档案收集、整理的方法和要求

档案管理的基本要求档案管理是组织内部信息资源管理的重要组成部分，具有重要的意义。

档案管理的基本要求包括以下几个方面：一、档案收集1.明确收集范围在进行档案收集时，首先需要明确收集范围。

根据不同的工作需要和业务特点，确定需要收集的档案种类、数量和内容。

2.规范收集程序在进行档案收集时，应按照规定程序进行。

需要建立完善的档案收集制度，规定各个环节的职责和程序，并对每个环节进行监督和检查。

3.保证信息准确性在进行档案收集时，应保证信息的准确性。

需要对所搜集到的信息进行核实和比对，以保证其真实可靠。

二、档案整理1.分类整理在进行档案整理时，首先需要对所搜集到的信息进行分类整理。

根据不同种类、用途和重要性等因素，将其分门别类地归入相应的文件夹或卷内。

2.编号标识在进行档案整理时，应为每个文件夹或卷内编制编号，并标识清晰。

这样可以方便查找和使用，并且可以避免混淆或遗失。

3.建立目录在进行档案整理时，应建立相应的目录，对档案进行分类、编号、摘要和索引等处理，以方便查找和使用。

三、档案保管1.安全保密在进行档案保管时，应保证其安全性和机密性。

需要建立完善的档案保管制度，规定各个环节的职责和程序，并对每个环节进行监督和检查。

2.防火防潮在进行档案保管时，应注意防火防潮。

需要选择合适的存放场所，并采取相应的措施进行防火防潮处理。

3.定期检查在进行档案保管时，应定期检查。

需要对存放场所、文件夹或卷内等进行检查，并及时发现和处理问题。

四、档案利用1.规范使用程序在进行档案利用时，应按照规定程序进行。

需要建立完善的档案利用制度，规定各个环节的职责和程序，并对每个环节进行监督和检查。

2.限制使用权限在进行档案利用时，应限制使用权限。

需要根据不同人员的工作需求和业务特点等因素确定使用权限，并严格控制其范围。

3.及时更新在进行档案利用时，应及时更新。

需要根据工作需要和业务特点等因素及时更新档案内容，并对已使用过的档案进行归档处理。

高校教学档案的收集与整理【摘要】高校教学档案的收集与整理是一项至关重要的工作，不仅对高校管理和教学质量的提升有着直接的影响，也是保证教学信息安全和管理规范的基础。

本文从高校教学档案的收集方式、整理方法、数字化管理、保密措施以及利用和分析等方面进行了探讨。

通过逐步建立健全的教学档案管理体系，可以更好地管理和利用教学资源，促进教学质量的提升。

结合当前大数据和信息化技术的发展，高校教学档案的数字化管理已成为一种趋势，可以提高管理效率和透明度。

保密措施也应该得到重视，确保教学信息的安全性。

在强调了高校教学档案管理的必要性，并提出了进一步完善管理的建议，以实现教学资源的最大化利用和管理效益的最大化。

【关键词】高校教学档案、收集、整理、数字化管理、保密措施、利用分析、管理必要性、建议、保密、分类、湿潮、金华。

1. 引言1.1 高校教学档案的重要性高校教学档案是记录教学活动的重要工具，对于保障教学质量、提升教学水平、促进教学研究具有重要意义。

高校教学档案记录了教师的教学内容、方法和效果，为教师提供了重要的参考和反馈，帮助他们不断改进教学方式，提升教学效果。

高校教学档案也记录了学生的学习情况和表现，有利于发现学生的学习困难和问题，及时进行个性化辅导和帮助，促进学生健康发展。

高校教学档案还是高校教学质量监控和评估的重要依据，可以帮助高校及时发现和解决教学中存在的问题，保障教学质量。

高校教学档案的重要性不言而喻，它是高校教育事业的基石，对于提高教学质量、推动教学改革、促进教学研究具有不可替代的作用。

1.2 本文的目的本文的目的是探讨高校教学档案的收集、整理、数字化管理、保密措施、利用和分析等方面的问题，旨在加强高校教学档案管理工作，提高教学质量和效益。

通过对高校教学档案管理的深入研究与分析，为高校教学档案管理提供理论支持和实践参考，促进教学档案管理工作的规范化、标准化和科学化，进一步提升高校教学水平。

本文旨在探讨高校教学档案管理的现状与问题，借鉴国内外相关经验，提出可行的建议和措施，促进高校教学档案管理工作的改进与完善，推动高校教学质量持续提升。

机关⽂书档案的整理归档⽅法和要求内容机关⽂书档案的整理归档⽅法和要求⼀、什么是⽂件材料的归档整理？是指⽴档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为⽂书档案保存的各种纸质⽂件材料，以件为单位，进⾏装订、分类、排列、编号、编⽬、装盒，使之有序化的过程。

⼆、上述定义包括以下⼏层含义：1、办理完毕的；2、⽂书材料；3、基本整理单位是“件”；4、整理的基本环节是：装订、分类、排列、编号、装盒等。

三、归档⽂件整理原则：遵循⽂件的形成规律，保持⽂件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利⽤。

四、⼯作要求：强化收集、简化整理、细化检索、深化利⽤五、⽂件材料整理归档的具体操作⽅法和要求（⼀）收集收集⼯作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种⽂字材料收集集中起来的⼯作过程。

要求：材料齐全完整、内容真实准确如何才能做到齐全完整？1、档案⼈员要熟悉掌握本单位的⼯作职能、主要⼯作内容。

2、制订本单位的归档制度。

归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三部分内容。

（1）明确归档范围凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利⽤价值的⽂件材料均属归档范围。

各单位应依据《新规定》，结合本单位职能及其内设职能部门⼯作实际，加强对⼯作中形成⽂件材料的研究，详尽编制本机关的⽂件材料归档范围。

各单位制定的归档范围，报送档案管理部门审批同意后，应作为本单位的⼀项业务标准加以公布施⾏。

（2）归档时间归档⼯作要求在次年的五⽉底之前完成。

确保按时完成⼀般运⽤三种形式结合收集：A、随办随归；B、定期收集；C、年终集中收集。

（3）归档要求A、归档的⽂件材料应齐全完整、内容准确。

制成材料要耐久规范。

字迹材料⼀律使⽤碳素墨⽔或蓝⿊墨⽔。

B、收集⼯作应⽴⾜本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的⽂件材料的收集；重⼤活动事件材料的收集。

C、⽂电合⼀。

D、底稿随印件⼀起收集。

若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则⼀般只要收集发⽂稿纸与印件，其中发⽂稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以⽰效⼒。

档案管理规定的基本原则和要求档案管理是指对各种类型的档案进行有效的收集、整理、保存、利用和保护的管理活动。

为了确保档案管理的效果和合规性，制定了档案管理规定，其中包括了一些基本的原则和要求。

本文将详细介绍档案管理规定的基本原则和要求，以便更好地理解和遵循档案管理工作的标准。

一、基本原则1. 法律合规原则档案管理必须依法进行，遵守国家有关的法律法规和规定。

任何档案管理活动都应当符合法律的要求，包括档案的收集、整理、保存、利用和保护等方面。

同时，在档案管理过程中，要保证公开透明，接受社会监督，并承担相应的法律责任。

2. 全面性原则档案管理应该全面、系统地进行，包括对各种类型档案的管理和服务。

不同类型的档案，不同层级的档案，应当根据其特点和需要进行相应的管理和服务，确保整个档案管理工作的全面性。

3. 统一管理原则档案管理必须实行统一管理，建立统一的档案管理机构和档案管理系统。

各个部门和单位的档案管理工作应当由专门的档案管理机构负责，统一规划、指导和监督各项档案管理活动，确保档案管理的一致性和规范性。

4. 保密性原则档案管理要严守档案的保密性。

未经授权，任何人不得查阅、使用或泄露档案中的内容。

特定的涉密档案，应当按照国家有关的保密规定进行处理，确保档案的安全性。

5. 利用性原则档案管理的最终目的是服务于社会各方面的需要，有效利用档案资源，促进各项工作的开展。

档案管理应当充分发挥档案的利用价值，方便公民、企事业单位和各级政府部门的使用和查询，为决策和研究提供可靠的依据。

二、基本要求1. 档案收集的要求档案收集应当按照相应的标准进行，包括档案文件的合法性、完整性、准确性和时效性等要求。

档案收集应当按照一定的程序进行，并进行相关的登记和备案工作，确保档案的来源可靠和真实性。

2. 档案整理的要求档案整理是档案管理的重要环节，它包括档案的分类、归档、整理和加工等。

档案整理应当按照一定的规范和标准进行，包括文件的编号、目录的编制、装订和修复等工作，以确保档案的有序和可查阅性。

邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技）一、档案整理几个概念(一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。

（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。

（三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。

（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。

二是以“件”为单位整理。

1、以“案卷”为单位整理。

1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。

2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。

立卷是一个分类、组合、编目的过程。

分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。

3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。

案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm 三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。

4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。

（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。

档案整理要求及流程档案整理要求及流程是指对机构或个人的文件和档案进行整理、分类、整顿和归档的一种管理方法。

整理档案的目的是为了方便查阅和使用，保证档案的完整性和可持续性。

档案整理的要求包括：1.信息准确：确保档案中的信息准确无误，包括文档的命名、编号、日期和内容等信息的准确性。

2.分类清晰：根据档案的性质和用途，将档案进行分类，如按部门、按时间或按主题等分类。

3.整齐有序：确保档案的存放有序、整齐，不混乱，方便查阅。

4.安全可靠：保护档案的安全性，防止丢失、毁损或泄露。

5.规范统一：遵守统一的档案整理规范，设立统一的标识和命名规则，确保档案整理的一致性。

档案整理的流程可以分为以下几个步骤：1.准备工作：了解档案整理的目的和要求，制定整理计划，准备所需的工具和设备。

2.收集档案：收集需要整理的档案材料，包括纸质和电子档案。

3.分类归档：根据档案的性质和用途，将档案进行分类，设立统一的分类标识和命名规则。

4.整理整顿：检查档案的完整性和准确性，进行整理整顿，清除冗余和重复的文件。

5.编号归档：为每个档案文件进行编号，并按照规定的分类标识和命名规则进行归档。

6.存储保管：将归档好的档案文件进行存储和保管，保证档案的安全性和可持续性。

7.档案查阅和管理：建立档案查阅和管理制度，确保档案的可查阅性和使用性。

8.定期维护：定期对档案进行维护，包括清理档案、更新档案和转存档案等工作。

总之，档案整理要求和流程是为了保证档案的准确性、整齐性和安全性，方便查阅和使用。

通过规范的整理流程可以提高档案管理的效率和质量。

档案的整理与编⽬⽅法档案的整理与编⽬⽅法（供参考）⼀、档案整理概述（⼀）档案整理的概念和基本要求档案的整理，就是对办理完毕的、具有保存价值的⽂件材料进⾏系统化、条理化的过程。

档案整理的基本要求：遵循⽂件材料的形成规律和特点，保持⽂件材料之间的有机联系；区分⽂件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利⽤。

档案整理的基本⽅法有两种：1、以案卷为单位整理。

以案卷为单位整理就是⽴卷，即按照⽂件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。

所谓案卷，就是⼀组有密切联系的⽂件的组合体。

⽴卷是⼀个分类、组合、编⽬的过程。

分类即按照⽴档单位的档案分类⽅案，对⽂件材料进⾏实体分类；组合即将经过分类的⽂件材料，按⼀定形式组合起来；编⽬即将经过组合以后的⽂件材料，进⾏系统排列和编⽬。

以案卷为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。

2、以件为单位整理。

以件为单位整理就是按照⽂件材料形成和处理的基本单位进⾏整理。

⼀般来讲，⼀份⽂书材料、⼀张图纸或照⽚、⼀盘录⾳带或录像带、⼀本表册或证书、⼀⾯锦旗、⼀个奖杯等均为⼀件。

⽂书材料的正本与定稿作为⼀件，转发件与被转发件为⼀件，正件与附件作为⼀件，原件与复制件作为⼀件，来⽂与复⽂可为⼀件。

以件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。

⼆、⽂书材料的整理⽂书材料是指⽴档单位在党群⼯作、⾏政管理和业务管理活动中形成的、以⽂字和纸质为主要信息记录⽅式的⽂件材料。

（⼀）以案卷为单位整理以案卷为单位整理⽂书材料时应当符合《⽂书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。

1、分类按照⽴档单位的档案分类⽅案，在⽂书部门和业务部门做好平时⽂书材料收集、分类⼯作的基础上，将属于归档范围的⽂书材料按以下特征逐项分开：（1）分年度：将⽂书材料按其形成或针对的年度分开。

（2）分保管期限：根据国家有关规定和⽴档单位制定的档案保管期限表，将⽂书材料按不同的保管期限分开。

（3）分内容（1、分类别：将⽂件材料按⽴档单位档案分类⽅案中确定的⼀级类⽬和⼆级类⽬分开。

档案的管理、整理方法、档案号编制及目录格式档案管理制度档案建设是全面建设和长远发展的最基础性的、不容缺失的重要内容。

全体工作人员都要树立强烈的档案管理意识，从每个人员、从每项工作、每个环节做起，认真加强档案建设。

（一）档案收存的范围1、行政档案：①上级下发的各类文件②发出的的各类文件③及各部门工作计划、规划、总结、请示、报告、函复、文稿等④各种会议通知、会议记录及会议纪要、讲话文稿等⑤出具的或盖章的信函、报表等⑥各类统计资料2、人事档案①在编人员的档案材料②人员招聘的相关材料③各类工作人员的登记表、花名册、及相关资料。

④工作人员聘用合同、工资待遇审批表及相关资料。

⑤挂靠人员相关资料以及挂靠单位的委托通知、协议、待遇及支付方式等。

⑥工作人员政治身份、职务、级别、岗位、待遇变化的相关资料。

⑦工作人员年度考评资料、鉴定及各类奖惩的组织正规结论及相关材料。

⑧工作人员申请、申诉及其它信息资料。

3、财务档案①日常支出的财务凭证、账目、审批手续及报表。

②年度预算、中期预算调整、决算及审批资料。

③专项收、支的立项计划、执行情况及审批资料。

④对外投资、借贷及合作项目的财务执行情况跟踪监管的相关资料。

⑤各种税费、社保金交纳的相关资料。

⑥固定资产购置、使用、核销的相关资料。

⑦年度、季度及专项财务分析报告。

4、业务档案①历年以省局名义或经济发展中心、培训中心、职业技能鉴定指导中心名义上报、下发的相关培训、职业技能鉴定及其它业务项目文件。

②历年培训、职业技能鉴定及其它业务工作计划、总结及相关资料。

③各类教材、教案、大纲、复习题库等资料。

④教员、考评员队伍相关资料。

⑤各类、各批学员报名、学习、考试、考评发证或学分登记相关资料。

⑥各类业务会议纪要（记录）、合作协议、项目意见书等相关资料。

⑦因业务需要购置的（或上级下发的）杂志、图书、资料、音像制品及自制的照片、录相、录音资料等。

⑧网络建设相关资料。

⑨重大专项活动的筹备、组织实施、总结等专题项目资料。

工程项目档案的收集归档整理的基本要求一、档案收集要求1.全面性：收集的档案应包括项目的各个阶段和环节的相关信息，包括项目立项、设计编制、招标投标、施工实施、竣工验收等。

要求档案的内容要全面、详实，真实反映项目的全过程。

2.可读性：收集的档案材料应易于查阅和阅读，要求用清晰标准的字迹书写，主要文字应使用国家通用的语言文字，图纸和照片的质量要清晰，文件和资料的印刷字迹要清晰可辨。

4.完整性：收集的档案要分门别类，做到信息齐全、数据完整，确保项目各个环节的重要数据信息和文件资料不遗漏。

5.时效性：档案的收集要及时进行，及时整理归档，不得因拖延而造成遗漏和损失。

二、档案归档整理要求1.分类整理：收集的档案要进行分类整理，主要包括项目资料、设计文件、招标投标文件、合同文件、施工文件、验收文件、竣工文件等，便于查找和使用。

2.编号和标识：归档的档案应按照一定规范进行编号和标识，以便于查找和辨识。

可以采用维护一个档案目录，每一个文件都有独立的编号，同时在文件上写上所属项目和文件的名称。

3.整齐划一：档案整理要注意整齐划一的排列方式，保持纸张平整、文件书写工整、文件夹装订工整等。

每个文件夹内的文件要求按照一定的次序和规范排列，方便查找和读取。

4.密封保管：归档的档案要保证文件的完整性和安全性，尤其对于一些重要的合同文件、资料等要采用密封的方式进行保管，以防止丢失或损坏。

5.存档备份：档案的归档要进行存档备份，建立起完善的档案管理系统，确保档案的安全性和持久性。

可以采用电子存储或者影像数字化技术进行备份，以提高档案的利用效率。

总之，工程项目档案的收集、归档整理是工程项目管理过程中极其重要的环节，其基本要求主要包括收集的全面性、可读性、准确性、完整性和时效性等方面，而归档整理的要求主要包括分类整理、编号和标识、整齐划一、密封保管和存档备份等方面。

只有按照这些要求，才能实现档案的高效管理和有效利用，为后续的项目管理和经验总结提供有力的支持。