会议名称会议时间会议地点明确分工明确牵头部门，综合部负责会务接待工作的统一归口管理，业务部门负责对具体公务接待工作的管理和实施与会人员确定与会人员类别，以及我司出席的领导，报备综合部会议议程明确列明会议各项议题及时间、形式、主持人、主讲人等会议室预订根据会议形式及人数预订会议室会议通知撰写通知确定参会人员信息确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式整理通讯录内容同上准备与收集1、电子版资料，包括会议议程、会议指引、回执、通讯录等。
2、会议使用文档（Word/Excel/PPT 等）必须经相关领导审核储存确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到一定的文件夹，并告知相关人员打印列出打印清单及打印份数装订将文件整理装入资料袋住宿酒店预订联系酒店，确定房间类型及个数，询问客房是否安静、包括早餐确定接机人员名单、联络方式及航班/高铁到达时间，确认上车地点预订车辆（公司公务车辆、神州专车）协助客人入住酒店公司饭堂：填写客餐申请单并交饭堂管理员，安排就餐专区（准备餐前小食、茶水）外部用餐：提前预订、提前到现场踩点，预定车辆发送短信温馨提醒短信示例：尊敬的来宾，欢迎您参加我司举办的xxx会议，会议时间为xx月xx日xx时xx分，地点安排在xx。
欢迎联系会务组xxx，电话xxxxxxxxxxx。
座位牌确认名字准确、摆放欢迎辞楼道、大堂会场欢迎辞现场投影茶水、纸巾瓷杯、纸杯、支装水、纸巾会议指引会议议程、双方介绍等会议材料摆放会议材料签到表按需准备文具便签纸、签字笔等横幅电子横幅或者横幅悬挂茶歇饼干、小点心、咖啡、水果等设备准备手提电脑、排插、投影笔、激光笔、录音笔、充电器、充电宝、U盘等会议事由确定回执收集资料接机餐饮准备会议会议确认会议前期准备就餐形式、地点确定接机现场设备调试投影仪、电脑、座麦、移动麦克风、音响设备等网络提供网络账号、密码走道灯光打开走道的灯洗手间做好洗手间指引，备好厕纸、擦手纸检查会场情况确认会场清洁、桌椅摆放、文具摆放、横幅、欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位车位预订车位提前一天报车牌号码，停放在专区摄影摄影联系会后上传到公司图片库会后活动安排活动地点及人数联系活动场所，车辆预订穿着接待穿着得体大方，重要会议着商务装设备设备就绪检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪会场检查会场情况桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅、欢迎辞、座位牌、茶水是否到位控梯建议客梯会前到大堂迎接；会后送客会议地点指引会议地点指引指引与会人员到会议地点参加会议电脑与网络笔记本电脑使用协助查看会场中携带笔记本人数，是否需要充电器、充电宝、排插、U盘等茶水茶水供给到位瓷杯、纸杯（红茶）、支装水摄影摄影把关会中拍摄（包括领导致辞、每一议程，尤其签约仪式等重要环节）；会后集体留念会议记录会议记录录音笔录音，人员现场记录现场设备麦克风、音响等打开走道灯光、会场灯光、麦克风、音响等公司饭堂专区就餐外部用餐做好车辆接送（公司公务车辆、神州专车、e代驾），专人提前到会场做好准备中午休息接送客人回酒店休息；准备午休地方设备就绪、会场状况恢复会场卫生、设备复查，会场布置晚餐就餐地点指引做好车辆接送，专人提前到会场做好准备会后活动活动地点及人数联系活动场所，做好车辆接送回程安排送机安排人员送客人到机场、高铁站宣传报道宣传报道发布当天撰写稿件及整理照片，进行宣传报道会议纪要纪要整理会议后尽早整理会议纪要并发布报销对会务期间发生的费用进行结账报销会务工作总结组织相关会务人员进行工作总结，梳理工作流程中出色之处及不足之处工作任务跟踪管理针对会上确定的各项工作任务进行跟踪管理后续工作跟进会议后期工作午餐会议当天工作中场休息。
