文书档案归档范围及保管期限管理规定

1

附件4:

文书档案归档范围及保管期限管理规定

(征求意见稿）

1 总则

1.1 目的

为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性，便于提供服务,制定本办法。

1.2 适用范围

本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料的积累、整理和归档管理。

2 术语和符号

2。1 文书档案（Archives）

机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件。

2.2 案卷（File）

由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。

2。3 保管期限(retention period)

档案部门根据档案鉴定标准，对每个案卷或文件所确定的保存年限.

2.4 归档（filing）

按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。

3 基本规定

3.1 职责

3。1.1 档案部门负责文书档案的归口管理，对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导,负责文书档案的验收,并对其实行集中统一管理。

3。1.2 各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作,并对其完整、准确和系统负责.

2

3.2 凡属归档范围的文件材料，必须按规定整理归档后向档案部门移交，实行集中统一管理，任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档.

3。3 保管期限规划原则

按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令 第8号），文书档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为10年、30年。

4 技术内容

4.1 归档范围

凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的，作为真实历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内。具体见“文书档案归档范围和保管期限表”.

4。2 归档文件材料的来源

4。2.1 内部形成的文件材料。

4.2。2 执行、办理的外来文件材料.

4。2。3 所属单位和派出机构（包括境外机构）应报给本单位的文件材料。

4。2.4 引进项目、外购设备等带回的文件材料。

4。2。5 投资的全资、控股、参股企业应向本单位提交的文件材料。

4。2.6 参与的合作项目,合作单位按要求应向本单位提交的文件材料。

4。3 归档要求

4.3。1 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律,保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求.

4.3。2 归档的文件材料应为原件。特殊情况无原件的可归具有凭证作用的文件材料（文件材料归档后不得更改）。

4。3.3 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文(或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

4.3。4 具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。

4.3.5 归档文件的制作和书写材料必须符合耐久性要求。

4.3。6 反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。

4。3。7 两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件，协办单位保存与承担任务相关的正本文件。

4.3。8 对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

3

4。3。9 应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

4.4 归档时间

管理、生产和经营等活动中形成的文件材料，原则上于次年上半年内归档。

4.5 归档数量

4.5。1 文书档案：底稿1份，正本1份.

4。5.2 其他材料：照片、底片、录音带、录像带等按实际数量归档。

4.6 归档移交程序

4.6.1 每年上半年,各部门文件管理人员，按照归档范围收集应归档的文件材料，按规定进行分类、整理和编目。

4.6.2 档案人员对各部门整理的文件材料质量进行检查和验收。

4。6。3 办理归档手续

4。6。3。1 填写归档清单：按文件排列顺序填写归档清单一式两份。

4。6。3。2 向档案部门办理移交手续，档案人员验收后双方签字各执一份。档案部门同时出具归档证明。

5 附录

附录A 文书档案归档范围及保管期限表（经营管理类）

附录B 文书档案归档范围及保管期限表（生产管理类)

附录C 文书档案归档范围及保管期限表（行政管理类)

附录D 文书档案归档范围及保管期限表（党群管理类)

6 引用标准名录

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令 第8号）

《国有企业文件材料归档办法》（档发［2004］4号）

《企业档案工作规范》DA/T42—2009

《机关档案工作业务建设规范》(国档发[1987］27号)

《归档文件整理规则》DA/T22—2000

4

附录A：

文书档案归档范围和保管期限表

(经营管理类）

序号 基本范围 保管期限

1 经营决策

1。1 企业发展规划、经营战略决策、企业改革等文件 永久

1.2 转换经营机制、各项配套制度改革实施方案、请示与批复、总结、报告等 永久

1.3 董事会、监事会、股东会构成及变更方面的文件 永久

1。4 院务公开文件 30年

1。5 院长(经理）责任制、任期目标等 30年

1。6 股东大会文件

1.6.1 重要的 永久

1。6。2 一般的 10年

1。7 董事会、股东会会议记录、纪要、工作报告、声明、决定、决议、通知、名单、议程、报告、讨论通过的文件、公告、总结等 永久

1。8 监事会会议记录、纪要、工作报告、声明决定、决议等 永久

1.9 股票、股市方面的材料 30年

1。10 红利分配材料 永久

2 生产经营计划

2。1 生产经营计划、总结、报告及计划调整等材料 10年

2。2 计划任务书或作业计划 10年

5

2.3 生产技术、经济指标完成情况分析 30年

3 统计工作

3.1 统计工作制度、规定、办法、通知 30年

3。2 生产、技术、经济统计报告 永久

3。3 企业综合性统计报表及分析材料 30年

4 财务管理

4。1 账务管理制度、规定、办法、通知 30年

4.2 财务管理计划、总结 10年

4.3 固定资产的新增、报废、调拨材料 30年

4.4 生产财务和成本核算 永久

4。5 税务方面的材料 永久

4.6 资金管理、价格管理、会计管理的材料 永久

5. 资产管理

5.1 房产、土地方面的文件

5。1.1 房地产的权属证明材料 永久

5.1。2 房地产的租赁、使用方面的合同、协议等文件 30年

5。1.3 职工承租、购置单位住房的合同、协议和有关手续 永久

5。1。4 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表,职工住房申请 30年

5.2 投资项目

5。2。1 投资规划、决策等方面的材料 永久

6

5。2.2 投资企业的董事会、股东会材料 永久

5.2.3 投资企业的财务报告、红利分配材料 永久

5。2.4 股权证、转让协议等股权管理方面的材料 永久

5。3 国有资产管理、登记、统计、核查清算、交接等文件 永久

5。4 企业的产权变动

5。4。1 产权变动的请示、批复方面的材料 永久

5。4。2 清产核资、资产评估工作的文件 永久

5。4.3 产权变动的协议、合同等 永久

5.4.4 资产处置方案、归属方面的材料 永久

5。4.5 因产权变动所至职工身份变化的材料 永久

5.5 多种经营管理

5.5.1 经营机构的工作计划、汇报、总结 30年

5.5.2 内部承包章程、合同、协议 30年

5.5.3 经济核算材料 永久

5.6 境外项目管理

5。6.1 境外项目的前期设计、规划、协议、合同等文件 永久

5。6.2 项目检查、重要的专项报告、审批意见等 永久

5。6.3 工作总结、计划、业务方面的一般来往函件 10年

6 设备管理

6。1 设备分配计划、记录 10年

7

6.2 设备采购、保管

6.2.1 重要设备的采购审批手续、保管及招投标合同、协议、来往函件、总结 永久

6。2。2 办公设备及用品、机动车等的采购计划、审批手续、招投标、购置，机动车调拨、保险、事故等一般性文件 30年

6.3 设备管理规章制度、台账、统计报表 30年

7 合同管理

7.1 商务合同正本及其补充件

7.1。1 重要的 永久

7。1。2 一般的 30年

7.2 客户资信调查材料

7.2。1 重要的 30年

7.2.2 一般的 10年

8 信用管理

8。1 企业认证、达标等活动的呈报、审批材料、合格证、资格证书等 永久

8。2 企业形象宣传、展览会文件 30年

8.3 企业获得的资质、信誉方面的证书及其他奖励 永久

8。4 企业客户资信调查材料 30年

8

附录B：

文书档案归档范围和保管期限表

（生产管理类）

序号 基本范围 保管期限

1 生产管理

1。1 生产管理工作计划、总结、报告 30年

1。2 生产管理计划的编制、执行及调度工作情况 10年

1。3 生产管理会议记录 30年

1。4 生产管理的职责、制度、规程 永久

1。5 生产活动综合分析 10年

2 质量管理

2.1 质量管理计划、措施、总结 10年

2.2 质量管理制度、办法、规定、条例 30年

2.3 产品质量检测、化验、试验材料 30年

2。4 质量异议处理、带有分析及处理材料,质量认证、检查、评比材料 30年

2.5 产品创优的获奖证书 永久

2。6 质量管理工作形成的文件、质量体系运行及管理文件 30年

3 “三标”管理

3.1 三标管理工作形成的文件、三标体系运行及管理文件 30年

3.2 三标管理体系认证书等 10年

4 安全生产