卫生行政处罚案卷制作归档及注意事项解析

卫生行政处罚立案登记及档案移交及归档制度为提高工作效率使处罚案卷及时归档、及时结案。

制定档案移交及归档制度。

一、对当场作出的行政处罚及收缴的罚款，应及时上缴财务，由财务开具罚款收据，５日内将案卷交至法制科。

二、一般程序的行政处罚由监督科室自作出立案决定起３个工作日内，持《立案报告》到法制科进行立案登记。

三、法制科负责登记立案案卷的类别、案由、立案时间、登记时间及承办人，并由承办人核实后签字确认。

四、监督科室应当自立案之日起１０日内做出行政处罚决定。

因特殊原因，需要延长调查时间的由相关科室报请所领导批准，并将有关结果告知法制科登记备案。

五、监督科室在收缴罚款并收到罚款收据后，将该处罚档案结案。

每月末将本月结案的处罚档案交至法制科进行审查。

六、法制科在收到移交档案后于５日内审核完毕，对审核中发现问题的案卷，填写书面审核记录，并返回有关科室。

七、监督科室在审核后的处罚案卷后，对存在问题的部分及时改正或补充。

５日内将档案制作完成交至法制科。

八、法制科接到移交档案后，进行最后审核，并填写处罚档案封面，于３日内装订后存档。

行政处罚案卷制作注意事项行政处罚案卷制作实用提醒案卷是烟草专卖行政执法的有效载体，是执法水平的直接体现。

但在制作的过程中，经常会出现一些不规范问题，一些细节方面的错误，笔者结合工作实践总结了烟草专卖行政处罚案卷制作需注意的“11注意”，以此提高案卷质量，规范行政执法行为。

一、注意“涉嫌”两字要写明从案件发生到案件调查终结之前，也就是案件未定性前，所有的案卷文书中的案由都要加注“涉嫌”两个字。

如果案件已定性，在《案件处理审批表》、《行政处罚决定书》、《结案报告表》等文书中案由就不再写“涉嫌”两字，切记关键点就是案件是否已定性。

二、注意“陈述权”的中“述”字要正确书写目前在审查案卷时发现有案件承办人在告知当事人享有陈述权时，将“述”写为“诉”，一字之差意义大不相同。

“述”与“诉”都是指说话，但“述”指讲话和陈述，偏向于叙述，是一个中性词，而“诉”侧重诉求、控告，感情色彩比较强烈。

陈述权是指当事人对行政机关给予行政处罚所认定的事实及适用法律是否准确、适当，陈述自己对事实的认定以及主观的看法、意见，同时也可以提出自己的主张、要求。

在这里更多的是强调当事人的叙述案件的权利，为自己及时申辩的权利。

而只有在告知当事人享有的诉讼与复议的权利时，这里才用“诉”。

三、注意“案由”要写清在案卷中几乎每项文书中都涉及“案由”一项，但发现在《责令整改通知书》、《先行登记保存通知书》等文书中，出现未写案由的问题，如只写“X年X月X日在X街X店的行为违反了XXX条款”，只写清楚了案发的时间、地点未写案由，也就是未写出当事人的违法行为。

在此一定要注意，没有案由就没有将案情表述清楚，也是一种不规范行为。

四、注意“日期”要一致案件中的日期是整个案件发生、案件调查、案件结束的一个详细记录与体现。

一定要在书写时注意写对，注意前后文书中的日期是否一致、是否符合逻辑。

如案发时间是5月22日，《询问笔录》里案发时间写成5月21日。

同时要注意案件各阶段的法定办理时限。

行政处罚案卷的制作及归档管理随着社会的发展和进步，行政管理日益复杂，行政处罚案件的数量和复杂程度也在不断增加。

行政处罚案卷的制作及归档管理成为了行政执法工作中至关重要的环节。

合理规范的制作和归档管理，不仅是保障执法工作的正当性和公正性，也是维护行政执法机关的形象和权威的重要保障。

一、行政处罚案卷的制作1. 依法确定行政处罚事实和证据行政处罚案卷的制作首先要依法确定行政处罚事实和证据。

行政执法人员在开展执法工作时，必须严格依法行使权力，依法取证，依法确定行政处罚事实和证据。

行政处罚事实和证据的确定要实事求是，客观公正，不能有任何武断和片面性。

2. 合理、规范的程序操作在确定行政处罚事实和证据的基础上，行政处罚案卷的制作需要进行合理、规范的程序操作。

程序操作包括对案卷的整理、组织和归档等工作，需要根据执法程序和规定进行，确保案卷的内容真实、完整、准确。

3. 完善的书写和记录行政处罚案卷的制作需要注意书写和记录的完善性。

书写要规范清晰，记录要真实客观，不能有任何涂改和篡改。

尤其是对于相关当事人的陈述和证明材料，要尽可能做到逐字逐句记录，确保案卷的真实性和完整性。

二、行政处罚案卷的归档管理1. 根据分类规定进行归档行政处罚案卷的归档管理需要根据相关的分类规定进行。

不同的行政处罚案件根据性质和类型进行分类，需要制定相应的归档管理规定，确保案卷的归档能够有条不紊地进行。

2. 建立健全的档案管理制度行政处罚案卷的归档需要建立健全的档案管理制度。

这包括档案管理的组织结构、工作职责、岗位设置、人员配备等方面的规定，以及对档案管理工作的监督和考核机制等方面的制度规定。

3. 加强档案保管和档案利用除了对行政处罚案卷进行归档管理外，还需要加强档案的保管和档案的利用。

档案的保管要做到安全、完整，避免遗失、损毁等现象的发生；档案的利用要充分发挥其价值，在法律、行政等方面的工作中发挥重要作用。

证据种类与取证技术随着科技的发展和进步，证据种类与取证技术也在不断地更新和完善。

#管理#科教#2005至2007年秦皇岛市卫生行政处罚案卷的制作及常见问题分析李丽 边吉才作者单位:066000 河北省秦皇岛市卫生执法监督所=关键词> 卫生行政处罚案卷;制作;问题;秦皇岛市=中图分类号> R 197.322 =文献标识码> A =文章编号> 1002-7386(2009)11-1386-02 秦皇岛市2005年成立卫生执法监督所以来,稽查科每季度对全所卫生行政处罚案卷及执法文书评查一次,通过评查和讲解,文书书写及案卷制作水平有了很大的提高。

市监督所每年9月份对全市各县区的案卷进行一次评查,评查结果通过监督网或以简报的形式进行公布。

但是如果因为我们在监督执法过程中,发现了当事人的违法行为,并决定要对他进行行政处罚,而我们处罚程序不合法,文书书写有误,对违法事实认定不清楚,被当事人申请行政复议,或到法院起诉,我们被法院判决撤销处罚决定或被判决重新做出具体行政行为,另外不管是通过复议还是诉讼,当事人认为他们的合法权益受到损害,请求国家赔偿,我们的监督员就要受到一定的责任追究。

1 基本情况5卫生监督稽查工作规范6实施以来,对单位内部文书案卷的评查是稽查工作之一,3年来我们对600余份处罚案卷进行了评查,从中发现了一些共性的问题。

因为大多卫生违法事实或行为不可逆即不可重复或模拟,法律文书的记载就是法律事实,所以要求规范制作和填写执法文书。

这里的规范有两方面要求,一是形式上的规范,按要求填写不能空项、缺项,字迹清楚等;二是法学意义上的规范也是实质上的规范,要求事实记载清楚,引用法律条文得当,表述准确严谨无漏洞。

2 案卷中存在的问题2.1 执法主体错误 行政执法的执法主体是政府设置的主管行政部门。

目前除5公共场所卫生管理条例6外,所有卫生法律法规的执法主体都是卫生行政部门。

执法主体错误卫生行政处罚无效。

有些文书检查机关填写/x 卫生监督所0/xx 卫生防疫站0。

有的监督意见书下面卫生行政机关写成/监督x 科0。

广元市元坝区工商行政管理局关于规范行政处罚案卷立卷归档有关事项的通知各工商所、队、股、室：为进一步规范执法行为，加强对执法行为的监督，提升行政处罚案卷立卷归档水平，提高行政执法办案质量水平，依据《工商行政管理机关行政处罚程序规定》第七十七条、第七十八条的规定，根据具体办案流程和使用的法定文书种类，结合我局实际，现就有关事宜通知如下：一、一般程序行政处罚案卷立卷装订要求案卷应当一案一卷，证据材料比较多确需分卷装订的，案卷可分正卷、副卷。

（一）案卷一般应当按下列顺序装订：1、行政处罚案件案卷封面；2、卷内文书目录；3、行政处罚决定书（正本及其草拟稿）；4、重大复杂案件集体讨论记录；5、行政处罚（听证）告知书（正本及其草拟稿，后附送达回证）；6、涉嫌犯罪案件移送书（需要移送的情形）；7、调查终结报告；8、案件核审表；9、立案审批表；10、行政处罚决定审批表；11、行政处罚有关事项审批表；12、案件来源登记表（投诉、申诉、举报等案源材料）；13、指定管辖通知书；14、案件移送函；15、现场笔录；16、抽样取证记录；17、委托鉴定书；18、询问通知书；19、协助调查函；20、检查建议书；21、证据证明单；22、营业执照复印件（或抄件）；23、当事人身份证（或户口薄）复印件（或抄件）；24、行政处罚案件授权委托书；25、询问（调查）笔录；26、鉴定结论（包括鉴定结论通知的告知情况）；27、被委托机关调查情况回复情况；28、责令改正通知书；29、先行处理物品通知书（后附财物清单）；30、行政处罚听证通知书；31、行政处罚听证授权委托书（后附送达回证）；32、听证笔录；33、听证报告；34、先行登记保存证据通知书（后附财物清单）；35、实施行政强制措施通知书（后附财物清单）；36、实施行政强制措施物品委托保管书（后附财物清单）；37、解除行政强制措施通知书（后附财物清单）；38、物品处理记录（包括变卖、拍卖或者价格鉴定类文书）；39、分期（延期）缴纳罚款申请书；40、分期（延期）缴纳罚款通知书；41、督办案件通知书；42、督办案件调查处理结果；43、责令重新审查决定书；44、行政处理决定纠正决定书；45、行政处罚案件回访记录单；46、送达回证（各类依据法定文书须单独送达的送达回证）47、卷底。

我国卫生行政许可案卷制作及归档的规范化管理分析研究作者：潘冲来源：《科学导报·学术》2020年第26期摘要：本文通过介绍卫生行政许可案卷制作及归档规范化管理的必要性和重要性，指出案卷制作和档案管理上存在问题，提出规范卫生行政许可行为、开展案卷评查，提升案卷质量、加强档案室建设，制定档案利用制度和强化卫生行政许可档案管理的建议对策，逐步完善卫生行政许可案卷的制作及归档的规范化管理，不断规范卫生许可工作行为，提升卫生行政许可工作质量。

关键词：案卷制作;归档;规范化;管理卫生行政许可是各级卫生行政机关依法采取事先控制的方式管理卫生事务的一种重要手段[1]。

卫生行政许可案卷是卫生行政部门依法实施卫生行政许可事项的申请、受理、审查、许可决定、许可送达的过程中所形成的具有保存价值的文字、图片等形式的记录，记载着卫生行政许可行为，是卫生行政许可活动的原始记录和法律凭证。

加强卫生许可案卷制作和归档的规范化管理已经成为卫生行政部门从法律层面保证卫生行政许可工作的正常开展，体现自我保护和规避执法风险的重要手段，也成为当前加强卫生行政许可工作的重要内容。

1 卫生行政许可案卷制作及档案规范化管理的必要性和重要性1.1 法律法规的要求 2004 年 7 月正式实施的《中华人民共和国行政许可法》第五条规定“设定和实施行政许可，应当遵循公开、公平、公正的原则”。

“行政许可的实施和结果，除涉及国家秘密、商业秘密或者个人隐私的外，应当公开” [2]。

同年卫生部发布的《卫生行政许可管理办法》第三条规定“实施卫生行政许可，应当遵循公开、公平、公正、便民原则”[3]。

第二十五条规定“卫生行政部门作出的卫生行政许可决定，除涉及国家秘密、商业秘密或者个人隐私的外，应当予以公开，公众有权查阅” [3]。

第二十六条规定“卫生行政部门应当建立健全卫生行政许可档案管理制度，妥善保存有关申报材料和技术评价资料”[3]。

第五十二条规定“卫生行政部门对被许可人提供的有关技术资料和商业秘密负有保密责任”[3]，这四条规定明确而直接地对卫生行政许可案卷制作及档案管理提出了严格的要求。

执法文书是执法行为的有效载体，执法案卷又是执法水平的直接体现。

我们在执法实践中，往往因为文书制作不规范，程序不合法，导致行政复议被撤销或变更，甚至在行政诉讼中败诉。

为此，认真制作执法案卷显得尤为重要。

笔者就执法检查中发现的一些问题，谈一点粗浅的认识。

装订整齐、条理清楚案卷应由封面、封底、罚款票及各种实用文书组成。

案卷装订应用装订机和线绳；卷内文书应按事情的发生、发展、时间顺序排列；在每页文书右上角用阿拉伯数字标明页码，逐项登记在“目录”内，尤其注意罚没款统一收据应贴在一张白纸上标明页码装订入卷，以免丢失；案卷封面按要求逐项填写，案由要求写得简单明了，处理结果按处罚决定书内容填写，办案日期写清起止日期，保存年限及文书的件数、页码、归档号及结案日期，做到条理清楚，便于查阅。

必用文书不能省略新修订的执法文书共有43种，但在执法案卷中必须使用的文书有9种，即现场检查笔录、立案审批表、调查笔录、通知、送达回证、行政案件审理记录、行政处罚告知书、行政处罚决定书、行政案件结案报告。

这是一般立案案件必用文书，缺少任何一种，执法案卷不完善，执法实践中往往是办、审不分离，不履行告知程序，这样做既不符合《技术监督办案程序》的规定，也不符合《行政处罚法》原则；既影响了执法文书的严肃性，也直接影响到行政执法的有效性。

填写执法文书应仔细认真文书制作必须使用水笔或签字笔，不能用铅笔或圆珠笔，涂改处应有当事人签字或压印认可，空白处应当填写空白符号或用文字说明，记录违法事实字迹工整，条理清楚，认真填写文书每项，不能忽视任何细节。

如被检查单位(人)全称，法定代表人的姓名、职务、地址、企业代码、行政相对签字人与法人的关系等应交待清楚。

在任何环节上出现问题，哪怕是一个字的误差，都有可能导致行政处罚无效，案件无法执行，在执法实践中，其教训也是很深刻的。

两种笔录使用应准确、规范现场检查笔录是把执法人员在检查中发现的情况作如实记录，调查笔录则是把行政相对人和其他有关人员提供的情况如实记录。

卫生行政执法案卷的正确书写及有关规定所有按一般程序实施卫生行政处罚在处罚的实施阶段上应按照以下步骤进行：立案——调查取证——合议（适用听证或重大处罚案件）——告知——审批——处罚决定书——送达——结案，时间不能倒置。

（如果时间倒置就是0分卷）制作案卷时应注意的事项：1、文书应用蓝色或黑色的水笔或签字笔填写，保证字迹清楚、文字规范、文面清洁；2、行政处罚决定书的处罚时间与行政审批表的审批时间应是同一天，并具体到小时、分。

3、行政处罚决定书的处罚时间与陈述申辩告知时间是同一天的，应具体到小时、分。

（处罚决定书的处罚时间与行政审批表的审批时间与陈述申辩告知时间是同一天的应遵循告知——审批——处罚决定书的顺序，并具体到小时、分）4、文书内出现不是当事人本人签字的（负责人代签的），应有当事人授权的委托书证明。

5、违法事实两种以上的应分别裁量，合并处罚。

6、行政处罚决定书绝对不能涂改。

7、凡是执法文书需要盖章的应在“卫生行政机关名称并盖章”处填写卫生行政机关名称（北京市平谷区卫生局）8、一般程序实施卫生行政处罚时，责令改正后应有复查记录。

9、依据中华人民共和国卫生部令第34号《卫生行政执法文书规范》第二章第五条第三款的规定：因书写错误需要对文书进行修改的，应用杠线划去修改处，在其上方或者接下处写上正确内容。

对外使用的文书作出修改的，应在改动处加盖校对章，或由对方当事人签名或盖章。

10、文书中的空白处应划掉。

举报的案件要填写案件受理登记表处罚种类应用全，如果罚则有警告或没收的要用上，不能只罚款，行政处罚决定书适用范围：适用一般程序和听证程序的卫生行政处罚制作时应注意的事项：1、填写当事人处时，应注意以下几种情况（1）如果是法人单位的要与工商营业执照或法人代码证书上的名称一致；（2）如果是个体工商户，没有法人资格，填写其营业执照上的企业名称；（3）如果被监督单位不具备法人资格，而其上级具备法人资格，填写其具备法人资格的单位全程；（4）如果是事业单位和社会团体应依照有关部门核发的《事业单位法人证书》，《社会团体法人登记证书》核定其主体资格；（5）如果该单位无营业执照，应确认其主体资格为公民。

一、目的和依据为了加强卫生处罚档案管理，确保档案资料的真实性、完整性和安全性，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国行政处罚法》等相关法律法规，特制定本制度。

二、档案管理范围1. 卫生行政处罚决定书；2. 卫生行政处罚依据；3. 卫生行政处罚当事人陈述、申辩材料；4. 卫生行政处罚听证笔录；5. 卫生行政处罚案件调查报告；6. 卫生行政处罚案件审理报告；7. 卫生行政处罚案件执行报告；8. 卫生行政处罚案件结案报告；9. 其他与卫生行政处罚案件相关的材料。

三、档案管理职责1. 卫生行政处罚部门负责卫生处罚档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作；2. 档案管理人员负责档案的日常管理工作，确保档案的完整、准确、安全；3. 卫生行政处罚部门负责人对档案管理工作负总责，确保档案管理制度的有效实施。

四、档案管理要求1. 收集：卫生行政处罚部门应按规定的范围和时限，及时、完整地收集档案资料，确保档案的完整性；2. 整理：档案资料应按档案分类、编号、装订等要求进行整理，确保档案的准确性；3. 归档：档案资料整理完毕后，应及时归档，确保档案的及时性；4. 保管：档案管理人员应严格按照档案保管要求，做好档案的防潮、防虫、防霉、防火、防盗等工作，确保档案的安全；5. 利用：档案资料应严格按照档案利用规定，为有关单位和个人提供查询、复制等服务。

五、档案管理期限1. 卫生行政处罚决定书、依据、当事人陈述、申辩材料、听证笔录、调查报告、审理报告、执行报告、结案报告等，应长期保存；2. 其他与卫生行政处罚案件相关的材料，可根据实际情况确定保存期限。

六、档案管理监督1. 卫生行政处罚部门应定期对档案管理工作进行检查，确保档案管理制度的落实；2. 档案管理人员应定期对档案进行清理、检查，确保档案的完整、准确、安全；3. 对违反档案管理制度的单位和个人，应依法予以处理。

七、附则1. 本制度由卫生行政处罚部门负责解释；2. 本制度自发布之日起施行。

行政处罚案卷装订顺序规范意见[大全五篇]第一篇：行政处罚案卷装订顺序规范意见行政处罚案卷装订顺序规范意见一、案卷封面二、案卷材料目录(正卷、副卷)（正卷）三、立案审批表（页码起始页）四、行政处罚决定书五、行政处罚告知书（听证告知书）六、对当事人制发的其他法律文书（根据案情需要发给当事人的法律文书，以制发的日期为序）1、询问通知书；2、查封（扣押、扣留、封存）财物通知书及清单；3、先行登记保存通知书；4、解除强制措施通知书；5、责令改正通知书；6、提供证据材料通知书；7、听证通知书等。

七、送达回证1、行政处罚决定书送达回证；2、行政处罚告知书（听证告知书）送达回证；3、其他法律文书的送达回证（与其他法律文书对应）；4、邮寄送达的邮寄送达回执；5、公告送达的刊登公告的报纸或张贴的公告。

八、听证笔录九、证据材料1、立案前初步调查获取的证据；2、现场检查笔录；3、调查询问笔录一（当事人、法定代表人或其代理人的笔录，同一人的多份询问笔录按询问的时间顺序排列）、被询问人的身份证明材料（包括被询问人的身份证复印件、授权委托书、委托人的身份证复印件）；4、调查询问笔录二（其他被调查询问人的笔录，同一人的多份询问笔录按询问的时间顺序排列）、被询问人的身份证明材料；5、调查询问笔录三（其他被调查询问人的笔录，同一人的多份询问笔录按询问的时间顺序排列）、被询问人的身份证明材料；6、当事人陈述；7、证人证言；8、营业执照复印件等主体证明材料；9、鉴定结论（包括鉴定委托书、鉴定机构的资质证明、鉴定报告、抽样取证记录等）；10、有关书证（包括帐册复印件、原始凭证及图片、合同、协议、票据复印件等）；11、有关物证（包括实物、现场照片、实物照片等）；12、视听资料、计算机数据（包括制作人、证明对象、证明内容等说明）；13、勘验笔录；14、其他证据材料（与案件定性有关联，具有证明力的其他证据材料）。

十、财物处理单据1、转退还财物清单、当事人收回财物收据；2、没收物品的处理记录（统一入库的，附入库单；销毁的，销毁记录及照片；拍卖或变卖的，按规定保存相应手续材料）。

卫生行政执法案卷的归档与管理作者：霍行宇来源：《卷宗》2015年第12期摘要：卫生行政执法案卷是卫生计生监督人员在卫生计生监督检查及案件查处过程中依法制作的、具有行政效力和法律效力的法定文书。

将强对其的归档与管理不仅有助于提升卫生行政工作的工作效率与质量，更有助于推动我国行政执法工作更为有序、原则、规范性的开展与推动。

本文以“卫生行政执法案卷的归档与管理”为主要研究对象，首先阐释了当前卫生行政执法案卷归档和管理过程中存在的问题，继而从提高执法案卷制作质量、强化执法案卷归档意识以及强化行政执法案卷管理三个角度提出了具体的完善对策。

望本文的研究，能对当前的卫生行政执法案卷归档与管理工作有所裨益，推动其发展与建设。

关键词：卫生行政执法案卷；档案管理；案卷制作加强对卫生行政执法案卷的归档与管理，不仅是卫生行政执法部门执法和管理水平的体现，也是在面对卫生行政诉讼时进行举证的重要书面证据。

鉴于当前卫生行政执法案卷在归档和管理过程中存在的制作和管理纰漏，采取有针对性的措施来加强归档和管理制作工作，对于提升卫生行政执法案卷管理质量具有十分重要的作用。

1 卫生行政执法案卷归档与管理存在的问题首先，目前卫生行政执法案卷普遍性存在着证据材料不充分、法律适用不准确、用语不当、执法程序不严格或不合法以及执法文书选用和制作不够规范等现象，部分地区甚至还存在着新旧文书混合使用的现象，这必然导致案卷在分类和归档时出现纰漏和失误，影响到案卷管理立体化、科学化、法制化体系的形成。

其次，卫生行政执法部门在制作文书的过程中，存在着文书项目填写不全、签字栏漏签（或误签）、文书编号格式不规范、文件缺少印章等现象，这不仅影响到案卷本身的使用价值，更会对其归档与管理工作造成不必要的麻烦。

最后，卫生行政执法案卷在管理上存在一定的疏漏，这主要表现在三个方面：①管理人员甚至相关负责人员对此重视性还不够，面对审批材料不够审慎、得过且过，间接导致部分案卷完整性和准确性出现纰漏，无法归档；②缺乏统一的管理规范，没有生成统一的归档标准，导致在案卷管理过程中部门和部门不一致、管理内容不确定，甚至对于案卷的摆放也没有明确的要求，这必然给日后的使用和借阅工作制造麻烦。