订单流程管理
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批准审核拟制
标准编号
订单流程管理标准制定日期
BS-OM-F003 2010-8-1
一、目的
为有效规范订单流程,提高订单管理的质量,从而提高顾客服务的质量。
二、适用范围
本规定适用于*****************市场部。
三、责任相关部门
运营商市场部:是公司的营销部门,负责客户的开发和沟通工作,将其需求传达给公司其他部门,
共同完成订单。
技术部:负责产品的软硬件要求,根据订单需求制作BOM表,将所需物料录入ERP系统。
资材部:按ERP物料及时进行采购。
品质部:负责执行检验作业程序,记录并解决生产中出现的品质异常。
PMC:负责安排生产排程。
制造部:负责产品贴片、插件和组装。
设计人员:负责彩盒、包装、说明书、丝印等的设计。
四、按照订单程序执行
1、与客户进行商务谈判,确认订单
A. 明确产品售价
B. 明确订单需求
i.结构件
a) 含前面框,孔位定义;所有前面框应先与采购明确是否有相应供货商,并确认材质;所有
后板孔位应与技术部结构人员和技术人员核对实物定义;
b) 尺寸(整机尺寸、彩盒尺寸、外箱尺寸、说明书/保修卡尺寸),此项由技术部结构人员负
责;
ii.硬件
a) 含显示板、电源板、主板;与技术部相关人员核对信息,并明确设计周期或是否为现有状
态;
b) 若生产过程期间我方或客户有更改需求,需由技术部经测试后,发放硬件设计更改需求文
件,并通知相关业务人员,由业务人员将相关信息提交客户确认;待取得客户确认后,方可
继续生产;
iii.软件
a) 明确芯片方案,告知软件要求:含软件语言、开机画面、OSD界面、特殊需求等;
b) 若生产过程期间我方或客户有更改需求,需由技术部经测试后,发放软件设计更改需求文
件,并通知相关业务人员,由业务人员将相关信息提交客户测试确认;待取得客户确认后,
方可继续生产;
iv.明确订单配件
a)AV线(确认长度、材质)
b)射频线(确认长度、材质)
c)遥控器(外观、丝漏印)
d)说明书(详见设计流程)
e)保修卡(详见设计流程)
f)SCART线(确认长度、材质)
g)HDMI线(确认长度、材质)
h)电池
i)贴纸(条形码贴纸、原产地贴纸、仿伪贴纸等)
j)干燥剂
k)YPbPr线(确认长度、材质)
l)其它配件
v.图纸设计
详见设计需求流程表。
vi.预收款项(定金)
T/T:按公司规定,一般预收30%定金,70%余款于订单完成后付清。
款项付清后方可安排出
货,特殊情况经请示后另定。
另:信用证(L/C)或国内承兑等项按具体情况操作
C.明确订单数量
2、发放样机给客户确认
按订单生产状况制作1-2台样机发给客户,经客户测试确认软硬件后,下发生产(可穿插在订单下
发后,物料采购期间进行,按实际需求)。
3、明确订单详细要求,并填写客户规格需求表
A. 按客户所需,逐项填写清楚完整
B. 电子档发给各相关部门查看:纸质由副总签字存档
4、签订订单合同
A. 合同制作完成后,交付部门领导审核
B. 待确认后,加盖合同章回传客户;(扫描件/传真)
C. 客户签字盖章后合同生效,等待定金
5、确认预付款项
A. 与财务出纳确认银行到款信息
B. 明确事项:到款数量,汇款人/公司,汇款时间,种类
C. 款项到后,交由部门内勤登记造账,并形成统一管理
6、以电子档形式发放订单需求表,并打印备份
A. 该文档在收到定金后联同《运营商市场部订单联系单》发放至如下部门:
ⅰ.技术部(部门经理、硬件组项目/方案负责人、结构组、软件组项目/方案负责人,测试人员)ⅱ. 资材部(部门经理、其它采购员)
a) 品质部(部门经理)
b) 仓库(部门经理)
c) PMC(安排生产排程)
d) 制造部(生产副总、各课课长)
e) 本部门领导
f) 相关图纸设计人员;
ⅲ. 技术部人员根据订单需求制作BOM表,并将所需物料录入ERP系统;
ⅳ. 采购人员按ERP物料进行采购
7、发放订单图纸设计需求表给美工
详见订单设计流程
8、填写合同评审表
简述订单需求(标明订单数量,使用方案,简述软硬件配置,订单注意事项)
9、对订单需求在公司内部进行评审,说明订单注意事项
着重强调订单注意事项,寻求解决方案
10、跟踪订单物料到位状况
由公司物控人员跟踪物料到位情况,并会及时反馈,若未及时反馈,则需加以关注
11、确认订单生产排程,并及时通知客户出货时间,安排出货
与PMC确认订单上线时间,后续SOP安排《标准作业指导书》
12、订单上线后,跟踪订单生产状况
关注订单上线后的相关状况(SMT贴片、插件、测试等项为关注点,因其可反应物料性能、整机
性能和产品品质)
13、及时报告订单生产异常
A. 以《运营商市场部订单联系单》及时向公司相关人员(生产副总、运营商市场副总、品质部部长、
PMC、技术部部长等相关人员报告生产异常)
B.若生产期间客户有更改要求(一般为软件更改),以文件形式发送至(生产副总、运营商市场副总、品质部部长、PMC、技术部部长等相关人员)
C.订单生产完成前,抽检批量机器,抽检合格后通知车间输入库手续。
14、订单生产完成,催收余款
A. 订单生产完成后,由组装车间交付仓库办理入库手续,仓库人员清点后办理入库手续并录入ERP
系统。
B. T/T 操作,在订单生产完成后,告知订单已生产完成,并催收余款;
C. L/C操作,除部门国家银行信用不可靠外,一般按信用证条款和银行通知操作
承兑,按合同协议操作
15、核对订单账目,按原定出货时间通知物流安排出货
款项确认到齐后,应开具《销货清单》,交由运营商市场部副总签字确认后给仓库,方可安排出货,仓库在未收到由副总签字的销货清单,不应予以发货。
业务人员和跟单人员未取得经签字后的《销货清单》不得私自安排出货。
16、备份出货单据、证件
发货时,应备份装货司机的驾驶证或其它有效证件和出货的相关证明单据
17、订单完成
18、整理并存档订单资料
a) 客户需求表
b) 合同评审表
c) 合同变更表
d) 报关单据
e) 清关所有文件
f) 订单账目
g) 货物到港信息
h) 客户联系方式
i) L/C范本
j) 其他(保险、加签等)
19、附件
附件一:《订单流程示意图》
附件二:《客户规格需求表》
附件三:《运营商市场部工作联系单》
附件四:《运营商市场部合同评审表》
附件五:《合同更改记录表》
附件六:《运营商市场部订单账目明细表》
附件七:《运营商市场部发货明细表》
附件八:《订单节点人员对照表》
拟稿人修订年月日。