中央企业档案信息化建设工作指引目录第一章总则 (1)1重要意义 (1)2指导思想 (1)3基本原则 (2)4工作目标和任务 (2)5保障措施 (3)第二章名词和术语 (4)1规范性引用文件 (4)2术语说明 (5)第三章档案管理系统建设 (8)1总体要求 (8)2基础设施要求 (8)3资源建设要求 (8)4系统功能要求 (9)第四章电子文件管理 (17)1总体要求 (17)2电子文件的收集与积累 (17)3电子文件的整理与归档 (18)4电子档案的捕获\登记与著录 (18)5电子档案的存储与备份 (19)6电子档案利用与网络化服务 (21)7电子档案的转换和迁移 (21)8电子档案的鉴定与销毁 (21)9电子档案的移交 (22)第五章传统载体档案数字化 (23)1基本原则 (23)2基本方式和流程 (23)3组织实施 (23)4加工流程与要求 (25)5档案数字化加工参考标准 (34)第一章总则为进一步加强中央企业档案信息化建设，推进企业档案信息资源管理标准化、规范化进程，充分发挥企业档案资源优势，按照国资委《关于中央企业开展管理提升活动的指导意见》中提出的“强基固本、控制风险，转型升级、保值增值，做强做优、科学发展”的主题思想，结合中央企业档案信息化建设现状，对中央企业档案信息化建设工作提出如下工作指引：1 重要意义企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分,企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作，与企业生产经营和改革发展密切相关，不可或缺。
档案信息化是促进中央企业管理水平提高的必然要求，是实现国有资产保值增值的重要手段，是档案部门参与企业生产经营和管理活动的具体体现，也是档案部门遵循档案工作自身发展规律，进一步深化改革，推动科技进步，提高服务效率和质量的必然选择。
近年来，中央企业档案信息化建设取得了长足进步，但仍存在一些不容忽视的问题：部分企业对档案信息化建设重要性认识不足，重视不够；档案信息化建设的资金投入不足，存量档案数字化水平较低，增量电子档案管理不规范，系统建设分散，档案信息资源孤岛现象比较突出，难以适应系统集成、信息共享和业务协同的需要；档案信息化建设人才队伍匮乏等。
因此，中央企业必须充分认识档案信息化建设的重要性，把这项工作作为一项重要和长期的任务来抓，采取有效措施，切实做好档案信息化建设工作。
2 指导思想各中央企业要坚持以科学发展观为指导，认真贯彻国家有关档案、信息化的法律法规，贯彻中央企业档案工作会议和中央企业开展管理提升活动的要求，结合企业发展战略和管理特点，加快档案信息化建设，积极推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化，全面提升中央企业档案管理水平，以适应企业生产经营和改革发展的需要。
3 基本原则企业档案信息化建设应遵循以下原则：3.1 统筹规划，持续推进坚持档案信息化建设与企业信息化协调和同步发展，将档案信息化建设纳入企业信息化建设的整体规划和方案，立足全局与长远，做好档案信息化顶层设计。
并通过不断的管理提升和流程再造，实现与信息化的良性互动。
3.2 统一标准，严格规范各中央企业应加强本行业、本系统档案业务和信息技术的标准化建设，完善现行的档案管理制度和业务流程，实行档案信息化建设统一规划、统一标准、统一设计、统一投资、统一建设、统一管理。
3.3 注重质量，确保安全严格遵循国家相关制度、标准和技术规范，建设安全保障体系，通过基础设施建设、组织制度完善和安全技术保障等多种手段和措施，实现和保证实体安全、数据安全和网络安全。
4 工作目标和任务4.1 企业档案管理系统建设目标力争在“十二五”末，基本完成重点中央企业统一的档案管理系统及相关标准规范体系建设，建成以数字资源为基础、安全管理为保障、网络利用为目标的数字档案馆（室）体系。
企业应将数字档案馆（室）体系建设纳入企业信息化建设规划，积极推进档案信息化建设。
4.2 档案数字化建设目标各企业要研究制定档案数字化推进方案，为档案数字化提供资金保障,不断提升中央企业档案数字化率，并将企业档案数字化率列入中央企业档案工作评价范围。
档案数字化要坚持应用与抢救并重的原则，积极将企业重要的、利用率高的、急需抢救的档案纳入数字化范围。
4.3 推进电子文件管理各企业要认真贯彻落实国家《电子文件管理暂行办法》和国资委《关于推进中央企业电子文件管理工作的指导意见》,将电子文件管理作为档案信息化建设的重要内容。
各企业信息管理部门在开发与实施各业务信息系统时要充分考虑电子文件归档需求，统筹规划归档电子文件管理，确保归档电子文件的完整、准确与安全。
各企业要加强企业特色电子文件管理研究和试点，完善管理体制机制，研究制定符合企业管理特点的相关标准规范，配备相适应的设施设备，为电子文件管理提供先进的技术和方法。
5 保障措施5.1 加强组织领导中央企业要高度重视档案信息化工作，建立健全档案管理机制和机构，加强领导，明确工作职责，研究解决本企业档案信息化建设的现实问题，自上而下扎实推进，确保档案信息化建设工作落到实处。
5.2 经费保障计划、资金、设备等管理部门应当为档案信息化建设提供必要的保障措施，按照企业档案信息化建设规划，制定相应计划，确保管理经费、设施设备投入、费用开支得到落实，为档案信息化建设工作提供必要保障。
5.3 队伍建设设立专职档案信息化管理岗位，加强信息技术人才的引进和档案人员信息技术知识的培训，提高档案人员运用信息技术的技能，引导档案人员适应信息化要求。
要认真研究信息化条件下企业档案管理现代化的新要求，积极推进企业档案信息化建设。
5.4 政策保障国资委将档案信息化建设内容纳入中央企业信息化考核指标和中央企业信息化水平评价内容。
第二章名词和术语1 规范性引用文件GB/T 11821-2002 照片档案管理规范GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范GB/T 19486-2004 电子政务主题词表编制规则GB/T 19487-2004 电子政务业务流程设计方法通用规范GB/T 19488.1-2004 电子政务数据元第1部分：设计和管理规范GB/T 19667.1-2005 基于XML的电子公文格式规范第1部分：总则GB/T 19669-2005 XML在电子政务中的应用指南GB/T 22240-2008信息安全技术信息系统安全等级保护定级指南GB/T 23286.1-2009 文献管理长期保存的电子文档文件格式第1部分：PDF1.4(PDFA-1)的使用GB/T 25058-2010信息安全技术信息系统安全等级保护实施指南GB/T 9704-2012 党政机关公文格式DA/T 15-95 磁性载体档案管理与保护规范DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 22-2000 归档文件整理规则DA/T 25-2000 档案修裱技术规范DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范DA/T 42-2009 企业档案工作规范DA/T 46-2009 文书类电子文件元数据方案DA/T 47-2009 版式电子文件长期保存格式需求DA/T 48-2009 基于XML的电子文件封装规范电子政务标准化指南第4部分：信息共享中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例(国务院令147号)中华人民共和国互联网信息服务管理办法(国务院令292号)企业文件材料归档范围和档案保管期限规定（国家档案局令10号）档案管理软件功能要求暂行规定(国档发[2001]6号)关于加强新技术产品使用保密管理的通知(国保发[2006]3号)2 术语说明2.1 企业档案企业在研发、生产、经营和管理活动中形成有保存价值并整理归档的各种形式的文件材料。
2.2 企业档案工作企业履行档案管理职责的行为和活动2.3 档案信息化运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处臵和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。
2.4 档案信息资源档案信息资源作为企业在生产及各项管理活动中直接形成的历史记录，是促进企业发展的重要信息资源。
它包括企业及所属各单位为履行档案管理职能而采集、加工、使用的信息资源。
2.5 数字档案馆数字档案馆是运用现代信息技术，对数字档案信息资源进行管理，以网络化方式相连接和提供利用，实现信息共享的信息系统。
具有提供档案数字资源、档案数字资源的远程访问、档案数据交换与互操作的能力，通过该系统网络支撑平台、业务管理平台、信息服务平台，实现档案信息资源的传输网络化、利用在线化、管理自动化。
2.6 电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
2.7 归档电子文件指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
2.8 背景信息指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
2.9 元数据指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
2.10 电子档案具有保存价值的归档电子文件及相应的元数据、背景信息和支持软件。
2.11 真实性指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。
2.12 完整性指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
2.13 有效性指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
2.14 迁移指将源系统中的电子文件向目的系统进行转移存储的方法与过程。
2.15 数字签名数字签名技术即进行身份认证的技术。
在数字化文档上的数字签名类似于纸张上的手写签名，是不可伪造的。
2.16 数字化用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。
2.17 纸质档案数字化采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
2.18 数字图像表示实物图像的整数阵列。
一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。
在矩阵(或其他)网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。
2.19 分辨率单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数(dpi)表示。
2.20 失真度对档案进行数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。
2.21 OCR（Optical Character Recognition）采用光学字符识别，对图像信息加以识别处理变成文本的过程。
第三章档案管理系统建设1 总体要求各企业应建立符合标准规范、安全保密管理要求的档案管理系统，确保各项档案管理活动正常开展。
