《秘书部工作流程》PPT课件

三、行政公文的作用 （一）法规依据作用 （二）领导与指导作用 （三）宣传教育作用 （四）联系沟通作用 （五）依据凭证作用 现实的凭证工作（公文是处理工作的依据） 历史凭证作用
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第一节 起草撰写公务文书 秘书办文工作
四、行政公文的格式、行文规则与语言运用 一、行政公文的格式 （一）文头格式 1、 文件报头 2、 发文字号：机关代字、年代、序号、组成 作用：统计发文数量，便于引用和查询 3、 秘密等级 4、 紧急程度 5、 签发人 6、 公文份号
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第一节 起草撰写公务文书 秘书办文工作
一、行政公文的含义 行政公文，就是行政机关的公务文书，是行政机关在行政管理
过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的书面材料。 二、行政公文的分类 公文的种类：
《国家行政机关公文处理办法》 与《党的机关公文处理办法》 公文种类比较：
党的公文，14个正式文件 ；行政公文，12类13种 ： A：相同9种：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函 B：不同4/5种： （1）行政4种：命令（令）、公告、通告、议案。 （2）党务5种：决议、指示、公报、条例、规定。
5、 用纸格式
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第一节 起草撰写公务文书 秘书办文工作
四、行政公文的格式、行文规则与语言运用 二、行文规范 （一）行文关系 1、 上行文：逐级行文、多级行文、越级行文 2、 平行文：同级、不相隶属，直接行文 3、 下行文：逐级行文，多级行文，直达行文
（二）行文规则
1、 根据隶属关系行文 2、 根据职权范围行为 3、 党政分开行文
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第一节 起草撰写公务文书 秘书办文工作
四、行政公文的格式、行文规则与语言运用 （二）正文格式 1、 标题：发文机关、事由、文种组成 要求： ⑴公文标题要求完整 ⑵采用版头文件时，可以省略发文机关 ⑶通告、公告、公布性的文件可省略，例：《XX市人民政府公告》 2、主送机关 3、正文：公文的核心部分 要求：⑴严格遵守一文一事的原则 ⑵正文的撰写必须程序进行

确定与会者名单 选择会议地点 安排会议议程和日程31.p 制发会议通知.#
安排食住行
准备会议文件材料
制定会议经费预算方案
布置会场ppt#19
制作会议证件 ppt18 会场检查. 问题：
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安排会议议程与日程 会议议程是对会议所要通过的文件、所要
解决的问题的概略安排，并冠以序号将其 清晰地表达出来。
天地石化股份有限公司董事会召开会议，讨论 从国外引进化工生产设备的问题。秘书小张负责为 与会董事准备会议所需文件资料。因为有多家国有 国外公司竞标，所以材料很多。小张由于时间仓促 就为每位董事准备了一个文件夹，将所有材料放入 文件夹。有三位董事在会前回复说有事不能参加会 议，于是小张就未准备他们的资料，不想，正式开 会时其中的二位又赶了回来，结果会上有的董事因 没有资料可看而无法发表意见，有的董事面对一大 摞资料不知如何找到想看的资料，从而影响了会议 的进度。
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案例2：“僧”多“庙”少
庆康公司正在召开职工代表大会，有数百人参 加。听完总经理报告后，进入小组讨论时却出现麻 烦：有的小组向会务组反映会场太小，人坐不下； 有的埋怨小组分组不合理。一时间怨声载道，不可 收拾。原来会务工作组在划分小组时，打乱了单位 编制，按人数平均分配，每组32人，但是会场却有 大有小，有的小组坐进去显得很空，有的小组根本 坐不下。由于打乱了编制，一个小 组里人员互不熟悉，因此，讨论起 来就显得放不开，气氛不够热 烈，影响了讨论质量。
议题安排→发送会议通知→做好会议记录→撰 写办公会议纪要→议定事项的贯彻执行 →搜集信 息，进行反馈
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（二）大中型会议的组织工作
【1】制定会议预案 【2】会议文件准备 【3】会议通知 【4】会前检查 【5】会间调度 【6】会议结束和会后整理

▪ 5、如果自己上司的地位比对方的地位高 （特别是在本公司内），应该是先拔通对 方的电话，对方接听电话之后，自己才把 电话转给自己的上司。如果对方的地位比 自己上司的地位高或相同，则在拨通对方 秘书电话请求转接之后，马上把电话转给 自己的上司。
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▪ 6、注意自称。 ▪ 7、注意接电话的姿势。
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▪ a、胡总，对不起！我们总经理正在开会，不能 接听电话。
▪ b、胡总，实在不凑巧，我们总经理正在参加董 事会，估计会议要到12点钟才结束。回头我们 再给您来个电话，您看这样可以吗？
▪ c、胡总，请您稍等一下，我们总经理刚刚散会， 我马上帮您去找找。
▪ d、胡总，请您等一下，我马上叫我们总经理来 接电话！
▪ 2、将收件箱中的邮件过滤，删除不必要 的邮件，然后进行分类 。
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▪ 3、如果发出的邮件需要追踪结果或确认 对方是否收到，就要设置回执；如对方未 能及时回复，就要用电话了解情况。
▪ 4、如果邮件需要上司审阅或批改，那就 要打印出来送给上司，然后负责回复或传 达。
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印章的管理与使用
▪ 1、作为保管印章的负责人，秘书应选择安全保 险的地方存放与保管印章，比如放在机要室或办 公室的保险箱内。如存放在办公桌的抽屉里，则 应给抽屉装配牢固的锁。
▪ 2、防止污损 ▪ 使用印章要注意轻取轻放，避免破损。同时要注
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接电话的方法
▪ 一、做好准备 ▪ 秘书应随时在电话机旁预备电话记录纸和笔，养成作电

【三】文书工作
文书工作包括根据领导意图的文件撰写、 修改、印制、校对，装订、寄发等发文工 具；登记、分拣、传阅、办理等收文工作； 整理、立卷、归档、保管、利用等文书档 案的处理工作。 • 全面掌握文书工作的知识和技能，是秘 书任职资格的重要要求。 •
【四】信息工作
信息是现代管理和领导工作必不可少的重 要依据，是组织发展事业及创造价值的重 要资源和财富。 • 秘书信息工作的质量和水平，对领导和 管理活动，有着直接影响 •
【五】参谋辅助
秘书对领导者的参谋辅助古已有之，秘 书参谋辅助主要指秘书在为领导提供近身 综合辅助和公务辅助中为领导决策出谋献 计、提供参考方案及有关依据，在与领导 主辅配合的工作实践中，发现领导行为中 的不足、疏漏、失误、及时提出拾遗补缺、 纠正错误的建议和规劝。 • 这项工作对领导和管理是极有价值的 •
【八】督促检查
督促检查是领导工作的职责范围。秘书主 要是协助领导开展督促检查工作，督促检 查事项的决定、目的、标准、要求、对象 和范围，均有领带者决定。 • 秘书必须在深入实际、实事求是、与领 导主辅配合的基础上，才能做好这项重要 的工作。 •
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简而言之，凡是领导者和领 导机关需要的综合辅助和公共 服务，都是秘书工作的内容。
秘书工作
---- 李聪聪
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秘书工作是秘书及秘书机构以领 导者和领导机关为对象，开展的一系 列近身综合辅助和公务服务活动，减 轻领导的事务负担以便集中精力处理 决策大计，协助领导提高工作效率和 优化服务效果。
秘书工作的主要内容
【一】事务办理 【二】中介沟通 【三】文书工作 【四】信息工作 【五】参谋辅助 【六】会务操办 【七】综合协调 【八】督促检查
【一】事务办理
事务办理办事务及突发事务。一般 机关全局性的、跨部门的公务及整体性的活 动的具体组织、安排和操办，都是秘书工作 的内容。 • 只有将规范性和灵活性相结合，才能符 合事务办理的要求

根据工作需要和重要性 对信息进行筛选，去除
无关和重复的信息。
分类信息
将筛选后的信息按照主 题、来源、时间等进行 分类，便于后续处理。
加工信息
对分类后的信息进行整 理、编辑和加工，使其 更加精炼和易于理解。
信息整理的要点和技巧
保持客观
在整理信息时，要保持客观中立的立 场，避免主观臆断和偏见。
突出重点
通过会议的形式进行信息传递，能够使多 人同时接收信息，促进信息的交流和讨论 。
信息传递的要点和技巧
明确目标
在传递信息之前，明确信息传递的目标和期望效 果，有助于提高信息传递的效率和效果。
注意反馈
在信息传递过程中，注意观察接收者的反应和反 馈，以便及时调整信息的表达方式。
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简明扼要
用简洁明了的语言和方式表达信息，避免使用复 杂的术语和冗长的句子。
确认接收
确保信息接收者正确理解信息，可以通过提问或 重复表述来确认。
信息传递的案例分析
案例一
某公司召开年度会议，通过精心组织和有效沟通，确保所有员工准确理解公司 战略和发展方向。
案例二
某部门在项目实施过程中，通过有效的信息传递，协调各方资源，确保项目顺 利进行并按时完成。
05 信息存储与保管
信息存储与保管的方法和规范
在整理信息时，要突出重点和关键信 息，使读者能够快速理解。
格式统一
在整理信息时，要注意格式统一和排 版美观，提高阅读体验。
及时更新
在整理信息时，要及时更新和修正， 确保信息的准确性和时效性。
信息整理的案例分析
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0议 纪要
案例二
某政府机构秘书如何整理 政策文件
案例三
02 信息收集

理时，向上司请求指示，向上司请求批准， 上司必须作出答复或批复。
• 报告：是向上司反映情况，提出建议，或应
上司要求作出汇报，上司不一定作出答复或 批示。
• 请示与报告：一定要分开使用，两者的作用、 意义不同。请示必须事先，报告则可以在事 先、事中、事后。
• 2．计划方法和总结方法
• 计划方法：
• (1)要有科学的、明确的工作计划 • (2)分清轻重缓急决定工作次序，有条
D是，当天快下班时，秘书将打印 好的信递给已经心平气和的经理说： “经理，可以将这封信寄走吗？”
• 作为文秘人员，你认为哪一种做法最 正确？说明原因。
结束语
当你尽了自己的最大努力时，失败 也是伟大的，所以不要放弃，坚持 就是正确的。
When You Do Your Best, Failure Is Great, So Don'T Give Up, Stick To The End
“……我没有想到会收到你这样的来信，虽
然我们之间已有那么长时间的往来，但事已
至此，我不得不中止我们之间的一切交易和
往来，并且按照惯例，我要将这件事公之于
众！……”这是信的大致内容，经理命令文
秘人员立即将信打印并寄出。
• 对于经理的命令，秘书现在可以有以下 四种做法：
A是，“是，好的。”然后立即回 到自己的办公室，将信打印寄出。
B是，秘书想到，如果将信寄走对 公司和经理本人都非常不利。自己是经 理的助手，有责任提醒经理。为了公司 的利益，哪怕得罪了经理也值得，于是 对经理这样说：“经理，这封信不能发， 把它撕掉算了。”
C是，秘书不仅没有退下去打印， 反而前进一步，提出忠告：“经理，请 您冷静一点！给对方回一封这样的信， 后果会是什么呢？在这件事上，我们难 道就没有应该反省的地方吗？”

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刘强的困惑在于大家对秘书职业的评 价各不相同，因此刘强急需对秘书工作进 行明确的认知，对自己的工作角色进行科 学的定位。
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要成为一名优秀的 职业秘书，首先应该对 秘书职业的定义、工作 特点和职业素养等方面 有一个全面和明晰的了 解。
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知识点一：认知秘书工作
一 什么是秘书？ （一）秘书的内涵及历史：
（3）从国际秘书职业发展的趋势来看，秘书职业自身的发展也 体现了秘书与管理科学紧密的关联性。
成立于1942年的美国国际专业秘书协会于1998年改名为 “行政专业协会”， 即“国际行政管理者协会 会”INTERNATIONAL ASSOCIATION OF ADMINISTRATIVE PROFESSIONALS 缩写IAAP （4）除了具体的工作实践与管理科学的密切关联，秘书工作的 特性要求从业人员要具备较强的自我管理技能。
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• 纵观整个秘书学的发展历程，尤其是西方国家秘 书职业化的发展过程，结合国内外学者对“秘书” 的基本界定，我们认为：
• 现代意义上的秘书，是具备专业技能职务资格、 围绕着领导层或个人进行各项事务的辅助决策和 管理，帮助组织或个人实现“效能最大化”的管 理类应用型技术人才。
• 在我们对“秘书”进行定义描述的时候，除了学 界对秘书工作达成的共识，还特别强调了秘书的 专业技能职务资格和“管理与秘书”之间的关联 这两个方面。
– 高级、中级、初级
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秘书工作的“四个转变”：
秘书工作的“四个转变”是由中央秘书工作负责人 在1985年1月全国秘书长会议上提出来的，具体是： （1）由单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋献策； （2）由单纯地传递信息转变为综合处理信息； （3）由被动服务转变为主动服务； （4）由凭老经验办事转变为科学化管理

（二） 办公室的设备设施管理
随着物质的丰富和办公条件的改善，办公 室的设备设施也日益复杂，设备设施管理成为 办公室管理中一项重要的内容。
1 办公房间、桌椅、文具柜和文具的管理 办公房间自然以朝向好、通风、采光好为
宜，但秘书选择办公房间还要照顾 到许多便于工作的因素。
秘书办公室的配置要根据单位的普遍情况 来设计。值得注意的是秘书伏案工作时间长， 办公桌椅最讲究久坐舒适的要求。桌和椅的高 度既要适合秘书的身高需要，又要搭配起来适 宜伏案。文具柜的选择要考虑工作中存放文书 材料的需要。为方便不同文书资料的存取，文 具柜可以不同的式样搭配配置， 但要总体风格一致。
（四）办公室的制度建设
制度建设是实现办公室管理的重要保障。 不同的办公室，可以根据各自的情况先订立工 作中共同遵守的条款，比如办公纪律、出勤要 求、办公物品使用要求、分工后的岗位责任、 办公费用支出标准等等，然后在贯彻执行中不 断修改完善，最终形成明确的制度。
第二节 办公室日常事务
本节点睛 一、值班工作 二、电话接待工作 三、来客接待工作 四、信访工作
第八章 秘书的“办事”工作
学习目标 主要内容 思考练习 本章小结
通过讲解涉外秘书在会议、会谈、会见以 及公务聚会中所从事的事务工作。掌握会议及 会议要素，掌握工作例会中的主要程序和原则 ，能妥善组织小型工作例会；掌握会见、会谈 的事务工作以及公务仪典、宴请的筹划和组织 工作、聚会的设计组织和主持工作，能够独立 筹划小型会见会谈事务，独立设计组织聚会工 作。
（二）打电话时应注意的事项
打电话时应注意的事项如下（见图6-27）。
替上司打电话给对方上司应在对 方上司接电话前将电话递给上司
错打电话，错播号码都要说 对不起

印文用中文宋体或简体， 自左向右环行或自左至右 横行，一般用全称
椭圆形或方形 国际公章
一般是外文居右上方，中 文居左下方，且须用繁体 字
图6-38 公章的分类
公章一般由上级制发，如需自行刻制必须
报经公安机关批准，并在指定处刻制。
专用章是为某种专门业务刻制的印章，如 “财务专用章”，“合同专用章”等，它不代 表机 关、单位，只反映某项专门业务内容和一定的
表6-9 印章的应用应注意的事项
要求 管理印章要有制度 具体内容 对什么情况下用公章，什么情况下用专用章， 什么情况下用负责人印章都要有明确规定，并且责 成专人管理和使用，未经上级批准，任何人不得管 理和使用印章 要有批准手续，并进行登记。登记项目有用章 日期、用章单位、用章经手人、用章事由、用章批 准人、用章印数等 看手续是否齐全，材料是否完备，对不合法和 不合手续的可以提出异议，甚至拒绝用印 要印在文件日期上方，做到上不压正文、下要 骑年盖月，印文字迹要端正清晰 须放在安全可靠的地方，或保险柜中，或抽屉 中，并随时上锁。节假日须加贴封条，以防被盗。 如发现被盗，要马上报案，并迅速通报有关方面
（二）证明信
证明信是证明一个人的身份、经历或一件 事情的真实情况的专用书信。证明信通常被称 为“证明”或“证明书”。
1 证明信的种类
证明信可以有以下几种分类，如表6-11所 示。
表6-11 证明信的种类
分类标准 从内容上
从格式上
种
类
以组织名义出具的证明信和 以个人名义出具的证明信
固定形式的证明信和非固定 形式的证明信
的情况，以客观、公正的态度向用人单位提供
真实情况。如果以个人名义写推荐信，要在信
中介绍自己的身份，说明自己与被推荐人的关

文秘ppt(PPT82页)
定义
秘书职业主要指从事办公室程序性工作、 协助上司处理政务及日常事务并为决策及 实施提供服务的人员。它包含了从企业基 础文书、专职文秘到高级行政助理等一个 完整的行政辅助人员体系，要求从业人员 具备较强的文字和语言沟通能力，综合协 调与合作能力，逻辑思维和分析能力等。
目录
着装的基本原则
（1）时间原则，指秘书的穿 着应体现时代、年龄、季节 等特点。
体现时代特点是指着装要顺应时 代的潮流和节奏，既不能太落伍， 也不能太超前 。
体现年龄特点是说应考虑到着装 者的年龄。
体现季节特点是说着装应随季节 变化而变化。
（2）地点原则，指秘书着装应与活动的地点 环境相符合。
九、完成领导交办的其它任务和各 种应急事务的处理
秘书的工作内容
秘书工作的主要内容
1.拟定、办理公文
拟定公文是秘书工作的传统职能。现代社会， 拟定公文更成为秘书工作的一项极其重要的日常 工作。因为公文具有发布政令、传达意图、沟通 情况、凭证记载等重要功能，因此，拟定公文是 一项非常严肃的工作，秘书人员应该以高度的责 任心对待。
Байду номын сангаас
秘书与下级的关系
秘书人员应与下级平等交往，承认大家是共同协作的关 系，在工作方面只有职位上的差异，给人平易近人的亲切 感，博得大家的好感与支持。对下级所犯的错误应该用宽 容的态度去对待。同时，为了工作的效率性，准确性，秘 书在处理同下级的关系的时候还应该关心他们工作以外的 东西，比如家庭状况、性格爱好、日常生活等等，在他们 中间树立良好的形象。
2.办理组织会务
办会过程中应主要做好以下工作：一是会议议题的协调与安 排，应与各方面协调联系，将会上讨论决定的事项预先整理形成 文件形式后，再将其中已经立题的成熟文件交给主管领导，决定 是否提交会议讨论;