办公自动化高级应用案例教程-员工档案资料表的制作

excel做员工动态档案excel如何用于员工动态档案管理？在现代企业中，员工动态档案管理是一个重要且复杂的任务。

它涉及到多个方面，包括员工个人资料、薪资记录、培训与发展等内容。

为了有效地管理这些信息，许多公司选择使用电子表格软件Excel。

本文将以“excel 做员工动态档案”为主题，一步一步回答如何使用Excel进行员工动态档案管理。

第一步是创建一个员工信息表。

在Excel中，我们可以创建一个工作表，并在第一行设置表头，包括姓名、性别、出生日期、联系方式等字段。

每个字段将占据一列。

接下来，我们可以逐行输入每个员工的信息。

在这个表中，我们可以采用常规文本、日期或手机号码格式来确保数据的准确性。

第二步是添加额外的信息字段。

为了更全面地管理员工动态档案，我们可以在表头下方添加一些额外的字段，例如工号、职位、部门、入职日期等。

这些字段可以根据公司的需要进行调整和自定义。

第三步是设置数据有效性。

在Excel中，我们可以使用“数据验证”功能来限制员工信息的输入。

例如，我们可以设置手机号码只能输入数字，并且必须是11位。

这样可以减少输入错误和不一致性的可能性。

第四步是建立一个薪资记录表。

薪资记录是员工动态档案的重要组成部分。

在Excel中，我们可以创建一个新的工作表来记录员工的薪资信息。

表头可以包括员工姓名、月份、基本工资、津贴、奖金等字段。

我们可以使用公式计算每个员工每个月的总薪资，并在最后一行添加一个公式来计算整个团队的总薪资。

第五步是创建一个培训与发展记录表。

培训与发展是员工职业发展的重要环节。

在Excel中，我们可以创建另一个工作表来记录员工的培训与发展情况。

表头可以包括员工姓名、培训名称、培训日期、培训成绩等字段。

我们可以使用筛选功能过滤出特定员工或特定培训的记录。

第六步是设置数据筛选和排序。

Excel提供了强大的数据筛选和排序功能，可以帮助我们快速查找和整理员工动态档案。

例如，我们可以根据员工的职位对信息进行筛选，或按照入职日期进行排序。

“办公自动化高级应用”思政育人典型教学案例案例七：1.案例主题：案例：员工档案2.结合章节：第三章：Excel篇3.案例意义：思政映射与融入点：增强忧患意识、防范风险挑战学生通过学习Excel相关知识，掌握综合运用Excel的技能技巧，制作公司的人员变动名单，培养学生时刻心存忧患，勇于直面挑战，树立应对各种风险挑战的坚定信心，增强防风险意识。

细节决定成败的认真谨慎的工作态度，它是人生态度的表现。

4.案例描述：教学要求：案例：员工档案。

公司增加人员，设计员工档案。

教学重点：1)建立工作簿和工作表。

2)数据录入3)数据有效性4)窗口冻结5)工作表打印教学难点：1)数据录入2)数据有效性3)窗口冻结教学方法：MOOC和SPOC结合，线上线下混合式教学模式。

教学设计：学生学习Excel相关知识，学生掌握综合运用Excel的技能技巧，培养学生成为社会所需要人才。

新建保存工作簿新建工作簿，Sheet1工作表重命名：企业员工档案。

取名为：员工档案.xlsx。

数据录入按照样张，将相应的单元格录入数据。

设置单元格的格式。

数据有效性性别列设置数据有效性（数据验证），正确输入男,女，输入不符合条件的数据提示“此值与此单元格定义的数据验证限制不匹配”。

美化表格设置表格行高25和列宽，设置标题字体黑体、18，表格内字体宋体、10，设置单元格字体中部居中，设置边框和底纹橙色、个性色2、淡色60%。

冻结窗格A3单元格，冻结拆分单元格，实现标题行冻结。

工作表的打印打印前10条记录，设置打印区域A3:H12。

设置打印标题，顶端标题行。

设置纸张大小A4，设置页边距，左右边距0.1，水平居中对齐。

保存文件。

5.案例反思：学生学习Excel相关知识，学生掌握综合运用Excel的技能技巧，培养学生时刻心存忧患，勇于直面挑战，树立应对各种风险挑战的坚定信心，增强防风险意识。

细节决定成败的认真谨慎的工作态度，它是人生态度的表现。

Excel软件应用
第8章 职工信息表制作
《office2010办公自动化高级应用实例教程》
1
学习目标
掌握EXCEL工作簿的创建与保存； 掌握单元格数据的录入； 掌握数据有效性的设置； 掌握数据表格式的设置； 掌握数据表排版打印设置。
2
《office2010办公自动化高级应用实例教程》
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《office2010办公自动化高级应用实例教程》
8.2.7 表格美化
表格在数据录入完毕后，就需要开始进行美化工 作，以使得表格数据显示得更美观大方整齐；表 格美化一般涉及到行高列宽设置、数据格式设置、 对齐方式设置、边框设计、底纹设置 。 以上这些基础设置均可以在工具栏或单元格格式 对话框中找到对应的功能
3.按下【Enter】键或【TAB】键或方向键移动至下一个 需录入的单元格位置。
（补充知识：EXCEL数据类型包含数字型、日期型、文本 型、逻辑型数据，其中数字型表现形式多样：有货币、小 数、百分数、科学计数法等多种形式。 ）
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8.2.5 数据
方法一：尚未打开EXCEL任何文档的话，可以选 择点击 【开始】/【程序】/【Microsoft office】/【Microsoft Excel 2010】 方法二：对于已经打开的EXCEL文档，新建一个 EXCEL文档则只需在已打开的EXCEL文档中点击 菜单【文件】/【新建】/【空白文档】/【创建】， 即可创建一个新的空白文档
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《office2010办公自动化高级应用实例教程》
8.2.2 保存Excel工作簿
情况一：对于初次新建的EXCEL文档，直接点击 左上角的保存文件即可出现另存为对话框。在另 存为对话框中只需选择好文件保存的位置、文件 保存的名字、点击保存即可保存当前的EXCEL工 作簿的所有内容 情况二：对于已经保存过的EXCEL工作表，点击 【保存】按钮则只是把新的更新保存到原来的文 件中。如果想另存为新的文件名或另存到新的位 置，则点击菜单【文件】/【另存为】

于需拆分为第二个表格的首行中，在【表格工具】→【布局】→【合并】组中单击
“拆分表格”按钮，即可在插入点的位置将表格一分为二。

操作技巧
图　３－２６　公司员工情况表
效果所在位置 光盘:\效果文件\第2章\课堂案例2\公司员工情况表.docx
视频演示 光盘:\视频文件\第2章\制作“公司员工情况表”文档.swf
（1）新建文档并保存为“公司员工情况表．docx”，然后在文档中输入表格标题，将其设置为“华文行楷、三号、居中对齐”，完成后按【Enter】键换行。

（2）将文本插入点定位在第二行中，在【插入】→【表格】组中单击“表格”按钮，在打开的下拉列表中选择“插入表格”命令，打开“插入表格”对话框，在“列数”数值框
”，单击按钮即可，如图
1．输入
．单击
图３－２７　插入表格 图３－２８　输入文本。

COMPUTER
办公软件高级应用案例教程（Office 2016版）
第8章 制作员工档案管理表格
目录
CONTENTS
8.1 核心知识
8.2 案例分析 8.3 案例制作 8.4 强化训练
办公软件高级应用案例 制作员工档案管理表格
8.1.1 设置Excel数据类型
第8章 制作员工档案管理表格
8.3.2 设置数据验证条件
1
2
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第8章 制作员工档案管理表格
8.3.2 设置数据验证条件
3
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办公软件高级应用案例教程（Office 2016版）
第8章 制作员工档案管理表格
8.3.3 美化表格并设置格式
下面为工作表数据应用表格样式，然后对数据的对齐方式、行高、列宽和数据类型等
办公软件高级应用案例教程（Office 2016版）
第8章 制作员工档案管理表格
8.4.1 制作员工外出管理表格
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第8章 制作员工档案管理表格
8.4.2 制作员工通信管理表格
具体制作思路如下。 （1）工号利用自动填充方式输入；部门和职务利用选择方式输入，内容分别为“装配车 间,冷凝车间,切割车间”和“正式职工,编外职工”。 （2）应用“浅色”栏中第2行第1列表格样式，包含标题区域。 （3）按上一个表格的效果适当调整行高、列宽和对齐方式。 （4）设置工作表保护，要求不能执行任何操作。
在单元格中输入数据后，选择 该单元格或单元格区域，在【开始】 →【数字】组的“数据格式”下拉 列表中可选择各种数据类型选项调 整所选数据的类型，也可单击该组 中的按钮设置数据系列。从左至右 各按钮的作用分别为：应用会计数 字格式、应用百分比样式、应用千 位分隔样式、增加小数位数和减少 小数位数。

作业
重点提示： 重点提示： 设置出错警告信息与设置输入提示信息类似，在“数据有 效性”对话框“出错警告”选项卡中设置图标样式，标题 及警告信息。
5.2 员工个人信息表的 制作
预备知识
1．定义单元格区域名称 ．
方法一 方法二
2．创建下拉列表 ． 3．使用批注 ．
（1）插入批注 ） （2）编辑档下载
小结和作业
1. 小结：请大家根据 小结： 上课内容自行作小结。 2. 作业：制作如右图 作业： 所示的家政服务员个人 档案表。要求插入如图 所示的批注，性别、文 化程度、婚否、政治面 貌等信息能通过下拉列 表输入，身份证号码填 写框数据有效性设为文 本长度18位，出错时 弹出如下页图所示出错 警告框。

二、自动填充数据与快速输入相同数据
利用自动填充法输入编号，利用快捷键输入性别、学历和基本工资列数据。 （1）自动填充编号。在A4单元格输入“A001”，将鼠标指针移到A4单元格右下角的填 充柄上 ，待鼠标指针变为实心的十字形后按住鼠标左键向下拖动，至A12单元格后释放鼠标 左键，可看到该列紧邻A4单元格的其他单元格会自动填充序列数据。
（2）自动填充“编号”列数据。
二、格式化工作表
合并单元格制作表头并设置其格式，然后为表格添加边框线。
三、计算业绩奖金
（1）单击E3单元格，然后输入乘法运算公式“=C3*D3”，再拖动E3单元格右下角的填 充柄到E14单元格后释放鼠标，计算出所有员工第一季度的业绩奖金。
（2）分别在H3，K3和N3单元格中输入公式，然后分别向下拖动该单元格右下角的填充 柄到第14行单元格中，复制公式计算出所有员工其他3个季度的业绩奖金。
（6）设置相关单元格为右对齐、居中对齐和左对齐。
三、在单元格中输入公式
（1）单击L13单元格，然后输入求和公式“=SUM(F13:K13)” ，再向下拖动L13单元格右下 角的填充柄至L22单元格，复制公式。
（2）在F23单元格输入求和公式，然后向右拖动F23单元格右下角的填充柄到K23单元格。
（2）精确调整列宽。 将鼠标指针移到D列顶端，当鼠标指针变为向下黑色箭头形状时单 击，选中该列，然后右击，在弹出的快捷菜单中选择“列宽”，在打开的对话框中输入列宽 值，单击“确定”按钮，可看到该列数据完全显示。
（3）手动调整列宽。将鼠标指针移到F列右侧的边框线上，待鼠标指针变为左右双向箭 头形状时，按住鼠标左键向右拖动，待合适大小后释放鼠标，使该列数据完全显示。
一、使用常规方法输入员工档案表数据

2.2.2 项目效果
图2-3 员工培训管理表
图2-4 员工培训考核数据透视图
2.2.3 知识与技能
●工作簿的创建 ●工作表重命名 ●数据有效性 ●函数AVERAGE、SUM、 COUNTIF和RANK的应用 ●美化工作表 ●数据透视表 ●数据透视图
2.2.4 解决方案
任务1 创建工作簿，重命名工作表
任务3 输入“序号” 利用填充句柄，输入序号。
任务4 输入“姓名”和“部门”
（1）输入员工“姓名”。 （2）输入员工“部门”。
任务5 设置各培训项目成绩的数据有
效性 在输入数据的过程中，为尽量减小数 据输入的错误，提高数据的有效性，可对 要输入数据的单元格区域设置有效性规则， 使输入的数据在规定的范围之内。 即输入的成绩范围在0～100之间。
1.按培训成绩名次进行升序排列。 2.制作各培训项目平均成绩比较 图。 3.制作公司各部门培训成绩数据 透视图。
2.3 项目6 制作员工工资管理表
2.3.1 项目背景
制作工资表示通常需要综合大量的数 据，如基本工资、绩效工资、补贴、扣款 项等。 如果用手工做账，不仅工作量非常大， 而且还往往容易出错。 本项目通过制作“员工工资管理表” 来介绍Excel软件在工资管理方面的应用。
（1）选中“员工人事档案管理表” 工作簿中的“员工档案信息”工作表。 （2）选择【数据】菜单中【导入外 部数据】命令的子命令【导入数据】， 打开【选取数据源】对话框。
（3）选择数据源文件“员工信 息.prn”， （4）从对话框的“原始数据类型” 中选择“固定长度”作为最合适的文 件类型，在“导入起始行”文本框中 保持默认值“1”，在文件原始格式下 拉列表中选择“936 ：简体中文 （GB2312）”。

新建Excel工作簿方法如下：
执行“开始”→“程序”→“Microsoft Office” →”Microsoft Excel 2010”命令，即可启动 Excel程序。一个新建的空白工作簿，默认的名称是Book1，每个工作簿默认包含3个工作表，分 别是Sheet1、Sheet2、Sheet3。
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a=3,b=2
制作员工档案
实例实现
5、单元格合并居中
单元格合并居中方法如下：
1）选择单元格区域A1：H1。
2）选择“开始”选项卡，在“对齐方式”功能组中单击“合并后居中”按钮。
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Office2010办公软件高级应用
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Office2010办公软件高级应用 实例教程
实例7： 员工档案制作
Office办公软件课程组制作
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学习提纲
1.实例需求 2.实例实现 3.实例小结
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制作员工档案
制作员工档案
实例实现
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3、数据录入
数据录入方法如下：
1）单击A1单元格，输入“企业员工档案”。
2）按<Enter>键，光标移动到A2单元格。在单元格A2中输入列标题“工号”，然后按<Tab> 键或方向键将光标移动到B2，在其中输入“姓名”。
3）用相同的方法，为其他单元格录入数据（注意不同数据的录入），具体操作见视频素材。

【Excel技巧】制作带有选择下拉菜单的员工档案表，选择谁就看谁HI，伙伴们，阳光心态从学习Excel开始。

滴水石穿、绳锯木断。

同样学习Excel也是，每天学习一点，进步一点。

先来看个很吸睛的员工档案表展示模板，怎么样？看了这个模板，是不是有一种一见钟情，相见恨晚的感觉。

此时，大家肯定都迫切想知道这个是怎么实现。

今天我们就来谈谈如何用Excel制作带有选择下拉菜单的员工档案表，轻松实现选择谁就只展示谁，不会让人看得眼花缭乱。

准备工作：1、先把员工信息整理在Excel表格，工作表名称为【员工信息表】；2、再新建一个工作表【员工档案】，做好模板，用来展示每个员工的信息，如下：现在就可以开始在员工档表里制作带有选择下拉菜单，以及如何导入对应的员工信息。

一、制作下拉框一般员工编号是唯一性，所以下拉菜单的内容我们以工号为准，不过单独看工号，大家可能不知道是对应哪个同事，所以下拉菜单我们可以同时调用工号和姓名，这样子大家看了一目了然。

1、插入下拉组合框控件单击菜单栏的【开发工具】—【插入】，选择【ActiveX控件】里的【组合框ActiveX控件】，然后再将鼠标移动到B2单元格并单击，即可以看到B2单元格里画出了组合框，然后在根据单元格大小，调整一下组合框控件的大小。

2、设置组合框属性选择插入好的组合框控件，右键—【属性】，在弹出的【属性】列表框，根据下面罗列的设置相应的属性。

选择【按分类序】，将杂项中的Linkedcell设置为B2；Listfillrange设置为员工信息表!B3:C14。

属性解析：Linkedcell是指选择组合框下拉菜单数据，数据所呈现的单元格，此例中，我们选择的下拉数据需要放置在B2单元格，所以Linkedcell设置为B2；Listfillrange为组合框下拉菜单所引用的数据来源，此例中，下拉菜单要显示员工工号和姓名，所以数据来源引用员工信息表的B3:C14单元格。

将【数据】中的ColumnCount设置为2；ColumnWidths设置为50磅；ListWith设置为120磅。

用Word生成员工信息表，单独生成独立文件，还能自动命名准备工作
这里我以公司员工信息表来作为演示案例，最后我会将所有的员工单独生成每一个文件，还可以将该员工姓名命名。

1、首先，我们需要准备一些资料，一份Excel数据源表格，上面是所有员工信息资料。

2、员工信息表Word模板一份。

开始制作
1、首先，打开Word模板，进入「邮件」-「开始邮件合并」-「信函」。

再点开「选中收件人」-「使用现有列表」，选择“数据源”表格位置。

2、进入「视图」-「大纲视图」，选中标题“员工信息”，将其设为「1级」。

3、在对应位置「插入合并域」。

4、点击「完成并合并」-「编辑单个文件」-「全部」。

再次进入「大纲视图」，然后使用快捷键「Ctrl + A」全选，点击「显示文档」，进入「主控文档」-「创建」。

5、最后，我们只需将文档「另存为」即可全部保存。

相关技巧
/ WORD联盟文档忘记保存怎么恢复？断电导致文件丢失如何恢复？/ WORD联盟原来Word也可以设置下拉菜单选项，你知道吗？。

提取年份
提取月份
提取日
利用出生日期计算年龄
=DATEDIF(出生日期，TODAY( ),“Y”)
开始日期
结束日期为 当前日期
两个日期相差 的年
小结
1 分析确定表格内容适用何种数据有效性设置 2 利用公式和已有信息进行表格填写，提高效率和正确率 3 合理设置出错警告方式
专业 高效 简洁 做有品质的办公
身 份 证 号 中 提
过 出 生 日 期 计
下下 拉拉 列列 表表 填填 写写
过 入 职 时 间 计
取算
算
利用现有信息和公式填写信息
利用身份证号提取出生日期
= D AT E ( M I D ( 身 份 证 号 ， 7 ， 4 ) ， M I D ( 身 份 证 号 ， 1 1 ， 2 ) ， M I D ( 身 份 证 号 ， 1 3 ， 2 ) )
数据输入有保证 ——制作员工档案信息表
《办公自动化》 主讲：韩洁
制作员工档案信息表
1 员工档案信息表内容的设计 2 分析不同内容适用何种数据有效性设置 3 利用已有信息和公式自动填充信息
员工档案信息表内容的设计
表格具体内容应根据单位的具体需求制定

分析内容适用何种数据有效性或公式设置 数据有效性设置
利用公式填写信息
控制输入文本的类型 控制输入文本的长度 防止重复输入 通过下拉列表输入
利用身份证号填写出生日期 利用出生日期填写年龄 利用入职时间填写工龄
分析内容适用何种数据有效性或公式设置
从通
通
下不 序 拉能 列 列重 填 表复 充 填输
写入
下 拉 列 表 填 写
必 须 为
18 位
下 拉 列 表 填 写

实验一员工信息管理（说明：该部分实验在实验课中完成，由任课教师指导，不需要撰写实验报告）一、目的及要求1. 熟练Excel软件的基本操作；2. 利用Excel软件制作企业员工信息管理系统；3. 掌握LEN, CONCATENA TE, MID, YEAR, TODAY, VLOOKUP, ROW等函数二、实验内容2.1建立员工信息档案表1、选择D3：D18单元格区域，将该区域格式改为文本。

2、选择“数据”选项卡，单击“数据工具”选项组中的“数据有效性”按钮，如下图。

在弹出的数据有效性对话框中，选择设置选项卡，公式文本框中输入“=OR(LEN(D3)=15,LEN(D3)=18)”，如下图。

在“输入信息”选项卡中的“输入信息”文本框中输入“输入15位或18位的身份证号码”，用来作为提示信息，如图。

在“出错警告”选项卡中的“标题”以及“错误信息”中分别输入“输入身份证号码位数错误”和“请检查后重新输入”选择H3：H18单元格区域，选择“数据”选项卡，单击“数据工具”选项组中的“数据有效性”按钮，在弹出的数据有效性对话框中，选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表框中，选择“序列”选项，在“来源”文本框中输入“已婚,未婚”。

如图。

参照该做法，学历、部门、职务列分别采用下拉列表的方式完成。

如下图。

3、完成以上设置后，输入编号，姓名，身份证号码，入公司日期以及奖惩状况等信息。

4、根据身份证号码自动返回出生日期，在E3单元格输入公式：=IF(LEN(D3)=15,CONCATENATE("19",MID(D3,7,2),"-",MID(D3,9,2),"-",MID(D3,11,2)),CON CA TENATE(MID(D3,7,4),"-",MID(D3,11,2),"-",MID(D3,13,2)))以下各单元格，复制E3单元格的格式即可提示：5、根据身份证号码自动返回性别，在F3单元格输入公式：=IF(LEN(D3)=15,IF(MOD(MID(D3,15,1),2)=1,"男","女"),IF(MOD(MID(D3,17,1),2) =1,"男","女"))下面各单元格，复制F3单元格的格式即可提示：6、根据身份证号码自动计算年龄。

项目拓展 制作档案卷内目录
动手做3 插入行（列） 用户在编辑工作表时可以在数据区与插入行或列进行数据的插入，例如，在对档案 卷内目录表格进行编辑时突然发现在“责任者”的前面少输入了一个“案件来源”， 此时用户可以在工作表中插入一列然后填入新的数据，具体操作步骤如下： （1）选中“责任者”一列中任意的一个单元格。 （2）在“开始”选项卡下的“单元格”组中单击“插入”按钮右侧的下三角箭头， 打开“插入”列表。 （3）在“插入”列表中选择“插入工作表列”命令，此时将在选中区域位置插入与 原数目相同的空白列，被选定的列自动向右移。 （4）在新插入的列中输入“案件来源”。 动手做4 删除行（列） 在对档案卷内目录表格进行编辑时发现最后一行的案卷放到了其他卷宗中，此时用 户可以将最后一行目录删除，具体操作步骤如下： （1）选中最后一行中任意的一个单元格。 （2）在“开始”选项卡下的“单元格”组中单击“删除”按钮右侧的下三角箭头， 打开“删除”列表。 （3）在“删除”列表中选择“删除工作表行”命令，此时最后一行被删除。
Excel 2010是一个优秀的电子表格软件，主要用于电子表格方面的各种应用，可 以方便地对数据进行组织、分析，把表格数据用各种统计图形象地表示出来。Excel 2010是以工作表的方式进行数据运算和分析的，因此数据是工作表中重要的组成部 分，是显示、操作以及计算的对象。只有在工作表中输入一定的数据，然后才能根 据要求完成相应的数据运算和数据分析工作。
项目拓展 制作档案卷内目录
动手做2 打开工作簿 单元格中的内容输入有误或是不完整时就需要对单元格内容进行修改，当单元格中 的一些数据内容不再需要时，用户可以将其删除。 如果单元格中的数据出现错误，用户可以输入新数据覆盖旧数据，单击要被替代的 单元格，然后直接输入新的数据即可。若用户并不想用新数据代替旧数据，而只是修 改旧数据的内容，则可以使用编辑栏或双击单元格，然后进行修改。 例如在卷内目录表中，因文字错误需将“天龙浴池”改为“沙河南岸白云浴池”， 具体步骤如下： （1）单击要修改内容的单元格，这里选中“C4”，此时在编辑栏中显示该单元格 中的内容“天龙浴池锅炉噪音扰民” 。 （2）单击编辑栏，此时在编辑栏中出现闪烁的光标，将鼠标定位在“天龙”的前面， 按Delete键删除“天龙”，然后输入文本“沙河南岸白云”。 （3）输入完毕，单击编辑栏中的“√”按钮确认输入。 （4）双击“C5”单元格，此时在单元格中出现闪烁的光标，将鼠标定位在“天龙” 的后面，按Back Space键删除“天龙”，然后输入文本“沙河南岸白云”。 （5）输入完毕，单击编辑栏中的“√”按钮确认输入。

2.解决方案 （1）打开素材文件夹中“劳动合同 书（原文）.doc”文档。 （2）打开“样式和格式”任务窗格。 （3）应格式。 （6）插入分隔符。 （7）使用格式刷复制格式。 （8）将文档另存为“模板”样式。
3.案例小结
本案例通过制作“劳动用工合同”、 “转正申请书”等人力资源管理部门的常 用文档，介绍了Word文档的基本创建、编 辑和文本的格式化处理等基本操作，同时 讲解了利用样式、格式刷等对文档进行修 饰处理的方法。
2.4 案例 9 制作员工培训讲义
1.案例分析
企业对员工的培训是人力资源开发的 重要途径。通过对员工培训不仅能提高员 工的思想认识和技术水平，也有助于公司 员工团队精神的培养，增强员工的凝聚力 和向心力，满足企业发展对高素质人才的 需要。本案例运用PowerPoint制作培训讲 义，以提高员工培训的效果。效果如图：
此外，通过讲解公式和函数应用，介 绍了Year、Today、IF、Sum等几个常用 函数的用法，以及公式中单元格的引用。
通过数据排序、筛选、分类汇总、数 据透视表等高级应用，讲解了Excel在数据 分析方面的高级功能。
3.案例小结
本案例以制作“员工培训讲义”、 “转正申请书”、“年度总结报告”、 “述职报告”和“职位竞聘演示报告”等 常见的幻灯片演示文稿为例，讲解了利用 PowerPoint创建和编辑演示文稿、复制和 移动幻灯片等相关操作，然后介绍了利用 模板对演示文稿进行美化和修饰的操作方 法。
幻灯片演示文稿的另外一个重要功能 是实现了演示文稿的动画播放。本案例通 过介绍演示文稿中对象的进入动画，讲解 了自定义动画方案、幻灯片切换以及幻灯 片播放等知识。
（4）输入文本内容。 （5）设置组织结构图格式。 （6）保存组织结构图。

首先我们打开一个新的Excel表建立一个人事信息库框架，信息项目的设置您可根据本单位实际情况而定。

如图(一)所示:图一点击可看清晰大图接下来请您不要急着录入人员信息，我们要对一些信息项进行函数设置，以便系统可以自动生成相关信息，这会使我们的工作产生事半功倍的效果。

1、性别、出生月日、年龄的自动填充功能设置我们先对“性别”“出生年月”“年龄”进行函数设置。

当我们输入某人身份证号码时，系统便会自动生成“性别”，“出生年月”及“年龄”，这样就减少了我们录入的工作量。

请分别选择性别、出生月日、年龄信息项单元格输入下列公式:(1)性别: =IF(MOD(IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)),2)=1,"男","女")含义：“LEN(E3)=15”表示看E3中是否有15个字符;“MID(E3,15,1)”表示在E3中从第15位开始提取1位字符;“MOD(MID()，2)=1”表示提取的字符除以2余数为1;“IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)”表示看E3中是否够15个字符，如果够就从第15个字符开始取1个字符，如果不够15个字符就从第17个字符开始取1个字符。

我们的身份证号码一般是15位或18位。

“IF(MOD(IF(LEN(E3)=15,MID(E3,15,1),MID(E3,17,1)),2)=1,"男","女"”表示所取字符除以2如果余数为1显示男，否则显示女。

(2)出生年月: =DATE(MID(E3,7,4),MID(E3,11,2),MID(E3,13,2))含义：DATE(YEAR,MONTH,DAY);“MID(E3,7,4)”表示在E3中从第7个字符开始连续取4个字符表示年，用类似的表示方法一个人的出生年月日便可以通过函数设置表示出来，如果为了看起来方便，我们可以将单元格格式设置成年、月、日的日期格式，这样显示的结果会非常容易理解。

Office 2003办公自动化培训教程44技巧：用鼠标选择行或列，在选择的区域上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中也可选择相应的命令来添加或删除行或列，如图4-8所示。

图4-8 右键快捷菜单提示：如果要删除整个表格，只需将光标定位到任何单元格中，然后选择【表格】→【删除】→【表格】命令。

合并和拆分单元格要合并单元格，只需先选择要合并的单元格，然后选择【表格】→【合并单元格】命令即可。

拆分单元格时，则需选择要拆分的单元格，然后选择【表格】→【拆分单元格】命令，打开如图4-9所示的“拆分单元格”对话框，在“列数”和“行数”数值框中输入拆分的行列数，然后单击按钮。

图4-9“拆分单元格”对话框合并和拆分表格要合并表格，只需将两个表格之间的回车符删除即可。

拆分表格时，需先将光标定位于需拆分为第二个表格的首行中，选择【表格】→【拆分表格】命令，即可在光标的位置将表格一分为二。

设置表格属性设置表格属性之前，需要将光标定位到表格中，然后选择【表格】→【表格属性】命令，打开“表格属性”对话框的“表格”选项卡，如图4-10所示。

其中各参数的作用如下。

图4-10 “表格属性”对话框◎“尺寸”栏：选中其中的复选框，可在其右侧的数值框中设置表格的宽度。

◎“对齐方式”栏：主要用于设置表格与文本的对齐方式，以及表格的左缩进值。

◎“文字环绕”栏：主要用于设置文本在表格周围的环绕方式。

◎按钮：单击该按钮可打开“边框与底纹”对话框，在其中可设置表格的边框和底纹。

◎按钮：单击该按钮可打开“表格选项”对话框，在其中可设置单元格的边距和间距。

5．案例—在“员工档案”文档中插入表格并编辑插入表格的目的是更好地编辑和统计数据。

本例将为“员工档案”文档添加并编辑表格。

通过该案例的学习，应该掌握插入和编辑表格的方法。

其具体操作如下。

n新建一篇空白文档，输入标题文本“飓风国际财务部员工档案”，并将其设置为“宋体、二号、加粗、居中对齐”，如图4-11所示。