机关公文处理办法

机关公文处理办法机关公文的处理水平代表机关的形象，代表工作的效率，代表人员的素质。

行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

所谓的‚规范体式‛只有通过固定的格式，才能体现。

本文主要结合自2001年1月1日起施行的国务院†关于发布…国家行政公文处理办法‟的通知‡（国发“2000”23号）、†国家行政机关公文格式‡（GB/T9704—1999）、国务院办公厅†关于实施…国家行政机关公文处理办法‟涉及的几个具体问题的处理意见‡(国办函“2001”1号)、†出版物上数字用法的规定‡(GB/T 15835-1995)等四个文件，学习如何规范公文的体式。

本文以†国家行政机关公文格式‡（以下简称†公文格式‡或国家标准）的要求为主线，结合其他文件来共同学习公文的规范体式要求。

对下面的内容，不特别说明的，一般来自†公文格式‡（国家标准）。

相关文件的链接见文末。

一、公文中各要素标识规则国家标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

臵于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；臵于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；臵于主题词以下的各要素统称版记。

（一）眉首眉首由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等六部分组成。

公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度等三部分我们在审计工作中接触很少，如遇到，请对照这个标准。

发文机关标识的要求：由发文机关全称或规范化简称后面加‚文件‛组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。

发文机关标识上边缘至版心上边缘25mm。

对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘80mm。

有一些特定的公文在发文机关名称后面不加‚文件‛二字，如国务院就有‚国务院任免通知‛红头形式，本标准给这类‚红头‛留了余地，未规定一律要加‚文件‛二字，但只限于特定的公文。

一般来说，行政机关的重要公文特别是上报的公文均应加‚文件‛二字。

如‚××省审计厅文件‛‚××省审计厅‛。

我们局在申请财政拨款、通知县区局开会等一些不需长期存档的文件时，也改用‚××市审计局‛信函纸。

这种信函文头国家标准也有规定。

根据安徽省人民政府†关于印发…安徽省行政机关公文处理实施细则‟和…安徽省人民政府公文主题词表‟的通知‡（皖政“2000”48号）的要求，发文字号放在横线之下公文标题之上的右侧。

同时要注意，同一机关各文头发文字号之间要有区别，不能重号。

发文机关标识的字号，本标准以现行‚国务院文件‛的字号为高限，就是要求除‚国务院文件‛以外，其他各级行政机关标识的字号要小于‚国务院文件‛，以显示国务院作为最高国家行政机关的地位，具体字号各行政机关可根据机关名称的字数多少来定。

†国家行政公文处理办法‡第十条规定：‚上行文应当注明签发人、会签人姓名。

其中，‘请示’应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

‛第二十八条规定：‚以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。

‛上行文主要是请示、报告，‚意见‛可以用于上行文，也可以用于下行文和平行文。

报告是审计人员经常用到的，大家一定要注意文头的选用和签发人的标识，上报省厅、市委、市政府的审计综合报告、工作报告、调查报告要用上行文的文头。

国务院办公厅†关于实施…国家行政机关公文处理办法‟涉及的几个具体问题的处理意见‡(以下简称†处理意见‡)第十条对‚主要负责人‛的含义作出明确规定：‚‘主要负责人’指各级行政机关的正职或主持工作的负责人。

‛根据此条规定，一般副职是不能签发上行文的，上行文主要是请示、报告。

这在实际工作中要注意。

目前市政府实行退文制度，不符合规定的文件要退回来。

上报的公文（上行文）标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

这样规定是使签发人(会签人)的姓名突出、醒目。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名臵于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。

用3号仿宋体字，平行文和下行文居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号‚“”‛括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加‚第‛字。

要注意的是一个红头下的发文机关代字要统一，不能有时3个字，有时4个字。

（二）主体公文标题，红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，要求同一词组放在一行，排列对称，间距恰当。

比如标题中的‚审计‛‚资产‛‚经济责任‛等词和词组应在一行，不能‚审‛字在第一行的末尾，‚计‛字在第二行的开头。

在正文中，国家标准特别规定用阿拉伯数码标识的数字、年份均不能回行。

另外†公文处理办法‡规定：‚公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不标标点符号。

‛我们在处理标题时，有时加标点符号，比如去年有的标题‚财政收支、财务收支‛，是不规范的，可以技术处理，变成‚财政和财务收支‛。

公文标题有三要素：发文机关、事由和文种。

对标题中要不要标‚XX市审计局关于XXXXXX的通知‛，我们也有过反复，†安徽省行政机关公文处理实施细则‡规定，为避免公文标题累赘，也可以不标。

但国务院和省政府的文件是标的。

见图。

目前我们不标，但以党组名义发出的公文，没有专门文头，就要标明‚中共XX市审计局党组关于×××‛。

在各部门之间联合行文时，如来不及制作专门的文头，用主办机关的文头，也要在标题中标明。

在目前普遍使用电子设备打印公文的情况下，居中排列不难做到，按‚居中‛键即可。

但要做到排列对称美观并且在回行时不把完整的词拆开。

在特殊情况下可以在不违背标准规定原则的前提下适当变通。

例如，本标准规定公文首页必须显示正文，这就是原则，任何情况下不能违反。

在不违反这个原则的情况下，必要时可作适当变通，如发文机关多、签发人会签人多，标题过长以及下面讲到的主送机关多，都可以采取变通的方法。

但在变通中还要遵守基本规定，如发文机关多但主办机关排列在前是基本规定，签发人或会签人多但最后一个签发人或会签人要与发文字号同处最后一行是基本规定；标题再长但排列美观、回行不断开词意是基本规定。

这样，在执行本标准时便不会出现机械执行而不顾公文实际的做法，因为格式毕竟是为公文的内容服务的，是为公文的办理服务的。

关于公文标题中的文种，†国家行政公文处理办法‡规定了13种公文文种，其他如办法、总结、规定等公文材料不能作为文种直接放在红头之下，要用发布、印发、转发的形式，比如国务院†关于发布…国家行政公文处理办法‟的通知‡。

这十三种公文是：1、命令(令) ，2、决定，3、公告，4、通告，5、通知，6、通报，7、议案，8、报告，9、请示，10、批复，11、意见，12、函，13、会议纪要。

需要说明，会议纪要一般有专门的文头，不直接放在‚XXXXXX文件‛之下。

会议纪要文头也有自己的标准。

对文种的选用要注意，2007年3月某局成立资产清查领导小组，用了‚关于成立××领导小组的通告‛，通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项，应用通知，而且标题中领导小组的名称要和正文一致。

政府系统与党委系统公文区别：文种的区别，根据1996年中共中央办公厅†中国共产党机关公文处理条例‡(中办发“1996”14 号)，党委系统公文文种有14种：决议，决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

比如‚规定‛，在党委系统可以直接作为文种，在政府系统就不行，要用转发的形式。

党委系统和政府系统公文的用纸是不一样的，政府系统用A4，党委系统用16开型。

成文日期标注形式有区别，党委系统公文的成文日期用阿拉伯数字，如2008年12月31日，政府用汉字，如二00八年十二月三十一日。

主送机关，标题下空l行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

也有公文文种是可以不标主送机关的，如通告、公告。

会议纪要的主送、抄送机关放在公文末页。

正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。

建议大家用不同字体的小标题，便于区分层次。

一般每面排22行，每行排28个字。

取消了‚此页无正文‛的标识，在出现最后一页是空白页时，行距或字距可以调整。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识‚此页无正文‛的方法解决。

特别要说明一点，有的同志在排版时，可能有的文字是从其他文档复制过来的，各个文档的排版不一样，复制来后，各段的行间距、字间距不一样，这样不美观。

还要注意各段之间的段间距也要统一。

这可以用WORD中‚格式‛工具调整。

附件，公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号仿宋体字标识‚附件‛，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码(如‚附件：1．×××××‛)；附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识‚附件‛，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。

公文正文中有一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。

这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述，而且是放在公文生效标识印章之后。

需要明确的是，公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。

为了保证这一点，需要在公文正文之后标注附件的序号和名称，然后在附件同样标识附件的序号和名称，以显示附件与正文的不可分割的关系。

如果正文之后的附件序号和名称与附件的序号和名称不一致，在法律意义上讲，可以不承认该附件是正文的附件，附件便失去了其本应有的与正文同等的效力。

因此，国家标准对此做了较详细的规定。

其要点一是附件应与正文一起装订；如果附件与正文不能一起装订，在附件上要标识所属公文的发文字号及‚附件‛二字。