《程序文件》的编制。

3.2 总经理负责批准颁布质量环境手册和程序文件。

3.3 管理者代表负责审核质量环境手册和程序文件。

3.4 各部门负责本部门相关程序文件的编制和作业指导书的编制、审核、批准和修改。

3.5品保部文控中心负责质量环境管理体系文件(除技术性文件)的编号、登记、受控、发放及回收。

3.6技术部负责技术性文件的管理工作。

3.7各部门负责收集和管理与本部门和QEM体系有关的外来文件。

3.8 各部门协助品保部和技术部做好文件的管理工作。

4工作流程见公司流程文件《文件控制管理流程》XTL/ZCB-0965 控制程序5.1 文件的分类和编号5.1.1本公司管理体系文件分以下几类：1）管理手册；2）程序文件；3）管理标准、工艺标准、操作规程、采购物资信息、岗位职责和能力要求和各种规章制度等作业指导书；4）记录（包括数据报告、信息单、各种过程控制记录、表格等）；5）外来文件（包括与QEM体系有关法律、法规、标准、客户规范文件等）；6）专门文件（例如《XTL化学物质管理体系》）。

5.1.2 文件的编号是为便于对受控文件的有序管理，编号按文件层次递进，易于查阅和检索。

本公司规定编号的统一结构如下图所示：文件顺序代码文件分类代码公司名称代码1）公司名称代称由公司名称主体汉语拼音字母缩写组成，本公司缩写为“XTL”。

2) 文件分类代码规定QEM体系一体化文件统一用“QEM”；各部门作业或管理文件均以部门汉语拼音缩写字母表示，如财务部CW、品管部PG等。

3）文件顺序代码由文件管理人员以数字顺序编排如001、002、003…。

4）对外来文件仍采用原发文编号，对没有编号的外来文件，如果被某部门采用，可由使用部门按规则编号，并登记《外来文件登记表》。

01程序文件--文件控制程序|文件控制程序程序文件GB/T19001-2000 山东凤凰城发展有限公司二○○二年五月九日山东凤凰城发展有限公司程序文件文件控制程序Q/FHC.CX.01-2002 版本：A 第0次修改第1页共4页 1 目的对质量管理体系文件的批准、发放、更改进行控制，确保文件规范、适用、充分、有效，为质量活动的正常、有效开展提供准确的依据。

2 范围适用于山东凤凰城发展有限公司质量管理体系要求的任何媒体形式的质量管理体系文件、技术文件的控制，包括适当范围的外来文件。

3 职责 3.1 质量工作小组是质量管理体系文件的归口管理部门，负责质量手册、程序文件及其相关文件的控制。

3.2 公司办公室是管理性文件的归口管理部门，负责制度、办法和法律法规类外来文件及电子文件的控制。

3.3设计部负责建筑标准、规范、设计图纸等技术性文件的控制。

3.4 各职能部门负责本部门文件的控制。

4 工作程序 4.1 文件类别：4.1.1 按其性质分为以下几类：a) 质量方针和质量目标；b) 质量手册；c) 程序文件；d) 制度、办法、作业指导书等管理性文件；e) 规范、标准、图样等技术性文件；f) 相关外来文件；g) 质量记录表式等。

4.1.2 按其载体分为：a) 书面文件；b) 电子文件；c) 样本文件。

4.2 文件编制与审批 4.2.1 管理者代表负责组织质量方针、质量目标、质量手册的编制，由总经理批准发布。

山东凤凰城发展有限公司程序文件文件控制程序Q/FHC.CX.01-2002 版本：A 第0次修改第2页共4页 4.2.2 质量工作小组负责组织程序文件和其他体系文件的编制，由管理者代表签发。

4.2.3 各职能部门负责专用文件的编制，由主管领导审签，到文件归口管理部门登记备案。

4.2.4 外来文件中的法律、法规、条例由公司办公室确定分发范围，标准、规范由设计部确定分发范围，并报主管领导审批。

4.2.5 所有需要编号的文件，均由发放部门按《质量管理体系文件分类及编号规定》进行统一编号。

1.0目的确保工作现场获得且仅存有效版本的文件和资料。

2.0适用范围适用于质量/职业健康安全管理体系的文件(管理手册、程序文件、作业文件)、外来文件等。

3.0职责3.1总经理负责本公司质量/职业健康安全管理体系文件的审批。

3.2管理者代表负责本公司质量/职业健康安全管理体系文件的策划、审核。

3.3各部负责本部质量/职业健康安全管理体系文件的建立。

3.4行政部文控中心负责质量/职业健康安全管理体系文件、外来文件的管理。

4.0作业程序4.1质量/职业健康安全管理体系文件控制4.1.1质量/职业健康安全管理体系文件的编制与审批4.1.1.1管理手册、程序文件由管理者代表组织ISO小组编制经总经理批准后执行，要求程序文件具有可操作性和有效性。

4.1.1.2作业文件由使用部门编制，报主管领导批准后方可实施，作业文件内容要准确、可行，符合相关标准。

4.1.2文件和资料的定期审核4.1.2.1管理手册、程序文件的审核由管理者代表负责，第一年内半年审核一次，从第二年开始每年审核一次。

4.1.2.2作业文件各部门负责人每年审核一次。

4.1.2.3若有特殊情况可以增加审核次数。

4.1.3文件和资料的更改4.1.3.1在执行过程中发现文件不适当时可以随时对文件进行修改，当更改某个文件涉及其它相关部门文件时，须与相关部门进行讨论，必要时，由相关各部门予以协调后更改相关文件，并填写《文件更改记录》。

文件更改后的审批，必须按本程序规定的文件审批要求执行。

4.1.3.2当某个文件和资料累计更改部分少于三行时，可采用手写更改，手写更改必须由各类文件规定的主管以上人员予以审批。

4.1.3.3管理手册、程序文件的更改由行政部文控中心执行登记、换页、增页或减页等具体工作，其他各类文件和资料的更改由各负责编制文件的责任部门的文员负责执行登记、换页、增页或减页等工作，文件的更改须保证所有文件持有者得到及时有效的更改。

4.1.4文件和资料版本更换4.1.4.1管理手册、程序文件等可采用活页装订以便换页或部分更换。

1.目的通过对质量体系运行有关文件的控制，确保在项目的开发建设过程中能得到和使用相关的有效文件。

2.范围本程序适用于公司所有与质量活动有关的文件控制，包括外来文件和资料。

3.职责3.1 工程部是文件控制的主管部门，主要负责：a.指导、监督各部门对文件控制的执行情况；b.质量手册和质量管理作业文件的归口管理工作。

3.2 总经理工作部负责公司的档案管理工作以及图书、标准、规范、信函传真等外来文件和资料的归口管理工作；3.3 各部门负责分管范围内的文件管理工作；3.4 项目部负责图纸及工程项目的有关文件的归口管理工作。

4.控制程序4.1 受控文件的范围：4.1.1 用以指导质量体系运行的文件和资料，包括质量手册、程序文件和质量管理作业文件；4.1.2 用以指导项目具体运作的文件和资料；4.1.3 外来文件和资料，包括：法律法规、标准、规范等图书资料以及信函、传真等其它外来文件和资料。

4.2 文件和资料的编制与审批4.2.1根据质量体系文件中的有关规定，由文件的归口管理部门负责编制文件，并由规定的授权人进行审核和批准：a.《手册》和程序文件由工程部编制，管理者代表审核，公司总经理批准；b.质量管理作业文件由各归口管理部门编制，部门经理审核，管理者代表批准；c.项目运作性文件由归口管理部门编制，根据各业务活动的有关规定，由相应人员进行审核和批准。

d.外来文件由总经理工作部负责审核、登记，由总经理工作部经理或分管副总经理批准下发。

4.2.2 文件的编写要求，执行Q/TZH-WI-007《质量体系文件编写导则》的规定。

4.3 文件的标识与发放4.3.1文件的编制部门依据Q/TZH-WI-006《文件编码规定》所规定的范围和方法，对文件进行编号。

4.3.2 对质量手册和质量管理作业文件，需加唯一性标识以识别，对合同、工程图纸以及其它项目运作性文件，具备授权人签字或盖章后即为有效，日常使用的法律法规等资料，不需加盖受控章。

文件控制程序CSGG／CX—01—A 1、目的为了使公司管理体系和与质量、环境、职业健康安全有关的所有文件处于受控制状态，防止所有部门和场所使用过期和作废文件,保证文件的有效性和完整性，特制订本办法。

2 范围适用于公司所有与质量、环境、职业健康安全管理体系有关的文件控制，包括外来文件的控制。

3 职责及权限3.1 质量安全环保部负责手册和程序文件的管理，并保存其审批记录和建立发放记录。

相关职能部门负责管理本部门的文件，并保存其审批和发放记录。

3.2 生产技术设备部负责归口管理公司用各类标准或已制定为企业标准的管理文件，包括外来技术文件资料和拟定接收更改后的新标准的发放范围、建立和保存发放记录等；负责制定并实施《工艺文件管理办法》。

3.3 公司办公室负责与质量、环保和职业健康有关的行政公文和外来行政文件资料的管理。

3.4 作废的质量、环境和职业健康安全文件由各部门及时从使用现场撤出或标识。

4 程序4.1 文件的编制、审批程序4.1.1 《管理手册》由管理者代表组织质量安全环保部编制，管理者代表审核，总经理批准。

4.1.2 程序文件由质量安全环保部负责组织编制，相关职能部门会签，管理者代表审核，总经理批准后实施。

4.1.3 作业指导文件以及记录表格由各职能部门编制，质量安全环保部会签，部门领导审查，主管副总经理批准后实施。

4.1.4质量安全环保部负责编制公司《程序文件清单》、《作业文件清单》、《记录表格清单》，部门领导审核, 管理者代表批准。

4. 2文件编号4.2.1 管理手册的编号由公司代号（CSGG）、管理手册代号（MS）、版本号、年号组成。

如：CSGG／MS—Ａ—2005。

4.2.2 程序文件编号由公司代号（CSGG）、程序文件代号（CX）、顺序号和版本号组成。

如：CSGG／CX—XX—A 。

4.2.3 各部门建立的作业文件编号由公司代号、作业文件代号（ZY）、程序文件顺序号、顺序号和版本号组成。

修订记录1 目的对文件的编制、审核、核准、发放、使用、更改、作废和回收等进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效版本的文件。

防止误用失效或作废的文件和资料。

2 范围本程序适用于质量管理体系有关文件和资料的控制。

3 职责3.1总经理负责核准发布质量手册。

3.2管理者代表负责核准发布程序文件和作业标准及外来文件的核准。

3.3行政部负责体系文件的归口管理并负责对外来的技术文件和资料进行控制。

3.4管理者代表负责组织人员对公司现有体系文件的定期评审。

3.5各部门负责相关文件的编制、修正、使用和保管。

4 工作程序4.1文件和资料控制流程图（附件一）。

4.2文件及资料的分类 4.2.1按文件的性质分类a) 质量手册即一级文件（包括形成文件的质量方针和质量目标）； b) 程序文件即二级文件；c)作业指导书、操作规程、图样和技术文件等即三级文件； d) 记录即四级文件（一种特殊类型的文件）；e) 外来文件（包括法律法规、标准和顾客提供的图纸或技术资料等）； 4.2.2按文件载体分类； a) 纸张性文件；b) 非纸张性文件（包括软盘、U 盘、电子文档等）。

4.3 编号原则 4.3.1文件编号□ 十 □ 十 □顺序号(01……)文件阶别（QA 质量手册；QP 程序文件；WI 作业标准） 企业代号SH4.3.2外来文件编号E 十□□十□□顺序号（01……）接收年月号(如2007年10月为0710)外来文件4.3.3记录的编号按《质量记录控制程序》执行。

4.3.4文件的版本号从A、B、C……..，其修改次数直接在版本号后加“/0、1、2、……4”，例如“A/1”就表示该文件的版本为A版，是第一次修改，依此类推，当修改到第5次时，就应换版。

4.4文件的审查4.4.1质量手册由管理者代表编制，由总经理核准。

4.4.2程序文件由部门主管编写，管理者代表审核，总经理核准。

4.4.3作业标准由相关部门主管编写，总经理助理审核，管理者代表核准。

文件控制程序1 目的对质量、环境和职业健康安全管理体系所要求的文件进行控制，确保公司各相关场所使用的文件适用、有效,特制定本程序。

2 适用范围对所有与管理体系有关的文件的编写、审核、批准、发放、更改、保管、借阅和作废等过程进行控制。

3 职责3.1 综合管理中心行政管理部负责管理体系文件发放、回收、存档和作废，对各部门文件资料的管理进行监督、检查、指导以及外来文件的识别和发放；3.2 管理者代表负责组织管理手册和程序文件的编制、审核和修订；3.3 总裁负责管理手册和程序文件的批准；3.4 其他各部门负责本部门管理文件的编制、审核和修订。

3.5 各相关部门负责本部门文件的收集整理、存档、更改、作废等管理工作以及外来文件的识别和管理；3.6 运营中心负责对管理体系文件定期评审和修订，并对管理体系文件发放范围进行控制。

4 工作流程图5 工作程序5.2 文件的分类：5.2.1 体系文件：如管理手册、程序文件、管理文件、作业文件、技术文件、记录等； 5.2.2 外来文件，如与公司管理体系有关的法律法规、行业标准以及供方和顾客提供的有关文件等。

5.3 文件的编号 5.3.1 部门代码A. 管理手册B. 程序文件C. 管理文件D. 作业文件管理手册 发布时间 公司名称拼音缩写程序文件序号 表示程序文件 公司名称拼音缩写管理文件序号部门代码公司名称拼音缩写E. 记录表格F. 外来文件5.4 文件的发放和回收5.4.1《管理手册》、程序文件和管理制度文件的发放：由综合管理中心行政管理部按《文件发放清单》进行发放，对于受控文本加盖“受控文件”印章。

由综合管理中心行政管理部负责存档；5.4.2作业文件由公司各部门发放和记录；5.4.3综合管理中心行政管理部和各部门在文件发放时，应建立文件发放记录，及时填写《文件发放记录表》并统一发放。

5.4.4对于电子版文件，由综合管理中心行政管理部负责将文件转化为只读的文件格式，统一通过网络发放，综合管理中心行政管理部负责电子版文件的存档； 5.4.5外来文件的识别和发放公司各相关部门接收各方面的有关外来文件，提供至综合管理中心行政管理部，由综合管理中心行政管理部进行识别，并报总裁或副总裁审批后，按照使用范围后发放，并进行登记。

某公司的3程序文件01认证标志的保管使用控制程序一、程序文件目的本程序文件的目的是确保某公司认证标志的保管和使用得到有效的控制，以确保其合法性和可靠性，保证标志的安全性和一致性。

二、适用范围本程序文件适用于某公司的所有部门和岗位，所有人员在处理和使用认证标志时，必须遵守本程序文件的规定。

三、程序文件简介1. 认证标志的定义认证标志是指某公司在经过认证机构审核合格后，所颁发给该公司的标志，用于证明该公司产品或服务的质量达到国家相关标准和要求。

2. 认证标志的保管2.1 认证标志应当妥善保管，存放在指定的保管室或保险柜中，并定期进行点查，确保标志的完好无损。

2.2 保管人员应当具备相应的背景和素质，且记录标志的借还情况，确保认证标志不会遗失或被盗用。

3. 认证标志的使用3.1 认证标志的使用应符合国家相关法律法规的规定，且必须事先获得授权。

3.2 在使用认证标志时，必须确保标志的清晰可见，不得模糊、破损或变形。

4. 标志授权管理4.1 任何人员在需要使用认证标志时，必须向授权管理人员提交申请，经过审批后方可使用。

4.2 授权管理人员应确保审批程序的严格执行，并保留相关的审批记录。

5. 标志使用监督5.1 某公司应指定专人负责监督认证标志的使用情况，并对违规行为进行及时的纠正和处理。

5.2 监督人员应定期进行检查和抽查工作，以保证认证标志的合法性和可靠性。

6. 违规处理6.1 对于未经授权或滥用认证标志的行为，某公司将采取适当的纪律和法律措施进行处理，严肃追究相关责任人的责任。

6.2 对于违规使用认证标志造成的不良后果，某公司将承担相应的法责，同时通过改进程序和加强培训，提高公司人员对认证标志保管和使用的意识和理解。

四、程序文件的执行1. 所有人员必须熟悉并遵守本程序文件的要求，在标志的保管和使用过程中严格执行相关规定。

2. 不得擅自修改、删除或更改本程序文件。

3. 部门负责人应确保本程序文件得到有效的传达和有效的执行。

文件控制程序(Q/TMXG-CX-01-2010)1. 目的为了确保对质量管理体系所需用的文件实施有效的控制，特制定本程序。

2. 适用范围适用于对质量管理体系所需文件的编制、审核、批准、发放、使用、评审、修订、保存、失效文件的销毁、外来文件识别与使用的控制。

3. 术语和定义本程序采用GB/T19000-2008 idt ISO9000:2005标准给定的术语和定义。

4. 职责4.1计划处负责本程序的制定、修订，并负责质量管理手册、程序文件的管理；4.2公司办公室负责行政文件的管理；4.3生产技术处负责技术文件的管理；4.4公司其他各处室及各厂矿负责本部门文件的管理；4.5计划处负责对质量管理体系文件使用、保管情况的监督检查。

5. 过程控制5.1质量管理体系所需的文件5.1.1质量管理体系文件是体系运行、持续改进及员工培训的依据，质量管理体系文件应包括：a)形成文件的质量方针、质量目标；b)《质量手册》、程序文件；c)支持性文件，包括：各项管理制度、安全操作规程、作业规程、检验规范及各种记录表格等；d)记录，记录属于特殊文件，按《记录控制程序》的规定予以控制；e)外来文件，包括：适用的法律法规及国家或行业主管部门颁布的标准、规范。

5.1.2质量管理体系文件的载体可以是纸张、图片、胶片、磁带、磁盘等。

5.2文件的编制、审核、批准5.2.1《质量手册》的编制、审核、批准按《质量手册管理规定》要求执行。

5.2.2程序文件及所需记录的表格由各职能部门编制，部门负责人审核，管理者代表批准。

5.2.3公司各项管理制度由各职能部门拟订，公司办公室负责核稿，分管副总或总工程师批准。

5.2.4公司下发的行政文件由各职能部门负责拟稿，公司办公室核稿，分管副总或总工程师签发。

5.2.5质量计划、作业规程、检验规范由生产技术处负责编制，处长审核，总工程师批准。

5.2.6安全管理制度、安全操作规程由安监局负责编制，局长审核，公司主管领导批准。

长春锅炉仪表程控设备股份有限公司企业标准文件控制程序Q/CGY G01.03—2004代替GLYB-B-011目的和范围确保质量管理体系的文件完整、统一、有效。

适用于我公司所有文件和资料。

2引用标准Q/CGY G01《质量手册》3术语3.1质量管理体系文件：为建立、保持和持续提高质量管理体系，实现质量方针、质量目标而编制的质量管理文件和资料。

3.2技术文件：为保证产品符合顾客的要求而编制的图样、工艺文件、产品标准等文件和资料。

4职责4.1企管办负责质量管理体系文件的控制。

4.2开发设计研究中心负责技术文件的控制。

4.3各职能部门负责保存本部门的文件，在企管办或开发设计研究中心监督和指导下做好文件管理工作。

5控制程序5.1文件的编制、批准和发布5.1.1质量管理体系文件a)最高管理者授权企管办负责质量管理体系文件的管理；b)企管办负责组织编写质量手册，管理者代表审核，最高管理者批准后发布实施；c)企管办负责组织编写程序文件及管理性文件，管理者代表批准后发布实施；d)与质量管理体系有关的文件（作业文件、记录文件）由业务归口责任部门负责编制，经其部门负责人审批后发布；必要时需经主管副总经理或授权其助理批准；e)与质量管理体系有关的文件的设置或样张格式应经企管办审核，进行统一编号。

5.1.2技术文件和技术管理文件a）开发设计研究中心负责编制，部门负责人审批；b）必要时技术文件需经首席工程师和总工程师批准；技术管理文件需经主管副总经理或授权其助理批准。

5.1.3其它文件a）主管部门负责编制，部门负责人审批；b）必要时需经主管副总经理或授权其助理批准。

5.2文件状态标识、发放与领用5.2.1文件状态标识a)质量管理体系文件加盖“受控版本”标识印章；b)技术文件加盖“现行有效”标识印章；c)作业文件或记录文件以受控号及相应的序号为受控凭证，以表明其现行有效；d)各种标识、印章由管理或使用部门登记并存档（见JL-03-01《标识、印章记录》）。

制订部门/人：人事行政部审核人：生效日期：2014-10-01分发部门及数量：市场营销部/生产运营中心/财务部/人事行政部各1份。

共4份打星号（☆）的管理层需审批本文件。

总经理☆管理者代表生产运营中心人事行政部财务部市场营销文件修订履历版次修订内容摘要制定/修订部门制定/修订人审核人审批人生效日期A1 新制定人事行政部2014-10-01文件控制印记：1．目的：有效的对公司文件进行管理，保证文件的制订/修订、审核批准、发行回收、保存废止等文控作业能遵循一定的程序进行，确保使用的文件为最新有效的版本，以达到质量/环境管理体系的正常运行要求。

2．范围：适用于公司内部ISO体系文件（包括质量手册、程序、作业指导、表单记录）和各类外来文件。

3．职责：3.1人事行政部：负责依本程序规定控制文件的审批流程、收发管理及销毁等各项文控作业，控制文件正本及相关发放、复制、回收、销毁等。

3.2 各职能部门：提出文件制订/修改/废止申请，撰写文件内容。

控制文件之编制、审核及受控文本的签收、保管、使用及维护文件之正确性及机密文件的保密性。

3.3 内部文件制订（修订）/废止/收发管制权责表文件名称制订(修订)/废止申请审核审批收发管制单位ISO—质量/环境手册管理者代表总经理人事行政部ISO—程序文件部门经理或主管管理者代表人事行政部ISO—作业指导相关部门人员部门经理管理者代表人事行政部ISO—表单记录相关部门人员部门主管部门经理人事行政部4．定义：4.1质量手册：规定公司质量管理体系之纲领性的文件。

陈述公司各管理课程题的管理原则、要求、重点以及各管理课题的系统逻辑关系，体现质量方针、目标及经营战略，作为程序文件的指导纲领。

4.2程序文件：对某项过程或某些相关活动作出规定的文件。

陈述本公司管理活动的流程、步骤、顺序、工作内容等事项，确保部门间的工作配合及部门内的工作规范、工作职责和记录流程的确立，以达成既定目的。

4.3作业指导：对某些过程或相关活动具有指导作业作用的文件，如图表、工作规定、工作说明书、操作标准/规范等类型的文件。

1目的对质量管理体系文件进行控制，确保其处于受控状态。

2范围适用于质量管理体系文件编写（收集）、标识、编号、审核、批准、发放、使用、修改、保存、报废。

3职责3.1质检部负责本程序的归口管理。

4程序4.1文件编写和审批4.1.1质量手册、程序文件由质检部组织编写。

4.1.2其它质量管理体系文件按3.2的职责分配，由各职能部门编写。

4.1.3质量管理体系文件在发布前由授权人审批，且按3.2职责分配进行。

4.1.4质检部每年12月份组织对现有的体系文件进行定期评审。

因评审或其它原因需对文件进行修改时，执行4.2条款，发布前应再次批准。

4.2文件的修改4.2.1文件修改由其编写部门填写《文件更改申请/通知单》，须按3.2的职责分配审核后由授权人批准。

4.2.2文件修改如果指定其它部门审批时，该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。

4.2.3文件修改频次达到10次时，应更换版面。

文件发放部门在发放修改后的文件（或页次）的同时收回被修改（作废）文件（或页次），以确保有效文件的唯一性。

4.3文件发放4.3.1质检部确定文件的发放范围，编制《文件发放范围审批表》，报管理者代表批准编号后按范围发放。

领用人员应在《文件发放回收记录》的“发放记录栏”的“签收”分栏内签字后，领取注有分发号的文件。

因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；丢失补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；做好相应发放签收记录。

A质量手册、程序文件由质检部发放。

B管理性作业文件由质检部编号后，交职能部门发放。

C技术性文件由技术部负责发放。

4.3.2各职能部门兼职文件管理员负责收领、保管质量手册、程序文件及其它质量管理体系文件。

4.3.3 文件发放号的规定：总经理01；管理者代表02；行政部03；销售部04；市场服务部05；生产部06；技术开发部07；质检部08；采购部09；仓库10；财务部11.4.4文件标识4.4.1质检部建立质量管理体系的《受控文件清单》：A 受控文件清单的内容：文件名称、编写、文件修订状态等。

鞍山宝得钢铁有限公司程序文件BD-EOEn-Ol A 版文件控制程序受控状态：受at 编制部门：技术中心审核人：朱大勇批准人：王洪新2013-9-1 批准2013-9-1 实施更改状态表文件控制程序1目的为了使环境、安全、能源管理体系内各文件得到规范、有效管理，确保各使用处文件均为有效版本的适用文件，特制定本程序。

2适用范围适用于环境、安全、能源管理体系文件的控制。

3术语3.1受控：是指文件的编制、审批、评审、更新、发放、使用、作废等过程都处于控制状态，确保在使用处可获得适用文件的有效版本。

3.2管理手册：阐明管理体系的范围、方针、LI标，删节说明，规定管理职责，描述管理体系要求及相互关系的文件。

3.3程序文件：对相关的控制活动规定具体实施内容、范围、目的、职责、方法和步骤，以实现管理要求的文件。

3.4作业文件：对某些操作或控制过程做出更加具体规定的文件，是程序文件的支撑性文件。

3.3管理文件：指职能部门代表公司在履行管理职能时，对公司相关部门和单位提出要求所形成的管理文件。

管理文件等同于公司专业管理制度或办法。

3.6电子文件：指按规定程序产生，以数码形式记录于计算机硬盘、磁带、磁盘、光盘等载体，依赖讣算机系统阅读、处理、并通过特定网络系统传送的文件。

4主要职责4.1总经理负责批准发布管理手册。

4.2各专业管理者代表负责批准发布程序文件和作业文件。

4.3技术中心为综合管理体系文件的归口管理，负责策划编写体系文件，组织编制安全、环境、能源管理手册、程序文件等各类管理体系相关文件的编制、评审和修改。

负责管理手册、程序文件等文件（含外来文件）的发放、回收和处置。

4.4其余各单位负责相关文件的编制、使用和保管，建立本部门文件控制清单。

5工作程序5.1文件的分类5.1.1管理类文件：主要包括管理手册（含职业健康安全、环境、能源标、指标和管理方案）、程序文件、管理文件（如公司专业管理的管理制度、管理办法等）；5.1.2技术类文件：主要包括技术标准、环境标准、安全标准、能源标准、工艺技术规程、标准化作业指导书、设备规程、检验规程、试验规程、测量设备校准办法、技术图纸、绩效参数等。