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建设工程文件归档规范
建设工程文件归档规范主要包括文件整理和归档、归档文件的分类和命名、档案管理和安全保密等方面的内容。
以下给出一个大体的归档规范，供参考。
一、文件整理和归档
1. 建设工程项目涉及的文件应定期整理和归档，确保文件的完整性和可查性。
2. 文件应按照一定的顺序排列，并标注文件的时间、地点、单位和责任人等信息。
3. 原始文件与归档文件应分开存放，避免混淆和丢失。
4. 对于重要的文件，应制作备份，并保存在多个地点，以防止丢失和损坏。
二、归档文件的分类和命名
1. 建设工程文件可以根据不同的分类方式进行归档，如按照工程阶段、功能部门、文件性质等分类。
2. 不同分类方式可以同时存在，但应统一命名规范，以方便文件的管理和检索。
3. 文件的命名应简明扼要，能够直观地反映文件的内容和形式，避免过长和复杂的命名。
4. 文件命名中可以使用序号来表示文件的顺序，便于查找和追溯。
三、档案管理和安全保密
1. 档案管理应有专门的负责人和机构，负责建设工程文件的整理、存储和保管。
2. 档案管理应建立相应的电子档案管理系统，在网络上进行备份和存储，确保档案的安全性和可靠性。
3. 相关人员应严格遵守档案保密制度，不得泄露和篡改档案内容。
4. 档案管理机构应定期对档案进行审查和整理，及时清理无用文件，给予档案续期和修复。
以上是关于建设工程文件归档规范的一些建议，每个单位和项目可以根据自己的情况进行适当的调整和补充。
合理的文件归档规范有助于提高工作效率和文件管理的便利性，保证建设工程项目的顺利进行和档案的长久保存。
国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T28—20021 范围本标准规定了国家重大建设项目（工程）（以下简称项目）文件归档与档案整理的要求和方法。
本标准适用国家重大建设项目的新建、扩建、改建和技术改造等项目的竣工文件编制、档案整理及竣工档案验收．其他建设项目可参照本标准．2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款．凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准．然而．鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件．其最新版本适用予本标准。
GB/T10609．3技术用图复制图的折叠方法档发字[1997]20号国家档案局《城市建设档案归属与流向暂行办法》3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准．3．1建设项目construction project指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位．3．2单项工程unit of project指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程．单位工程subunit of project指具有独立设计文件、可独立组织施工．但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程．3．4项目文件records of project指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件．包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等．3．5项目前期文件prophase records of project指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件．3．6项目竣工文件records on completion of project指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成．3．7项目施工文件Implementing records of project指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件．3．8项目竣工图drawing on completion of project指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸．3．9项目监理文件records of supervision指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件．3.10项目竣工验收文件reoords of test on completion指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件．项目档案archives of project指经过鉴定、整理并归档的项目文件．3．12项目文件归档filing of project records建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理的全部相应文件：项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构．3．13项目档案移交transfer of project archives项目竣工验收后。
建设工程文件归档规范建设工程文件归档规范是指遵循一定的规则和标准，对建设工程相关文件进行分类、整理和归档的过程。
它的目的是保证建设工程文件的安全，便于查阅和管理，提高施工过程的效率和质量。
下面是建设工程文件归档规范的一些要点：一、文件分类：1.按照文件的性质和用途进行分类，如设计文件、施工文件、变更文件等。
2.按照文件的时间顺序进行分类，便于追溯查阅。
3.按照文件的主题进行分类，如土建、安装、装饰等。
二、文件整理：1.对文件进行编号，以便于标识和查找。
可以采用序号、日期或关键字来进行编号。
2.对文件进行装订或装订，确保文件的完整性和可读性。
3.对文件进行标注，如注明文件的标题、作者、日期等信息。
三、文件归档：1.设立统一的文件存储位置，如档案室或文件柜。
2.制定文件存储计划，根据文件的重要性和使用频率，确定文件的存放期限和位置。
3.制定文件借阅和归还流程，确保文件的安全和完整。
四、文件管理：1.制定文件管理制度和工作流程，明确各级人员的责任和权限。
2.定期进行文件的巡查和维护，确保文件的完整性和可读性。
3.建立文件档案管理系统，包括物理档案和电子档案的管理。
四、文件安全：1.严格控制文件的借阅和复制权限，防止文件的丢失和泄漏。
2.定期进行文件的备份和存储，确保文件的安全性和可恢复性。
3.建立应急预案，对文件的灾害恢复和紧急调取进行规划和演练。
综上所述，建设工程文件归档规范是建立和管理建设工程文件的基本要求。
通过合理的文件分类、整理、归档和管理，可以保证文件的安全和完整，提高施工过程的效率和质量。
同时，建设工程文件归档规范也是建设工程质量管理的一部分，需要各级人员的共同努力和遵守。
建设工程档案归档整理规范建设工程档案归档整理规范第一章建设工程文件归档的基本职责建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。
在整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行以下职责：1.在与工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。
2.收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并进行立卷归档。
3.负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作。
也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作。
4.收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案。
5.在组织工程竣工验收前，应提请当地城建档案管理机构对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收。
6.对列入XXX接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，向当地XXX移交一套符合规定的工程档案。
勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。
建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。
建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。
城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。
在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后，须出具工程档案认可文件。
第二章工程文件的归档范围与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。
工程文件的具体归档范围应符合下列目录要求：1.工程准备阶段文件见附录1；2.建设工程竣工验收文件见附录2；3.市政基础设施工程竣工验收文件见附录3；4.建筑安装工程施工文件共分为桩基、土建、给排水、电气、幕墙、电梯、钢结构分别见附录4.1-4.7；5.建设工程竣工图见附录5；6.市政基础设施工程施工文件见附录6；7.市政基础设施工程竣工图见附录7；8.监理文件见附录8.第三章归档文件的质量要求归档的工程文件应为原件。
国家重大工程建设项目文件归档要求与档案整理规范一、引言国家重大工程建设项目是国家发展和经济建设的重点项目，其涉及的文件量庞大、种类繁多，对于项目文件的归档和整理工作有着严格的要求。
本文旨在总结国家重大工程建设项目文件归档要求与档案整理规范，以提高文件管理的规范性、效率性和可持续性。
二、文件归档要求1.文件分类编码：对于国家重大工程建设项目的文件进行分类编码，以便于文件的定位和检索。
可以根据文件的主题、部门、时间等要素进行编码，确保文件的有序归档。
2.文件目录编制：根据文件的分类编码和文件的目录结构，编制项目文件的目录列表，明确每个文件的位置和所属分类。
目录应包括文件名称、编号、归档位置、归档时间等信息，便于对文件进行管理和查找。
3.文件归档时间：对于国家重大工程建设项目的文件，在文件的完成后及时进行归档，不得拖延。
归档时间要记录清楚，以确保文件的及时归档和管理。
4.文件保存期限：根据国家有关法律法规和规章制度，确定文件的保存期限。
对于不同类型的文件，其保存期限有所不同，要根据具体情况进行判断和设定。
5.文件归档格式：对于文件的归档格式，可以选择纸质档案和电子档案的形式。
对于纸质档案，要求文件整洁、完整，并采用统一的编号和封面；对于电子档案，要求文件存储安全、便于检索和阅读。
1.档案整理流程：建立完善的档案整理流程，包括文件的收集、整理、分类、编目、装订等环节。
每个环节要进行严格的操作，确保档案整理的质量和准确性。
2.文件整理原则：根据文件的重要性、紧急性和使用频率，确定文件的整理优先级。
对于重要、紧急、常用的文件，要进行重点整理和标注，以确保其便捷使用。
3.档案编号规则：建立统一的档案编号规则，对于国家重大工程建设项目的文件进行编号。
编号要包括项目名称、文件类型、编码等要素，以便于文件的标识和检索。
4.档案装订规范：对于档案的装订，要求每个文件要整齐、完整，不得有缺页、重码等情况。
档案装订要使用统一的装订材料和方式，确保档案的安全和保存。
建设工程项目档案审查及归档规定一、归档问题解答1.签证单问题签字盖章完善旳都要交，有问题旳可在交工阐明中注明解释清晰。
2.动工报告问题原则上按签订旳合同状况来做。
补充合同不单独出动工报告。
单个合同含多种单位工程旳，则要分开编制,如含站场工程和线路工程。
3.资料编制格式问题交工资料应由施工单位采用机打方式编制，结论、签字、日期等栏目应手填。
由施工单位负责填写旳检查结论，可机打也可手填。
4.设备随机资料问题原件必须收归存档，现场使用单位留存复印件。
按单位工程、设备类型整顿，按设备位号排序。
5.图纸问题：项目前期培训规定：施工单位须归档交工图，目前重新明确规定“不用归档了”，但需要将变更单、联系单、签证单等波及变更旳文献汇总到《工程变更一览表》中。
“变更要点”应注明变更重要状况。
《工程变更一览表》汇总完毕后，经监理审核，送项目部，由项目部组织有关单位与设计单位进行对接，编制终版竣工图。
补充规定：根据公司领导：须由施工单位根据施工实际状况，在施工图上进行标注后再提交给设计单位，再由设计单位审核校对后，出具竣工图。
综上：施工单位应做一份交工图和工程变更一览表交设计单位。
设计单位编制好竣工图后，反馈一套给各施工单位，并整顿一套归档甲方档案室（签字盖章完备）。
设计单位归档竣工图时，应同步提供一份竣工图综合册，重要内容有：图纸总目录（分专业）、设计总阐明、设计变更一览表（附变更单、联系单等）、重大质量事故登记表、项目档案审查登记表、设计总结。
6.总结材料问题：除了工程方面旳“五大控制”外，各参建单位还应有交工资料编制、整顿、组卷、审核等内容总结。
监理单位在上述规定之外，还应增长对各参建单位交工资料审核指引等内容总结，提炼经验或亮点。
7.资料归档时间问题：根据档案验收时间计划，请各参建单位务必交工后3个月内完毕资料编制及归档工作。
为便于各参建单位完善签字盖章等问题，建议由监理单位统一组织，提前与各参建单位沟通好，选择相对集中旳时间点到广州移送资料。
国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范一、文件归档要求1.文件完整性要求：对于国家重大建设项目的各类文件，包括项目申报报告、招标文件、合同协议、设计文件、施工方案、工程验收文件等，要求归档前必须保证文件的完整性，确保内容齐全，无遗漏。
2.文件编目要求：对于归档文件，要按照一定的编目规则进行整理，以方便后续的查阅和管理。
编目应包括文件名称、日期、起草单位、文号等基本信息，还可以根据需要增加其他必要的分类编目，以便于文件的检索。
3.文件分类要求：国家重大建设项目涉及较多的文件类型，要根据各类文件的不同特点进行合理的分类，如项目管理类文件、设计施工类文件、验收评估类文件等，以便于后续文件的检索和利用。
同时，在文件归档时，要注意项目的整体性，将相关文件归为一类，避免文件碎片化。
4.文件编号要求：文件归档时，应对每个文件进行编号，并在其封面或文件夹上注明编号。
编号可以采用年份+序号的方式，也可以根据文件的类别和重要性进行区分，以便于文件的管理和跟踪。
5.文件保存要求：国家重大建设项目文件需按照规定的时限进行保存，一般要求保存10年以上。
在保存时，要采取适当的方法和手段，如数字化保存、纸质保存等，并采取相应的措施保证文件的安全性，防止文件的遗失和损坏。
1.档案分类规范：国家重大建设项目的档案应按照项目的不同阶段进行分类，如前期策划、项目建设、工程施工、验收阶段等。
在进行分类时，要注意清晰明确的标识，以便于后续的查找和利用。
2.档案登记规范：国家重大建设项目的档案应按照一定的登记规范进行整理，包括档案编号、档案名称、档案起止日期、文件数目等。
同时，要建立相应的登记台账，记录档案的借阅情况和归还情况，以方便管理和追溯。
3.档案保管规范：国家重大建设项目的档案应专设档案室或档案库进行保管，确保档案的安全性和完整性。
同时，在档案保管过程中，要定期进行检查和鉴定，确保档案的完好无损。
4.档案利用规范：国家重大建设项目的档案利用应按照相关规定进行，必须符合国家法律法规，并得到相关部门的批准。
工程建设项目文件归档要求与档案整理规范工程建设项目文件归档是指对工程建设项目的各类文件进行整理、保管、使用的一项系统性工作。
合理、规范的归档是保证文件能够长期保存、方便查阅的重要保证。
为了有效进行工程建设项目文件归档，以下是一些建议和规范：一、文件归档要求1.归档文件应按照项目部、项目组的结构进行划分，每一级应有明确的权限和责任人。
2.对同一项目的文件，应按照文件类型进行分类，如规划设计文件、施工图纸、合同协议、验收报告等。
3.文件归档时，应按照时间顺序进行排列，通过时间可以追溯文件的历史信息。
4.每个文件都应有明确的题名和编号，方便查阅和管理。
5.对于重要文件，应保证其完整性和真实性，不得擅自篡改或删减。
1.档案室应设置专门工作人员负责档案的整理、归档和管理工作，确保档案的安全性和完整性。
2.对每个文件进行登记，并在文件上加盖归档章，确保文件的流转透明、可追溯。
3.档案室应保持整洁、干燥、通风，避免灰尘、潮湿等对档案造成损害。
4.档案室应设立档案柜、档案架等专门的储存设备，保证档案的安全和有序性。
5.档案室应制定档案借阅制度，对借阅的档案进行登记和监管，避免遗失或不当使用。
三、文件保管与维护1.归档文件应定期进行巡检，检查文件是否完整、无缺页、无损坏等，并进行记录。
2.对于容易受损的文件（如纸质文件），应进行酸性纸的处理和封装，避免受潮、鼠蛀等因素的损害。
3.档案室应制定定期清理档案的计划，对无用和过期的文件进行清理和销毁，释放出更多的存储空间。
4.对于涉及国家秘密、商业机密等敏感文件，应进行密封和加锁，并设置相应的权限和使用限制。
四、文件的查询与利用1.档案室应建立完善的档案目录，方便用户进行查询和利用，提供参考指南。
2.档案室应设立查阅区，方便用户前来查询和复印文件，提供相应的查阅设备和服务人员。
3.档案室应根据不同用户的需求，提供定制化的查询、复制等服务，保证用户的各类需求得到满足。
4.档案室应编制相应的利用报告和统计报告，反馈用户的查询情况和利用效果，为提高档案服务质量提供依据。
建设项目文件归档要求及档案整理规范一、项目文件形成的质量控制建设项目档案是项目建设活动形成的文件中具有保存价值的部分。
它是由项目参建各方共同形成的，是项目建设的真实记录，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及维护、改扩建的重要形式，项目建设单位、筹建部门、勘察设计单位、监理单位、施工单位等均应按照国家对项目档案工作的有关要求，把项目建档工作作为项目建设的重要组成部分，列入建设计划，明确各自的职责。
使之与项目建设同步进行。
为此，参与项目建设的主要单位应在项目建设过程中对项目文件形成与积累的质量进行监控。
（一）建设单位文件的质量控制1、建设单位的职责建设单位应承担起项目档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导的职责。
2、建设单位的任务(1)明确项目档案工作计划。
(2)建立档案工作网络，明确各岗位任务。
(3)规范做法，打好基础。
(4)申报登记，接受监督(二)设计单位文件的质量控制设计文件材料的规范，对竣工档案的内在质量有着密切联系。
如果设计单位提供的施工图线条、字迹不清晰，就很难保证竣工图的字迹线条清晰；如果设计修改通知单没有统一的编号或者不体现修改的图号和修改内容(题名)，将对日后文件的整理和提供利用带来不便。
因此，设计单位应在明确设计任务或者在各专业分工时，应明确形成文件的内在质量和外在质量要求，把不合格的产品控制在文件发出之前。
保证设计文件的质量，尤其要注意每张施工图应有图号、图名、设计人、校对人、审核人签名；规范设计变更文件的编制和传送。
设计修改通知单不能一文修改多专业，同时要在有关栏目揭示修改内容、被修改图号。
设计修改通知单要按专业统一编号，变更人、审核人签名要完备。
对急于施工先发传真的，事后要补发原件；口头变更的要及时形成文件发往有关单位，必须明确行之有效的特别办法。
设计文件要按专业、文号顺序进行积累。
在项目的设计(含变更设计)全部完成后，设计单位需向建设单位移交经规范整理的全套档案(纸质、电子)，并移交一份由项目设计技术负责人签署的设计及修改变更文件材料目录，详列该项目全部的技术文件、设计变更文件、图纸勘误表目录。
(三)监理单位文件的质量监控1、监理单位职责(1)《中华人民共和国建筑法》(以下简称(建筑法》赋予了建设监理督促检查项目参建各方做好项目文件的归档工作，检查、审核项目档案的完整、准确、系统的责任。
监理应注意把好文件形成的质量关，在对施工记录进行确认时，要检查所填各荐是否符合要求，对试验单位、设计单位移交的档案也应把好质量关。
(2)《工程建设监理规定》，第十四条第五款规定：“建设监理业务完成后，向项目法人提交工程建设监理档案材料。
”这就意味着建设监理在审核参建各方档案的基础也要整理好监理过程中的文件移交项目法人。
2、监理单位任务(1)参与招标工作时，在协助项目法人做好项目招标文件的有关款项中，应明确文件的归档条款，如：竣工档案的数量、案卷的内在质量和外在质量、电子文件的归档等。
(2)从事设计阶段监理时，在协助项目法人单位选择设计单位后，除对设计方案的评选、审查和施工图绘制过程中的监控外，还要指定文件积累、归档工作的责任人。
并对设计文件、图纸进行检查、归档和验收。
由于设计中出现的质量问题对工程影响极大，有关资料已表明，工程出现的质量问题40％在于设计原因，投资问题则80％决定于设计。
所以，提高设计质量、增加投资效益一定要把好设计质量关。
同时要做好设计监理过程中自身项目文件的形成积累。
(3)从事施工阶段监理时，一是在监理机构内部要指定项目文件的积累、归档工作的责任人；二是对各施工单位项目文件的形成、积累、进行内在质量监控；三是各级监理人员要对所监理项目的档案完整、准确、系统进行审核。
建设监理工作中形成的内部文件进行监控的主要内容有：①来自项目法人的文件。
监理工程师受聘于项目法人，按照签定的合同条款对项目进行监理。
合同条款是监理工程师进行监理的依据，签定合同后项目法人还会就工程建设的投资、进度、质量等方面，提出要求或提供有关动态管理的文件。
如：在材料供应、设备采购、项目部分功能的修改、工期的调整、施工期的水文地质、水文气象等到，对这些文件，信息管理监理工程师应妥善保管；②来自设计单位的文件。
这类文件对监理工程师正确理解设计意图，保证施工质量至关重要，除了设计单位正式颁发的设计图纸、设计修改通知单以及设计变更等材料外，其设计参数及计算方法也是收集范围；③来自施工单位的文件。
施工进度计划、施工方法说明、施工作业报表、施工质量检验报告、月支付申请以及向监理工程师递交的各种有关进度、质量、费用、材料、设备、劳备、关税、索赔等方面的文件。
这部分文件是监理工程师进行进度、投资、质量控制的重要依据。
如果施工单位提出索赔的话，还要建立索赔档案；④来自项目建设的主管部门、质量监督站、项目所在地政府的环保、公安、交通、税务、保险等方面的文件。
这些文件也是监理工程师需要知晓、处理的工作范畴。
(四)施工单位文件的质量监控施工单位形成的施工文件和负责编制的竣工图是反映项目真实面貌和质量的主要依据，其数量在整个项目档案中占了最大的比重，是项目档案的主要组成部分。
这一阶段也是项目文件积累的关键，其质量控制可从以下几方面进行：一是以公文形成的文件，要注意统一文号。
施工单位围绕项目建设，将形成公文形式的文件，如请示监理及项目法人等的文件要规范，如有统一的格式、统一的文号，同时，每一份文件要有准确的题名；二是施工记录，必须真实、准确、耐久、有序、规范和完备的签署手续；三是竣工图必须字迹、线条清晰，图面整洁，修改到位。
施工单位在签订承、发包合同后，应建立与工程承、发包方式相适应的项目档案工作网络，按照国家规定对需向建设单位移交的施工文件做好积累、整理工作。
建设项目除了土建部分外，大多数的建设项目也都会有设备。
在大型的生产设施方面，施工是由两个不同类型的施工单位进行的，所以做法上有相通之处，但也有其各自的特点。
1、土建施工积累的方法应符合施工文件形成的规律和质量监督部门检查的要求，施工管理性文件可按问题积累。
施工记录一般从部分到整体的，按分项、分部、单位工程积累。
2、设备文件主要有三个方面。
一是设备报价、询价等来往文件(这一部分文件一般由建设单位监控)；二是设备随机文件；三是安装、调式文件。
设备部分的文件质量监控，主要从设备的开箱起把好关。
设备随机文件的监控是从设备开箱时进行，是根据设计文件、装箱清单等进行。
(五)项目质量监督部门的监控(六)档案行政管理部门的监控二、建设项目文件的整理建设项目文件的整理，要求在完整收集的基础上进行，遵循文件材料的自然形成规律，保持项目文件材料的成套性，按照一定的原则与方法进行分类、组卷、排列、编目，形成符合国家档案工作规范的系统。
(一)归档文件的质量要求1、归档文件应是原件建设单位产生的文件归档时应收集原始手稿和打印件，盖章签字方可归档；建设单位作为直接的收文单位，其文件归档时应保存正本；有些文件如发至上级主管单位，建设单位作为间接接收单位，且没有抄送字样的，归档时可保存复制件：施工单位移交给建设单位的文件除原材料质量证明单和个别材料试验报告可用复印件外，其余施工文件均应移交原始文件，供建设单位归档保存。
2、归档文件的内在质量要求(1)归档文件内容要真实，必须在项目建设过程中直接形成的(2)归档文件要准确、有效。
图物相符、签署完毕，已按照一定的审批、检查、验收程序，负有责任的各方在文件指定位置上签署意见、签名、盖章、著明日期。
(3)归档文件必须耐久、易读。
所使用的笔墨纸张、胶片、相纸、磁带等必须质量优良。
不得使用普通圆珠笔、各色铅笔、红色和纯蓝墨水等易褪色的材料，文件中的字体端正、图像音质清晰易辨。
(二)归档文件整理的基本要求1、整理步骤项目档案材料的整理主要分以下几点：(1)划分阶段。
凡是归入建设项目档案的文字材料、图表、图纸，按立项、设计、施工、竣工四个阶段归类划分，不同形成阶段的文件材料不能混淆在一起。
(2)鉴别。
按建设项目档案归档范围对收集整理的文件材料进行鉴定，剔除不属归档范围及重份的文件，以确保项目档案的完整性，对计划任务书的批复、项目任务书的上报、征地权属证书等材料，应将原件归入项目档案。
(3)划分单位、分部(项)工程。
同一单项工程的文件先按单位工程划分，同一单位工程再进一步划分分部(项)工程。
同一分部(项)工程的文件再按不同专业分别排列。
(4)排列。
根据文件的形成阶段规律和查找利用规律分别排列，如管理性文件按问题一时间排列；原材料、构件的出厂证明、试验报告可按结构或批量分类排列，质量检查、评定记录按单位、分部、分项工程分类排列。
(5)卷内文件排列。
如果一个项目形成的同类型文件数量不多，可以组织为一个案卷，其卷内文件的排列要按形成的先后顺序排列：如果图纸、文字性文件分别组卷时，图纸的排列可按图纸目录的顺序进行，文字性文件遵循反映同一问题、同一结构的文件排列在一起的原则，同一案卷中有若干个问题时，按问题的时间顺序或重要程序排列：同一案卷中既有文字性文件，也有竣工图文件时，反映同一个问题、同一工作进程的文件排列，文件性文件材料在前，竣工图文件在后。
2、组卷原则和要求组卷要遵循项目文件的形成规律，保持案卷内项目文件的有机联系，便于档案的安全保管和提供利用的原则。
组卷时应注意：(1)案卷内文件要准确反映项目建设活动的真实内容。
(2)案卷内文件要齐全、完整。
破损的文件修复后才能组卷，幅面不一致的文件必须折成或裱成一致的幅面。
鉴于目前文件使用的纸张有16开和A4两种规格，现阶段允许在一个案卷内两种规格纸张存在(最好能统一为A4规格)，对于其他规格的文件，小于16开的文件用A4标准的白纸托裱，文件右边和下边分别与托裱纸右边和下边靠齐。
托裱时，不可将文字图表和数据掩盖，签署意见在装订线以内的要粘贴补宽订装部分。
(3)卷内文件材料的制作和书写材料必须益于长期保存。
不能用热敏纸(传真纸)文件，不能有铅笔、圆珠笔、复写纸书写的文件。
(4)案卷内文件的保管期限应基本一致。
(三)项目文件的组卷方法案卷：是一组具有有机联系的、价值大体相同的科技文件材料的集合体定的分类集中，按一定的方法排列，形成保管和利用的基本单元。
它按一案卷组成包括两部分材料：经过整理的科技文件材料；在整理工作中形成的卷内目录、卷内备考表、案卷封面封底以及卷盒。
l、综合管理性文件材料的组卷管理性文件材料主要是在项目准备阶段形成的涉及范围广泛的文件，如：立项申报与审批材料、可行性研究报告、征地拆迁材料、报建材料、合同、协议、设计和在设计施工阶段形成的招标、投标文件、竣工验收阶段形成的竣工验收文件。
(重点是依据性材料) 这类型的文件材料的组卷，应先按问题，后按时间的原则组卷。
