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档案信息管理系统使用手册目录．归档状态管理 (27)3031311223一、登录档案信息管理系统打开一个IE窗口，输入档案信息管理系统地址，在登录界面中输入登录帐号和密码，点击登录。
. 系统首页登入系统后，首先进入档案信息管理系统首页，如下图所示。
首页的导航栏中，“首页”用于进行档案相关的操作，“消息列表”用于管理个人的站内消息，“全文检索”用于对有权限的所有档案原文进行全文检索，“系统管理”用于进入管理后台，进行系统的管理。
. 个人设置点击首页左上方的“个人设置”，弹出个人设置窗口，如下图所示。
填写必要的信息后，点击提交修改个人信息. 修改密码点击首页左上方的“修改密码”，弹出密码修改窗口，如下图所示。
填写正确的旧密码、新密码和确认新密码，点击提交修改当前帐号的密码。
. 退出系统点击首页右上方的“退出系统图案”，系统将注销当前用户，并返回登录页面；直接关闭浏览器，系统也将注销当前用户。
二、档案库定义浏览左边树，如上，可见“添|删|修”文字链接，分别用于添加档案库，删除档案库以及修改档案库信息。
. 添加档案库选中将要添加子档案库的档案库例如“科技档案”，然后单击“添”文字链接，弹出如下窗口。
输入档案类别即将添加的档案库名称，单击“提交”即可。
系统会弹出如下对话框：如上意思是指选中的父类别将无法显示用户添加到该类别的数据。
如果单击“取消”该添加操作。
. 删除档案库在左边树形中选中将要删除的档案库，然后单击“删”文字链接，弹出如下窗口。
单击“确定”即可。
系统会弹出如下对话框：如果单击“取消”该添加操作。
. 修改档案库在左边树形中选中将要修改的档案库，然后单击“修”文字链接，弹出如下窗口。
可以修改档案类别即档案库名称，以及描述，单击“提交”即可。
三、结构设计在左边树形中选中将要设计的档案库，然后单击“结构设计”文字链接。
如下图所示。
. 引入其它库结构单击主窗口下面的按钮，作用在于可以将其它档案库结构的设计的结构部分或全部拷贝到当前档案库中。
档案管理信息系统档案管理是组织和管理文件、文件流转、归档、检索、保管等工作的一项重要任务。
为了更有效地进行档案管理，许多组织引入了档案管理信息系统。
本文将详细介绍档案管理信息系统的定义、功能、优势以及在不同领域的应用。
1. 档案管理信息系统的定义档案管理信息系统是指通过计算机技术和网络通信技术，用于支持档案管理工作的一套综合性软件系统。
该系统涵盖了档案管理的各个环节，包括文件流转、档案存储、检索、归档、数字化处理等功能。
2. 档案管理信息系统的功能2.1 文件流转管理功能档案管理信息系统可以实现文件流转的管理和监控。
用户可以通过系统发起文件传递请求，并能实时追踪文件的流转情况，提高了文件流转的效率和准确性。
2.2 档案存储管理功能系统支持将档案数据进行数字化存储，通过数据库的方式进行管理和查询。
档案存储管理功能可以有效地解决传统纸质档案存储难题，提高档案管理的效率和可靠性。
2.3 档案检索功能系统提供快速、准确的档案检索功能。
用户可以根据关键词、日期、文件类型等条件进行检索，系统将在短时间内返回相关档案的查询结果。
2.4 归档管理功能系统具备归档管理的功能，可以自动根据档案类型、日期等进行分类、整理和归档。
这使得管理者不再需要手动整理和分类，节省了大量时间和人力资源。
2.5 数字化处理功能档案管理信息系统支持对档案进行数字化处理，包括扫描、OCR识别、图像处理等。
数字化处理可以提高档案的可读性和保存性，减少档案损坏的风险。
3. 档案管理信息系统的优势3.1 提高工作效率档案管理信息系统整合了档案管理的各个环节，可以自动化完成传统手工操作，大大提高了工作效率。
比如文件流转的追踪、档案的归档整理等，都可以通过系统自动完成，减少了人力资源的浪费。
3.2 提高档案管理的准确性系统的自动化操作减少了人为因素的干扰，提高了档案管理的准确性和可靠性。
比如档案存储的数字化处理可以减少纸质档案的丢失和损坏，档案检索功能可以减少人为的疏漏。
档案管理信息系统需求在当今数字化时代，信息的高效管理和利用变得至关重要。
档案作为组织和个人重要的信息资源，其管理也需要借助现代化的手段来提升效率和质量。
档案管理信息系统应运而生，它旨在满足对档案的收集、整理、存储、检索、利用等一系列需求，为组织的运营和发展提供有力支持。
一、系统功能需求1、档案收集系统应支持多种渠道的档案收集，包括但不限于手动录入、批量导入、接口对接等。
能够对不同类型和格式的档案进行识别和处理，如文本、图像、音频、视频等。
2、档案整理具备分类、编号、组卷等功能，能够按照预设的规则和标准对档案进行自动或手动整理，确保档案的条理清晰、易于查找。
3、档案存储提供安全可靠的存储环境，支持大容量存储，并具备数据备份和恢复功能，以防止数据丢失。
4、档案检索提供快速、准确的检索功能，支持多种检索方式，如关键词检索、模糊检索、组合检索等。
检索结果应能够清晰展示，包括档案的基本信息、内容摘要等。
5、档案利用支持档案的在线浏览、下载、打印等操作，同时能够对档案的利用进行权限管理，确保档案的使用符合规定。
6、统计分析能够对档案的数量、类型、利用情况等进行统计分析，为管理决策提供数据支持。
7、系统管理包括用户管理、权限管理、日志管理等功能，确保系统的安全稳定运行。
二、用户需求1、档案管理员需要便捷的操作界面，能够高效地完成档案管理的各项工作，如收集、整理、存储、检索等。
同时，希望系统能够提供一些辅助工具，如批量处理工具、数据校验工具等，以提高工作效率。
2、普通用户主要关注档案的检索和利用，希望检索界面简洁明了，检索结果准确快速。
对于利用档案，希望能够方便地进行在线浏览和下载，并且操作流程简单易懂。
3、管理层更关注统计分析功能，通过对档案数据的分析，了解组织的业务情况和发展趋势，为决策提供依据。
三、性能需求1、响应速度无论是检索操作还是档案的打开、下载等操作，系统的响应速度都应满足用户的期望，避免出现长时间的等待。
档案管理系统使用说明1.打开IE浏览器，在地址栏输入“http://121.250.164.133/”，打开档案管理系统登陆页面，输入您的用户名和密码。
进入“档案信息管理”页面后，打开档案表中的“系统设置”，重新设置密码。
2. 点击“档案管理”，进入档案管理界面，点击“创建”，进行档案表的设置。
档案表创建完成后，可以添加档案信息。
（1）添加案卷。
在“编辑档案信息主页面”中点击“添加案卷”按钮，在“添加案卷”对话框中输入如下内容：一级类目为归档材料的所属类别。
如党群综合材料填“DQ11”，行政后勤类材料填“XZ15”、科研综合类材料填“KY11”等。
具体所属类别划分见附件1。
二级目录：填入案卷所对应的年份，例如2007、2013等。
实体分类号：由年份+分类号组成，参照《枣庄学院档案实体分类办法》、《枣庄学院文件材料归档范围及保管期限表》等进行划分, 例如2013年学院行政综合类文件，其实体分类号为2013-XZ11。
卷/盒号每一年从“1”开始。
“保管期限”参照“归档范围及保管期限表”，分为永久、长期、短期、30年、10年”。
根据我们的实际情况，我们选择为永久或30年。
“密级”由归档部门确定，一般文件材料为“内部”，重要的可设为“秘密”、“机密”、“绝密”等密级。
“正题名”为整个案卷的文件内容的概括。
比如，枣庄学院2013年行政综合类文件。
“第一责任者”为文件署名单位，多个单位从第二个开始录入“其他责任者”项，多个单位之间用“/”号隔开。
起止时间为案卷内文件所跨度的时间，比如20130102-20130630.下图为相关著录信息，可供参考。
（2）添加文件。
案卷添加完毕后，进行文件信息的著录。
在“编辑档案信息主页面”中点击“添加文件”按钮，在“添加文件”对话框中所输入如下内容：一级目录、二级目录及实体分类号：输入要求参见“添加案卷”中的要求，内容相同。
文件案卷号及件号：案卷号+文件号，案卷号是指该案卷（盒）所对应的序号，文件号每卷案卷从.0001开始。
档案信息管理系统档案信息管理系统是一种运用计算机技术和软件管理档案信息的系统。
随着社会信息化的进一步发展，各类组织和机构的档案数量不断增加，如何高效地管理和利用这些档案成为了亟待解决的问题。
档案信息管理系统通过数据化和自动化技术手段，为机构提供了一种综合化的档案管理方案，有效提高了档案管理的效率和质量。
档案信息管理系统主要由硬件和软件两个部分组成。
硬件方面，需要有一台或多台计算机服务器，用来存储和处理档案信息。
服务器的配置要求通常较高，需要具备足够的存储空间和处理能力，以应对日益庞大的档案数据。
软件方面，档案信息管理系统需要具备多项功能，包括档案录入、检索、查询、借阅等。
这些功能通过前端用户界面和后端数据管理系统实现，为用户提供便捷的操作和高效的管理。
在档案信息管理系统中，档案录入是最基础的功能。
它通过扫描、拍照、导入和手动输入等方式，将纸质档案转化为数字化形式，存储在服务器中。
通过这种方式，档案信息得以长期保存和保护，减少了纸质档案的损坏和丢失风险。
同时，数字化的档案可以进行多种方式的备份和共享，确保档案信息的安全可靠。
档案信息管理系统还具备快速检索和查询功能。
用户可以通过关键词、日期、文件类型等条件，快速找到所需的档案信息。
系统可以根据用户的查询需求进行智能匹配和推荐，提供相关的档案记录。
这种检索和查询功能大大提高了档案的利用价值，使各类组织和机构能够更好地利用档案信息开展工作。
此外，档案信息管理系统还能实现档案的在线借阅和归还。
用户可以通过系统预订档案，系统将自动将档案准备好，方便用户前来借阅。
借阅期限到期后，用户可以将档案归还系统，系统将自动更新档案状态。
这种在线借阅和归还的方式，不仅提高了借阅的效率，也降低了档案管理的工作量。
档案信息管理系统还具备审阅和审计功能。
系统可以根据用户的权限设置，对档案信息进行审阅和审核，确保档案信息的合规性和准确性。
在审计过程中，系统记录下用户的操作和修改记录，为后续的档案溯源和质量控制提供依据。
档案信息管理系统设计与实现一、引言档案信息管理系统是一个很重要的系统，它是由多个模块构成的，包括档案信息采集模块、档案信息查询模块、档案信息管理模块等。
本文将会讨论档案信息管理系统的设计与实现，主要包括功能需求、系统设计、数据库设计、系统实现等方面。
二、功能需求档案信息管理系统的功能需求主要包括下面几个方面：1.档案信息采集模块：该模块主要负责对档案信息的采集和录入，采集的档案信息包括档案编号、档案名称、档案类型、档案存放位置、档案状态、档案借阅信息等。
2.档案信息查询模块：该模块主要负责对档案信息的查询，查询的方式有多种，可以按照档案编号、档案名称、档案类型、档案存放位置等多种方式进行查询。
3.档案信息管理模块：该模块主要负责对档案信息的修改、删除和新增。
管理员可以进行档案信息的修改和删除，用户也可以进行档案信息的新增。
4.档案信息借阅模块：该模块主要负责对档案信息的借阅和归还。
用户可以通过该模块进行档案的借阅和归还的操作。
三、系统设计1.系统总体结构设计系统总体结构包括三层，即用户界面层、业务逻辑层和数据访问层。
其中，用户界面层主要提供用户交互的界面，业务逻辑层主要实现业务逻辑的处理，数据访问层主要实现与数据库的交互。
2.系统模块设计系统模块主要包括档案信息采集模块、档案信息查询模块、档案信息管理模块和档案信息借阅模块。
档案信息采集模块主要包括档案信息录入、档案信息校验和档案信息存储等功能；档案信息查询模块主要包括查询条件选择、查询结果显示等功能；档案信息管理模块主要包括档案信息修改、档案信息删除和档案信息新增等功能；档案信息借阅模块主要包括档案信息借阅和归还等功能。
四、数据库设计系统的数据库设计采用面向对象的关系型数据库。
数据库主要包括档案基本信息表、借阅信息表和用户信息表。
1.档案基本信息表：该表是记录档案的基本信息，包括档案编号、档案名称、档案类型、档案存放位置、档案状态等字段。
2.借阅信息表：该表是记录档案借阅信息的表，包括档案编号、借阅人ID、借阅时间等字段。
档案管理系统随着信息技术的不断发展，档案管理系统在各个领域的应用越来越广泛。
档案是组织和个人重要的历史记录，正确有效的管理和利用档案对于保证组织信息的安全和有效性至关重要。
传统的手工档案管理方式已经无法满足信息化时代的要求，因此档案管理系统的引入成为了必然选择。
一、档案管理系统的概述档案管理系统是为了有效管理和利用组织档案而开发的一种信息系统。
它通过电子化手段，将纸质档案数字化并存储于计算机系统中，实现了档案的电子化管理和检索。
档案管理系统不仅解决了传统纸质档案管理中的空间占用、文件安全、存取效率等问题，还提供了更为灵活和高效的管理手段。
二、档案管理系统的主要功能1. 档案录入：档案管理系统允许用户将纸质档案录入系统，可以通过扫描仪将纸质档案转换为电子文件，并将其关联到相关数据记录。
2. 档案存储：档案管理系统提供了安全可靠的存储空间，保证档案的完整性和可访问性。
通过合理的存储策略，可以节省存储空间并提高数据的加密和备份能力。
3. 档案检索：档案管理系统允许用户通过关键词、属性、时间等多种方式对档案进行检索，大大提高了检索的效率和准确性。
4. 档案借阅：档案管理系统提供了档案借阅功能，可以对借阅档案进行登记、归还和跟踪管理，确保档案的安全和追溯性。
5. 档案备份和恢复：档案管理系统通过定期进行档案的备份，保证档案数据的安全性和可靠性，同时可以进行灾难恢复，防止数据丢失。
6. 档案审计：档案管理系统可以对用户的操作进行审计，记录操作日志，便于追踪和保证档案管理的合规性。
三、档案管理系统的优势1. 提高效率：档案管理系统将纸质档案转换为电子文件，极大地提高了档案的存储和检索效率，减少了文件传递和整理的时间成本。
2. 节省空间：电子化档案无需占用大量的物理空间存放，节省了存储空间，同时也为档案的长久保存提供了更好的保障。
3. 加强安全：档案管理系统采用了权限管理机制，用户需要经过授权才能访问档案，有效防止档案被非法访问和篡改。
档案资料管理系统的设计与实现引言档案资料管理系统是一种用于管理组织内各种档案资料的信息系统。
它能够帮助组织更高效地整理、存储、检索和共享档案资料，提高工作效率和信息可靠性。
本文将介绍档案资料管理系统的设计与实现，包括系统需求分析、系统设计、数据库设计以及系统实现等方面。
系统需求分析在进行系统设计与实现之前，首先需要进行系统需求分析，明确系统所需功能和性能要求等。
系统的基本功能需求如下： - 档案资料的录入和分类：系统应该提供档案资料的录入功能，包括文件上传、文件描述、分类标签等；同时，系统应该支持对档案资料进行分类和归档，以便于后续的检索和管理。
- 档案资料的检索和查看：系统应该提供灵活的检索和查看功能，支持根据关键词、时间范围、文件类型等条件进行搜索和筛选，并能够查看档案资料的详细信息和内容。
- 档案资料的共享和协作：系统应该支持多用户同时访问和协作编辑档案资料，保证档案资料的共享和更新的实时性和准确性。
- 档案资料的审批流程：系统应该支持档案资料的审批流程管理，包括提交审批请求、审批人员的指定和审批结果的记录等。
- 档案资料的安全性保障：系统应该具备一定的安全机制，包括用户权限管理、数据加密、访问日志记录等，保证档案资料的安全性和可追溯性。
系统的性能要求如下： - 系统应该具备良好的响应速度，能够快速处理大量的档案资料和用户请求。
- 系统应该能够支持大规模的档案资料存储和管理，具备较高的存储容量和可扩展性。
- 系统应该具备较高的稳定性和可靠性，保证数据的完整性和可用性。
系统设计基于需求分析的结果，可以进行系统的整体设计，包括系统架构设计、模块设计、数据库设计等。
系统架构设计档案资料管理系统采用三层架构设计，包括表现层、业务逻辑层和数据访问层。
•表现层：负责接收用户的请求，呈现系统的界面和交互效果。
可以使用HTML、CSS和JavaScript等技术进行前端开发，通过接口与业务逻辑层进行交互。
档案信息管理系统在档案管理中的应用档案是保存人类活动的重要载体，其记录了过去的历史、人物事迹、制度和文化等，是人类记忆的重要组成部分。
而随着信息技术的不断发展与创新，档案管理也逐渐向数字化和信息化方向发展，档案信息管理系统在档案管理中发挥着越来越重要的作用。
档案信息管理系统是指一种集计算机、网络、数据库、扫描复制、信息安全等技术于一体的数字化档案管理系统。
它作为现代档案管理的重要组成部分，能够有效提高档案的管理效率、减少管理成本，同时也方便了人们在需要时可以随时查阅档案，具有非常广泛的应用前景。
首先，档案信息管理系统在档案的数字化方面具有重要作用。
传统的档案管理方式复制速度慢、信息整合程度低，无法适应现代信息传输的需求。
而数字化的档案能够在短时间内完成翻拍、扫描并数字化处理，大大提高了档案的利用率，在实现档案数字化方面具有更高的效应。
其次，档案信息管理系统能够提高档案查询、检索的精确度和速度。
传统档案管理方式需要较长的时间寻找目标资料，若不慎遗漏重要信息，将大大影响管理质量，而档案信息管理系统能够建立客户端查询、Web查询及手持式查询等不同形式的查询方式，不仅极大的提高了检索速度，而且能够进行多条件组合查询、模糊查询等功能，大大提升了检索的准确率。
档案信息管理系统还具备一定的安全防护功能。
传统的档案管理方式本身存在诸多风险，如因保管不善或外力破坏等方式而可能导致档案信息丢失或泄露。
而档案信息管理系统采用信息安全技术对档案进行加密保护，实现用户角色、访问权限等细致的管理，在降低类似风险的同时也提高了档案的安全性。
除此之外，档案信息管理系统还能够更好地支持档案管理的标准化建设。
例如ISO11175/NAP等国家制定的档案管理标准中，要求档案管理单位应该建立档案数据库、档案检索系统等现代档案管理模式，而档案信息管理系统能够满足此类标准的要求，有效支持档案管理的标准化建设，更好地满足用户的多样化需求。
总之，档案信息管理系统是一种数字化、信息化、高效化的档案管理方式，它能够更好地满足用户的需求，大大提高了档案管理的效率和质量。
目录1.系统需求分析 (1)1.1 需求分析 (3)1.1．1 编写目的 (3)1.2 数据需求 (3)1.3 处理流程图 (4)2 系统开发环境 (5)2．1软件配置 (5)2．1.1数据库选择 (5)2．1.2操作系统选择 (5)2．2 系统的硬件要求 (5)3 系统设计 (7)3.1 系统功能分析 (7)3.2 系统功能模块设计 (7)3.2.1档案管理模块 (8)3.2.2档案查询模块 (8)3.3 与其他系统的关系 (9)3.4 系统总界面 (9)3.4.1档案资料管理信息系统总界面 (9)3.4.2 系统总界面分析 (9)4 数据库设计 (11)4.1 数据库需求分析 (11)4. 2 数据库概念结构设计 (11)4. 3 数据库逻辑结构设计 (12)5功能模块的创建 (15)5.1系统设置 (15)5.1.1登陆模块 (15)5.2 档案管理模块 (16)5.2.1．档案分类管理 (16)5.2.2．档案柜管理 (19)5.2.3. 档案管理模块 (22)5.2.4. 档案借用、归还管理模块 (26)5.2.5.档案资料查询模块 (27)5.3数据备份与恢复 (28)5.4窗口模块 (29)5.5 帮助 (32)6 系统测试 (33)6.1 系统测试项目说明 (33)6.1.1 测试项目名称及测试内容 (33)6.1.2 测试用例 (33)6.2 系统测评 (34)6.2.1 系统优点 (34)6.2.2 系统缺点与不足 (34)6.2.3 改进方法 (34)7 用户手册 (35)7.1 编写目的 (35)7.2系统概述 (35)7.2.1 软件系统的名称 (35)7.2.2 产品的所有权 (35)7.3运行步骤 (35)7.3.1 档案分类管理 (36)7.3.2 档案柜管理 (36)7.3.3档案的借用和归还管理 (36)7.3.4档案管理 (36)7.3.5 打印报表 (37)7.3.6日期选择 (37)7.3.7修改密码 (37)结束语 (39)参考文献 (41)致谢........................................................................................ 错误！未定义书签。
1.系统需求分析1.1 需求分析1.1．1 编写目的随着大型档案资料管理信息系统数量的增加，档案资料管理成为一种越来越繁重的工作。
如果需要查询一些档案资料、修改一些档案的基本资料数据，采用传统的手工方法则需要花费很大的财力和物力。
现代是高效率的时代，档案资料的管理也要提高其效率。
一个好的档案资料管理信息系统软件正是提高档案资料管理效率的必要工具。
档案资料管理信息系统广泛应用于工业、商业、企业、事业、行政等单位，几乎每个进行了信息化建设的单位都具有档案资料管理信息系统。
程序采用了Delphi作为开发平台，能够实现的主要功能有：1）档案柜管理；2）档案分类管理；3）档案管理；4）档案的借出记录；5）档案的归还记录；6）档案资料的查询；7）相关报表的生成和打印；8）数据库的备份和恢复。
该数据库设计合理,程序设计良好,其运行速度较快、查询效率高、界面友好、可操作性强。
1.2 数据需求数据库是信息管理的基础。
数据库结构直接关系到各种功能的实现和程序运行的效率。
根据上面的需求分析，档案资料管理信息系统软件应工业、商业、企业、事业、行政等单位,从而我们可以知道需要七张基本的数据表：Archives_Borrow（档案借用数据库表）、Archives_Class（档案分类数据库表）、Archives_Content（档案记录数据库）、Archives_Count（记录号记数数据库表）、Archives_Return（档案归还数据库表）、Archives_Tank（档案柜资料数据库表）、Archives_User（安全管理数据库表）。
1.3 处理流程图系统总的处理流程图，如图1.1所示。
图1.1 系统流程图2 系统开发环境好的数据库系统必然有一个相对最优的系统配置方案。
系统配置要根据用户的实际情况设计，主要依据就是系统的吞吐量和系统对稳定的要求。
此外，用户的维护水平也是一个重要的方面。
2．1软件配置软件配置只要包括数据库的选择和操作系统的选择。
档案资料管理信息系统的软件配置要根据用对系统的稳定性要求、系统的容量以及用户的维护水平来确定。
2．1.1数据库选择可以根据数据量的大小选择不同的数据库。
对一个大型企业来说，由于要管理的档案资料比较多，要求数据库的吞吐量和稳定性较高，这就需要选择更好的数据库。
也有些情况，由于建设经费的限制，只能选择较为便宜的数据库，这就要根据用户的需要而定。
数据库的选择还要考虑与操作系统的配合。
本系统选择Access数据库。
2．1.2操作系统选择可以根据用户量的大小选择不同的操作系统。
当然，一般情况下，档案管理员对微软Wundows界面比较熟习，异常，建议客户都使用Windows98、Windows2000、WindowsXP操作系统。
2．2 系统的硬件要求硬件配置主要包括客户端硬件的选择和服务器端硬件的选择。
档案资料管理信息系统的硬件配置要根据用户对系统的稳定性要求、系统的容量、系统的吞吐量以及用户的维护水平来确定。
一般来说运行该系统的硬件要求如下:1）中央处理器:Intel Pentium 166MHz或更高性能的CPU(推荐使用PII400MHz以上).2）操作系统:Microsft Windows 98/2000/ME,或Windows NT 4.0(SP5或更高).3）物理内存:64MB(推荐使用128MB以上).4）硬盘空间: Delphi7.O至少需要115MB(简化安装); InterBase7.0安全安装至少需要36MB硬盘空间,最小安装只需11MB的硬盘空间; InstallShield Express需要75MB硬盘空间.5）光驱.6）鼠标或其他定位装置.7）网络支持:任何与Windows 98/2000/ME/NT兼容的网络.3 系统设计3.1 系统功能分析本系统主要的功能是收集公司，企业的档案资料信息，以便向各单位提供各方面的基本情况。
系统的主要功能有:1）档案分类资料管理，包括：档案分类资料的添加、修改和删除；2）档案柜资料管理，包括：档案柜资料的添加、修改和删除；3）档案管理，包括：档案资料的添加、修改、删除、查询、报表打印；4）档案借用和归还管理，包括：档案借用和归还资料的添加、修改删除5）打印报表，包括：学生成绩列表、课程报表打印；6) 数据库的维护，包括：数据的备份与恢复；7）系统辅助，包括：系统维护（修改密码、维护密码表）；9）帮助，包括：关于。
3.2 系统功能模块设计根据系统功能要求可以将系统分解成几个模块来分别设计。
其总功能图如图3.1所示。
3.1 系统总功能图3.2.1档案管理模块如图3.2所示。
图3.2档案管理3.2.2档案查询模块如图3.3所示。
图3.3 档案查询功能图3.3 与其他系统的关系档案资料管理信息系统是工业、商业、企业、事业、行政等单位的一个有机组成部分。
可以从人事档案、工资档案、设备档案中获取相关信息。
同时,提供的档案借管理和档案归还管理为其他系统也提供了必要的信息参考。
这些系统可以使用同一个数据库，直接相互调用所需的数据。
3.4 系统总界面3.4.1档案资料管理信息系统总界面如图3.4所示图3.4 系统总结面3.4.2 系统总界面分析档案资料管理信息系统的总界面分为三个部分：第一部分为菜单栏。
显示系统的一级功能名称：系统设置、档案管理、窗口、帮助。
使用者点击各个菜单按钮选择二级功能，如：系统设置下有：重新登陆、退出登陆、添加新用户、修改密码、退出系统；档案管理下有：档案分类管理、档案柜管理、档案管理、档案借出管理、档案归还管理。
同样，其他菜单栏再均有与其相对应的子功能模块。
使用者通过点击菜单栏，进行相应的功能操作。
但在没登陆之前除了重新登陆、退出系统外其他子菜单的都是灰色，不可以点击。
第二步分为主要功能模块选择区。
其中三个模块分别配有相应的图片和文字说明，看起来一幕了然，使用起来相当的方便。
即使是一个没有用过该系统的人也会使用，是一个比较有特色的设计。
第三部分为状态栏。
分为两个小块：一个小块用来显示登陆用户；另一个小块用来显示系统的当前时间。
4 数据库设计数据库是信息管理的基础。
数据库结构直接关系到各种功能的实现和程序运行的效率。
4.1 数据库需求分析档案资料管理信息系统需要求以下数据项和数据结构:1）Archives_Borrow（档案借用数据库表）；档案编号、档案名称、借用人员、借用日期、备注；2）Archives_Class（档案分类数据库表）：分类序号、档案分类名、档案分类所属部门、备注、建档人员、建档日期、修改人员、修改日期；3）Archives Content（档案记录数据库）；档案编号、档案柜号、档案人工号、正文页数、档案名称、修改人、建档人、附件件数、档案人姓名、修改日期、建档日期、附图张数；4）Archives_Count（记录号记数数据库表）；分类序号、分类名称；5）Archives_Return（档案归还数据库表）：档案编号、档案名称、借用人员、借用日期、备注；6）Archives_Tank（档案柜资料数据库表）：档案柜、档案名称、备注；7）Archives_User（安全管理数据库表）：用户编号、用户名、用户密码。
4. 2 数据库概念结构设计实体－关系模型（Entity-Relationship Module,简称E-R模型）是数据库设计常用的方法。
图4.1为本系统所需数据的E-R模型图。
图4.1 档案资料管理信息系统E-R图4. 3 数据库逻辑结构设计根据上面的E-R图,需要七个信息表：档案借用数据库表、档案分类数据库表、档案记录数据库、记录号记数数据库表、档案归还数据库表、档案柜资料数据库表、安全管理数据库表。
这几个数据表的设计如下：表4.2 Archives_Borrow.db档案借用数据库表（*=为主键，I=整型）表4.3 Archives_Class.db档案分类数据库表（*=主键，I=整型，n=100）表4.4 Archives Content.db档案记录数据库（*=主键）表4.5Archives_Count.db记录号记数数据库表（*=主键）表4.8 Archives_User.db安全管理数据库表（*=主键）5功能模块的创建5.1系统设置系统设置包括：欢迎登陆、添加新用户、退出登陆、修改密码、退出系统。
5.1.1登陆模块登陆界面用来验证登陆人员的身份。
