探析秘书与上司相处的语言技巧

第10卷第2期2008年3月湖南医科大学学报(社会科学版)Journal of Social Science of Hunan Medical universityVol110No12Mar.2008探析秘书与上司相处的语言技巧¹邓雪强(株洲职业技术学院人文艺术系,湖南株洲,412000)[摘要]秘书与上司相的语言技巧:秘书注意维护上司的形象,维护上司的形象就是维护组织的形象,好形象是企业在竞争中的广告牌;不要代替上司做决定,善于引导上司说出你的决定;真诚地赞美上司的优点和才能,获得上司的信任;多运用幽默语言,巧妙地与上司交谈;可抓细节问题进行交流,达到与上司良好的沟通。

秘书向上司报请工作,先从结果说起,再简洁明确的陈述原委。

秘书与上司相处使用以上六大技巧时要注意自己的身份,把握分寸,摆正位置,服从上司,尊重上司,不擅权越位,根据上司的习惯选择适当的时机进行交谈。

[关键词]秘书;上司;语言技巧[中图分类号]H15[文献标识码]A[文章编号]1008-8229(2008)02-0174-03很多人认为人的成功因素是15%专业能力+85%人际关系。

而人际关系的和谐离不开语言的沟通。

语言是21世纪优秀人才最需要的三大战略武器之一,而秘书作为一个以沟通和协调上下关系为主的专业人士,准确、生动、形象而富有情感的语言表达能力无疑是其走向成功,实现自我价值的必要条件。

著名的秘书训练专家廖金泽先生说过这样一个例子:有位上司向他的几位助手布置工作,副手回答:/知道了。

0助理回答:/我尽力而为,但只怕我能力不够,未必能让您满意。

0秘书回答:/连这种事都要您费心,那一定非常重要。

0然后稍做停顿一字一句地说:/既然是您要求我去完成,我只好全力以赴。

0三种语言表达,效果全然不同。

副手的回答太过简单,犹如程序性地知会,既没有回应,也没有表态,听起来让人觉得没劲。

助理的回答则有些江湖味道,虽然也表示努力,但却为自己留了条后路,似乎事先给上司打个招呼:成不成您都别怪我!听起来也是怪怪的感觉!秘书的回答则非常有策略,在突出事情的重要性的同时,又巧妙地抬举了上司,把上司的信任与工作的压力表现得恰到好处,听起来让人感觉郑重其事,非常感动。

同样是用语言表达一种意思,不同语言表达出不同的效果。

可见,秘书与上司相处的语言是很有技巧的,下面是笔者对秘书与上司相处的语言技巧的一些思考,以抛砖引玉。

一、多维护,树形象中国人注重形象,尤其是一些领导,把形象看得极为重要,认为形象是其能力、水平、权威的再现。

因此,他们很注重下属对自己的看法和态度,常用此来检验下属对自己尊重不尊重、办事能力强不强的重要/标准0。

历史上因不识时务,不会维护上司形象,不会看上司脸色行事而遭来杀身之祸的人并不鲜见,现实中有意无意给上司丢面子、损害上司形象、刺伤上司自尊心而被冷落、被疏远、甚至被离职的人也大有人在。

为上司树形象可从下面三个方面做起:1.尽量掩盖上司的弱点金无足赤,人无完人。

每个人都有优点,同时也会有自身的弱点,上司的工作能力强,是他扬长避短,把自己的优点充分的发挥出来,而把自己的弱点较好的掩饰起来。

但这并不表明上司没有弱点,秘书在了解发现了上司的弱点时,要尽量掩盖上司的弱点,为其保留面子,维护其领导的高大形象,这有利于秘书的发展前途。

2.上司有错时,不要当众纠正每一个上司并不总是正确的,可是上司又都希望自己是正确的,因此,秘书发现上司的错误时,不要当面与上司争辩、纠正,如果错误不明显无关大局,其他人也没有发现,不妨/装聋作哑0。

如果上司的错误明显,有纠正的必要,最好寻找一种能使上司意识而不让其他人发现的方式纠正。

让人感觉是上司自己发现了错误而不是秘书指出的。

如一个眼神,一个手势,甚至一声咳嗽等都可以。

3.在关键时刻为上司争面子会办事的秘书并不是消极的为上司维护形象,而是在一些关键时候给上司争面子。

例如/东北王0张作霖在一次给日本/友人0题词时由于笔误,把/张作霖手墨0的/墨0字写成了黑,有人说:/大帅,缺个土。

0正当张作霖一脸窘像时,另一个人却大喝一声:/,,,你懂什么!这叫-寸土不让.!大帅能轻而易举地将-土.拱手送给别人吗?0这句话既保住了张¹[收稿日期]2008-01-11[作者简介]邓雪强(1975-),女,湖南邵阳人,株洲职业技术学院人文艺术系讲师,主要研究方向:大学语文,秘书语言.作霖的面子,又恰到好处地在上司面前露了一手,结果,这人后来也成了张作霖离不了的得力助手。

秘书为上司争面子,树形象,上司觉得脸上有光,心理自然感谢秘书,喜欢秘书协助自己的工作。

但为上司争面子要注意把握分寸,别被上司误会。

二、不代替,善引导当今社会是一个科学技术飞速发展的时代,有些上司由于工作比较早,文化基础并不是很好,专业知识也不是很精通,这时秘书的参谋、辅助决策作用就显得特别重要。

因为企业要在激烈的市场竞争中获胜,就需要提高企业的竞争力,而这需要秘书当好参谋、助手,而且有些事情要靠秘书替上司考虑周到,有效地引导上司开展工作。

当秘书对有些事情或者方案有了好的设计时,秘书一定要认清自己的身份,摆正自己的位置,不能自鸣得意,在上司面前忘了上下级区别,代替上司做决定,/我认为工作该这样开展,,不能那样,,0如果这样,你这是越权,这是对上司的极不尊重,会影响你与上司的关系,甚至引起上司的排斥。

这时秘书应该委婉地说出自己设计方案的思路,敬请上司决定,/您经验丰富,帮我做个决定行吗?0这样容易获得上司的认可。

或者事前把设想和理解说给上司听,让它变成上司的想法提出实行,这样,上司也很高兴,同时对你更加欣赏,更会嘉奖你。

曾有一位秘书陪新来的县长到企业调研,县长在调研前已经通过有关渠道对这家企业的生产经营情况进行了全面了解,也准备讲一点自己的看法。

到达企业后,这位秘书自以为对企业情况非常了解,就抢先发言,而且居高临下、滔滔不绝,对企业的生产经营评头论足,提出了这样那样的要求。

半天下来,县长几乎一言未发,非常尴尬。

不久,这位秘书就被调离了工作岗位。

为什么会这样,在于此秘书不知道不该代替的不能代替。

三、多赞美,需恰当人人都希望被赞美。

心理学家曾说过,一个被人以诚挚的敬意和真心实意赞扬而感到满足的人,可能会变得更令人愉快、更通情达理,更乐于协力合作。

因此,被人适当的赞美是令人喜悦的事情,使人感到人际间的理解,领略到人世间的温暖,使赞美者和被赞美者之间产生良好的心灵交流。

而秘书与上司相处时,秘书人员更应该多肯定上司,赞美上司思路清晰,思维敏捷,做事雷厉风行,考虑问题既能把握全局,又能兼顾细节,当然,这种赞美放置于具体的事件中,要恰如其分,更要诚心诚意。

因为虚情假意、言过其实的赞美则会被认为是油嘴滑舌、诡诈虚伪,造成适得其反的后果。

那么,秘书该怎样恰如其分的赞美上司呢?1.把握赞美的时机古人言:/美酒饮到微醉后,好花看到半开时。

0这说明美好的事物、感觉都有一个恰当的时机,而错过了这个时机,就会出现/增之一分则太长,减之一分则太短,著粉则太白,施朱则太赤。

0失去它的美丽和韵味。

秘书赞美上司就要善于相机行事,有时在事前赞美,激励上司下定决心,憧憬美好的前景;有时在事中赞美,鼓舞上司再接再厉,充满必胜的自信;有时在事后赞美,肯定上司成绩,扩大知名度提升形象。

若把握不了时机,则收不到意想中的效果。

2.选择赞美的场合赞美的场合是指赞美上司时是选择上司在场时当面直接赞美上司,还是选择上司不在场时,向同事或其亲近之人间接赞美上司的种种才能与工作魄力。

一般说来,秘书与上司相处更适于间接赞美即上司不在场时。

秘书在上司不在场时赞美上司,当这些话传达到上司那里时,秘书的赞美会显得更真诚、自然,效果也会更好。

当然,有的上司的个性不同,喜欢秘书当着众人的面直接赞美自己,肯定自己,提高自己的形象,这时秘书就应直接赞美上司。

因此,秘书要了解自己的上司的性格特点,选择适当的场合赞美上司。

3.语言要/与众不同0作为上司,他肯定有很多过人之处,也会有来自各方面各种人的赞美,如果秘书对上司的赞美与众人的/千篇一律0,是一种/有你的不多,没你的不少0的效果的话,那等于白搭。

秘书的赞美语言应/与众不同0,说到点子上,切中要害,富有力度,独辟蹊径,有特色,有个性,达到引人注意,锦上添花的作用。

四、多幽默,巧应对幽默是一种智慧,是一种品位,是一种人生态度。

秘书同上司相处的幽默语言有如下一些作用:1.营造良好的人际关系在交际场合,幽默语言极易迅速打开交际局面,使气氛轻松、活跃,营造和谐的人际氛围。

如秘书与上司初次见面,幽默语言能表达其真诚、友爱,体现其聪颖、智慧和豁达,易于上司接受,拉近与上司的距离。

2.缓解压力,改善情绪当秘书与上司一起工作感到很紧张,有压力时,工作效果肯定不会很好,这时秘书的幽默语言可以使内心的紧张和重压释放出来,改善情绪,用轻松愉快的心情去面对工作,往往工作便会得心应手,马到成功。

3.化解矛盾和尴尬在工作中与上司出现意见分歧的难堪场面时,秘书的幽默语言可如同困境中的润滑剂,可有效地降低与上司之间的/摩擦系数0,有效化解分歧与冲突,从容摆脱沟通中的困境和难堪。

4.巧说不便直说的话中国人讲究曲径通幽的含蓄美,有些话刺激性大,容易伤害对方的自尊心,巧借含蓄幽默的语言比直截了当地说更能体现人的语言修养和人格魅力。

秘书与上司相处更应委婉的巧说,而不是直说。

例如一个秘书在一家外资企业工作,在较短的时间内,连续两次提出合理化建议,使生产成本分别下降30%和20%。

上司非常高兴,对她说:/小王,好好175第2期邓雪强:探析秘书与上司相处的语言技巧干,我不会亏待你的。

0秘书知道这句话可能意义重大,也可能一文不值。

她想要点实在的,边轻松一笑,说:/我想你会把这句话放到我的薪水袋里。

0上司会心一笑,爽快应道:/会的,一定会的。

0不久她就获得了一个大红包和加薪奖励!想想,面对老板的鼓励,秘书如果不是这样幽默、委婉,而是坐下来认真严肃地提出加薪要求,并摆出若干条理由,岂不大煞风景,甚至适得其反。

秘书使用幽默语言的方法很多,如常见的夸张法、巧用双关语、有意曲解、正话反说、模仿语言等等,不一而足,需要秘书人员在工作中不断的积累并实践。

必须注意的是幽默不是玩笑,特别是黑色玩笑有人身攻击的成分,容易引起他人反感,对人际关系的破坏力很强。

因此不要和上司开黑色玩笑,虽然它只是玩笑。

五、抓细节,多沟通美国人力资源管理学家科尔曼曾说:/职员能否得到提升,很大程度不在于是否努力,而在于老板对你的赏识程度。

0想想没有与老板的有效沟通,哪有赏识可言?哪有提升可言?秘书与上司的交流过程中,有时刻意去沟通往往不能缩短彼此的距离,而偶尔抓住一些细节进行交流,却会在秘书与上司之间架起美好心灵桥梁,得到上司的赏识。