秘书资格考试备考辅导四级秘书笔记讲义：会议筹备.docx

秘书会议管理复习资料国家职业资格证书四级秘书复习资料2010年下一、判断题（下列判断正确的请打“√”，错误的打“×”）1．法定性代表大会主持人必须依据事先拟定的主持词主持会议。

（√）2．法定性代表大会就是指由各级组织根据工作需要而召开的具有代表性的会议。

（×）3．一般情况下，法定性代表大会正式召开之前都要先举行预备会议。

（√）4．电视电话会议效果大大优于一般的电话会议，现在一般性的工作讨论都使用这种方式。

（×）5．议案和提案都要采用书面形式，在会前、会中、会后都可以提出。

（×）6．现代化远程会议是建立在高科技的基础上的。

（√）7．现代化远程会议可以使传统的会议记录方式不复存在。

（√）8．提案一般不列入会议的议程，也不具有约束力。

（√）9．不同类型的会议，虽然内容要求不同，但对用品的要求和使用还是相同的。

（√）10．设有主席台的会场，主席台是装饰的重点。

（√）11．会场的装饰主要是指色调的选择、色调的搭配。

（×）12．秘书应能够协助完成会场各种设备的操作。

（×）13．会议临时产生的讨论稿等文件不是应及时分发的文件。

（×）14．会议期间分发的文件主要是指会议期间产生的文件。

（×）二、单项选择题(下列每题的选项中。

只有1个是正确的，请将正确选项序号域在括号中)1．议案和提案的分类方法一般有两种，一种是按代表团和提案机构分类，另一种是按(B )分类A．议案和提案书写人的职务B．案由所涉及的问题C．议案和提案的字数多少D．议案和提案的时间2．法定性代表大会的出席人数直撸关系到会议的有效性，一般规定必须达到应到人数的(C )方为有效。

A．1/2 B．1/3 C．2/3 D．3/43．需要提交办公会议仔细研究的文件，要在（B ）分发给与会者。

A．会议期间B．会前C．会后D．会议开始时4．电视电话会议的通知形式和要求大致同电话会议通知，但务必说明会议的（A ）。

⼀、拟订会议议程、⽇程（⼀）会议议程和会议⽇程的内容及作⽤1、会议议程的内容会议议程是为完成议题⽽做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的⼤致安排，会议主持⼈要根据议程主持会议。

会议议程是会议具体的概略安排，它通过会议⽇程显⽰出来。

⼤中型会议的议程⼀般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导作报告；分组讨论；⼤会发⾔；参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。

2、会议⽇程的内容会议⽇程就是根据议程逐⽇做出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个⼈时间的依据。

3、会议议程和⽇程的作⽤通过了解会议议程和⽇程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。

会议议程更是⼀个沟通的平台，⼀个⾼效的市场管理⼯具。

（⼆）会议议程的制定程序1、明确⽬标和参加者2、安排各议程事项的时间3、确定每⼀项议程4、决定会议讨论形式（三）会议⽇程的编制⽅法1、制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有⽆对会议议程顺序的明确规定。

2、制定议程表之前还须明确会议活动的⼈员、⽇期和时间、地点、有关的餐饮安排。

3、宣布议程，然后说明⼀些有关此次会议事务性的内容，之后在安排讨论的问题。

4、尽量将同类性质的问题集中排列在⼀起，这样既便于讨论，也便于有关列席⼈员到会和退席。

5、保密性较强的议题，⼀般放在后⾯。

⼆、提供会议地点的备选⽅案（⼀）会议地点选择的要求1、交通便利。

2、会场的⼤⼩应与会议规模相符。

3、场地要有良好的设备配置。

4、场地应不受外界⼲扰。

5、选择会议地点应考虑有⽆停车场所。

6、场地租借的成本必须合理。

（⼆）会议场地选择的⼯作程序1、会议的⽬的与形态2、实质上的需要、与会者的期望3、列出选择会议场地需求的⼯作清单，确定会议场地4、对会议地点进⾏确认5、签订书⾯合同（三）实地考察会议地点的注意事项1、会见能作决策的⼈，有利于以后解决可能出现的问题。

2、只要可能，⼀定要在酒店建议的⽇期去参观。

四级秘书笔记讲义：会议筹备加入收藏【大中小】 [ 2010-5-12 ]会议日程以天为单，是会议各项活动和与会者安排时间的依据，议程依据议题作出顺序计划，是会议所要讨论解决问题的大致安排会议议程制定（1）列出参与者，明确目标（2）安排议程时间，考虑会议长短和敏感话题（3）确定议程，决定讨论形式和决策方式日程编制：（1）注意涉及事务的习惯顺序和公司章程的明确规定（2）明确各项安排，用表格形式列出（3）宣读议程（4）将同性质问题集中排列（5）保密性强的议题放置后面在编制议程时，按轻重缓急的原则处理并详细表示出所需时间会议讨论形式分为头脑风暴形式和自由讨论形式议程与日程存在功能上的不同，议程编制在前，一旦确定就不应该再变，但日程可做出相应调整。

会议地点选择要求：（1）交通便利（2）大小与规模相符（3）有良好配置（4）场地不受外界干扰（5）考虑有无停车场所（6）成本必须合理考虑因素：（1）会议目的形态（2）实质上需求（3）与会者的期望清单内容包括：（1）所在地区情况（2）会场环境（3）会议地点设施对会议地点的检查有：（1）检查考虑中的会议场地（2）抽查一个单人间双人间和套房（3）检查会议登记管理服务和后勤部门（4）检查餐厅一般伙食（5）检查电梯服务（6）检查服务项目营业时间了解交通停车设施中大型会场多采用大小方形，突出主持人注意进退场的方便座次安排依据职务高低，选举结果是否是正式代表来安排会议主席位置应该置于远离入口处，正对门的位置常见排法有：横排法竖排法左右排列法传递方式：当面告知电话传真书面形式电子邮件分发过程：准备登记附清退目录装封发出方法：提前发出签到时发出会中发出现场发出发布程序：收集筛选加工审核发布餐饮标准根据会议经费和人员情况决定，就餐方式分自助餐制和分餐制多为自助餐制嘉宾类型：上级领导政府官员重要客户社会名流潜在贡献人邀请时注意人数不宜过多，考虑代表性和经济时效，采用宁可邀请，也不排斥的原则接站人员应在20分钟抵达接站地点会议资料包括来宾资料，会务资料沟通资料用品分为必备和特殊设备空调应在两小时前开机预热会议通用礼仪：文书参会服务迎送礼仪大部分试听设备操作温度在0-40度四级秘书笔记讲义：会中服务加入收藏【大中小】 [ 2010-5-12 ]传递方式和内容应该综合考虑对象效果时效费用如何做好会议记录：（1）提前抵达会场，安排地方。

会议管理：1、会前筹备需要做好哪些工作2、秘书在会中应该做好哪些服务3、会后落实工作包括哪些方面4、请详细介绍决定会议讨论的形式55、会议议程的编制方法66、如何正确处理会议临时动议77、会议地点选择的要求或会议地点选择应考虑的因素98、会议议题审核的原则99、如何对会议地点进行确认1210、主席台的座次和场内的座次安排1711、详细介绍分发会议文件资料的环节2212、如何处理会议临时产生的文件？选择会议用品及会议经费使用应注意哪些问题3413、会议值班工作的内容及意义、会议值班工作制度、会议值班工作的任务43~4414、做好会议记录要做好哪些准备工作、会议记录的内容及要求、49~50、5315、最近想了解一下客户对公司产品的满意度、请谈谈如何收集这些信息6016、谈谈信息反馈的内容、要求、时机和形式65~6717、收集会议文件资料的要求和内容？会议文件立卷归档的意义68~69事务管理：1、如何确定接待规格932、接待计划的主要内容943、用车的礼仪常识97~984、如何安排来访者参观娱乐活动个104~1065、办公室的布置原则及具体要求108~1106、印章的作用及种类1177、印章的管理及使用要求117~1188、介绍信的管理及使用121~1229、值班工作的任务及要求123~12410、如何做好公务接洽工作12711、零用现金的管理及要求138、13512、商务旅行计划的内容139~14013、上司临时交办的事项的内容及特点145~14614、秘书有效管理时间的方法（ABCD）法则的相关内容介绍一下。

工作日志，工作时间表、包括年度时间表、月安排表、周安排表、效率手册、待办文件夹、墙上计划板、商务通、值班表、“在不在布告板”等15、数码相机与传统相机的区别17116、数码相机的性能指标171~173 使用数码相机应注意的事项175~176 数码相机的保养176~17717、公司要选购扫描仪，请谈谈扫描仪的种类及作用、选购扫描仪应注意哪些方面17818、使用扫描仪的注意事项？扫描仪的常见故障及解决方案182~18419、刻录机的性能指标185 使用刻录机的注意事项18720、使用扫描仪应注意的事项193 投影仪常见的简单故障及处理办法19421、数字摄像机与模拟摄像机的本质区别195 摄像机的日常维护要做好哪些方面19722、信息工作的程序20123、信息存储的程序及注意事项224~226文书拟写与处理：1、改错题（主要从文章的各个组成要素进行修改）2、意向书（根据所给的材料编写一份意向书）3、订货单（根据所写材料编写一份订货单）4、文书传阅的方式及注意事项266~2675、档案分类的方法及要求268~269 档案分类的注意事项2706、档案鉴定工作的内容、要求、程序及注意事项272~2757、如何分析档案的价值273~2748、档案保管中应注意哪些问题2779、请示与报告的区别236会前筹备：1、拟定会议议程、日程2、提供会议地点的备选方案3、布置会场和安排座次4、发布会议信息5、安排会议食宿6、邀请会议嘉宾7、准备会议资料、会议用品8、安排会议礼仪服务9、检查会议常用视听设备是否正常决定会议讨论形式：1、典型的会议形式。

《秘书笔记》筹备大型会议流程下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。

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秘书国家职业资格培训（四级秘书）第一章会议管理一、会前筹备（一）拟定会议议程和日程（二）确定会议召开的地点（三）布置会场（四）发布会议信息（五）安排食宿和交通（六）邀请会议嘉宾（七）准备会议材料和用品（八）安排会议服务（九）检查会议使用的设备设施拟定会议议程和日程1、会议议题、议程和日程的定义议题：是会议要集中研究和讨论的问题或事项。

议程：是对会议要研究或讨论的问题（事项）的概略安排，是会议主持人主持会议的依据。

日程：是根据会议议程逐日作出的具体安排。

通常以天为单位，将会议的各项活动进行分割，分别安排在不同的时段进行，注重会议的舒张有度、劳逸结合，保障会议达到预期的目标，收到好的结果。

2、如何制定会议议程（1）明确会议的主题（内容）；（2）确定会议的时间；（3）确定与会人员和列席人员；（4）确定要研究和讨论的议题（会议的每一项具体内容）的先后顺序；此项须遵循的原则：轻重缓急原则；时间明确原则。

（5）范例A、学院办公会议议程B、庆典大会议程C、小型会议议程3、如何制定日程（1）编排原则习惯性原则集中性原则重点性原则（2）会议日程的格式通常采用表格式，包含以下要素：会议的名称、会议召开的时间、地点（大会地点、讨论地点）、参会的人员、主持人、备注等要素在内容上，除会议各项议程外，还要注意把会议的就餐、休息、参观等事项列进去。

（3）范例4、议程和日程的区别见p.6-75、会议议题、议程、日程的审批一支笔原则；唯一性原则；计划性原则；可行性原则。

会议召开地点的选择1、选择会议地点要考虑的主要因素（1）会议的性质和规模（2）会议组织者和与会者的实际需求（3）会议地点的交通、住宿、餐饮、休闲、购物等情况；（4）会场的条件。

（容量、灯光、音响、视频等）2、选择会场的主要要求（1）交通要便利；（2）会场的大小要与会议的规模相适应（每人2－3M2左右）；（3）场地要有良好的设施设备；（4）环境要安静；（5）有足够的停车场；（6）合理的费用。

秘书资格四级复习——文书基础 1.行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法律效力和规范体式的文书。

2.公文必须执行统一规范的格式，并遵循一定的处理程序。

3.在我们的公文处理中，有了法律效力的环节是：签发。

4.为待发文件注册，要注意三方面：①编注发文字号②确定印制数量③确定发送范围。

5.公文的三要素：眉首、主体和版记。

6.公文的格式中，秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人都位于眉首部分。

标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章附注、附件都位于主体部分。

主题词、抄送机关、印发 机关和印发日期等都位于文尾部分。

题型：从中抽出几个，判断是在主体部分?在文尾部分? 7.公文的排版正文要用 3 号仿宋字，一般每面排 22 行，每行排 28 个字。

8.公文眉首中的发送机关标志“由发文机关全称或规范化简称后面加‘文件’组成”(区分主体中的主 送机关)。

9.公文份数序号：是指依据同一文稿印制若干份时每份在总印数中的顺序编号。

它位于左上角第一行用 阿拉伯数字表示(区分发文字号)。

10.发文字号应当包括机关代字、年份、序号。

如：国发[2000]23 号 11.什么文必须有签发人、会签人姓名?上行文。

平行文、下行文均可以无签发人。

12.正确的保密标志：密级★保密期限(题型：选择正确的一种)。

其中保密期限可以省略不写 13.公文的密级程度分为：特急、急件、限时送达。

电报的密级程度分为：特提、特急、加急、平急。

14.公文主体中的公文标题包括发文机关名称、公文事由和文种三个部分(题型：给出一段公文，判断公 文标题的正误) 15.主送机关指公文的受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

上行文的主送机关只能有一个， 而且不能是单位的领导人。

16.如果上行文的发文机关是一个受双重领导的单位时，主送机关只能有一个，应当在文尾抄送另一个 领导机关。

17.附件的位置：应当位于大印之上，属于主体部分。

3、会议记录的工作程序会议记录的结构是：标题+正文+尾部。

（1）标题。

一种是会议名称+文种。

另一种是文种。

（2）正文。

首部+主体+结尾。

（3）尾部。

右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：（签字）”。

（二）做好会议的简报工作 1、会议简报的内容会议简报要迅速反映会议的实际情况，交流会议的经验，沟通会议的信息。

要反映出会议的新情况、新问题、新经验、新见解、新趋势，更好地对会议起到指导和沟通作用。

2、会议简报的要求（1）真实准确。

（2）短小精悍。

（3）快是简报的质量体现。

（4）生动活泼。

3、会议简报的工作程序（1）会议简报的内容。

（2）会议简报的结构。

四、收集信息的分类考试资料网（一）会议信息的分类 1、按照会议信息的作用划分（1）与会者信息。

（2）会议指导性、宣传性信息。

（3）会议议题性信息。

（4）会议主题内容信息。

（5）记录性、结果性文件信息。

（6）会议的程序性文件信息。

（7）会议交流性文件信息。

（8）会议参考性信息。

（9）会议管理性信息。

2、按照会议信息的保密性划分（1）保密性会议信息。

（2）内部性会议信息。

（3）公开性会议信息。

3、按照会议信息传递方式划分（1）会议讲话信息。

（2）会议书面信息。

（3）会议声像信息。

（二）收集会议信息的要求 1、齐全。

2、及时。

3、准确。

4、有效。

（1）责任到人。

（2）履行登记。

（3）严格保密。

（4）明确范围，（5）有针对性。

（三）收集会议信息的工作程序 1、确定会议信息的搜集范围。

2、选择会议信息的搜集渠道。

3、确定搜集会议信息的方法。

（1）召集开会。

（2）提供书面材料。

（3）个别约见。

（4）会议结束时及时搜集。

（5）个别催退。

（6）按清退目录收集。

（7）限时交退。

五、反馈会议信息（一）反馈会议信息的内容和要求 1、反馈会议信息的内容（1）反馈会前信息。

（2）反馈会中信息。

（3）反馈会后传达落实的情况。

2、反馈会议信息的要求（1）会议的信息反馈要注意店面结合，正负反馈结合。