书面沟通基本知识.pptx

。 ▪ 2）使用清楚准确的词语。 ▪ 3）选择积极的表达方式。 ▪ 正面、肯定的传递——负面、否定的传递？ ▪ 4）保证语言的简明
▪ 5）采用合理的组织结构 ▪ ——直接式 ▪ ——间接式 ▪ ——重要性顺序：重要——次重要——一般 ▪ ——时间顺序：从前向后；从后向前（逆时
间）
▪ ——空间顺序 ▪ ——因果关系：有因到果；有果到因 ▪ ——问题-解决方案
5.1.4 书面沟通的类型：
▪ （1）商务信函：一些与工作有关的信 件，主要是邀请函、祝贺信、证明信 、催款信、致歉信、通知等。
▪ （2）报告：非常重要但难写的一些文 种，如：建议报告、贷款报告、销售 计划报告、市场调查与预测报告等
▪ （3）电子邮件
▪ 1）信息交流快捷 ▪ 2）避免了电话的吵闹 ▪ 3）信息能无限期地搁置等待 ▪ 4）语言要求不严格 ▪ 5）可以反复阅读 ▪ …………
▪
▪ 材料2：介绍我 校酒店管理专业 学生前往天鹅湖 大酒店实习。
▪ 证明信——证明信是证明某人身份、经历 或证明有关事件真实情况的专业书信。
▪ 材料3：以天鹅湖大酒店的名义给某实习学 生写一份其实习期间的证明材料。证明信 .doc
▪ （2）邀请函
▪ 1）简易式：要求写出时间、地点、事项等 。
▪ 5.4.2 备忘录的用途：
▪ （1）用于公司内部信息交流；
▪ （2）协助记忆，能提供书面记录 的凭证
▪ （3）用于询问、请求、惩戒、祝 贺等信息内容。
5.4.3备忘录的格式和组成要素 ：
▪ （1）备忘录的组成要素： ▪ 1）收件人（To） ▪ 2）发件人（From） ▪ 3）主题（Subject） ▪ 4）日期（Date） ▪ 5）正文 ▪ （2）备忘录的格式：备忘录.doc
▪ 备忘录案例.doc
▪ 5.5 商务信函
▪ 5.5.1 告知性信函 ▪ （1）证明信 ▪ （2）邀请函 ▪ （3）确认信 ▪ （4）推荐信 ▪ （5）通知
（1）介绍信——证明信——推荐信
▪ 介绍信——介绍信 是单位用来介绍员 工身份，联系工作 时使用的一种公务 信函。
▪ 材料1：**旅行社介 绍本社员工前往金 算盘财务软件公司 购买财务软件。源自5.4.4 备忘录的具体写作：
▪ 资料：某公司人力资源主管要求教育培训主管邀 请一位教授给公司员工举办团队合作和团队精神 培养方面的讲座，并且要求教授多给员工开展技 能活动，增强员工的感性认识。培训时间是 2011年4月15、16两天。培训主管联系了**大学 的**教授。双方商定：两天的培训费用为2000元 人民币，另外报销差旅和食宿费用500元。同时 公司需提供投影仪、白板（笔）等教学设备。
▪ （6）增强文章的可读性 ▪ 1）标题要醒目 ▪ 2）使用标点符号和数字帮助快速阅读 ▪ 3）使用列表使信息易读易懂 ▪ 4）利用其他图形增强可读性
▪ 5.4.2 写作模式：P97
5.4 备忘录（Memo）
▪ 5.4.1概念的理解： ▪ 备忘录——源于拉丁语，意为“记住
”。主要是指用于公司内部信息交流 的一种商务沟通文书。
▪ 1.书面沟通文件的写作准备时间，往往占整个 写作过程的 。
▪ A 1/2 B 1/3 C1/4 D2/3
▪ 2.书面沟通信息的传递模式一般有 。
▪ A 直接式 B 间接式 C 迂回式 D坦诚式
▪ 3.对于负面信息，一般采用
传递。
▪ A 直接式
B 间接式
▪ C 旁敲侧击式
D声东击西式
▪ 4.KISS原则指的是 。
第5章 书面沟通
5.1 书面沟通基本知识
▪ 5.1.1 书面沟通的含义： ▪ 书面沟通——主要是指以文字、纸张
及规定的格式传递信息（思想、情感 ）的沟通方式。
5.1.2 书面沟通和口头沟通优劣比较
▪ 问题： ▪ （1）邀请某企业家来校举办创业讲座，可以
采用哪些邀请方式？何种方式最好？为什么？
▪ （2）某员工（同事）家住外地，现其家中亲 属重病（或去世），你怎样表达你的慰问？
▪ （4）求职信。 ▪ （5）传真：也是一种书面沟通形
式。有以下优点：
▪ 1）节省时间。2）节省费用。 ▪ 3）可以采用比信函更随便的方式 ▪ 4）能使对方更快地作出反应。 ▪ 5）作为电话的备份。 ▪ （6）备忘录 （7）短消息
5.2 书面沟通文件的写作过程
▪ 5.1.1 写作准备 ▪ 思考：写什么；怎么写：措辞；条理性；
▪ A 亲自原则
B 简洁明了原则
▪ C 保持专注原则
D 保持美好原则
5.3 商务信函的写作格式：
▪ 5.3.1中式信函格式：一 中式信函 格式.doc
▪ 5.3.2 英美信函格式：外国信函格 式.doc
5.3 商务文件的写作要求
▪ 练习： ▪ （1）帮助某超市拟写一份顾客退货规定事项。 ▪ （2）代某酒店拟写一份顾客入住酒店注意事项
▪ 材料1.某酒店举行2号贵宾楼建设落成典礼 ，请市餐饮协会的会长前来参加。
主次关系；语气；写给谁；希望的结果等 。 ▪ （5W+H）
▪ 5.2.2 组织撰写 ▪ 分析材料；归纳整理；撰写草稿
▪ 写作模式：直接式；间接式；问题解决式 ……
▪ 5.2.3 修改评估 ▪ 写作过程中最艰难的一项工作
▪ 主题集中；内容充实；措辞恰当；重点突出 ；通俗易懂；对象明确……
▪ 练习：
▪ （3）如果你想向公司领导建议元旦举办促销 活动，该如何与领导沟通？
▪ （4）公司接到了顾客投诉产品质量的信函， 你是售后服务经理，如何与该顾客沟通？
5.1.2 书面沟通和口头沟通优劣比 较
▪ （1）优势：书面沟通和口头沟通优劣 比较.doc
▪ （2）劣势：同上
5.1.3 商务写作的特点
▪ （1）目的性 ▪ （2）说服力 ▪ （3）简单明了 ▪ （4）以读者为重
。 ▪ （3）代某银行拟写一份客户办理银行卡需要提
供相关证件的文字材料。 ▪ （4）拟写一份会议通知（会议内容自拟）。 ▪ （5）拟写一份货物收到的收条。 ▪ （6）给公司总经理写一张第二天工作活动的安
排表。
5.3.1 写作要求：教材P94
▪ （1）做好三个阶段的工作 ▪ （2）确定明确的写作目标 ▪ （3）分清信息接受对象 ▪ （4）使用合适的语言★ ▪ 1）使用简单的语言：通俗易懂，少使用术语