Excel数据管理的基本概念(ppt 57页)

数据透视表
Excel分类汇总只能按一个字段分类且一次只 能按一个方式汇总，如果要按多个字段分类、 按多种方式汇总，只有数据透视表能实现。
? 什么是数据透视
和绘画或制图中的“透视”方法类似，数据 透视也是将“平面”数据组织成“立体”数 据的过程。
原始数据表：“平面”形式的数据，没有汇 总项，无法分类浏览，无法突出重点数据。
教学要求
掌握Excel2000数据清单中数据的排序。 掌握Excel2000数据清单中数据的自动筛选 和高级筛选。 掌握Excel2000数据清单中数据的分类汇总。 掌握Excel2000数据清单中数据透视表的创 建。
数据管理的基本概念
什么是数据库 什么是关系数据库 什么是关系模型 数据清单的概念
数据清单的概念
数据清单： 一个规则的二维表就是一个数据清单。
数据清单的特点： 数据清单的第一行称为标题行。 标题行的每个单元格内容，称为字段名。 同一列中的数据具有相同的数据类型。 标题行下面各行为数据区，数据区中的每一 行为一个记录。
同一个数据清单中，不允许有空行、空列。
数据清单中数据的添加、删除、修改
数据清单中的数据也可以像普遍工作表 那样操作。
Excel还提供了专门用于数据清单中数 据添加、删除和修改操作的命令。即 “数据”下拉菜单中的“记录单”命令。
利用记录单建立数据清单
用记录单建立数据清单的步骤如下：
①在第一行的单元格内，依次输入字段名，如图所示；
姓名 英语 计算机 数学 物理 平均分 总分 汪红 95 86 92 73 86.5 346 张小宁 92 85 76 85 84.5 338 刘鹰 80 87 83 95 86.25 345 李耕 78 93 87 68 81.5 326 张成 90 78 76 87 82.75 331
记录的自动筛选举例
例如：“存款单”工作表中，用“自动筛选”筛选条件 为 ： 期 限 介 于 3 年 至 5 年 ， 且 本 息 高 于 2000 元 的 记 录 。 （期限条件和金额条件是“与”的关系）
说明： 在多个字段都有条件的情况下，筛选出来的是同时满足多个 字段条件的记录。（多个字段条件是“与”关系）
第十二讲 Excel数据的管理和分析
EXCEL 2000 数据管理和分析
EXCEL2000 除了具有强大的制作表格 和图表功能外，还具有关系数据库的某些管理功 能。如记录的输入、数据的排序、筛选、分类汇 总以及创建数据透视表。
本讲学习的主要内容
数据管理的基本概念 记录单的使用 数据的排序 数据的筛选 数据分类汇总。 数据透视表。
复制到：输入
筛选结果的起
数据区域：输入参与筛选的数据范围。
始单元格。
条件区域：输入存放“筛选条件”的单元格。 [与方式选择有关]
高级筛选条件
筛选条件书写规则： 采用单元格复制的方法将字段名复制到 高级筛选条件区域。 条件区域中的字段名必须在同一行上且 连续。 字段名下方的条件：“与”关系写在同 一行上，“或”关系写在同一列上。
自动筛选前10个对话框
最大：指从最
大值降序进行 筛选；
最小：指从最
小值升序筛选。
数字框可 以调整数 字大小。
项：指记录条数； 百分比：指选取
全部记录的份额。
自定义自动筛选方式对话框
可以设置两个条件，并可用与、或的逻辑关系连接起来。 ？、*：分别代表单个字符、多个字符，可使用通配符。
可以直接选择字段值作为筛选条件。
记录的高级筛选举例1
在数据清单中，筛选英语成绩小于80分、大于70分的记录。
原 始 数 据
条件区域
注：横向是“与”关系 表示条件为：70<英语<80
筛选 结果
记录的高级筛选举例2
在数据清单中，筛选英语小于80分，或计算 机小于80分的记录。
条件 区域
注：纵向是“或” 关系 表示条件为：英语<80或计算机<80
记录的自定义排序
自定义排序实现方法： 在“排序”对话框中选择“选项”按钮，弹出如下对话框
在“自定义排 序次序”下拉 列表框中，选 定排序次序。
记录排序举例
A. 在“学生成绩单”中，按“总分”降序排列工 作表中的数据。
B. 在“排序”工作表中，以“班级”为第一关键 字、升序，“性别”为第二关键字、升序， “考试成绩”为第三关键字、降序，排列工作 表中的数据。
利用记录单进行记录的查找
利用记录单查找记录方法： ⑴在记录单对话框中单击 “条件”按钮， ⑵根据要求在有关的文本框中输入字段值。 ⑶选择“上一条”按钮，向序号小方向显示 满足条件的记录。选择下一条按钮，向序号 大的方向显示满足条件记录。 ⑷选择关闭按钮。
记录单应用举例
利用“记录单”在学生成绩单中输入一条记录。 利用“记录单”在学生成绩单查找英语和数学
C. 在“学生成绩单”中，按“成绩等级”降序排 列工作表中的数据。
记录的筛选
记录筛选：就是从数据清单中选出满足条件
的记录，筛选出的记录可以显示在原数据区 域（此时其它记录被隐藏起来，不是删除） 或新数据区域。
记录筛选有两种方式：
自动筛选 高级筛选
记录的自动筛选
实现方法：通过“数据”下拉菜单中的
原始数据表
地区
年度
季度
销量
华东
2004
3
10
华东
2004
4
25
华东
2005
1
30
华东
2005
2
40
华南
2004
3
15
华南
2004
4
25
华南
2005
1
35
华南
2005
2
40
分类汇总：仅从某一个角度观察数据（一维分 析），无法进行更深入、更灵活的信息提取。
地区
年度
季度
销量
分
华东
2004
3
10
类
华东 华东
筛选 结果
高级筛选应用举例
在“学生成绩单”中查找至少有一科成绩 在90（含90）分以上的学生记录。
在“存款单”中，查找“期限介于3年至5 年，或本息高于2000元”的存款记录。
在“存款单”中，查找条件“期限为3年且 本息高于2000元，或期限为5年”的存款 记录。
记录的分类汇总
分类汇总概念：
数据库的概念
数据库: 按照某种数据模型将数据组合在一起的相关
数据的集合称为数据库。 数据模型：
具有联系的相关数据总是按照一定的组织关 系排列，从而构成一定的结构，对这种结构的描 述就是数据模型。数据模型是构造数据库的基础。 目前流行的数据模型有以下三种：
按图论理论建立的层次模型和网状模型；
按关系理论建立的关系模型。
以空着，以后统一处理。
记录单对话框
⑶每输入一条记录后，单 击“新建”按钮。
⑤向记录单中输入数据。
⑷记录全部输入完后，单 击关闭按钮。
利用记录单进行记录的查找
利用记录单查找记录说明： ⑴查找记录是通过记录单对话框来浏览满足 条件的记录。 ⑵记录单中的任何一个字段都可构成一个条 件，且它们互为与逻辑关系。 ⑶找到一条记录时，记录单中显示它的全部 字段以及序号。
成绩都大于90分的学生记录。
记录的排序
记录排序就是按照某字段值的升序或降序， 对数据库中的全部记录重新排列。 用于排序的字段叫关键字，关键字可以为一 个或多个。在多关键字时，第一个起作用的叫主 关键字，第二个叫次关键字，依次类推。 字段所在的第一行叫标题行，排序不包括标 题行。
记录的简单排序
利用记录单建立数据清单
②选定第一行或第二行的任一单元格； ③单击“数据”下拉菜单，选择“记录单”选
项，弹出如下图所示提示框：
利用记录单建立数据清单
④选择确定按钮，弹出下图所示记录单对话框：
注：输入数据方法：
工作表名称
⑴依次在各字段文本框内 输入数据。
⑵对于能自动填充或自动 计算的字段，其文本框可
记录的高级筛选
高级筛选说明： 当筛选条件较为复杂，自动筛选不能实现时，
可以使用高级筛选。 高级筛选结果可以在原数据区显示，也可以
显示到工作表的其它空余位置。 使用高级筛选，必须有一个条件区域。条件
区域距数据清单至少有一行一列间隔。 高级筛选通过“高级筛选”对话框进行。
高级筛选对话框
方式： 可选择 筛选结 果的显 示位置。
“筛选自动筛选”命令。
自动筛选说明：
⑴只在原数据区显示满足条件的记录。 不满足条件的记录被隐藏起来。
⑵执行自动筛选后，每个字段名右边出 现“”符号，用来打开“条件”列表。
自动筛选条件列表
条件列表中的各项条件说明如下：
“全部”：取消以前所设条件，显示全部记录。 “前10个”：弹出“自动筛选前10个”对话框。 找出前N个数据，可以按项数查找，也可以按百分 比查找。 “自定义…”：弹出“自定义自动筛选方式”对 话框。可以自定义查找条件 。
2004 2005
4 1
25 30
汇Hale Waihona Puke 华东20052
40
总
华东 汇总
105
数
华南
2004
3
15
华南
2004
4
25
据
华南
2005
1
35
表
华南
2005
2
40
华南 汇总
115
总计
220
数据透视表
数据字段：销量
列字段：地区
行字段： 年度
第2个 行字段： 季度
求和项:销量
地区
年度