潍坊市数字教育应用服务平台办公部分使用操作说明
文书人员
浙江浙大万朋软件有限公司
2011年5月6日
关于平台的访问地址、界面及简单使用，在普通用户使用操作说明中已经做了介绍，在此不在多做说明。
文书人员在使用平台前，首先保证本单位管理员已经为文书人员开设好帐号，并做了相应授权。如没做授权，请参考本文档的附件1，对本单位所有人员先做授权，一般分为默认角色。
文书在使用本办公平台时，要做的主要工作：
1、做常用设置，包括发文流程管理、收文流程管理、印章管理、用户组管理、单
位组管理、关联人设置、参数设置等。
2、公文处理
2、1发文办理要掌握如何公文拟稿、发文处理、手工发文，重点掌握发文发送。
2、2收文办理要掌握收文登记，收文办理，特别是收文发送。
2、3公文管理模块，掌握如何对公文进行删除操作。
只需要按如下项目进行设置，即可正常进行公文收发。
一、常用设置
1、发文流程管理（指本单位对外发文时，文件要经过哪些步骤办理后，才能对外
发送。）
在上面的图片中我们可以看到发文流程设置的界面，发文流程主要有三种：公用流程（单位所有人可用）、部门流程（本部门人员使用）、个人流程（流程设置人使用）。流程设置方法一样，下面以公用流程为例介绍。
步骤1、点击新增流程按钮，出现一个提示“您想使用系统初始化流程创建新流程”，一般点击确定即可。
步骤2、在打开的界面填写流程名称及描述，然后在设置流程区域，对流程的步骤进行调整，可以删除、新增步骤，修改步骤负责人，调整步骤的顺序。如下图，详细步骤的实际意义，可参考附件2
注意：在修改步骤的时候，可以点击步骤名称，进行步骤负责人设置，同时可以设置本步骤是否可修改负责人，是否可插入步骤，是否可略过。
新增步骤时，可新增单一步骤，可以新增并行步骤，并行步骤是指需要多人同
时办理的步骤，如会签。并行步骤需设置归并点负责人。
步骤中拟稿一步是必须的，有发文拟稿模块的人都可以进行拟稿。公文必须要有分发和归档两步，且无须设置负责人，有相应模块权限的人才可进行该项操作。
2、收文流程管理（指本单位有“单位级别收文登记”权限的人员，在收文登记模
块接收公文后，签收再进行本单位收文办理流转，经相关负责人办理时要走的步骤）收文流程的设置与发文流程界面和操作很类似，收文流程分为两种：公用流程（所有人员可使用）和部门流程（部门内人员可使用）。
流程设置方法一样，下面以公用流程为例介绍。
步骤1、点击新增流程按钮，出现一个提示“您想使用系统初始化流程创建新流程”，一般点击确定即可。
步骤2、在打开的界面填写流程名称及描述，然后在设置流程区域，对流程的步骤进行调整，可以删除、新增步骤，修改步骤负责人，调整步骤的顺序。如下图，详细步骤的实际意义，可参考附件2
注意:登记步骤为必须步骤，由单位级别收文登记权限的人员使用。归档也为必须步骤。
3、印章管理
印章管理使用比较简单，一般是在用印步骤加盖电子印章时会用到电子印章，而电
子印章的添加和管理就在本功能模块操作。
在印章管理界面，点击新增印章，会提示安装一个插件，安装正常后，即可显示如下界面
步骤1、维护好印章名称
步骤2、上传用PHOTOSHOP等软件制作的印章图片
步骤3、选择使用用户，并设置好使用密码
注意：印章图片只支持GIF格式，
印章可以在管理时，移交印章所有者，并可设置印章使用人及使用密码。4、用户组管理
用户组建立好后，可供公文发送选择主送单位及抄送单位时，直接选择使用，方便群发给某些公文接收人。
步骤1、先维护好用户组名称，以方便识别为命名原则
步骤2、在显示单位名称的选项中，选择要添加的用户所在单位，然后找到该用户，勾选上。
步骤3、选择完本用户组的所有用户后，点击确定。
注意：如果要将展开的所有人员收起后，方便按部门查找，请点击展开全部，一次为展开，一次为全部不展开，可多次点击操作。
如果要一次选择一个部门的人员，请勾选中“级联勾选”
一个用户可以属于多个用户组
用户组一般在发文拟稿和发文发送时用到，点击主送单位或抄送单位，界面如下
5、单位组管理
单位组管理，与上面的用户组管理类似。单位组添加后，发送给单位组的公文，只有“单位级别来文登记”权限的用户才有接收并登记公文
6、关联人设置
在公文流转的过程中，可能有些步骤需要文书人员来根据领导的实际办理意见，决定公文办理的下一步负责人，这时就会用到关联人。
关联人一般给单位领导和部门领导做设置，正常情况是将各领导的关联人都设置为单位的文书，由文书来负责公文流转过程步骤的修改。
关联人分为两种：一种是普通用户的关联人，如单位领导；还有一种是部门关联人，单位下面的各个部门都要设置一下关联人，才能在发公文时选择部门。
注意：给单位领导和部门领导设置关联人后，领导只需要在公文办理进填写办理意见就可以，点击完成后，公文会流转到关联人（文书）那里，文书在接到文后，无法维护办理意见，只能根据领导填写的办理意见设置公文流转下一步的负责人。
可以为多个领导设置同一个关联人。
部门关联人必须设置，如不设置无法选中将公文发送到的相关部门。如下图
7、参数设置
公文流转中可能涉及到的一些使用要求，在些做了控制，如常规中，就有是否启用公文编辑器一项。
1、 常规选项可以根据本单位的情况自己设置
2、 发文流转是控制流转过程中每一步哪些内容可以修改
3、 代号设置用于档案管理
4、 文号类型用于设置本单位在收发文时会用到的文号。
二、 公文处理
公文流转一般分为两块，一块是发文办理，一块是收文办理，在普通用户使用操作说明中，已经对发文办理及收文办理的使用，做了简单介绍，在此只做补充说明。
发文办理的流程如下：
发文办理以发文拟稿开始，维护好后点击进程，完成流转经各步骤负责人办理后，最后公文到发文发送模块，等待发送。
以上各步骤，其实就是流转的常规步骤，此步骤是文书可以自己定义的。如果不易理解，请参考下面的潍坊市教育局流程设置，在流程设设置时，可按如下步骤进行： 步骤1、选择是哪种流程，公用、部门、个人。然后命名流程的名称。
步骤2、先确定流程中需要的步骤。如拟稿、核稿、会稿、审核、签发、登记、用印等。 步骤3、设置各步骤的负责人，可以点击步骤，在弹出的页面设置。
步骤4、流程中各步骤要注意是否允许插入步骤，修改步骤负责人，可略过。
注：如果步骤需要调整，可以随时删除步骤，新增步骤，或者通过上下箭头调整步骤的顺序。
