企业档案管理规定范本

企业文件及档案管理制度（20篇万能范文）

企业文件及档案管理制度篇1

一、档案的建立。

1.1档案的建立按下列流程建立：收集--整理--分类--编号--登记--输入电脑--入柜--利用--检查

1.2明确建档内容，实行系统收集、集中管理。

1.2.1房屋档案：包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等;

1.2.2设备设施档案：包括各种设施设备的线路图纸、使用说明书、购入使用时间、使用许可证、年检合格证、维修保养合同及维修保养记录等;

1.2.3业主档案：包括业主入住时所填写的"业主概况表"、"业主公约"、"入住契约"、"前期服务协议"、"接房登记表"等。

1.2.4文秘档案：包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的文件以及对本物业进行管理的各项规章制度等;

1.2.5员工档案：包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等;

1.2.6财务档案：包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、维修基金使用的预算、计划、业委会批准使用的文件等。

1.3建档要求：制度化、标准化、电脑化。

二、档案管理 2.1为避免档案的损坏、遗失，使重要档案能永久保存，而又方便经常使用，对使用频率较高的档案实办公室对原始档案进行严密管理，并保存复印件。

2.2档案管理要求：

2.2.1进行标准化的档案管理。

2.2.2采用多种形式的信息储存方式，如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等，并采用适当的保存方法。

2.2.3加强保密意识培养，确保档案在使用过程中的安全、不丢失、不泄密。

2.2.4实行档案管理手段的现代化，运用计算机检索手段，开发多媒体信息查询系统。

2.2.5坚持档案资料收集的系统化。

2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，按工作部门分柜保存。

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一、文件管理

1. 文件的分类与编号

1.1 文件应根据内容和性质进行分类，并制订具体的文件分类标准。

1.2 文件编号应根据一定规则进行，以确保文件的唯一标识和可追溯性。

2. 文件的保存与销毁

2.1 文件的保存期限应根据相关法律法规和政策规定进行确定，并制定明确的保存期限表。

2.2 文件的保存应采取适当的措施，确保其安全可靠。

2.3 文件到期后，应按照规定的程序进行审核和销毁，并留存相应的销毁记录。

3. 文件的借阅与归档

3.1 文件的借阅应符合相关规定，需要填写借阅申请表并经批准后方可借阅。

3.2 借阅的文件应及时归还，并做好归还登记记录。

3.3 归档文件的管理应按照一定的分类和顺序进行，确保文件的检索和利用效率。

二、电子档案管理

1. 电子档案的存储与备份

1.1 电子档案的存储应采用安全可靠的存储介质，如服务器、云存储等。 第 2 页 共 6 页 1.2 对重要的电子档案应进行定期备份，以防止意外丢失或损坏。

2. 电子档案的安全与权限

2.1 电子档案应设置合理的权限控制，确保只有被授权人员可访问和操作。

2.2 对尤其重要和机密的电子档案，应采取额外的安全措施，如加密和防火墙等。

3. 电子档案的检索与利用

3.1 电子档案应采用统一的命名和标注规范，以方便检索和利用。

3.2 对于需要共享和利用的电子档案，应建立相应的共享平台和机制。

三、保密管理

1. 保密责任与义务

1.1 公司全体员工应具备保密意识，并签署保密协议，明确保密责任和义务。

1.2 对于涉及商业秘密和个人隐私的文件，应加强保护和限制其访问。

2. 保密措施与技术

2.1 对于重要的保密文件，应采取物理封存和密码保护等措施，确保其安全性。

2.2 对于涉及重要商业信息的电子档案，应采取加密和数字签名等技术手段。

3. 保密违规处罚 第 3 页 共 6 页 3.1 对于违反保密规定的行为，应按照公司的相关制度进行纪律处分。

企业档案管理规定

2002年9月1日起施行 第一条 为加强企业档案工作，促进档案工作为企业各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）和有关法律、法规，制定本规定。 第二条 本规定所称的企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。 第三条 企业应遵守《档案法》，依法管理本企业档案，明确管理档案的部门或人员，提高职工档案意识，确保档案完整、准确和安全。 第四条 企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。 中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案 第五条 企业负责档案工作的部门依法履行下列职责： （一）贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度； （二）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作； （三）指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作； （四）监督、指导本企业所属机构（含境外机构）的档案工作。 第六条 企业档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。 第七条 企业各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交本企业档案部门集中管理。任何人不得拒绝归档。 第八条 归档的文件材料应完整、准确、系统。文件书写和载体材料应能耐久保存。文件材料整理符合规范。 归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。 第九条 企业根据有关规定，确定档案保管期限，划定档案密级。 第十条 企业采取有效措施对档案进行安全保管，并切实加强对知识产权档案和涉及商业秘密档案的管理。 第十一条 企业对保管期限已满的档案进行鉴定。对确无保存价值的档案登记造册，按有关规定经企业法定代表人批准后进行监销。 第十二条 企业做好档案统计工作。国有大中型企业应按档案行政管理部门的要求填写有关报表。企业认真做好对国家和社会有保存价值的档案的登记工作。 第十三条 企业档案现代化应与企业信息化建设同步发展，不断提高档案管理水平。 第十四条

第1页共9页 2024年公司档案管理规定样本

一、档案归档制度

1. 公司的归档资料遵循“及时归档”及“年度归档”制度，即日常工作中产生的公司来往文件及业主资料需及时归档，并于每年特定月份（此处未具体说明月份，需根据实际情况填写）进行年度档案资料归档。

2. 各主管部门负责人应全力配合与支持档案管理员的工作，积极收集各自部门应归档的原始资料。

3. 档案管理员负责及时将应归档的资料进行整理并归档。

4. 各部门专用的收、发文件资料，需根据文件的密级决定是否归档。机密及以上级别的文件，其原件必须存放于档案室。

5. 档案管理员根据公司实际情况及档案资料的实际使用需求，实施档案归档整理工作。

二、资料分类与归档

1. 公司档案资料的分类依据公司实际情况及档案资料的查找实用性进行归档。

2. 公司档案资料的归档工作每年进行一次，但平时立卷归档的资料不在此规定范围内。

三、档案资料的保存期限

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定规定外，依以下规定执行：

1. 永久保存的文件包括公司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、财务报表、政府机关核准文件、不动产所第2页共9页 有权状及其他债权凭证、工程设计图、工程资料及业主资料档案等，以及其他经核定须永久保存的文书。

2. 特定年数保存的文件包括预算、决算书类、会计凭证、事业计划资料等，以及其他经核定需保存特定年数的文书。

3. 其他文件的保存期限根据具体情况而定，如期满后无长期保存必要的文件，可设定为短期保存。

4. 规章由规章管理部门永久保存，使用部门则根据其有效期间进行保存。

四、档案的借阅

1. 档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准，不得借阅档案。

2. 借阅档案需经档案所属部门负责人批准。借阅非本部门经办的档案材料，还需经借阅的档案资料的部门负责人及公司总经理/副总经理批准。详细业主资料档案的借阅，必须由部门负责人报公司副总经理/总经理批准。阅档必须在指定地点进行，不得携带外出。