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一、总则为了规范大学信访档案管理工作，确保信访档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。
二、信访档案的定义及范围信访档案是指学校在处理师生员工、社会公众来信来访过程中形成的具有保存价值的文件、资料、录音录像等。
主要包括：1. 信访信函、电子邮件、电话记录等；2. 信访接待记录、调查报告、处理意见等；3. 信访事项的答复、反馈材料等；4. 信访工作的总结、汇报、分析等；5. 其他与信访工作相关的文件、资料。
三、信访档案的管理职责1. 学校档案管理部门负责全校信访档案的统一管理，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作。
2. 各部门负责本部门信访档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、归档等。
3. 信访部门负责信访档案的接收、登记、传递、处理等工作。
四、信访档案的收集与整理1. 信访档案的收集：各部门在处理信访事项时，应按照本制度要求，及时、完整地收集信访档案材料。
2. 信访档案的整理：档案管理部门应根据档案材料的性质、内容和时间顺序，进行分类、编目、装订等整理工作。
3. 信访档案的归档：整理好的信访档案应及时归档，归档时应注明档案的名称、数量、时间等信息。
五、信访档案的保管与利用1. 信访档案的保管：档案管理部门应按照国家档案管理的有关规定，对信访档案进行妥善保管，确保档案的完整、安全和有效利用。
2. 信访档案的利用：档案管理部门应提供信访档案的查阅、复制、摘抄等服务，为学校教学、科研、管理等工作提供有力支持。
3. 信访档案的保密：档案管理部门应严格执行国家保密法律法规，对涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的信访档案，应加强保密管理。
六、信访档案的鉴定与销毁1. 信访档案的鉴定：档案管理部门应定期对信访档案进行鉴定，对失去保存价值的档案，应按照国家档案管理的有关规定进行销毁。
2. 信访档案的销毁：销毁信访档案时，应严格按照国家档案管理的有关规定进行，确保档案的完整性和安全性。
第一章总则第一条为加强本单位的档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案管理工作的效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条档案管理工作应遵循以下原则：（一）依法管理：严格遵守国家档案管理的法律法规，确保档案工作的合法性和规范性。
（二）统一管理：实行集中统一管理，确保档案的完整性和连续性。
（三）科学管理：运用现代管理手段，提高档案管理工作的科学化水平。
（四）安全保密：加强档案安全保密工作，确保档案信息安全。
第二章档案管理机构及职责第四条本单位设立档案管理部门，负责档案管理工作的组织实施和监督检查。
第五条档案管理部门的主要职责：（一）贯彻执行国家档案管理的法律法规和方针政策；（二）制定本单位档案管理制度和操作规程；（三）负责档案的收集、整理、归档、保管和利用；（四）负责档案信息资源的开发和利用；（五）负责档案安全保密工作；（六）对各部门档案管理工作进行业务指导和监督检查。
第三章档案收集与整理第六条档案收集范围：（一）本单位形成的各类文件、资料、图表、照片、录音、录像等；（二）与单位业务相关的各类合同、协议、报表、报告等；（三）上级机关和有关部门颁发的文件、资料；（四）本单位内部印发的文件、资料。
第七条档案整理要求：（一）档案分类应遵循国家档案分类标准，并结合本单位实际情况；（二）档案编号应规范，便于查询和利用；（三）档案整理应保持文件的原貌，不得随意涂改、删减；（四）档案装订应整齐、牢固，便于保管和利用。
第四章档案保管与利用第八条档案保管要求：（一）档案库房应保持清洁、通风、防潮、防尘、防虫、防火、防盗；（二）档案存放应按分类、编号顺序排列，便于查找和利用；（三）档案管理人员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理；（四）档案借阅应办理借阅手续，严格履行归还手续。
第九条档案利用要求：（一）档案利用应遵循国家档案管理的法律法规，保护档案信息安全；（二）档案利用应遵循保密原则，不得泄露国家秘密和单位商业秘密；（三）档案利用应遵守档案管理制度，不得随意复制、摘抄、传播档案内容；（四）档案利用应注重档案信息的保护和利用，提高档案利用率。
第一章总则第一条为规范信访文书档案管理工作，保障信访工作的正常开展，维护信访档案的完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本部门实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本部门信访文书档案的收集、整理、保管、利用和销毁等各个环节。
第三条信访文书档案管理应遵循以下原则：（一）依法管理：严格遵守国家档案法律法规，确保信访档案的真实性、完整性、准确性和安全性。
（二）科学管理：采用科学的管理方法，提高信访档案管理的规范化、标准化和现代化水平。
（三）规范管理：建立健全信访档案管理制度，确保信访档案管理的有序、高效。
（四）服务为本：以满足信访工作需要为出发点，充分发挥信访档案在服务信访工作中的作用。
第二章组织机构及职责第四条本部门设立信访档案室，负责信访文书档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第五条信访档案室的主要职责：（一）负责制定信访档案管理制度，并组织实施。
（二）负责信访档案的收集、整理、归档工作。
（三）负责信访档案的保管、保护和修复工作。
（四）负责信访档案的利用和提供查询服务。
（五）负责信访档案的销毁工作。
第三章收集与整理第六条信访档案的收集范围：（一）信访来信、来访登记表、答复单、转办单、交办单等。
（二）信访案件调查报告、处理意见、回复意见等。
（三）信访案件相关证据材料、录音录像等。
（四）信访工作总结、分析报告、领导批示等。
第七条信访档案的整理要求：（一）按照档案分类标准，对收集到的信访档案进行分类、编号。
（二）对信访档案进行立卷、归档，确保档案的完整性和系统性。
（三）对信访档案进行编目、登记，建立档案目录。
第四章保管与保护第八条信访档案的保管要求：（一）档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施，确保档案安全。
（二）档案室应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。
（三）档案室工作人员应定期对档案进行消毒、防霉处理。
第九条信访档案的保护要求：（一）对破损、褪色、霉变的档案进行修复、复制，确保档案的完整性。
信访档案保密制度范本第一章总则第一条为增强信访工作的保密力度，确保信访工作的顺利进行，保护信访人的合法权益，依法维护社会稳定，特制定本制度。
第二条本制度适用于信访工作中涉及的所有档案管理活动，包括档案的收集、整理、保管、使用、调阅和销毁等环节。
第三条信访档案应当按照国家有关规定，并依法依规严格保密，不得泄露、篡改、丢失、损坏。
第四条信访档案保密涉及的范围包括信访人的基本信息、信访诉求、信访举报材料、信访处理决定、信访处理过程等。
第五条本制度由信访工作的相关单位负责制定和落实，监督部门应当对信访档案保密工作进行监督检查。
第六条违反本制度规定的，将依法追究责任，并承担相应的法律后果。
第二章信访档案保密的原则第七条信访档案保密工作要坚持以下原则：（一）依法依规：信访档案保密工作必须依法依规进行，遵守相关法律法规的规定。
（二）必要性：信访档案保密工作必须具备必要性，即在确保信访工作顺利进行和保护信访人权益的前提下，合理限制档案的使用和传播。
（三）综合治理：信访档案保密工作要与其他治理手段相结合，利用各种手段加强对信访档案的保密措施。
（四）安全可控：信访档案保密工作要确保信访档案的安全性和可控性，严格管理档案的访问权限，并采取相应的防护措施。
第三章信访档案保密的具体措施第八条收集措施：信访部门应当收集信访档案时，严格检查信访人的身份证明和无关人员的身份，确保真实可靠。
同时，对于信访档案内容敏感的，应当特别加强收集人员的审查和培训。
第九条整理措施：信访部门在整理信访档案时，要按照秘密等级要求将档案分类，并采取相应的防护措施，防止档案信息泄露。
第十条保管措施：信访档案应当存放在专门的保密场所，确保档案的安全。
保密场所应当设有相应的防护设施，如门禁系统、监控摄像等。
对于涉及国家秘密的信访档案，应当按照国家有关规定，采取更为严格的保密措施。
第十一条使用措施：信访档案的使用必须严格批准，使用人员要经过规范的培训和考核，确保正确处理档案。
第一章总则第一条为加强公司来访人员管理，确保公司安全与秩序，提高工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有来访人员，包括供应商、客户、合作伙伴、求职者等。
第三条来访人员档案管理应遵循依法、规范、安全、高效的原则。
第二章档案内容第四条来访人员档案包括以下内容：1. 个人基本信息：姓名、性别、年龄、身份证号码、联系方式、单位（或职业）等。
2. 来访目的：简要描述来访原因、目的和预期结果。
3. 来访时间：来访日期、时间及预计离开时间。
4. 来访方式：预约或直接来访。
5. 接待人员：接待来访人员的姓名、部门及联系方式。
6. 来访记录：来访过程中发生的重大事项、问题及处理结果。
7. 其他需要记录的信息。
第三章档案管理流程第五条档案收集1. 来访人员进入公司时，由接待人员负责收集来访人员档案。
2. 预约来访人员需提前提供个人基本信息和来访目的。
3. 直接来访人员需在接待室填写《来访登记表》。
第六条档案整理1. 接待人员将收集到的档案资料进行分类、归档。
2. 档案资料应按照时间顺序排列，便于查阅。
3. 档案资料应使用统一格式的文件夹或档案盒进行保管。
第七条档案保管1. 档案资料应存放在安全、防火、防盗的档案室。
2. 档案室应配备专业的档案保管设备，如温湿度控制设备、防虫设备等。
3. 档案室应定期进行清洁、消毒，确保档案资料的安全。
第八条档案查询与利用1. 查询档案资料需经公司领导批准。
2. 查询者应填写《档案查询申请表》，注明查询目的、内容。
3. 查询档案资料时，需在档案室进行，不得带出档案室。
4. 查询者应妥善保管查询到的档案资料，不得擅自复制、泄露。
第四章档案销毁第九条档案资料达到保管期限或因其他原因需销毁时，应按以下程序进行：1. 档案管理人员提出销毁申请，经部门负责人审核后报公司领导批准。
2. 档案管理人员填写《档案销毁清单》，列出销毁档案的名称、数量、时间等信息。
3. 档案销毁应在公司领导监督下进行，确保销毁过程安全、规范。
第一章总则第一条为加强信访举报件档案管理，规范档案收集、整理、归档、保管、利用等工作，确保档案的完整、准确、安全，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我单位实际，制定本制度。
第二条本制度适用于我单位接收、处理、归档的信访举报件档案。
第三条信访举报件档案管理应遵循以下原则：（一）真实性：档案内容应真实反映信访举报件办理情况。
（二）完整性：档案应全面、系统、连续地反映信访举报件办理全过程。
（三）准确性：档案内容应准确无误，便于查阅和利用。
（四）安全性：加强档案保管，确保档案安全。
第二章档案收集第四条信访举报件档案收集应遵循以下要求：（一）及时性：对已办理的信访举报件，应在办结后及时收集归档。
（二）完整性：收集的档案应包括信访举报件的原件、复印件、电子版等。
（三）准确性：收集的档案内容应与信访举报件办理情况相符。
第三章档案整理第五条信访举报件档案整理应遵循以下要求：（一）分类：按照信访举报件类型、办理部门、时间等分类整理。
（二）编号：对整理好的档案进行统一编号。
（三）装订：将档案按照编号顺序装订成册。
（四）封面：封面应注明档案名称、编号、整理人、整理日期等。
第四章档案归档第六条信访举报件档案归档应遵循以下要求：（一）归档时间：办结的信访举报件应在办结后一个月内归档。
（二）归档手续：归档时，应填写归档登记表，由归档人、审核人、负责人签字确认。
（三）归档地点：归档的档案应存放在档案室，由专人负责管理。
第五章档案保管第七条信访举报件档案保管应遵循以下要求：（一）安全：档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫等安全设施。
（二）清洁：档案室应保持清洁、整齐，定期进行消毒。
（三）温度湿度：档案室温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在40%-60%。
（四）保密：严格保密制度，防止档案泄露。
第六章档案利用第八条信访举报件档案利用应遵循以下要求：（一）查阅：查阅档案应填写查阅登记表，经批准后方可查阅。
（二）复制：复制档案应填写复制登记表，经批准后方可复制。
信访档案室管理制度范文信访档案室管理制度范文第一章总则第一条为加强信访工作，规范信访档案室管理，提高信访案件办理的效率和质量，特制定本管理制度。
第二条本管理制度适用于信访档案室的组织、管理和服务工作。
第三条信访档案室是公安机关信访工作的重要部门，负责收集、整理、保管、利用和销毁信访档案，为信访部门提供各类档案资源，保障信访工作的顺利进行。
第四条信访档案室应当遵守国家有关档案管理的法律法规和规范性文件，严格履行保密、保护个人隐私的责任，维护信访中当事人的合法权益。
第二章组织第五条信访档案室的领导由公安局信访部门负责，具体的管理工作由信访档案室主任负责。
第六条信访档案室应当根据工作需要，组织相应的工作人员，合理配置人力资源，建立合理的岗位设置和工作分工。
第七条信访档案室主任应具备良好的政治素质和业务水平，能够熟练掌握档案管理工作的理论和实践知识。
第八条信访档案室应当建立健全内部工作制度，明确各项工作任务，制定工作计划，提高工作效率。
第三章功能第九条信访档案室应当按照司法档案管理的要求，负责收集、整理和保管信访过程中产生的各类档案资料。
第十条信访档案室应加强与公安司法鉴定机构和其他相关部门的联系与合作，及时获取相关鉴定等档案材料。
第十一条信访档案室应定期开展信访档案的研究和整理工作，提供质量较高的信访案例和经验。
第十二条信访档案室应当对收集的档案资料进行鉴别、整理和编目，确保档案信息的准确性和完整性。
第十三条信访档案室应设立合理的档案使用制度，提供便捷的档案查询和复制服务，为信访部门提供及时、准确、完整的档案信息。
第四章保管和销毁第十四条信访档案室应当建立安全稳定的档案保管环境，确保档案安全和利用。
第十五条信访档案室应当制定档案保管制度，明确档案的保密级别、存储期限和利用范围。
第十六条信访档案室应定期对存放的档案资料进行检查和整理，发现问题及时处理并采取相应的防护措施。
第十七条信访档案室应制定档案销毁管理制度，明确档案销毁的程序、方法和责任人。
一、总则为加强信访局信件档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用率，根据《中华人民共和国档案法》、《档案管理实施办法》及相关法律法规，结合我局实际情况，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 信访局接收的群众来信、来电、来访记录及处理结果；2. 信访局内部形成的信访工作文件、资料、会议记录等；3. 信访局与其他单位、部门之间交换的信访工作相关文件；4. 信访局对外发布的信访工作信息、通报等。
三、档案管理制度1. 档案收集：信访局应按照档案收集范围，及时、全面地收集信访工作档案。
收集过程中，应确保档案的完整、准确、系统和安全。
2. 档案整理：信访局应建立健全档案整理制度，对收集到的档案进行分类、编目、整理。
档案整理应遵循以下原则：（1）按照档案内容、形式、时间等进行分类；（2）对同一类档案，按照重要程度、时间顺序等进行排序；（3）对归档的档案，应进行编号、编制目录。
3. 档案归档：信访局应按照档案归档制度，对整理好的档案进行归档。
归档时应遵循以下要求：（1）档案归档前，应进行质量检查，确保档案的完整、准确、系统和安全；（2）档案归档后，应按照档案类别、编号、时间等进行存放，确保档案的有序管理；（3）档案归档后，应建立档案目录，方便查阅。
4. 档案保管：信访局应建立健全档案保管制度，对档案进行妥善保管，确保档案的安全。
保管过程中，应遵循以下要求：（1）档案库房应保持干燥、通风、防潮、防尘、防虫、防鼠；（2）档案柜应使用防火、防盗、防潮、防尘的专用档案柜；（3）档案管理人员应定期对档案进行检查、维护，确保档案的完好。
5. 档案利用：信访局应建立健全档案利用制度，为档案用户提供方便、快捷的档案服务。
档案利用过程中，应遵循以下要求：（1）档案提供利用应遵循“合法、真实、准确、及时”的原则；（2）档案利用者应遵守档案保密制度，不得泄露国家秘密、商业秘密和个人隐私；（3）档案利用者应爱护档案，不得损坏、涂改、撕毁档案。
信访档案管理细则范本工作行为规范系列GL实用范本| DOCUMENT TEMPLATE编号：FS-QG-Example of Petition File Management Rules说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。
访档案的归档范围和原则一、归档范围。
访部门在工作中形成的文件、资料很多，要根据历史价值，分为永久、长期、短期三类归档保存。
如果不加区别地全部归档保存，既不便于保存和利用，又会造成人力、物力浪费。
需要归档保存的主要是:(一)中央和各级党政机关下达的有关访方面的政策性文件、规定、指示、简报、电话记录、重要函件等。
(二)本单位收拾整顿编印上送的重要访摘报、综合摘报、简报、刊物(包括所附原)和卖力人的指示意见。
(三)党政领导同志给群众的复、复制件。
(四)本单位直接办理或联合调查处理或向下交办的重GL实用范本| DOCUMENT TEMPLATE要案件材料，包括申述材料，卖力人或上级机关的指示、函件，交办，催办函件和德律风记实，查证材料，案情阐发研究或联合办案会议纪录，调查处理敷陈，了案敷陈，审理了案材料，带领批结件等。
(五)办和接待来访的登记、记实材料，如来登记卡片或簿册、接访记实等。
(六)访工作会议的通知、报告、讲话、会议纪录等、简报、日程安排、参加人员名单及会议所发的典型材料。
(七)访部门的事情计划、总结、请示敷陈、业务扶植资料、规章制度、统计报表等。
(八)访机构、人事变动方面的有关资料。
二、归档原则。
访工作的文件、材料归档时，应掌握以下原则:(一)归档的文件、材料，应当是具有一定查考利用价值的。
否则，不应归档保存。
(二)归档的文件、材料，必须是办理完毕或告一段落的。
正在管理的，应由承办人暂时保存，待办完后再归档。
GL实用范本| DOCUMENT TEMPLATE(三)归档的文件、材料，必须按照文书立卷的原则和方法由文书处理人员整理立卷归档。
信访档案保密制度范本一、目的和适用范围本保密制度的目的是确保信访档案信息的保密性，防止泄露和滥用，保护相关当事人的合法权益。
本制度适用于全体信访部门和工作人员。
二、保密原则1. 保密工作依法进行，严格按照法律、法规和有关规定处理信访档案信息。
2. 信访档案信息仅限于工作需要的人员知悉，未经授权不得向外界泄露。
3. 信访部门和工作人员在履职过程中必须始终保持保密意识，严守秘密，对信访案件、信访当事人的隐私予以尊重。
4. 信访档案信息的使用、传输、存储要采取相应的技术和管理措施，防止信息泄露。
三、保密责任1. 信访部门负责制定信访档案保密工作规定并监督实施，确保保密制度的落实。
2. 信访部门应对工作人员进行保密教育培训，提高其保密意识和能力。
3. 工作人员在接受工作任务前，应明确知晓信访档案信息的保密要求，签署保密承诺书。
4. 工作人员不得擅自调取、复制、传播或外传信访档案信息。
对于因职务需要确实需要了解信访档案信息的人员，必须经过严格审批，并在授权范围内遵守相关保密规定。
5. 工作人员离职时应对其手中的信访档案资料进行交接，并签署保密承诺书，保证信访档案信息的保密。
四、保密措施1. 信访档案信息的存储和传输要采取安全可靠的方法，采用密码锁、防火墙等技术手段防止非法入侵和信息泄露。
2. 信访部门负责建立健全信访档案信息的查阅管理制度，确保信息的查阅必须在授权的范围内进行，并留下查阅记录。
3. 对于信访档案信息的打印、复印、传真、扫描等行为，应在必要的情况下设置密码保护，只允许授权人员进行操作。
4. 信访档案信息在传输过程中应采用加密方式进行，确保信息的安全传输。
5. 信访部门应对信访档案信息的存储情况进行定期检查和备份，确保信息的完整性和可靠性。
五、违反保密规定的处理1. 对于违反保密规定的工作人员，信访部门要及时进行调查，并依法追究其责任。
2. 对于故意泄露、滥用信访档案信息的人员，将依法追究其刑事责任。
工作行为规范系列信访档案管理细则范例（标准、完整、实用、可修改）编号：FS-QG-39250信访档案管理细则范例Example of Petition File Management Rules说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。
信访档案的归档范围和原则一、归档范围。
信访部门在工作中形成的文件、资料很多，要根据历史价值，分为永久、长期、短期三类归档保存。
如果不加区别地全部归档保存，既不便于保存和利用，又会造成人力、物力浪费。
需要归档保存的主要是:(一)中央和各级党政机关下达的有关信访方面的政策性文件、规定、指示、简报、电话记录、重要函件等。
(二)本单位整理编印上送的重要信访摘报、综合摘报、简报、刊物(包括所附原信)和负责人的批示意见。
(三)党政领导同志给群众的复信、复制件。
(四)本单位直接办理或联合调查处理或向下交办的重要案件材料，包括申诉材料，负责人或上级机关的批示、函件，交办，催办函件和电话记录，查证材料，案情分析研究或联合办案会议纪录，调查处理报告，结案报告，审理结案材料，领导批结件等。
(五)办信和接待来访的登记、记录材料，如来信登记卡片或簿册、接访记录等。
(六)信访工作会议的通知、报告、讲话、会议纪录等、简报、日程安排、参加人员名单及会议所发的典型材料。
(七)信访部门的工作计划、总结、请示报告、业务建设资料、规章制度、统计报表等。
(八)信访机构、人事变动方面的有关资料。
二、归档原则。
信访工作的文件、材料归档时，应掌握以下原则:(一)归档的文件、材料，应当是具有一定查考利用价值的。
否则，不应归档保存。
(二)归档的文件、材料，必须是办理完毕或告一段落的。
正在办理的，应由承办人暂时保存，待办完后再归档。
(三)归档的文件、材料，必须按照文书立卷的原则和方法由文书处理人员整理立卷归档。
凡反映主要信访活动需要永久保存的档案，应收集、整理、保管，不使档案原件分散。
立卷和归档的方法立卷就是将有共同点和联系密切的单份文件材料进行系统化的整理，按照它们在形成和处理过程中的联系，编成各个案卷。
立卷是保存文件材料的必要措施，是文件材料转化为档案的前提条件。
立卷工作包括:组卷、拟写案卷标题，卷内文件材料的排。
列卷与编号，填写卷内目录与备考表，案卷封面的编目与案卷装订。
一、立卷的要求。
立卷的基本要求是:按照信访工作活动的规律，保持文件材料之间的历史联系，反映出信访工作的历史面貌，并便于保管和查找利用。
为方便保管，信访档案要划分保管期限。
保管期限大体上可以分为永久、长期、和短期保存三个类型:(一)永久保存的档案，主要是领导机关的负责同志阅批的重要信访材料;有关信访方面的政策文件、规定、指示;信访工作会议文件;上级党政机关要报结果的案件;信访部门直接派人调查处理的案件;重大的农田、水利、山林纠纷等涉及面较大的案件;信访部门的规章制度、统计报表、简报等。
(二)长期保存的档案，一般是指保存十五年以上的材料。
主要有来信来访登记薄;要查报结果的案件和已结案的信访老户材料。
(三)短期保存的档案，主要是指不要报结果的信访转办单、来往便函;各地各部门的抄报材料;来访介绍信存根;不要下转的信件等。
二、立卷的方法。
信记部门工作中形成的行政文件，按照国家档案部门统一规定的立卷原则和方法立卷。
对于群众来信来访材料的立卷，一般采用以下方法:(一)上送领导同志阅批的重要来信来访，应将来信来访的登记卡片、来信来访摘要或综合摘要(包括原稿、打印件)、领导人批示(如原件要发往承办单位，要将批示复印或抄录下来，如领导阅后退回存档的，原信也要一起保存)一起装订立卷，承办单位报来的调查处理报告，也要一起装订。
这类材料以信访者立户，一人一案进行立案。
领导人有批示的重要信访，也可以信访者立户，按领导人姓名组卷，即把某领导人阅批的来信来访材料，按时间顺序排列编号，分年组卷，单独存放。
(二)本单位函送各级各部门主要负责同志阅处和上级发函交办的信访案件，应将来信来访的摘要卡片、函件底稿(包括打印件)、承办单位主动报送的查处情况报告，收集在一起，按一人一案立户，分年分地区组卷。
(三)本单位直接处理或立案交办(包括上级立案)要求报处理结果的信访案件，要将信访者的申诉材料(或摘要)、谈话记录、领导人对该案的批示、立案交办和催办函件、查证材料、调查报告、处理意见或决定、结案报告等全部收集整理立卷，按一人一案组卷。
(四)一般信访，大都采用卡片或薄册登记，登记项目包括:信访人姓名、地址、内容摘要、受信人、承办单位、收信和转办日期、处理结果。
卡片按年度、按地区装入卷盒保存，簿册按年度装订成卷。
匿名信的立卷，一般采用收发信地点的省、市、地名称作为案件当事人的立卷。
无名、无地址的，则以邮戳地址立卷。
如属控告、揭发信，也可以按被告人姓名立卷，在姓名后面加括号注明系控告。
三、卷内文书材料排列和编号。
卷内文书材料的排列是对每个案卷材料的系统化，给每份材料以固定位置。
排列时要保持它们之间的联系，有条理，便于查阅。
排列方法，可以按时间、问题性质、地区、作者名称、重程度、人名的姓氏笔划或拼音字母或四角号码的顺序等。
根据每个案卷的情况和利用率的高底，灵活选用其中一种或结合使用两、三种方法进行排列。
通常是按时间先后顺序或重要程序排列。
如按文件材料形成的时间先后排列，其顺序是:来信来访结案报告单、上级或本单位领导人批示立案的通知及附件(如调查报告及处理意见)、旁证材料。
登记卡片或登记簿，通常是按姓氏笔划或拼音字母顺序排列。
也有按姓名的四角号码顺序排列的，即取姓名的前两字的左上角、右下角号码编号。
卷内材料经过系统排列以后，凡属永久、长期保存的案卷，都应编号张数，以固定排列顺序，统计页数，并便于保护文件和查阅。
编号的位置，一卷之内应当统一，左侧装订的案卷编在右上角，右侧装订的编在左上角。
双面书面或筒子页的材料两都只编一个号。
四、案卷封皮、卷内目录和备考表的填写。
信访案卷最好用专用卷皮装订。
信访案件专用卷皮的封面共十二个项目。
第一项空白处填写信访部门名称，第二项填写立案时年代和发文号，第三项填写案由。
填写案由时要抓住立卷特征，用简炼的文字加以准确的概括，力求字少意明，使人一看就知道案卷内容。
卷内目录用以介绍卷内文件的成分与内容，放在卷内文件的前面，便于查阅。
长期、永久保存的案卷均应逐卷填写卷内目录。
卷内目录除放入卷内一份外，还可以复制一份填上卷号，按案卷排列顺序汇集装订成册，作为查找文件的工具。
卷内目录的项目有六个，顺序号是按文件先后，一份文件编一号。
文件所在的页数，前面的可只填写起始的页数，最后一份填写起止两个页数。
备考表可以印在卷皮的封底上，用来说明卷内文件的状况，又可以保护文件，并便于保管人员和利用者了解。
备考表内的全宗号、卷内目录号、案卷号由档案保管人员填写。
日后卷内文件如有变动情况，由保管人员随时在备考表上注明。
五、案卷装订。
案卷装订，是为固定和保护卷内文件材料，避免散失和损坏。
对某些特殊珍贵的手稿，不便装订时，可采用卷盒、卷袋保管。
案卷装订之前，必须去掉订书针、别针等金属物，以防年久锈蚀文件。
未留装订线的文件材料，应补贴加边。
大张文件要折叠，以保持全卷文件大小整齐。
六、案卷的排列与编制案卷目录。
案卷经过编目装订后，要将一个年度的案卷进行系统化排列。
排列的方法，首先按永久、长期、短期保管期限分别排列。
在每一种保管期限下再分类排列。
将系统排列的案卷逐一编号登记，就形成案卷目录。
案卷目录是案卷的名册，可以作为查找利用档案的最基本工具，又可以作为向档案部门移交案卷的目录。
七、案卷的归档。
整理好的信访案卷，根据档案部门的规定，有些要移交档案部门统一保管。
归档期限，可与同级档案部门商定。
根据信访工作档案利用率高的特点，为方便工作，又减少频繁调阅给档案室工作带来的麻烦，信访档案的归档时限可适当延长一些。
有些信访档案如来信来访登记卡片、登记簿册等，则由信访部门保存，若干年后自行处理。
管理和利用信访档案建立后，必须加强管理，建立严密的保管、利用制度。
一、要有档案设备和管理人员。
信访档案要固定存放并有专用柜橱，以保证档案的安全。
档案保管工作不是为保管而保管，基最终目的是满足工作需要，便于找利用。
因此，既要保护档案，又要方便利用。
要配备专职或兼职信访档案员管理。
档案管理人员不仅要熟悉本部门的档案情况，而且要有一套科学的管理制度和方法，为利用提供方便。
要做到有档能立即查到。
二、加强档案保管。
对档案要定期检查整理，防止错放、丢失，并做到“六防”，即防潮、防光、防火、防霉、防虫和防腐变工作。
对应该销毁的档案，要及量报请领导批准，按规定予以销毁。
三、严格执行保密制度。
凡属机密档案，必须严格控制借阅范围，档案人员不得泄露机密。
四、要建立健全借阅档案资料制度。
信访部门内借阅，要由借阅人登记签字名，用完立即退回销号。
信访档案室在一般情况下，一律不外借。
如确因工作需要到信访部门查阅信访档案材料，必须持有单位证明，经有关上级党、政组织批准。
如地方到中央信访部门查阅信访档案资料，要持省委或省政府领导人签名的介绍信。
是否给予查阅，中央信访部门还要视其查阅的内容和原因来决定。
对控告、检举揭发和批评方面的材料，除已查明确属诬告陷害者外，一律不予查阅，以保护来信人的正当民主权利。
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