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物业公司档案管理制度范本第一章总则第一条为了加强公司档案管理工作，保证公司档案的完整性、真实性和安全性，规范公司档案管理行为，制定本制度。
第二条本制度适用于公司档案的全部流程和环节。
第三条公司档案管理以法律法规为依据，以规范和制度为手段，以信息化管理为支撑。
第四条公司档案管理以服务为中心，以规范为基础，以数字化为方向，加强信息化建设，提高档案管理工作效率和服务水平。
第五条公司档案管理实施全员参与，属地管理、综合管理、部门协同的原则。
第六条公司档案管理按照“谁建档、谁负责”的原则，各部门按照职责清晰划分，做好档案管理工作。
第七条公司档案工作保密原则，涉密档案管理另行制定保密制度。
第八条公司档案管理工作采用数据化、系统化、网络化管理，建设档案管理信息系统。
第九条公司档案管理工作应加强宣传，提高档案员素质，不断完善档案管理制度，保证公司档案管理工作的质量和效益。
第二章档案的构成和分类第十条公司档案包括纸质档案和电子档案两大类。
第十一条纸质档案由文件、报表、图纸、会议记录等纸质载体构成。
第十二条电子档案由电子文档、电子邮件、电子图片、电子录像等电子载体构成。
第十三条档案按照其重要性、价值和使用频度等因素进行分类，分为终身保存档案、定期保存档案和临时保存档案。
第三章档案的建立和归档第十四条档案需由相关部门或人员按规定程序建立，并登记建档。
第十六条档案归档应按照一定的顺序排列，采用标准的存储设施，做好防火、防潮、防虫等措施。
第四章档案的检索和利用第十七条档案检索应根据需求，按照档案的属性、内容、时间等进行检索。
第十八条档案利用应提供有效的服务和支持，确保档案信息的准确性和完整性。
第五章档案的保管和保存第十九条档案保管时应加强安全措施，确保档案免于灾害和损坏。
第二十条档案保存期限按照国家有关法律法规的规定执行。
第二十一条档案保存期满后，应及时进行鉴定和处理，做好档案销毁或移交的工作。
第六章档案的销毁和移交第二十二条档案销毁应经过审批程序，严格按照规定的方法和程序进行。
物业档案规范管理制度范本第一条总则为加强物业档案管理，保障物业档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等法律法规，制定本制度。
第二条物业档案管理范围物业档案管理范围包括：物业基本情况档案、业主档案、物业服务档案、设施设备档案、财务管理档案、合同协议档案、员工档案等。
第三条物业档案管理职责（一）物业档案管理由物业服务企业负责，设立专门的档案管理部门，配备相应的档案管理人员。
（二）档案管理人员负责物业档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
（三）物业服务企业应定期对档案管理人员进行培训，提高档案管理水平和能力。
第四条物业档案管理要求（一）物业档案应采用统一的档案表格和分类标准，确保档案资料的规范化和标准化。
（二）物业档案应真实、准确、完整、及时地反映物业管理的实际情况。
（三）物业档案应采取电子化和纸质化双重管理方式，确保档案的安全和长期保存。
（四）物业档案应按照档案法律法规的规定，进行分类、归档、编号、登记和造册。
第五条物业档案的收集和整理（一）物业档案的收集应包括物业管理的各个环节，确保档案资料的全面性和连续性。
（二）物业档案的整理应按照档案的性质、类型和形成时间进行，确保档案资料的有序性和可读性。
（三）物业档案的整理应采用科学的分类方法和编目体系，便于检索和利用。
第六条物业档案的归档和保管（一）物业档案的归档应按照档案的性质、类型和形成时间进行，确保档案资料的完整性和安全性。
（二）物业档案的保管应采取防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防磁等措施，确保档案的物理安全。
（三）物业档案的保管应建立查阅和借阅制度，限制档案的查阅和利用范围，保护档案的保密性和隐私性。
第七条物业档案的利用和销毁（一）物业档案的利用应建立查阅和借阅制度，确保档案资料的合理利用和保护。
（二）物业档案的销毁应经过审批程序，确保档案资料的安全和合规性。
（三）物业档案的销毁应采取可靠的方法，确保档案资料的不可恢复性。
第一章总则第一条为加强物业管理档案管理，确保档案资料的安全、完整、准确和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本物业范围内所有物业档案的管理工作。
第三条物业档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案资料齐全、完整，不得遗失、损坏。
2. 安全性原则：确保档案资料的安全，防止档案资料被盗、丢失、泄密。
3. 真实性原则：确保档案资料真实、准确，不得伪造、篡改。
4. 利用性原则：确保档案资料便于查询、利用，提高档案资料的使用效率。
第二章档案管理范围第四条物业档案管理范围包括：1. 工程档案：包括工程图纸、施工记录、验收报告、设备设施清单等；2. 业主档案：包括业主基本信息、入住登记、物业维修记录、装修申请等；3. 财务档案：包括财务报表、收支凭证、维修基金使用记录等；4. 文件档案：包括物业管理规章制度、通知、会议纪要、合同等；5. 管理资料：包括绿化管理资料、日常巡查记录、值班记录、车辆管理记录等。
第三章档案管理制度第五条档案资料的收集与整理：1. 档案资料收集应遵循真实性、完整性原则，确保档案资料齐全、准确；2. 档案资料收集后，应及时整理、分类，编制目录，建立档案档案。
第六条档案资料的保管与维护：1. 档案资料应存放在安全、干燥、通风的档案室，防止档案资料受潮、霉变、虫蛀；2. 档案资料应定期进行保养、修复，确保档案资料完好；3. 档案资料借阅、复印需经主管领导批准，并办理借阅手续。
第七条档案资料的归档与移交：1. 档案资料应按照档案目录进行归档，确保档案资料有序、完整；2. 档案资料归档后，应及时向主管领导汇报，并办理移交手续。
第八条档案资料的保密与安全：1. 档案资料涉及业主隐私的，应严格保密，未经业主同意不得对外公开；2. 档案资料保管人员应加强安全意识，确保档案资料安全。
第四章档案管理人员职责第九条档案管理人员应具备以下职责：1. 负责档案资料的收集、整理、归档、保管、利用等工作；2. 严格执行档案管理制度，确保档案资料的安全、完整；3. 定期对档案资料进行清理、检查，发现问题及时上报；4. 配合相关部门开展档案资料的查询、利用工作。
物业公司档案管理规程一、档案管理的重要性档案是物业公司管理工作的重要组成部分，它记录了公司的历史、业务和决策过程，是公司的重要资产。
档案管理规程的制定和执行，对于保证公司业务的连续性、提高工作效率、保护公司利益具有重要意义。
二、档案管理的原则1. 法律合规原则：档案管理必须符合国家法律法规的规定，确保档案的合法性、真实性和完整性。
2. 统一管理原则：公司应建立统一的档案管理部门，负责公司各类档案的管理和归档工作。
3. 规范操作原则：公司应制定详细的档案管理操作规程，明确各类档案的归档、借阅、销毁等流程和要求。
4. 安全保密原则：公司应采取措施保护档案的安全性和机密性，防止档案被盗、丢失或泄露。
5. 利用价值原则：公司应充分利用档案资源，提高档案的利用价值，为公司决策提供依据和支持。
三、档案管理的组织架构1. 档案管理部门：负责制定和执行档案管理规程，组织档案的归档、借阅、销毁等工作。
2. 档案管理员：负责具体的档案管理工作，包括档案的整理、分类、编目等。
3. 档案使用人员：包括公司员工和外部人员，需要经过授权才能借阅档案。
四、档案管理的具体要求1. 档案的归档：各类档案按照一定的分类和编目规则进行归档，确保档案的有序存放和易于检索。
2. 档案的借阅：档案的借阅必须经过授权，并按照规定的程序和时限进行借阅，借阅后要及时归还。
3. 档案的销毁：档案的销毁必须按照规定的程序和时限进行，确保档案的安全销毁和防止档案被恶意利用。
4. 档案的安全保密：公司应建立档案安全保密制度，对涉密档案进行特殊管理和保护，严禁未经授权的人员接触和泄露档案信息。
5. 档案利用的管理：公司应建立档案利用的管理制度，明确档案利用的流程和要求，确保档案利用的合理性和可靠性。
五、档案管理的监督和评估1. 监督机制：公司应建立档案管理的监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时纠正。
2. 评估标准：公司应制定档案管理的评估标准，包括档案的完整性、准确性、及时性等方面的要求，评估结果作为提高档案管理水平的依据。
第一章总则第一条为加强物业管理档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业管理实际，制定本制度。
第二条本制度适用于本物业管理区域内所有物业管理档案的管理工作。
第三条物业管理档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，分户存放；（三）安全保密，方便利用；（四）规范管理，提高效率。
第二章管理职责第四条物业管理档案管理工作由物业管理公司负责，设立档案管理员，负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
第五条档案管理员的主要职责：（一）负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作；（二）制定档案管理制度，并组织实施；（三）定期对档案进行鉴定、整理和更新；（四）对档案资料进行保密，防止泄露；（五）协助有关部门进行档案的查阅、复制等工作。
第三章档案收集与整理第六条物业管理档案的收集范围包括：（一）业主档案：业主的基本情况、购房合同、装修申请等；（二）工程档案：物业设施设备的设计、施工、验收、维修等资料；（三）财务档案：物业管理费用收支、维修基金使用等；（四）合同档案：物业管理合同、租赁合同等；（五）其他档案：物业管理活动产生的各类文件、资料。
第七条档案整理应遵循以下要求：（一）按照档案的种类、时间、内容进行分类；（二）对档案进行编号、编目，建立目录；（三）档案的装订、存放应符合规范要求；（四）对重要档案实行双重备份，确保档案安全。
第四章档案保管与利用第八条档案保管应遵循以下要求：（一）档案库房应保持通风、干燥、清洁；（二）档案的存放应按分类、编号、时间顺序排列；（三）档案的查阅、复制等应严格执行审批手续；（四）档案的借阅、归还应办理手续，确保档案安全。
第九条档案利用应遵循以下要求：（一）档案查阅应按照档案利用规定进行；（二）档案复制应保证档案的完整性和准确性；（三）档案的查阅、复制等应记录在案。
第五章档案鉴定与销毁第十条档案鉴定应遵循以下要求：（一）按照档案的保存价值进行鉴定；（二）鉴定工作由档案管理员负责；（三）鉴定结果应报物业管理公司批准。
物业档案管理制度范本第一条总则为了加强物业档案管理，保障物业档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等法律法规，结合本小区实际情况，制定本制度。
第二条档案管理范围本制度适用于物业小区内所有业主和物业使用人的档案管理。
第三条档案管理机构物业小区的档案管理机构为业主大会，业主委员会负责执行档案管理工作。
第四条档案管理职责1. 业主大会负责制定和修订档案管理制度，监督档案管理工作的实施。
2. 业主委员会负责组织实施档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。
3. 物业服务企业负责收集、整理、归档和保管物业档案，提供档案查询服务。
第五条档案管理内容1. 工程技术档案：包括小区的设计、施工、验收、维修、改造等技术资料。
2. 业主档案：包括业主的基本情况、购房合同、装修申请等相关资料。
3. 财务档案：包括物业费收缴、维修基金使用、财务报表等相关财务资料。
4. 管理档案：包括物业管理规定、小区管理规约、业主大会决议等管理资料。
5. 其它档案：包括绿化、保安、清洁、维修等小区运营过程中的相关资料。
第六条档案管理措施1. 制定档案管理制度，明确档案管理的工作流程、职责分工和具体要求。
2. 设立专门的档案室，配置必要的档案保管设施设备，确保档案的安全存放。
3. 实行档案分类编码管理，编制档案目录，便于查询和利用。
4. 定期对档案进行清理、整理、归档，确保档案的完整性和准确性。
5. 采用现代信息技术手段，逐步实现档案的数字化和电子化管理。
第七条档案查询与利用1. 业主和物业使用人有权查询与其相关的档案资料。
2. 查询档案时，应提交书面申请，并经业主委员会批准。
3. 物业服务企业应及时提供档案查询服务，保护业主和物业使用人的隐私权。
第八条档案保密与保护1. 物业档案涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的，应依法予以保密。
2. 物业服务企业应建立健全档案保密制度，加强档案的保密管理。
第一章总则第一条为加强物业处档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我处实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于物业处所有档案的管理工作。
第三条物业处档案管理工作遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中管理，专柜存放；（三）分类整理，便于检索；（四）安全保密，防止遗失。
第二章档案分类与归档第四条物业处档案分为以下类别：（一）行政管理档案；（二）工程管理档案；（三）物业维修档案；（四）业主服务档案；（五）财务管理档案；（六）人力资源档案；（七）其他档案。
第五条档案归档应当遵循以下要求：（一）按照档案类别、时间顺序、重要程度进行归档；（二）档案资料应当完整、准确、系统；（三）归档的档案应当经过审核、鉴定、整理、装订等程序；（四）归档的档案应当注明档案名称、归档时间、归档人等信息。
第三章档案保管与利用第六条档案保管应当遵循以下要求：（一）档案室应当配备防火、防盗、防潮、防虫等设施；（二）档案柜应当上锁，定期检查，确保档案安全；（三）档案资料应当按照分类、时间顺序摆放，便于检索；（四）档案管理人员应当定期对档案进行整理、归档、清点，确保档案完整。
第七条档案利用应当遵循以下要求：（一）档案利用应当严格按照档案管理制度执行；（二）档案管理人员应当对档案利用者进行登记，记录利用时间、用途等信息；（三）档案利用者应当爱护档案，不得损坏、涂改、伪造档案；（四）档案管理人员应当对档案利用情况进行监督，确保档案安全。
第四章档案销毁与整理第八条档案销毁应当遵循以下要求：（一）档案销毁应当由档案管理人员负责；（二）档案销毁前应当进行鉴定，确定无保存价值的档案；（三）档案销毁应当有记录，包括档案名称、数量、销毁时间、销毁人等信息。
第九条档案整理应当遵循以下要求：（一）档案整理应当定期进行，保持档案的完整、准确、系统；（二）档案整理应当对档案进行分类、归档、编目、编目索引等；（三）档案整理应当保证档案的整洁、美观。
物业管理公司档案管理作业规程一、编制目的为规范物业管理公司档案管理作业，加强档案的保管、利用和管理，保证档案资料的真实、完整、准确和及时性，制定本规程。
二、适用范围适用于物业管理公司在业务经营管理中形成的各种纸质和电子档案资料，以及涉及到的所有工作人员。
三、档案管理原则1.真实性原则：档案所反映的事实和情况要真实、准确、无误地反映实际情况。
2.完整性原则：档案资料应按照时间顺序完整的记录与业务有关的各种信息和事实。
3.及时性原则：档案工作应保证资料的及时归档、整理和备份，及时反映各类信息变更、主管部门及上级有关政策、法规等的变化情况，并及时参与业务决策。
4.保密性原则：档案资料应遵守国家的有关保密法规，严格保护商业机密、个人隐私及内部机构管理相关的重要信息。
五、档案管理组织1.物业管理公司应设置档案管理部门，明确工作职责和工作流程，由专人负责管理和维护档案。
2.档案管理人员应具有档案管理和档案工作经验，并接受过档案管理、档案鉴定、档案修复、档案数字化等相关技能培训。
3.物业管理公司应按照管理需要和档案存放情况，合理设立档案库房，保证档案资料的安全、有序、易检索。
六、档案管理流程1.档案收集物业管理公司应按照档案管理要求，有序收集企业经营活动中形成的各类档案资料，包括纸质档案、电子档案和图书资料等。
2.档案登记物业管理公司应将收集的档案资料进行归档整理，并按照统一的编号、名称、类别和时间等基本信息，认真登记档案。
3.档案归档物业管理公司应根据档案类别和保管期限，将档案资料正确地归档存放在档案库房中，并进行存放位置标识和说明。
4.档案借阅物业管理公司应建立健全的档案借阅制度，确保档案资料的合理、有效使用，并严格控制档案借阅的时间、地点和权限。
5.档案销毁物业管理公司应按照国家有关档案管理要求和档案保管期限，对档案资料进行适时鉴定、审查和销毁，并制定相应的销毁计划和程序。
七、档案管理考核为保证档案管理工作的质量和效果，物业管理公司应建立档案管理考核制度，定期检查档案资料的完整性、真实性和保密性，对档案管理人员和档案管理部门进行考核和评比，鼓励工作优秀者、督促改进不足者。
档案资料管理作业规程1.0目的规范物业服务中心档案的收集、编号、分类、整理、保管及借阅工作，确保能档案规范管理。
2.0范围适用于XXXXXXXXX公司所属物业服务中、各异地分公司在管理服务过程中形成的各种档案资料的管理工作。
3.0职责3.1物业服务中心负责人负责外单位（个人）查阅档案及员工借出档案的审批。
3.2各部门主管必须配合管家兼职资料员做好有关档案资料的收集、整理及交接等工作。
3.3管家兼职资料员负责档案管理的具体工作，职责如下：3.3.1必须熟练掌握档案业务知识，了解、掌握管辖区域/档案材料情况。
4.3.2负责档案的接收、整理、编号、装订、存放、管理等工作。
3.3.3负责督促各主管档案资料的移交工作。
4.3.4负责档案资料的借阅、登记、统计等工作。
5.3.5监督检查各部门的档案管理情况。
3.3.6必须按要求做好保密工作。
4.3.7必须做好档案设施的维护和保养工作。
4.0内容4.1档案资料的确定和分类。
物业服务中心的档案资料包括：4.1.1物业基本情况资料：包括管辖区域物业的规划、建设、发展现状资料及图纸等；4.1.2发展商售楼资料：包括售楼宣传资料、售楼合同范本、房屋使用说明书、房屋质量保证书、房屋验收合格证及所提供的资料；4.1.3业户基本情况资料：包括业户入伙资料、装修资料、室内维修资料等；4.1.4物业服务中心基本情况资料：包括本物业服务中心的批文、营业执照、代码证、财产登记台帐、管理制度、承包合同、人事劳资、工作基本情况描述等资料；4.1.5质量记录：本物业服务中心各部门的日常管理服务质量记录资料；4.1.6外来资料：包括省、市、区、总公司来文、友邻单位及其它单位、组织来文等；4.1.7图书等参考资料，包括参考书籍、期刊、报纸及其它宣传资料等；5. 1.8ISO质量文档；4.1.9创优资料；4.1.10其它。
4.2档案编号4.2.1为方便查阅档案资料，根据档案资料类别，将档案进行编号管理。
第一章总则第一条为加强物业管理公司档案管理，规范档案收集、整理、归档、保管和利用工作，确保档案资料完整、准确、安全，特制定本制度。
第二条本制度适用于物业管理公司所有档案资料的管理。
第三条档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性：确保档案资料齐全，不得遗失、损毁；2. 准确性：档案资料内容真实、准确；3. 安全性：确保档案资料安全，防止泄露、丢失；4. 便捷性：方便档案资料的查阅和利用。
第二章档案分类与归档第四条档案分类：1. 综合档案：包括公司组织机构、制度文件、会议记录、工作总结等；2. 业主档案：包括业主基本信息、合同、投诉、维修记录等；3. 物业档案：包括物业设施设备资料、维修保养记录、绿化养护记录等；4. 财务档案：包括财务报表、收支凭证、审计报告等。
第五条归档范围：1. 公司内部形成的各类文件、资料；2. 业主提交的各类文件、资料；3. 物业管理活动产生的各类文件、资料；4. 财务活动产生的各类文件、资料。
第六条归档时间：1. 综合档案：每月归档一次；2. 业主档案：每季度归档一次；3. 物业档案：每半年归档一次；4. 财务档案：每年归档一次。
第三章档案整理与保管第七条档案整理：1. 按照档案分类、归档范围、归档时间进行整理；2. 对档案资料进行编号、编目、编制索引；3. 对重要档案资料进行备份。
第八条档案保管：1. 档案资料应存放在安全、干燥、防潮、防尘、防盗的档案柜（室）内；2. 定期检查档案保管条件，确保档案资料安全；3. 档案资料不得擅自借阅、复制、泄露。
第四章档案利用第九条档案利用：1. 档案资料查阅：需填写查阅申请，经批准后方可查阅；2. 档案资料复制：需填写复制申请，经批准后方可复制；3. 档案资料借阅：需填写借阅申请，经批准后方可借阅。
第五章奖励与处罚第十条对在档案管理工作中表现突出的个人，给予表彰和奖励。
第十一条对违反档案管理制度，造成档案资料遗失、损毁、泄露等行为的，予以通报批评，并追究相关责任。
XX物业档案管理规程1.0 目的加强档案管理工作，落实档案管理各项目标。
2.0 适用范围本程序适用于在管理服务活动中形成的各种档案。
（人事类、财务档案除外）3.0 职责3.1 执行总经理负责外单位（个人）查、借阅档案的审批。
3.2 行政人事部经理负责公司员工查、借阅档案的审批及外单位（个人）查、借阅的审核工作。
3.3 档案员（公司由行政助理兼）职责3.3.1 负责档案的接收、整理、编号、装订、存放；3.3.2 档案资料的移交；3.3.3 档案的借阅、登记、统计；3.3.4 保密；3.3.5 档案室设备、设施的保管维护等。
3.4 各部门负责人负责指定专人配合公司档案员做好本部门档案资料的收集、整理及交接及资料归档前的保管等工作。
3.5 人力资源主管负责保管人事类档案，财务部经理负责保管财务类档案。
4.0 程序4.1 档案资料的确定,凡属下列几类资料均属归档资料：4.1.1 物业项目基本情况资料，包括工业区规划、建设、发展现状资料及图纸等；4.1.2 物业项目业户基本资料情况，包括业主接房资料、装修资料及二次装修验收资料，房屋租赁合同，供水、供电合同以及治安、消防等资料；4.1.3 本公司基本情况资料，包括批文、营业执照、代码本、财产登记台帐、管理制度、承包合同、工作基本情况描述等资料；4.1.4 公司行文，包括发文、发函、会议纪要、报告、请示等；4.1.5 各部门资料，包括业务、行政管理等材料；4.1.6 外来资料，包括中央、省、市、区、置业公司来文、友邻单位及其它单 位、组织来文等；4.1.7 图书等参考资料，包括参考书籍、期刊、报纸及其它宣传资料等； 4.1.8 其它。
4.2 档案编号 4.2.1 档案分划为便于系统化管理，根据档案的内容和形式特征，将公司档案划分为十 四大类（为一级分类），每一大类下再划分出若干子类（为二、三、四 级分类）。
具体分划详见《档案分划编号表》。
各部门档案的一级类目、 二级类目均按本办法规定设置，三级和三级以下类目由各部门根据实际 情况自行设置。
4.2.2 档案编号为方便查阅档案资料，根据档案分划对档案进行编号。
具体编号方法如 下：4.2.2.1卷宗编号结构形式编号结构形式采用五段制，编号由左到右排列，各段均用阿拉伯数字表示，一至四段之间用“•”隔开，四至五段之间用“—”隔开。
··部门缩写一级类目代码二级类目代码年 度 码案 卷 流 水 号例：X ·1·01·2008·01表示是行政人事部内部管理制度2008年第1卷。
4.2.2.2部门缩写代码：行政人事部—X 品质管理部—P 财务部—C项目环境管理部—H 项目秩序维护部—Z项目工程维修部—G项目客服中心及综合—K对项目下属各部门资料，代码前需加项目字母编写，如AB组团项目部客服中心及综合，则部门代码为：AB-K4.2.2.3电子档案的编号参同文字档案的类目编号要求，文件夹的命名参考《档案分划编号表》，保证电子档案与文字档案的一致性，对重要的文件、资料应及时进行光盘备份，并定期对电脑档案进行数据备份，光盘类档案由对应部门负责保管。
4.2.3 机要档案：4.2.3.1公司档案按其内容分为“机密”、“保密”二种。
4.2.3.2划分标准：机密档案：A、公司执行董事资料、重要或专项会议记要、保密期限内的重要决定事项；B、公司中层以上员工人事考核、涉嫌违法违纪调查、未公布的人事任免、奖惩决定；C、公司的年度工作总结、财务预算决算报告、缴纳税款、经营报表和各种综合统计报表；D、公司有关经营资料、资源情报及供应商资信调研资料；E、公司与同行对手的竞争策略、计划。
保密档案：A、公司各部门人员调整、未公布的计划；B、公司员工违法违纪的检举、投诉、调查材料、发生案件事故的调查登记资料。
C、人事档案、薪资性档案、经济合同、劳动合同；4.3 档案地址确定4.3.1 档案存放位置利用分类编号来确定。
4.3.2 确定档案一级类存放区：根据各一级类档案资料的多少在档案架上划定各一级类档案存放区。
各一级类档案存放区依序按从右到左、从正面架到反面架的顺序在档案架上标出。
4.3.3 各一级类档案区内的子级类档案依序按从右到左、从上到下的顺序排列。
4.3.4 每一份档案均存放在某一级类的档案盒内。
4.3.5 同一个档案盒内的档案资料按编号顺序从下到上排列存放。
4.3.6 每一类档案在柜架存放时均须留有一定余地，以保证新增档案的存放。
4.4 归档管理4.4.1 归档前资料管理4.4.1.1分散在各部门的资料归档前由各部门（兼职）内业负责管理。
4.4.1.2各部门必须设置资料固定存放处，并将资料分类放入不同的卷宗内。
4.4.1.3各部门（项目）负责人对应归档资料的完整、完好负责。
4.4.2 归档时间各类档案资料视其类别、性质等不同，分别按如下原则确定归档时间。
4.4.2.1公司批文、供水、供电增容计划指标下达执行书等重要文件随时归档；4.4.2.2法律诉讼、外来文件等资料处理完毕即行归档；4.4.2.3用户（业主）资料在用户办理完各项手续后即行归档；4.4.2.4各项工程资料在验收后一个星期内归档；4.4.2.5各部门当年的业务、行政管理资料、行文、承包合同、人事劳资等资料在翌年的第一季度内归档；4.4.2.6图书资料购买后即归档，期刊、杂志半年归档一次。
4.4.2.7其它资料按公司领导确定的时间归档。
4.4.3 归档要求4.4.3.1归档资料必须完整，如文件的正文与附件、正式印本和稿本、设计图纸及其更改通知等都必须齐全；4.4.3.2归档的文件资料必须是原件。
部门须常用的资料可留用复印件，原件归档。
书写材料必须是耐久的纸张、墨水，不得使用铅笔、圆珠笔；4.4.3.3归档资料必须准确记录各项活动，凡涉及工程图纸、管网分布及走向、埋深等，必须做到“图物相符，数字准确”，设计的修改也须在图纸上反映出来。
4.4.4 档案资料移交4.4.4.1资料归档前各部门须按类整理好，并填写《档案资料移交清单》。
4.4.4.2移交时，档案员须仔细核对移交的资料，核对无误后，交接人在移交清单上签字。
4.4.4.3移交清单一式两份，交接人各留存一份。
4.4.5 资料编号归档4.4.5.1档案员把各类移交资料按编号办法进行整理、编号。
4.4.5.2档案员须把每份档案资料名称、编号和归档时间等逐一登记在《登记册》上。
4.4.5.3编号后的档案，按本规定第4.3条“档案地址确定”的规定上架排列存放。
4.5 档案管理4.5.1 档案室由行政主管负责管理，行政助理指定档案员负责具体管理工作。
4.5.2 档案员必须完成公司安排的其它相关工作任务。
4.5.3 档案保管4.5.3.1保存期限（国家若有特殊规定的，按国家规定执行；国家无特殊或强制规定的且作业文件中有具体规定的，以该作业文件要求期限为准）档案保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：A、永久保存：1、公司章程；2、股东名簿；3、股东会、执行董事、监事会会议纪要；4、公司证照；5、各级批文；6、印鉴；7、公司年度经营计划；8、公司年度经营总结；9、年度财务报表；10、技术资料；11、不动产所有权状及其他债权凭证；12、人事资料；13、大型活动图片、音像资料；14、其他核定须永久保存的文书。
B、十年保存：1、会计凭证；2、其他经核定须十年保存的文书。
C、五年保存：1、期满或解除的合同协议；2、完结后的项目方案；3、其他经核定须保存五年的文书。
D、二年保存：1、部门工作计划及工作总结；2、完结后的部门请求报告；3、完结后无长期保存必要文书。
4.5.3.2档案保管必须做好防尘、防火、防潮、防霉、防鼠、防盗等工作。
4.5.4 档案的销毁：超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案的管理期限，每年编制销毁计划及清单，报执行总经理审批，对确无保存价值的由行政人事部统一销毁。
销毁时应注意对备份件、附件的同时销毁。
4.5.4.1超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。
4.5.4.2需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》，经相应核准人核准后方可销毁。
4.5.4.3部门内部档案由部门（项目）经理核准销毁；机要档案由执行总经理核准后统一由行政人事部销毁。
4.5.4.4销毁档案须两人以上人员共同完成，行政人事部指定专人监督销毁，并填写《档案销毁登记表》。
4.5.4.5档案销毁每年进行一次，即每年的2月清理上年度需销毁档案。
4.5.4.6《档案销毁申请表》、《档案销毁登记表》各一式二份，申请部门一份，行政人事部一份。
4.5.4.7销毁档案编号的处理经鉴定不需保存但暂时不能销毁的档案，将其从原存放架上取出，用X(表示暂存记号)标识流水号，并将其装订放入专门存放区内。
4.6 档案借阅4.6.1 档案资料一般只限于公司员工及置业公司需要查阅的人员查阅。
4.6.2 外单位及个人因工作需要查阅档案的，必须经审批权限对应人员批准。
4.6.3 档案一般只限于在档案室内查阅，因工作需要借出时，必须填写《档案/文件查阅/借阅/复印登记表》。
4.6.4 审批表经部门（项目）经理批准签字后，交相关权限人员批准签字，方可借出档案。
4.6.5 借出档案者必须保证档案的完好，不得在档案上涂改、划线、圈点等，不得缺页、遗失，并保证如期归还。
4.6.6 档案借还情况须在登记本上登记。
4.7 档案统计4.7.1 档案资料定期进行清理、统计。
4.7.2 档案员必须每季度统计一次档案增删、使用及管理情况，并将统计结果报行政人事部经理。
4.8 档案管理意外事件处理程序4.8.1 档案失盗、借出档案人丢失或损毁档案、潮霉鼠咬损毁档案等均属于档案管理中的意外事件。
4.8.2 处理程序4.8.2.1发生意外事件时，首先应立即将事件情况报告行政人事部经理和执行总经理。
4.8.2.2当发生档案失盗或借出档案人丢失档案事件时，应立即设法追回所失档案；4.8.2.3当发生借出人损毁档案或潮霉鼠咬等损毁档案事件时，应立即对损毁档案设法进行修补、复原；4.8.2.4若无法追回、修补损失的档案，则应请有关部门协助设法重新补制。
4.8.2.5在进行补救工作的同时，对意外事件发生的原因由品质主管进行调查，追究有关人员的责任。
4.8.2.6根据意外事件发生的性质及档案损毁程度，对有关责任人进行行政和经济处罚。
4.8.2.7对发生的意外事件及处理情况须进行登记。
5.0 记录5.1 《档案资料移交清单》5.2 《档案销毁申请表》5.3 《档案销毁登记表》5.4 《档案借阅/复印申请单》5.5 《档案/文件查阅/借阅/复印登记表》5.6 《卷内档案目录》6.0 附录6.1 《档案分划编号表》档案分划编号表一级类目编号表（一）制度类档案归档范围及保管期限（二）行政人事类档案归档范围及保管期限（三）工作计划、预算及报告档案归档范围及保管期限（四）往来文件档案归档范围及保管期限（五）会议记录档案归档范围及保管期限（六）合同档案归档范围及保管期限（七）会计类档案归档范围及保管期限（八）物业移交资料档案归档范围及保管期限（九）物业管理类档案归档范围及保管期限（十）工程类档案归档范围及保管期限（十一）剪报类档案归档范围及保管期限（十二）特殊介质类档案归档范围及保管期限（十三）产品说明书类档案归档范围及保管期限（十四）证照类档案归档范围及保管期限档案销毁申请表档案借阅/复印申请单档案销毁登记表卷内档案目录档案资料移交清单18 / 19档案查阅/借阅/复印登记表19 / 19。
