会议基本流程培训PPT课件

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会议安排会议介绍工作流程培训PPT课件带内容

包括会议的具体时间、地点、会议主题及会务费、应带材料、联系方式等。通知后面附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。
此外，对于外地的参会者另附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图及接待者的联系方式。
会议地点必须大小适中、地点合理、设备齐全，因此我们将会议地点选在了学校的新报告厅。我们会安排好主席台的位置，根据会议内容，在场内悬挂横幅，在会场内摆放适当的盆景、盆花，在每场会议前在桌面上统一整齐地摆放饮料，安排服务人员将参会者引入会场，并在会议进行时及时服务。另外我们也会做好会场的设备调试工作，进行演练，确保会议的顺利进行。
不影响其他人
6、中间休息时可以播放音乐，播放时要注意选择歌曲
①要选择轻音乐，脍炙人口的歌曲
②声音不能太吵，开会大脑容易类，下一节会议会产生疲劳感
③在快开始前1-2分钟关掉音乐，一般这是大家入座的通知。
会场服务人员可在此段时间内尽快整理会场，补充和更换各种用品。
会议结束后仔细检查看是否有遗忘的物品和文件，设施设备是否损坏，做好记录。
我们会在参会者到达时安排他们迅速、安全地住进扬子宾馆，并发放餐劵。
01
02
早餐
会议
会议
参观学校
午餐
晚餐
早餐
会议
会议
晚餐
午餐
早餐
送别参会者
会议
会餐庆祝
会议结束后，有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等，这些工作很繁琐，应有一位领导统一指挥和协调，而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任，同时其他接待人员要积极配合，各负其责，做好自己分担的工作，以保证活动计划的顺利实施。由于条件的限制，我们选择了会餐庆祝。
3、如果有人要相告参会者特别重要的事，服务人员应走到他身边，轻声转告他。如果要通知主席台上的领导，最好用字条传递通知，避免无关人员在台上频繁走动和耳语，分散与会者注意力。

会务工作流程(PPT30页)

• 1、会议文件清退的程序（1）向会议主席团或主持人汇报发文情况，
提出清退文件资料建议。（2）待主席团或主持人批准后，下发收退文
件资料目录，并做好必要的解释工作。（3）会议结束后进行清退，清退要逐份清点、
登记，发现丢失应查明原因，及时向领导汇报。
• 文件清退的方法：
1、小型会议
• 由会议主持人宣布会议结束的同时，请与会人员将文件放在桌上，由秘书统一收集。
误会。 • 4、清退文件，需要填写“文件清退登记表”，交
接双方清点无误并签字后留存。 • 5、文件清退、归档后，剩余的文件资料，经鉴别
没有保存价值的进行登记，经批准后，由2人以上送到指定地点销毁。
三、整理会场、会议室
• 1、清点、检查物品 • 2、归还会议所借物品 • 3、揭去会场标示物、拿走指示牌 • 4、如有与会者遗留物品，应代为保管 • 5、与会议室（会场）管理人员交接
• 在签到表上签名。（签到表应事前制作，其内容应包括姓名、单位、职务、到会时间、签名栏）
• 小型会议或公司内部会议，秘书可自行在名单上批划。
• 有条件的重要大型会议可采用电子签到卡。
• 注意：秘书应根据签到名单及时统计到会人数，发现未到会的及时电话联系。
3、做好借用物品和代保管物品的登记工作
四、及时做好会议总结，吸取本次会议的经验和教训（复习指导P115操作题第二小题）
• /link?url=4TeytV8K DlBqAJ932BwyWP2blAiHqhsXdzpQg9sUP8yWxwx mVwkk723gRpiYj4PpvvewXYZKG1UBFfmTfsg-xTcrDlDxA53ZduC9xH-hK
• 由秘书在会议室门口收集
• 由秘书单独向个别已领取文件而未到会的人员收集。

会议接待流程培训教材PPT课件(25张)

1.参会人数：××-××人（人数区间）； 2.会议安排：会期×天，第一天…；第二天…；第三天…；
3.需要接送站参会代表约××人，需要旅游代表约××人；
4.会议室使用方式及要求：使用时间、全厅还是半厅；
（二）请贵公司根据以上情况及要求策划会议方案并给予投标分项详细报价（投
报酒店为“A酒店”、“BT酒hem店e”Ga）ller；y is a Design Digital （三）报价内容：会场费、de设vCelo备onpte租ednt赁b&y 、GCou节nildte目Dntes演smig出anllIn、c.住宿餐饮、广告制作、服务费、接送站等会议过程中可能会产生的费用，越详细越好！
❖ 环境：
考察酒店周边情况，是否有适合会务人员用餐的餐厅，交通是否便利，有没有银行或自动取款机，自然环境如何，以及酒店周边有没有复印店及物料制作的店铺等，了解当地有名小吃夜市大型商场等。
❖ 旅行社：
考察3-4家旅行社，看旅行社的规模、营业执照是否齐全，了解接待能力及成功接待案例。
❖ 【注意】在考察期间不要带有公司LOGO的东西，不要轻易泄露
会议接待流程培训教材( PPT25 页)
LOGO
会议接待流程
严蕾
第一篇会议前
一、前期准备
活动时间会议规模参会人数酒店要求其他接待要求
二、前期考察
❖ 如事业部有考察要求，接待科需配合事业部、供给部共同进行会前考察；出差人员需按公司要求正常办理出差及借款审批程序。
❖1. 了解当地所有星级酒店（包括酒店新旧程度、地理
公司名称，工作身份以及此次会议的规模和时间。
三、整理信息
❖ 1.根据考察情况选出2家适合此次会议的酒店；

《会议流程安排》课件

《会议流程安排》PPT课件
# 会议流程安排
本次课件介绍了一个有效的会议流程安排，以便参与者明确会议的目的和议程，并能按时进行会议，提高会议的效率。
会议背景
此次会议的原因是为了讨论一个重要的议题，以达到特定目标。参与者将了解会议背后的动机，并清楚了解会议的目的。
会议议程
1
现实分析
分析当前的情况和环境，了解背景信息。
环节研讨
发言人的意见
每位发言人将有机会发表他们的意见、建议和问题，为会议提供丰富的讨论内容。
自由发问
某些环节可以让与会人员自由提问或讨论，增加互动和参与感。
全场分享
1
发言人概括
每位发言人应该对自己的发言点进行概括和补充，以加深与会人员的理解。
2
总结和思考
与会人员需要总结并思考自己的意见，以提升会议的质量。
目标设定
2
制定明确的目标和预期成果，以便明确
会议的方向。
3
讨论和决策
进行有针对性的讨论并做出决策，以解
总结和反馈
4
决问题或达成共识。
对会议的讨论和决策进行总结，并收集参与者的反馈。
主持人介绍
主持人背景
一位经验丰富且有权威性的主持人将确保会议的顺利进行，并提供适协调与会人员的发言顺序，并促进合作和有效沟通。
后续安排
讨论内容总结
对本次会议的讨论内容进行总结，以便参与者能够清晰理解并掌握核心信息。
下一步工作方向
根据会议的成果，确定下一步的工作方向，并安排相应的任务和责任。
行动计划
根据本次会议的成果，制定详细的行动计划，包括具体的时间安排和工作分配，以推动工作的进展。

会议基本流程培训幻灯片

18
第三节会后必须注意的问题
? 撰写新闻稿（及时、反映会
议精神、领导审核）
? 与会人员返程组织 ? 会议文件的整理归档 ? 会议物品清点 ? 会议总结与后评估
19
会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总结评估
总结不足，评估好的方面，便于下次会议组织质量，提升会议标准
会后注意事项：会议记录、设备清退、会议照片摄影收集、费用结算报销
8
会议通知与会场的选择布置
9
会议通知安排及发送
通知的内容与制订流程（会议通知必须提前三到四天发布,便于会议准备）发送形式(可采取口头电话、邮件、OA等方式）；注意事项：规范、严谨正式、及时
10
主席台座次安排（重大正式会议）
依职务高低和会议主题安排定会议主持人的位次主席台座次的审核座次牌的规范摆放
会议信息的收集（会前、会中、会后
会前主要搜集信息
准备开幕词、闭幕词、讲话稿所需信息
起草工作报告、决议草案所需信息
搜集备妥会议材料及发言稿
其他会议相关信息材料
22
会议信息加工
会议信息加工
筛选
分类
排列存放综合
23
——会议范例介绍——
举例：公司近期计划开展品质工作研讨会，如果是你负责组织筹备，你会提前和考虑哪些会务安排，以确保会议质量？
会议方案策划、发言稿准备、 PPT 制作、会议资料的整理、汇编
会议组织分工要明确、落实责任人、明确标准、加强资源协调，及时反馈准备进度，确保会议质量
7
会议篇
会前准备 - 策划案的内容
策划方案内容
策划方案主要围绕会议主题、内容及形式进行,内容涉及：目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作负责人、各项活动的推进时间等会议事项及步骤

会议流程及规范(PPT)课件

目录
1 2 3 4 会议流程会议四大要素会议组织工作内容
会前准备工作
会中工作会后工作
5
6 7
会议组织注意事项
会议流程
确定会议主题及参会人员
发布会议通知
做好会议记录
撰写会议纪要
议定事项的贯彻执行
收集信息，进行反馈
会议四大要素
•名称 •时间 •地点 •参会人员 •会议方式 •指导思想 •议题 •目的 •任务 •作用
会前准备工作
9、制定及发布会议通知
会议通知的内容包括名称、时间、地点、参会人员、议题及要求等。
会议通知的方式有OA留言、电话。 10、准备会议文件资料主要有议程表和日程表、主题报告、其他发言材料等。 11、对投影放映设备、话筒、音响进行调试。 12、准备录音笔
会中工作
1、组织签到 2、做好会议记录
包括：会议议程各项内容、主要人员
发言材料、会议讨论内容和总结性结论。 3、整理完成会议总结材料后报领导审批，将审批通过的材料分发至各参会人员遵照执行。
会议组织注意事项
会议通知 • 1、正式的书面会议通知应包含：简要的会议议程说明、参会人员、会议时间、会议地点等。 • 2、书面会议通知应通过正式途径发送给参会人员，如OA 系统，如有必要可另行电话通知参会人员。
（1）会议记录的要求准确、完整、简洁、明
确。（2）记录主体：参会者的发言、议定事项。（3）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；（4）会议已议决的或议而未决的事项（5）漏记的内容先作记号，然后对照录音带修改，或请发言者重复。
会后工作
1、整理好会议中的文字记录和图片、
视频、音频记录，进行备案。 2、完成会议总结材料，材料内容应

会议流程及规范ppt课件

的文字记录和图片、视频、音频记录，进行备案。 2、完成会议总结材料，材料内容应包括：会议议程各项内容、主要人员发言材料、会议讨论内容和总结性结论。 3、整理完成会议总结材料后报领导审批，将审批通过的材料分发至各参会人员遵照执行。
9
会议组织注意事项
会议通知会议议程安排
6
会前准备工作
9、制定及发布会议通知会议通知的内容包括名称、时间、地点、参会人员、议题及要求等。会议通知的方式有OA留言、电话。
10、准备会议文件资料主要有议程表和日程表、主题报告、其他发言材料等。
11、对投影放映设备、话筒、音响进行调试。 12、准备录音笔
7
会中工作
8
1、组织签到 2、做好会议记录（1）会议记录的要求准确、完整、简洁、明确。（2）记录主体：参会者的发言、议定事项。（3）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；（4）会议已议决的或议而未决的事项（5）漏记的内容先作记号，然后对照录音带修改，或请发言者重复。
5
会前准备工作
1、确定会议主题与议题 2、确定会议名称 3、确定会议规模与规格
会议的规模有大型、中型、小型。 4、确定会议时间、会期 5、确定会议所需用品和设备必备用品：文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 6、确定与会人员名单 7、确定会议地点 8、安排会议议程与日程
现场安排（人员入场时）
其他注意事项
10
• 会议开始前在会场入口处设立接待处，准备好签到表，对参会人员签到。 • 会议组织人员应准备好各项会议记录工具，如相机、摄像机、录音笔等，
以便于在会后做好会议总结工作
• 1、参会人员就坐后提醒全部参会人员关闭手机或调成静音。 • 2、会议时间较长时，可适当安排中途休息时间。

会议服务培训标准与流程PPT课件

会议各项准备工作01场地布置会议台型认识课桌式鱼骨式会议各项准备工作01场地布置会议台型认识剧院式会见式会议各项准备工作01场地布置会议台型认识会议各项准备工作01场地布置会议台型认识会议各项准备工作01场地布置会议台型认识董事会式圆桌式会议各项准备工作01茶具准备使用前应对瓷杯进行检查确保茶具清洁无破损且经过消毒
5
01 会议各项准备工作
场地布置--主席台
• 舞台裙:
• 投影幕及投影仪：
舞台前部外围用深红色舞台裙粘贴，长度垂直地面，会前3小时将投影幕投影仪安装到位，投影
两个舞台裙之间的接缝吻合，接口处不能面向客人。不歪斜，对正投影幕；悬挂式投影仪提
• 背景板支架：
最迟于会议开始前三个小时联系安装完毕。
• 背景板：
26
01 会议各项准备工作
设施设备的调试及启用 • LED显示屏调试 --- LED显示屏电源开关顺序：打开LED显示屏时先打开主控计算
机，后打开LED显示屏；关闭LED显示屏时:先关闭关闭LED显示屏,在关闭计算机。打开计算机时，待计算机操作系统进入主控软件后，方可打开显示屏电源，避免在全白屏幕状况下开启LED显示屏。下列情况不开启LED： --- LED显示屏主控计算机没有进入控制软件等程序；--- LED显示屏主控计算机未通电；--- LED显示屏主控部分电源未打开。 LED显示屏屏体部分出现一行非常亮的区域，不应长时间打开LED显示屏，应注意及时关闭显示屏电源。 LED显示屏的电源出现开关频繁跳闸时，应及时检查LED显示屏屏体或更换电源开关。根据LED显示屏屏体、控制部分所处环境情况，避免虫咬，必要时应放置鼠药。
我国传统以中心的左方为上，若在台下看，即右方）。若主席台上人员为双数，将主要负责人定位后按职务一右一左排列。

会议流程培训课件PPT课件

面对面交流
在会议现场或会后，与部分与会者进行面对面交流，深入了解他们的看法和建议。
线上调查
通过电子邮件或在线平台，向与会者发送调查问卷，以便收集更广泛的意见。
分析本次会议优缺点
会议优点会议目标明确，议程安排合理。
演讲嘉宾水平高，内容有深度。
分析本次会议优缺点
与会者群体广泛，交流互动充分。会议缺点
会议流程培训课件PPT课件
目录
• 会议基本概念与重要性 • 会议策划与准备阶段 • 召开会议及现场管理技巧 • 决策形成与文件整理环节 • 评估反馈及持续改进策略
01
会议基本概念与重要性
会议定义及功能
会议是一种集体讨论和决策的方式
01
通过会议，人们可以集思广益，共同商讨问题，并作出决策。
会议具有明确的目标和议程
归档保存相关资料备查
收集资料
收集与会议相关的文件、资料，包括会议通知、议程、发言稿、决议等。
分类整理
按照时间、议题等要素对收集的资料进行分类整理。
归档保存
将整理好的资料归档保存，建立索引目录，方便日后查阅和使用。
05
评估反馈及持续改进策略
收集参与者意见反馈
设计反馈问卷
在会议结束后，向与会者提供一份简短的问卷，收集他们对会议内容、形式、组织等方面的意见。
01
02
03
发言顺序
根据议程安排，依次邀请发言人进行发言。
提问环节
在发言人发言后，留出时间让与会者提问或发表意见。
引导讨论
主持人应适时介入，引导讨论深入进行，确保讨论不偏离主题。
倾听他人意见，尊重多样性
倾听技巧
主持人应认真倾听每位发言人的意见，不打断其发言。

会议服务流程培训PPT课件

整理会议记录和决议
会议记录
详细记录会议中讨论的问题、提出的观点、达成的共识和决策，确保信息的准确性和完整性。
决议
整理会议中通过的决议，明确各项决议的实施方案、责任人和时间节点，为后续工作提供明确的指导。
发送感谢信和会议总结
感谢信
向参会人员发送感谢信，表达对他们的参与和支持的感激之情，同时再次强调会议的重要成果。
会议服务的重要性
01
02
03
提高会议效率
通过专业的会议服务，确保会议的各个环节顺利进行，提高会议的效率。
增强参会体验
优质的会议服务能够为参会人员提供舒适、便捷的体验，增强参会人员的满意度。
促进商务合作
良好的会议服务有助于促进参会人员之间的交流与合作，推动商务合作。
会议服务的流程简介
认真倾听参会人员的投诉和建议，并做好详细记录。
及时反馈
对于合理的投诉和建议，应积极采取措施改进，并及时向投诉者反馈处理结果。
感谢与鼓励
对于提出的建议，应表示感谢，鼓励参会人员继续提出宝贵意见。
处理技术故障和设备问题
技术故障应对
如遇技术故障或设备问题，应迅速查明原因，采取有效措施修复，确保会议顺利进行。
签到
核实参会人员身份，确保参会人员按时到场并完成签到程序。
安排会议议程
制定会议议程
根据会议主题和目的，制定详细的会议议程，确保会议顺利进行。
通知与提醒
及时通知参会人员会议议程变动情况，确保参会人员了解会议进程。
提供会议记录和翻译服务
会议记录
准确记录会议内容，包括发言要点、讨论重点等。
翻译服务
为满足不同参会人员的语言需求，提供专业的翻译服务。

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识记：会议信息的收集、筛选、加工、排列存放、编写、传递会议记录、纪要、简报与表格
会前主要搜集信息
准备开幕词、
闭幕词、讲话稿起所草需工信作息报告、决议草案所需信搜息集备妥会议材其料他及会发议言相稿关信息材料
会议信息加工
筛选
分类
排列存放综合
——会议范例介绍——
主席台座次安排（重大正式会议）
• 依职务高低和会议主题安排定 • 会议主持人的位次 • 主席台座次的审核 • 座次牌的规范摆放
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
会议地点与会场勘察选择
会场勘察俗称“踩点”，是会前必须要做的基础性工作；结合会议主题和组织效果、档次、人员数量决定；
会议的组织和管理
举例：公司近期计划开展品质工作研讨会，如果是你负责组织筹备，你会提前和考虑哪些会务安排，以确保会议质量？
• 品质研讨会方案； • 会议议程及签到表； • 会议PPT筹备； • 会议场地确定及物资安排（座次牌、茶水、水果等）； • 会议后评估及通讯稿发布
一、会议筹备方案的内容与作用、拟写会议筹备方案；
电话会议及视频会议的要求与特点（P4和 P6）
会议管理工作环节
• 会前工作 • 会中管理 • 会后工作
第一节会前工作
会议的策划
1. 会议目的（明确主办者开会计划达到的效果） 2. 会议人员构成（参会人员范围） 3. 会议策划方案（主题、流程、时间地点、主持人等）：此类会议
会务实训
会议管理——指导要点
• 会议基本流程
会议策划会议组织构架
与审批
会议筹备
会议评估会后管理
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
方案会议通知
与落会与实中管组理织会与议接签待到会与议准承备办
案例分析；会议食宿、值班突发事件、医疗
会议主席台和场内座位的安排。会议现场检查（P15）、会议文件的准备
与领导的沟通：开头、书面；问题和困难
会议的组织和管理
会务的实施 - 开会期间
与餐厅的联系（落实负责人）
与会场的联系与服务台的联系处理突发事件
第三节会后必须注意的问题
撰写新闻稿（及时、反映会
议精神、领导审核）
与会人员返程组织会议文件的整理归档
会议物品清点
会议总结与后评估
会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总结评估
总结不足，评估好的方面，便于下次会议组织质量，提升会议标准
会后注意事项：会议记录、设备清退、会议照片摄影收集、费用结算报销
应用：对会议信息管理工作的各项流程进行案例
分析
会议的信息工作
了解：会议信息工作的主要流程；会议信息的主要分类与特点；
领会：会议新闻发布会的组织；会议记录、纪要和简报的编写方法。
会议方案策划、发言稿准备、PPT 制作、会议资料的整理、汇编
会议组织分工要明确、落实责任人、明确标准、加强资源协调，及时反馈准备进度，确保会议质量
会议篇
会前准备 - 策划案的内容
策划方案内容
策划方案主要围绕会议主题、内容及形式进行,内容涉及：目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作负责人、各项活动的推进时间等会议事项及步骤
的筹备组织 4. 会议物资及车辆、用餐等组织安排。
会议的组织和管理
会前准备 - 成立TEAM组
组织落实，成立会议筹备组
会议组总指挥
宣传策划
会务安排会议资料筹备
负责人
职
责
整个活动总负责、协调
会议形式、发奖形式、布展、AV、奖品礼品定制、条幅内容、制作、活动策划……
负责参会人员的活动、接待等，以及相关物资、资料的准备，费用的预算等
会前准备 - 会场勘察
原则
会前检查：
会期、规模、名额分配是否合理地点的选择环境条件与用品准备文件资料准备会场布置情况会议议程PPT准备
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
注意事项
餐饮方面车辆组织费用预算
• 会前的最后检查（工作认真负责、细心、耐心） • 组织签到和登记（落实人员） • 做好联络协调（资源整合协作） • 会议与保密（业务素质与原则性） • 会议后勤保障（团结协作，积极主动）