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中文Excel2007电子表格制作实训教程(电子教程)第六章

中文Excel2007电子表格制作实训教程(电子教程)第六章

第6章 管 理 数 据
6.1 数据清单 6.2 排序数据
6.3 筛选数据
6.4 分类汇总数据
6.5 典型实例——制作销售报告
小结 过关练习六
6.1 数 据 清 单
所谓数据清单，就是包含有关数据的一系列工作表数据行。
它具备数据库的多种管理功能，是Excel中常用的工具。数据清单 中的行相当于数据库中的记录，行标题相当于记录名。数据清单 中的列相当于数据库中的字段，列标题相当于数据库中的字段 名称。
图6.3.3 筛选结果
2．筛选数字 如果用户要对工作表中的数字进行筛选，可按照以下操作步 骤进行： （1）选择包含数值数据的单元格区域。
（2）在“开始”选项卡中的“编辑”选项区中单击“排序和
筛选”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“筛选”命令，此时，被 选定数据区域标题栏下方将显示箭头。 （3）单击箭头，弹出其下拉菜单，如图6.3.4所示。 （4）取消选中“（全选）”复选框，然后选择要作为筛选依
（3）如果要将标志和其他数据分开，应使用单元格边框
（而不是空格或短画线），在标志行下插入一条直线。 3．行和列内容 （1）在设计数据清单时，应使用同一列中的各行有近似的 数据项。
（2）在单元格的开始处不要插入多余的空格，因为多余的 空格影响排序和查找。 （3）不要使用空白行将列标题和第一行数据分开。
被选定数据区域标题栏下方将显示箭头，如图6.3.1所示。
（3）单击箭头，弹出其下拉菜单，如图6.3.2所示。
图6.3.1 显示下拉箭头
图6.3.2 下拉菜单
（4）取消选中“(全选)”复选框，然后选择要作为筛选依据 的特定文本值。 （5）设置好后，单击“确定”按钮，效果如图6.3.3所示。
6.1.2 建立数据清单
如何建立和运用Excel数据清单

如何建立和运用Excel数据清单

如何建立和运用Excel数据清单在Microsoft Excel 2000中，不需要把建立的数据清单变为数据库，只要执行了数据库的操作，例如查找、排序或分类汇总，Microsoft Excel 2000就会自动认为你的清单是一个数据库，即清单中的列被认为是数据库的字段，清单中的列标记被认为是数据库的字段名，清单中的每一行被认为是数据库的一条记录。

12.2.1 准备工作如果你对数据库非常熟悉，或者使用过类似Access、DBASE、FoxPro等数据库产品，可以跳过该小节。

建立一个数据库首先是要进行一个好的规划。

我们应该花一些时间，考虑数据库做什么用，实现它的最好方法是什么。

考虑处理的数据的类型和数量，希望从数据库中收集什么信息等等。

然后考虑数据库的字段，关于它们的选择，位置安排，名字等。

选择字段安排字段位置字段名称构成数据库顶部的行，因此它们必须安排在一行连续的每一列中。

字段名称应该按逻辑顺序组织，相似的信息应该组织到一起。

例如，使用发票号、日期、公司名称作为相邻的字段描述信息会使数据库更易于理解和使用。

命名字段字段名称是数据库操作的标识成分。

Excel根据字段名称来执行排序和查找等数据库操作。

因此在选择字段名时应该慎重，最好选择容易记忆的字段名。

和命名区域和文件的规则一样，数据库的字段名字必须遵循以下的规则：字段名只能是文字或文字公式（如="1992"）。

字段名不能包含数字、数值公式、逻辑值。

字段名可以使用1~255个字符，字段名必须是唯一的。

12.2.2 建立一个数据库当完成了对一个数据库的结构设计后，就可以在工作表中建立它了。

首先在工作表的首行依次输入各个字段：员工姓名、地区、日期、产品名称、销售数量、销售金额、销售金额，如图12-1所示。

当我们输入完字段后，就可以在工作表中按照记录输入数据了。

提示：字段名放在工作表的某一行的各相邻单元中。

也可以为字段名和尚未建立的数据库记录建立一个格式。

excel数据清单资料

excel数据清单资料

1. 自动筛选 自动筛选是最基本的筛选，它只适用于在一个字段上设 置筛选条件并进行筛选，每次也只能从工作表中筛选出一组 符合条件的记录。 （1）选中数据清单中的任意一个单元格。 （2）选择“数据”→“筛选”→“自动筛选”命令，此时， 数据清单中所有列标题的右侧会出现一个下拉列表框。 （3）在要查找列的下拉列表框中选择需要显示的选项。
ห้องสมุดไป่ตู้
数据的排序 数据的分类汇总
数据的筛选
数据库统计函数 数据的透视表
建立数据清单
数据清单是包含相关数据的一系列工作表数据行。在 Excel中，Excel认为数据清单就是一个数据库。清单中的 列被认为是数据库的字段，清单中的列标题认为是数据库 的字段名，清单中的每一行被认为是数据库的一条记录。
列标题字段名 每一列一个字段
分类汇总
（4）选中“替换当前分类汇 总”复选框，可在数据清单 中从头进行分类汇总并替换 原有的汇总；选中“汇总结 果显示在数据下方”复选框， 可将汇总结果显示在数据清 单中数据的下方。
取消分类汇总：
“数据” →“分类汇总” →“全部删除”
数据筛选
筛选数据就是将数据清单中符合特定条件的数据查找出来， 并将不符合条件的数据暂时隐藏。Excel 2003提供了两种 筛选数据的方法，分别为自动筛选和高级筛选。用户可根据 需要选择合适的方法筛选数据。
字段数<=256 每一行一条记录
记录数<=65535
使用记录单管理数据
记录单是数据清单的一种管理工具，使用它可以在数据清 单中一次输入、显示、修改、删除和移动记录，还可以进 行数据的查询。 “数据”→“记录单”
1.使用记录单添加记录 2.使用记录单修改记录
3.使用记录单删除记录
Excel财务管理 第4章

Excel财务管理 第4章

方法2： 通过“数据透视表和数据透视图向导——布局” 对话框来重新组织数据透视表。
撤销数据透视表的总计 （1）选定数据透视表中任意一个单元格； （2）单击“数据透视表”工具栏的“数据透视 表”按钮，从弹出的菜单中选择“表选项”命令， 出现“数据透视表选项”对话框； （3）清除“列总计”和“行总计”复选框； （4）单击“确定”。
3、在“请指定待分析数据的数据源类型”下，选择 “Microsoft Excel 2003数据清单或数据库”单选按钮；在 “所需创建的报表类型”下，选择“数据透视表”单选按钮；
4、单击“下一步“按钮，出现 “向导---3步骤之2”对话框， 要求选定数据区域。如果活动单元格在某个数据清单中时， 向导将自动选定这个范围； 5、单击“下一步”按钮，出现“向导---3步骤之3”对话框， 选择数据透视表的显示位置；
4.1数据清单的创建
1、在打开的工作簿当中选择一个工作表，输入数据清单的标题、 各列的名称以及所有的纪录； 2、在格式工具栏当中将标题设置为楷体，字号为16，加粗，居中 对齐，字体为绿色。设置时，现选中标题所在单元格，然后在格式 工具栏中设置 ； 3、用同样的方法设置列名称所在行的字体为楷体，字号为12，加 粗，居中对齐； 4、调整单元格的宽度，使得文字能够显现出来； 5、设置每条记录的格式为宋体，10号，居中对齐； 6、调整纪录的行高为20。选中所有纪录之后，单击右键选择“行 高”命令，在弹出的窗口中输入20，然后单击“确定”。
设置字段的汇总方式
（1）双击“字段”按钮（或选中字段按钮后单 击“数据透视表”工具栏的“字段设置”按钮）， 弹出的“数据透视表字段”对话框； （2）在“汇总方式”列表中选择要使用的函数； （3）单击“确定”。
excel数据清单

excel数据清单


数据筛选----高级筛选
在方式中选 “将筛选结 果复制到其 他位置”并 回答地址
数据库函数
数据库函数的格式：
<函数名>(Database,Field,Criteria)
其中： Database指定数据清单的单元格区域； Field指函数所使用的字段，可以用字段代号表示，如
1代表第一个字段，2代表第二个字段，其余类推； Criteria指条件范围。
取消分类汇总： “数据” →“分类汇总” →“全部删除”
数据筛选
筛选数据就是将数据清单中符合特定条件的数据查找出来， 并将不符合条件的数据暂时隐藏。Excel 2003提供了两种 筛选数据的方法，分别为自动筛选和高级筛选。用户可根据 需要选择合适的方法筛选数据。
1. 自动筛选
自动筛选是最基本的筛选，它只适用于在一个字段上设 置筛选条件并进行筛选，每次也只能从工作表中筛选出一组 符合条件的记录。
条件区域
❖ 比较条件式
字段名
❖ 计算条件式ห้องสมุดไป่ตู้
条件 空白 计算的公式
数据筛选----高级筛选
高级筛选中复合条件的设置： (1)设置“与”复合条件
如果分别在两个条件字段下方的同一行中输入条件，则 系统会认为只有两个条件都成立时，才算是符合条件。 (2)设置“或”复合条件
如果分别在两个条件字段下方的不同行中输入条件，则 系统会认为只要两个条件之一成立，就符合条件。 说明：条件区域可使用比较条件式，也可使用计算条件式来 表示。计算条件式会运用AND函数和OR函数。
中含有空白单元格时）。 e.“非空白”只显示此列中含有数据的行（仅当列中含有空
白单元格时）。 如果在下拉菜单中选择某一特定的数据，则显示该数据所有
第三章 数据清单的建立和使用

第三章 数据清单的建立和使用


3.2 数字格式
在输入数据以后，对数字格式应该作进一步了 解。通过对单元格格式的设置，输入的数据不仅可 以按要求显示，而且可以限制一些输入数据时出现 的错误。在第二章介绍过，设置数据格式的方式， 首先要选中设置格式的单元格，单击右键，在弹出 的快捷菜单中选取“设置单元格格式”命令，在弹 出的“单元格格式”对话框中，选择“数字”选项 卡。在“分类”列表框中，共有12种格式，可以在 右边选择或者修改必要的选项，下面依次介绍：
(5)日期格式：如果事先或事后设置了单元格的日期格式，那么 输入的数字将转化位设置的格式；如先输入“2004/8/1”，然 后在日期格式中选择“二○○一年三月十四日”的格式，单 元格就会显示“二○○四年八月一日”； (6)时间格式：它的设定和日期格式类似，如先输入时间“15： 38”，再选择“1：30PM”，则单元格会显示“3：38PM”； (7)百分比格式：将单元格的数字格式设置为百分比，那么单元 格中的数值都会乘以100，并用百分比的形式显示出来，还 可以进一步设置小数的位数； (8)分数格式：选择分数的格式，则输入的设置将转化为分数形 式，如先输入“0.75”，再选择“以10为分母”的格式，则 单元格中的数值变为“8/10”；
(9)科学计数格式：选择科学计数格式，那么输入的普通数字将 转化为科学计数的形式，如先输入“8000000”，选择科学计 数格式后会转化为“8.00E+06”,其中E前面的部分是指数的 小数部分，E后为正指数时是加号，E后为负指数时是减号； (10)文本格式：将输入的文字或公式与数字设置为文本格式时， 而且左对齐； (11)特殊格式：包含邮政编码、中文小写数字和中文大写数字， 如输入“212013”，那么这三种格式的显示方式为 “212013”，“二十一万二千○一十三”，“贰拾壹万贰仟 零壹拾叁”； (12)自定义格式：在自定义格式中可以设置自定义数字格式或 者在数字的前后添加文字；如先输入“00123”，常规的数字 只显示“123”，此时可以在“自定义格式”的类型中增加 “00000”这种格式，回车后就会“00123”；
数据处理与分析

数据处理与分析

数据处理与分析
1.1 建立数据清单
数据清单是Excel 2010 工作表中单元格构成的矩形区域， 即一张二维表，又称为数据列表。数据清单是一种特殊的表格， 必须包括两部分：表结构和表记录。表结构是数据清单的第一 行，即列标题，又叫字段名，Excel 将利用这些字段名对数据 进行查找、排序和筛选等操作；表记录是Excel 实施管理功能 的对象，表记录不允许有非法的数据内容。
1.6 数据透视图
对于汇总、分析、浏览和呈现汇总数据，数据透视表非常有用。数据透视图 则有助于形象 地呈现数据透视表中的汇总数据，以便用户轻松查看、比较。数据透视表和 数据透视图都能有助于根据企业中的关键数据做出决策。 数据透视图的创建、使用、修改方法与数据透视表类似，不同的是在创建数 据透视图的同 时，会自动创建数据透视表，如图4-49 所示。
1.3 数据筛选
筛选数据列表就是将不符合用户特定条件的行隐藏起来，这样可以更方便地让用户查看数 据。Excel 提供了自动筛选、高级筛选两种筛选数据列表的命令。自动筛选适用于简单的筛选 条件，高级筛选适用于复杂的筛选条件。
1. 自动筛选 想要使用Excel 的自动筛选功能，首先要单击数据列表中的任意单元格，然后切换至“数 据”选项卡，单击“排序和筛选”功能组中的“筛选”按钮，所有的列标题下都出现一个下 拉按钮，单击数据列表中的任何一列标题行的下拉按钮，从中选择希望显示的特定行的信息， Excel 会自动筛选出包含这个特定行信息的全部数据，如图4-48 所示。在数据表格中，如果单 元格填充了颜色，使用Excel 2010 还可以按照颜色进行筛选；如果要使数据恢复显示，再次单 击“排序和筛选”功能组中的“筛选”按钮即可。
1.4 分类汇总
分类汇总是对数据清单按某个字段进行分类，将字段值相同的连续 记录作为一类，进行求和、平均、计数等汇总运算；针对同一个分类字 段，还可进行多种汇总。在分类汇总前，必须对分类字段进行排序，否 则将得不到正确的分类汇总结果。分类汇总有两种：简单汇总和嵌套汇 总。
数据清单l

数据清单l

第三部分 中文Excel 2000数据管理与分析
第一节 数据清单的管理 第二节 数据透视表 第三节 模拟运算表 第四节 变量求解 第五节 方案分析
第一节 数据清单的管理
Microsoft Excel 提供了一系列功能，可以很方便 地管理和分析数据清单中的数据。
一、数据清单的基本概念 1、概念 由包含相关数据的一系列数据行组成，是EXCEL
在工作表的某一列中输入要替换加价百分比的数值序列； 在所输入的可变参数值中第一个参数值的上一行且数值列右侧
的单元格中键入公式； 选取公式与数值序列组成的矩形区域，“数据”“模拟运
算表”，在输入“引用列的单元格”中选择b2（若为行引用， 则在“引用行的单元格”中选择b2)。
双变量模拟运算表
创建双变量模拟运算表的过程与创建单变量模拟运 算表类似。
中的数据库表格。 行为记录，列为字段 第一行为字段名（或称列标） 2、数据清单满足以下条件： 每张sheet中仅使用一个数据清单； 同列具有相似的数据项；
一、数据清单的基本概念
使清单独立：在工作表的数据清单与其它数据之间 至少隔开一个空行或空列； 避免在表内有空行或空列； 避免将关键的数据放在清单的左右两侧； 修改清单时应先将隐藏的行列显示。
数字：从负到正 文本：ASCII码的顺序 逻辑值：FALSE < TRUE 错误值：优先级相同 空格排在最后，空白单元格在升序或降序都排在最后
按单列排序
选中排序列中的任一单元格→单击“常用工具栏”
中的
按钮或
按钮
注：若选中的是一个区域，则按区域的最左列进行该选中
区域的排序，区域之外的数据不排序。举例说明。
单变量求解
例：某人贷款100000元，总利息最多不超过 2000元，期限为12月，求最高月利率。
数据清单数据的排序与筛选

数据清单数据的排序与筛选


02
数据排序
排序的目的与意义
提高数据查找效率
通过排序，可以快速定位 到特定值或特定范围的数 据。
揭示数据分布规律
排序后的数据可以直观地 展示数据的分布情况，如 最大值、最小值、中位数 等。
为数据分析做准备
排序是数据分析的常用手 段之一，有助于发现数据 间的关联和趋势。
单列排序
升序排序
将数据按照某一列的值从小到大进行排序。
筛选方法
常见问题与解决方案
深入阐述了自动筛选和高级筛选的原理和 操作方法，包括使用条件区域进行高级筛 选、利用公式进行复杂条件筛选等。
总结了在进行数据清单排序和筛选时可能 遇到的问题，如数据格式不一致、空值处 理等，并提供了相应的解决方案。
学习建议与拓展资源
掌握基本概念
充分理解数据清单排序和筛选的定义 和作用，为后续学习打下基础。
高级筛选功能
高级筛选提供了更为复杂的筛选 条件设置，可以满足用户更为精
细化的数据筛选需求。
自定义条件的设置
用户可以通过高级筛选功能自定 义复杂的筛选条件，如使用通配
符、正则表达式等。
多条件组合筛选
高级筛选支持多条件的组合筛选 ，用户可以根据需要设置多个条 件的组合方式，如与、或、非等
。
自定义筛选
自定义筛选功能
数据清单数据的排序与筛选
汇报人：XX
contents
目录
• 数据清单概述 • 数据排序 • 数据筛选 • 排序与筛选的结合应用 • 案例分析与实践操作 • 总结与展望
01
数据清单概述
定义与作用
定义
数据清单是指包含一组相关数据的一系列工作表数据行。在 Excel中，具有二维表特性的电子表格被称为数据清单。
数据清单

数据清单

2．高级筛选
高级筛选适用于复杂条件的筛选，它的功能比自动筛选更为强大。高级筛选命令不是用在字段名旁显示箭头来进行条件选择，而是在工作表的条件区域中键入筛选条件。使用高级筛选命令时，用户可以自己设定计算条件。具体的操作步骤是：
⑷查找记录
若需要查找某个记录或某一类符合条件的记录，可以执行如下的操作：
①单击需要查找记录的数据清单中的任一单元格。
②选择菜单【数据】│【记录单】命令，打开【记录单】对话框，如图4-67所示。
③单击【条件】按钮，在出现的空白记录单中的相应字段名后输入查找条件。如图4-68所示。
图4-67 填入查找条件图4-68 显示找到的记录
②选择菜单【数据】│【记录单】命令。
③使用滚动条或【上一条】、【下一条】按钮选择需要删除的记录。
④单击【删除】按钮。
⑤单击【确定】按钮。
⑶修改记录
①选择整个数据清单或数据清单内任一单元格。
②选择菜单【数据】│【记录单】命令项。
③使用滚动条或【上一条】、【下一条】按钮选择某记录，即可对该记录进行修改编辑。
1．自动筛选
自动筛选适用于简单条件的筛选，操作步骤如下：
①单击数据清单中的任一个单元格。
②选择菜单【数据】│【筛选】│【自动筛选】命令，这时，数据清单中的每个字段名的右侧均出现一个向下的箭头，如图4-72所示。
图4-72使用“自动筛选”功能
③单击要进行筛选的字段名右边的向下箭头，出现选择列表，从中可以选择筛选条件。列表中包括以下选项：
4.7.2数据清单的编辑
在维护数据清单的过程中，经常要修改编辑清单中的数据。
⑴增加记录
可以直接在工作表上输入数据，也可以利用菜单命令，方法如下：
①选择整个数据清单或数据清单内任一单元格。
Excel实训-4[最新]

Excel实训-4[最新]

Excel实训-4注意：下列题目的原始文件均在个人文件夹中，所有结果也保存在个人文件夹。

一、数据清单的排序操作：（1）打开文件“成绩表A.xls”，把“成绩表”中的所有数据按“平均分”的递增顺序进行排序。

（结果参考工作表“排序结果1”）（2）打开文件“成绩表B.xls”，把“成绩表”中的所有数据按主要关键字为“平均分”的递减顺序和次要关键字为“计算机”的递减顺序进行排序。

（结果参考工作表“排序结果2”）二、数据清单的自动筛选和高级筛选（1）打开文件“商品销售情况表.xls”，从所有数据中筛选出“销售收入大于2百万并且销售利润大于等于25万”的记录，并将筛选出的记录放到“A20”单元格开始的区域。

（结果参考工作表“筛选结果1”）（2）打开文件“成绩表.xls”，从所有数据中筛选出“平均成绩大于80分的男同学”，并将筛选结果放到“A19”开始的区域。

（结果参考工作表“筛选结果2”）（3）打开文件“工资表.xls”，从所有数据中筛选出“应发工资大于3000元或者实发工资大于3000”的职工，并将筛选结果放到“A20”开始的区域。

（结果参考工作表“筛选结果3”）（4）打开文件“消费指数表.xls”，在“表1”中筛选出“食品指数大于85或者教育指数大于80”的城市，并将筛选结果放在“B18”开始的区域。

（结果参考工作表“筛选结果4”）三、数据清单的分类汇总（1）打开文件xg3.xls，把工作表“表2”中的所有数据按“品种”分类汇总（注意先按“品种”,,,,,排序归类）。

再把各个品种的汇总行的背景颜色设置为鲜绿色。

（结果参考工作表“分类汇总结果1”）（2）打开文件xg3.xls，把“表3”中的数据按“部门”分类汇总，求各部门“应发工资”、“实发工资”的合计（注意先按“部门”排序）。

再把各部门的汇总行的背景颜色设置为鲜绿色。

（结果参考工作表“分类汇总结果2”）（3）打开文件“饮料销售.xls”，选择“销售记录表”，将表中的数据按照“地区”进行分类汇总。

Excel--数据清单 筛选


2）单击数据清单任意单元格。
3) 单击“数据”选项卡中的“排序和筛选”组 的“高级”按钮，打开“高级”筛选对话框。
4）在“列表区域”文本框中将自动显示数据清单区域 地址，如果需要修改可单击“数据区域”文本框右侧的 “折叠对话框”按钮，回到工作表用鼠标重新选定。
5）单击“条件区域”文本框右侧的“折叠对话框”按 钮，回到工作表用鼠标拖动选定刚创建的条件区域，在 单击“展开对话框”按钮，回到对话框。
Excel默认升序排序如下顺序
Excel默认升序如下顺序： 1）数值从最小的负数到最大的正数顺序。 2）文本（拼音的首字母）按A~Z、数字文
本按 0~9顺序排序。 3）在逻辑值中，False 排在True之前。 4）空格排在最后。
1.1 单条件排序
按照单个字段进行排序的具体操作方法是：选择排 序列中的任意单元格，根据具体情况可执行以下操 作。
4.4.2.2 数据分列
示例：通过身份证号码 提取出生日期
（1）选中所有身份证号 所在单元格。
(2)单击“数据”选项卡 中“数据工具”组的 “分列”按钮，弹出如 4-50所示文本分列向导 的第1步对话框，在原 始数据类型中单击选择 固定宽度单选按钮。
数据分列
单击下一步按钮，进 入第二步设置字段宽 度（列间隔）对话框， 在数据预览对话框中 第6个数字后面单击鼠 标，出现一个有箭头 的垂直线，同样再在 第14个数字后面单击 鼠标，将身份证号分 为三部分。
在打开的“排序”对话框中单击“次序”下拉按钮，在弹出的列 表中选择“自定义序列”命令，在打开的“自定义序列”对话框 中输入自定义的序列，在输入的序列之间按下Enter键进行分隔， 然后单击“添加”按钮。
在“自定义序列”对话框中单击“确定”按钮，即可创建新的序 列，并在“排序”对话框中的“次序”列表中显示自定义的序列。
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“数据” →“筛选” →“自动筛选”
数据筛选----高级筛选
使用高级筛选可以对某列或多列应用多 个筛选条件，同时也可以筛选出符合多组条件的 多个记录。如果要使用该功能，必须在工作表中 数据清单的上方创建3个用做“条件区域”的空 行（定义筛选条件区域；定义筛选的列表区域； 定义存放满足条件记录的区域），而数据清单中 必须含有列标题。
数据透视表
5.更新数据透视表中的数据 如果在源数据清单中更改了某些数据，利
用此清单所建的数据透视表中的数据不会自动更 新。
为了更新数据透视表中的数据，可以先 选择数据透视表中的任一单元格，然后单击“数 据透视表”工具栏中的“更新数据”按钮，或者 选择“数据”菜单中的“更新数据”命令即可。
透视表
数据透视表
白单元格时）。 如果在下拉菜单中选择某一特定的数据，则显示该数据所有
相符的记录。
数据筛选----自动筛选
如果用户想看到数据清单中最大或最小的几项，可以使用 Excel的自动筛选前10个功能来进行筛选。 “数据” →“筛选” →“自动筛选”→“自动筛选前10个”
“最大”/“最 小”
想看到几项
数据筛选----自动筛选
透视表和数据透视图向导——3步骤之1”，单击“下一步” ，“数据透视表和数据透视图向导——3步骤之2” 。 (3)默认当前数据清单为“数据源”，单击“下一步”，“数据 透视表和数据透视图向导——3步骤之3” (4) 单击“布局”按钮，弹出“数据透视表和数据透视图向导— —布局”对话框。 (6用鼠标拖动版式右边所列字段至数据透视表布局区域。 (7)拖动完后单击“确定”按钮，单击“完成”按钮，完成透视 表的创建。
条件区域
比较条件式
字段名
计算条件式
条件 空白 计算的公式
数据筛选----高级筛选
高级筛选中复合条件的设置： (1)设置“与”复合条件
如果分别在两个条件字段下方的同一行中输入条件 ，则系统会认为只有两个条件都成立时，才算是符合条件 。 (2)设置“或”复合条件
如果分别在两个条件字段下方的不同行中输入条件 ，则系统会认为只要两个条件之一成立，就符合条件。 说明：条件区域可使用比较条件式，也可使用计算条件式来 表示。计算条件式会运用AND函数和OR函数。
数据的排序
2. 根据一列的数据对数据行排序（简单排序） 想快速根据一列的数据对数据行排序，可以
利用“常用”工具栏中提供了两个排按钮：“升 序”和“降序”。
升序
降序
数据的排序
3. 根据多列的数据对数据行排序（复杂排序） “数据” →“排序”
根据需要，分别在“主 要关键字”、“次要关键 字”和“第三关键字”下 拉列表框中选择合适的字 段名，并设置好排序的方
每一列一个字段
每一行一条记录
字段数<=256 记录数<=65535
使用记录单管理数据
记录单是数据清单的一种管理工具，使用它可以在数据 清单中一次输入、显示、修改、删除和移动记录，还可以 进行数据的查询。
“数据”→“记录单”
1.使用记录单添加记录 2.使用记录单修改记录 3.使用记录单删除记录 4.使用记录单查找记录
据(如A 列与Z 列)进行对比，只能不停地移动 表格窗内的水平滚动条来分别查看，这样操作 麻烦而且容易出错。利用下面这个小技巧，你 可以将一个数据表“变”成两个，让相距较远 的数据同屏显示。 把鼠标指针移到工作表底 部水平滚动条右侧的小块上，鼠标指针便会变 成一个双向的光标。把这个小块拖到工作表的 中部，你便会发现整个工作表被一分为二，出 现了两个数据框，而其中的都是当前工作表内 的内容。这样你便可以让一个数据框中显示A 列数据，另一个数据框中显示Z 列数据，从而
数据透视表
3.更改数据透视表布局 如果要修改数据透视表“布局”，可单
击“数据透视表”工具栏的“数据透视表”按钮 ，选择“数据透视表向导”命令，回到“数据透 视表和数据透视图向导——布局”对话框，直接 拖动字段到适合的位置即可
数据透视表
4.添加或删除数据透视表字段 ①单击数据透视表中的任一单元格。 ②单击“数据透视表”工具栏中的“显示域”按钮 ③如果要添加字段，可将“字段”按钮拖动到数据 透视区中所需的字段类型处。 ④如果要删除一个字段，可以单击该字段名，然后 将其拖出数据透视表之外，当看到字段名按钮中含 有一个叉号时，松开鼠标左键。
数据库统计函数
数据库函数
数据库统计函数
数据透视表
Excel 2003中的数据透视表是将数据的排序、筛选和 分类汇总3个过程结合在一起，它可以转换行和列，以查看 源数据的不同汇总结果，也可以显示不同页面，以筛选数据 ，还可以根据需要显示所选区域中的明细数据，使用户能方 便地在一个清单中重新组织和统计数据。
6.删除数据透视表 ①单击要删除的数据透视表中的任一单元格。 ②单击“数据透视表”工具栏中的“数据透视表”按钮，弹
出一个菜单。 ③将鼠标指针指向“选定”，然后从级联菜单中选择“整张
表格”命令。 ④选择“编辑”菜单中的“清除”命令，然后从级联菜单中
选择“全部”命令。
透视表
小技巧
查看 Excel 中相距较远的两列数据 在Excel 中，若要将距离较远的两列数
数据清单
Excel 2003具备了数据库的一些特点，可 以把工作表中的数据做成一个类似数据库的数 据清单，数据清单中可使用“记录单”命令实 现增加、修改、删除与查找等操作。当数据被 组织成一个数据清单后，就可以对数据进行查 询、排序，筛选以及分类汇总等。
数据清单的管理
建立数据清单
使用记录单管理数据
Байду номын сангаас数据清单
数据的排序 数据的分类汇总
数据的筛选
数据库统计函数 数据的透视表
建立数据清单
数据清单是包含相关数据的一系列工作表数据行。
在Excel中，Excel认为数据清单就是一个数据库。清单中
的列被认为是数据库的字段，清单中的列标题认为是数据
库的字段名，清单中的每一行被认为是数据库的一条记录
。
列标题字段名
数据的筛选----高级筛选
在工作表中数据清单的上方插入3个空行作为条件区域，并将数 据清单中的列标志复制到条件区域的第一个空行中，并在第二 个空行中输入筛选条件。 。 在数据清单中选择任一单元格。 “数据” →“筛选” →“高级筛选” 在“方式”中选中“在原有区域显示筛选结果”，单击条件区 域的 按钮，设置筛选的条件。 设置好各项参数后，单击“确定”即可。
数据的排序
1.默认排序顺序 Excel使用特定的排序顺序，根据单元格中的数值
而不是格式来排列数据。在排序文本项时，Excel一个字 符一个字符地从左到右进行排序。 在按升序排序时的顺序： 数字从最小的负数到最大的正数排序。 文本以及包含数字的文本，按0～9、A～Z顺序排序。 在逻辑值中，FALSE排在TRUE之前。 所有错误值的优先级等效。 空格排在最后。
数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列 表的交互式表格。
分类汇总一般按一个字段进行分类；若要按多个字段分 类，则可利用数据透视表实现。
数据透视表
1.数据透视表的组成
数据透视表
2.创建数据透视表 (1)在数据清单中单击任意一个单元格。 (2)选择“数据” →“数据透视表和数据透视图”命令，“数据
（3）在“分类字段”下拉列表框中选择分类依据的字段名， 在“汇总方式”下拉列表框中选择汇总的计算方式，在“选 定汇总项”列表框中选中需要汇总的字段对应的复选框。
分类汇总
（4）选中“替换当前分类汇 总”复选框，可在数据清单 中从头进行分类汇总并替换 原有的汇总；选中“汇总结 果显示在数据下方”复选框 ，可将汇总结果显示在数据
查找介于两个数值之间的记录： “数据” →“筛选” →“自动筛选” → “（自定义…）
”
数据筛选----自动筛选
取消数据清单中筛选的方法： (1)取消对某一列进行的筛选，单击该列首单元
格右端的向下箭头，再单击“（全部）”选项 。 (2)取消对所有列进行的筛选：
“数据” →“筛选” →“全部显示” (3)撤消数据清单中的自动筛选标记：
分类汇总是指在数据清单中快速汇总各项数据的方法。它 可以对数据清单中指定的字段进行分类，然后统计统一类数 据的有关信息，统计的方式根据用户实际需要指定，比如求 和、计数、平均值、及最大和最小值等。
建立分类汇总：
（1）先将需要进行汇总的字段排序，并选中清单中的任意一 个单元格。 （2）选择“数据”→“分类汇总” 。
清单中数据的下方。
取消分类汇总： “数据” →“分类汇总” →“全部删除”
数据筛选
筛选数据就是将数据清单中符合特定条件的数据查找出 来，并将不符合条件的数据暂时隐藏。Excel 2003提供了 两种筛选数据的方法，分别为自动筛选和高级筛选。用户 可根据需要选择合适的方法筛选数据。 1. 自动筛选
自动筛选是最基本的筛选，它只适用于在一个字段上 设置筛选条件并进行筛选，每次也只能从工作表中筛选出 一组符合条件的记录。 （1）选中数据清单中的任意一个单元格。 （2）选择“数据”→“筛选”→“自动筛选”命令，此时， 数据清单中所有列标题的右侧会出现一个下拉列表框。 （3）在要查找列的下拉列表框中选择需要显示的选项。
数据筛选----自动筛选
每个列标题的下拉菜单中包含以下一些选项： a.“全部”显示数据清单中的所有记录。 b.“自定义”出现一个对话框让用户设置显示记录的条件。 c.“前10个”显示该列中最大或最小的数个记录。 d.“空白”只显示此列中含有空白单元格的数据行（仅当列
中含有空白单元格时）。 e.“非空白”只显示此列中含有数据的行（仅当列中含有空
式。
排序小技巧
使用自定义序列排序 在Excel 排序对话框中选择主要关键字后单击“选
项”，可以选择自定义序列作为排序次序，使排序方便快 捷且更易于控制。