文件化信息管理程序

《文件化信息管理程序》随着社会的发展和科技的进步，信息管理已经成为了现代社会中不可或缺的一部分。

其中，文件化信息管理程序作为信息管理的一个重要组成部分，对于企业和政府机构来说具有至关重要的意义。

本文将介绍文件化信息管理程序的概念、重要性以及如何制定有效的文件化信息管理程序。

一、文件化信息管理程序的概念文件化信息管理程序是指将信息和相关文件进行系统化、规范化、标准化的管理程序。

这些文件可以包括纸质文件、电子文件、图像文件、音频文件等。

文件化信息管理程序的主要目的是确保信息和相关文件的真实性、可靠性和完整性，以便在需要时能够迅速、准确地获取和使用。

二、文件化信息管理程序的重要性1、保障信息安全文件化信息管理程序能够有效地保障企业和政府机构的信息安全。

通过制定严格的文件管理制度和规范，可以避免信息泄露、篡改或损坏，确保信息的机密性、完整性和可用性。

2、提高工作效率文件化信息管理程序能够提高企业和政府机构的工作效率。

通过建立标准的文件管理体系，可以避免重复工作和浪费时间，同时可以快速、准确地查找和使用所需的信息，减少工作成本和时间成本。

3、促进知识管理文件化信息管理程序能够促进企业和政府机构的知识管理。

通过将经验和知识以文件的形式记录下来，可以避免因为人员流动而导致的知识流失，同时可以积累和传承组织的知识财富，提高组织的竞争力和创新能力。

三、制定有效的文件化信息管理程序1、确定管理目标和范围制定文件化信息管理程序的第一步是确定管理的目标和范围。

企业和政府机构需要根据自身的情况和需求，明确管理的目标和重点领域，如人事管理、财务管理、采购管理等等。

同时，还需要确定管理的范围和边界，如哪些信息需要纳入管理体系，哪些部门或业务需要纳入管理体系等。

2、制定管理规范和流程制定文件化信息管理程序的第二步是制定管理的规范和流程。

企业和政府机构需要根据确定的管理目标和范围，制定相应的管理规范和流程。

这些规范和流程应该包括信息的收集、分类、存储、检索、处理、传递和销毁等方面。

文件化信息管理程序（ISO9001-2015/ISO14001-2015）1.目的为了便于文件的检索和查找,简化审批流程,规范文件管制的权责和要求,特建立文件拟制、核发、修订、保存、回收和废止的管理和控制依据。

2.范围适用于本公司质量环境体系相关的文件管理和控制。

3.术语和定义3.1一阶文件：指质量环境手册,概述质量环境方针政策和质量环境目标,定义公司各单位的功能和职责,明确公司产品实现涉及的活动和规则,指导公司质量环境体系保持持续改进的纲领性文件。

3.2 二阶文件：程序类文件,此类文件指本部门的活动实现需要跨部门沟通与协作,并对沟通与协作的作业流程进行阐述的指导性文件。

3.3三阶文件：作业指导书类,指各部门内为实施某个/项活动内容而需要阐明作业顺序、作业标准和作业内容的指导性文件。

3.4四阶文件：泛指记录表单类,是对上术文件中相关活动的结果的一种记录。

4. 权责4.1各阶文件的审批权责如下：4.2文件管制中心简称DCC，除生产部3.4阶文件外,负责管控所有阶别文件备案、分发、修订、回收、作废和维护管理。

5.内容5.1文件编写格式5.1.1 质量环境手册、程序文件、作业指导书编写格式,参考本程序,可视实际需要作项目删减,力求做到条理清晰，语句通畅。

5.1.2 培训文件/表格/记录依据实际需要制作,不规定具体格式。

5.2文件编号原则5.2.1 在公司所有文件中,缩写DXC=DXC有限公司，所有文件编号、文件名称不得有重复。

5.2.2 质量环境手册QEM:内容包括相关单位、修订记录、目的、范围、公司简介、质量环境方针和目标、管理责任、资源管理、产品实现、量测分析与改善，与ISO9001&14001体系要求的对照程序等编号格式前置代码为 DXC-QM，其后可跟数字01表示一阶文件或者留空。

修订版本号从“AX”开始，X从0到4，版本变更按A0~A4,B0~B4,C0~C4顺序以此类推(当文件修订内容超过三分之一时，版本直接上升，版次归零)，除非特别说明,下列格式版本升级方法皆同5.2.3 程序类文件：Quality Environment Procedure简称QEP，内容包括相关单位、修订记录、目的、范围、权责、定义、参考文件、附件等，视文件需求作内容相关调整，2级程序文件编号格式前置代码为ITI–QEP-XX(按标准条款顺序编号),版本控制同5.2.2。

文件化信息管理程序简介文件化信息管理程序是一种用来帮助组织和管理信息的软件工具。

它可以帮助用户创建、存储、检索和共享各种类型的文件和文档。

本文将介绍文件化信息管理程序的功能和优势，并提供一些使用该程序的最佳实践。

一、功能1. 创建和编辑文件：文件化信息管理程序允许用户创建不同类型的文件，如文本文档、电子表格、演示文稿等。

用户可以使用各种格式和样式自定义文档的外观。

2. 存储和组织文件：该程序提供一个中心化的存储库，用户可以将文件保存在云端或本地计算机上。

用户可以创建文件夹和子文件夹，并使用标签和关键字进行文件的分类和组织。

3. 检索和搜索文件：文件化信息管理程序提供强大的搜索功能，用户可以通过文件名、标签、关键字等多种方式快速找到所需文件。

它还支持全文搜索，即根据文件内容进行搜索。

4. 共享和协作：用户可以与团队成员共享文件，并设定不同的访问权限。

该程序还支持实时协作，多个用户可以同时编辑同一文件，避免了版本混淆和冲突。

5. 版本控制：文件化信息管理程序会自动保存文件的不同版本，用户可以轻松地查看、比较和恢复以往的版本。

这对于跟踪文件更改和修订非常有帮助。

二、优势1. 提高工作效率：通过集中管理和快速检索文件，文件化信息管理程序可以大大提高工作效率。

用户不再需要花费时间在各个文件夹和电子邮件中寻找文件，只需简单搜索即可找到所需文件。

2. 加强协作和沟通：文件化信息管理程序旨在促进团队之间的协作和沟通。

团队成员可以共同编辑文件、留下评论和反馈，促进了协作和知识共享。

3. 提高数据安全性：文件化信息管理程序通常提供安全的数据存储和访问控制。

用户可以为文件设置不同级别的访问权限，确保敏感信息不被未经授权的人员访问。

4. 强大的备份和恢复功能：文件化信息管理程序通常会自动备份文件，并提供简单的恢复功能。

即使文件被意外删除或损坏，用户也可以轻松地恢复文件到以前的状态。

三、最佳实践1. 统一文件命名规范：为了便于检索和整理文件，建议制定统一的文件命名规范。

文件化信息管理程序（IATF16949-2016/ISO14001-2015）1.0目的：通过职责划分、明确工作程序及要求，确保公司管理体系有关的文件、记录的编写、修改、发行、废除和管制等文件化信息得到有效控制。

2.0范围：本程序适用于与管理体系有关的所有文件化信息的控制。

3.0职责：3.1文件编制（修订）、审核、批准权限3.2文件编制单位代号为：3.3质量部是管理体系文件控制的归口管理部门，负责批准后的文件分发、收回、销毁及管制，负责检查监督各单位管理体系文件的管理实施情况。

其它管理性文件由各相关职能部门归口管理。

3.4公司总经理负责制订颁布公司质量方针和质量目标，批准【质量手册】和第二层次程序文件的发布。

3.5管理代表负责公司内使用的第三层次文件的批准发布。

3.6管理代表负责组织有关人员对现有文件进行评审。

3.7管理代表负责组织编制、修改、并审核质量手册和第二层次程序文件。

3.8各单位一把手负责本部门内的文件、作业标准的审核。

3.9 工程部负责技术性文件的归口管理，负责检查监督各单位技术性文件的管理实施情况，适时安排文件修改的评审。

3.10各单位负责建立本单位使用的与管理性有关的体系文件清单，并进行管制。

4.0有关术语和定义：4.1 技术性文件：特指顾客工程标准/规范及其更改、产品图样及设计文件、工艺文件、检验作业指导书、技术标准、图样更改、工艺更改、工装模具图样等。

4.2管理体系文件：除技术性文件以外的与管理有关的体系文件，如各种工作程序、工作规范等。

4.3系统文件：【质量手册】将管理体系中各作业要项以书面文件形式作系统的规定。

4.4程序文件：将管理体系中各管理程序以书面文件叙述的文件。

4.5指导文件：管理体系中各作业标准、办法、图面、说明其作业方法的文件。

4.6表单记录：将程序文件或工作作业标准所规定的执行事项﹐以数字、文字、图表或其它可明确表达内容的文件呈现执行的结果。

凡具有下列条件者称为正式表单：a．使用期及保存期超过三个月以上。

文件化信息管理程序1.0 目的通过制定本程序，规范公司文件及记录的创建、分发、访问、检索、使用、保存、变更、保留及处置的行为，来实现文件化信息的规范性、统一性、正确性、有效性、适用性的目的。

2.0 适用范围适用于与公司管理体系相关的文件、资料和记录（含电子档）以及外来文件的管理。

3.0 职责3.1最高管理者：负责批准管理手册、程序文件及作业准则。

3.2管理者代表：负责审核管理手册、程序文件及作业准则。

组织策划各部门对体系文件的编写。

对体系文件及记录表单的修订/废止做审批，组织对外来文件的使用评审，组织相关人员形成文件评审委员会。

3.3总经办（文控中心）：负责体系文件及记录的编号、登记、发放、回收、保存、归档、作废、销毁等管理工作。

3.4各部门：负责本部门管辖范围内体系文件及记录信息的编写，并对本部门的文件及记录进行管理。

3.4文件评审委员会：负责对体系文件的评审。

4.0 定义4.1一级文件信息：管理手册。

4.2二级文件信息：程序文件。

4.3三级文件信息：作业准则、作业指导书、操作规范、检验标准规范等。

4.4四级文件信息：表单、记录。

4.5外部文件：凡与质量环境管理体系或产品相关的国际、国家、行业标准，顾客、外部提供方的文件信息（如图样或检验标准）均属之。

4.6文件信息媒介：文件信息的载体，可以是纸质的、电子的等其他方式。

5.0文件的控制5.1策划5.1.1总经理任命管理者代表，管理者代表负责组织管理体系文件的编制、发行和更改的控制，组织相关人员组成文件评审委员会，对体系文件的编制、修订、废止做评审工作。

有关对外部门负责外来文件接收，各部门负责各类内部文件的制定、审核和更改控制。

文控中心负责管理体系文件、记录的编号、发行、回收及作废控制。

5.1.2对于电子媒体文件的管理具体参见《信息化系统管理作业准则》执行。

5.1.3对于技术类文件及外来文件的管理具体参见《文件管理作业准则》执行。

5.1.4对于文件编写人员应有进行相应的培训，熟知文件的编写的要求、方法等。

1.目的对公司品保管理体系文件进行控制记录,确保各部门所使用的文件为有效版和运行的证。

2.适用范围适用于与公司品保管理体系有关的所有文件和记录（含客户指定记录）控制。

3.定义3.1文件化信息:公司所有文件和记录。

4.权责4.1管理者代表负责组织品保手册、程序文件的编写；4.2相关职能部门负责本部门品保管理体系文件的编写、审核、发放、更改；4.3各部门负责本部门内品保管理体系文件的存档、回收及归类管理；4.44行政部4.4.1负责品保管理体系文件的识别、文件发放与回收、文件归档、保存等；4.4.2负责文件变更/更改通知、文件保密、调阅、销毁、稽核等管理；4.4.3负责制作、修订文件编码；4.4.4对各部门文件管制工作和品保记录管理与维护，过期需留存记录的保管的督导作用；4.4.5外来文件（包括属于顾客财产的文件）的管理。

4.4.6各部门：负责品保记录的收集、分发、登记、整理、归档、保存及维护。

4.作业程序4.1文件管理作业流程图（见附录）4.2文件分类4.2.1用于指导公司体系运行及操作的指导性文件，分四阶4.2.11一阶文件：手册类，如品保手册等；4.3.12二阶文件：程序文件；4.4.13三阶文件：作业文件（作业标准、检验标准、技术文件、试验标准、操作规程、岗位职责、规章制度等）；4.5.14四阶文件：品保记录表单。

4.2.2外来文件：包括国际标准、国家标准、行业标准、顾客提供的技术文件、图纸以及国家颁布的有关政策、法律法规等。

4.3文件制作/修订4.3.1文件制订：各部门根据本部门的工作需要，制作/修订相应文件时，应填写《文号；4.3.2文件初版发行时,文件版次为Ao版；修订后升版为A1,A2,A3……（版次以数字序号表示），版次依此类推,修订10次后改版文件升级为BO,B1,B2,B3……（版次以数字序号表示），依此类推；若修改点少且文件页数较多时，可针对当页更改版次，而整份文件的版本不变，但需在修订记录上标识；4.4文件编码原则4.4.1一阶文件：GHD（公司代码）+QMS（品保管理体系）+流水号4.4.2二阶文件：GHD（公司代码）+QP+流水号4.4.3三阶文件：GHD（公司代码）+WI+部门代码+流水号4.4.4四阶文件：GHD（公司代码）+部门代码+流水号+版本号4.4.54.4..6各部门发布通告之编码规则：GHD（公司代码）+部门代码+年份+月份+流水号4.5文件签核4.5.1品保手册由管理者代表制订、审核，总经理批准；程序文件由各部门/管理者代表制订，管理者代表审核，总经理批准；4.5.2三阶文件由部门相关人员制订，部门负责人审核，管理者代表批准；4.5.3文件制/修订并通过审核、批准后，交行政部统一发行、存档。

文件化信息管理程序（ISO9001/14001-2015）1、目的：对质量/环境管理体系文件化信息（以下简称文件或记录）进行控制，确保无论何时何处需要这些信息，均可获得并适用；以及予以妥善保护（如：防止失密、不当使用或不完整）。

2、范围：适用于本公司质量/环境体系所有文件和记录的控制，包括：手册、程序文件、支持性文件和记录。

3、权责：3.1各部门内部文件由部门主管或其指定人员编制，部门主管或管理者代表（授权代表）批核。

3.2程序文件由相关部门制定，管理者代表（授权代表）审核，总经理批准。

3.3 质量/环境手册由管理者代表（授权代表）审核，公司总经理批准。

3.4文件编写小组对文件进行校对、审核，及对所有文件的运作过程进行全面监督。

3.5文件控制中心：负责文件的编号、收发、归档及监督管理工作。

3.6相关部门负责对外来文件进行管理。

4、定义4.1质量/环境手册：纲领文件，阐明质量/环境管理体系的过程关系，及满足国际标准与相关法律法规要求。

4.2程序文件：规定过程的方法，即为什么做、何人、于何时、在什么地方做什么事。

4.3支持性文件：作业指导书、标准规范、工艺文件和图纸等，说明如何做某事。

4.4记录：分发收集、传达资讯、控制作业流程和证明作业已符合要求的所有记录和表格。

4.5外来文件：与质量/环境管理体系及产品质量/环境相关的国际、国家、行业标准及相应的法律、法规，客户、供应商提供的图样或检验标准等。

5、程序内容：5.1文件和记录的分类、编号、编写与审批：文件分类编号方法编写审核批准（1）质量/环境手册QEM+顺序号管理者代表管理者代表（授权代表）总经理（2）程序文件PR+顺序号相关职能部门管理者代表（授权代表）总经理（3）支持性文件WI+顺序号各部门负责人部门主管管理者代表（4）记录表单FM+顺序号各部门主管管理者代表（授权代表）随文件一同审批 (5) 技术资料以图纸及订单号为准工程师工程部主管工程部主管（6）外来文件WL+单号+流水号管理者代表管理者代表（授权代表）5.2文件编写格式：5.2.1程序文件编写大致按以下格式：（1）目的（2）范围（3）权责（4）定义（无时填“无”）（5）程序内容（6）相关文件（无时填“无”）（7）相关记录（8）附件（无时填“无”）5.2.2文件章节次序编号：1 1.1 1.1.1 1.1.1.12 2.1 2.1.1 2.1.1.1（依此类推）5.2.3文件的页次格式为：页次/总页数。

“文件化信息管理程序”资料汇总目录一、文件化信息管理程序二、《文件化信息管理程序》三、文件化信息管理程序四、《文件化信息管理程序》文件化信息管理程序文件化信息管理程序：提升效率与便捷性的重要工具在当今这个信息爆炸的时代，我们每天都会产生大量的数据和信息。

这些信息不仅包括公司的文档、电子邮件、图片、视频、音频等，还包括个人的健康记录、财务信息、个人身份信息等。

如何有效管理这些信息，使之有序、可访问并安全，已成为一项重要的挑战。

这就是文件化信息管理程序发挥作用的地方。

文件化信息管理程序是一种系统化的工具，用于创建、存储、检索和管理电子信息。

这些信息可以包括文本、图像、音频和视频等形式，以及各种格式的文件。

该程序通过将所有信息存储在一个中央系统中，使用户能够快速、准确地访问和共享数据，从而提高工作效率。

数据存储：文件化信息管理程序能够存储各种类型的数据，包括文档、图片、视频、音频等。

它提供了大容量、高效率的存储解决方案，可以轻松处理大量数据。

数据检索：该程序通过创建易于搜索的元数据和关键字，使用户能够快速查找需要的信息。

通过关键词搜索和过滤，用户可以在几秒钟内找到所需的数据。

数据管理：文件化信息管理程序可以轻松管理大量的数据，包括数据的组织、分类、排序和归档。

这有助于保持数据的清晰和有序，使得数据更容易被访问和使用。

数据安全：该程序提供了强大的安全机制，包括用户访问控制、数据加密和备份等。

这可以保护敏感数据不受未经授权的访问或泄露。

企业管理：文件化信息管理程序可以帮助企业有效地管理其所有的电子信息，包括财务记录、客户资料、人力资源信息等。

它提高了信息的可访问性和安全性，从而提高了企业的运营效率。

科学研究：在科研领域，文件化信息管理程序对于管理大量的实验数据、文献资料和研究成果至关重要。

它可以帮助科学家们快速查找和使用信息，促进科研进展。

政府机构：政府机构需要存储和管理大量的公共记录，如公民的个人信息、土地记录、案件档案等。