档案归档细则

一、总则为规范档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本细则。

二、归档时限要求1. 文书档案：（1）一般文书档案：自文件形成之日起，次年1月底前归档。

（2）重要文书档案：自文件形成之日起，7个工作日内归档。

（3）保密文书档案：自文件形成之日起，3个工作日内归档。

2. 科技档案：（1）一般科技档案：自项目完成后，次年1月底前归档。

（2）重要科技档案：自项目完成后，5个工作日内归档。

（3）保密科技档案：自项目完成后，3个工作日内归档。

3. 会计档案：（1）一般会计档案：自会计年度结束后，次年5月底前归档。

（2）重要会计档案：自会计年度结束后，4个工作日内归档。

（3）保密会计档案：自会计年度结束后，3个工作日内归档。

4. 人事档案：（1）一般人事档案：自员工入职或离职之日起，次年1月底前归档。

（2）重要人事档案：自员工入职或离职之日起，5个工作日内归档。

（3）保密人事档案：自员工入职或离职之日起，3个工作日内归档。

三、档案整理时限要求1. 文书档案整理：自归档之日起，15个工作日内完成整理。

2. 科技档案整理：自归档之日起，20个工作日内完成整理。

3. 会计档案整理：自归档之日起，10个工作日内完成整理。

4. 人事档案整理：自归档之日起，10个工作日内完成整理。

四、档案验收时限要求1. 文书档案验收：自整理完成之日起，5个工作日内完成验收。

2. 科技档案验收：自整理完成之日起，7个工作日内完成验收。

3. 会计档案验收：自整理完成之日起，5个工作日内完成验收。

4. 人事档案验收：自整理完成之日起，5个工作日内完成验收。

五、档案利用时限要求1. 档案查阅：自提出查阅申请之日起，5个工作日内提供档案。

2. 档案复制：自提出复制申请之日起，10个工作日内提供档案。

六、附则1. 本细则自发布之日起实施。

2. 本细则由本单位档案管理部门负责解释。

人事档案归档要求首先，人事档案归档要求包括以下几个方面。

1.文件完整性：归档的人事档案文件必须完整，不得有缺失。

如果有缺失，应当尽快找出原因，并在补充后进行归档。

2.文件顺序性：人事档案归档要求文件的顺序性，即按照一定的顺序进行归档。

一般按照时间的先后顺序进行排序，或者按照档案编号的顺序进行排序。

3.文件编目清晰：人事档案归档要求文件的编目清晰，即每个文件都应该有明确的文件名和编号。

文件名要简明扼要，并能准确代表文件内容。

文件编号要唯一，并能方便检索。

4.文件分类整齐：人事档案归档要求文件的分类整齐，归类明确。

根据文件的性质和内容，可以将人事档案分为个人基本信息、教育背景、工作经历、奖惩记录等不同类别，并在归档时进行明确的标注。

5.文件存放安全：人事档案归档要求文件的存放安全，确保文件不受损坏和丢失。

一般情况下，人事档案应存放在特定的档案柜或保险箱中，以防止文件被盗、遗失或受到损坏。

6.文件检索方便：人事档案归档要求文件的检索方便。

为了方便管理和使用，可以在文件上设置索引或标记，以便快速找到需要的文件。

另外，可以使用电子档案管理系统，提高档案检索的效率。

其次，人事档案归档要求还可以根据企业的实际情况进行一些补充和细化。

2.归档流程：制定完整的归档流程，并进行明确的工作任务分配，确保归档工作的顺畅进行。

3.档案保管期限：确定不同类别的人事档案的保管期限，根据法律法规和企业的实际情况进行规定。

过期的档案可以根据需求进行合理的销毁。

最后，人事档案归档要求的目的是为了方便管理和使用人事档案，确保档案的完整性和安全性，提高企业的管理效率。

通过遵循以上要求，可以有效地管理和利用人事档案，为企业的发展提供有力的支持。

厦门市《归档文件整理规则》实施细则为适应文档一体化和档案管理现代化的需要，规范归档文件的整理方法，提高工作效率，保证整理工作质量，根据中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），结合我市文书档案工作的实际需要，制定本实施细则。

第一条适用范围本细则适用于全市各级机关、团体和其他社会组织。

第二条定义一、归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

二、归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

第三条整理原则归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

第四条质量要求一、归档文件应齐全、完整、准确。

已破损的文件应予修裱，字迹模糊或易退变的文件、热敏传真纸文件应予复制，并附于原件后一并归档。

二、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

文件整理归档时要去除金属物，纸张幅面尺寸超过国际标准A4型的按A4规格加以折叠。

第五条整理单位归档文件的整理，以件为单位进行。

一般以每份文件为一件。

文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；来文与复文为一件，经过若干层次办理的来文复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来装订方式一册（本）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，装订在一起作为一件；重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次修改稿（包括定稿）各为一件；会议记录以每次会议记录为一件(用记录本记录的，一本为一件)；成套的会议材料应将会议通知、名单、讲话等文件各作为一件；计算机及网络环境下形成的文件，若定稿无重要修改手迹或无领导批示的，正文与发文稿纸为一件。

第六条整理方法一、装订1、归档文件应按件装订。

装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文本在前，其它文本在后。

档案收集整理归档制度
一、按照《中华人民共和国档案法》和《医药卫生档案管理暂行办法》规定，本科室工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，由本科室档案室指导、监督、协助科室各小组进行整理归档，任何人不得无故拒绝归档。

二、各小组、各岗位工作人员要将本职工作产生的、应归档的不同载体的文件材料或实物，及时收集完整，交本小组兼职档案员，兼职档案员按归档范围及时进行收集整理，做到文件印件与定稿齐全；请示与批复齐全；正文与附件齐全；会议文件齐全；图纸与文字说明齐全；照片、声像与底片和文字说明齐全；电子文件与相应纸质文件齐全；帐薄与凭证齐全。

三、凡是应归档的文件材料，要求字迹工整、清晰，不得用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、彩笔书写或签发文件。

对不符合归档整理要求的，将退回原小组重新整理，以确保质量。

四、上年度文书档案的归档时间，应于每年 6 月 30 日前全部完成，科技档案应于项目完成后 2 个月内归档，照片、声像、实物档案即时移交，并按要求办理交接手续。

五、科室档案室根据以上规定随时检查、验收整理归档材料，发现违规现象，按相应规定对小组负责人和相关责任人进行处罚。

档案收集和归档工作规范第一条应纳入归档范围的材料包括但不限于在日常经营管理活动中形成的档案；设立临时机构处理专项工作、处置突发事件、举办重要活动等形成的档案；承担重大项目、重大课题等形成的档案；其它需要归档的材料。

第二条归档文件包括纸质文件、电子文件，光盘、照片、实物等各种形式的资料。

第三条归档文件时间（一）归档文件应在次年三月前完成，由XXX各部门档案归档人员编制移交清册。

电子文件归档与纸质文件归档同步完成。

（二）光盘、照片、实物等形式的资料应在工作结束后及时归档。

（三）对于专业性文件、特殊载体文件、机M性强的文件、分散的文件、形成规律较为特殊的文件及每年归档不利于工作查考利用的文件应与档案管理部门沟通，根据实际工作需求，可适当延长归档时间。

第十二条归档文件质量要求（一）归档文件能够全面、系统地反映XXX的工作面貌，能够完整记录XXX工作历史，有效维护各方面的合法权益。

（二）归档文件应尊重全宗原则。

形成的档案具有内在联系，作为一个全宗完整保存起来，保证档案内容的连续性和完整性。

（三）其他载体文件（照片、声像、实物等），要符合相关类别的国家标准或行业规则。

（四）归档文件必须完整、准确。

按照归档范围应归档的文件材料原件全部归档，文件材料的正文与附件、正文与定稿、请示件与批复件、转发件与被转发件完整，归档文件材料内容真实准确，签署和用印符合文书工作规范，纸质文件与电子件内容相符。

（五）对不符合上述要求，档案管理部门不予归档，有关部门重新整理后移交。

第十三条XXX各部门向档案管理部门报送归档文件时需编制移交清册，交接双方核对清册并签字确认。

移交清册一式两份。

不属于归档范围的文件材料，档案管理部门不予归档。

第十四条归档的文件材料原则上应为正本，正本缺失的可保存具有凭证价值的复制件，并在卷内文件目录中标明。

照片、图纸等档案须有拷贝件，拷贝件与原件应异地保存。

电子档案要与原数据一同留存。

第十五条归档文件材料的载体和字迹须符合耐久性要求。

档案归档目录著录细则1通用格式1.1责任者：所有责任者须填写单位全称或规范的简称。

如：单位全称：盐商集团人事行政部规范的简称：人事行政部不规范的简称：人事部责任者在著录时应前后保持一致。

如该文件为若干单位联合发文，最多填写三个责任者，被省略的责任者用“[等]”表示，各责任者之间用“；”隔开。

个人责任者（如单位领导年度述职报告、工作总结等），一般只著录姓名，必要时在姓名后著录与文件相应的单位、职务、职称，并加“（）”号。

会议责任者应写明会议全称、举行的届次数。

如：盐商集团2015年度工作会议第一次会议未署责任者或原责任者不完整、不准确时，应著录考证出正确的责任者，并加“[ ]”号。

1.2日期：所有日期均为8位阿拉伯数字表示，年份为4位，月、日用2位数字，足用“0”补齐。

如：92年1月23日正确写法为19920123错误写法：920123 或者1992123如果原文没有精确到日，又不能考证的，日期两位用“00”补齐。

如：原文日期为92年12月正确写法为：19921200如果若干份文件作为一份文件存档，则格式为“最早日期-最晚日期”如：19920101-199203211.3文号：应写全称，年份为4位，括号用方括号“[ ]”表示。

如：原文写法：盐商(人事)发第2015-【011】号正确写法：盐商[人事]发第2015-[011]号如原文有两个以上文件编号的，两者之间以“；”隔开。

2案卷目录格式要求2.1案卷目录著录项目：包括目录号、案卷号、档号、案卷题名、责任者、年度、页数、卷内件数、起始时间、终止时间、保管期限、密级、备注。

2.2著录格式：2.2.1档号：格式为“年度号-分类号”目录号用4位阿拉伯数字表示，分类号用2位英文字母表示一级二级分类号中间用“•”隔开，目录号与分类号中间用半角横线“-”隔开。

位数不足的，以“0”补齐。

如：年度号为2015，分类号为经营管理下资产管理类的档案，档号应为：2015-JG•zg2.2.2案卷题名：一般照录原文，原题名确有错误或不能揭示案卷内容时，应修改后再著录。

档案归档规则
档案归档规则是指对档案进行分类、整理、保存和管理的一系列规定。

根据档案管理的原理和要求，一般包括以下规则：
1. 分类规则：按照业务或内容进行分类，确定档案的主题和类别。

档案可以按照机关、部门、项目、时间、地点等进行分类。

2. 编目规则：采用一定的编码规则和名称规范，对档案进行标识和描述。

编目规则应包括档号、标题、制作单位、编制日期等内容。

3. 整理规则：将档案文件按照一定的次序和方法进行整理。

包括对文件进行清点、排列、分类、装订等工作。

4. 存储规则：根据档案的性质和形态，确定存储的方式和环境。

对于纸质档案，可以采用文件柜、书架等设备进行存放；对于电子档案，可以采用服务器、硬盘等设备进行存储。

5. 保存期限规则：不同类型的档案根据其重要性和需要，制定相应的保存期限。

根据国家有关法律法规和规定，确定档案的保存期限。

6. 借阅规则：对档案的借阅和使用进行管理。

规定借阅的条件、手续和期限，以及借阅后的返还和归档要求。

7. 销毁规则：对无用的档案进行销毁处理。

按照国家有关法律法规和规定，制定档案销毁的条件、程序和方式。

这些规则有助于确保档案的完整性、可用性和安全性，提高档案管理的效率和质量。

一、归档范围1. 公司在物业管理服务、内部各项管理工作中形成的各种文字、图表、帐册、模型、样品、实物、照片、影片、录音、录像、磁盘、光盘等材料。

2. 公司各部门、子公司、分支机构等在业务活动中产生的各类文件、资料、报告、报表、合同、协议、通知、函件等。

3. 公司参加各类会议、培训、研讨、评审等活动的记录、文件、资料等。

4. 公司员工的人事档案、培训档案、考核档案、奖惩档案等。

5. 公司涉及的法律、法规、政策、标准、规范等文件。

二、归档要求1. 归档文件应原件（特别情况下可用复印件代替），要完整、准确、系统，各种签证手续完备，字迹清晰。

2. 归档文件应按照归档范围进行分类，分为永久、长期、短期档案，分别按照国家档案管理部门的规定进行保管。

3. 归档文件应在文件形成后的规定时间内归档，逾期未归档的，由相关部门负责人进行追责。

4. 归档文件应按照以下顺序进行排列：（1）文件标题；（2）文件编号；（3）文件形成日期；（4）文件来源；（5）文件内容摘要。

5. 归档文件应进行编号、编目、立卷、装订等工作，确保档案的完整性和可查询性。

6. 归档文件应按照档案保管要求，进行存放、保管、防护、修复等工作，确保档案的安全、完整、可用。

三、归档流程1. 归档部门将文件整理完毕后，填写《归档文件登记表》，由归档部门负责人签字确认。

2. 档案管理部门对《归档文件登记表》进行审核，确认文件符合归档要求后，办理归档手续。

3. 档案管理部门将归档文件进行编号、编目、立卷、装订等工作，并建立档案目录。

4. 档案管理部门将归档文件存放在档案室，并做好防火、防盗、防光、防尘、防有害气体、防有害生物等防护措施。

四、归档责任1. 归档部门负责将文件整理完毕后，按照归档要求进行归档。

2. 档案管理部门负责归档文件的审核、编号、编目、立卷、装订、存放、保管、防护、修复等工作。

3. 公司各部门、子公司、分支机构等负责人对所辖范围内的归档文件负责。

陕西省归档文件整理实施细则第一条为适应档案管理现代化的需要，规范归档文件的整理方法，提高工作效率，依据中华人民共和国行业标准DA/T22-2000《归档文件整理规则》，结合我省的实际情况，制订本细则。

第二条本细则适用于陕西省各级机关、团体、及其它社会组织在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料整理。

并可供专业档案，（如诉讼、教学）等纸质载体档案的整理参照使用。

第三条本细则规定了归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒等具体整理方法。

第四条归档文件的整理,是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

归档文件的整理单位是件。

一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件（定稿过厚的，也可单独为一件）；正文与附件为一件（附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件）；文件附有文件处理单、拟办单或领导批示的签批条的，应与文件同为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图表等可按其本来的装订方式，一册（本）为一件；来文与复文（指联系密切的来往性质的文件材料，如请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等）可作为一件。

第五条归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。

第六条归档文件应齐全完整，已破损文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应采取字迹固定、恢复、复制等保护措施，超大纸张应按照标准折叠，文件修整应使用符合档案保护要求的材料并以最大限度保护文件的原貌。

第七条归档文件的装订，应以件为单位装订。

（一）对于短期档案和已装订成册不便拆钉的刊物、书籍等，可以保持原貌，不再拆钉重装。

（二）装订方式和用品应符合档案保护要求，对归档文件无损害，不影响档案的保存寿命。

装订方式可采用线装、胶粘、不锈钢钉（夹）、燕尾夹、无酸纸封套等。

（三）装订排序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字在后；中文本在前，外文本在后；有文件处理单的，可放在文件之前作为首页。

档案整理归档工作制度一、总则为了加强档案整理归档工作，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，结合本单位的实际情况，制定本制度。

二、档案整理归档工作的任务和原则1. 档案整理归档工作的任务是对单位形成的各类档案进行收集、整理、归档和保管，以便于保管和利用。

2. 档案整理归档工作应遵循完整性、准确性、连续性、安全性原则，确保档案资料的系统性、完整性和规范性。

三、档案整理归档工作的组织和职责1. 设立档案管理部门，负责组织、指导和监督档案整理归档工作。

2. 各部门应指定专人负责本部门形成的档案的收集、整理和归档工作。

3. 档案管理部门应对各部门的档案整理归档工作进行定期检查和指导，确保档案资料的完整、准确和安全性。

四、档案整理归档工作的流程和要求1. 档案整理归档工作应按照以下流程进行：收集、整理、归档、编目、保管。

2. 收集：各部门应按照档案管理部门的要求，及时收集和积累本部门形成的各类档案。

3. 整理：各部门应按照档案管理部门的指导，对收集到的档案进行分类、排序、摘录、编写目录等整理工作。

4. 归档：各部门应将整理好的档案按照档案管理部门的要求归档，并填写归档清单。

5. 编目：档案管理部门应对归档的档案进行编号、编写目录、制作索引，以便于查找和利用。

6. 保管：档案管理部门应按照档案保管的要求，对归档的档案进行安全保管，确保档案资料的安全性。

五、档案整理归档工作的时间要求1. 各部门应在每年年底前完成对本部门形成的档案的收集、整理和归档工作。

2. 档案管理部门应在每年年初对上一年度归档的档案进行编目和保管工作。

六、档案整理归档工作的考核和奖惩1. 档案管理部门应定期对各部门的档案整理归档工作进行考核，对工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励。

2. 对未按照要求进行档案整理归档工作的部门和个人，档案管理部门应给予批评和通报，并督促其及时纠正。

七、档案整理归档工作的培训和宣传1. 档案管理部门应定期组织档案整理归档工作的培训，提高各部门档案工作人员的业务水平和工作能力。