采购合同管理规范

采购合同管理规定

1. 规范采购合同的签订

1.1 确认需求

在签订采购合同之前，采购方必须确保已经确认了所需物品的具体规格、数量、质量标准、交付期限等相关要求，以确保合同的准确性和合理性。

1.2 制定合同内容

采购方应当对所需物品的具体要求，以及供应商的权利和义务等内容进行详细的规定，并对合同条款进行合理的安排。合同内容必须明确易懂，避免使用模糊、含糊不清的语句，同时要保证合同的法律合规性。

1.3 履行审批程序

在签订采购合同之前，必须经过严格的审批程序，以确保采购的合法性和合理性。采购方必须明确规定合同签订的审批流程和权限，做到审核严格、程序规范。 2. 确保采购合同的执行

2.1 合同管理人员

采购方应当指定专门的合同管理人员，负责对采购合同的全过程进行监督、管理和协调，确保采购合同得到全面落实并能够按照计划顺利实施。

2.2 履行合同义务

采购方在签订采购合同时必须明确供应商的权利和义务，并监督供应商遵守合同。采购方应当按照合同规定的要求进行验收，及时缴纳货款并履行合同义务。

2.3 合同履行结果评价

为防止不良供应商的出现，采购方应当在合同履行结束后对供应商的服务质量、交付能力、售后服务等方面进行评价。评价结果可以成为下一次采购合同签订的参考依据。

3. 合同的变更和解决争议

3.1 合同变更

如果因为一些特殊情况，采购方需要对采购合同进行变更，必须严格遵守变更合同的程序和规定。有关变更的条款、份数和文本格式等等，则需按照原有合同内容的格式进行。 3.2 解决合同争议

如果在合同履行过程中出现纠纷或争议，采购方应当主动与供应商进行协商，先寻求和解。如果无法达成和解，则应寻求专业法律辅导，并按照法律程序进行处理。

4. 合同的保管和归档

4.1 合同保管

采购方必须按照法律规定的期限和程序对采购合同进行保管，采取适当的措施，保证合同的安全性和可查性。采购方可以采用电子文档的方式对合同进行保存，并确保备份工作得到充分落实。

采购合同管理制度

总则

1. 为规范公司对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符合采购管理的要求及公司的利益，特制定本制度。

2. 本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。

采购合同的编写

1. 公司采购部是采购合同的对口管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。

2. 采购合同的编写程序。

1) 选择供应商：除一次性购买零配件外必须是公司认可合格供应商。

2) 进行谈判：采购部应与合适的供应商展开谈判，谈判内容包括采购物料的价格、数量

质量、供货方式、货款支付等方面的谈判，并根据谈判所形成的方案选择对公司最有利的供应商。

3) 拟定草案并评审：采购部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案，报分管副总/

总经理进行审批。

4) 拟写正式的采购合同：采购部应根据各相关部门、分管副总/总经理的意见对采购合同

草案进行修订，并据此形成正式的采购合同。

3. 正式的采购合同必须包括以下九个方面的主要内容。

1) 合同签订双方的姓名、地址和联系方式。

2) 采购物品的单价、总价。

3) 采购物品的数量与规格型号。

4) 采购物品的品质和技术要求。

5) 采购物品的履约方式、期限、到货地点。

6) 采购物品的验收标准和方式。

7) 付款方式和期限。

8) 售后服务和其他优惠条件。

9) 违约责任和解决争议的方法。

4. 采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，表达必须严谨。

采购合同的签订

1. 与公司签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托别人代签，采购部应审验其委托证明。

2. 公司与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同。

3. 对于金额在5000元以下的采购合同，可以采用传真的方式进行签订，超过5000元或设备合同双方盖鲜章（合同原件），视为合同成立。

4. 签订后的合同由采购部保管。

采购合同的执行与控制

企业内训：采购合同管理与规范

明阳天下拓展

培训主题：采购合同谈判技巧 合同管理风险防范 供应商绩效考核指标天数：2 天

课程大纲：

一、合同基本法律知识

1、世界两大法系及主要国家介绍

2、合同的订立

（1）合同主要条款

（2）要约

（3）承诺

（4）缔约过失责任

3、合同的效力

1、合同生效时间

2、无权代理

3、无效合同与撤销权

4、合同的履行

（1）约定不明的履行

（2）执行政府定价、指导价的合同的履行

（3）涉及第三人的合同的履行

（4）三个抗辩权、代位权及撤销权

5、合同的变更与转让 （1）债权的转让

（2）债务的转让

6、合同的解除

（1）协商解除

（2）单方解除

7、违约责任

（1）违约行为种类

（2）违约责任主要方式

——定金

——违约金

——赔偿损失

二、合同常见疑难问题及应对

1、合同条款争霸战

（1）双方签属的合约，内容并不完全相同

（2）供应商签回订单时，对原订单之部分条款增删、改变

（3）书面合同与先前的口头协议不一致

（4）对注明不得对内容作出任何变更的订单，供应商签回时作出非实质性变更

2、重要条款常见问题及应对

（1）数量及质量条款

（2）价款或报酬条款

（3）履行期限、地点和方式 （4）担保及违约责任条款

（5）风险转移条款

（6）所有权保留条款

（7）不可抗力条款

（8）知识产权、保密协议条款

（9）争议解决方式条款

（10）生效条件约定

3、采购合同中的其他问题

（1）通过电话、邮件、传真、信函订立合同时应注意问题

（2）服务采购合同/涉外采购合同应注意问题

（3）知识产权问题

4、合同争议处理中应注意的问题

（1）和解与调解

（2）仲裁

（3）诉讼

三、合同内容与供应战略匹配

1、供应定位模型介绍

2、关键物料/瓶颈物料的合同管理重点

3、杠杆物料/常规物料的合同管理重点

四、合同谈判过程

1、计划准备阶段、谈判开始阶段

2、谈判过渡阶段、 3、实质性谈判阶段

第一章 采购部管理规范

第一节 职位说明书

一、采购经理职位说明书

基本信息 职位名称：采购部经理 所在部门：采购部

直属上级：总经理 直属下级：无

相关同级：各部门经理 职位等级：4

职位概要 制定并组织实施采购计划，控制采购物品的质、量及价格，达成公司所期望的库存和利润目标。

岗位职责 １、 负责考察市场物品的信息、价格动态，掌握市场规律，预见性的统筹采购物品，最大限度的降低采购成本。

２、 结合企业发展策略，制定全年的采购计划和市场变化应对方案。

３、 负责对公司采购物品的价格、质量、数量、库存的监管。

４、 负责酒水的进店、定价及促销工作；

５、 掌握供货商的相关信息，建立良好的合作关系，做好各供应渠道的保密工作。

６、 负责对各采购员进行业务监督和培训，养成良好的职业道德习惯，严禁贪污或收授贿赂，搞好对采购的监督工作。

７、 负责对配送中心的直接管理。

８、 负责与供货商货物价格的谈判和合同的签订管理工作。

９、 扩大外援，为企业建立较长期、稳定的货源基地。

10、完成上级领导交给的其他任务。

任职资格 1、 大专以上学历；

2、 三年以上相关工作经验。

知识技能 业务知识 1、 有较丰富的采购经验和良好的个人品质。

2、 了解货源及货源地的基本知识。

专业技能 1、 业务全面，对市场有敏锐的洞察力。

2、 较强的沟通能力和谈判技巧。

3、 能熟练使用现代化办公设备及软件，充分利用现代化数据分析系统及时准确进行各项分析。

综合能力 有较强的业务敏感度，并具有较强的责任心和敬业心。

二、采购员岗位职责

1、 遵守各项规章制度，在总经理的领导和主办会计监督下负责连锁店物品的采购工作。

2、 准时和库管、使用部门负责人、监督人员一起认真验收货物。

3、 严格按照各申请用货部门的申请填写采购日报表。

4、 及时通知供货商供货。

5、 及时统计本月库存和下月所需物品，并于每月25日前将所需采购的原材料（大料、小料等）数量传真至总部。