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- 1 - 照片档案管理规范 GB/T 11821-2002中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局2002-12-04发布 2003-05-01实施 1 范围本标准规定了银盐感光材料照片档案的收集要求整理程序和保管条件。
本标准适用于各级各类档案室、档案馆的照片档案管理。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件其随后所有的修改单不包括勘误的内容或修订版均不适用于本标准然而鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件其最新版本适用于本标准。
GB/T 7156文献保密等级代码 GB/TIS418档案分类标引规则 DA/T 18档案著录规则 DA/T 19档案主题标引规则 JGJ25档案馆建筑设计规范中华人民共和国档案法实施办法国家档案局关于机关档案保管期限的规定国档发198727号中华人民共和国保守国家秘密法中华人民共和国保守国家秘密实施办法 3术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3.1照片档案 - 2 -国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。
照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。
3.2芯页用以固定照片或底片并标注说明的中性偏碱性纸质载体是照片册、底片册的组成单元。
4 照片档案的收集 4.1 收集范围 4.1.1记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。
4.1.1.1领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。
4.1.1.2本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
4.1.1.3记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。
4.1.2记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。
4.1.3 其他具有保存价值的照片。
4.2 收集要求 4.2.1对属于收集与归档范围的照片应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档集中管理任何单位或个人不得据为己有。
第一章总则第一条为了规范影像档案的管理工作，确保影像档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位的影像档案管理工作，包括影像档案的收集、整理、保管、鉴定、检索、利用、移交和销毁等各个环节。
第三条影像档案管理工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保影像档案的完整性，防止丢失、损毁和篡改。
2. 准确性原则：确保影像档案的准确性，避免错误和误导。
3. 安全性原则：确保影像档案的安全，防止自然灾害、人为破坏和意外事故。
4. 可利用性原则：确保影像档案的利用，方便单位和个人查阅、复制和使用。
5. 保密性原则：严格按照国家保密法律法规，对涉密影像档案进行严格管理。
第二章影像档案的收集与整理第四条影像档案的收集应遵循以下要求：1. 收集范围：根据本单位的业务工作需要，收集具有保存价值的各类影像资料，包括照片、胶片、数码照片、视频、音频等。
2. 收集渠道：通过拍摄、购买、交换、捐赠等方式收集影像档案。
3. 收集内容：影像档案应包括影像内容、拍摄时间、地点、人物、事件、作者、来源等基本信息。
第五条影像档案的整理应遵循以下要求：1. 分类：根据影像档案的内容、形式、载体等进行分类，便于管理和利用。
2. 编号：对整理好的影像档案进行编号，建立目录，确保档案的有序性。
3. 档案盒：按照分类和编号，将影像档案装入档案盒，确保档案的安全和整洁。
第三章影像档案的保管与鉴定第六条影像档案的保管应遵循以下要求：1. 保管条件：确保影像档案的适宜保管条件，如温度、湿度、光线、防尘、防潮、防虫、防火、防盗等。
2. 保管设施：配备必要的保管设施，如档案柜、温湿度计、防潮箱、防火器材等。
3. 保管人员：指定专人负责影像档案的保管工作，定期检查档案的保管状况。
第七条影像档案的鉴定应遵循以下要求：1. 鉴定依据：根据国家档案管理部门的规定和本单位的实际情况，制定影像档案的鉴定标准。
大连市档案局“档案法律法规知识网上竞赛”试题一、单选1、《中华人民共和国档案法》于（）由第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过。
A．1987．9.5 B．1988.1.1 C．1996.7.52、《中华人民共和国档案法》共有（）。
A．6章41条 B．6章27条 C．6章50条3、档案工作实行（）原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。
A．监督指导 B．统一领导、分级管理 C．集中统一保管4、携运禁止出境的档案或者其复制件出境的，由（）予以没收，可以并处罚款。
A．海关 B．档案行政管理部门 C．工商行政管理部门5、《大连市档案管理办法》于（）日施行。
A．1997.10.21 B．1998.10.21 C．1999.10.21 6、《大连市档案管理办法》属于（）。
A．法律 B．行政法规 C．政府规章7、对于损毁、丢失属于国家所有的档案的，擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的，涂改、伪造档案的违法行为，《中华人民共和国档案法实施办法》规定对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员可以并处（）罚款。
A．500元以上—5000元以下B．200元以上—3000元以下C．1000元以上—5000元以下8、对于损毁、丢失属于国家所有的档案的，擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的，涂改、伪造档案的违法行为，《中华人民共和国档案法实施办法》规定对责任单位可以并处（）罚款。
A．5000元以上—5万元以下B．1万元以上—10万元以下C．5000元以上—10万元以下9、行政区划的变动，由市或者区、县人民政府批准设立的单位的设立、变更和撤销，列入市或者区、县的重点建设工程、重大科学技术研究和技术改造项目以及普查项目等的立项，举办或者承办的重大活动，有关部门应当及时通知市或者区、县档案行政管理部门，其档案工作应当接受档案行政管理部门的（）。
A．考评 B．检查 C．监督和指导10、个人需要携带、运输、邮寄对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案及其复制件出境的，应当在三十日前向（）申报。
照片档案管理规范中华人民共和国国家标准GB/T 11821-????照片档案管理规范(1996年6月修订)为了加强照片档案管理～建立和健全照片档案管理制度～更好地开发利用照片档案信息资源～服务于社会主义现代化建设～特制定本规范。
1主题内容和适用范围本规范规定照片档案的收集工作～整理程序和保管条件。
本规范适用于常规照片档案的管理。
2引用标准下列标准包含的条文～通过在本标准中引用而构成本标准的条文。
在标准出版时所示版本均为有效。
所有标准都会被修订～使用本标准的各方应探讨、使用下列标准的最新版本的可能性。
GB2808-81全数字式日期表示法GB3792。
5-85 档案著录规则JGJ125-86档案馆建筑设计规范GB9705-88文书档案案卷格式3定义本标准采用下列定义。
3(1照片档案国家机构、社会组织及各个在社会活动中直接形成的～有保存价值的以感光材料为载体～为影像为主要反映方式的历史记录。
3(1(1 常规照片档案用一般照像机和普通胶片～采用可风光使照片感光的照片档案。
常规照片档案包括底片、照片和说明三部分。
3(1(2芯页固定照片和底片～以及标注说明的纸质载体～是组成照片档案案卷的材料。
3(1(3大照片凡是不宜用插袋式芯页保存的照片～统称为大照片。
3(1(4大底片凡是不宜用插袋式芯页的底片～统称为大底片。
4 照片档案的收集4(1 收集范围4(1(1 反映本单位主要职能活动和工作成果的照片档案。
4(1(2 领导人和著名人物参加的重大外事活动的照片档案。
4(1(3 本单位组织或参加的重要外事活动的照片档案。
4(1(4 记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片档案。
4(1(5 反映本地区地理条件、市政建设、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片档案。
4(1(6 与其它载体有密切联系的照片档案。
4(1(7 其它具有保存价值的照片档案。
4(2 收庥归档时间4(2(1 照片冲洗加工后～由摄影者或承办单位整理并编写说明～及时向档案馆归档～或随其它载体档案一起归档。
目录档案资料保管制度 (1)档案资料借阅制度 (2)档案室管理制度 (3)档案资料出/入库制度 (4)档案资料保密制度 (6)档案资料提供利用制度 (7)档案室安全管理制度 (8)档案鉴定销毁制度 (9)档案卫生制度 (10)兼职档案人员岗位责任制 (11)专职档案员岗位责任制 (13)文书档案立卷归档制度 (15)档案领导小组 (26)档案领导小组调整 (28)档案管理人员名单 (30)档案管理所用表格样式 (31)项目文件材料收集归档制度 (45)项目文件材料预立卷制度 (52)标准文件材料案卷确认制度 (71)内业资料整理与计量支付挂钩制度 (75)档案管理四项纳入制度 (75)档案资料保管制度一、严格执行档案管理办法、路竣工资料编制管理办法、路档案管理制度、公路建设项目文件材料立卷归档管理办法交办发﹝2010﹞382号、交通建设项目档案管理文件汇编等相关文件有关档案规章制度..二、对本单位的文书档案、项目基建档案等实行集中统一管理;任何科室、部门和个人不得据为己有;或迟迟不向档案部门移交..三、对破损具有长期或永久保存价值的档案资料需进行修复和复制..四、建立档案登记统计制度;对档案资料的收进、送出、保管利用等情况进行登记和统计..五、定期对档案保管工作进行检查;确保档案资料的安全..档案资料借阅制度一、档案室要积极主动地开展档案资料的提供利用工作;同时严格借阅手续;保证档案资料的绝对安全..二、借阅者查阅档案要在档案室或办公室进行..档案一般不外借;需要外借的档案要限期归还;外单位借阅档案须持单位介绍信..三、档案资料用完阅毕后要及时归还档案室;经检查无损后放回原处;如遇特殊情况继续借阅者;应主动办理续借手续..四、借阅者必须爱护档案资料;严禁在档案资料上加注、勾画、涂改折叠;不得销毁、抽折文件;如发现上述情况;将追究其相关责任;视受损程度酌情处理..五、借阅者未经档案室人员允许;对查阅的档案资料不得擅自摘录、拍照、复制等;凡经允许摘录、复制的资料;必须经档案人员审查和核对..六、借阅资料若需复印;要专人办理..七、对抄录、复制的档案材料应妥善保存;任何人都无权公布..八、档案室应保持清洁、肃静;严禁借阅者在档案室吸烟、吐痰和大声喧哗..档案室管理制度一、档案室是档案资料保护和贮存的重要基地;是提供利用档案资料的重要场所;除经单位领导批准外;非档案管理科室或部门的工作人员不得入内..二、档案室设专人负责管理;要求专职档案管理员;并尽量保持人员固定..档案室应采取有效的防护措施;保证档案安全..三、档案进出档案室;要建立严格的登记制度;包括档案收理入室;存档档案调出室内外及日常的调阅、归还;并确保档案在搬动过程中的保护工作..四、档案室应设有防盗、防火、防潮、防晒、防尘、防鼠、防虫、防磁等“八防”的设备和措施；磁介质档案应用防磁档案柜存放..五、档案室内应当安置温湿度计;环境的温湿度应相对稳定;档案室的温度应控制在14-24℃之间;相对湿度应控制在40-60%之间..六、档案室内应保持整洁、卫生;不得堆放易燃易爆物品和与档案无关的物品..七、严禁在档案室范围内吸烟..八、每天下班前;应关闭档案室门窗;切断电源;确保档案安全..九、定期打扫档案室卫生;保持档案室与档案的清洁..档案资料出/入库制度一、移交档案室的档案资料必须经过系统整理;质量符合归档要求..档案室在接收档案的同时;还应接收符合规范要求的纸质等材料要求..二、移交方在移交纸质档案入库时;必须移交文件级电子目录;有条件的也可移交电子文件..三、期刊、报纸等资料应按种类、年度和月份整理;并以年度或月份为单位装订成册;编制目录;原则上一月或一季移交一次..四、照片档案应按国家标准照片档案管理规范的要求进行整理;不符合入库条件的照片档案;如：缺少文字说明、编号不明确、目录制作不详细、无照片档案册等;不予接收进库..五、征集的零散照片;应由经办科室在收到之日起30日内整理完毕;并向综合档案室办理入库手续；办形成的照片档案;在照片冲洗加工后15日内;由摄影者或经办科室整理完毕;并向局档案室移交..六、对移交进库的档案、资料;库房管理人员应实施安全保管检查;如发现生虫、潮湿、霉变、灰尘过大等安全隐患;应责令移交方及时采取措施进行处理..符合进库要求后;方可办理移交手续..七、办理档案、资料移交手续时;移交方应提供档案、资料移交进库清册;以便检验..八、对符合入库条件的档案、资料;库房管理人员逐卷册逐件张、页进行清点、上架并制作标签;予以标识..对随同档案一并移交的纸质目录和电子目录等;管理人员要进行必要的质量检查和核对..九、交接双方应当面办理入库交接手续;不得事后补办或委托他人办理..交接完毕后;交接双方经办人应在档案、资料移交清册上签名或盖章..十、室存档案、资料经鉴定须销毁的;应编制销毁清册;编写销毁报告;上报档案鉴定领导小组审批..销毁完毕后;应编制馆藏档案移出清册和情况说明..十一、室存档案、资料经批准离库或因阅览出库;管理人员须按规定办理出库手续;并在出库单上注明出库原因、时间及归还日期;到期后负责督促档案资料的归还..档案资料保密制度一、严格执行中华人民共和国档案法和中华人民共和国保密法;自觉遵守路项目和国家的保密纪律和相关制度;积极采取措施;确保档案秘密..二、严格执行档案管理制度;按照审批权限和借阅范围借阅档案资料;档案管理人员不得将档案擅自带出阅档室;也不得扩大借阅范围..三、对保管的档案资料内容、数量、存放位置等保密事项;不得外传和泄密..四、不得在公共场所和对非档案工作人员谈论档案秘密;严禁在私人通讯中涉及档案秘密..五、档案工作人员不得擅自带人进入档案库房;更不得让非档案管理人员自己查找翻阅柜内档案..六、非本档案室工作人员未经允许;禁止进入档案库房..七、禁止私自出卖属于青临高速项目和国家所有的档案、资料..八、因工作需要携带档案外出;必须经领导同意;并采取有效的安全措施..九、销毁档案资料时需进行登记;按照保密规定派专人负责监销;须两人以上监督;严防泄密..十、定期对保密工作进行检查;堵塞漏洞;确保档案安全..十一、档案室钥匙由专职档案员专管、专用;实行壹把钥匙制度..档案资料提供利用制度一、凡本档案室保管的档案资料;一般只限于本单位各科室或部门借阅使用;外单位借阅利用的;必须持有单位介绍信或证明;经本单位主管领导批准方可借阅..二、借阅档案资料时间最长期限为5天;用完后立即归还;如需继续使用;应办理续借手续..三、借阅者必须爱护档案资料;不得私自拆散案卷和撕去其中文件内容;不得随意圈画、涂改、抽取、撤换档案材料;未经领导批准和档案管理人员的同意;不得翻印复制..四、本单位职工个人因工作需要查阅有关档案资料的;须经主管领导批准..档案室安全管理制度一、档案室是各类文书资料、业务档案保存使用的场所;列为安全管理要害部位;工作人员应特别做好安全工作..二、档案室是机密部位;非工作人员未经批准;不得随便进入室内..三、机密以上文件不准随便摘抄、复印;防止泄密..四、各类资料进入档案室;必须严格登记制度、借还制度;机密资料、各类档案严防丢失、严防泄密事件的发生..五、档案室应通风、透气、干燥;做好防湿、防虫蛀的工作..六、室内消防器材常年完好;性能良好有效..七、严禁将任何火种带入室内;任何人不准在档案室内吸烟..八、门窗坚固防盗;工作人员随手关窗锁门;假期、节日要特别加强看护;确保安全..档案鉴定销毁制度一、档案鉴定工作;就是甄别和鉴定档案的价值;并根据它们的不同价值确定不同的保管期限;以便把需要长久保存的档案;妥善地保存起来;准确地剔除无价值的档案材料..二、档案鉴定组织形式：档案鉴定销毁工作;在驻地办档案鉴定领导小组领导下进行;小组成员由主管档案工作的领导和有关职能部门负责人及档案机构人员三方面组成三、根据上级档案部门的指导性文件及驻地办档案归档范围和保管期限表的规定;对档案进行鉴定;应坚持实事求是的原则;从实际发出;正确判定档案价值..四、进行档案鉴定时;须由综合档案室和有关科室部门组成鉴定小组共同进行;采取直接鉴定的方法;根据文件内容逐卷、逐件、逐页地进行审查鉴定;准确地进行分析;判定其价值..五、档案鉴定的标准、依据：文书档案应按照本单位文书档案保管期限表进行;其他专业档案按照各专业档案管理规定进行..六、档案的销毁..档案鉴定后;对没有保存价值或保管期限已满失去保存价值需要销毁的档案;都必须编制销毁清册;报请分管档案的领导批准;由办技术室和试验室审查鉴销..档案销毁时;要派两个以上专人鉴销;并在销毁清册上签名加盖驻地办红章..档案卫生制度一、保持环境卫生;不随地吐痰;不乱扔垃圾..二、每天上班提前打扫卫生;做好室内无垃圾..办公桌上用品要整洁、有序..三、保持个人清洁卫生;衣着整齐;上班时间不准穿拖鞋..四、及时做好档案室办公用品电脑、打印机、办公桌椅等的维护及清洁..五、节假日或重要活动;要清扫卫生及档案室;做到窗明几净..兼职档案人员岗位责任制一、认真贯彻执行国家、路项目档案管理办法和上级有关档案工作的规章制度..二、热爱本职工作;有较强的责任心和事业心;努力学习档案管理的知识;不断提高档案管理水平..三、负责本科室或部门文件材料的整理、保管、借阅、移交工作;综合室做好驻地办的往来文件、表格、资料的收发、登记工作..四、及时收集、整理监理工作中形成的各类资料..监理资料应随着工程实施进展而及时整理;杜绝事后搞突击整理资料的做法..五、熟悉和掌握本科室或部门的档案情况;协助专职档案员做好对档案资料进行相关检查、清理、调整和统计工作;做到帐物相符..六、负责做好驻地办相关监理资料的整理和打印工作;以及驻地办相关办公设备的保管工作..七、做好驻地办相关技规范、图集、定额、资料的保管和借阅;协助办查阅监理日志和监理旁站记录;查看监理的一些重要发文;如监理工程师通知单、开工报告的审批、施工组织设计的审批、暂停令等是否在监理日志上有记载等..八、协助专职档案员根据需要编制各种检索工具;积极提供利用;并及时填写利用效果登记簿..九、协助兼职档案人员和专业技术人员做好应归档文件材料的积累、立卷、归档、修改和补充..十、对已到保管期限的档案;会同有关领导、技术人员和专职档案员一同进行鉴定、销毁..十一、严格执行保密制度;非经领导批准不得扩大档案的利用范围;不得擅自销毁档案材料;认真做好本科室或部门的档案安全保卫工作..十二、协同专职档案员做好对单位的工程文件的形成、积累、立卷进行监督检查..并及时督促各单位做好一下工作：a.工序报检是否跟得上工程的实际进展；b.见证取样频率是否满足有关规定；c.试验检验报告上的数据是否符合规范设计规定；d.自检资料的分类归档是否符合地方档案馆的有关规定..十三、负责办有关物品的领用和保管工作..十四、按时完成交办的其他工作..专职档案员岗位责任制一、专职档案员要有高度的责任感;熟悉业务知识;严守档案机密;不断提高自己的政治和业务水平..二、在的指导下开展工作;做到认真负责、准确、及时..三、负责制定本单位的信息管理有关规章制度;并按照办档案室管理制度;做好档案室管理工作..四、负责收集、整理、鉴定、保管和统计办各科室和部门的档案资料;要主动、及时、全面、系统地收集、整理、保管档案;做到材料齐全;装订整齐;存放安全..五、对由档案室组卷的科技档案;负责接收、分类、装订、编号、入室工作..六、负责档案的防护及档案的借阅、登记工作;按照借阅档案材料规定;履行有关手续;态度热情;服务周到;积极提供利用..七、做好档案的相关统计工作;负责上报各项统计报表..八、配合本单位的信息管理系统做好有关信息的采集、整理、录入工作..九、做好档案资料的安全工作;做到防火、防盗、防尘、防蛀、防霉、防潮、放光;确保档案的完整性和存放寿命..十、做好档案资料的保密工作;凡需要保密的档案须及时封存;调用查阅由批准;不准闲杂人员随意查阅..十一、根据规定定期做好档案鉴定工作;对已到期档案材料提出销毁意见;报档案鉴定工作小组及主管领导审批后处理..十二、负责对办各科室或部门立卷机构的文件材料立卷进行指导、检查和监督工作..十三、要忠于职守;刻苦业务;编制必要的查考工具和参考资料;熟悉档案内容;调阅档案做到准确、迅速..十四、爱护档案资料、库房设备;注意清洁卫生;控制好温度;随时关好门、窗..十五、对档案工作做出贡献者给予奖励;对违反规定;工作不负责任;擅自提供、抄录、公布属国家所有档案以及保密的档案或玩忽职守造成档案损失的应给予纪律处分;严重者追究刑事责任..十六、完成领导交办的其他任务..。
档案室照片档案的收集一、照片的归档制度建立和健全照片归档制度非常重要，它是档案室照片档案收集工作的起点，也是为国家积累照片档案财富的重要保证。
照片的归档制度主要包括三个方面的内容，即归档范围、归档时间和归档案卷的质量要求。
（一）照片的归档范围照片的归档范围，是以本单位形成的并反映本单位工作活动的照片为重点，主要包括：1.记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。
2.记录领导人和著名人物参加与本单位有关的重要公务活动的照片。
3.记录本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
4.记录本单位重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他特殊情况的照片。
5.记录本单位地理概貌、基建工程、重点项目等的照片。
6.反映本单位劳动模范、先进人物的先进事迹及其典型活动的照片。
7.本单位历届领导班子成员的照片（也可收集本单位工作人员的合影、特殊人物、先进人物等的照片）。
8.本单位荣获的县级以上各种荣誉性实物，如奖状、锦旗、证书、礼品等的照片。
9.其他具有保存价值的照片。
注意，与本机关工作活动无关的上级或下级机关形成的照片，本机关形成的非公务活动照片、为参考目的而搜集的照片等，它们对本单位没有保存价值，可以不列入归档范围。
需要指出的是，一些虽然不是本机关工作活动中产生的，但是在本机关工作活动过程中被选用了的照片，也可列入归档范围。
这种情况在新闻事业单位时有出现，一些报社、画报社每天都接收到由新华社统一发稿的大量照片，这些照片大部分是作为照片资料备用参考，而那些被选用的照片，应被作为本单位的照片档案收集保存。
（二）照片的归档时间照片的归档时间有两种：一种是随时归档，另一种是年终归档。
1.随时归档传统照片经拍摄、冲洗完成之后，或数码照片经拍摄或扫描之后，由摄影者或承办部门进行初步整理并编写文字说明，及时向档案部门归档移交纸质照片，或将数字图像信息通过网络传送的方式，移交给本单位的档案室，实现数码照片的在线归档。
随时归档的优越性在于：能够防止照片材料的散失；原版、原件易于区分；文字说明易于整理，有利于保证归档照片的完整与质量。
大底片收藏范围反映某单位主要职能活动和工作成果的照片档案。
领导人和著名人物参加与某单位、某地区有关的重大公务活动的照片档案。
某单位组织或者参加的重要外事活动的照片档案。
记录某单位、某地区重大事件、重大事故，自然灾害及异常现象的照片档案。
反映某地区地理，古迹以及自然体面和民间风俗的照片档案。
与其他载体档案有密切联系的照片档案。
其他具有保存价值的照片档案。
采集时间归档时间档案馆接收时间依照《档案馆工作通则》的规定，照片档案应随立档单位其他载体形态的档案同时接收。
在特殊情况下，经商议档案馆可以提前或者延迟接收。
档案馆(室)应随时采集、征集零散的具有保存价值的历史照片。
采集要求底片、照片、说明齐全。
底片与照片的影像相符。
说明格式正确，项目齐全，能准确揭示照片内容，反映整理情况。
案卷装订美观，要有卷内目录和卷内备考表。
有完整的、符合标准格式的案卷目录。
保管条件保存底片的适宜温湿度为：温度13~15℃，相对湿度 35%~45%。
保存照片的适宜温湿度为：温度14~24℃，相对湿度 40%~60%。
库房门窗应密封良好，采用机械通风时应加防尘罩。
底片应立放保管装具底片袋用半透明的中性纸和中性胶粘剂制成的 80mm×lOOmm 或者相应格的纸袋。
底片册由297mm×210mm 的插袋式芯页组成，用于贮存单张底片。
底片盒95mm×95mm 的纸盒，用于贮存大张底片。
卷筒纸芯用于保存大张底片、照片的装具。
其推荐内径为Ф76.4+20mm，壁厚 2~3mm。
保管要求照片档案入库前要进行检查，防止受污染的照片入库。
a. 黑白底片入库前要进行水洗处理；b. 照片水洗后要上光；c. 对受污染的照片、底片要进行必要的技术处理。
接触底片的人员应带洁净的手套操作，防止汗渍污染底片。
库房内昼夜温度变化不应大于±3℃，湿度变化不能大于±5%。
对本馆(室)收藏的照片档案要根据具体情况定期检查。
照片档案管理规范GB/T 11821-20021 范围本标准规定了银盐感光材料照片档案的收集要求、整理程序和保管条件。
本标准适用于各级各类档案室、档案馆的照片档案管理。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB／T 7156 文献保密等级代码GB／T15418 档案分类标引规则DA／T18 档案著录规则DA／T19 档案主题标引规则JGJ 25 档案馆建筑设计规范中华人民共和国档案法实施办法国家档案局关于机关档案保管期限的规定国档发[1987]27号中华人民共和国保守国家秘密法中华人民共和国保守国家秘密法实施办法3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。
3．1照片档案 photographic archives国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。
照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。
3．2芯页 photo holder用以固定照片或底片，并标注说明的中性偏碱性纸质载体，是照片册、底片册的组成单元。
4 照片档案的收集4．1 收集范围4．1．1 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。
4．1．1．1 领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。
4．1．1．2 本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
4．1．1．3 记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。
4．1．2 记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。
4．1．3 其他具有保存价值的照片。
4．2 收集要求4．2．1 对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有。
中华人民共和国国家标准照片档案管理规范为加强照片档案管理，建立和健全照片档案管理制度，更好地开发利用照片档案信息资源，服务社会主义现代化建设，特制定本规范。
1 主题内容和适用范围本规范规定了照片档案的收集工作，整理程序和保管条件。
本规范适用于常规照片档案的管理。
不适用于专门保管照片的档案馆。
2 引用标准GB 3792.5 档案著录规则GB 9705 文书档案案卷格式JGJ 25 档案馆建筑设计规范3 名词术语3.1照片档案国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。
3.1.1常规照片档案用一般照相机和普通胶片，采用可见光使胶片感光的照片档案。
常规照片档案包括底片、照片和说明三部分。
3.2芯页固定照片和底片，以及标注说明的纸质载体，是组成照片档案案卷的材料。
3.3大照片凡是不宜用芯页固定的照片，统称为大照片。
3.4大底片凡是不宜用插袋式芯页保存的底片，统称为大底片。
4 照片档案的收藏4.1收藏范围4.1.1反映某单位主要职能活动和工作成果的照片档案。
4.1.2领导人和著名人物参加与某单位、某地区有关的重大公务活动的照片档案。
4.1.3某单位组织或参加的重要外事活动的照片档案。
4.1.4记录某单位、某地区重大事件、重大事故，自然灾害及异常现象的照片档案。
4.1.5反映某地区地理，古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案。
4.1.6与其他载体档案有密切联系的照片档案。
4.1.7其他具有保存价值的照片档案。
4.2收集时间4.2.1归档时间照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并编写说明，及时向档案室归档，或随其他载体档案一起归档。
4.2.2档案馆接收时间4.2.2.1依照《档案馆工作通则》的规定，照片档案应随立档单位其他载体形态的档案同时接收。
4.2.2.2在特殊情况下，经协商档案馆可以提前或延迟接收。
4.2.3档案馆(室)应随时收集、征集零散的具有保存价值的历史照片。
照片档案管理规范（GB/T 11821 －2002）1 范围本标准规定了银盐感光材料照片档案的收集要求、整理程序和保管条件。
本标准适用于各级各类档案室、档案馆的照片档案管理。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改中（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T7156文献保密等级代码GB/T15418档案分类标引规则18 档案著录规则DA/T19 档案主题标引规则DA/TJGJ25 档案馆建筑设汁规范《中华人民共和国档案法实施办法》《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》国档发〔1987〕27 号《中华人民共和国保守国家秘密法》《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准3.1 照片档案photograpkicarchives国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。
照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。
3.2 芯页photokolder 用以固定照片或底片，并标注说明的中性偏碱性纸质载体，是照片册、底片册的组成单元。
4 照片档案的收集4.1 收集范围4.1.1 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片。
4.1.1.1 领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。
4.1.1.2 本单位组织或参加的重要外事活动的照片。
4.1.1.3 记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片。
4.1.2.4 记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片。
4.1.3 其他具有保存价值的照片。
4.2 收集要求4.2.1 对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有。
中华人民共和国国家标准照片档案管理规范
为加强照片档案管理，建立和健全照片档案管理制度，更好地开发利用照片档案信息资源，服务社会主义现代化建设，特制定本规范。
1 主题内容和适用范围
本规范规定了照片档案的收集工作，整理程序和保管条件。
本规范适用于常规照片档案的管理。
不适用于专门保管照片的档案馆。
2 引用标准
GB 3792.5 档案著录规则
GB 9705 文书档案案卷格式
JGJ 25 档案馆建筑设计规范
3 名词术语
3.1照片档案
国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。
3.1.1常规照片档案
用一般照相机和普通胶片，采用可见光使胶片感光的照片档案。
常规照片档案包括底片、照片和说明三部分。
3.2芯页
固定照片和底片，以及标注说明的纸质载体，是组成照片档案案卷的材料。
凡是不宜用芯页固定的照片，统称为大照片。
3.4大底片
凡是不宜用插袋式芯页保存的底片，统称为大底片。
4 照片档案的收藏
4.1收藏范围
4.1.1反映某单位主要职能活动和工作成果的照片档案。
4.1.2领导人和著名人物参加与某单位、某地区有关的重大公务活动的照片档案。
4.1.3某单位组织或参加的重要外事活动的照片档案。
4.1.4记录某单位、某地区重大事件、重大事故，自然灾害及异常现象的照片档案。
4.1.5反映某地区地理，古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案。
4.1.6与其他载体档案有密切联系的照片档案。
4.1.7其他具有保存价值的照片档案。
4.2收集时间
4.2.1归档时间
照片冲洗加工后，由摄影者或承办单位整理并编写说明，及时向档案室归档，或随其他载体档案一起归档。
4.2.2档案馆接收时间
4.2.2.1依照《档案馆工作通则》的规定，照片档案应随立档单位其他载体形态的档案同时接收。
4.2.2.2在特殊情况下，经协商档案馆可以提前或延迟接收。
4.2.3档案馆(室)应随时收集、征集零散的具有保存价值的历史照片。
4.3.1底片、照片、说明齐全。
4.3.2底片与照片的影像相符。
5 照片档案的整理
应以有利于保持照片档案的有机联系，有利于保管，便于为利用者提供服务为整理原则。
照片档案的底片应单独整理和存放，照片和说明一同整理和存放。
5.1底片整理方法
5.1.1底片分类将一个全宗内的底片分成负片和反转片两种，并单独整理和存放。
5.1.2底片的编号
5.1.2.1在全宗内编流水号。
格式如下：
全宗号──底片号
例：13—535
5.1.2.2底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边处。
5.1.3底片放入底片袋内保管，底片袋的右上方应标明底片号。
大底片应在药膜面垫衬柔软的中性纸张后，缠在卷筒纸芯上，外面用衬纸包装并注明底片号。
5.1.4按底片号顺序将底片插入底片册。
5.2说明的编写方法和要求
5.2.1符号说明的项目有：
照片号、底片号和参见号。
5.2.1.1照片号：案卷内照片的顺序号
5.2.1.2底片号：按5.1.2条要求赋予的编号。
5.2.1.3参见号：与本张(组)照片有联系的其他档案的档号。
格式如下：
(类别)档号；(类别)档号
例：(文书档案)13—2—58；
(科技档案)G—J一28
5.2.2文字说明的成分和编写要求
5.2.2.1文字说明的成分包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。
a. 事由：照片影像所反映事件，事物的情由；
b. 时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；
c. 地点：被摄物所在的具体地点；
d. 人物：照片影像上主要人物的姓名、身分；
e. 背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；
f. 摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。
5.2.2.2文字说明的编写要求
a. 综合运用5.2.2.1条中的六个要素，概括地揭示照片影像反映全部信息。
b. 文字简洁、语言通顺。
一般不超过200字；
c. 用阿拉伯数字表示时间。
年、月、日用“.”表示。
例；1953年3月22日写作1953.3.22.
5.2.3总说明和分说明
5.2.3.1一般应以照片的自然张为单元编写说明，一组(若干张)联系密切的照片应加总说明。
5.2.3.2凡已加总说明的照片分别编写简要的分说明，并注*号。
5.2.4说明的格式
5.2.4.1说明采用横写格式，宽度可根据情况灵活掌握，最窄不得小于50mm。
5.2.4.2说明应分段书写，格式如下：
照片号／底片号拍摄时间
文字说明
参见号摄影者
5.2.4.3单张照片的说明在照片正下方书写，也可在照片右侧或左侧书写。
总说明在第一张照片的上方书写。
5.2.4.4大照片的说明可另纸书写，一同保存。
5.2.4.5反转底片的说明应在插袋式芯页上书写。
5.3照片的整理方法
5.3.1照片的分类一般应在全宗内按年代──问题进行分类。
分类应保持前后一致，不能随意变动。
5.3.2根据分类情况，将照片与说明—起固定在芯页上，并组成案卷。
芯页的规格为297mm×210mm。
5.3.3根据照片的规格、画面和说明的字数确定照片固定位置。
5.3.4照片必须固定在芯页正面(装订线右侧)。
5.3.5案卷内的芯页以三十页左右为宜。
5.3.6卷内目录：
以照片的自然张或有总说明的若干张为单元填写卷内目录(见图1)。
a. 照片号：参见5.2.1.1；
b. 照片题名：在尽量保证基本要素内容完整的前提下，将文字说明改写成照片名称。
照片名称不应超过50字；
c.参见号：参见5.2.1.3。
5.3.7卷内备考表可采用GB9705中的卷内备考表。
卷内备考表应放在案卷的最后一页。
5.3.8卷皮格式可采用文书档案的卷皮或专用卷皮。
5.3.9按照全宗号、目录号、案卷号的顺序排列案卷，上架保存。
5.3.10大张照片、反转片应与其他照片一同组卷，单独存放，并在卷内目录的备考栏内注明“大张”，“反转片”。
5.4编目
5.4.1案卷目录格式见图2(规格参见《机关档案工作业务建设规范》3.4条)。
5.4.2案卷目录备考表可采用GB9705中的297mm×210mm规格的案卷目录备考表。
5.4.3照片档案著录
依照GB3792.5进行。
5.5照片的整理要求
5.5.1照片要组成案卷(保管单位)。
5.5.2案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题。
5.5.3档号规范、准确、清晰，不得出现重编、漏编及空号现象。
5.5.4说明格式正确，项目齐全，能准确揭示照片内容，反映整理情况。
5.5.5案卷装订美观，要有卷内目录和卷内备考表。
5.5.6有完整的、符合标准格式的案卷目录。
6 保管
6.1保管条件
6.1.1保存底片的适宜温湿度为：温度13～15℃，相对湿度35%～45%。
6.1.2保存照片的适宜温湿度为：温度14～24℃，相对湿度40%～60%。
6.1.3库房门窗应密封良好，采用机械通风时应加防尘罩。
6.2底片应立放
6.3保管装具
6.3.1底片袋
用半透明的中性纸和中性胶粘剂制成的80mm×lOOmm或相应格的纸袋。
6.3.2底片册
由297mm×210mm的插袋式芯页组成，用于贮存单张底片。
6.3.3底片盒
95mm×95mm的纸盒，用于贮存大张底片。
6.3.4卷筒纸芯
用于保存大张底片、照片的装具。
其推荐内径为Ф76.4+20mm，壁厚2～3mm。
6.4保管要求
6.4.1照片档案入库前要进行检查，防止受污染的照片入库。
a. 黑白底片入库前要进行水洗处理；
b. 照片水洗后要上光；
c. 对受污染的照片、底片要进行必要的技术处理。
6.4.2接触底片的人员应带洁净的手套操作，防止汗渍污染底片。
6.4.3库房内昼夜温度变化不应大于±3℃，湿度变化不能大于±5%。
6.4.4对本馆（室）收藏的照片档案要根据具体情况定期检查。
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