管桩业务流程日常工作PPT

六、签收单管理流程
业务员将每个合同委托书在发桩前办理完毕→交公 司内勤及办事处内勤各一份存档→发桩时由调度将 委托签收人告知运输公司→由运输公司负责将每车 签收单收回（在签收过程中业务员有义务协调、配 合车队办理签收事宜）→周三和周六与运输公司交 接签收单，核查签收单真实性。核对运输公司整理 好的签收单和签收单明细，包括工地名称、规格、 米数、单号是否和出仓单一致→最后核对签收单上 的签收人是否和委托签收人一致ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ不符一律退回→ 直至合格的签收单才收。签收单的回收时间必须保 证在郑州市区3天，河南省内7天，河南省外15天
注意事项：
发桩前未明确签收人而造成运输公司签单有误的， 由办事处负责将签收单办理完毕， 为了规避签单方面的风险，要求公司内勤每日更新 未回签收单明细，公司内勤对各车队交回的签收单 与委托书的亲笔签名对照，凡是签收不合格的单据 必须退回，不得包庇。 每月底编制完《未回单明细表》后，将上月的签收 单按合同编号分别存档。
业务流程日常工作操作规范
一、报桩（含退桩、转桩、烂桩沟通过程）流程 ：
业务员→办事处内勤→公司内勤→统一安排 计划发货
注意事项：
业务员报桩均以短信形式（口头报桩出现错误的责任由 业务员承担）。 报桩时间规定：上午两次，计划在9：00和11：00前报 完，下午两次，计划在15：00和17：00前报完，超过此 时间上报的计划不能安排的则顺延安排；当天可以将第 二天早上或上午的计划在17：00前报回营销部。 申请《非正常发货》的工地必须由办事处主任请示部门 经理，经部门经理批准后方可报桩。
七、结算单管理流程
合同供桩完毕要及时办理结算手续，内勤对 供桩完毕有欠款的合同在三日内开出结算单， 并催促业务员办理，若有个别工程现场管桩 尚未打完，可先办理对帐手续。
注意事项：
业务员在内勤处领取结算单后，10天内将结 算签章确认办理完毕，交回公司内勤，办事 处留底备查。 原则上结算单只做一次，结算时有欠款的若 在办理完结算后将不再重新做清零的结算单， 若遇特殊情况另行商议。
三、烂桩、退桩、转桩处理流程
烂桩流程：业务员得知工地管桩出现质量问题→及时了解具体 管桩的规格型号、桩长（含配桩情况）、生产日期、班组、施 工情况等情况→电话通知营销部调度，晚上发桩的工地可在次 日早8：00电话通知营销部调度→将出现质量问题的管桩拍照 （包括桩身及桩机使用情况）传回公司，对于已施打过的管桩 须带回少许碎块→业务员填写《工地烂桩损失报告书》，经公 司技术部实验室相关人员鉴定后确实为管桩质量问题的，由其 在处理意见一栏中签署意见（作烂桩或是退桩处理）同时要签 名确认（若因车队原因造成管桩损坏的，要求责任车队队长签 字确认并赔偿）→由营销部调度计算数量、填写管桩单价及赔 偿金额。工地结算进行烂桩处理填写《工地情况处理报告单》 交营销部经理批准，烂桩手续不完善及未按以上流程处理烂桩 的业务员，由办事处承担烂桩损失。
五、收款流程
业务员收款→办事处内勤登记后将收款收 据传回公司→公司内勤登记→交财务出纳 签收确认→财务通知公司内勤到帐（此期 间办事处内勤可与出纳沟通、也可以与公 司内勤沟通款项到帐情况）→公司内勤将 到帐货款告知办事处内勤。
注意事项：
业务员在收到客户以现金支票形式付款的， 必须由业务员将该笔货款取出再存入公司指 定的账户内。 收据填写要规范，若经公司内勤或出纳检查 不合格的收据需重新退换。 每月2号前办事处与公司内勤办理完毕回款 核对工作。
二、生产计划流程
办事处每周一上午11：00前必须上报本周内 需要生产的管桩规格型号、桩长、计划用量、 特殊事宜说明、工地名称等。
注意事项：
如本周内有变更或是需要增加的，只对变更或是增 加的内容进行补充说明即可，无需将原计划中未变 更的部分再报一次，办事处内勤对所报计划要表达 准确，公司内勤对计划不明之处要主动与办事处内 勤沟通，避免错下计划造成库存堆积。 对于办事处所下的计划公司不能满足的，公司内勤 要及时通知办事处，告知每日产能情况。
十、工地吊卸费用的核定
工地吊卸费用的确定由责任业务员和主任共 同签字确认吊卸单价后传回营销部，并对此 负责，方可按确定后的单价支付吊卸费用。
转桩流程：
接办事处转桩申请书→核实工地情况及转桩 原因→报内勤主管审批→下达转桩计划，不 能执行则反馈办事处→落实实际执行情况。
四、发票开具流程
接办事处开票通知→根据相关报表核对开票 金额→主管审核→通知财务部开具管桩及运 输发票→发票开出后办事处人员签字领取发 票（或邮寄到办事处）→做好发票的登记、 统计工作（7日内催促办事处交回客户确认 的发票签收函）→发票明细表→交部门主管 审核报表→每月初提交报表。
注意事项：
手续不全（合同未签订需发试桩、委托书未完善、补充协议 未完善）。 办事处内勤要对报桩计划认真核实，保证数据的准确性，公 司调度要对其所报数据进行抽查核实。 调度安排完各工地的发桩计划后要积极配合办事处内勤落实 各工地车辆的运输情况，对此过程中出现的异常情况要及时 上报内勤主管协助处理。 办事处漏下发桩计划的由办事处自行解决。 办事处内勤与开单员沟通车辆运输安排情况，及时跟进工地 到桩情况。
退桩流程：
办事处退桩申请传真营销部→内勤核实工地 退桩原因→报内勤主管→下达退桩计划（不 能执行则反馈办事处）→桩退回开单房通知 技术部验收→技术部验收合格后通知开单房 开具产品出仓单（退单）→桩退回有不符的 不能开具退单的开单房及时反馈营销部调度。 退桩申请必须有办事处主任签字。建立电子 档退桩情况跟进表。
开票应具备的基本条件及注意事项：
原则上不允许未办结算单就开齐发票，办事处强烈要求开票 的最后导致退票的，处罚办事处主任及当事人各100元/次的 罚款。 所有发票签领的相关人员（财务、公司内勤、业务员与客户 之间）做好签收登记手续，公司将不定期对办事处发票的签 领手续进行抽查，若发现手续不完备处以20元/张的罚款， 并要求业务员在七日内将手续补办完毕。 内勤每日更新开票金额（管桩票与运费票分别更新），跟踪 已结算完合同开票情况，在结算单交回的30天内确定开票单 位，如果业务员不能按时提供开票单位，财务部按签订合同 购货方确定开票单位并开具发票。 每月底按公司要求，将发票按合同编号分别存档。
注意事项：
对于特殊规格的桩型（在合同签订前告知业务员是否属特殊 规格），库存量控制在10条以内；一般情况下在安排生产特 殊规格桩时，要做到“三不”：合同手续不全不得安排、未 满足付款方式不得安排、数量桩长不确定不得安排。在办事 处强烈要求安排生产时，办事处主任须与部门经理申请，同 意后方可安排生产，且要求办事处按每天所需量发至工地。 负责生产计划和发桩的两名内勤要做到完全沟通，负责生产 计划的内勤要将各工地的生产桩长通知给调度，再由调度合 理安排发运，如果因生产计划内勤没有通知调度的，导致库 存不够优化，责任由生产计划内勤负责并尽快做出调整。 若有些工地的桩长配长有特殊要求的，生产计划要根据实际 情况调整生产，调度在发运时也应按要求配桩。
八、办事处费用报销
要求各办事处费用必须在每月15号之前将 上月产生费用报销完毕（可报销金额）。 注意事项：各办事处内勤和主任要对本办事 处所报的票据认真审核，按公司要求的票据 标准审核、粘贴，公司内勤只负责数据方面 的核对，审核无误后，方可找相关人员签字 批准。
九、信息统计表规范要求
每月1日和15日报信息统计表，凡报回公司 的信息，后期跟进信息合同未签订的工程需 说明原因，不允许漏报和瞒报。 要求按营销管理部提供样表格式填写相关信 息内容。
开票应具备的基本条件及注意事项：
合同开始履行发货，严禁货未发就开票去收款。 开票信息必须完整（发票单位名称、税号、地址、 开户行、账号、电话、邮编）。 开增税专用发票必须做到四相符，即发票的购货单 位、付款单位、合同的购货单位和产品出仓单的购 货单位必须一致。 开增值税普通发票的若需开给非合同的购货单位时 须办理开票证明（发票的购货单位和合同的购货单 位双方盖章）。