中小学学校档案管理制度

学校档案管理制度

一、立卷归档制度

1、凡本单位在党、政、工团、基建、教学形成的具有查考利用价值的文件材料（包括文字、统计数学、图纸、相片、录音（像）、报表等）均属归档范围。

2、每年文书档案由文书人员负责在第二年三月份结束归档工作，学籍档案、德育档案、实验教学档案、信息技术档案、电教档案、图书室档案由负责人在第二年度9月份结束归档工作。立卷归档，并向综合档案室移交。

3、归档文件材料必须收集齐全，组卷合理，分类清楚，卷内文件排列系统，保管期限划分准确，案卷标题简明确切，装订结实、美观，字迹工整、清晰。

二、档案借阅制度

1、凡本单位人员因工作需要查档案，一般在档案室查阅，如需借出，须办妥手续后方可借出，并在2—3天内归还。

2、借阅档案，必须履行登记手续，填写借阅登记及档案利用效果

3、查阅或需摘录机密档案，须经领导批准，并在指定地点查阅，不得翻阅其他无关材料。

4、凡外单位来查阅档案，须持单位介绍信，并说明查阅内容，年代和目的才能查阅，除特殊情况外，一律不外借。

5、借阅档案必须妥善保管，爱惜使用，禁止私看折卷，抽页，随意涂改做记号，不得擅自复制、转借他人或单位，一经发现依法处理。

6、凡未经整理，登记完毕的档案，一律不外借。

三、档案保密制度

1、严守有关保密守则。 2、不随便携带机密材料和档案库房、箱、厨钥匙。

3、不准将机密材料、内部资料、作为废纸出售。

4、提供利用秘密文件资料，严格按照密级规定执行审批手续。

四、档案室管理制度

为了加强档案室管理工作，切实做到“八防”，确保档案的安全和质量，特制定本制度：

1、档案室应有专人专管，非档案工作人员未经同意不得随意入内、开启。

中小学档案管理规定

引言：档案是记录、反映和证明中小学教育教学工作及学生成长发展情况的重要载体。为了保障档案的安全性、可靠性和有效性，教育部制定了中小学档案管理规定，以指导中小学对档案的管理工作。本文将围绕中小学档案管理规定展开讲述，并探讨档案管理方面的问题和挑战。

一、档案的定义和分类

1. 档案的定义：档案是指中小学教育教学工作和学生发展情况的各类文件、资料、材料的集合体。

2. 档案的分类：根据不同的目的和管理要求，可以将中小学档案分为学生档案、教师档案、行政管理档案等。

二、档案的管理责任

1. 中小学校长是档案管理的第一责任人，负责组织、实施和监督档案管理工作。

2. 学校档案管理机构负责具体的档案管理工作，包括档案的收集、整理、保存、利用等。

三、档案收集和整理

1. 学生档案：包括个人信息、成绩、评语、奖惩记录等；应建立健全档案收集制度，并制定规范的档案整理流程。

2. 教师档案：包括个人信息、任职资格、考核记录等；应定期更新教师档案，并保证档案的完整性和准确性。

四、档案保存和利用 1. 档案保存：学校应建立档案馆或专门的档案保管室，对档案进行分类、编号、装订和标识，确保档案的安全保存。

2. 档案利用：学校可以根据需要使用档案提供资料、证明和参考，但必须遵循档案管理规定和相关法律法规。

五、档案的保密与网络安全

1. 学校要加强对档案的保密工作，明确档案的管理权限和访问权限，防止档案泄露和滥用。

2. 在档案数字化转型过程中，学校要重视网络安全，确保档案信息的安全存储和传输。

六、档案的检查和评估

1. 学校要定期进行档案的内部检查，确保档案的完整性和准确性，及时发现和纠正档案管理中的问题。

2. 档案评估可以通过专业机构进行，以评估档案的质量和价值，并提出相关的改进措施。

七、档案管理中的问题和挑战

1. 跨部门协作不畅：由于中小学档案管理涉及多个部门，需要各部门之间的协作和沟通，但实际操作中存在沟通不畅的问题。

一、总则

为了加强中小学档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在教育教学、行政管理、科学研究等方面的作用，特制定本制度。

二、档案室职责

1. 负责学校各类档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作。

2. 负责档案的鉴定、整理、编目、归档、检索、统计等工作。

3. 负责档案的数字化、信息化建设，提高档案管理水平。

4. 负责档案的保密、安全、防火、防盗等工作。

5. 负责指导、协调全校档案管理工作。

三、档案分类及归档范围

1. 档案分类：按照国家档案分类标准，将档案分为十大类：文书档案、教学档案、科研档案、基建档案、设备档案、人事档案、财务档案、声像档案、实物档案和荣誉档案。

2. 归档范围：

（1）文书档案：学校行政、教育教学、党团工会、后勤保障等文件材料。

（2）教学档案：教师教案、学生作业、考试试卷、课程设置、教学计划、教学研究等材料。

（3）科研档案：学校科研项目的申报、立项、实施、结题等材料。

（4）基建档案：学校建设项目、工程图纸、验收报告等材料。

（5）设备档案：学校设备购置、使用、维修、报废等材料。

（6）人事档案：教职工招聘、培训、考核、晋升、奖惩等材料。

（7）财务档案：学校经费预算、收支、审计、结算等材料。

（8）声像档案：学校举办的活动、会议、庆典等影像资料。

（9）实物档案：学校获得的奖杯、奖牌、证书等实物。

（10）荣誉档案：学校获得的荣誉、表彰等材料。 四、档案收集与整理

1. 档案收集：各部门按照归档范围，及时将文件材料报送档案室。

2. 档案整理：按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、整理、编目。

3. 档案归档：将整理好的档案按照归档要求进行归档。

五、档案利用与保管

1. 档案利用：档案室对档案进行开放利用，方便教职工查阅。

2. 档案保管：档案室负责档案的保管、保养、修复等工作，确保档案安全。

3. 档案保密：档案室对涉密档案进行保密管理，防止泄密事件发生。

一、目的和意义

为了规范中小学学生档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，充分发挥档案在教育教学、管理服务、科学研究等方面的作用，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于我国各级各类中小学学生档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

三、档案管理职责

1. 学校档案管理部门负责全校学生档案的统一管理，制定档案管理制度，组织实施档案工作。

2. 各部门、班级负责人及教师应积极配合档案管理部门，做好学生档案的收集、整理、归档工作。

3. 学生本人应自觉维护自身档案的完整、准确，及时更新档案信息。

四、档案收集

1. 学生入学时，需提交个人基本信息、家庭情况、学习成绩、体检报告等相关材料。

2. 学生在校期间，档案管理部门应定期收集学生成绩、奖惩、评优、处分、毕业等材料。

3. 学生离校时，需提交离校手续、就业情况等相关材料。

五、档案整理

1. 档案管理部门应按照国家档案局制定的《中小学学生档案分类与编号规则》对档案进行分类、编号。

2. 档案整理应遵循以下原则：按时间顺序排列、按类别划分、按材料性质归档。

3. 档案整理过程中，应确保档案的完整、准确、规范。

六、档案归档

1. 档案管理部门应建立健全档案归档制度，明确归档时间、归档要求。

2. 档案归档应严格按照归档制度执行，确保档案的及时、准确归档。 3. 档案归档后，档案管理部门应做好档案的存放、保管工作。

七、档案保管

1. 档案管理部门应配备专职或兼职档案保管员，负责档案的日常保管工作。

2. 档案保管应遵循以下原则：安全、保密、方便、实用。

3. 档案保管员应定期检查档案的保管状况，确保档案的完整、安全。

八、档案利用

1. 档案管理部门应建立健全档案利用制度，明确档案利用范围、审批程序。

2. 档案利用应遵循以下原则：合法、合理、及时、高效。

3. 档案利用过程中，应确保档案的完整、准确、保密。

九、档案信息化

1. 档案管理部门应积极推进档案信息化建设，提高档案管理效率。