企业档案管理及利用制度范本

1

XXXX有限公司

档案管理制度

第一章 总则

第一条 目的

为加强本公司档案管理工作，保证公司文件的完整性，有效的保护及便于查找利用档案，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，更好地为公司各项工作服务，特制定本制度。

第二条 释义

本制度所称档案是指公司过去和现在的各部门及员工从事生产、经营、管理等活动中，所形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、声像、照片、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第三条 管理原则

（一） 集中统一管理原则。

（二） 维护档案完整与安全原则。

（三） 便于利用原则。

第四条 适用范围：本制度适用于公司所有单位的档案管理。

第五条 管理职责

（一） 公司办公室为档案的归口管理部门，负责：

1. 建立与完善管理制度、工作标准与流程；

2. 监督、检查各部门档案工作；

3. 公司档案的收集、保管和开发利用。

4. 制定档案工作计划并组织实施；

5. 指导各部门文件材料的形成、积累、整理及归档工作；

6. 配备专兼职档案管理员，负责档案的日常管理工作；

（二） 各部门负责人为本部门档案管理责任人，负责规划管理本单位档案建设工作

1.各部门专兼职档案管理员，负责档案资料的收集、编制、整理等日常管理工作；

2.配合公司档案管理部门完成档案管理体系的建设与完善；

2

3. 档案管理人员应熟知公司业务和公司历史沿革，并保持相对稳定。

第二章 档案归档

第六条 档案归档范围

凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项：

（一）上级来文

1. 上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；

2. 上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。

（二）公司文件材料

企业公司档案管理制度范本

一、总则

1. 目的

为规范公司档案管理，确保档案的完整性、安全性和可利用性，特制定本制度。

2. 适用范围

本制度适用于公司所有部门及员工在档案收集、整理、保管、利用和销毁等过程中的行为。

3. 档案定义

档案是指公司在经营管理活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

二、档案管理职责

1. 档案管理机构

公司设立档案室，负责公司档案的统一管理工作。

2. 档案管理人员

档案室设专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。

3. 部门职责

各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集、整理和移交工作。

三、档案的收集与整理

1. 收集范围

包括但不限于公司内部文件、会议记录、合同协议、财务报表、项目资料等。

2. 整理要求

档案材料应按照类别、时间顺序进行整理，确保档案的系统性和完整性。

3. 移交程序

各部门应在规定时间内将档案材料移交至档案室，由档案管理人员进行登记和归档。

四、档案的保管

1. 保管条件

档案室应具备适宜的保管条件，包括防火、防潮、防虫等。 2. 档案分类

档案应按照类别进行分类，便于检索和利用。

3. 档案保密

对于涉及公司商业秘密的档案，应采取严格的保密措施。

五、档案的利用

1. 利用规定

员工在利用档案时，应遵守档案室的相关规定，不得擅自复制、传播档案内容。

2. 借阅程序

员工借阅档案，需填写借阅登记表，并在规定时间内归还。

3. 档案复制

对于需要复制的档案，应经档案管理人员批准，并做好复制记录。

六、档案的销毁

1. 销毁条件

对于超过保存期限或无保存价值的档案，经审批后可以进行销毁。

2. 销毁程序

销毁档案应有详细的记录，并由两人以上共同执行。

第 1 页 共 11 页 公司档案管理制度范本

第一章 总则

第一条 为规范公司档案管理工作，确保档案的安全性、完整性和可查阅性，制定本制度。

第二条 公司档案管理工作应遵循以下原则：

1. 法律依据：依据《中华人民共和国档案法》和其他相关法律法规进行管理；

2. 统一管理：建立统一的档案管理部门，统一管理公司各类档案；

3. 规范操作：制定规范的档案管理流程和操作规范，确保每个环节操作规范；

4. 安全保密：加强档案的安全管理，保障档案的机密性；

5. 档案利用：合理利用档案资源，提高公司管理水平和决策能力；

6. 适当保存：根据法律法规和公司规定，对各类档案进行适当保存。

第二章 档案管理机构及职责

第三条 公司设立档案管理部门，负责公司档案的管理工作。其主要职责为：

1. 制定和完善档案管理制度和规章制度；

2. 组织实施公司档案管理工作，监督落实；

3. 进行档案的收集、整理、装订和归档工作；

4. 维护档案室的设备和环境，确保档案的安全性； 第 2 页 共 11 页 5. 组织档案的销毁和转移工作；

6. 提供档案查询和复制服务；

7. 开展档案管理培训，提高员工的档案管理意识。

第三章 档案管理流程

第四条 公司档案的管理流程主要包括档案的收集、整理、装订、归档、查阅、借阅和销毁等环节。

第五条 档案的收集应遵循以下原则：

1. 尽量获取原始档案材料；

2. 定期收集公司各部门和人员的档案材料；

3. 严格审查档案材料的真实性和合法性。

第六条 档案的整理和装订应遵循以下原则：

1. 按照档案类别和文件的时间顺序进行整理；

2. 对档案材料进行分类、标注和编号；

3. 采用统一的装订规范，保证档案的整洁和美观。

第七条 档案的归档应遵循以下原则：

1. 制定档案分类目录，统一管理档案；

2. 将档案按照档案类别、日期和编号等信息进行归档；

3. 对归档的档案进行登记和登记。

第八条 档案的查阅和借阅应遵循以下原则：

图书与档案　

Ｉ■　Ｃｈｉｎａ　ＳＣｉｅｎｃｅ　ａｎｄ　Ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｙ　Ｒｅｖｉｅｗ　

企业文书档案的管理及利用　

王泽生　

（河南中美铝业有限公司４５２４７７）　

［摘要］在企业信息系统中，文书档案管理是非常重要的组成部分，在企业信息建设方面也是非常重要的。现在，企业在发展过程中应用了先进的科技技术，　

这样就使得现代企业发展过程中，自动化和智能化在不断的发展。企业在发展过程中，文件的形式已经发生了很大的变化，电子文件逐渐取代了纸质文件，这样也　

使得档案管理中出现了很大的变化。现代的档案管理要利用计算机技术和网络技术来完成信息收集和整理，这样就慢慢形成了档案，对提高档案管理的效率是非　

常好的。　［关键词】企业文书；档案　

中图分类号：Ｇ２７５．２　文献标识码：Ａ　文章编号：１００９－９１４Ｘ（２０１４）４５－０２０６—０１　

在企业信息系统中，文书档案管理是非常重要的组成部分，在企业信息建　

设方面也是非常重要的。现在，企业在发展过程中应用了先进的科技技术，这样　

就使得现代企业发展过程中，自动化和智能化在不断的发展。企业在发展过程　

中，文件的形式已经发生了很大的变化，电子文件逐渐取代了纸质文件，这样也　

使得档案管理中出现了很大的变化。现代的档案管理要利用计算机技术和网络　

技术来完成信息收集和整理，这样就慢慢形成了档案，对提高档案管理的效率　

是非常好的。为了更好的进行档案管理，要建立起来一体化的计算机管理系统，　

在这个系统中要将文件处理和档案管理结合在一起，这样在进行工作的时候能　

够取得更好的效果　虽然，企业在文书档案管理中已经取得了一定的发展，但是　

在管理上还是存在着一定问题的，因此，要更好的规范管理工作。　

ｌ企业档案管理存在的问题。企业为了更好的发展在体制和结构方面的　

不断改革，因此企业档案工作者在工作的时候要积极开展工作，这样才能取得　

更好的成绩，与此同时，对档案管理中出现的问题要进行更好的解决。一些企业